Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZ productieregistratie en facturering Dit rapport heeft 16 pagina s
Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 1.1 Achtergrond 1 1.2 Verantwoordelijkheden 1 1.3 Interne controle 2 2 Risicoanalyse 3 2.1 Algemeen 3 2.2 Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden 3 2.3 Een juiste vastlegging in het dossier 4 2.4 Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie 4 2.5 Een juiste, volledige en tijdige facturering aan het zorgkantoor 4 3 Processtappen en risico s 5 4 Minimale eisen AO/IC 7 4.1 Administratieve organisatie 7 4.2 Interne Controle 8 Bijlagen 1 Bestuursverklaring 2 Bestuursverklaring, niet voldoend aan de Kaderregeling 3 Assurance rapport inzake bestuursverklaring 4 Rapport van bevindingen inzake bestuursverklaring niet voldoend aan Kaderregeling
1 Inleiding 1.1 Achtergrond Dossierplicht Sinds 1 april 1995 bestaat een wettelijke dossierplicht. In de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst is geregeld dat met betrekking tot de behandeling een dossier dient te worden ingericht, waarin aantekening dient te worden gehouden van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen. Verder moeten alle gegevens worden opgenomen die noodzakelijk zijn voor een goede hulpverlening. Rechtmatigheid De rechtmatigheid van de geleverde zorg wordt door de zorgkantoren getoetst in jaarlijks uit te voeren materiële controles. Hierover dienen zorgkantoren verantwoording af te leggen aan het College Toezicht Zorgverzekeringen. In de Regeling administratie en controle uitvoeringsorganen AWBZ van CVZ is opgenomen dat geleverde zorg rechtmatig is als minimaal is voldaan aan een aantal voorwaarden. Ook zijn voorwaarden gesteld in regelgeving van het CTG/ZAio, overeenkomsten met het zorgkantoor en overige wettelijke bepalingen. Hiertoe behoren ondermeer: De behandelde persoon is AWBZ-verzekerd; De geleverde zorg heeft plaatsgevonden conform het indicatiebesluit van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ); De geleverde zorg is door de zorgverlener in rekening gebracht conform het overeengekomen CTG-tarief. Het bovenstaande houdt in dat de zorginstelling de geleverde zorg zodanig moet registreren dat altijd duidelijk is dat de zorg is verleend en dat dit op rechtmatige wijze heeft plaatsgevonden. Om aan het voorgaande te kunnen voldoen dienen zorginstellingen die AWBZ gefinancierde zorg leveren procedures, richtlijnen en formulieren te ontwikkelen. De van toepassing zijnde interne bepalingen, procedures en instructies zullen in een handboek Administratieve Organisatie moeten worden vastgelegd. 1.2 Verantwoordelijkheden Ten eerste zal de Raad van Bestuur of Directie van de zorginstelling zeker willen stellen dat er sprake is van juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gefactureerde productie. Dat maakt een goede opzet en de doorlopend goede werking van een adequate administratieve organisatie noodzakelijk. Ten tweede heeft het zorgkantoor een regierol binnen het decentrale sturingsmodel waarin het zorgkantoor onderhandelt over prijs, volume en kwaliteit. Daardoor is feitelijk een groot deel van de verantwoordelijkheid voor toegankelijke, doelmatige en betaalbare zorg bij het zorgkantoor neergelegd. Het zorgkantoor functioneert binnen formele randvoorwaarden (overheid en toezicht) en binnen een maatschappelijke context (o.a. politiek) waarin aan uitvoerders van de AWBZ formele eisen worden gesteld. Deze eisen zullen zich ook vertalen in de wijze 1
waarop het zorgkantoor zich moet verantwoorden aan de toezichthouder en/of de overige belanghebbenden. De hoofdlijn is dat het zorgkantoor zo weinig mogelijk zelf belastende controles ter plaatse bij de instellingen gaat instellen. In deze opzet speelt de verantwoording die het bestuur van een instelling aflegt over de werking van de AO / IC ten aanzien van de productievastlegging een belangrijke rol. Tevens zijn de van toepassing zijnde protocollen en beleidsregels op elkaar afgestemd om dubbelslagen te voorkomen. Dit document behandelt in dit kader de minimale eisen die vanaf 1 januari 2005 worden gesteld aan de AO/IC op het gebied van de registratie en facturering van de productie in een instelling die AWBZ gefinancierde zorg levert. Tot de overheveling per 1 januari 2006 van de ambulante en de kortdurende GGZ zorg uit de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet, gelden de in dit document geformuleerde minimale eisen ook voor deze zorg. Overigens worden onder de Zorgverzekeringswet in de Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake DBC registratie en facturering dezelfde minimale eisen aan de AO/IC gesteld. 1.3 Interne controle Om te waarborgen dat dossiers en productieverantwoording daadwerkelijk en permanent aan de gestelde eisen voldoen, zal door zorginstellingen intern door middel van centrale en decentrale controles de naleving van deze procedures en richtlijnen worden vastgesteld. Dossiercontroles zijn hierbij een belangrijk instrumentarium. De uit te voeren werkzaamheden en de doelstellingen van de interne controle werkzaamheden zullen worden opgenomen in een auditplan. 2
2 Risicoanalyse 2.1 Algemeen De productieregistratie binnen AWBZ-instellingen kent kort samengevat de volgende stappen. Van de cliënt worden bij de start van het zorgtraject de volgende zaken vastgelegd door de afdeling intake/afdeling zorgadministratie: NAW gegevens; startdatum van het zorgtraject; het indicatiebesluit waarin zorgtype, zorgvraag en verwachte duur van het zorgtraject zijn opgenomen. In praktijk kan de uitvoering van de productieregistratie verschillen. De geschetste situatie vormt de meest standaard uitvoering van de productieregistratie. De vereiste gegevens zullen in elke uitvoeringsvorm het uitgangspunt moeten vormen. Tevens zal op de zorgafdelingen per cliënt een dossier worden ingericht. In dit dossier zullen zaken als verwijzing, indicatiebesluit, zorgplan en cliëntcontacten worden vastgelegd. Veelal worden op de zorgafdelingen naast de vastleggingen in het dossier, separate vastleggingen gehanteerd op basis waarvan aan de zorgkantoren wordt gefactureerd. Ten behoeve van de risicoanalyse zijn de volgende uitgangspunten van belang: Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden; Een juiste vastlegging in het dossier; Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie; Een juiste, volledige en tijdige facturering door de instelling aan het zorgkantoor van de geleverde productie. In de volgende paragrafen worden deze elementen nader toegelicht. De analyse van deze elementen vormt het kader voor de nadere eisen die aan de administratieve organisatie en interne controle worden gesteld. 2.2 Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden De vastlegging aan de bron dient volledig, juist en tijdig te zijn. Dit veronderstelt goede instructies en opleidingen op een zodanige wijze dat de administratieve procedures en interne controle maatregelen goed verlopen waarmee de juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden wordt gegarandeerd. In het algemeen zal de registratie van de productie plaatsvinden door de zorgadministratie op basis van hun eerste aantekeningen bij de intake en op basis van de van de afdelingen ontvangen productieregistratie. 3
2.3 Een juiste vastlegging in het dossier Ten behoeve van een adequate bedrijfsvoering dienen de cliëntgegevens in het dossier vastgelegd te worden. Voorts dienen in het dossier de volgende zaken opgenomen te worden: Verwijzing/indicatiebesluit van het CIZ; Zorgplan; Geleverde zorg. De vastleggingen in het dossier zullen door de zorgafdelingen plaatsvinden. 2.4 Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie Als sluitstuk op de productieregistratie door enerzijds de zorgadministratie en anderzijds de zorgafdelingen, moet op de definitieve productieregistratie een extra controle worden uitgevoerd. Hiervoor dient een interne controlefunctie opgezet te worden. Deze kan aan de hand van de informatie van de geregistreerde intakes en de van de afdelingen ontvangen informatie vaststellen of de productie juist, volledig en tijdig is vastgelegd. Aanvullend op de hier genoemde controlemaatregelen dienen steekproefsgewijs dossiercontroles plaats te vinden. De doelstelling van deze controles is om zekerheid te krijgen over de juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productie. Afhankelijk van de omvang van de instelling zal deze interne controlefunctie al dan niet worden verbijzonderd in een aparte afdeling interne controle. In kleine instellingen zal de interne controlefunctie worden uitgevoerd door een medewerker van de financiële administratie. In grotere instellingen zal een aparte afdeling interne controle worden gevormd, die valt onder de verantwoordelijkheid van de financiële administratie. Voor de controle op de definitieve productieregistratie kan gebruik worden gemaakt van een controlemix waarvan statistische analyse, cijferbeoordeling en steekproefcontrole onderdeel uitmaken. Hierbij worden door de interne controlefunctie minimaal de toleranties gebruikt zoals vermeld in het controleprotocol van de accountant. De accountant zal vanwege de rol van zijn verklaring in de controleketen uitgaan van de tolerantie zoals geformuleerd in Regeling administratie en controle uitvoeringsorganen AWBZ van het CVZ. 2.5 Een juiste, volledige en tijdige facturering aan het zorgkantoor Hierbij gaat het om de facturering die plaatsvindt op basis van de overeengekomen prijzen en de gecontroleerde productie. Dit kan op papier of elektronisch plaatsvinden. Hierbij moet de met het zorgkantoor overeengekomen informatie worden meegezonden volgens de declaratiestandaard; een gespecificeerde factuur met informatie per cliënt. 4
3 Processtappen en risico s Op basis van de in het voorgaande hoofdstuk beschreven uitgangspunten ten behoeve van een risicoanalyse kunnen per processtap de risico s worden benoemd. De tabel hieronder beschrijft het proces dat een nieuwe cliënt, die met een nieuwe zorgvraag bij een instelling komt, gemiddeld zal doorlopen. Tabel 1. Proces patiënt met (initiële) zorgvraag Proces 0. zorgkantoor wijst cliënt met zorgvraag toe aan instelling benodigde gegevens: - verwijzing zorgkantoor - indicatiebesluit CIZ 1. intake cliënt (invoeren cliëntnummer, toewijzing afdeling, melding start aanvang zorglevering aan zorgkantoor) benodigde gegevens: - verwijzing zorgkantoor - indicatiebesluit CIZ - cliëntnummer - NAW gegevens - verzekeringsgegevens - zorgplan - datum aanvang zorgverlening 2. cliënt doorloopt zorgtraject: geleverde zorg wordt vastgelegd (minimaal op zodanig niveau dat voor de extramurale zorg de inhoud/productie van de geleverde individuele functies is te controleren) benodigde gegevens op cliëntniveau: - afdeling / behandelaar - dossier, met onder meer zorgplan, zorgzwaarte - datum geleverde zorg Risico s onjuiste gegevens onvolledige gegevens zorgvraag wordt niet tijdig ingevuld onjuiste gegevens onvolledige gegevens opname cliënt c.q. aanvangsdatum zorglevering wordt niet c.q. niet tijdig aan zorgkantoor gemeld zorg wordt geleverd zonder indicatiebesluit CIZ geleverde zorg komt niet overeen met indicatiebesluit CIZ zorgzwaarte niet juist productie wordt niet juist getypeerd (verschuiving intramuraal/extramuraal, foutieve individuele functie) productie wordt niet volledig geregistreerd productie wordt niet tijdig geregistreerd mutaties niet juist, niet volledig, niet 5
- geleverde zorg; verpleeg-/verzorgingsdagen, verrichtingen, contacten, (extramuraal per individuele functie) - mutaties (ziekenhuisopname, overlijden, vertrek, stopzetting, herindicatie) tijdig geregistreerd mutaties niet juist, niet volledig, niet tijdig doorgegeven aan zorgkantoor 3. overall controle op productieregistratie productie wordt onterecht goedgekeurd productie wordt onterecht afgekeurd 4. productie wordt gefactureerd onjuiste factuur productie wordt niet gefactureerd 6
4 Minimale eisen AO/IC De basis voor een adequaat risicobeheer wordt gelegd door een goede administratieve organisatie. Nadere zekerheid kan worden verkregen door het inzetten van interne controle. Beide aspecten worden hieronder uitgewerkt. In de paragrafen 4.1 en 4.2 wordt onderscheid gemaakt tussen eisen en aanbevelingen. De eisen zijn onderstreept. De aanbevelingen zijn cursief opgenomen. 4.1 Administratieve organisatie Een goede administratieve organisatie rondom de productieregistratie vormt de basis voor een goede vastlegging van het proces van de productieregistratie. De AO moet helder beschreven worden. Deze AO gaat uit van: functiescheiding tussen beschikken, registreren, en controleren. Deze functiescheiding komt tot uitdrukking in de beschrijving van functies, taken en verantwoordelijkheden; een heldere beschrijving van procedures inclusief werkbeschrijvingen; periodieke instructie van medewerkers en behandelaars; toetsing en controle op de naleving van de voorschriften ten aanzien van de AO; rapportage aan het management over de uitgevoerde controle. Tabel X. Taakomschrijving functionarissen in het kader van de bedrijfsvoering AWBZ Functie Afdeling Intake/ Zorgadministratie Zorgmedewerkers/ behandelaars Taakomschrijving - registreren cliënt - toewijzen cliënt aan afdeling / behandelaar conform indicatiebesluit CIZ en verwijzing zorgkantoor - zelfcontrole cliënt-/productieregistratie - verantwoordelijkheid dat geleverde zorg overeenkomt met indicatiebesluit CIZ - registreren geleverde zorg (dagen, dagdelen, uren, consulten, individuele functies) - verantwoordelijkheid voor dossier en zorgplan - zelfcontrole productieregistratie en dat geleverde zorg overeenkomt met indicatiebesluit CIZ Interne controle functie - controle op de opzet en werking van de AO/IC - controle op juistheid, volledigheid en tijdigheid productieregistratie en facturering Raad van bestuur - opstellen bestuursverklaring Controlerend accountant - toetsing AO/IC n.a.v. af te geven Bestuursverklaring - opstellen onderzoeksrapport registratie en facturering 7
Het is van belang de administratieve organisatie zo op te zetten dat een zogenaamde audit-trail mogelijk is. De audit-trail gaat uit van het principe dat in een goede productieregistratie het zorgpad van een individuele cliënt met een bepaalde zorgvorm gevolgd kan worden. 4.2 Interne Controle Naast het opzetten, het in stand houden, en het doorlopend goed laten werken van de administratieve organisatie moet de zorginstelling middels de interne controle ervoor zorgen dat de risico s die samenhangen met het bedrijfsproces beheerst kunnen worden. Een groot deel van deze interne controles zijn opgenomen in het primaire proces. Daarnaast worden door de interne controlefunctionaris controles uitgevoerd. 4.2.1 Controles in het primaire proces Tijdens en na de productieregistratie dienen een aantal controles te worden uitgevoerd die het registratieproces van de geleverde zorg op systematiek controleren. Deze controles kunnen in het registratiepakket ingebouwd worden opdat deze geautomatiseerd worden uitgevoerd. Daar waar de registratie op papier gebeurt, zullen de controles handmatig uitgevoerd moeten worden. 1. Controleren op juistheid en volledigheid van aanmaak nieuwe cliënt; NAW gegevens, verzekeringsgegevens, geregistreerde zorgvraag conform indicatiebesluit CIZ en verwijzing zorgkantoor. 2. Controleren of aanvangsdatum van zorglevering tijdig aan zorgkantoor is gemeld. 3. Controle op juistheid, volledigheid inhoud dossiers en tijdig bijwerken dossiers, onder meer op indicatiebesluit CIZ, verwijzing zorgkantoor, zorgplan, vastlegging geleverde zorg. 4. Controle juistheid en volledigheid productieregistratie. Controleren juistheid productie met indicatiebesluit CIZ en zorgplan; omvang maximaal het indicatiebesluit, zorgzwaarte conform indicatiebesluit. Controleren volledigheid productie aan de hand van totaaloverzicht cliënten en mutaties. 5. Controle juiste, volledige en tijdige facturatie aan zorgkantoor. 6. Netwerk van controletotalen (verbandscontrole) is een methode om achteraf de volledigheid van de productieregistratie te controleren. Het is dat netwerk van controle totalen dat vanaf de primaire vastlegging van de cliënt tot en met de facturatie op basis van het cliëntnummer ervoor zorgt dat alle registraties volledig zijn. Voorbeeld: systeem A heeft na telling 100 registraties geproduceerd. De registraties worden door systeem A 8
doorgegeven aan systeem B. Wanneer na telling wederom 100 registraties in systeem B bestaan, is zeker dat er geen gegevens verloren zijn gegaan en de registratie compleet is. Om het netwerk van controle totalen te kunnen uitvoeren dient deze mogelijkheid vooraf in het systeem te zijn ingebouwd en een actieve status te hebben. 7. Herstel van de afwijkingen zoals geconstateerd tijdens de diverse controles. 4.2.2 Controles door de interne controlefunctie Het beleggen van een interne controlefunctie dient te zorgen voor een goede monitoring en periodieke optimalisatie van de productieregistratie. De controle richt zich zowel op het medischinhoudelijke aspect als de procedurele afspraken rondom de productieregistratie. De omvang van de steekproef kan worden bepaald op basis van de controletolerantie uit de Regeling administratie en controle uitvoeringsorganen AWBZ van het CVZ. De controles door de interne controlefunctie omvatten het volgende: Controle op: - een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productie; - een juiste, volledige en tijdige vastlegging van essentiële informatie in de dossiers; - een juiste, volledige en tijdige facturering door de instelling aan het zorgkantoor; Oplevering periodieke controlerapportages aan het lijnmanagement over de uitgevoerde controles; Het systematisch vastleggen van gesignaleerde (mogelijke) fouten, de terugkoppeling hiervan naar de zorgmedewerkers/behandelaars en het uitvoeren van eventuele correcties in de productieregistratie; De rapportage over de opzet, het bestaan en voortdurende goede werking van de AO/IC aan het management, zodanig dat de Raad van Bestuur op basis hiervan een Bestuursverklaring af kan geven over de productieregistratie en de facturering. 9
Bijlage 1 Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering (afgegeven ten behoeve van het CTG/ZAio en de zorgkantoren) Verantwoordelijkheid De Raad van Bestuur (Directie) van Stichting (waarvan instelling.. deel uitmaakt) is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de AWBZ productieregistratie en facturering. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het gehele traject omvat dat start met de intake van de cliënt en dat eindigt met de facturering aan de zorgkantoren. Hieronder valt het beoordelen van de indeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, het identificeren van de belangrijkste risico s, het adequaat omgaan met deze risico s, het toezicht houden op de continue effectieve werking van de beheersingsmaatregelen, het rapporteren en verantwoording afleggen. Doel en reikwijdte van het systeem van interne beheersing De interne beheersing rond de bedrijfsvoering is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te bieden aan de Raad van Bestuur van de instelling, het CTG/ZAio en de Zorgkantoren met betrekking tot een betrouwbare registratie en facturering van de geleverde AWBZ gefinancierde zorg. Het beheersysteem bevat onder meer zelfcorrigerende mechanismen, zodat maatregelen worden genomen om onvolkomenheden, als zij worden vastgesteld, te redresseren. Een intern beheersingssysteem, hoe goed ook ontworpen, bevat inherente beperkingen en kan derhalve alleen een redelijke mate van zekerheid bieden met betrekking tot de voldoening aan de eisen, die kunnen worden gesteld aan een betrouwbare AWBZ-bedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Daarnaast kan de effectiviteit van de interne beheersing gedurende de tijd verschillen vertonen, bijvoorbeeld tengevolge van (tijdelijke of permanente) veranderingen en omstandigheden. Bestuursverklaring Wij bevestigen onze verantwoordelijkheid voor het systeem als geheel zoals uiteengezet in de twee bovenstaande paragrafen. Wij hebben ons vergewist van de werking van dit systeem. Op grond daarvan verklaren wij dat voor zover wij dat redelijkerwijze hebben kunnen constateren de interne beheersing van instelling.. gedurende het gehele kalenderjaar 2005 voldaan heeft aan alle relevante eisen van de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. De registraties van de geleverde AWBZ gefinancierde zorg en de facturering voldoet derhalve aan alle daaraan redelijkerwijze te stellen eisen. Plaats, Datum Ondertekening door het bestuur van de instelling 10
Bijlage 2 (Niet voldoend aan Kaderregeling) Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering (afgegeven ten behoeve van het CTG/ZAio en de zorgkantoren) Verantwoordelijkheid De Raad van Bestuur (Directie) van Stichting (waarvan instelling.. deel uitmaakt) is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de AWBZ productieregistratie en facturering. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het gehele traject omvat dat start met de intake van de cliënt en dat eindigt met de facturering aan de zorgkantoren. Hieronder valt het beoordelen van de indeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, het identificeren van de belangrijkste risico s, het adequaat omgaan met deze risico s, het toezicht houden op de continue effectieve werking van de beheersingsmaatregelen, het rapporteren en verantwoording afleggen. Doel en reikwijdte van het systeem van interne beheersing De interne beheersing rond de bedrijfsvoering is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te bieden aan de Raad van Bestuur van de instelling, het CTG/ZAio en de Zorgkantoren met betrekking tot een betrouwbare registratie en facturering van de geleverde AWBZ gefinancierde zorg. Het beheersysteem bevat onder meer zelfcorrigerende mechanismen, zodat maatregelen worden genomen om onvolkomenheden, als zij worden vastgesteld, te redresseren. Een intern beheersingssysteem, hoe goed ook ontworpen, bevat inherente beperkingen en kan derhalve alleen een redelijke mate van zekerheid bieden met betrekking tot de voldoening aan de eisen, die kunnen worden gesteld aan een betrouwbare AWBZ-bedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Daarnaast kan de effectiviteit van de interne beheersing gedurende de tijd verschillen vertonen, bijvoorbeeld tengevolge van (tijdelijke of permanente) veranderingen en omstandigheden. Bestuursverklaring Wij bevestigen onze verantwoordelijkheid voor het systeem als geheel zoals uiteengezet in de twee bovenstaande paragrafen. Wij hebben ons vergewist van de werking van dit systeem. Op grond daarvan verklaren wij dat voor zover wij dat redelijkerwijze hebben kunnen constateren de interne beheersing van instelling.. niet gedurende het gehele kalenderjaar 2005 heeft voldaan aan alle relevante eisen van de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering, op grond van de volgende bevindingen: Bevinding 1 Bevinding 2.. Wijzigingen en verbeteringen (optioneel) 11
In het jaar. Zijn de volgende significante wijzigingen aangebracht en de volgende belangrijke verbeteringen in het systeem van interne beheersing gerealiseerd: Wijziging 1 Wijziging 2 Verbetering A Verbetering B Plaats, Datum Ondertekening door bestuur van de instelling 12
Bijlage 3 Assurance rapport inzake bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering (afgegeven ten behoeve van het CTG/ZAio en de zorgkantoren) Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot het gestelde in de bijgevoegde, door ons ter identificatie gewaarmerkte Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering, die is afgegeven in het kader van de AWBZbedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. De bestuursverklaring is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance rapport inzake de bestuursverklaring te verstrekken. Definitie interne beheersingssysteem (AO/IC) De interne beheersing rond de bedrijfsvoering is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te bieden aan de Raad van Bestuur van de instelling, het CTG/ZAio en de Zorgkantoren met betrekking tot een betrouwbare registratie en facturering van de geleverde AWBZ gefinancierde zorg. Het beheersysteem dient te voldoen aan de eisen, die worden gesteld aan een betrouwbare AWBZ-bedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van assurance. Volgens deze richtlijnen dient ons onderzoek zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen, dat het gestelde in de Bestuursverklaring geen onjuistheden van materieel belang bevat. Bij ons onderzoek zijn de eisen vanuit de Kaderregeling in acht genomen. Ons onderzoek omvatte in hoofdzaak het verkrijgen van inzicht in de opzet en werking van het interne beheersingssysteem (AO/IC) op het gebied van de AWBZ productieregistratie en facturering, zoals opgenomen in de genoemde Kaderregeling en het uitvoeren van deelwaarnemingen van informatie, die betrekking heeft op de genoemde AWBZ-bedrijfsvoering in 2005. Wij zijn van mening dat onze werkzaamheden een deugdelijke grondslag vormen voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de Bestuursverklaring van instelling.per (datum onderzoek) juist is en voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Toelichting Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat een intern beheersingssysteem, hoe goed ook ontworpen, inherente beperkingen bevat en derhalve alleen een redelijke mate van zekerheid kan bieden met betrekking tot de voldoening aan de eisen, die kunnen worden gesteld 13
aan een betrouwbare AWBZ-bedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Daarnaast kan de effectiviteit van de interne beheersing gedurende toekomstige pecizden verschillen gaan vertonen, bijvoorbeeld tengevolge van (tijdelijke of permanente) veranderingen in omstandigheden. Plaats, Datum Naam accountantskantoor Namens deze Naam ondertekenaar 14
Bijlage 4 Rapport van bevindingen inzake de Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering Naam instelling Adres Plaats, datum Betreft: Rapport van bevindingen inzake de Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering Geachte Raad van Bestuur, Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot het gestelde in de bijgevoegde, door ons ter identificatie gewaarmerkte Bestuursverklaring AWBZ productieregistratie en facturering, die is afgegeven in het kader van de AWBZbedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. Volgens deze richtlijnen dient ons onderzoek zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen, dat het gestelde in de Bestuursverklaring geen onjuistheden van materieel belang bevat. Bij ons onderzoek zijn de eisen vanuit de Kaderregeling in acht genomen. Ons onderzoek omvatte in hoofdzaak het verkrijgen van inzicht in de opzet en werking van het interne beheersingssysteem (AO/IC) op het gebied van de AWBZ productieregistratie en facturering, zoals opgenomen in de genoemde Kaderregeling en het uitvoeren van deelwaarnemingen van informatie, die betrekking heeft op de genoemde AWBZ-bedrijfsvoering in 2005. Wij zijn van mening dat onze werkzaamheden een deugdelijke grondslag vormen voor ons oordeel. Wij merken op dat een intern beheersingssysteem, hoe goed ook ontworpen, inherente beperkingen bevat en derhalve alleen een redelijke mate van zekerheid kan bieden met betrekking tot de voldoening aan de eisen, die kunnen worden gesteld aan een betrouwbare AWBZbedrijfsvoering, zoals opgenomen in de beleidsregel Kaderregeling Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake AWBZ productieregistratie en facturering. Daarnaast kan de effectiviteit van de interne beheersing gedurende toekomstige pecizden verschillen gaan vertonen, bijvoorbeeld tengevolge van (tijdelijke of permanente) veranderingen in omstandigheden. Verrichte werkzaamheden 15
Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1 Wij hebben/zijn nagegaan of. 2 Wij hebben bovendien een onderzoek verricht naar. 3 Uitkomst verrichte werkzaamheden 1 Wij hebben vastgesteld dat. 2 Uit ons onderzoek is gebleken dat.. 3.. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, Naam accountantskantoor Namens deze Naam ondertekenaar 16