PROCEDURES ACCEPTATIE & VERWERKING, ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE LOUIS KUIJPERS IJZER- EN METAALHANDEL EN CONTAINERTRANSPORT B.V. ENERGIESTRAAT 12 TE DEURNE JMA-rapportnr.: 08.001.AV1 juni 2013 Opdrachtgever: Louis Kuijpers IJzer- en metaalhandel en Containertransport B.V. Contactpersoon: dhr. L. Kuijpers Liesselseweg 214 5753 PP Deurne
INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 1 1.1 Algemene gegevens vergunninghouder... 1 1.2 Informatie inrichting... 2 2 ACCEPTATIEPROCES 3 2.1 Vooracceptatiefase... 3 2.1.1 Vooracceptatie van een nieuw aangeboden afvalstof 4 2.1.2 Vooracceptatie van een vervolgafgifte van een afvalstof 4 2.1.3 Vooracceptatie van een autowrak 4 2.2 Acceptatiefase... 5 2.2.1 Kabels 5 2.2.2 Ferro en non ferro metalen 5 2.2.3 Accu s en batterijen 6 2.2.4 Gietijzer 6 2.2.5 Autowrakken 6 2.3 Feitelijke acceptatie... 6 3 REGISTRATIE 7 3.1 Algemeen... 7 3.2 Afvalstromenregister... 7 4 VERWERKING 8 4.1 Verwerkingskeuze... 8 4.2 Be- en verwerkingsroutes... 9 4.3 Afvoer van reststoffen... 9 4.4 Monstername en analyses... 9 5 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE (AO/IC) 10 5.1 Inleiding... 10 5.2 Algemeen... 10 5.3 Bedrijfsprocessen en risico s... 10 5.4 Administratie... 11 5.5 Interne controle... 15 5.6 Monitoring... 16 BIJLAGEN Bijlage 1 : Bijlage 2 : Bijlage 3 : Bijlage 4 : Vooracceptatie van een nieuwe afvalstof Afwijkingen t.o.v. De verwerking verantwoord Risico-indeling afvalstoffen tijdens acceptatiefasen Tabel acceptatie en verwerking
1 INLEIDING In verband met de wettelijke verplichtingen met betrekking tot het aanvragen van een omgevingsvergunning (met beperkte milieutoets), waarbij gewerkt wordt met afvalstoffen, is de onderhavige rapportage opgesteld. Deze rapportage bevat de procedures voor de acceptatie en verwerking (A&V), alsmede de procedures inzake de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) voor Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. (hierna te noemen: fa. Kuijpers) op de locatie Energiestraat 12 te Deurne. De voornoemde procedures zijn opgesteld op basis van de volgende documenten. Richtlijn basis acceptatie- en verwerkingsbeleid. Bijlage 2 van de Checklist te gebruiken bij het opstellen van de aanvraag. De verwerking verantwoord (werkgroep Uitvoering aanbevelingen Commissie HOI s en inspectieonderzoek). Opstellen administratieve organisatie en interne controle. Daar waar wordt afgeweken van deze documenten wordt dit expliciet vermeld in deze rapportage. De procedures met betrekking tot de acceptatie en verwerking van afvalstoffen, welke opgenomen zijn in deze rapportage, zijn echter dynamisch van aard. Dit omdat deze procedures aangepast dienen te kunnen worden bij wijzigingen in wet- en regelgeving en/of marktwensen en behoeften. De demontage van autowrakken vormt een aparte wijze van acceptatie, verwerking, administratie en interne controle. Dientengevolge wordt de demontage van autowrakken telkens apart vermeld. Het demonteren van auto s heeft betrekking op autowrakken, welke afkomstig zijn van particulieren en bedrijven. Autowrakken worden gedefinieerd als voertuigen die een afvalstof zijn in de zin van artikel 1, onder a, van de richtlijn nr. 75/442/EEG van de Raad van Europese Gemeenschappen van 15 juli 1975 betreffende afvalstoffen en hebben, o.b.v. het Besluit beheer autowrakken, uitsluitend betrekking op wrakken van personenauto s, lichte bedrijfsauto s (tot 3.500 kg) en vierwielige brommers. Op de locatie Energiestraat 12 te Deurne worden geen airbags en gordelspanners ontmanteld. Ook worden geen LPG-tanks afgetapt. 1.1 Algemene gegevens vergunninghouder Naam aanvrager: Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. Kantooradres: Liesselseweg 214 Postcode en plaats: 5753 PP Deurne Postadres: Liesselseweg 214 Postcode en plaats: 5753 PP Deurne Telefoon: 0493 312764 Fax: 0493 312424 E-mail: info@oudmetaaldeurne.nl Contactpersoon : Dhr. L. Kuijpers (directeur) Mobiele telefoon: 06 53461029 KvK nummer: 17063189 Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 1
1.2 Informatie inrichting Naam inrichting: Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. Vestigingsadres: Energiestraat 12 Postcode en plaats: 5753 RN Deurne Kadastrale gegevens: Gemeente: Deurne Sectie: E Nummers: 2913, 3009 en 3011. Oppervlakte: ca. 8.400 m 2. Bestemmingsplan: Bedrijventerreinen Deurne Zuid en West Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 2
2 ACCEPTATIEPROCES Het acceptatieproces van afvalstoffen binnen de inrichting bestaat uit de volgende 3-tal te onderscheiden fases. Vooracceptatiefase. Acceptatiefase. Feitelijke acceptatie. Deze 3 fasen worden hieronder nader toegelicht. 2.1 Vooracceptatiefase Tijdens de vooracceptatiefase vinden de administratieve handelingen plaats, welke nodig zijn voor het verdere acceptatieproces ten aanzien van de aangeboden afvalstoffen. De ontdoeners cq. aanbieders van de afvalstoffen worden in de vooracceptatiefase op de hoogte gesteld inzake de van toepassing zijnde algemene acceptatievoorwaarden voor de afvalstoffen die binnen de inrichting geaccepteerd mogen worden. De acceptatievoorwaarden en, indien noodzakelijk, het ingevulde omschrijvingsformulier bedrijfsafvalstoffen (formulier BA), maken onlosmakelijk deel uit van de aanbieding cq. offerte die de aanbieder en/of ontdoener ontvangt. De afvalstoffen die conform de aanstaande omgevingsvergunning binnen de inrichting geaccepteerd mogen worden zijn de volgende. Kabels. Afgedankte auto s. Gietijzer. Ferro en non ferro metalen. Accu s en batterijen. Naast de afvalstoffen, die geaccepteerd mogen worden, worden een aantal goederen ingekocht ten behoeve van het kunnen uitoefenen van de bedrijfsmatige activiteiten. Op deze goederen zijn de vooracceptatie en acceptatie echter niet van toepassing. Het doel van de vooracceptatie is inzicht krijgen in de volgende relevante aspecten. Mag de aangeboden afvalstof geaccepteerd worden? Welke be- en/of verwerking is mogelijk? Wat is de kostprijs? Is het logistiek mogelijk? Tijdens de vooracceptatie dient op deze vragen een duidelijk antwoord te komen. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 3
Bij de vooracceptatie kan onderscheid worden gemaakt in de volgende situaties. 1. Vooracceptatie van een nieuw aangeboden afvalstof. 2. Vooracceptatie van een vervolgafgifte van een afvalstof. 2.1.1 Vooracceptatie van een nieuw aangeboden afvalstof De vooracceptatie van een nieuw aangeboden afvalstof vindt plaats aan de hand van het stappenplan voor de acceptatie van bedrijfsafvalstoffen zoals weergegeven in bijlage 1. De vooracceptatie van aangeboden afvalstoffen vindt in eerste instantie enkel plaats op basis van een administratieve vooracceptatie. Gedurende de vooracceptatiefase van afvalstoffen wordt op een aantal punten van de Richtlijn basis acceptatie- en verwerkingsbeleid afgeweken. Deze afwijkingen zijn opgenomen in bijlage 2. De vooracceptatie van aangeboden afvalstoffen vindt zoals reeds aangeduid plaats op basis van een administratieve vooracceptatie. De administratieve vooracceptatie van de diverse afvalstoffen richt zich met name op de controle van het omschrijvingsformulier. De ontdoener cq. aanbieder van deze afvalstoffen is en blijft aansprakelijk voor het correct invullen en naar waarheid invullen van dit omschrijvingsformulier. De ontdoener cq. aanbieder blijft dus eindverantwoordelijke. 2.1.2 Vooracceptatie van een vervolgafgifte van een afvalstof De risico-indeling en vooracceptatie van een vervolgafgifte van afvalstoffen, vindt plaats aan de hand van eerdere constateringen bij aflevering van afvalstoffen binnen de inrichting. De risico-indeling voor de afvalstoffen van de ontdoener wordt bijgesteld, indien men bij eerdere aanleveringen tegenstrijdigheden of onjuistheden heeft geconstateerd ten opzichte van de vastgestelde administratieve gegevens, welke ten grondslag hebben gelegen bij de uitgifte van een afvalstroomnummer. In dat geval worden door fa. Kuijpers aanvullende gegevens gevraagd, alvorens de vervolgafgifte van de afvalstoffen mag plaatsvinden. Verder kan fa. Kuijpers op basis van de logistieke acceptatie en/of verwerking een vooraanmelding voor de aanlevering van afvalstoffen verplicht stellen. Indien een vooraanmelding (tijdelijk) verplicht gesteld wordt, wordt dit in overleg met de ontdoener cq. aanbieder van de afvalstoffen besproken. 2.1.3 Vooracceptatie van een autowrak Een autowrak is een afvalstof met een laag risico. Ieder willekeurig autowrak mag worden geaccepteerd en verwerkt. Autowrakken zijn ongeacht de ontdoener visueel goed te controleren en op een reguliere wijze te verwerken. Be- en verwerking gebeurt op telkens dezelfde wijze. Een autowrak heeft een positieve waarde. Dientengevolge vindt geen uitgebreid vooronderzoek plaats. Bij aanbieding van een autowrak vindt een visuele controle plaats door de acceptant. De visuele controle richt zich op de aanwezigheid van afwijkende afvalstoffen (bijv. huisvuil, chemisch afval, groenafval, etc.) dan normaal aanwezig in voertuigen. Indien deze afwijkende afvalstoffen worden geconstateerd, dienen deze door de ontdoener uit het voertuig verwijderd en terug genomen te worden. Tevens wordt gecontroleerd of het voertuig over een geldig kentekenbewijs beschikt. Om de relatie tussen voertuig en kentekenbewijs vast te stellen wordt het chassisnummer gecontroleerd. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 4
De vooracceptatie kan plaats vinden op zowel de Energiestraat 12 als ter plaatse van de inrichting van de ontdoener (bijv. garagebedrijf of particulier). 2.2 Acceptatiefase Hieronder volgt de woordelijke weergave van de acceptatiefase. De acceptatiefase begint met de fysieke aanlevering van de afvalstof binnen de bewerkingsinrichting. Concreet houdt dit in als de vracht met afvalstoffen op de weegbrug staat om gewogen te worden. Bij deze fysieke aanlevering worden de volgende aspecten gecontroleerd. Geleideformulier. Vergelijking gegevens op geleideformulier en omschrijvingsformulier met toebehoren. Nadat gebleken is dat de vracht voldoet, kan de vracht gelost worden in een daartoe bestemd opslagvak. Direct na het kiepen van de vracht vindt de visuele inspectie plaats. Tijdens de visuele inspectie wordt nogmaals een vergelijking getrokken met hetgeen tijdens de vooracceptatie op schrift is aangeboden. Met name de bijmenging van milieuvreemde en/of verontreinigende materialen vormen tijdens de visuele inspectie een belangrijk aspect. Indien tijdens de acceptatiefase van de afvalstoffen afwijkingen cq. onregelmatigheden geconstateerd worden met betrekking tot de overlegde administratieve en/of analytische gegevens of op basis van de aard en samenstelling van de aangeleverde afvalstof, wordt de vracht (nog) niet feitelijk geaccepteerd of geweigerd. De reden van weigering wordt geregistreerd en direct teruggekoppeld met de ontdoener cq. aanbieder. Hieronder volgt per afvalstroom de acceptatievoorwaarden waarop een vracht geweigerd wordt (zie ook bijlage 4: Tabel acceptatie en verwerking). 2.2.1 Kabels Bij levering van partijen kabels, wordt de partij na het lossen visueel geïnspecteerd. Indien de partij bijmenging aan oliegedrenkte kabels of overige bestanddelen niet zijnde kabels, meer bedraagt dan 5 %, wordt de partij geweigerd. De partij wordt vervolgens opgepakt en afgevoerd naar de aanbieder. Indien de bijmenging aan oliegedrenkte kabels en overige bestanddelen niet zijnde kabels anders dan elektriciteitskabels lager is dan de aangegeven grenswaarde, worden deze handmatig uit de partij verwijderd en opgeslagen in een daartoe bestemde containers. De geweigerde vrachten worden door de terreinbeheerder schriftelijk bijgehouden op een daartoe toe te passen registratieformulier. 2.2.2 Ferro en non ferro metalen Algemeen Bij levering van partijen ferro en non ferro metalen, wordt de partij na het lossen visueel geïnspecteerd. Indien de bijmenging aan bestanddelen anders dan ferro en non ferro metalen (organisch materiaal, kunststoffen, foam, papier, drukvaten, gasflessen, asbest, autobanden, hout, olievaatjes) meer bedraagt dan 10 %, wordt de partij geweigerd. De partij wordt vervolgens opgepakt en afgevoerd naar de aanbieder. Indien de bijmenging aan de hiervoor aangegeven bestanddelen anders dan ferro en non ferro metalen lager is dan de aangegeven grenswaarde, worden deze handmatig uit de partij verwijderd en opgeslagen in daartoe bestemde containers. De geweigerde vrachten worden door de terreinbeheerder schriftelijk bijgehouden op een daartoe toe te passen registratieformulier. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 5
Specifiek Ferro- en non ferrostromen welke specifiek afkomstig zijn van de metaalbewerkende industrie, worden geaccepteerd op basis van de herkomstlocatie van de afvalstroom. Ook dient, zover dit mogelijk is, een analysecertificaat aangeleverd te worden waaruit blijkt welk percentage ferro of non ferro in de betreffende afvalstroom aanwezig is. Afhankelijk van de mate van ferro of non ferro wordt de afvalstof geaccepteerd en wordt de waarde vastgesteld. 2.2.3 Accu s en batterijen Bij levering van partijen accu s en batterijen, wordt de partij na levering visueel geïnspecteerd. Indien de bijmenging aan papier, hout en bestanddelen anders dan accu s en batterijen meer bedraagt dan 5 %, wordt de partij geweigerd. De partij wordt vervolgens opgepakt en afgevoerd naar de aanbieder. Indien de bijmenging aan de hiervoor aangegeven bestanddelen anders dan accu s en batterijen lager is dan de aangegeven grenswaarde, worden deze handmatig uit de partij verwijderd en opgeslagen in daartoe bestemde containers. De geweigerde vrachten worden door de terreinbeheerder schriftelijk bijgehouden op een daartoe toe te passen registratieformulier. 2.2.4 Gietijzer Bij levering van partijen gietijzer, wordt de partij na het lossen visueel geïnspecteerd. Indien de bijmenging aan bestanddelen anders dan gietijzer (organisch materiaal, kunststoffen, foam, papier, drukvaten, gasflessen, asbest, autobanden, hout, olievaatjes) meer bedraagt dan 10 %, wordt de partij geweigerd. De partij wordt vervolgens opgepakt en afgevoerd naar de aanbieder. Indien de bijmenging aan de hiervoor aangegeven bestanddelen anders dan gietijzer lager is dan de aangegeven grenswaarde, worden deze handmatig uit de partij verwijderd en opgeslagen in daartoe bestemde containers. De geweigerde vrachten worden door de terreinbeheerder schriftelijk bijgehouden op een daartoe toe te passen registratieformulier. 2.2.5 Autowrakken De acceptatiefase start op het moment dat gebleken is dat de vooracceptatie positief is afgerond, de ontdoener afstand doet van het autowrak en aan de ontdoener een vrijwaring wordt gegeven. Het autowrak wordt vervolgens geregistreerd in ORAD (Bevoegdheid Online Registratie Auto Demontage) of ORB (Bevoegdheid Online Registratie Bedrijfsvoorraad). Het geaccepteerde autowrak wordt vervolgens geplaatst ter plaatse van de vloeistofdichte vloer op het buitenterrein in afwachting van de verdere verwerking. 2.3 Feitelijke acceptatie Bij de feitelijke acceptatie van een afvalstof wordt juridisch de verantwoordelijkheid cq. aansprakelijkheid overgedragen van de ontdoener cq. aanbieder aan fa. Kuijpers. De feitelijke acceptatie van de vracht afvalstoffen vindt plaats nadat de acceptatiefase heeft plaatsgevonden en alle gegevens gecontroleerd en in orde bevonden zijn. De eigendomsoverdracht vindt in principe plaats als op basis van de controle van de overlegde administratieve gegevens, de eventuele analysecertificaten, rapportages, de risico-indeling, alsmede uit de visuele controle van de aangeboden partijen afvalstoffen blijkt dat de aangeboden afvalstof aan de gestelde voorwaarden voldoet. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 6
3 REGISTRATIE 3.1 Algemeen Binnen de inrichting wordt gebruik gemaakt van een gecertificeerd softwareprogramma. De aan- en afgevoerde partijen afvalstoffen worden met behulp van een geautomatiseerd weeg- en registratiesysteem geregistreerd. In dit systeem worden de diverse administratieve gegevens inzake (voor)acceptatie, registratie en administratie vastgelegd. Het weeg- en registratieprogramma is gekoppeld aan de financiële administratie van fa. Kuijpers. Deze registratie en administratieve afhandeling vindt plaats op het kantoor op de onderhavige locatie. Bij de aan- en afvoer van de partijen (afval)stoffen wordt gebruik gemaakt van 1 geijkte elektronische weegbrug, welke binnen de inrichting is gesitueerd. De weging van een geleverde vracht vindt in 2- voud plaats. De eerste maal wordt het voertuig met afvalstof gewogen en de tweede maal wordt het lege voertuig gewogen. Het verschil tussen de 1 e en 2 e weging bepaald de hoeveelheid aangeleverde afvalstof. Ten behoeve van een afgevoerde vracht vindt de weging eveneens in 2-voud plaats. Bij een afgevoerde vracht wordt echter de eerste maal het lege voertuig en de tweede maal het geladen voertuig gewogen. Naast het weegbrugsysteem worden de te accepteren autowrakken administratief bijgehouden via ORAD en/of ORB. 3.2 Afvalstromenregister De afvalstromenregistratie wordt op het kantoor van fa. Kuijpers op de Energiestraat 12 te Deurne zowel handmatig als digitaal/geautomatiseerd verwerkt en bijgehouden. De administratieve verwerking van het afvalstoffenregister vindt plaats aan de hand van het invullen en archiveren van het omschrijvingsformulier bedrijfsafvalstoffen (formulier BA). Dit formulier wordt gebruikt bij het toekennen van een afvalstroomnummer door de voor-acceptant aan de ontdoener / aanbieder. Nadat een afvalstroomnummer definitief is afgegeven aan een ontdoener/aanbieder, worden deze gegevens, tezamen met de overige gegevens die overlegd zijn tijdens de vooracceptatie, ingevoerd in het afvalstromenregister van het softwareprogramma. De overzichten van de geaccepteerde autowrakken worden 1 maal per maand uitgedraaid en gearchiveerd in aparte ordners op het kantoor van de bedrijfslocatie. Wijzigingen en/of mutaties van de projectgegevens mogen alleen door een daartoe bevoegde en verantwoordelijke werknemer van fa. Kuijpers worden doorgevoerd. Deze wijzigingen en/of mutaties vinden altijd schriftelijk plaats en worden in het afvalstromenregister vastgelegd. Hierbij is het zeer belangrijk dat datum en reden van de wijziging altijd worden vermeld. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 7
4 VERWERKING 4.1 Verwerkingskeuze Alle afvalstoffen, die door de fa. Kuijpers op de Energiestraat 12 te Deurne worden geaccepteerd, worden binnen de inrichting opgeslagen, overgeslagen en/of bewerkt met als doel de aangeboden afvalstoffen geschikt te maken voor nuttige toepassing in de vorm van materiaal-hergebruik. Hieronder volgt een opsomming van de te accepteren afvalstoffen en een korte beschrijving van de mogelijke be- en/of verwerking. Kabels De kabels worden op de locatie, middels sorteren en knippen, gescheiden in verschillende ferro- en non ferro monostromen en papier- en/of kunststofstromen. Na deze scheiding worden de verschillende monostromen afgevoerd naar de definitieve eindverwerkers en metaalverwerkende industrie. Ook bestaat de mogelijkheid dat de kabels niet worden bewerkt. In dat geval worden de kabels alleen op- en overslagen op de onderhavige locatie. Ferro en non ferro metalen en gietijzer De te accepteren ferro en non ferro metalen en gietijzer worden, middels sorteren en knippen, gescheiden in verschillende monostromen en niet verder te scheiden mixstromen. Na deze scheiding worden de verschillende mono- en mixstromen afgevoerd naar de metaalverwerkende industrie. Accu s De verschillende soorten accu s worden op de locatie gesorteerd en verzameld in vloeistofdichte bakken. Nadien worden de verschillende soorten accu s afgevoerd naar (gecertificeerde) recyclingbedrijven. Autowrakken De opslag, be-/verwerking en verwijdering vinden voor alle autowrakken op identieke wijze plaats. Verwerking De autowrakken worden na ontvangst ontdaan van de (afval)stoffen niet zijnde metalen. Het overblijvende (droge) autowrak wordt behandeld als een niet-gevaarlijke afvalstof. Alle vrijkomende afvalstoffen worden in verschillende daartoe geëigende opslagvoorzieningen opgeslagen. Hierbij rekening houdende met maximale opslaghoeveelheden zoals aangehaald in het Activiteitenbesluit. Uiterlijk binnen 3 jaar na ontvangst van het autowrak, vindt afvoer plaats naar de eindverwerker met shredderinstallatie. Alwaar verwerking of vernietiging plaatsvindt conform de geldende weten regelgeving. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 8
Beheersmechanismen tijdens de verwerking Bij het ontdoen van de (afval)stoffen niet zijnde metalen wordt een vaste (milieu hygiënisch verantwoorde) werkwijze aangehouden. Als een wrak ontdaan is van alle (afval)stoffen niet zijnde metalen, dan wordt het autowrak door de terreinbeheerder gecontroleerd en als zodanig gekenmerkt. Het resultaat van de controle wordt op het autowrak vastgelegd middels een sticker. Voorafgaande aan de afvoer van de gedemonteerde autowrakken wordt ieder autowrak door de terreinbeheerder nogmaals gecontroleerd op volledige demontage. Indien de demontage niet volledig is, wordt dit ter stond gecorrigeerd. 4.2 Be- en verwerkingsroutes Nadat een partij op de weegbrug is gewogen, wordt deze vracht gelost in het daartoe bestemde opslagvak. Na de visuele inspectie worden de partijen toegevoegd aan de bestaande opslagen. De losse opslag van de verschillende afvalstromen worden vervolgens bewerkt, geknipt en/of geperst t.b.v. de afvoer naar de metaalverwerkende- en/of recyclingindustrie. 4.3 Afvoer van reststoffen De reststoffen die ontstaan tijdens de bedrijfsvoering worden afgevoerd naar een daartoe geëigende vergunninghouder. Aanvullende acceptatievoorwaarden zijn hiervoor niet van toepassing. De stroomschema s vermelden de aanwezige controlepunten cq. afwegingsmomenten die fa. Kuijpers hanteert tijdens het A&V-proces. 4.4 Monstername en analyses De verschillende afvalstromen worden niet bemonsterd en geanalyseerd ten behoeve van de afvoer naar de eindverwerker. Indien monstername en analyses wel noodzakelijk zijn worden hiertoe erkende milieu adviesbureaus en laboratoria ingeschakeld. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 9
5 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE (AO/IC) 5.1 Inleiding De inrichting van fa. Kuijpers omvat een opslag-, een bewerkings-, en een kantoorgedeelte aan de Energiestraat 12 te Deurne. Binnen de inrichting worden alle werkzaamheden met betrekking tot de voor- en feitelijke acceptatie verricht. De vooracceptatie van de verschillende afvalstromen bestaat uit het aanmaken van afvalstroomnummers, uitvoeren van acceptatieonderzoek, invoeren en vastleggen van de administratieve en gegevens van het omschrijvingsformulier en begeleidingsbrief. Daarnaast vindt de (interne) boekhouding en offerte verstrekking plaats. De feitelijke acceptatie betreft het controleren van de administratieve- en gegevens van het omschrijvingsformulier, en de registratie van de hoeveelheden aan- en afgevoerde afvalstromen. De financiële administratie bestaat uit de controle van de te factureren gegevens, de (interne) boekhouding en het verzorgen van de facturatie naar de klanten. Alle administratieve werkzaamheden binnen de inrichting vinden plaats met behulp van gecertificeerde softwaresystemen. De verschillende softwaresystemen zijn onderling met elkaar gekoppeld. 5.2 Algemeen De aspecten genoemd onder A van de Richtlijn opstellen administratieve organisatie en interne controle zijn in deze rapportage niet meer expliciet beschreven. Dit vanwege het feit dat de meeste aspecten onder A geen nadere aanvulling behoeven of niet van toepassing zijn op de onderhavige inrichting. 5.3 Bedrijfsprocessen en risico s De aspecten van onderdeel B van de Richtlijn opstellen administratieve organisatie en interne controle worden in deze rapportage eveneens niet expliciet aangehaald. Ook hier is de reden gelegen in het feit dat dit geen nadere aanvulling behoefd. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 10
5.4 Administratie Hieronder volgen alleen de afwijkingen op de van toepassing zijnde aspecten van onderdeel C van de Richtlijn opstellen administratieve organisatie en interne controle en de administratie inzake autowrakken. Onderdeel C 1. Een beschrijving van de administratieve organisatie volgt onder de punten 7 t/m 11 in deze paragraaf. 2. In de administratieve organisatie wordt gebruik gemaakt van primaire vastlegging van gegevens, waarbij verwezen wordt naar documentnummers. De documentnummers die onder andere gebruikt worden voor het primaire vastleggen van gegevens, zijn: Offertenummers. Afvalstroomnummers. Geleidebiljetnummers. Weegbonnummers. Factuurnummers. Debiteurennummers. Kentekennummers. Door het gebruik van deze en andere nummers en/of coderingen wordt een gesloten traject gevormd, waardoor te allen tijde gecontroleerd kan worden op welke wijze omgegaan is met een afzonderlijke afvalstroom. 3. Met betrekking tot de aangeleverde partijen die niet direct bewerkt, onderzocht of afgevoerd worden, dient eveneens met betrekking tot de traceerbaarheid binnen de inrichting sluitend gemaakt te worden. Binnen de inrichting worden alle relevante gegevens bijgehouden m.b.t. datum aanlevering/afvoer, afvalstroomnummers, partijgegevens, hoeveelheden en plaats binnen de inrichting waar de betreffende partijen zijn opgeslagen. Dit geldt ook voor het actuele voorraadoverzicht en de interne massabalans. 4a. Onderstaand is weergegeven welke onderverdeling van deze werkzaamheden gehanteerd worden. Kantoor - Vooracceptatie. - Uitvoeren acceptatieonderzoek. - Offrering aan (potentiële) klanten. - Werkzaamheden i.h.k.v. het omschrijvingsformulier (afvalstroomnummers, NAW-gegevens, herkomstlocatie). - Administratie inzake hoeveelheden en facturatie. - Interne boekhouding. - Controle en verwerking financiële gegevens. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 11
Verwerkingsgedeelte - Uitvoeren feitelijke acceptatie. - Bediening weegbrug. - Op- en overslag aangeboden en af te voeren partijen. - Bijhouden logboek. - Eventueel inschakelen van erkend milieu adviesbureau t.b.v. bemonstering en analyses. Uit bovenstaande blijkt dat een functiescheiding binnen de organisatie is gecreëerd tussen de controle van de financiële administratie enerzijds en acquisitie, (voor)acceptatie, de feitelijke acceptatie, analyses, en de opslag en bewerking van de afvalstoffen anderzijds. De acquisitie wordt uitgevoerd door de directeur van fa. Kuijpers, terwijl de prijsafspraken met de aanbieders van de afvalstoffen wordt vastgelegd in een offerte door de administratief medewerker. De feitelijke acceptatie, de controle en registratie van de aangevoerde afvalstof, evenals de voornoemde werkzaamheden inzake de afvoer van stromen en residu, worden uitgevoerd door hiertoe opgeleide cq. bevoegde medewerkers. De geregistreerde gegevens, welke vastgelegd worden t.p.v. de inrichting van fa. Kuijpers bij de feitelijke acceptatie, worden door de administratie ten behoeve van de facturatie gecontroleerd. De interne boekhouding wordt vervolgens regulier gecontroleerd door een externe accountant. Hiermee wordt derhalve niet afgeweken van hetgeen is genoemd in de richtlijn. 4b. Binnen de financiële administratie maakt men gebruik van een geautomatiseerd softwaresysteem, dat afzonderlijk van de andere softwaresystemen draait. Het is echter wel gekoppeld met de softwaresystemen die binnen de inrichting gebruikt worden voor de acceptatie en registratie van de aangeleverde en afgevoerde (afval)stromen. Vanuit het softwaresysteem voor de financiële administratie kan zowel worden gefactureerd als de boekhouding worden verzorgd. In het gebruikte softwaresysteem is een groot aantal gegevensbestanden terug te vinden, welke van groot belang zijn voor de (financiële) administratie, zoals: Bestand van debiteuren en crediteuren. Bestand met afvalstoffen en prijzen. Bestand/overzicht van de hoeveelheden van de aangeleverde en afgevoerde (afval)stoffen. Bestand met jaarrekeninggegevens. Bestand met financiële transacties en mutaties. Binnen het softwaresysteem is een boekrekening aanwezig van fa. Kuijpers om facturatie- en boekhoudprogramma s uit te voeren. De omzet per afvalstof, welke ingenomen en afgegeven worden aan derden, wordt rechtstreeks geregistreerd in de financiële administratie. Deze gegevens kunnen worden bepaald aan de hand van het geautomatiseerde softwaresysteem. In verband met de (financiële) jaarafsluiting wordt, op de laatste werkdag van het jaar, een voorraadbepaling uitgevoerd van de nog aanwezige afvalstoffen. Op basis van deze voorraadbepaling vindt een indicatie plaats van de financiële waarde van deze nog aanwezige voorraad. Dit in verband met het opstellen van het financiële jaarverslag door fa. Kuijpers. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 12
Binnen de financiële administratie wordt geen separate boekhouding bijgehouden van de omzet, kostprijs alsmede de brutowinstmarge voor het op- en overslaan en bewerken van de te accepteren en af te voeren (afval)stromen. Alle handelingen, die worden verricht met de geaccepteerde (afval)stromen binnen de inrichting, worden nauwgezet bijgehouden in het logboek, waarbij de datum van de feitelijke acceptatie tevens het tijdstip van aanvang van de opslag en/of bewerking is. Verder dienen deze gegevens zo veel en volledig mogelijk digitaal vastgelegd te worden in het softwaresysteem. 4c. Binnen de inrichting worden regulier de voorraden bepaald en bijgehouden. Op basis van deze gegevens kan men in dit kader ook een bepaling van de geldwaarde van de voorraden uitvoeren t.b.v. de financiële administratie. 4d. Binnen de inrichting wordt gewerkt met specifiek genummerde opslagvakken en unieke coderingen/afvalstroomnummers. Met behulp van deze registratie zijn mutaties via het logboek te achterhalen. 4e. Met behulp van het logboek wordt de stromenbalans opgesteld. Dit vindt niet plaats met behulp van de financiële administratie. 4f. Binnen de inrichting is geen handboek aanwezig m.b.t. de financiële verslaglegging. 4g. Binnen de inrichting van fa. Kuijpers wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde softwaresystemen. Dit betreft een aantal standaard softwareprogramma s (Word, Excell), een gecertificeerd softwareprogramma m.b.t. de acceptatie en registratie van afvalstoffen alsmede software t.b.v. de facturatie en boekhouding. Regulier worden diverse (management)overzichten gemaakt en uitgedraaid, waarop alle inkomende en uitgaande hoeveelheden weergegeven zijn. Met behulp van de geleidebiljetten worden de gegevens gecontroleerd door de bedrijfsleiding en/of een daartoe aangewezen en bevoegd administratief medewerker. Verder worden regulier back-ups gemaakt van alle databestanden en dergelijke van de gebruikte software- en datasystemen. Deze back-ups worden extern bewaard. De informatietechnische risico s zijn niet geheel uit te sluiten binnen de inrichting, omdat fouten maken menselijk is. Het maken van fouten wordt echter tot een minimum beperkt door het gebruik van geautomatiseerde softwaresystemen, interne controles en de aanwezigheid van ervaren en gedreven personeel. Met betrekking de financiële administratie vindt enerzijds intern controle plaats en anderzijds extern controle plaats door een accountant. 5. Tussen de goederenadministratie ((afval)stromen) en de financiële administratie bestaat een sluitend verband. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 13
6. Van de inkomende en uitgaande vrachten worden de volgende gegevens geregistreerd en/of vastgelegd. Weegbonnummer. Datum en tijdstip aanlevering/afvoer. Registratienummer. Soort vracht (in- en uitgaand). Transporteur en/of ontdoener debiteurennummer. Afvalstroomnummer. Soort (afval)stroom. Interne partijcodering/vakcode. Gewicht/hoeveelheid. 7. Deze aspecten met betrekking tot het acceptatiebeleid zijn reeds ter sprake gekomen in hoofdstuk 2 van deze rapportage en worden derhalve hier niet verder uitgewerkt. 8. Deze aspecten met betrekking tot het verwerkingsbeleid zijn reeds ter sprake gekomen in hoofdstuk 2 van deze rapportage en worden derhalve hier niet verder uitgewerkt. 9. Deze aspecten betreffende de op- en overslag van afvalstoffen zijn reeds ter sprake gekomen in hoofdstuk 2 van deze rapportage en in de vergunningsaanvraag, en worden derhalve hier niet verder uitgewerkt. 10. Bij weigering van een partij worden in ieder geval de volgende gegevens geregistreerd. - NAW-gegevens ontdoener. - NAW-gegevens transporteur. - Locatie van herkomst. - Datum van ontvangst. - Hoeveelheid. - Omschrijving aard en samenstelling. - Afvalstroomnummer. - Reden van weigering. Autowrakken De te accepteren autowrakken wordt administratief bijgehouden via ORAD en/of ORB. Deze overzichten worden 1 maal per maand uitgedraaid en gearchiveerd in aparte ordners op het kantoor van de bedrijfslocatie. De afgevoerde autowrakken worden geregistreerd in een aparte ordner, welke is gedocumenteerd in het kantoor. De afgevoerde hoeveelheden afvalstoffen worden gearchiveerd in aparte ordners, welke een onderverdeling hebben op basis van soort afvalstroom. De ordners zijn gedocumenteerd op kantoor. De interne controle en administratie valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur van fa. Kuijpers. Indien autowrakken niet worden geaccepteerd, omdat de ontdoener een autowrak aanlevert met te veel andersoortige afvalstoffen en deze niet eigenhandig worden verwijderd, worden de afkeuringen geregistreerd. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 14
5.5 Interne controle Binnen de inrichting vinden een aantal interne controles plaats ten behoeve van de controle van de geregistreerde en gefactureerde gegevens. Interne controles die binnen de inrichting plaatsvinden zijn de volgende. Algemeen 1. De interne controle van de registratie van de (afval)stromen vindt plaats op de volgende wijze. - Continue controle middels het geautomatiseerd softwaresysteem. - Dagelijkse controle door de daartoe aangewezen medewerker van alle opgemaakte geleidebiljetten. - Automatische controle per kwartaal. - Reguliere financiële controle door de financiële administratie. Door het uitvoeren van de bovenstaande interne controles, wordt afdoende gewaarborgd dat de registratie van (afval)stromen correct heeft plaatsgevonden. 2. De interne controle van het opstellen van balansen m.b.t. de goederen- en financiële administratie vindt plaats op de volgende wijze. - Periodieke interne controle van de cumulatieve weegegevens van de weegbrug en de cumulatieve gegevens van het registratiesysteem. - Jaarlijks inmeten van de fysieke voorraden en afstemming met de administratieve voorraad. - Dagelijkse controle door de vestigingsmanager middels afstemming van geleidebiljetten met eventuele controlerapporten. 3. Voor de periodieke controle van de fysieke voorraad aan afvalstoffen wordt verwezen naar het voorgaande punt. 4. De controle van de juistheid van metingen en de registratie van metingen wordt gecontroleerd en gewaarborgd door de reguliere (her)ijking van de weegbrug door een extern gecertificeerd bedrijf. 5. Een tijdige en volledige melding van de ontvangen en afgegeven (afval)stromen wordt gewaarborgd middels het uitvoeren van de volgende werkzaamheden. - 1 maal per jaar wordt een totaaloverzicht van de aan- en afgevoerde (afval)stromen aan het bevoegd gezag verzonden. Dit vindt plaats binnen 3 maanden na het verlopen van het voorafgaande kalenderjaar. 6. Met betrekking tot de controle of afwijkingen van het A&V-beleid onder de juiste autorisatie uitgevoerd is, wordt geen specifieke interne controle uitgevoerd. Dit is indirect vastgelegd in de autorisatie van het gebruik van het softwaresysteem. Dit wordt hieronder nader toegelicht. 7. Mutaties van bestanden in het softwaresysteem van fa. Kuijpers, kunnen alleen worden uitgevoerd onder de juiste autorisatie. Aan de hand van de functie van de gebruiker van het softwaresysteem, wordt door de functioneel beheerder, via de inlognaam, aan deze medewerker bepaalde rechten binnen het softwaresysteem toegekend. Hierdoor kunnen de verschillende medewerkers met verschillende functies slechts een beperkt deel van het softwaresysteem gebruiken. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 15
8. Binnen fa. Kuijpers is geen meetapparatuur aanwezig voor het verrichten van fysische en/of chemische analyses. Derhalve is kalibratie van de meetapparatuur niet van toepassing. Autowrakken Tijdens het gehele traject van het demonteren van de autowrakken vindt continu controle plaats door de acceptant en terreinbeheerder, waardoor de verwerking van de autowrakken en beheersing van de vrijkomende afvalstoffen gewaarborgd is. Hieronder volgt nogmaals een opsomming van de diverse controle-activiteiten. Bij de acceptatie van een autowrak wordt het wrak door de acceptant visueel gecontroleerd op de aanwezigheid van afwijkende afvalstoffen. Na het verwijderen van de (afval)stoffen niet zijnde metalen, wordt het autowrak door de terreinbeheerder gecontroleerd op de verwijdering van alle (afval)stoffen. Voor afvoer naar de eindverwerker van de autowrakken, worden de autowrakken gecontroleerd door de terreinbeheerder op de verwijdering van alle (afval)stoffen niet zijnde metalen. De afvoer van de verschillende afvalstromen en gedemonteerde autowrakken wordt geregistreerd en gecontroleerd door de directie. De wijze van opslag (opslagvoorzieningen, vloeren, opvangbakken) wordt minimaal 1 maal per jaar gecontroleerd op deugdelijkheid door de extern milieukundig adviseur. 5.6 Monitoring Binnen de inrichting vinden vooralsnog geen reguliere monitoringsactiviteiten plaats. Procedures A&V en AO/IC Louis Kuijpers IJzer- en Metaalhandel en Containertransport B.V. 16