Algemene offerteaanvraag Nr. 2012-001

Algemene offerteaanvraag Nr. 2012-001 Voor het afsluiten van een raamcontract voor het installeren en beheren van een nieuwe serverinfrastructuur en migratie van de bestaande servers en clients naar de nieuwe infrastructuur. Op 27 april 2012 om 14u00 in de gebouwen van de VLHORA en VLIR zal overgegaan worden tot de opening van de offertes ingediend met betrekking het installeren van een nieuwe serverinfrastructuur en migratie van de bestaande servers naar de nieuwe infrastructuur. Overeenkomstig art. 19 van de Wet betreffende de Overheidsopdrachten wordt deze procedure van algemene offerteaanvraag gevoerd ten behoeve van: - VLHORA, stichting van openbaar nut ingevolge het decreet betreffende de organisatie van de Vlaamse Hogescholenraad (B.S. 28 augustus 1998), met zetel te 1000 Brussel, Ravensteingalerij 27/3, alhier vertegenwoordigd door Dhr. Bert Hoogewijs, voorzitter van de VLHORA en Dhr. Marc Vandewalle, secretaris-generaal van de VLHORA - VLIR, Vlaamse Interuniversitaire Raad, stichting van openbaar nut ingevolge het decreet houdende organisatie van de 'interuniversitaire' samenwerking (BS 16 maart 1976), met zetel te 1000 Brussel, Ravensteingalerij 27/3, alhier vertegenwoordigd door Prof. Paul Van Cauwenberge, voorzitter van VLIR en Mevr. Rosette S Jegers, secretarisgeneraal VLIR Voor de gedetailleerde beschrijving wordt naar Deel 2 van dit bestek verwezen. De opening zal doorgaan op 27 april 2012 om 14u00 in de lokalen van de VLHORA en VLIR. Cameleon IT Solutions bvba, Lakensestraat 118 1853 Strombeek-Bever Tel.: +32 2 268 42 82 ~ Fax: +32 2 268 62 66 Email: info@cameleonitsolutions.be ~ Web: www.cameleonitsolutions.be

1. WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE BEPALINGEN. De opdracht is onderworpen aan de reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, te weten: - Wet van 24.12.1993 (BS 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - K.B. van 08.01.1996 (BS 26.01.96) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - K.B. van 26.09.1996 (BS 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - de Algemene Aannemingsvoorwaarden vastgesteld in de Bijlage bij het voormeld K.B. van 26.09.1996 van toepassing op deze opdracht; - alle latere wijzigingen en aanvullingen voor zover er door dit bestek niet van afgeweken wordt. Door het indienen van een offerte voor deze opdracht verklaart de inschrijver uitdrukkelijk af te zien van zijn algemene verkoopsvoorwaarden die strijdig zijn met enige bepaling in dit bestek. Artikel 2. De Algemene Aannemingsvoorwaarden (hierna AAV) zijn van toepassing, behoudens wat betreft: - art. 5 van de AAV (borgstelling): er wordt geen borgtocht geëist voor deze opdracht 2012-001 Pagina 2

2. BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN. 2.1. BIJZONDERE ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN. Artikel 1. GEZAMENLIJKE OVERHEIDSOPDRACHT Overeenkomstig art. 19 van de Wet betreffende de Overheidsopdrachten wordt dit raamcontract afgesloten ten behoeve van: - VLHORA maatschappelijke zetel : Ravensteingalerij 27/3, 1000 Brussel correspondentieadres : Ravensteingalerij 27/3, 1000 Brussel - VLIR maatschappelijke zetel : Ravensteingalerij 27/6, 1000 Brussel correspondentieadres : Ravensteingalerij 27/6, 1000 Brussel Artikel 2. AARD EN VOORWERP VAN DE OPDRACHT Deze opdracht voor aanneming van leveringen betreft het afsluiten van een raamcontract voor het installeren en beheren van een nieuwe serverinfrastructuur en migratie van de bestaande servers en clients naar de nieuwe infrastructuur. Voor de gedetailleerde beschrijving van deze opdracht wordt verwezen naar deel 2.2 (Bijzondere Technische Contractuele Bepalingen.) van dit bestek. Artikel 3. WIJZE VAN GUNNING EN DUUR VAN DE OPDRACHT. Deze opdracht wordt op basis van de gunningcriteria zoals vermeld in artikel 5 van deel 2.1 van dit bestek gegund via een procedure van algemene offerteaanvraag (in de zin van art. 16 van de Wet betreffende de Overheidsopdrachten) aan de voordeligste regelmatige inschrijver. Zij impliceert geen enkele verplichting tot toewijzing van een opdracht. Dit dossier houdt geen exclusiviteitverbintenis in. De instellingen behouden individueel en gezamenlijk en zonder enige verplichting van 2012-001 Pagina 3

verantwoording ten opzichte van de leverancier het recht om materiaal en diensten dat in het kader van dit dossier het voorwerp van een gunning heeft uitgemaakt, te bestellen bij een andere leverancier. Artikel 4. SELECTIECRITERIA EN CONFORMITEIT VAN HET BESTEK 1. UITSLUITINGSGRONDEN Kan uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht, de inschrijver die: 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2 niet in orde is met zijn bijdragen overeenkomstig de sociale bepalingen; 3 niet in orde is met de betaling van zijn (directe en indirecte) belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Het bewijs dat de leverancier zich niet in één van deze gevallen bevindt, zal geleverd worden door voorlegging van de volgende stukken: voor 1 : een recent uittreksel uit het strafregister uitgereikt door de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; voor 2 en 3 : een recent getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land, met name: een recent getuigschrift van de Administratie der directe belastingen én van de BTW-administratie. een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid: Elke inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wetgeving inzake de sociale zekerheid van de werknemers, is ertoe gehouden vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes aan de aanbestedende overheid een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te doen toekomen of bij zijn offerte te voegen, waaruit blijkt 2012-001 Pagina 4

dat hij voldaan heeft aan de betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes; Elke inschrijver van vreemde nationaliteit is ertoe gehouden een attest voor te leggen, uitgereikt door de bevoegde overheid waaruit blijkt dat hij in regel is met de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is en een attest bedoeld in voorgaande paragraaf indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders; Elke inschrijver die geen personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wetgeving inzake de sociale zekerheid van de werknemers is ertoe gehouden dit uitdrukkelijk te vermelden in het inschrijvingsformulier. 2. FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT Om de aanbestedende overheid toe te laten de financiële en economische draagkracht van de inschrijvers te evalueren, wordt een verklaring gevraagd betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in producten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren. 3. TECHNISCHE BEKWAAMHEID De leverancier dient zijn technische bekwaamheid te bewijzen door middel van een lijst van de voornaamste gelijkaardige opdrachten die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. 4. CONFORMITEIT VAN DE OFFERTE MET HET BESTEK. Na toepassing van de selectiecriteria worden offertes geweerd die niet conform de bepalingen van het bestek zijn opgesteld. 2012-001 Pagina 5

Artikel 5. GUNNINGSCRITERIA Na toepassing van de selectiecriteria zal een rangschikking opgemaakt worden van de aanbiedingen van de geselecteerde inschrijvers op grond van de hierna bepaalde gunningscriteria: - Totale prijs (50%) - SLA implementatie en server support (20%) - Plan van aanpak en timing (20%) - Referenties (10%) De drie voordeligste inschrijvers, op basis van bovenvernoemde criteria, zullen uitgenodigd worden om hun offerte mondeling te verdedigen. De finale toezegging zal na deze verdedigingen plaatsvinden. Artikel 6. INDIENING VAN DE OFFERTES. De offertes, in het Nederlands en in viervoud, opgesteld overeenkomstig het model van inschrijvingsformulier bepaald in Deel III van dit bestek, kunnen naar keuze van de inschrijver - mits inachtneming van volgende voorschriften - op onderstaand adres afgegeven worden of aangetekend rechtstreeks met de post verzonden worden. De documenten van Deel III dienen ingevuld bij de offerte te worden gevoegd. Er mogen kopies van genomen worden. Zij moeten op elke bladzijde voorzien zijn van de handtekening van een persoon die gemachtigd is de inschrijver te binden. Elke offerte die op andere documenten is opgemaakt dan deze van Deel III valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, op ieder document dient te verklaren dat het document conform is met het bij het bestek horende model door op ieder document de volgende formule te vermelden : Ik, ondergetekende, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier en inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het Bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden. De offertes die persoonlijk afgegeven worden, dienen bezorgd te worden aan de VLHORA, Ravensteingalerij 27/3, 1e verdieping te 1000 Brussel 2012-001 Pagina 6

vóór de opening van de offertes tegen ontvangstbewijs door de inschrijver opgemaakt. Zij moeten in een gesloten omslag steken waarop de vermelding voorkomt: Offerteaanvraag nr. 2012-001 Openingsdatum. 27 april 2012 De offertes die aangetekend met de post verzonden worden, zullen in een tweede eveneens gesloten omslag gestoken worden, waarop Offerte en onderstaand adres vermeld staat: VLHORA Ravensteingalerij 27/3 1000 Brussel Een laattijdige offerte wordt slechts in aanmerking genomen voor zover: 1 de aanbestedende overheid aan de gekozen leverancier nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing; 2 en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. Artikel 7. OPENING VAN DE OFFERTES. De opening van de offertes zal plaatsvinden op 27 april 2012 om 14u00 in de lokalen van VLHORA. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting, zonder afkondiging der prijzen. Artikel 8. GESTANDDOENINGSTERMIJN VAN DE OFFERTES. De offertes blijven geldig gedurende een termijn van honderd twintig (120) kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting van de opening van de offertes. Artikel 9. ANDERE DOCUMENTEN VAN TOEPASSING Rechtzettingberichten medegedeeld aan de inschrijvers op dezelfde wijze als de offerteaanvraag en met betrekking tot de bedoelde aanneming, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. Bijgevolg wordt 2012-001 Pagina 7

de inschrijver geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Artikel 10. PRIJSBEPALING De prijsbepaling moet met volgende structuur overeenkomen: Gedetailleerde hardware-investering Gedetailleerde software-investering Installatie- en migratiekosten, eventueel opgedeeld per deelaspect, met aanduiding van totaalprijs exclusief BTW en van uurprijs exclusief BTW. Serversupport kosten (tot 31/12/2012), met aanduiding van totaalprijs exclusief BTW en van uurprijs exclusief BTW De prijzen worden opgegeven in euro. Indien de prijzen opgegeven worden in een andere valuta, wordt de wijze van valutaomzetting naar euro beschreven met inbegrip van vermelding van de bron en de eventuele kosten. De valutaomzetting met referentiedatum 27 april 2012 dient eveneens vermeld te worden. De inschrijver wordt verondersteld in zijn prijzen alle kosten en heffingen te hebben ingerekend, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde. Het BTW- percentage wordt afzonderlijk vermeld. Artikel 11. PRIJSHERZIENING Er wordt geen enkele prijsherziening aanvaard. Artikel 12. MODALITEITEN VAN BESTELLING EN BETALING. Er worden geen voorschotten toegestaan. Voor wat betreft de prestaties op afroep, de betaling is opeisbaar, nadat al de prestaties die het voorwerp uitmaken van een bestelling expliciet werden aanvaard. Na betekening van de goedkeuring van de uitgevoerde prestaties kan pas een schuldvordering, die louter betrekking heeft op goedgekeurde prestaties, worden ingediend. Deze schuldvordering is vergezeld van het goedgekeurde overzicht en detail van de prestaties. De betaling van al de prestaties zal geschieden binnen de 50 dagen te rekenen vanaf de keuring van de schuldvordering. Een regelmatig opgemaakte en ingediende factuur of ereloonnota geldt als schuldvordering 2012-001 Pagina 8

De schuldvorderingen voor wat betreft de opdrachtgever worden verzonden naar volgend adres: Ter attentie van de boekhouding, Vlaamse Hogescholenraad Ravensteingalerij 27/3 1000 Brussel Artikel 13. KEURING De prestaties worden slechts goedgekeurd voor zover de geleverde prestaties en de resultaten ervan voldoening schenken. De dienstverlener vervangt op zijn kosten, en overeenkomstig de oorspronkelijke voorschriften, de resultaten van de prestaties die gebreken vertonen of die geen gebruik toelaten dat in overeenstemming is met de voorwaarden van de opdracht. Artikel 14. LEVERINGSPLAATS EN TERMIJN De leveringen dienen te gebeuren op de maatschappelijke zetels van beide verenigingen. De aanbieder vermeldt de leveringstermijnen in zijn offerte. Artikel 15. LEIDEND AMBTENAAR Op de globale uitvoering van de opdracht wordt toezicht uitgeoefend door: Marc Vandewalle, secretaris-generaal VLHORA Rosette S Jegers, secretaris-generaal VLIR Artikel 16. BIJKOMENDE INLICHTINGEN. Contactpersoon voor bijkomende inlichtingen van administratieve en technische aard: Jean-Marc Baeten Projectbeheerder jean-marc.baeten@vluhr.be +32 478 42 42 46 2012-001 Pagina 9

Artikel 17. ANDERE BEPALINGEN. Er worden geen dwingende eisen gesteld omtrent de rechtsvorm van de inschrijver, behalve dat feitelijke en/of tijdelijke verenigingen niet worden toegelaten. De kandidaat-inschrijver zal tijdig de vragen stellen die hij nodig acht om het bestek correct te interpreteren en een volledige offerte op te stellen. Indien de inschrijver in dit bestek zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans ten minste tien (10) kalenderdagen vóór de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan de opdrachtgever. De leidend ambtenaar oordeelt dan in samenspraak met vertegenwoordigers van de andere onderwijsinstellingen of het, wegens de belangrijkheid van de vergissingen of de leemten, verantwoord is de zitting van de opening van de offertes te verdagen en een rechtzetting te publiceren. 2012-001 Pagina 10

2.2. BIJZONDERE TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN. Onderstaande schema s tonen de huidige IT architectuur van VLIR en VLHORA, alsook de gewenste architectuur na huidig opdracht: Schema 1: Huidige situatie Internet Firewall VLHORA Firewall VLIR Server VLHORA Server A VLIR Server B VLIR Server C VLIR Server D VLIR Clients VLHORA Clients VLIR Firewall VLIR: port forwarding naar Firewall VLHORA (zonder restricties) Server VLHORA: Dell PowerEdge 9250 (8GB RAM, Intel Xeon CPU E5405 @2GHz, HD 560GB (60 GB free)) Windows 2008 Server Standard Service Pack 2 Roles: Active Directory, DNS, DHCP, File, Print, MS Exchange (2010), IIS Clients VLHORA: 20-tal gebruikers, Windows 7 Pro, MS Office 2010 Server A VLIR: UBUNTU, Groupwise (26 mailboxen) Server B VLIR : UBUNTU, Print, File (20 GB) Server C VLIR : UBUNTU, File (70 GB) Server D VLIR : UBUNTU, DAVE (boekhouding) Clients VLIR: 23-tal gebruikers, Windows 7 Pro, MS Office 2010, Groupwise Client (Opm.: 2 MacBooks aanwezig) VLIR: online backup naar externe levernacier (retentie van 7 dagen) 2012-001 Pagina 11

VLHORA: online backup naar externe leverancier (retentie van 7 dagen) Schema 2: Gewenste situatie Internet Firewall Virtuele Omgeving Virtual Server A Virtual Server B Virtual Server C Clients VLHORA Clients VLIR Firewall: vervanging (hardware) en opstellen gemeenscchappelijke restricties/rules Virtuele omgeving : hardware- of softwareoplossing voor High Availablity Active Directory, IIS, MS Exchange, DNS, DHCP, Print en File roles te verdelen onder Servers A, B en C Volgende taken behoren tot huidig opdracht : Levering hard- en software Installatie en configuratie hard- en software virtuele omgeving Installatie en configuratie van de firewall Optimizatie VPN connecties Migratie van de huidige VLHORA Server naar de virtuele omgeving 2012-001 Pagina 12

Migratie van de huidige VLIR servers naar de virtuele omgeving (MS Windows based), o.a. overzetten van Groupwise naar MS Exchange 2010 omgeving Migratie van de VLIR clients naar het Windows Domain Technische documentatie De inschrijver zal het bestek zorgvuldig analyseren en op alle aspecten van het bestek antwoorden en in het bijzonder alle informatie verschaffen die nodig is om de gunningscriteria toe te passen. Hij wordt geacht kennis te hebben van alle elementen van het bestek. Hij is op straffe van nietigheid verplicht zijn antwoord te formuleren volgens de hierna volgende structuur. Gedetailleerde hardware-investering Gedetailleerde software-investering Plan van aanpak Projecttiming SLA Server support (tot eind 2012) SLA Implementatie support Eventuele bijkomende, aanvullende of verduidelijkende documentatie kan afzonderlijk bijgevoegd worden. 2012-001 Pagina 13

3. OFFERTEFORMULIER De ondergetekende :.. (naam, voornaam) Hoedanigheid of beroep :.. Nationaliteit :. Adres : (Land, gemeente, straat, nummer) Ofwel (doorhalen wat niet van toepassing is) : De vennootschap :. (Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) : 1/ verbindt zich op zijn/haar (verbinden zich hoofdelijk op hun) (1) roerende en onroerende goederen tot de uitvoering overeenkomstig de in het voormeld bestek gestelde bepalingen en voorwaarden. 2/ verklaart : - kennis te hebben genomen van het bestek nr. XXX en zijn bepalingen zonder enig voorbehoud te aanvaarden. - niet te weten dat het gedeelte van het kapitaal van de hier vertegenwoordigde vennootschap, dat thans in handen is van natuurlijke of rechtspersonen van vreemde nationaliteit, meer dan een derde bedraagt. Ofwel (doorhalen wat niet van toepassing is) : dat het gedeelte van het kapitaal van de hier vertegenwoordigde vennootschap, dat thans in handen is van natuurlijke of rechtspersonen van vreemde nationaliteit, meer dan een derde bedraagt. 2012-001 Pagina 14

- dat de betalingen van uit hoofde van onderhavige overeenkomst ontstane schulden geldig kunnen gebeuren door storting van het bedrag der opeisbare schuldvorderingen op het nummer van... 1 geopend op naam van... 2 telefoonnummer :.... faxnummer :.... dat het opdrachtgevend bestuur gemachtigd is bij de R.S.Z. en bij andere organismen of instellingen alle inlichtingen zo van financiële als van morele aard in te winnen betreffende de ondergetekende de vennootschap die hier inschrijft. 3/ Bij dit inschrijvingsformulier voeg ik/voegen wij het correcte RSZ attest, overeenkomstig artikel 43 bis van het KB van 8 januari 1996 Ofwel (doorhalen wat niet van toepassing is) : Hierbij verklaar ik/verklaren wij geen personeel tewerk te stellen dat onderworpen is aan de wetgeving inzake de sociale zekerheid van de werknemers 4/ Bij dit inschrijvingsformulier wordt tevens het volgende gevoegd: - alle documenten die in het bestek worden gevraagd, op iedere bladzijde geparafeerd; 1 aanduiding van de instelling waar de betalingen moeten uitgevoerd worden. 2 exacte benaming van de rekening. 2012-001 Pagina 15

Wanneer de inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, de authentieke of onderhandse akte waarbij hem de machtiging wordt verleend of een voor echt verklaard afschrift van het oorspronkelijk stuk of aanduiding van het nummer van het Belgisch Staatsblad, waarin de bevoegdheid van de gevolmachtigde werd gepubliceerd. Gedaan te... Datum :... De inschrijver(s) :... (naam, hoedanigheid) Handtekening(en), 2012-001 Pagina 16