Werk maken van de WW De tijd dat de overheid zorgde voor de sociale zekerheid is definitief voorbij. De overheid legt steeds meer taken en verantwoordelijkheden bij werkgevers neer. De regels voor sociale zekerheid worden steeds verder aangescherpt. Werkgevers moeten dus serieus werk maken van deze taken. Veel werkgevers in de sector overheid en onderwijs beschouwen de WW als een onvermijdelijke kostenpost. Toch liggen de kosten van de WW juist niet vast... Als eigenrisicodrager voor de WW moeten ze zelf de WW-uitkeringen bekostigen én ex-werknemers begeleiden bij hun re-integratie. De kosten van de WW worden op deze manier direct op individuele werkgevers verhaald. Een proactief beleid biedt kansen om deze schadelast te beperken. Cruciale randvoorwaarden zijn gedegen kennis van de regelgeving, scherp zicht op de geldstromen en gestroomlijnde uitvoering van de verplichtingen.
Inhoud 1. WW: een forse kostenpost... 3 1.1 Vangnet voor werknemers... 3 1.2 De maximale uitkering... 3 2. Méér dan een financiële verplichting... 4 2.1 Uitkeringen vaststellen en bekostigen... 4 2.2 Re-integratie begeleiden... 4 2.3 Controleren en sanctioneren... 4 3. Schadelast optimaal beperken... 5 3.1 Investeren in brede inzetbaarheid... 5 3.2 Inzicht in de geldstromen van de WW... 5 3.3 Beslissingen van UWV onder de loep... 5 3.4 Ex-werknemers gericht stimuleren... 6 4. Conclusie: maak werk van de WW... 7
1. WW: een forse kostenpost Sinds juli 2005 zijn alle (semi)overheids- en onderwijswerkgevers verplicht eigenrisicodrager voor de Werkloosheidswet (WW). Dit houdt in dat zij de WW-uitkeringen en de re-integratie van werkzoekende ex-werknemers moeten bekostigen. Dit kan een behoorlijke kostenpost vormen. Daar staat tegenover dat werkgevers met gericht beleid die kosten ook zelf kunnen terugdringen. Om zicht te krijgen op de besparingskansen is het noodzakelijk de potentiële omvang van de kostenpost te kennen. 1.1 Vangnet voor werknemers De sociale zekerheid functioneert onder meer als (tijdelijk) vangnet voor werknemers die hun baan verliezen. Een werknemer die wordt ontslagen of van wie het tijdelijke arbeidscontract niet wordt verlengd kan aanspraak maken op een WW-uitkering. Het recht op WW geldt ook voor werknemers die slechts een deel van hun arbeidsuren verliezen, als dit minstens vijf arbeidsuren per week zijn. Beëindigt de werknemer zelf de arbeidsovereenkomst of weigert hij een nieuw arbeidscontract, dan heeft hij geen recht op WW. Duur van de uitkering Hoe lang een werknemer recht heeft op een WW-uitkering is afhankelijk van zijn arbeidsverleden. Daarnaast geldt de zogenaamde jaren-eis: gedurende vijf kalenderjaren moet in vier jaar minimaal 52 dagen loon zijn genoten. In 2015 bedraagt de maximale duur van een WW-uitkering nog 38 maanden. Vanaf 2016 wordt die maximumduur geleidelijk verlaagd, tot in 2019 een maximumduur geldt van 24 maanden. Hoogte van de uitkering De hoogte van de WW-uitkering bedraagt gedurende de eerste twee maanden 75% van het laatstverdiende loon. Vanaf de derde maand daalt dit naar 70% van het laatstverdiende loon. Als bovengrens voor het laatstverdiende loon geldt het maximumdagloon. Dit bedrag wordt tweemaal per jaar bijgesteld. 1.2 De maximale uitkering Wat kan een werkgever nu kwijt zijn aan één werknemer die werkloos raakt? Stel dat de werknemer een mooi salaris kreeg: hij verdiende meer dan het maximumdagloon van 4.350 per maand. Zijn maandelijkse WW-uitkering bedraagt dan na twee maanden-: 70% 199,15 21,75 dagen = 3.032 (excl. vakantietoeslag) Komt de werknemer maar niet aan de slag en heeft hij recht op de maximale WW-duur? Dan lopen de uitkeringskosten in 38 maanden (bij een gelijkblijvend maximumdagloon) op tot ruim 115.500. Dat volledige bedrag zal UWV direct bij de werkgever in rekening brengen. Extra kosten Uit bovenstaand voorbeeld blijkt dat de kosten van langdurige WW-uitkeringen flink in de papieren kunnen lopen. En daar blijft het niet bij. De werkgever moet ook zorg dragen voor re-integratie, kosten voor de (administratieve) uitvoering van de regeling etc. Bovendien krijgen overheidswerkgevers vaak te maken met door sociale partners afgesproken aanvullende (bovenwettelijke) uitkeringen voor werkloosheid. Die drijven de kosten per werkloze ex-werknemer nog verder op. Een goede financiële planning is cruciaal om deze verplichtingen in kaart te brengen en hiervoor te reserveren.
2. Méér dan een financiële verplichting De overheid legt middels het eigenrisicodragen de verantwoordelijkheid voor WW-instroom nadrukkelijk bij de werkgever. Daarbij gaat het niet alleen om de financiële lasten. Zeker zo belangrijk zijn de inspanningen die nodig zijn om ex-werknemers zo snel mogelijk aan het werk te helpen. Bovendien hebben werkgevers te maken met een groot aantal administratieve taken. 2.1 Uitkeringen vaststellen en bekostigen UWV stelt de hoogte en de duur van de wettelijke WW-uitkering vast. Dat scheelt de werkgever tijd en kosten. Wél is het belangrijk om te controleren of de beschikkingen van UWV correct zijn. Een fout van UWV kan voor de werkgever meteen in de papieren lopen. Ook het uitbetalen van WW-uitkeringen neemt UWV voor haar rekening. Daarvoor stuurt de uitkeringsinstantie de betreffende werkgever vervolgens een nota. Is in de cao een aanvullende bovenwettelijke uitkering bij werkloosheid afgesproken, dan moet de werkgever het recht daarop zelf beoordelen. Aangezien de WW-duur per 2016 stapsgewijs wordt beperkt, is de kans groot dat komende jaren meer cao-afspraken worden gemaakt over aanvullende WW. 2.2 Re-integratie begeleiden Artikel 72a van de WW verplicht de overheidswerkgever om de inschakeling in de arbeid te bevorderen van (ex-)werknemers die recht hebben of krijgen op een WW-uitkering. Met andere woorden: de werkgever moet zorgen voor begeleiding bij de re-integratie van de werkloze. Hierbij valt te denken aan sollicitatiebegeleiding, opleiding of coaching. UWV stelt overigens wel haar basisdienstverlening beschikbaar voor overheidswerknemers. Zo kunnen zij gebruikmaken van werk.nl en deelnemen aan re-integratieactiviteiten van lokale UWV-vestigingen. 2.3 Controleren en sanctioneren Voorwaarde voor het behouden van de WW-uitkering is dat (ex-)werknemers zich inzetten om ander werk te vinden. Zo moeten ze actief solliciteren (de zogenaamde sollicitatieplicht). De controle of werknemers zich hieraan houden, is de taak van de voormalig werkgever. In algemene zin moet hij controleren of de werknemer zijn verplichtingen nakomt. Is dit niet het geval, dan informeert hij UWV hierover. De uitkeringsinstantie kan dan besluiten een sanctie op te leggen.
3. Schadelast optimaal beperken Overheidswerkgevers zien de schadelast van de WW vaak als een onvermijdelijke kostenpost. Dat is zeker niet terecht. Het eigenrisicodragerschap voor de WW biedt werkgevers juist de middelen om zelf de kosten te beïnvloeden. Weinig organisaties grijpen die kans. Zo hebben ze weinig aandacht voor het voorkomen van werkloosheid, bijvoorbeeld door te investeren in inzetbaarheid en mobiliteit. Moeten ex-werknemers terugvallen op de WW, dan investeren werkgevers nauwelijks in re-integratie of controle. Hun invulling van het eigenrisicodragerschap beperkt zich tot het betalen van de nota s van UWV. Hierdoor lopen werkgevers kansen mis om de kosten effectief terug te dringen én om vorm te geven aan goed werkgeverschap door ex-werknemers te ondersteunen bij hun re-integratie. 3.1 Investeren in brede inzetbaarheid Het aloude spreekwoord voorkomen is beter dan genezen gaat zeker op voor de WW. Ontslag is niet altijd te voorkomen. Zo moeten organisaties soms reorganiseren of inkrimpen om optimaal te blijven functioneren. Maar ontslag hoeft niet te leiden tot werkloosheid. Door te investeren in de inzetbaarheid van werknemers is het mogelijk ze naar een andere baan te begeleiden vóórdat ze op straat komen te staan. Zo wordt een beroep op de WW uitzondering in plaats van regel. Tijdig omscholen Een voorbeeld. Bij de overheid vallen door de digitalisering de laatste jaren steeds meer administratief ondersteunende functies weg. Werkgevers kunnen tijdig op deze ontwikkeling inspringen door werknemers, voordat hun functie vervalt, gerichte loopbaanbegeleiding te bieden. Door middel van her- en omscholing kunnen zij geschikt blijven voor de arbeidsmarkt waardoor ze vaak geen beroep hoeven te doen op de WW. 3.2 Inzicht in de geldstromen van de WW Soms zal het niet lukken om instroom in de WW te voorkomen. Daarom is inzicht in de lopende en verwachte WW-uitkeringen een voorwaarde voor succesvolle uitvoering van het WWeigenrisicodragerschap. De werkgever moet minstens deze zaken in kaart brengen: Wat zijn de WW-rechten van werkzoekenden en werknemers die binnenkort hun baan verliezen? Hoe hoog is hun uitkering? Wat zijn hun re-integratiekansen? Goede administratie van alle benodigde werknemersgegevens is onmisbaar om dit inzicht te verwerven. Regelmatige rapportages zijn cruciaal om die gegevens te duiden en verwachtingen voor de komende jaren te onderbouwen. Bovendien kan dit inzicht geven om gericht beleid hierop te formuleren. 3.3 Beslissingen van UWV onder de loep Hoewel overheidswerkgevers zelf het risico dragen op WW-uitkeringen, blijft UWV een rol spelen. Zo stelt de uitkeringsinstantie vast of een ex-werknemer recht heeft op een WW-uitkering. En zo ja, hoe hoog die is en wat de maximale duur ervan is. Uit ervaring blijkt dat daar geregeld fouten in sluipen, soms dure fouten voor werkgevers. De gegevens van UWV controleren is bepaald niet overbodig. Beschikkingen controleren UWV stelt de WW-rechten van ex-werknemers vast. Die zijn bepalend voor de duur en omvang van de uitkering en dus voor de kosten die de werkgever draagt. Het is van belang om de beschikking van
UWV zorgvuldig na te kijken. Is een beslissing niet correct of gebaseerd op verkeerde informatie, en levert dit hogere kosten op? Dan kan de werkgever bezwaar aantekenen bij UWV. Extra aandacht verdienen ex-werknemers die bij een nieuwe werkgever in dienst treden, en ook daar ontslag krijgen. Afhankelijk van de situatie kan de tweede werkgever de WW-lasten dragen, of herleeft (deels) de WW-uitkering bij de eerste werkgever. Dit hangt af van de vraag of de werknemer bij de tweede werkgever WW-rechten heeft opgebouwd. Ook hier kunnen gemakkelijk fouten in sluipen. Nota s nakijken UWV betaalt zelf de WW-uitkeringen. De voormalige werkgever ontvangt maandelijks een declaratie van deze kosten. Ook hier kunnen fouten in staan die nadelig uitpakken voor de werkgever. Zeker als een WW-uitkering lang loopt en de incorrecte declaraties zich opstapelen, kan die kostenpost aanzienlijk zijn. Dit zijn vermijdbare kosten. De werkgever kan bij UWV bezwaar aantekenen tegen incorrecte declaraties. 3.4 Ex-werknemers gericht stimuleren Werkgever en ex-werknemer moeten zich samen inspannen om de WW-duur zoveel mogelijk te verkorten. Voor beide partijen is het immers beter als de werknemer snel aan de slag gaat. De werkgever heeft een tweeledige taak. Hij moet ex-werknemers ondersteunen bij hun re-integratie én erop toezien dat zij zelf hun best doen om aan de slag te komen. Begeleiden van de re-integratie Vanuit goed werkgeverschap moeten werkgevers hun ex-werknemers begeleiden naar een nieuwe baan. Ook vanuit het oogpunt van schadelastbeheersing is dit heel belangrijk. De investeringen in reintegratie zijn meestal snel teruggewonnen als deze succesvol zijn en de uitkering eindigt. Met een goede kosten-batenanalyse kan per geval het nut van re-integratiemaatregelen worden ingeschat. Hoe sneller relevante maatregelen genomen worden, hoe groter de kans op beperking van de schadelast. Voldoet een werkgever niet aan zijn plicht om te zorgen voor re-integratiebegeleiding dan kan de exwerknemer bezwaar maken. Hij lijdt immers onder het gebrek aan inspanning van de werkgever. Is de werknemer ontevreden met de reactie op zijn bezwaar, dan kan hij naar de rechter stappen. Ook om rechtszaken te voorkomen is het dus belangrijk dat de werkgever aan ieder dossier voldoende aandacht besteedt. Werknemer kan u aansprakelijk stellen voor het niet nakomen van uw re-integratieverplichtingen Controleren op hun inzet Veel werkgevers vinden het lastig om ex-werknemers aan te spreken op hun verplichtingen. Exwerknemers zijn immers al hun baan kwijtgeraakt en bovendien kan de onderlinge verhouding gespannen zijn of hebben mensen moeite hun voormalig collega aan te spreken op het niet nakomen van de verplichtingen. Toch is dit een cruciaal onderdeel van het re-integratiebeleid. Hoe langer exwerknemers zonder baan zitten, hoe kleiner de kans dat ze weer aan de slag komen. Consequent controleren op de re-integratie-inspanningen én via UWV sancties opleggen als ze die inspanningen niet leveren, kunnen het verschil maken tussen succes en falen.
4. Conclusie: maak werk van de WW Eigenrisicodragers voor de WW moeten in eerste instantie aan de regels voldoen. Dat is geen sinecure. Een eigenrisicodrager heeft meer verplichtingen dan alleen de kosten van uitkeringen dragen. Compliance is echter niet de enige reden om werk te maken van het WW-beleid van de organisatie. Eigenrisicodragerschap biedt werkgevers de kans om actief de kosten te beperken. Een betrokken en kritische houding op dossierniveau is wel een voorwaarde. Compliance: investeren in kennis en inzicht De regelgeving omtrent eigenrisicodragen voor de WW is complex. Wil een werkgever hier volledig aan voldoen, dan is kennis van die regelgeving dus onontbeerlijk. Daarnaast is inzicht in de eigen WWinstroom van belang. Goede administratie en periodieke rapportage over de instroom en kosten vormen de basis voor een doelgericht re-integratiebeleid. Dit is geen kwestie van losse maatregelen nemen. Alle verplichtingen en ondersteunende taken moeten zorgvuldig worden ingebed in het beleid. Alleen op die manier kan de werkgever continuïteit waarborgen in de uitvoering. Schadelast beperken: kritische, actieve houding Eigenrisicodragen voor de WW is niet slechts een extra last voor werkgevers. Integendeel: het biedt de kans om met doordacht beleid de kosten te beperken. Een kritische blik op de beschikkingen en nota s van UWV kan fouten aan het licht brengen die de kosten nodeloos opdrijven. Daarnaast is het cruciaal om re-integratiedossiers actief te behandelen. Op basis van een kosten-batenanalyse kunnen zinvolle re-integratieactiviteiten worden ingezet. Ook van de werknemer mag optimale inspanning worden verwacht. De werknemer hierop controleren en, indien nodig, sancties opleggen, helpt om hem sneller aan de slag te krijgen. Gerichte investeringen kunnen zo de kosten effectief terugdringen. Op die manier kunnen werkgevers echt het heft in eigen hand nemen.
Over Robidus Robidus verlaagt voor grote werkgevers in Nederland de kosten en risico s van verzuim, ZW, WIA en WW door optimale benutting van de wettelijke regelingen én het sturen op arbeidsparticipatie. Met integrale best-practice oplossingen kunnen de specialisten van Robidus uw HR afdeling adviseren, ondersteunen en ontlasten bij de uitvoering van de sociale zekerheid. De dienstverlening van Robidus ligt op het snijvlak van HR, Finance en Personeelsadministratie. Voor al deze afdelingen is de uitvoering van de wet- en regelgeving rond sociale zekerheid geen kerntaak, hoewel een correcte uitvoering wel consequenties heeft voor deze afdelingen. Robidus heeft op alle aandachtsgebieden diepgaande kennis en jarenlange expertise en kan daardoor effectiever en efficiënter de inrichting van processen en de uitvoering van de wettelijke verplichtingen verzorgen én doeltreffender communiceren met zowel Belastingdienst, UWV en interventionisten als verzekeraars. Met de inzet van Robidus bent u verzekerd van een optimale uitvoering van de sociale zekerheid die compliant is aan wet- en regelgeving terwijl uw HR afdeling meer tijd overhoudt voor de echt strategische thema's. Facts & Figures Robidus: Opgericht in 2003 en inmiddels circa 250 enthousiaste werknemers. Meer dan 25% van organisaties met minimaal 500 dienstverbanden werken samen met Robidus. Uitvoering van SV-regelgeving op een totale loonsom van ruim 7 miljard euro. Faciliteren van het ZW, WGA en WW eigenrisicodragerschap voor ruim 700 werkgevers, elk met een minimale loonsom van 15 miljoen euro. Ruim 1.500 HR medewerkers gebruiken de unieke Robidus software. ISAE 3402 gecertificeerd en AFM geregistreerd. www.robidus.nl/contact 075 681 83 50 075 681 83 50