Verslag van de vergadering: Commissies clubzaken en -jeugd 8 maart 2005 Organisatie jubileumfeest op 9 april 2005 Aanwezig Commissie Jeugd : Jos Broekmans Herman De Pauw Benny Lenaerts Aanwezig Commissie Clubzaken : Herman Bosman Camille Jacobs (dienst aan de gemeenschap) Jef Orens Willy Reynders Dominiek Willemse (commissie internationaal) Verontschuldigd wegens ziekte : Roger Vanbockrijck 1. Goedkeuring van het verslag van 7 februari 2005 Na een paar kleine aanpassingen werd het verslag goedgekeurd. Het mag vrijgegeven worden voor de andere leden en voor plaatsing op de website. De aanleiding van deze vergadering is : - de uitvoering van het vorige verslag - het opmaken van de volledige planning voor het jubileumfeest - het maken van een taakverdeling/draaiboek zodat het nodige geregeld kan worden. Op maandag, 7 maart 2005 hebben we een schrijven ontvangen van de gemeente Houthalen-Helchteren waarin te kennen gegeven wordt dat het Schepencollege onze aanvraag heeft behandeld op 28 februari 2005. Het Schepencollege gaat akkoord om ons te ontvangen op 9 april om 16 uur. Ze vragen om minstens twee weken op voorhand door te geven hoeveel personen aanwezig zullen zijn.
Dit zal moeilijk worden om dit 14-dagen op voorhand te kunnen; we hebben afgesproken dat we met een aantal mensen van de vergadering van vanavond contact zullen opnemen met de gemeente. We willen graag nog wat nadere informatie. Actie Herman : in de loop van de week van 14 maart een afspraak maken met de gemeente. We kunnen dan ook vragen hoe ver de gemeente wil gaan in verband met de receptie. Wordt de receptie door de gemeente betaald of moeten wij ook tussenkomen? Dit is nog niet duidelijk afgesproken. In bijlage wordt het logo gevoegd dat gebruikt kan worden tijdens de jubileumviering. Als er nog op- of aanmerkingen zijn over het logo, horen we dit graag zo snel mogelijk. We zullen Roger Vanbockrijck vragen of hij de burgemeenster van Zonhoven even wil contacteren omdat we hierover nog geen uitsluitsel hebben. Actie Roger : burgemeester Zonhoven contacteren 2. De uitnodigingen Jef Orens en Dominiek Willemse gaan zorgen voor de uitnodiging. Herman Bosman heeft inmiddels contact gehad met Werner Paredis over het zetwerk. Werner is akkoord om het volledige zetwerk te maken in PDF-formaat als hij de nodige informatie krijgt van Jef en Dominiek. Hij zal dit dan doorsturen naar Herman die dan op zijn beurt de uitnodigingen in kleur zal laten kopiëren. Actie Jef en Dominiek : materiaal voor de uitnodiging aan Werner bezorgen We gaan proberen om de uitnodigingen zo snel mogelijk te versturen. De gemeente weet nl. ook graag zo snel mogelijk hoeveel personen aanwezig zullen zijn. De meeste mensen zullen een uitnodiging krijgen voor het avondfeest. We zullen apart de mensen uitnodigen die ook 's middags op het gemeentehuis worden verwacht. Wie wordt uitgenodigd? Een aantal mensen wordt gratis uitgenodigd nl. - de SEP studenten met hun vriend of vriendin. - Uitnodigingen voor HEP en RYLA. Actie Benny
- directie van de scholen waar de SEP-studenten werden ondergebracht. Actie Jos Kerkhofs en Frank. Actie Jef : Jos en Frank contacteren daar ze niet op deze vergadering aanwezig waren. - de gouverneur en Rotary Internationaal zullen gecontacteerd worden met de vraag welke mensen van buiten onze organisatie in aanmerking komen voor een uitnodiging. Actie Jef Orens - de drie burgemeesters hebben een officiële uitnodiging nodig. Actie Jef Orens en Roger Vanbockrijck We moeten natuurlijk ook contact opnemen met de pers. Ewald Houben heeft hiervoor al de nodige stappen ondernomen. Er zal een persmap gemaakt moeten worden. Voor de persmap zal Ewald de hulp krijgen van Jos Kerkhofs. Er werd geopperd om mevrouw Ann Reymen van TV Limburg te contacteren. Ze is ook betrokken bij ABR. We gaan proberen of zij gratis onze spreekbuis kan zijn tijdens de receptie op het gemeentehuis. Actie : Willy R. (?) Verder zijn er betalende uitnodigingen nl. - de clubs uit Meerbusch en Beringen, onze contactclubs en Rotary Club Mol Actie Jef Orens : nodige adressen bij elkaar zoeken - de verantwoordelijken van de projecten die we de afgelopen jaren steunden. Actie Dominiek : adressen bij elkaar zoeken. - de ouders van de SEP-studenten. Actie Benny - Alle vrienden van Houthalen Midden-Limburg. We kunnen natuurlijk ook kinderen, familie en vrienden uitnodigen. Het is de bedoeling dat deze feestavond tegen kostprijs aangeboden zal worden.
Volgende week zullen Camille,Dominiek, Jef en Herman contact opnemen met het gemeentebestuur om de receptie te regelen en om te zien of hieraan kosten verbonden zijn. We zullen een daar een projector, een scherm en een spreekgestoelte nodig hebben. Actie: Herman, afspraak regelen. Herman zal kijken of bij hem intern een omslag voor de persmap gemaakt kan worden. Actie Herman De vaandels zullen ook op de lokatie van het onthaal in het gemeentehuis geplaatst worden, zodat er voor de pers een mooie achtergrond is. Verder moeten onze vlag en het Rotary-wiel meegenomen worden. Actie: Dominiek/Commissie Internationaal. 3. Planning De voorlopige planning ziet er als volgt uit : - 16u - 16u30 : Ontvangst op het gemeentehuis in de raadszaal waar ook het officiële deel van de viering zal doorgaan. - 16u30-17u30 : Officieel gedeelte met verschillende toespraken van enerzijds onze voorzitter en anderzijds de burgemeesters van Houthalen-Helchteren, Heusden-Zolder en Zonhoven. Via onze website, die als powerpoint presentatie gebruikt zal worden, zal kort geschetst worden : * de stichting van Rotary Internationaal door Paul Harris * het 100-jarig van Rotary en het 10-jarig bestaan van onze eigen club * hoe de Rotary club gestructueerd is * de werking van de commissies * het uitsturen en binnenhalen van SEP-studenten (Student Exchange Programme) * steunprojecten die we realiseerden. Eventueel kunnen we aan één van de aanwezigen van de steunprojecten vragen om een woordje uitleg te geven over een project van ons. Dit moet nog in detail uitgewerkt worden. (ABR? kan ook het contact met Mevr. Ann Reymen eenvoudiger zijn?) De receptie achteraf zal beneden in de trouwzaal en in de gangen van het gemeentehuis doorgaan.
17u30-18u30 : Receptie met een hapje en een drankje (tijdstip is rekbaar, hangt af van hoe lang het officiële gedeelte zal duren) 18u30 : Richting Molenheide voor het avondfeest. 19u - 19u30 : Ontvangst op Molenheide (Algemene organisatie door commissie Jeugd?) 19u30 : Welkomstwoord door de voorzitter De meeste aanwezigen waren 's middags niet aanwezig en we zullen dan hier ook : - het 100- en 10 jarig bestaan toelichten - de functie van de commissies toelichten - een voorstelling doen van de inkomende en uitgaande SEP-studenten (wordt verder uitgewerkt door commissie Jeugd. (Josquin / Benny Lenaerts) Dominiek ging contact opnemen met een mogelijke spreker: Dominique Vermeerbergen. Actie: Dominiek In twee bloks van 20 minuten worden de inkomende en uitgaande studenten voorgesteld. De Commissie Jeugd zal foto's tonen van het moment dat de student wegging en terugkwam. Voor de inkomende studenten gaan we hetzelfde doen nl. van het moment toen ze binnenkwamen en het moment dat ze terug vertrokken. De studenten zullen een kort woordje geven over hoe het hun verder gegaan is en wat ze nu doen. 20 u : Avondmaal Het avondfeest wordt muzikaal opgeluisterd door een duo dat zingt en als DJ fungeert. Ze zullen hun opstelling klaar hebben voordat wij de ontvangst voorzien. De deelname-prijs wordt doorberekend aan kostprijs nl. 50 eur/persoon. Dit is inclusief een aandenken (waarschijnlijk een bedrukte ballpoint - wordt door Camille geregeld). Actie: Camille
Benny maakte een volledige planning van de studenten die reageerden op de uitnodiging. Hij heeft ook een volledig dossier met vluchtgegevens enz. dat verder door Commissie Jeugd opgevolgd zal worden. Op het einde van de vergadering (het liep al tegen 23u30) werd gezegd dat voor de organisatie van 21 mei ook bijkomende/andere personen gecontacteerd zullen worden. Het feest is een privé feest van onze eigen club. Hiervoor zal een speciale commissie samengesteld worden. Mensen uit de huidige commissie zijn natuurlijk ook welkom. Camille, Dominiek en Herman zijn ter beschikking. We zullen Moniek Cornelis contacteren en vragen of ze bereid is mee te helpen in de organisatie van ons eigen feest. Herman Bosman 9-02-2005