DRAAIBOEK INBURGERINGSCEREMONIE

Transcriptie

1 DRAAIBOEK INBURGERINGSCEREMONIE integratie-inburgering.be

2 EEN INBURGERINGSCEREMONIE? Jaarlijks ronden duizenden inburgeraars in Vlaanderen hun inburgeringstraject af. Als bewijs hiervan krijgen ze een attest van inburgering. Wil je hen als lokaal bestuur in de bloemetjes zetten als bedanking voor hun inspanningen? Wil je hen tegelijkertijd stimuleren en ondersteunen om zich verder in te zetten voor je gemeente/stad? Dan is een inburgeringsceremonie een goede start! Een officiële verwelkoming als nieuwe burger door een lokaal bestuur is een schouderklopje voor de inburgeraar. Tegelijk worden ze aangemoedigd om hun integratieproces verder te zetten. Door te focussen op de inzet van inburgeraars doorbreek je de perceptie dat niet-belgen niet willen integreren in onze samenleving. Het draagvlak voor etnisch-culturele diversiteit in je gemeente wordt zo weer een beetje groter!

3 CONCEPT Het gemeente- of stadsbestuur organiseert een feestelijke namiddag waarbij alle inburgeraars die het voorbije jaar een attest behaalden, worden uitgenodigd. Tijdens het officiële gedeelte zorgt een ceremoniemeester voor een vlot verloop. De burgemeester en/of een schepen zet tijdens een speech de inspanningen van de inburgeraars in de spotlights en nodigt hen uit om verder actief te blijven in de gemeente of stad. Ook de vertegenwoordiger van het Agentschap Integratie en Inburgering komt aan het woord. De ceremonie zelf heeft een warm karakter. Inburgeraars en hun familie moeten zich écht welkom voelen. Je kan bijvoorbeeld zoeken naar een (ex-) inburgeraar van de eigen of naburige gemeente die live achtergrondmuziek breng of een expositie geeft met eigen foto s, schilderijen, poëzie, De inburgeraars ontvangen een aandenken van de gemeente of stad. Van elke inburgeraar wordt individueel een foto genomen wanneer hij/zij het aandenken ontvangt. Een groepsfoto sluit de ceremonie af. De inburgeraars ontvangen hun individuele foto en de groepsfoto enkele dagen na de ceremonie in de brievenbus. Na het officiële gedeelte kan iedereen tijdens een receptie genieten van een hapje en een drankje. Hier kan bijvoorbeeld ook een filmpje over en met inburgeraars getoond worden.

4 PRAKTISCH Waar? De ideale locatie is het gemeente- of stadhuis, omwille van het officiële en prestigieuze karakter. Wanneer? Frequentie: Afhankelijk van het aantal inburgeraars één of twee keer per jaar (of één keer per twee jaar, als er echt te weinig inburgeraars in je gemeente een attest behalen). Hoeveel inburgeraars een attest behalen, kan je opvragen bij het Agentschap Integratie en Inburgering. Dag: Zaterdag of zondag zijn de meest geschikte dagen voor een inburgeringsceremonie. De exacte dag wordt best in samenspraak met het Agentschap Integratie en Inburgering bepaald. Belangrijk is dat de burgemeester en/of schepenen aanwezig kunnen zijn. Uur: De inburgeringsceremonie start idealiter om 15 uur, waarbij het officiële gedeelte een klein uurtje in beslag neemt. Tussen 16 en 17 uur is er tijd voor een hapje en een drankje. Voor wie? Alle inburgeraars die hun inburgeringsattest in de loop van het voorbije jaar behaalden, ontvangen een uitnodiging (liefst voor het hele gezin). De belangrijkste partnerorganisaties in het kader van het inburgeringstraject ontvangen ook een uitnodiging. Uitnodiging Er zijn twee versies van de uitnodiging: één voor inburgeraars en één voor partnerorganisaties. Jouw gemeente ontwerpt en drukt een aantrekkelijke uitnodiging, met daarop: De naam van de burgemeester of bevoegde schepen; Het logo van het Agentschap Integratie en Inburgering; Een antwoordkaartje en plannetje. Het Agentschap Integratie en Inburgering verstuurt de uitnodigingen voor inburgeraars, aangezien ze omwille van privacyredenen de gegevens van de ex-inburgeraars niet aan de gemeente mag overhandigen. Ze worden vijf weken voor de inburgeringsceremonie verstuurd. Vier weken voor de inburgeringsceremonie contacteert het Agentschap Integratie en Inburgering de genodigden met de vraag of ze de brief ontvangen en begrepen hebben en moedigen hen aan om zich in te schrijven.

5 Inschrijving Inburgeraars kunnen inschrijven tot één week voor de ceremonie door: de antwoordkaart terug te sturen naar de gemeente; door te telefoneren naar het onthaal van de gemeente; door een te sturen. Na de deadline belt het Agentschap Integratie en Inburgering de inburgeraars van wie de gemeente geen reactie gekregen heeft om hen via een gesprek eventueel nog te motiveren om deel te nemen. De dag voor de ceremonie krijgen de ingeschreven inburgeraars een herinnerings-sms van de gemeente zelf. Pers BIJ EEN GROTERE CEREMONIE: Zowel je gemeente als het Agentschap Integratie en Inburgering nodigen twee weken vooraf de pers uit. De gemeente en het Agentschap Integratie en Inburgering zorgen in samenspraak voor een persbericht en voor de nodige info voor de persmap: programma, persbericht, overzicht van het aantal inburgeringsattesten, korte voorstelling van het Agentschap Integratie en Inburgering, eventueel aangevuld met info van het lokale bestuur. De verantwoordelijke van het Agentschap Integratie en Inburgering houdt zich beschikbaar om na afloop van de ceremonie vragen van de pers te beantwoorden. Na de ceremonie sturen we de groepsfoto samen met het persbericht door naar de persredacties. BIJ EEN KLEINERE CEREMONIE: Het Agentschap Integratie en Inburgering en/of de gemeente stelt een artikel op voor de lokale Goednieuwskrant of de streekpagina s van Het Nieuwsblad, Het Laatste Nieuws, Het Belang van Limburg, etc. De groepsfoto van de ex-inburgeraars dient als illustratie. Benodigdheden voor de ceremonie Lijst met inschrijvingen Naamkaartjes voor genodigden en medewerkers Projector Microfoon Camera (foto s voor de eigen website, sociale media, ) Aandenken van de gemeente (gadgets, lokale streekproducten, ) Hapjes (vegetarisch/halal)

6 VERLOOP CEREMONIE uur Zaal inrichten Onthaal voorbereiden: tafels met genodigdenlijst, inschrijvingen en naamkaartjes voor de inburgeraars Fotoprojectie uittesten, indien er een inburgeraar-fotograaf of de gemeente foto s ter beschikking stelt Filmprojectie uittesten: getuigenissen inburgeraars filmpjes Agentschap Integratie en Inburgering Microfoon uittesten Inburgeraar-fotograaf, inburgeraar-muzikant, ontvangen Badges medewerkers klaarleggen Roll-up banner Agentschap Integratie en Inburgering opzetten Gadgets/aandenken van de gemeente klaarleggen uur Een medewerker van je gemeente wacht de genodigden aan de buitendeur op en stuurt hen door naar vestiaire en het onthaal. De genodigden worden aan het onthaal ontvangen en de aanwezigheidslijst wordt bijgehouden. De naamkaartjes worden uitgedeeld. De onthaalmedewerker ontvangt de persmensen en bezorgt de persmap. Dit kan afhankelijk van de situatie ook de vertegenwoordiger van het Agentschap Integratie en Inburgering zijn. Iemand blijft tijdens de ceremonie bij het onthaal zitten om laatkomers te ontvangen. Vanaf 14:45 uur: eventueel een filmpje met (ex-)inburgeraars, live achtergrondmuziek, projectie van foto s, indien mogelijk van een inburgeraar-fotograaf of een inburgeraar-muzikant.

7 15.00 uur Welkomstwoord door de ceremoniemeester. De ceremoniemeester is iemand van je gemeente. Toespraak door de burgemeester en/of schepen. De aanwezige partnerorganisaties worden duidelijk vermeld. De ceremoniemeester bedankt en geeft het woord aan de medewerker van het Agentschap Integratie en Inburgering. Hij of zij gaat in gesprek met één of meerdere inburgeraars. Het Agentschap Integratie en Inburgering bereidt dit op voorhand voor met de inburgeraars die dit graag willen doen. Als er geen inburgeraars aanwezig zijn die zich hiervoor kandidaat stellen, geeft het Agentschap Integratie en Inburgering een korte toelichting over het traject. De ceremoniemeester bedankt en kondigt de uitreiking van de gadgets aan. Een medewerker van het Agentschap Integratie en Inburgering leest de naam van elke aanwezige inburgeraar voor. De burgemeester en/ of schepen geven elke inburgeraar een handdruk en overhandigen een streekproduct of gadget. We nemen een foto van elke inburgeraar, die we achteraf per post bezorgen. De ceremoniemeester rondt af, bedankt de inburgeraar-fotograaf/ muzikant, kondigt aan dat er nog een groepsfoto wordt genomen en nodigt na het fotomoment iedereen uit voor een hapje en drankje uur Receptie aangeboden door je gemeente. Denk ook aan vegetarische en/of halalhapjes! uur De gemeente staat in voor het opruimen van de zaal.

8 ACHTERAF De gemeente of stad bezorgt de groepsfoto aan: het Agentschap Integratie en Inburgering; de lokale pers, samen met het persbericht. Het Agentschap Integratie en Inburgering zorgt ervoor dat de foto s bij de inburgeraars terechtkomen. Heb je nog vragen? Contacteer het Agentschap Integratie en Inburgering in jouw buurt. Tour & Taxis Koninklijk Pakhuis Havenlaan 86C, bus Brussel V.U. Leen Verraest, Agentschap Integratie en Inburgering, private stichting, Tour & Taxis, Havenlaan 86C bus 212, 1000 Brussel Het Agentschap Integratie en Inburgering is een overheidsagentschap dat zich inzet voor een samenleving waar iedereen, ongeacht herkomst of achtergrond, gelijke kansen krijgt.