Kwalificatiedossier MBO: Financieel administratieve beroepen Profiel(en): Financieel administratief medewerker Bedrijfsadministrateur Junior assistent-accountant Dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest. Opleidingsdomein: Economie en administratie Crebonummer(s):
Penvoerder: ECABO Ontwikkeld door: Kenniscentrum ECABO Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op basis van het advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs ECABO d.d. 28-11-2012 te Amersfoort Stichting SBB 2002-2013. Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op www.kwalificatiesmbo.nl.
Inhoudsopgave LEESWIJZER... 4 OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER... 5 BASIS... 6 1 Typering van de beroepen... 6 2 Beroepsgerichte basistaken... 7 2. 1 Kerntaak: Controleert en bewerkt dagboeken... 7 2. 1.1 Werkproces: Controleert en bewerkt het inkoopboek.... 8 2. 1.2 Werkproces: Controleert en bewerkt het verkoopboek.... 8 2. 1.3 Werkproces: Controleert en bewerkt het bankboek.... 9 2. 2 Kerntaak: Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer... 10 2. 2.1 Werkproces: Voert stamgegevens in en bewerkt deze... 11 2. 2.2 Werkproces: Stelt facturen op en controleert deze.... 11 2. 2.3 Werkproces: Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering.... 12 2. 2.4 Werkproces: Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen.... 12 2. 3 Kerntaak: Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties... 14 2. 3.1 Werkproces: Beheert en controleert een urenregistratie.... 14 2. 3.2 Werkproces: Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens.... 15 3 Algemene basistaken... 17 PROFIEL... 18 1 Profiel: Financieel administratief medewerker... 18 2 Profiel: Bedrijfsadministrateur... 19 2.1 Kerntaak: Verricht werkzaamheden t.b.v. de periodeafsluiting en de belastingaangifte... 19 2.1.1 Werkproces: Verricht boekingen in het memoriaal... 20 2.1.2 Werkproces: Bereidt de periodeafsluiting voor... 21 2.1.3 Werkproces: Treft voorbereidingen voor de aangifte omzetbelasting... 22 3 Profiel: Junior assistent-accountant... 23 3.1 Kerntaak: Verricht werkzaamheden t.b.v. samenstellingsopdrachten en belastingaangiften... 24 3.1.1 Werkproces: Richt het dossier in van een nieuwe klant... 25 3.1.2 Werkproces: Controleert en/of verricht memoriaalboekingen... 26 3.1.3 Werkproces: Verricht voorbereidende werkzaamheden voor de samenstellingsopdrachten... 26 3.1.4 Werkproces: Treft voorbereidingen voor de aangiften omzetbelasting... 27 3.1.5 Werkproces: Treft voorbereidingen voor de aangiften inkomstenbelasting... 28 KEUZE... 29 1 Mogelijke keuzetaken... 29 2 Criteria voor keuzetaken... 29 VERANTWOORDINGSINFORMATIE... 29 AANVULLENDE INFORMATIE... 29 Pagina 3 van 29
LEESWIJZER Dit kwalificatiedossier bevat de diploma-eisen voor één of meerdere mbo-opleidingen. Deze eisen geven samen weer wat de gediplomeerde moet kunnen als hij of zij op de arbeidsmarkt start of verder studeert. Het mbo-diploma bevat drie onderdelen: 1. De basis, die gevormd wordt door: a. De beroepsgerichte basistaken, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn de gemeenschappelijke kerntaken en werkprocessen voor het gehele kwalificatiedossier. Deze gemeenschappelijke taken kennen soms wel differentiaties per profiel, deze 'beheersingsvoorschriften' zijn dan uitgewerkt in de rechterkolom van de kerntaak of het werkproces. b. De algemene basistaken, waarvan de diploma-eisen door de landelijke overheid zijn geformuleerd. Dit zijn de taaltaak, rekentaak en loopbaan- & burgerschapstaak. 2. De profielen, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn de kerntaken en/of werkprocessen waarop de beroepen in dit kwalificatiedossier van elkaar verschillen. 3. De keuzedelen, waarvan de diploma-eisen eveneens door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn kerntaken binnen het diploma die de arbeidsmarktrelevantie vergroten of de doorstroom naar een vervolgstudie vergemakkelijken. Dit kwalificatiedossier bevat een beschrijving van de kwalificatie-eisen voor de basis en de profielen. Het kwalificatiedossier bevat verder een verwijzing naar de mogelijke keuzes. Ook is beschreven aan welke criteria nieuw te ontwikkelen keuzes moeten voldoen. Dit kwalificatiedossier bevat ook een verwijzing naar verantwoordingsinformatie. Dit is geen onderdeel van het diploma. Het betreft informatie over: - Onderliggende beroepscompetentieprofielen en arbeidsmarktinformatie - Loopbaanperspectief en ontwikkelingen in de sector - Certificeerbare eenheden - Afspraken rondom examinering - De betrokkenen bij het kwalificatiedossier, discussiepunten en oordeel van docenten en andere gebruikers Indien beschikbaar bevat dit kwalificatiedossier ook een verwijzing naar aanvullende informatie zoals: - Publieksgerichte brochures over het kwalificatiedossier - Informatie voor leerlingen over beroepenoriëntatie en studiekeuze Pagina 4 van 29
OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER Naam profiel P1 Financieel administratief medewerker Nee P2 Bedrijfsadministrateur Nee P3 Junior assistent-accountant Nee Wettelijke beroepsvereisten De verwantschap tussen de verschillende profielen in dit kwalificatiedossier bevindt zich op de volgende beroepsgerichte kerntaken en werkprocessen: Kerntaak 1 Controleert en bewerkt dagboeken 1.1 Controleert en bewerkt het inkoopboek. 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek. 1.3 Controleert en bewerkt het bankboek. Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer 2.1 Voert stamgegevens in en bewerkt deze 2.2 Stelt facturen op en controleert deze. 2.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering. 2.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen. Kerntaak 3 Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie. 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens. De profielen in dit kwalificatiedossier hebben de volgende kerntaken: Profiel 1 Financieel administratief medewerker Profiel 2 Bedrijfsadministrateur Profielkerntaak Kerntaak 1 Verricht werkzaamheden t.b.v. de periodeafsluiting en de belastingaangifte Werkproces 1.1 Verricht boekingen in het memoriaal 1.2 Bereidt de periodeafsluiting voor 1.3 Treft voorbereidingen voor de aangifte omzetbelasting Profiel 3 Junior assistent-accountant Profielkerntaak Kerntaak 1 Verricht werkzaamheden t.b.v. samenstellingsopdrachten en belastingaangiften Werkproces 1.1 Richt het dossier in van een nieuwe klant 1.2 Controleert en/of verricht memoriaalboekingen 1.3 Verricht voorbereidende werkzaamheden voor de samenstellingsopdrachten 1.4 Treft voorbereidingen voor de aangiften omzetbelasting 1.5 Treft voorbereidingen voor de aangiften inkomstenbelasting Pagina 5 van 29
BASIS 1. Typering van de beroepengroep Dit kwalificatiedossier bevat het pakket van eisen beschreven voor het diploma Financieel administratieve beroepen met de volgende profielen: Naam profiel Mbo-niveau EQF / NLQF niveau Typering opleiding Financieel administratief medewerker 3 3 vakopleiding Bedrijfsadministrateur 4 4 middenkaderopleiding Junior assistent-accountant 4 4 middenkaderopleiding Typerende beroepshouding De administrateur voert zijn taken uit met een kritische houding. Hij vraagt zich altijd af of de informatie die hij ziet geautoriseerd, juist, volledig en tijdig is. Hij controleert zijn eigen werk en dat van anderen systematisch. Hij blijft dit geconcentreerd doen, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. Hij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij bepaalde handelingen verricht. Hij heeft interesse in het vakgebied en wil zich daarin blijven ontwikkelen. De administrateur is in staat om altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij is zich bewust van de gevolgen van niet toegepaste regelgeving voor het bedrijf. Van de administrateur wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Context De administrateur werkt in het algemeen zelfstandig, al dan niet in opdracht, aan taken met enige complexiteit op een administratie van een bedrijf of instelling of bij een accountants- of administratiekantoor. De werkzaamheden zijn afwisselend en worden meestal verricht vanuit een back office, maar er zijn ook externe contacten. Aard van de werkzaamheden De administrateur controleert en bewerkt financieel administratieve informatie in de boekhouding en rapporteert daarover. Meer ervaren administrateurs ondersteunen tevens de periodeafsluiting en belastingaangiften en verstrekken eenvoudige adviezen aan het management of aan klanten. N.B.: Diverse handelingen in een administratie mogen in de praktijk niet door dezelfde medewerker worden verricht vanwege de vereiste functiescheiding. De handelingen waar dit voor geldt, verschillen sterk per bedrijf of instelling en zijn ook afhankelijk van de branche en organisatiegrootte. van het beroep Administrateurs bij bedrijven, instellingen, accountants- en administratiekantoren voeren financieel administratieve werkzaamheden uit, die er toe leiden dat het bedrijf, de instelling of de klant inzicht heeft in de financiële positie en de daarbij behorende rechten en plichten, nu en in de nabije toekomst. Hierdoor kan het management van een bedrijf of instelling beslissingen nemen in de bedrijfsvoering en voldoen aan de eisen voor verantwoording aan interne belanghebbenden zoals een holding, een raad van commissarissen of een raad van toezicht en externe belanghebbenden, zoals banken, externe toezichthouders (bijv. DNB, AFM), de belastingsdienst, aandeelhouders en andere stakeholders. Pagina 6 van 29
2. Beroepsgerichte basistaken Kerntaak 1 Controleert en bewerkt dagboeken Complexiteit De werkzaamheden van de administrateur zijn veelal routinematig. Hij wordt niet vaak met onverwachte situaties geconfronteerd. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en procedures. Hij moet bij zijn werkzaamheden namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen blijft toepassen en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De administrateur verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden en voor het tijdig opleveren ervan. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s. Contacten met externen zijn beperkt. Vakkennis Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Kennis van wettelijke vereisten voor facturen - Benodigde kennis bij controle van ontvangsten en betalingen per bank zoals bancair betalingsverkeer, E-bankieren, interest, vreemde valuta en betalingsvoorwaarden - Kennis van kasbeheer, in het bijzonder saldo, kaslimiet, openen, afsluiten, bij- en afstorten - Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Elementaire kennis bedrijfsadministratie - Grootboek - Grootboekrekeningstelsel - Boekingen journaliseren in verkoopboek, inkoopboek, bankboek en kas - Boekingen journaliseren in het memoriaal (elementair) - Balans en resultatenrekening (elementair) - Elementaire kennis van AO (o.a. functiescheiding) - Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten - Kennis van OB (-percentages, -heffing, -afdracht en intracommunautaire levering) Elementaire kennis bedrijfseconomie - Kostensoorten (vast/variabel/direct/indirect) - Eenvoudige kostprijsberekeningen - Break-evenpoint - Afschrijvingen Pagina 7 van 29
- Vormen van financiering (inclusief rechtspersonen) Vaardigheden - Vaardigheid met boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en email Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen - Omrekenen van valuta (Getallen 3F) - Interestberekeningen - Kortingen en toeslagen (Verhoudingen 3F) - Btw- berekeningen Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Past bij de uit te voeren werkzaamheden (in voorkomende gevallen) de Engelse taal toe (luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven A2, spreken A1) Spreadsheetvaardigheid financiële toepassingen - Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen (waaronder indexcijfers en tabellen/grafieken) Werkproces 1.1 Controleert en bewerkt het inkoopboek. De administrateur controleert of de mutaties m.b.t. de inkopen juist zijn geregistreerd, onder andere door vergelijking met onderliggende documenten. Indien nodig voert hij inkoopmutaties handmatig in, of maakt hij correctieboekingen. De administrateur let bij de werkzaamheden t.b.v. het inkoopboek speciaal op de fiscale consequenties van de boekingen. Hij vraagt in voorkomende gevallen aanvullende of ontbrekende informatie op bij andere afdelingen en rapporteert eventuele bijzonderheden die hij heeft aangetroffen bij de inkoopmutaties aan zijn leidinggevende. Correcte boekingen in het inkoopboek. De werkzaamheden aan het inkoopboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. Heldere verantwoording van de werkzaamheden, inclusief rapportage van eventuele bijzonderheden. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. De administrateur rapporteert aan de juiste betrokkene binnen de organisatie in correct Nederlands of in het Engels de opgemerkte fouten en/of bijzonderheden die hij is tegengekomen bij de mutaties (Formuleren en rapporteren). De administrateur stelt vlot de juiste coderingen vast of controleert of de mutaties juist zijn gecodeerd (vakdeskundigheid toepassen). De administrateur analyseert de mutaties op rekenfouten en andere onjuistheden en onderneemt indien nodig actie om correcties te (laten) maken (Analyseren). De administrateur bewerkt en/of controleert de mutaties met grote nauwkeurigheid en met voldoende tempo (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de dagboeken aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen, Formuleren en rapporteren) Werkproces 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek. De administrateur controleert of de mutaties m.b.t. de verkopen juist zijn geregistreerd, onder andere door vergelijking met onderliggende documenten. Indien nodig voert hij verkoopmutaties handmatig in, of maakt hij correctieboekingen. De administrateur let bij de werkzaamheden t.b.v. het verkoopboek speciaal op de fiscale consequenties van de boekingen. Hij vraagt in voorkomende gevallen aanvullende of ontbrekende informatie op bij andere afdelingen en rapporteert eventuele bijzonderheden die hij heeft aangetroffen bij de verkoopmutaties aan zijn leidinggevende. Correcte boekingen in het verkoopboek. De werkzaamheden aan het verkoopboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. Heldere verantwoording van de werkzaamheden, inclusief rapportage van eventuele bijzonderheden. Pagina 8 van 29
Werkproces 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. De administrateur rapporteert aan de juiste betrokkene binnen de organisatie in correct Nederlands of in het Engels de opgemerkte fouten en/of bijzonderheden die hij is tegengekomen bij de mutaties (Formuleren en rapporteren). De administrateur stelt vlot de juiste coderingen vast of controleert of de mutaties juist zijn gecodeerd (vakdeskundigheid toepassen). De administrateur analyseert de mutaties op rekenfouten en andere onjuistheden en onderneemt indien nodig actie om correcties te (laten) maken (Analyseren). De administrateur bewerkt en/of controleert de mutaties met grote nauwkeurigheid en met voldoende tempo (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de dagboeken aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen, Formuleren en rapporteren) Werkproces 1.3 Controleert en bewerkt het bankboek. De administrateur raadpleegt de bankmutaties en controleert of deze correct zijn geregistreerd in het bankboek, onder andere door vergelijking met onderliggende documenten. Indien nodig voert hij handmatig boekingen in, of maakt hij correctieboekingen. Hij vraagt in voorkomende gevallen aanvullende of ontbrekende informatie op bij andere afdelingen. De administrateur analyseert de bankboekingen die niet "matchen" en doet een voorstel hoe het aantal "mismatchen" verlaagd kan worden. Hij rapporteert eventuele bijzonderheden die hij heeft aangetroffen bij de bankmutaties aan zijn leidinggevende. Correcte boekingen in bankboek(en) en crediteuren- en debiteurenadministratie (na mutaties vanuit de bankboeken). De werkzaamheden aan het bankboek zijn volgens de procedures en efficiënt uitgevoerd. Heldere verantwoording van de werkzaamheden, inclusief rapportage van opgemerkte verschillen, analyse van de "mismatchen" en andere bijzonderheden. De relevante documenten zijn op de juiste wijze gearchiveerd. De administrateur rapporteert aan de juiste betrokkene binnen de organisatie in correct Nederlands of in het Engels de opgemerkte fouten en/of bijzonderheden die hij is tegengekomen bij de mutaties (Formuleren en rapporteren). De administrateur stelt vlot de juiste coderingen vast of controleert of de mutaties juist zijn gecodeerd (vakdeskundigheid toepassen). De administrateur analyseert de mutaties op rekenfouten en andere onjuistheden en onderneemt indien nodig actie om correcties te (laten) maken (Analyseren). De administrateur bewerkt en/of controleert de mutaties met grote nauwkeurigheid en met voldoende tempo (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de dagboeken aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen, Formuleren en rapporteren) Pagina 9 van 29
Kerntaak 2 Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer Complexiteit De werkzaamheden van de administrateur zijn veelal routinematig. Hij wordt niet vaak met onverwachte situaties geconfronteerd. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en procedures. Hij moet bij zijn werkzaamheden namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen blijft toepassen en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De administrateur verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden en voor het tijdig opleveren ervan. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s. Contacten met externen zijn beperkt. Vakkennis Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Kennis van OB (-percentages, -heffing, -afdracht en intracommunautaire levering) - Kennis van wettelijke vereisten voor facturen - Elementaire kennis van privacy wetgeving - Kennis van betalingsvoorwaarden - Kennis van kredietwaardigheid en kredietinstellingen zoals BKR, NCM, D&B en EDR - Kennis van het verkoopproces en verkoopadministratie - Kennis van het inkoopproces en inkoopadministratie - Kennis van voor- en nafacturering - Kennis van debiteurenbeheer in relatie tot de liquiditeit van het bedrijf - Kennis van logistieke processen en betalingsverkeer (om smoezen van debiteuren te kunnen doorzien) - Kennis van betalingsherinneringen en aanmaningen (inhoud en juridische vereisten) - Kennis van incassotraject (elementaire beschrijving tot en met deurwaarder) - Kennis van faillissement (belangrijkste consequenties) - Berekening van diverse kengetallen, zoals het debiteurensaldo en de omloopsnelheid debiteuren - Berekening van diverse kengetallen, zoals het crediteurensaldo en inkopen op rekening - Kennis van onderhanden werk en de effecten daarvan op de financiële administratie Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Pagina 10 van 29
Vaardigheden - Vaardigheid met boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en email - Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen (waaronder indexcijfers en tabellen/grafieken) - Fouten kunnen herstellen in facturering en credit nota's opstellen - Vaardigheid in het voeren van moeilijke telefoongesprekken met klanten Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Past bij de uit te voeren werkzaamheden (in voorkomende gevallen) de Engelse taal toe (luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven A2, spreken A1) Werkproces 2.1 Voert stamgegevens in en bewerkt deze De administrateur wijzigt de stamgegevens op basis van mutatiegegevens. Hij controleert de gewijzigde stambestanden nauwkeurig met de onderliggende stukken. Hij maakt stamgegevens van nieuwe relaties aan, en checkt bij debiteuren zo nodig de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag om, zonodig in overleg met zijn leidinggevende, de kredietruimte vast te stellen. Als er stamgegevens ontbreken, onderneemt hij actie om deze te completeren. Correcte en uniform vastgelegde stamgegevens, waarbij de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van debiteuren zijn onderzocht en de kredietruimte is vastgesteld conform de bedrijfsregels. De administrateur controleert of de stamgegevens juist en volledig zijn en onderneemt indien nodig actie om aanvullende informatie op te (laten) vragen (Analyseren). De administrateur bewerkt en/of controleert de stamgegevens met grote nauwkeurigheid en met voldoende tempo (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de stamgegevens aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen) Werkproces 2.2 Stelt facturen op en controleert deze. De administrateur stelt in voorkomende gevallen een standaard (credit)verkoopfactuur op, op basis van de onderliggende documenten. Soms heeft hij aanvullende informatie nodig van de klant (bijvoorbeeld bij een factuur voor een nieuwe klant) en onderneemt hij actie om dit op te (laten) vragen). Als dit van belang is, controleert hij of de order valt binnen de kredietlimiet. Hij controleert de facturen en de creditfacturen die zijn opgesteld door de verkoopadministratie rekenkundig en door vergelijking met de onderliggende stukken, zodat deze gereed zijn om gecodeerd te kunnen worden. Facturen en creditfacturen zijn correct en conform wettelijke vereisten. De administrateur behandelt klanten in gelijke gevallen op gelijke wijze en conform de bedrijfsregels, toont zich niet ontvankelijk voor het behalen van privé-voordeel en respecteert vertrouwelijkheid (Ethisch en integer handelen). De administrateur communiceert zodanig met de debiteuren, dat hij de informatie ontvangt die hij nodig heeft en de relatie in stand houdt (Formuleren en rapporteren). De administrateur stelt de (credit)factuur op, of controleert deze met inachtneming van de wettelijke vereisten (vakdeskundigheid toepassen). De administrateur analyseert de gegevens op (credit)facturen en controleert deze aan de hand van onderliggende stukken op rekenkundige en andere onjuistheden en onderneemt indien nodig actie om correcties te (laten) maken (Analyseren). De administrateur stelt de (credit)facturen op en/of controleert deze met grote nauwkeurigheid en met voldoende tempo (Kwaliteit leveren). (Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Kwaliteit leveren) Pagina 11 van 29
Werkproces 2.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering. De administrateur maakt rapportages van de positie en de uitstaande posten van de debiteuren en voorziet de rapportages van adviezen. Hij verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen. Zo nodig overlegt hij met collega s van andere afdelingen, als de debiteur een klacht heeft over fouten die zijn gemaakt bij de levering van producten of diensten. Hij benadert debiteuren met betalingsachterstanden telefonisch en schriftelijk en streeft ernaar om binnen de bedrijfsregels tot betalingsafspraken te komen. Zonodig draagt hij, in overleg met zijn leidinggevende, de inning over aan een extern bureau. Hij houdt dan de verdere stappen van het invorderingstraject in de gaten. De administrateur geeft desgevraagd managementinformatie aan zijn leidinggevende over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de verkopen op rekening, de ontwikkeling van het debiteurensaldo en een verandering van de gemiddelde betalingstermijn. Zorgvuldig opgestelde herinneringen en aanmaningen, conform de huisstijl en wettelijke vereisten. Correct overzicht uitstaande posten van de debiteuren. De contacten met de debiteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands en/of Engels verlopen. Correct vastgelegde afspraken met debiteuren. Juiste, en conform de vraag verstrekte managementinformatie. De administrateur overlegt met de afdeling verkoop of met de accountmanager om te verifiëren of er al dan niet terechte redenen zijn dat de debiteur nog niet betaald heeft (Samenwerken en overleggen). De administrateur behandelt klanten in gelijke gevallen op gelijke wijze en conform de bedrijfsregels, toont zich niet ontvankelijk voor het behalen van privé-voordeel, respecteert vertrouwelijkheid en houdt zich aan gedane toezeggingen(ethisch en integer handelen). De administrateur luistert bij contacten met debiteuren naar tegenwerpingen en mogelijke verklaringen, maar houdt indien de debiteur geen terecht verweer heeft vast aan zijn boodschap en probeert begrip te krijgen van de debiteur en te bewegen tot duidelijke toezeggingen (Overtuigen en beïnvloeden). De administrateur gebruikt de juiste woorden en uitdrukkingen in het mondelinge en schriftelijke contact met debiteuren, zodat zijn boodschap goed overkomt en hij de informatie krijgt die hij nodig heeft om te kunnen vastleggen (Formuleren en rapporteren). Indien een debiteur een betaling opschort omdat deze niet tevreden is over een geleverde prestatie, dan neemt de administrateur deze klacht serieus. Daarbij komt hij zijn gemaakte afspraken na en maakt hij met inachtneming van de bedrijfsregels een juiste afweging tussen klantvriendelijkheid en het belang van de organisatie (Op de behoeften en verwachtingen van "de klant" richten). De administrateur werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch, zodat hij efficiënt de gestelde doelen voor de invordering haalt (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de invordering aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Samenwerken en overleggen, Ethisch en integer handelen, Overtuigen en beïnvloeden, Formuleren en rapporteren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen) Werkproces 2.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen. De administrateur ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. Hij controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig als door vergelijking met onderliggende stukken. Als de factuur niet correct is, neemt hij telefonisch of schriftelijk contact op met de crediteur, in overleg met de budgethouder. Hij kan ook door crediteuren worden gebeld over het uitblijven van een betaling. Hij biedt de inkoopfacturen ter controle en fiattering aan bij de budgethouders. Hij rappelleert budgethouders als de inkoopfacturen niet op tijd terugkomen. Hij stelt een betalingsvoorstel op, rekening houdend met de betalingstermijn en de beschikbare liquiditeit. De administrateur geeft desgevraagd managementinformatie aan zijn leidinggevende over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de inkopen op rekening en de ontwikkeling van het crediteurensaldo. Correct en overzichtelijk geregistreerde en gecorrigeerde binnengekomen facturen. Te verwerken gefiatteerde facturen. Pagina 12 van 29
Werkproces 2.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen. Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen De contacten met de crediteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands verlopen. Juiste, en conform de vraag verstrekte managementinformatie De administrateur behandelt crediteuren in gelijke gevallen op gelijke wijze en conform de bedrijfsregels, toont zich niet ontvankelijk voor het behalen van privé-voordeel, respecteert vertrouwelijkheid en houdt zich aan gedane toezeggingen(ethisch en integer handelen). De administrateur gebruikt de juiste woorden en uitdrukkingen in het mondelinge en schriftelijke contact met crediteuren, zodat zijn boodschap goed overkomt en hij de informatie krijgt die hij nodig heeft om te kunnen vastleggen (Formuleren en rapporteren). De administrateur heeft voldoende kennis voor het samenstellen en berekenen van managementinformatie t.b.v. het crediteurenbeheer (Vakdeskundigheid toepassen). De administrateur controleert de inkoopfacturen op juistheid, volledigheid en op tijdigheid en onderneemt indien nodig actie om fouten te (laten) corrigeren, zodat hij een betalingsvoorstel kan opstellen (Analyseren). De administrateur neemt klachten van crediteuren serieus en onderneemt acties om de crediteur tevreden te stellen. Daarbij komt hij gemaakte afspraken na (Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten). De administrateur werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch, zodat hij de werkzaamheden voor het crediteurenbeheer efficiënt en tijdig uitvoert (Kwaliteit leveren). (Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Kwaliteit leveren) Pagina 13 van 29
Kerntaak 3 Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties Complexiteit De werkzaamheden van de administrateur zijn veelal routinematig. Hij wordt niet vaak met onverwachte situaties geconfronteerd. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en procedures. Hij moet bij zijn werkzaamheden namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen blijft toepassen en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De administrateur verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden en voor het tijdig opleveren ervan. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s. Contacten met externen zijn beperkt. Vakkennis - Enig inzicht in projectmatig werken en enige kennis van de administratieve verwerking van projecten - Inzicht in het belang van urenregistratie, in het bijzonder de kostenbewaking, facturering en aanwezigheidsregistratie - Kennis van werktijden, parttimefactor, overurenregeling en verlofregeling van de organisatie - Enig inzicht in de bedrijfsprocessen rond de kwantitatieve registraties - Enige kennis van bedrijfsorganisatie: organisatiestructuren, projectmatig werken en kwaliteitsmanagement (alleen voor BA en JAA) - Enige kennis van budgetteren Vaardigheden Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Vaardigheid met boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en email Spreadsheetvaardigheid financiële toepassingen - Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen (waaronder indexcijfers en tabellen/grafieken) Beheersingsvoorschrift Financieel administratief medewerker: - Past bij de uit te voeren werkzaamheden (in voorkomende gevallen) de Engelse taal toe (luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven A2, spreken A1) Werkproces 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie. De administrateur verzamelt gegevens over gewerkte uren van hemzelf en van collega s. Hij controleert deze en bewerkt en/of registreert deze in een geautomatiseerd systeem. Hij rappelleert collega s die gegevens niet (volledig) Pagina 14 van 29
Werkproces 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie. hebben ingeleverd. Periodiek genereert hij overzichten en laat deze door betrokkenen controleren. Vervolgens verstuurt hij de overzichten aan belanghebbenden, zodat er bijvoorbeeld gefactureerd kan gaan worden en zorgt hij voor archivering van de relevante documenten. In twijfelgevallen overlegt de administrateur met de leidinggevende. Geactualiseerde en met correcte gegevens gevulde urenregistratie Correcte, op de juiste wijze en volgens planning aangeleverde urenoverzichten De administrateur zorgt ervoor dat de urenoverzichten nauwkeurig, volledige en betrouwbaar zijn en versterkt indien nodig een heldere toelichting met de bijzonderheden (Nauwkeurig en volledig rapporteren). De administrateur toetst de informatie over de gewerkte uren kritisch op juistheid, volledigheid en tijdigheid (Analyseren). De administrateur werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch, zodat de urenregistratie up to date is en hij de rapportage(s) volgens planning kan opleveren (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de urenregistratie aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Formuleren en rapporteren, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen) Werkproces 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens. De administrateur verzamelt, registreert en/of bewerkt in een geautomatiseerd systeem gegevens, die voor de administratie van de organisatie van belang zijn. Dit betreft bijvoorbeeld voorraden, gebruik van lease auto s, kilometers van dienstreizen, kostendeclaraties, vakantiedagen enz. Hierbij rappelleert hij zonodig collega s en signaleert eventuele bijzonderheden bij zijn leidinggevende. Periodiek produceert hij overzichten, die hij controleert en waarmee hij belanghebbenden informeert. Hij maakt op verzoek specifieke rapportages, waarbij hij regelmatig gegevens in kosten/ geldwaarde vertaalt en de vereiste berekeningen uitvoert. De administrateur zorgt voor het archiveren van de (digitale) documenten waarmee de gegevens worden aangeleverd, inclusief eventuele bewijsstukken. Beheersingsvoorschrift Bedrijfsadministrateur: De bedrijfsadministrateur ondersteunt de projectleiders bij het opstellen van projectbudgetten door de benodigde gegevens in te brengen een geautomatiseerd systeem. Hij verzamelt financieel-administratieve gegevens tijdens de uitvoering van projecten en controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Hij rappelleert projectmedewerkers en budgethouders/projectleiders die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd of ingevoerd. Hij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten en noteert de bevindingen. Tenslotte stelt hij periodiek en op verzoek rapportages op en distribueert deze naar de projectleiders en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie. Beheersingsvoorschrift Junior assistentaccountant: De junior assistent-accountant ondersteunt de klant bij het opstellen van eenvoudige projectbudgetten of hij controleert deze. Hij verzamelt financieel administratieve gegevens ten behoeve van de uitvoering van projecten en controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Hij voert mutaties in de projectadministratie. Hij vraagt indien nodig aanvullende of ontbrekende gegevens op bij de klant. Hij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten en noteert de bevindingen. Tenslotte stelt hij periodiek en op verzoek rapportages op en distribueert deze naar de klant en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie. Indien de junior assistent-accountant controleert, let hij vooral op de juistheid van de informatie en of alle regels m.b.t. belastingen en eventuele subsidie(s) juist zijn toegepast. Pagina 15 van 29
Werkproces 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens. Kloppende en actuele overzichten van de gegevens, op de door de organisatie gewenste wijze gepresenteerd. Correct gedocumenteerd archief van de onderliggende documenten/gegevens. De administrateur houdt zich aan de vertrouwelijkheid van de gegevens waar hij mee werkt t.b.v. de kwantiteitenregistratie. De administrateur zorgt ervoor dat de gevoerde kwantiteitenregistraties nauwkeurig, volledig en betrouwbaar zijn en versterkt indien nodig een heldere toelichting met de bijzonderheden (Nauwkeurig en volledig rapporteren). De administrateur toetst de aangeboden informatie m.b.t. kwantiteiten kritisch op juistheid, volledigheid en tijdigheid (Analyseren). De administrateur werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch, zodat de kwantiteitenregistratie up to date is en hij de rapportage(s) volgens planning kan opleveren (Kwaliteit leveren). De administrateur werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch, zodat hij de werkzaamheden voor de kwantiteitenregistraties efficiënt en tijdig uitvoert (Kwaliteit leveren). De administrateur houdt zich bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de kwantiteitenregistratie aan de voorgeschreven procedures van de organisatie en volgt eventuele aanwijzingen van de leidinggevende naar tevredenheid op (Instructies en procedures opvolgen). (Formuleren en rapporteren, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen, Ethisch en integer handelen) Beheersingsvoorschrift Bedrijfsadministrateur: Correct ingerichte projectbudgetten. Correcte en complete registratie van de actuele financiële projectgegevens in het systeem. Op de juiste wijze en volgens planning opgeleverde, correcte en betrouwbare projectrapportages Beheersingsvoorschrift Junior assistentaccountant: Correct ingerichte projectbudgetten. Correcte en complete registratie van de actuele financiële projectgegevens in het systeem. Op de juiste wijze en volgens planning opgeleverde, correcte en betrouwbare projectrapportages. Notities met bevindingen en adviezen. Beheersingsvoorschrift Bedrijfsadministrateur: (Samenwerken en overleggen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Plannen en organiseren) Beheersingsvoorschrift Junior assistentaccountant: (Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Plannen en organiseren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Kwaliteit leveren) Pagina 16 van 29
3. Algemene basistaken De kwalificatie-eisen voor de algemene basistaken zijn vastgelegd in het Examen- en kwalificatiebesluit beroepsopleidingen. Ze zijn te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl. Taaltaak Nederlands Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3. Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4. Rekentaak Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3. Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4. Loopbaan- en burgerschapstaak Deze is beschreven in het document Loopbaan en Burgerschap. Taaltaak Engels voor niveau 4 Deze is weergegeven in niveaus van het Europese raamwerk voor moderne vreemde talen (CEF): Werkproces lezen en luisteren: B1 Werkproces schrijven, spreken en gesprekken voeren: A2 Pagina 17 van 29
PROFIEL(EN) Profiel 1 Financieel administratief medewerker Mbo-Niveau 3 Typering van het beroep De financieel administratief medewerker is werkzaam op de administratie van een bedrijf of instelling. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel deze medewerkers met enige regelmaat externe contacten hebben, is er doorgaans sprake van een back office functie. De financieel administratief medewerker heeft taken gericht op het controleren en bewerken van dagboeken, subadministraties en de daarmee verbonden taken. Bij MKB-bedrijven verricht deze medewerker ook werkzaamheden voor de invordering van facturen. De financieel administratief medewerker voert zijn taken uit met een kritische houding. Hij vraagt zich altijd af of de informatie die hij ziet geautoriseerd, juist, volledig en tijdig is. Hij controleert zijn eigen werk en dat van anderen systematisch. Hij blijft dit geconcentreerd doen, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. Hij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij bepaalde handelingen verricht. Hij heeft interesse in het vakgebied en wil zich daarin blijven ontwikkelen. De financieel administratief medewerker is in staat om altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij is zich bewust van de gevolgen van niet toegepaste regelgeving voor het bedrijf. Van de administrateur wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Kritische beroepssituatie(s): Centraal in het werk van de financieel administratief medewerker staat het creëren van inzicht in de financiële positie van een bedrijf of instelling ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. Daartoe controleert en bewerkt hij financieel administratieve informatie in de dagboeken en in andere informatiesystemen. Hij doet dit met een kritische en controlerende instelling. De financieel administratief medewerker kan dit alleen maar doen indien hij beschikt over voldoende vakkennis m.b.t. financiële administratie en belastingen. Hij werkt zelfstandig, volgens vaste routine en procedures en raadpleegt de leidinggevende indien de procedures niet voldoen bij bepaalde werkzaamheden. De financieel administratief medewerker legt zijn handelingen en de bijzonderheden die hij tegenkomt tijdens de werkzaamheden zorgvuldig vast en communiceert daarover naar de leidinggevende. Hij is zich bewust van het feit dat fouten in de administratie ernstige consequenties kunnen hebben voor het bedrijf of de instelling. In geval van tijdsdruk blijft de financieel administratief medewerker geconcentreerd werken, met hoge nauwkeurigheid en volgens de procedures. Wettelijke beroepsvereisten Nee Branchevereisten Nee Pagina 18 van 29
Profiel 2 Bedrijfsadministrateur Mbo-Niveau 4 Typering van het beroep De bedrijfsadministrateur is werkzaam op de administratie van een bedrijf of instelling. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel deze medewerkers met enige regelmaat externe contacten hebben, is er doorgaans sprake van een back office functie. De bedrijfsadministrateur heeft als taak om inzicht te creëren in de financiële positie van het bedrijf of de instelling, ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht in het boekhouden en fiscaliteiten te hebben, en om overzicht tehebben over de gehele administratie met haar subadministraties. De werkzaamheden zijn enerzijds gericht op het controleren, beheren en bijwerken van de dagboeken, anderzijds assisteert de bedrijfsadministrateur bij de periodeafsluitingen en bij de aangifte omzetbelasting. Hij kan relatief snel als vervanger optreden voor lager gekwalificeerde medewerkers op de subadministraties. Bij MKBbedrijven verricht deze medewerker ook werkzaamheden voor de invordering van facturen. De bedrijfsadministrateur voert zijn taken uit met een kritische houding. Hij vraagt zich altijd af of de informatie die hij ziet geautoriseerd, juist, volledig en tijdig is. Hij controleert zijn eigen werk en dat van anderen systematisch. Hij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij bepaalde handelingen verricht en kan dit ook uitleggen of er toelichting bij verstrekken. Hij heeft interesse in het vakgebied en wil zich daarin blijven ontwikkelen. De bedrijfsadministrateur is in staat om altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij is goed in staat situaties te beoordelen waarbij het gaat om een afweging tussen klanttevredenheid en correcte toepassing van de regelgeving. Van de bedrijfsadministrateur wordt verwacht dat hij zich in contacten met crediteuren en debiteuren klantgericht opstelt en zich in kan leven in de situatie en de wensen van de klant. Dit geldt ook voor contacten met interne klanten. Kritische beroepssituatie(s): Centraal in het werk van de bedrijfsadministrateur staat het creëren van inzicht in de financiële positie van een bedrijf of instelling ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. Daartoe controleert en bewerkt hij financieel administratieve informatie in de dagboeken en in andere informatiesystemen en bereidt hij de periodeafsluiting en de aangifte BTW voor. Hij doet dit met een kritische en controlerende instelling. De bedrijfsadministrateur kan dit alleen maar doen indien hij beschikt over voldoende vakkennis m.b.t. financiële administratie en belastingen. Hij werkt zelfstandig, meestal volgens vaste routine en procedures en raadpleegt de leidinggevende indien de procedures niet voldoen bij bepaalde werkzaamheden. De bedrijfsadministrateur heeft met enige regelmaat contact met externen zoals debiteuren en crediteuren om informatie op te vragen of om vragen te beantwoorden. De bedrijfsadministrateur legt zijn handelingen en de bijzonderheden die hij tegenkomt tijdens de werkzaamheden zorgvuldig vast, voorziet deze indien gewenst van adviezen en communiceert daarover naar de leidinggevende. Hij is zich bewust van het feit dat fouten in de administratie en de aangifte BTW ernstige consequenties kunnen hebben voor het bedrijf of de instelling. In geval van tijdsdruk blijft de bedrijfsadministrateur geconcentreerd werken, met hoge nauwkeurigheid en volgens de procedures. Wettelijke beroepsvereisten Nee Branchevereisten Nee Kerntaak 1 Verricht werkzaamheden t.b.v. de periodeafsluiting en de belastingaangifte Complexiteit De werkzaamheden van de bedrijfsadministrateur zijn routinematig, waarbij hij af en toe met onverwachte situaties wordt geconfronteerd. De medewerker moet over voldoende specialistische kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en procedures. Deze kennis moet substantieel en actueel zijn, zodat de bedrijfsadministrateur de regels en voorschriften goed kan toepassen, want het afbreukrisico voor het bedrijf is hoog indien er fouten worden gemaakt bij de periodeafsluiting en/of de belastingaangifte (risico op boetes en claims). In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij standaardwerkwijzen toepast, danwel combineert en anders Pagina 19 van 29
Kerntaak 1 Verricht werkzaamheden t.b.v. de periodeafsluiting en de belastingaangifte een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de bedrijfsadministrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. De werkzaamheden voor de periodeafsluitingen en de maandelijkse aangiften zijn ingewikkeld voor de bedrijfsadministrateur. Deze werkzaamheden moeten soms onder grote tijdsdruk en toch zorgvuldig, correct en volgens de regels worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdracht komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De bedrijfsadministrateur verricht zijn werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Hij past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door hem uitgevoerde werkzaamheden aan zijn leidinggevende. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden. De bedrijfsadministrateur kan te maken krijgen met afbreukrisico bij zijn werkzaamheden, met name bij de periodeafsluiting en het debiteurenbeheer. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s en externen. Vakkennis - Boekhoudkundige begrippen in Engels vakjargon - Inzicht in de fiscale gevolgen van boekingen - Kennis van onderhanden werk en de effecten daarvan op de financiële administratie Kennis bedrijfsadministratie - Memoriaal - Balans en resultatenrekening (functie, verschillende vormen en fouten herkennen) - Inleidende kennis van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) - Functie jaarverslaggeving - Enige kennis van budgetteren Kennis bedrijfseconomie - Vermogensbehoefte handelsonderneming - Elementaire kengetallen - Eenvoudige liquiditeitsbegroting Fiscale kennis - Kennis van wettelijke richtlijnen voor aangifte omzetbelasting (percentages, vrijstelling, heffing, afdracht en intracommunautaire levering) - Kennis van wettelijke richtlijnen voor loonaangifte - Enige kennis van de heffing van inkomsten- en vennootschapsbelasting en premies in het kader van sociale zekerheid Vaardigheden - Cijfermatig inzicht hebben - Vaardigheid met boekhoudkundig softwarepakket, tekstverwerker en email - Past bij de uit te voeren werkzaamheden (in voorkomende gevallen) de Engelse taal toe (luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven A2, spreken A1) Spreadsheetvaardigheid financiële toepassingen - Spreadsheetvaardigheid voor financiële toepassingen (waaronder indexcijfers en tabellen/grafieken) Rekenvaardigheid voor financiële toepassingen - Omrekenen van valuta (Getallen 3F) - Interestberekeningen - Kortingen en toeslagen (Verhoudingen 3F) - Btw- berekeningen Werkproces 1.1 Verricht boekingen in het memoriaal De bedrijfsadministrateur verricht boekingen in het memoriaal, voor de financiële feiten (zoals periodieke kosten, afschrijvingen, privé gebruik bedrijfsmiddelen, kapitaalmutaties etc.), die niet geboekt kunnen worden in de andere dagboeken. De bedrijfsadministrateur controleert aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. De bedrijfsadministrateur legt ingewikkelde boekingen voor aan het hoofd administratie of de accountant, om de juiste Pagina 20 van 29