Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen Versie februari 2010 IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010
Inhoudsopgave A. Inleiding 3 B. Basisprincipes 3, 4 C. Rapportering van kosten en opbrengsten 4 D. Versleuteling van kosten en opbrengsten 5 1. buiten de overeenkomst 2. binnen de overeenkomst E. Gerapporteerde en aanvaardbare kosten 5, 6, 7 1. personeelskosten 2. huisvestingskosten 3. algemene werkingskosten 4. onderaannemingen 5. uitzonderlijke kosten 6. investeringen (afschrijvingskost) 7. kosten m.b.t. onderzoeksgroepen voor collectieve en coöperatieve projecten F. Gerapporteerde en aanvaardbare opbrengsten 7, 8 1. cofinanciering 2. subsidies Vlaamse overheid 3. inkomsten buiten de overeenkomst die niet in aanmerking komen voor cofinanciering G. Bepaling van de voorschotten en subsidie 9 H. Berekening cofinancieringsgraad/zelffinancieringsgraad 9 I. Bijlage 9 IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 2
Als u een project in uitvoering heeft, neemt u voor een goed begrip van deze toelichting best de brief van IWT met de beslissing van de subsidie en de projectspecifieke voorwaarden voor uw project bij de hand, naast de algemene IWT-voorwaarden en de handleiding voor aanvragen voor steun van competentiepolen (versie oktober 2007). A. Inleiding Dit toelichtingsdocument geeft gedetailleerde informatie over de kosten maar ook de opbrengsten die kunnen aanvaard worden door IWT voor zover deze het gevolg zijn van subsidieerbare activiteiten en subsidievoorwaarden zoals vermeld in de overeenkomst. Er wordt tevens benadrukt dat de vastgelegde afspraken in de overeenkomst steeds primeren op de bepalingen in dit toelichtingsdocument. Verder vormt dit toelichtingsdocument een leidraad voor de financiële rapportering van de kosten en opbrengsten naar IWT toe. Een template van het financieel verslag is in bijlage terug te vinden. Gezien de impact van de subsidie op de competentiepool, raden wij aan om bij de start van de overeenkomst contact op te nemen met de dienst financiële verificatie van IWT. Zij zullen u in detail informeren over de wijze van financiële verslaggeving en welke gegevens/bewijzen u op vraag van IWT mogelijk moet aanleveren ter staving van de gemaakte kosten. B. Basisprincipes In deze paragraaf worden de basisprincipes en uitgangspunten voor de financiële verantwoording en verificatie vermeld: De uitbetaling van de jaarlijkse voorschotten en de eindafrekening gebeurt enkel na goedkeuring van het voortgangsverslag en de voorwaarden zoals vastgelegd in de projectspecifieke voorwaarden. De inhoudelijke aspecten van deze verslaggeving zijn gespecificeerd in de overeenkomst (artikel 4 van de projectspecifieke voorwaarden) en het toelichtingsdocument voor opvolging 1. De voorschotten zijn een vastgelegd percentage van het ingediende budgetplan of een mogelijk door de RvB van de competentiepool aangepast, en door IWT goedgekeurd budgetplan bij aanvang van elk nieuw werkjaar. Normaal wordt een jaarlijks voorschot van 80% van de benodigde subsidie voor het komend werkjaar uitbetaald. De resterende 20% zal overgemaakt worden na goedkeuring van de voortgangsverslaggeving voor de desbetreffende rapporteringsperiode. De competentiepool bezorgt na elk gepresteerd werkjaar een financieel verslag aan IWT. De subsidies zullen na elke biënnale afgerekend worden à rato van de aanvaardbare en reële kosten zoals gerapporteerd in het financieel verslag en die in relatie staan tot de geleverde prestaties. Kopies van facturen van deze werkingskosten en andere bewijsstukken worden op dat moment steekproefsgewijs door de verificatiedienst van IWT opgevraagd. Voor nieuw opgerichte competentiepolen zal na afloop van het eerste werkjaar een financiële audit door IWT plaatsvinden. Dit laat IWT toe om de financiële rapporteringswijze van de competentiepool eventueel bij te sturen. Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum tot en met de einddatum van de overeenkomst. 1 in ontwikkeling IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 3
De kosten gemaakt vóór de startdatum van de overeenkomst ten behoeve van de oprichting van de juridische structuur (bv. de vzw) en de aanwerving van personeel komen in aanmerking voor subsidie. Deze kosten kunnen uitsluitend de uitbestede kosten omvatten, zoals bv. de administratieve kosten voor de oprichtingsakte en statuten, notariskosten en kosten voor een extern assessment voor aan te werven personeel. Andere personeels- en werkingskosten van de competentiepool, van haar partners of van haar leden, gemaakt vóór de startdatum van de overeenkomst, komen niet in aanmerking voor subsidie. Indien onvoldoende kosten gemaakt worden, zal het teveel uitbetaalde bedrag aan subsidies in mindering worden gebracht met nog te ontvangen voorschotten. Er mogen zich geen onverenigbaarheden voordoen met andere vormen van overheidssubsidiëring (bv. Europese subsidies en andere subsidieprogramma s). De totale subsidie kan de bedragen vermeld in de overeenkomst niet overschrijden. In het bijzonder gaat de financiële controle na of: De kosten werden gemaakt zoals vooropgesteld in het budgetplan of een door de RvB van de competentiepool aangepast budgetplan. Hierbij wordt er door IWT rekening gehouden met maximum 10% afwijking, m.u.v. de budgetten toegekend voor collectieve en coöperatieve projecten waar geen verschuivingen worden toegelaten, in de verdeling tussen de kostenplaatsen zoals die in de overeenkomst werden opgenomen. Significante afwijkingen of wijzigingen in de budgetten voor projecten moeten op voorhand besproken worden en door IWT worden goedgekeurd. De opbrengsten in aanmerking kunnen komen als cofinanciering. Aan alle bij de subsidiëring opgelegde financiële voorwaarden wordt voldaan. Uiteraard zal voor de volgende uitbetaling van subsidie door het IWT ook worden nagegaan of alle inhoudelijke voorwaarden hiervoor zijn voldaan. C. Rapportering van kosten en opbrengsten Om een controle van de gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten mogelijk te maken, worden deze in het financieel verslag opgesplitst in respectievelijk 7 en 3 specifieke rubrieken, die verder in deze handleiding worden toegelicht. Een verdere onderverdeling is situatiegebonden aan de eigen boekhouding waardoor er een link is met de bestaande kosten- en opbrengstenrekening uit de resultatenrekening. (klasse 6 en 7 van het rekeningstelsel) IWT is er zich van bewust dat het boekjaar van de competentiepool niet noodzakelijk samenvalt met de aanvangsdatum van de overeenkomst. Dit impliceert dus dat voor de rapportering naar IWT toe geen goedgekeurde jaarrekening door de bedrijfsrevisor vereist is. Om de controle van de gerapporteerde kosten en opbrengsten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, wordt gevraagd om de ingevulde template van het financieel verslag zeker ook via elektronische weg (vis-cp@iwt.be) te bezorgen aan IWT. Template: deze kosten en opbrengsten worden opgenomen in de groene kolom. IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 4
D. Versleuteling van kosten en opbrengsten Alle kosten en opbrengsten vanuit de resultatenrekening dienen te worden versleuteld over enerzijds kosten/opbrengsten buiten overeenkomst en anderzijds kosten/opbrengsten binnen overeenkomst. 1. Buiten de overeenkomst De overeenkomst laat toe om kosten te maken en opbrengsten te realiseren die buiten de overeenkomst vallen. Deze kosten komen evenwel niet voor subsidiëring in aanmerking en de opbrengsten, met uitzondering van de in paragraaf F genoemde cofinancieringsmogelijkheden, kunnen niet als cofinanciering worden beschouwd. Bij substantiële subsidies vanuit andere bronnen (> 20%) dienen deze proportioneel bij te dragen aan de financiering van de algemene werking van de competentiepool. Onder de algemene werking vallen alle kosten binnen de overeenkomst minus de projectgebonden kosten en kosten gerelateerd aan dienstverlening en innovatiestimulering binnen de overeenkomst. Template: deze kosten en opbrengsten worden opgenomen in de grijze kolom. 2. Binnen de overeenkomst Alle kosten en opbrengsten die voortvloeien uit het vooropgestelde budgetplan en verband houden met de activiteiten die ondersteund worden vanuit de overeenkomst zijn bijgevolg wel aanvaardbaar voor IWT. Template: deze kosten en opbrengsten worden opgenomen in de donkerblauwe kolom. IWT vraagt de kosten en opbrengsten zo veel als mogelijk toe te wijzen over de verschillende projecten, indien van toepassing. Dit is nodig omdat het subsidiepercentage voor de verschillende activiteiten binnen de overeenkomst kan variëren, afhankelijk van het toepasselijk besluit. Voor de collectieve projecten (bv. collectief onderzoek, collectieve haalbaarheidsstudies of dienstverlening) is het VIS-besluit van toepassing en geldt een maximaal subsidiepercentage van 80%. Voor eventuele coöperatieve projecten gelden de subsidiepercentages van het O&O-besluit. De opsplitsing over verschillende projectgroepen levert IWT daarnaast ook bijkomende informatie op omtrent de gespendeerde kosten en de gerealiseerde cofinanciering per projectgroep. Template: deze kosten en opbrengsten worden opgenomen in de lichtblauwe kolommen. E. Gerapporteerde en aanvaardbare kosten Als basis wordt het kostenmodel voor de O&O-bedrijfsprojecten gebruikt voor het bepalen van de aanvaardbare en niet-aanvaardbare kostenrubrieken (zie http://www.iwt.be/subsidies/oeno-bedrijfsproject/documenten). Hiernaast geldt dat IWT in principe alleen die gerapporteerde kosten kan subsidiëren indien deze op het moment van rapportering aan IWT ook daadwerkelijk door de competentiepool werden betaald. Een uitzondering hierop vormen de niet-kaskosten (bv. afschrijvingskosten) en facturen waarvan de prestaties reeds geleverd werden en in het desbetreffende jaar boekhoudkundig als kost werd geboekt maar nog niet betaald werden door de competentiepool en bepaalde kosten gemaakt voor de start van de competentiepool (zie paragraaf B). Enkel in specifieke gevallen kan van dit principe afgeweken worden maar dan dient dit vooraf afgestemd te worden met IWT en bij indiening van het financieel verslag duidelijk te worden gecommuniceerd. Per geval neemt IWT hier dan een standpunt in. IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 5
1. Personeelskosten Alle reële brutolonen van het eigen personeel onderworpen aan de RSZ-wetgeving, groepsverzekeringen en maaltijdcheques (enkel het patronale gedeelte ervan), woonwerkverkeer, hospitalisatieverzekering enz. alsook de gerapporteerde kosten van bestuurders via een managementvennootschap komen in aanmerking. Er wordt wel nadrukkelijk gevraagd om deze personeelskost steeds per personeelslid op te splitsen en het globaal aantal personeelsleden die door de competentiepool worden tewerkgesteld (uitgedrukt in voltijds equivalenten - VTE) in de template van het financieel verslag op te nemen. In functie van hun affectatie wordt de individuele loonkost verder toegewezen over de verschillende projecten. Het gebruik van eenheidstarieven tenslotte kan enkel worden toegelaten indien dit in samenspraak met IWT gebeurde en voor zover deze standaardkosten met de nodige bewijsstukken (bv. loonfiches) kunnen onderbouwd worden. Kosten ten gevolge van het personeelsbeleid zoals aanwervings- en opleidingskosten, Nieuwjaarsreceptie enz. dienen onder de rubriek algemene werkingskosten te worden opgenomen. Tenslotte wordt er bij de bepaling van de subsidie ook geen rekening gehouden met provisies van bv. vakantiegeld en sociaal passief (bv. opzeggings- en collectieve ontslagvergoedingen). Deze provisies worden anders ogenblikkelijk gesubsidieerd vooraleer ze als kost werkelijk geleden zijn. 2. Huisvestingskosten Huurgelden, onderhoud en herstelling van gebouwen, verzekeringen gebouw (brand, inbraak,...), water, gas, elektriciteit. 3. Algemene werkingskosten Ook hier geldt het algemeen principe om specifieke werkingsmiddelen toe te wijzen over de verschillende projecten. Verplaatsing- en representatiekosten betreffen hoofdzakelijk leasingkost auto s, onderhoud en herstellingen van voertuigen, brandstof, representatiekosten, forfaitaire onkostenvergoedingen, vorming en documentatie, opleidingen en kosten met betrekking tot personeelsadministratie (bv. sociaal secretariaat, BA-verzekering, ). Promotiekosten en Public-Relationskosten op organisatieniveau betreffen onder meer ontwikkeling van de website, organisatie van seminaries en congressen, ontwikkeling marketingmateriaal, publicatiekosten, newsletter, drukwerk brochures, giften en donaties, persberichten enz. Andere aanvaardbare werkingskosten zoals daar zijn databank en software, telefoon, huur gereedschappen, onderhoud en herstellingen, grondstoffen, outsourcing, abonnementen. 4. Onderaannemingen Kosten die voortvloeien uit commerciële onderaannemingen, externe consulting, interimarbeid, vertaalbureau, boekhouding, waarbij de projectgebonden activiteiten dienen te worden toegewezen over de verschillende projecten. 5. Uitzonderlijke kosten Bankkosten, bankintresten, nadelige koersverschillen e.d. worden ingeboekt onder de rubriek uitzonderlijke kosten. Boetes en nalatigheidinteresten zijn geen aanvaardbare kost voor IWT. Taksen die omwille van reglementaire activiteiten betaald moeten worden zijn daarentegen wel aanvaardbaar. IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 6
Voor dubieuze vorderingen zal geval per geval bepaald worden of het aanvaardbare kosten zijn. Hierbij zal wel gevraagd worden om aan te tonen dat er voldoende voorzorgen genomen werden om deze situatie te vermijden. 6. Investeringen (afschrijvingskost) Investeringsuitgaven betreffen het gebruik van aangeschaft duurzaam materieel en dienen volgens de boekhoudkundige afschrijvingsregels te worden geboekt en zullen in functie van hun toewijzing aan de projecten pro rata temporis gesubsidieerd worden. Van substantiële aankopen die vallen onder de opstartinvesteringen én die werden voorzien in het businessplan kan bij uitzondering het ganse investeringsbedrag gesubsidieerd worden conform de voorziene subsidiepercentages. Dit betekent dat de competentiepool geen voorfinanciering hoeft te doen. De hieruit voortvloeiende afschrijvingen en waardeverminderingen zullen dus niet meer subsidieerbaar zijn. Een dergelijke voorfinanciering is alleen mogelijk indien dit vooraf expliciet door IWT is goedgekeurd. De goedkeuring zal onder meer afhangen van de omvang van de investering, impact van de investering op de uitvoering van de overeenkomst en de maturiteit van de competentiepool. 7. Kosten m.b.t. uitvoerende onderzoeksgroepen voor collectieve en coöperatieve projecten De deelnemende onderzoekspartners dienen per project een opsplitsing te maken tussen personeels- en werkingskosten. De competentiepool dient als goede huisvader van de budgetten zelf een controlemechanisme te installeren om deze kosten te verifiëren. Men kan hierbij gebruik maken van het kostenmodel voor de O&O-bedrijfsprojecten. (zie paragraaf E) F. Gerapporteerde en aanvaardbare opbrengsten Er dient een duidelijk onderscheid te worden gemaakt tussen de opbrengsten die aanvaardbaar zijn voor de cofinanciering binnen de overeenkomst en deze die hierbuiten vallen. Dit is nodig omdat de opbrengsten binnen het kader van de projecten van de competentiepool per werkjaar moeten kunnen vergeleken worden met de cofinancieringsgraad zoals opgenomen in de overeenkomst. Voor de exacte berekening van dit percentage verwijzen we verder naar paragraaf H van dit toelichtingsdocument. In deze berekening wordt verder onderscheid gemaakt tussen cofinanciering en zelffinanciering: cofinanciering: de bijdrage van de DOELGROEPBEDRIJVEN van het niet-gesubsidieerde gedeelte ter aanvulling van de subsidie. zelffinanciering: alle inkomsten van de competentiepool buiten de ontvangen subsidie vanuit het VIS-programma voor competentiepolen. De cofinanciering is dus een maatstaf voor het draagvlak van het gefinancierde programma bij de DOELGROEPBEDRIJVEN. De cofinanciering dient dan ook afkomstig te zijn van de DOELGROEPBEDRIJVEN, zoals gedefinieerd in de overeenkomst. De zelffinancieringsgraad is een maatstaf voor de maturiteit die de competentiepool heeft bereikt. IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 7
1. Cofinanciering De competentiepool moet de vereiste cofinanciering financieren met bijdragen van de DOELGROEPBEDRIJVEN en uiterlijk bij het einde van het project hebben bereikt. De volgende bijdragen komen in aanmerking voor de cofinanciering van de collectieve activiteiten in de overeenkomst: Financiële bijdragen van de lidbedrijven van de competentiepool, bedrijfsfederaties en collectieve centra. Inkomsten uit activiteiten van collectieve aard (bv. dienstverlening, studies, collectieve onderzoeksprojecten, seminaries, ). Winst uit contractonderzoek, bv. de winstmarge uit hogere tarifering ten opzichte van de interne en externe kosten van het project voor die projecten waar er toegevoegde waarde is voor de doelstellingen van de competentiepool. De DOELGROEPBEDRIJVEN van een competentiepool zijn hoofdzakelijk private bedrijven. Voor sommige competentiepolen kan het zijn dat ook organisaties zoals publiekrechtelijke organisaties, gemeentes, OCMW s, overheidsbedrijven, overheidsorganisaties, kennisinstellingen, enz. als klant van de competentiepool optreden, bv. door de wens tot lidmaatschap of door een beroep te doen op de dienstverlening. Deze inkomsten kunnen, na goedkeuring door IWT, meegenomen worden in de cofinanciering, maar dit mag slechts een beperkt deel ervan zijn. Hierbij wordt ook opgemerkt dat in alle gevallen de uitvoerders van collectieve projecten 2 (bv. kennisinstelling) 100% betaald worden voor hun prestaties. Voor deze projecten mogen uitvoerders in geen geval verplicht worden aan de cofinanciering bij te dragen noch verplicht worden om lid te worden van de competentiepool. 2. Subsidies Vlaamse overheid Hier vermeldt de competentiepool de ontvangen voorschotten vanuit IWT voor het betreffende werkjaar. 3. Inkomsten buiten de overeenkomst die niet in aanmerking komen voor cofinanciering In geen geval kan de cofinanciering betaald worden met middelen van andere overheidssubsidiëringen. Inkomsten uit niet-collectief onderzoek ten behoeve van één of meerdere bedrijven of ten behoeve van overheidsinstanties kan, behalve wat betreft de winstmarge uit hogere tarifering, niet gebruikt worden voor de cofinanciering. Financiële opbrengsten die voortvloeien uit korte termijn deposito s (bv. termijnrekeningen) komen niet als cofinanciering in aanmerking. De gunstmaatregel van de overheid omtrent de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers kan niet als cofinanciering in aanmerking komen. 2 Zoals omschreven op pag 5: collectief onderzoek, haalbaarheidsstudies, innovatiestimulering (VISbesluit) IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 8
G. Bepaling van de voorschotten en subsidie Op basis van de financiële en inhoudelijke rapportering van het afgelopen werkjaar, zal IWT een inschatting maken van de hoogte van het resterende voorschot voor het afgelopen werkjaar. Het resterende voorschot voor het afgelopen werkjaar zal verrekend worden met het uit te betalen voorschot voor het volgende werkjaar. Dit betekent dat het eventueel teveel uitbetaalde voorschot aan subsidies in mindering wordt gebracht met nog te ontvangen voorschotten. Op basis van de financiële rapportering van de afgelopen biënnale (uitgezonderd nieuwe competentiepolen waar reeds na afloop van het eerste werkjaar een financiële audit gebeurt) zal er een afrekening plaatsvinden. Ook hier zal het teveel uitbetaalde bedrag aan subsidies in mindering worden gebracht met nog te ontvangen voorschotten of worden teruggevorderd (bv. bij het einde van de overeenkomst). Indien er indicaties zijn dat de benodigde cofinanciering niet behaald wordt aan het einde van het project, zal IWT de voorschotten (en ook de subsidie) pro rata herzien op basis van de door de competentiepool effectief aangebrachte en bewezen cofinanciering. H. Berekening cofinancieringsgraad/zelffinancieringsgraad De cofinancieringsgraad wordt bepaald als zijnde de verhouding tussen de verworven inkomsten vanuit de DOELGROEPBEDRIJVEN ten gevolge van de werking (zie paragraaf F) enerzijds en de gemaakte kosten voor de ontplooiing van die werking, het totaal van respectievelijk personeels- en werkingskosten anderzijds. De minimale cofinancieringsgraad, zoals bepaald in de overeenkomst, moet uiterlijk bij het einde van het project bereikt zijn. Evenwel zal IWT de behaalde cofinancieringsgraad bij de jaarlijkse afrekening in redelijkheid evalueren. Indien nodig zal IWT de subsidie aanpassen aan de behaalde cofinancieringsgraad. Zoals reeds eerder gesteld is de zelffinancieringsgraad een maatstaf voor de maturiteit die de competentiepool heeft bereikt. Deze wordt door IWT berekend als zijnde de verhouding tussen alle verworven inkomsten (exclusief de ontvangen subsidie) enerzijds en alle kosten binnen én buiten de convenant anderzijds. I. Bijlage Een template van het financieel verslag is in bijlage terug te vinden. De elektronische versie is beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/vis-competentiepool IWT Toelichtingsdocument financiële verslaggeving voor de competentiepolen versie februari 2010 9