BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT

Transcriptie

1 VERSIE 2.0 _ SEPTEMBER 2004 BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT Bischoffsheimlaan 25 B Brussel Tel : Fax : info@iwt.be web :

2

3 00 INHOUD BIJLAGEN BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding _05 1 Deel A : Kerngegevens _06 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag _07 02 BIJLAGE 2 : DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag over de voorbije periode 3 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur 4 Deel D : Valorisatieverslag _11 _12 _13 _16 _19 03 BIJLAGE 3 : DOCUMENT VOOR EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Kostenstaat van de personeelskosten 3 Deel C : Kostenstaat van de overige kosten 4 Deel D : Totaalkostenstaat _23 _24 _25 _27 _29 04 BIJLAGE 4 : EEN OVERZICHT INHOUD BIJLAGEN

4

5 BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG V/E O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 Inleiding Deze bijlage bevat richtlijnen voor het samenstellen van het verplichte jaarverslag voor IWT onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten voor bedrijven. Dit jaarverslag wordt, binnen 1 maand na het eerste werkjaar van een O&O project, in tweevoud ingediend en bestaat uit 2 delen : * Deel A bevat de kerngegevens betreffende het O&O-bedrijfsproject. * Deel B bevat een beknopt inhoudelijk verslag met een verantwoording van de ingezette middelen (dit omvat een korte beschrijving van het projectverloop en een prestatietabel), een overzicht van de na 1 jaar bereikte resultaten met betrekking tot het innovatiedoel, de verdere planning van het project, een vermelding van financiële aspecten en indien van toepassing een verslaggeving over de projectspecifieke voorwaarden. Op de website van het IWT is een blanco document van een jaarverslag te vinden dat u kan gebruiken als basis voor uw verslaggeving. Het formaat voor de verslaggeving is vrij. U dient zich wel te houden aan de opgelegde nummering van de verschillende onderdelen. Voor de prestaties dient u de tabel te gebruiken zoals opgenomen in de voorbeelden. Het verslag en de essentiële bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of in het Engels. De verslagen en bijlagen worden, ondertekend door een rechtsgeldige vertegenwoordiger, in tweevoud aan het IWT toegestuurd. 05 BIJLAGE 1: DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG

6 Deel A : Kerngegevens 1 A.1 TITEL VAN HET PROJECT EN HET IWT PROJECTNUMMER Geef de titel van het project (en het eventuele acroniem) en het door het IWT toegekende projectnummer. A.2 PERIODE WAAROP HET JAARVERSLAG BETREKKING HEEFT Periode.. /.. /.. tot.. /.. /.. A.3 CONTACTPERSONEN Geef de naam (titel, voornaam, naam) en de functie van de personen die gemachtigd zijn verdere informatie te verschaffen omtrent het jaarverslag. Vermeld ook hun telefoon- en faxnummer en hun adres. > template BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG 06

7 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (1) De klemtoon van het beknopt inhoudelijk verslag ligt op de mate waarin de vooropgestelde doelstellingen bereikt worden en de middelen worden ingezet, niet op een gedetailleerd wetenschappelijk-technisch verslag van de activiteiten. Indien nuttig kunnen technisch-wetenschappelijke details van de projectactiviteiten in bijlagen ondergebracht worden. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een beschrijving van technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen, interne verslagen,... In het beknopt inhoudelijk verslag moet echter wel duidelijk verwezen worden naar de plaats in de betreffende bijlage, zodat op een eenvoudige manier de relevante informatie terug te vinden is. Dit gedeelte dient een goed gestructureerde en geïntegreerde samenvatting te zijn. Alle bijdragen (bijvoorbeeld van de verschillende partners) worden geïntegreerd en als één geheel aan het IWT overgemaakt. De hoofdcontractant staat in voor de organisatie van de verslaggeving. B.1 VERANTWOORDING VAN DE INGEZETTE MIDDELEN : SAMENVATTING VAN HET PROJECTVERLOOP VAN DE VOORBIJE PERIODE Geef per werkpakket een korte beschrijving van het projectverloop in vergelijking met het plan (geen gedetailleerde beschrijving van de uitvoering). Verwijs hierbij naar de (tussen)resultaten en mijlpalen zoals vermeld in het projectplan. Tevens dient verantwoord te worden waarom eventueel van het werkplan, zoals het werd goedgekeurd voor steunverlening, werd afgeweken. > template 07 BIJLAGE 1: DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG

8 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (2) 2 B.2 VERANTWOORDING VAN DE INGEZETTE MIDDELEN : PRESTATIETABEL OVER DE VOORBIJE PERIODE Prestatietabel: geef per partner aan wie wat gedaan heeft voor welk werkpakket van het project tijdens de opgegeven periode. voorbeeld van een prestatietabel : PRESTATIETABEL PERIODE TOT PROJECTAANVRAGER NAAM PERSONEELSLID ROL EN BIJDRAGE BINNEN HET PROJECT BELANGRIJKSTE WERKPAKKET WAARIN EEN BIJDRAGE WERD GELEVERD AANTAL GEPRESTEERDE MAANDEN Persoon 1 Projectleider, algemene coördinatie Werkpakket mm Persoon 2 Onderzoeker, simulaties Werkpakket 2 6 mm Persoon 3 Anal. Chemicus, IR-analyses Werkpakket mm... TOTAAL PRESTATIETABEL PERIODE TOT PARTNER 1...N NAAM PERSONEELSLID ROL EN BIJDRAGE BINNEN HET PROJECT BELANGRIJKSTE WERKPAKKET WAARIN EEN BIJDRAGE WERD GELEVERD AANTAL GEPRESTEERDE MAANDEN Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3... TOTAAL De in deze prestatietabellen opgenomen prestaties moeten kunnen bewezen worden aan de hand van nominatieve registraties in een projectboekhouding of een ander opvolgingssysteem of register. Deze bewijsstukken moeten niet toegevoegd worden maar op eenvoudig verzoek door het IWT kunnen geraadpleegd worden. > template BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG 08

9 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (3) B.3 BEREIKEN VAN HET INNOVATIEDOEL * Geboekte voortgang tijdens de voorbije periode : schets de mate waarin voortgang werd geboekt tijdens de voorbije periode in relatie tot het innovatiedoel; geef commentaar op de mate waarin het innovatiedoel zal kunnen bereikt worden. * Eventuele wijzigingen en hun invloed op het innovatiedoel : Beschrijf welke wijzigingen eventueel verwacht worden voor het vervolg van het project op basis van het reeds uitgevoerde onderzoek. Vermeld hierbij zowel eventuele technische en economische problemen (technische moeilijkheden, veranderingen in de markt, gewijzigde strategie,...) en opportuniteiten als organisatorische problemen en opportuniteiten. Nieuwe elementen of wijzigingen in valorisatieperspectieven dienen eveneens aangegeven te worden. B.4 VERDER PLANNING VAN HET PROJECT * Geef, ingeval de elementen vermeld in B.3 aanleiding geven tot bijsturingen in het werkplan, een overzicht van deze bijsturingen per partner en per werkjaar. * Geef, ingeval wijzigingen verwacht worden in de inzet van personeel of verschuivingen tussen de kosten, een overzicht van deze wijzigingen per partner en per werkjaar. B.5 FINANCIELE ASPECTEN * Indien belangrijke wijzigingen in de aanpak, planning en/of organisatie voor het vervolg van het project een impact op de begroting hebben, dient deze hier geschetst te worden. Ingeval dit verschuivingen betreft tussen partners of verschuivingen van meer dan 10%, is een afzonderlijke dringende melding noodzakelijk. * Het is niet verplicht om een financieel verslag op te stellen per werkjaar. Indien u echter wenst na te gaan of uw systeem voor verantwoording van de kosten goed is, kan u een volledig financieel verslag indienen en om een financieel nazicht vragen. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 3. > template 09 BIJLAGE 1: DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG

10 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (4) 2 B.6 VERSLAGGEVING OVER DE PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN Indien er projectspecifieke voorwaarden gekoppeld waren aan het project (zie hiervoor bijlage 3 van de overeenkomst), dient de verslaggeving hierover te gebeuren op het vastgelegde tijdstip waarop de voorwaarde moet ingevuld zijn. Indien dit tijdstip samenvalt met het tijdstip van dit jaarverslag, kan de verslaggeving over de projectspecifieke voorwaarden hier gebeuren. B.7 EVENTUELE BIJKOMENDE INFORMATIE In dit tekstveld kan u eventuele bijkomende commentaar omtrent het jaarverslag leveren. Merk op : als wordt samengewerkt met onderzoekspartners dient bij dit tussentijds verslag het bewijs van betaling aan deze partners te worden gevoegd. (Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger) bevestigt dat alle in dit jaarverslag vermelde gegevens waarheidsgetrouw zijn met betrekking tot het betreffende onderzoek. Datum :.. /.. /... Handtekening : De rechtsgeldige vertegenwoordiger > template BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG 10