Agendapunt: Meppel, Aan de Gemeenteraad. Raadsvoorstel nr. Onderwerp: Inkoopbeleid Voorgesteld besluit 1. Het inkoopbeleid vast te stellen. 2. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op 11 december 2007, nr. 2007-19616 in te trekken. Inleiding: Het huidige inkoopbeleid is van december 2007. Nieuwe wet- en regelgeving en voortgaande ontwikkeling van de inkoopfunctie binnen de organisatie maken het wenselijk het beleid van 2007 te herzien. Het inkoopbeleid geeft de strategische doelen en uitgangspunten weer. Beoogd (maatschappelijk) effect Actualisatie van het inkoopbeleid. Argumenten Het Inkoopbeleid omvat strategische doelen en uitgangspunten Het inkoopbeleid geeft de strategische doelen en uitgangspunten weer oftewel het 'wat' en 'waarom' met betrekking tot de gemeentelijk inkoop. Het 'hoe' wordt weergegeven in de door het college vast te stellen inkoophandleiding. Er zijn diverse wijzigingen ten opzichte van het huidige beleid De actualisatie van het Inkoopbeleid betreft een aantal belangrijke wijzigingen ten opzichte van het huidige beleid. Zo is het ethisch handelen verankerd in het onderschrijven van de Gedragscode van de NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoop Management) van oktober 2012. Nieuw is ook de nadrukkelijke aandacht voor het opnemen van sociale contractvoorwaarden (Social Return). Duurzaamheid is bij elke inkoop een verplicht punt van aandacht. Een andere belangrijke wijziging is het weglaten van de aanbestedingsdrempels onder de Europese drempels. Door het vervallen van de verplichting van openbaar aanbesteden vanaf een bepaald drempelbedrag kunnen meer opdrachten weggezet worden bij het lokale en regionale MKB. Naast het Inkoopbeleid stelt het college een inkoophandleiding vast De tactische en operationele aspecten van inkoop zijn vastgelegd in de door het college vast te stellen inkoophandleiding. In de inkoophandleiding is
onder andere vastgelegd dat indien aanwezig, altijd minimaal 1 plaatselijke of regionale ondernemer moet worden uitgenodigd. De gewijzigde organisatie van de inkoopfunctie, zoals deze gestalte heeft gekregen na het leanen in 2009 en de verdere doorontwikkeling daarvan is eveneens vastgelegd in de inkoophandleiding. Kanttekeningen Op 1 april 2013 treedt naar verwachting de Aanbestedingswet in werking In het inkoopbeleid en in de inkoophandleiding is rekening gehouden met de Aanbestedingswet die naar verwachting 1 april 2013 in werking treedt. Jurisprudentie als gevolg van de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet, maar ook de richtsnoeren voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen en diensten (flankerend beleid Aanbestedingswet), die zich nog in de consultatiefase bevinden, kunnen op termijn aanpassing van het inkoopbeleid en/of inkoophandleiding nodig maken. Actieplan Ondernemersvriendelijk Aanbesteden Regio Zwolle (zie bijlage I Inkoophandleiding) De in het actieplan genoemde overwegingen en doelen om de regionale economie te versterken, zijn verankerd in het inkoopbeleid en de inkoophandleiding. Denk hierbij aan innovatie, gunnen op basis van economisch meest voordelige inschrijving, proportionaliteit, digitaal aanbesteden, lastenverlichting, duurzaamheid en social return. Kleine en middelgrote bedrijven krijgen hierdoor een reële kans in aanbestedingen. In de inkoophandleiding is daarnaast opgenomen dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één plaatselijke of regionale ondernemer moet worden uitgenodigd. Integrale afstemming n.v.t. Financiën n.v.t. Armoede effect rapportage n.v.t. Communicatie Publiceren op elektronisch publicatieblad Uitvoering Het nieuwe inkoopbeleid treedt in werking na publicatie op het elektronische publicatieblad. Bijlagen Inkoopbeleid (met toelichting) Inkoophandleiding
Burgemeester en wethouders van Meppel, de secretaris, de burgemeester,
Raadsbesluit nr. De R a a d der gemeente Meppel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d., nr.; overwegende: Nieuwe wet- en regelgeving en voortgaande ontwikkeling van de inkoopfunctie binnen de organisatie maken het wenselijk het beleid van 2007 te herzien.; gelet op van de ; b e s l u i t : 1. Het inkoopbeleid vast te stellen. 2. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld door de raad op 11 december 2007, nr. 2007-19616 in te trekken. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de griffier, de voorzitter, Verzendlijst: Archief Notulen Financiën Steller
Behandeld door: J. Mussche Datum: 7-2-2013 Openbaar ja Control maak keuze Adviesnota Verantw. Portefeuillehouder J. de Vos Maak keuze s w w w b Besluit conform d.d Afdeling Akkoord Bespreken Besluit d.d. nummer Reg. Nummer * Indien openbaar vertrouwelijke feiten opnemen in afzonderlijke bijlage. Onderwerp Inkoopbeleid en Inkoophandleiding. Advies 1. De raad voor te stellen: - Het inkoopbeleid vast te stellen; - Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op 11 december 2007, nr. 2007-19616 in te trekken. 2. De inkoophandleiding vast te stellen. Samenvatting Het inkoopbeleid geeft de strategische doelen en uitgangspunten weer. In de inkoophandleiding zijn de tactische en operationele aspecten van inkoop vastgelegd. Aanleiding Het huidige inkoopbeleid is van december 2007. Nieuwe wet- en regelgeving en voortgaande ontwikkeling van de inkoopfunctie binnen de organisatie maken het wenselijk het beleid van 2007 te herzien. Beoogd (maatschappelijk) effect/ doel Actualisatie van het inkoopbeleid. Argumenten De actualisatie betreft een aantal belangrijke wijzigingen ten opzichte van het huidige beleid. Zo is het ethisch handelen verankerd in het onderschrijven van de Gedragscode van de NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoop Management) van oktober 2012. Nieuw is ook de nadrukkelijke aandacht voor Social Return bij opdrachten vanaf 100.000,-. Duurzaamheid is bij elke inkoop een verplicht punt van aandacht. Een andere belangrijke wijziging is het weglaten van de aanbestedingsdrempels onder de Europese drempels. Door het vervallen van de verplichting van openbaar aanbesteden vanaf een bepaald drempelbedrag kunnen meer opdrachten weggezet worden bij het lokale en regionale MKB. In de inkoophandleiding is daarnaast vastgelegd dat indien aanwezig, altijd minimaal 1 plaatselijke of regionale ondernemer moet worden uitgenodigd. De gewijzigde organisatie van de inkoopfunctie, zoals deze gestalte heeft gekregen na het leanen in 2009 en de verdere doorontwikkeling daarvan is eveneens vastgelegd in inkoophandleiding. Kanttekeningen In het inkoopbeleid en in de inkoophandleiding is rekening gehouden met de Aanbestedingswet die naar verwachting 1 april 2013 in werking treedt. Jurisprudentie als gevolg van de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet, maar ook de richtsnoeren voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen en diensten(flankerend beleid Aanbestedingswet), die zich nog in de consultatiefase
bevinden, kunnen op termijn aanpassing van het inkoopbeleid en/of inkoophandleiding nodig maken Integrale afstemming Ellen Remmelts, juridisch adviseur, afdeling Regie & Realisatie Anne Postma, teamleider openbare ruimte, afdeling Regie & Realisatie Hendrik van der Weide, projectleider, afdeling Regie & Realisatie Remko Horstmanshoff, afdelingscontroller, afdeling Ontwikkeling & Strategie Financiën N.v.t. Armoede effect rapportage N.v.t. Communicatie Publiceren op elektronisch publicatieblad Uitvoering Het nieuwe inkoopbeleid treedt in werking na publicatie op het elektronische publicatieblad. Bijlagen Inkoopbeleid (met toelichting) Inkoophandleiding