Beheer formulieren en tabellen Machtigingenportaal en Aanvraagportaal door VECOZO Van: Levina Ferreira en Nienke Wagenaar (VECOZO) Datum: 20 november 2014 Onderwerp: Beheer formulieren Machtigingenportaal door VECOZO Versie: Voorstel definitief 1. Doel van de procedure Doel van de procedure is om wijzigingsverzoeken op de formulieren en tabellen te beheersen en gestructureerd en volgens afspraak uit te voeren, om daarmee de kwaliteit en waar mogelijk uniformiteit van de formulieren te waarborgen. 2. Betrokken partijen De betrokken partijen die een wijzigingsverzoek kunnen indienen zijn: - Individuele zorgverzekeraars - ZN (afdeling Zorg, beheer limitatieve lijst) - VECOZO - Branchevereniging van zorgverleners* * Zorgverleners kunnen zelf niet rechtstreeks een wens indienen. Dit verloopt altijd via een branchevereniging. De branchevereniging kan dan namelijk met de achterban afstemmen of dit een breed gedragen wijzigingsvoorstel is en kan op basis hiervan besluiten om het verzoek al dan niet in te dienen. 3. Scope De procedure heeft betrekking op de diensten Machtigingenportaal en in de toekomst ook het Aanvraagportaal. De volgende onderdelen vallen binnen deze procedure: - Aanvraagformulieren en achterliggende beslisbomen; - Prestatiecontrole sheets die in de formulieren zijn opgenomen; - Tabellen ter ondersteuning van de formulieren en besluitvorming. Voor meer details zie hst 5 - Te beheren formulieren en tabellen. Het beheer van de limitatieve lijst van MSZ en overzichten voor de overige zorgsoorten waar een machtiging voor nodig is valt buiten de scope van deze beheerprocedure. Indien wijzigingen op de limitatieve lijst en andere overzichten gevolgen hebben voor de formulieren en tabellen zal ZN (Afdeling Zorg) deze via deze wijzigingsprocedure indienen bij VECOZO. LET OP: De doorlooptijd van deze wijzigingen is lang. Zie voor het tijdsschema Tabel 1 op blz 8. Wijzigingsverzoeken voor aanpassingen aan de diensten zelf vallen buiten de scope van deze procedure. Hiervoor wordt verwezen naar de algemene RFC-procedure van VECOZO. Wijzigingsverzoeken dienen volledig (wijzigingsformulier én voorstel aangepast formulier), duidelijk, tijdig en geheel volgens de procedure te worden aangeleverd. De beheerder kan wijzigingsverzoeken die hier niet aan voldoen weigeren en terugsturen aan de indiener. Wijzigingsverzoeken dienen via de daarvoor afgesproken mailbox te worden ingediend, alle andere kanalen worden niet gehonoreerd. 1
4. Situaties Onderstaand lijstje geeft een aantal van de vele situaties aan waarop de wijzigingsprocedure van toepassing is. Redenen om een formulier aan te passen: - Omdat er een fout in blijkt te zitten; - Omdat er erg veel vragen of klachten over zijn; - Omdat het beter/handiger kan voor de aanvrager; - Omdat er voor de zorgverzekeraar(s) gegevens ontbreken voor de beoordeling van de aanvraag; - Omdat er een landelijke inhoudelijke wetswijziging wordt ingevoerd; - Omdat een zorgverzekeraar de eigen AV er in wil verwerken; - Omdat de polisvoorwaarden gaan veranderen; - Omdat het protocol verandert; - Omdat een zorgverzekeraar een andere eindconclusie wil kiezen dan in het uniforme formulier opgenomen is (online/offline); - Omdat naar aanleiding van de materiele controle blijkt dat een formulier anders moet. - enz Redenen om een formulier toe te voegen: - Omdat de limitatieve lijst uitgebreid wordt met een extra verstrekking - Omdat er een formulier is ontworpen voor een verstrekking waar nu nog een algemeen formulier voor is; - enz. Redenen om een formulier te verwijderen: - Omdat er een verstrekking van de limitatieve lijst afgehaald wordt; - Omdat een formulier wordt vervangen door een ander formulier; - enz. Redenen om een tabel aan te passen: - Omdat de limitatieve lijst uitgebreid wordt (dit verzoek wordt door ZN afdeling Zorg ingediend); - Omdat er een afwijsreden aangepast moet worden. - De zorgactiviteitentabel is uitgebreid. - Omdat er nieuwe controles gedefinieerd worden, of een controle wijzigt. - Omdat de geldigheidsperiode van controles aangepast moet worden; - enz. 5. Te beheren formulieren en tabellen De wijzigingsprocedure heeft betrekking op formulieren én tabellen in het Machtigingenportaal, te weten: Alle formulieren en beslisbomen Zowel de uniforme formulieren als de specifieke formulieren met achterliggende beslisbomen van zorgverzekeraars vallen onder deze procedure. Koppeltabel van zorgverzekeraars In deze tabel geeft een zorgverzekeraar aan welk formulier bij elke verstrekking getoond kan worden. Deze tabel wordt door de verzekeraars zelf beheerd (zie gebruikershandleiding). Online/Offline matrix Deze matrix (tabel) geeft per zorgverzekeraar en per formulier aan of een machtiging online goedgekeurd mag worden, of hij online afgewezen mag worden, of dat alles offline moet worden beoordeeld. 2
STP Controle sheets In dezeexcelsheets is aangeven welke uniforme controles op de prestatiecodes voor Mondzorg uitgevoerd moeten worden. Tabel met afwijsredenen Afwijsredenen zijn opgenomen in de formulieren, maar ook in een tabel in het Machtigingenportaal. Indien een afwijsreden wordt aangepast moet dit dan ook op twee plaatsen gebeuren. Zorgactiviteiten tabel Deze tabel bevat alle zorgactiviteiten die er binnen de zorgsoort bekend zijn bij Vektis. Verstrekkingen tabel Deze tabel bevat verstrekkingen (diagnoses/behandelsoorten) die worden onderkend bij de zorgsoort. Prestatiecontrole tabel Deze tabel bevat controles op combinaties en aantallen van aangevraagde prestatiecodes. Ook formulieren en tabellen die worden toegevoegd in het kader van het Digitale Aanvraagproces Hulpmiddelen gaan onder deze procedure vallen. Alle wijzigingen, die op uniforme formulieren, maar ook die op specifieke formulieren verlopen altijd via de wijzigingsprocedure. Het is in alle gevallen van belang dat de betrokkenen op de hoogte zijn van wijzigingen, zodat kan worden bepaald wat de impact of ervan op of noodzaak ervan voor de andere betrokken partijen is. 6. Eigenaar vs Beheerder Deze wijzigingsprocedure wordt uitgevoerd door VECOZO (afdeling Functioneel Beheer) in samenwerking met de expertgroep (o.l.v. ZN - afdeling Informatiebeleid). Zorgverzekeraars zijn eigenaar van de formulieren en tabellen. Zorgverzekeraars streven naar uniforme formulieren. Uitvoeren van eigen beleid moet echter mogelijk zijn, waardoor een zorgverzekeraar ervoor kan kiezen om van de uniforme formulieren af te wijken en een eigen formulier te hanteren. ZN voert ledenadministratie van de expertgroepen. ZN is voorzitter van de expertgroepen. ZN organiseert en faciliteert de overleggen van de expertgroepen. ZN neemt (na advies van de expertgroepen) een besluit over de door te voeren wijziging. ZN geeft (na advies van de expertgroepen) VECOZO de opdracht om een formulier of tabel aan te passen. De leden van de expertgroep testen de aangepaste formulieren of tabelwijziging. Zij geven VECOZO hun bevindingen door en ook een advies over de in productie name (zie hst 11 - Testen). De leden van de expertgroep zorgen voor de communicatie van de wijziging aan hun achterban. VECOZO is eigenaar en beheerder van de RFC mailbox. VECOZO verzorgt de publicatie van wijzigingsverzoeken en de status ervan op de website. VECOZO publiceert bij grote wijzigingen (bijvoorbeeld, nieuwe zorgsoort) een nieuwsbrief op de website. 7. Expertgroep Machtigingenportaal Per zorgsoort (en daarmee set formulieren en tabellen) wordt een expertgroep opgericht. De expertgroepen bestaan uit zeer inhoudelijk deskundig afgevaardigden van de zorgverzekeraars. 3
Bijeenkomsten van de expertgroep worden door ZN georganiseerd en gefaciliteerd. ZN is ook voorzitter. Alle zorgverzekeraars dienen in de expertgroep vertegenwoordigd te zijn en onderstaande wordt van hen verwacht: o Dat zij bijeenkomsten van de expertgroep voorbereiden; o Dat zij actiepunten voortgekomen uit de expertgroep bijeenkomsten uitvoeren; o Dat zij de volgende competentie /kennis inbrengen: Medisch inhoudelijke kennis van machtigingsaanvragen; Kennis van wet- en regelgeving betreffende machtigingen; Kennis van machtigingenproces in de keten en in eigen backoffice; Kennis van het machtigingenportaal en de wijze waarop verstrekkingen hierin worden beheerd; Analytisch vermogen om beleid om te zetten naar formulieren. o Dat zijn de bevoegdheid hebben om namens de eigen instelling de formulieren aan te passen; o Dat zij hun kennis van de formulieren en bijbehorende werkwijze overbrengen binnen hun eigen organisatie; o Dat zij de formulieren testen, of dit binnen hun organisatie uitzetten en coördineren; o Dat zij na het testen toestemming geven voor het in productie nemen van de formulieren; o Dat zij meedenken over het implementatietraject en ondersteunen van de zorgaanbieders bij de implementatie en tijdens de nazorg; Van ZN wordt verwacht dat zij ervoor zorgt dat de expertgroep een uitspraak doet over de voorgestelde wijzigingsverzoeken. Zij nodigt hiervoor de expertgroep uit voor een bijeenkomst, of handelt het schriftelijk af. De uitspraak van de expertgroep wordt omgezet naar een opdracht voor VECOZO. Van VECOZO wordt verwacht: o Dat zij de RFC s in behandeling nemen (inclusief beoordeling of deze voldoende duidelijk zijn); o Dat zij de publicatie op de website actueel houden; o Dat zij de RFC s uitvoeren; o Dat zij de expertgroep tijdig op de hoogte stelt van de te bespreken wijzigingsverzoeken. 8. Procedure wijzigingsverzoeken Een wijzigingsverzoek kan inhouden dat een bestaand formulier moet worden aangepast, dat er een nieuw formulier moet bijkomen, dat een bestaand formulier moet worden verwijderd of dat er een wijziging in een tabel moet plaatsvinden. Voor al deze soorten wijziging geldt dezelfde procedure. Deze procedure verloopt als volgt: 4
act Beheer Formulieren Machtigingenportaal Indiener VECOZO Expertgroep (o.l.v. ZN) Vul wijzigingsformulier in Aanpassen Opv ragen aanv ullende informatie Beoordelen Wijzigingsv erzoek Nee Indienen wijzigingsv erzoek Is de aanvraag volledig? Ja Fout Publiceren & terugkoppelen Bepaal Impact / Omv ang Publiceren & terugkoppelen Fout of wens? Wens Bepalen & Vaststellen prioriteit tijdens geplande bijeenkomst Publiceren & terugkoppelen Communiceren geplande wijziging Inplannen wijziging Bespreken & Vaststellen Prioriteit ad-hoc Communiceren aan achterban Uitvoeren wijziging Testen Ja Nee Nieuwe Wens? Wijziging akkoord? Nee Adv iseren in productie name Ja In Productiename Communiceren aan achterban Communiceren in productiename In Productie 1. Indienen wijzigingsverzoek a. Een betrokken partij heeft een wijzigingsverzoek met betrekking tot een formulier of tabel. b. De betrokken partij dient deze, via het wijzigingsverzoek formulier, sámen met voorgestelde formulier of tabel en motivatie, in via de mailbox van VECOZO. c. VECOZO bepaalt of het wijzigingsverzoek compleet is en vraagt anders aanvullende informatie op bij de indiener 2. Publiceren en terugkoppelen 5
a. VECOZO houdt een actueel bestand bij van alle wijzigingsverzoeken met hun status en neemt het nieuwe wijzigingsverzoek hierin op. 3. Beoordelen wijzigingsverzoek door VECOZO a. VECOZO bepaalt of het een productiestoring of een wens betreft. In geval van een productiestoring worden stap 4 t/m 13 versneld uitgevoerd, zie hst 9 - Procedure productiestoring. b. VECOZO bepaalt de omvang/impact van de wijziging. VECOZO streeft er naar de stappen 1 t/m 3 binnen vijf werkdagen te hebben uitgevoerd. 4. Beoordelen wijzigingsverzoek door expertgroep (o.l.v. ZN) a. De expertgroep van de betreffende zorgsoort komt 3 keer per jaar bijeen om alle wijzigingsverzoeken te bespreken en te prioriteren, zie hst 10 - Planning. b. De expertgroep bepaalt de impact en de prioriteit van het wijzigingsverzoek. c. De expertgroep neemt een besluit over het uitvoeren ervan (evt. via COZ). 5. Publiceren en terugkoppelen a. VECOZO houdt een actueel bestand bij van alle wijzigingsverzoeken en werkt de status van het wijzigingsverzoek hierin bij. 6. Inplannen wijziging a. Expertgroep (o.l.v. ZN) geeft de hoog geprioriteerde wijzigingsverzoeken door aan VECOZO. b. VECOZO plant de wijzigingsverzoeken in, geeft aan wanneer ze gereed zijn voor test en publicatie. c. VECOZO stemt deze planning af met de expertgroep ten behoeve van (voorbereiding op) het testen. VECOZO streeft ernaar de planning binnen 2 weken na ontvangen van de geprioriteerde wijzigingesverzoeken op te leveren. 7. Publiceren en terugkoppelen a. VECOZO houdt een actueel bestand bij van alle wijzigingsverzoeken en werkt de status van het wijzigingsverzoek hierin bij. 8. Communiceren geplande wijziging a. VECOZO communiceert de geplande wijzigingen via de website b. De expertgroep (o.l.v. ZN) communiceert aan hun achterban 9. Uitvoeren wijziging a. De expertgroep (o.l.v. ZN) geeft VECOZO de opdracht om de wijziging uit te voeren. b. VECOZO bouwt/wijzigt de formuleren en/of tabellen en stelt het beschikbaar in de testomgeving zodat de zorgverzekeraars hun test kunnen uitvoeren. 10. Testen a. VECOZO geeft aan de expertgroep (o.l.v. ZN) aan wanneer zij de wijziging kunnen testen op de testomgeving en wanneer de testperiode afloopt en een akkoord verwacht wordt. b. De leden van de expertgroep (of een afvaardiging hiervan) testen het formulier en geven hun bevindingen direct door aan VECOZO: functioneelbeheer@vecozo.nl. De testperiode duurt standaard twee weken. Hier kan in specifieke situaties, bijvoorbeeld met een productiestoring, en in overleg met de expertgroep, van af geweken worden. 11. Accorderen a. De leden van de expertgroep (of een afvaardiging hiervan) adviseren VECOZO over het al dan niet in productie nemen van het formulier of de tabel. b. Indien de meningen van zorgverzekeraars hierover verschillen zal ZN hierin bemiddelen en uiteindelijk een uitspraak doen. c. Indien een zorgverzekeraars niet reageert binnen de afgesproken testtermijn kan VECOZO er van uit gaan dat de betreffende zorgverzekeraar geen bevindingen heeft en akkoord gaat met de uitrol naar productie. 12. Publiceren en terugkoppelen 6
a. VECOZO houdt een actueel bestand bij van alle wijzigingsverzoeken en werkt de status van het wijzigingsverzoek hierin bij. 13. In productie nemen a. VECOZO zet het formulier of de tabel klaar in de productie omgeving. De wijziging is dan direct van kracht, of in sommige gevallen pas op de aangegeven start-/einddatum. 14. Communiceren in productiename a. VECOZO stelt de expertgroep op de hoogte van de doorgevoerde wijzigingen en geeft aan wat de verzekeraars eventueel nog moeten doen om de gewijzigde formulieren in gebruik te nemen. b. De expertgroep communiceert de in productiename aan hun achterban c. VECOZO publiceert het nieuwe/aangepaste formulier op de website van VECOZO 9. Procedure productiestoring Als een betrokken partij een productie verstorende fout aantreft in de formulieren, prestatiecontroles of tabelinstellingen waar onmiddellijk actie op moet worden genomen, dan zal hierop de versnelde worden toegepast. Hierbij kan gedacht worden aan situaties als: Het portaal keurt aanvragen te onrechte goed of ten onrechte af wegens fouten in de beslisboom; Het portaal wijst aanvragen ten onrechte af of ten onrechte goed wegens fouten in de STP controles, dit kan vulling van controlesheets zijn, maar ook in de software die de controles op de sheets uitvoert; Het portaal geeft onjuiste reden bij een afwijzing; Door een uitspraak van een instantie (bijvoorbeeld CBP) moet een vragenlijst worden aangepast; enz. In dat geval worden de processtappen 4 t/m 14 ad hoc en met spoed uitgevoerd. De afwijkingen van het reguliere proces zijn daardoor als volgt: Stap 4 Beoordelen wijzigingsverzoek door expertgroep ZN en de expertgroep worden per mail geïnformeerd over de storing en de beoogde oplossing. Indien nodig wordt ZN gevraagd om ad hoc bij de expertgroep na te gaan wat de juiste oplossing van het probleem is. ZN geeft in dat geval de oplossing aan bij VECOZO. Stap 6 Inplannen wijziging Stap 9 Uitvoeren wijziging VECOZO voert de door de indiener of ZN aangedragen aanpassing zo snel mogelijk uit. Stap 10 Testen VECOZO laat de expertgroep weten wanneer de aanpassing getest kan worden en wanneer VECOZO een akkoord verwacht. De expertgroep of ZN geeft aan wie er gaan testen en wie een akkoord zal geven. Minimaal de indiener test de aanpassing, maar uiteraard is het wenselijk dat meer zorgverzekeraars testen. Stap 11 Accorderen Een het eind van testperiode dient minimaal de indiener akkoord te geven voor de uitrol van de aanpassing naar productie. Het publiceren en terugkoppelen gedurende dit proces gebeurt, gezien de snelheid van het proces, zoveel mogelijk, maar alleen als het zinvol is. 7
10. Planning regulier proces Aanpassingen aan de formulieren en tabellen vinden, los van de hierboven beschreven versnelde procedure, plaats in een vaste jaarcyclus. Belangrijkste input voor deze jaarcyclus is de wets- en poliswijziging die jaarlijks op 1 januari wordt doorgevoerd. Als deze wijzigingen betrekking hebben op formulieren of tabellen moeten deze ook op 1 januari gereed zijn. Tijdens deze ronde worden alle hoog geprioriteerde wijzigingsverzoeken opgepakt. Deze aanpassing loopt parallel aan bijvoorbeeld de A en B release van DBC-Onderhoud, die beide gericht zijn op het nieuwe jaar en in gaan per 1 januari. Begin van het jaar vindt een evaluatie plaats van de in januari (nieuw of gewijzigd) geplaatste formulieren/tabellen. Er is dan gelegenheid om verbeteringen door te voeren. Ook kunnen in deze ronde (mits daar ruimte voor is) de minder hoog geprioriteerde wijzigingsverzoeken worden opgepakt. Dit is met name interessant voor nieuwe formulieren en zorgsoorten. Deze verbeterronde wordt op 1 juli in productie genomen. Mocht echter de C release van DBC-O (ingangsdatum 1 mei) consequenties hebben voor het machtigingenportaal dan vindt de aanpassing mogelijk eerder c.q. versneld plaats. Daarnaast levert DBC-O nog een release uit per september. Ook daarvoor geldt dat als dit gevolgen heeft voor de formulieren of het portaal de wijziging tussentijds wordt doorgevoerd. Voor de andere zorgsoorten hebben we dezelfde data aangehouden. In grote lijnen ziet de planning van de jaarcyclus er als volgt uit: Processtap Wets- en polis wijzigingen Overige verbeterpunten Overige verbeterpunten Start Gereed Start Gereed Start Gereed 1. Indienen wijzigingsverzoek begin september begin mei begin december 3. Beoordelen wijzigingsverzoek augustus begin september april begin mei november begin december 4. Vaststellen prioriteit begin september half september begin mei half mei begin december half december 6. Inplannen wijziging half september half september half mei half mei half december eind december 8. Communiceren geplande wijziging half september eind september half mei eind mei half december december 9. Uitvoeren wijziging begin oktober eind oktober begin juni eind juni begin januari eind januari 10. Testen begin november eind november begin juli eind juli begin februari eind februari 11. Accorderen eind november eind november eind juli eind juli eind februari eind februari 13. In productie nemen half december half augustus half maart 14. Communiceren in productiename Tabel 1: Tijdsschema wijzigingsverzoeken begin december begin augustus begin maart Een wijzigingsverzoek heeft minimaal 3 maanden doorlooptijd. Let er op dat een wijziging tijdig wordt geleverd. Processtap 1 t/m 3 vinden gedurende het gehele jaar plaats. Een indiener is niet gebonden aan bepaalde tijden om een wijzigingsverzoek in te dienen. De beheerder zal ook elk wijzigingsverzoek direct beoordelen, om eventuele productiestoringen direct op te kunnen pakken. Alle andere 8
wijzigingsverzoeken worden opgespaard tot de expertgroep bij elkaar komt. Daar worden ze besproken en geprioriteerd. Eventueel kunnen belangrijke wijzigingen waar de formulieren voor het zicht niet door veranderen ook tussendoor worden opgepakt. Mits stap 3 en 4 via de e-mail kunnen plaatsvinden en er bij VECOZO capaciteit beschikbaar is om de aanpassing door te voeren. Mogelijk zijn er voor het verzamelen, beoordelen en prioriteren van de wijzigingsverzoeken meerdere bijeenkomsten nodig. Dat zal afhangen van de omvang van de wets- en poliswijzigingen en van het aantal te bespreken wijzigingsverzoeken. Als het nodig is worden dan ook meerdere bijeenkomsten ingepland. 11. Testen en accepteren Testen van de formulieren gebeurt in twee stappen. Eerst voert VECOZO een functionele test uit, daarna voeren de zorgverzekeraars een acceptatietest uit. VECOZO levert testrapportage op van de uitgevoerde functionele test. Minimaal de volgende scenario s worden getest: - Alle online goedkeuringen; - Alle online afwijzingen; - Een steekproef van offline beoordelingen, minimaal zoveel dat alle vragen doorlopen zijn. Zorgverzekeraars voeren vergelijkbare testen uit, maar kunnen uitgaan van de testresultaten van VECOZO. Zorgverzekeraars testen eerst de uniforme formulieren, daarna eventuele eigen varianten, of instellingen. Testresultaten en dan met name bevindingen worden door VECOZO rondgestuurd en/of gepubliceerd zodat er zo min mogelijk onnodig/dubbel getest wordt door zorgverzekeraars. De te testen ontwerpen en de testrapportage, wordt gepubliceerd op het beschermde deel van de website van VECOZO (alleen voor zorgverzekeraars toegankelijk). VECOZO plant de uit te voeren bouw- en testwerkzaamheden in en geeft aan wanneer de expertgroep de acceptatietest kan uitvoeren. De expertgroep zorgt voor een representatieve groep testers en zorg dat er getest en gerapporteerd wordt. Er dienen minimaal drie zorgverzekeraars te testen. Welke dit zijn wordt aangewezen door de expertgroep. De testperiode duurt standaard twee weken. Hier kan in specifieke situaties, bijvoorbeeld met een productiestoring, en in overleg met de expertgroep, vanaf geweken worden. Zorgverzekeraars dienen zich te houden aan de gestelde testperiode. Elke voor het testen aangewezen zorgverzekeraar moet reageren vóór het einde van de testfase. In het geval er bevindingen zijn gemeld die moeten worden opgepakt, kan de testperiode worden verlengd, zodat het voor zorgverzekeraars mogelijk is om te hertesten. Aan het einde van de testperiode, wordt besloten om of een wijziging kan worden uitgerold naar productie. Indien een zorgverzekeraars niet reageert binnen de afgesproken termijn kan VECOZO er van uit gaan dat de betreffende zorgverzekeraar geen bevindingen heeft en akkoord gaat met de uitrol naar productie. Indien de meningen van zorgverzekeraars verschillen over bevindingen en het al dan niet geven van een akkoord voor uitrol, zal ZN hierin bemiddelen en uiteindelijk een uitspraak doen. Bevindingen die na de testperiode gemeld worden, kunnen niet meer in behandeling worden genomen voor de eerstvolgende uitrol naar productie. In dat geval moet worden overwogen of de uitrol naar productie moet worden uitgesteld, of dat de bevinding als wijzigingsverzoek wordt ingediend. 9
12. Versiebeheer Formulieren bestaan uit twee onderdelen, een ontwerp en een webformulier. Het ontwerp is opgesteld in Word of Excel. Van dit ontwerp wordt een webformulier gemaakt met TriplEforms. Beide formulieren worden door VECOZO beheerd en voorzien van versiebeheer. 13. Publiceren en terugkoppeling van wijzigingsverzoeken VECOZO houdt de expertgroep op de hoogte van de status van wijzigingsverzoeken. Alle binnengekomen wijzigingsverzoeken komen in een bestand, ongeacht de prioriteit en ongeacht de status. In dit bestand komt de volgende informatie te staan: Nummer van het verzoek Datum ontvangst Wijzigingsverzoek Toelichting Voorstel formulier of tabel (bijlage) Aanvrager Status verzoek: o Geregistreerd o In behandeling o Nader onderzoek o Uitstel o Ingetrokken o Afgehandeld o Beoordeling o Toegewezen o Afgewezen Motivatie Prioriteit: o Must have Kritiek onderdeel van beoordelingsproces o Should have Zeer gewenst in kader van procesoptimalisatie o Could have Niet nodig voor optimale werking, mag andere keer aan bod komen o Would have Wijziging zal nu niet aan bod komen, wellicht interessant in toekomst Planning (bouw, test, productie) Gerelateerde PBI (VECOZO-nummer) VECOZO werkt dit overzicht regelmatig (zie stappen in procedure, hst 8- Procedure wijzigingsverzoeken) bij en publiceert dit op de website van VECOZO. Alle ingediende wijzigingsverzoeken worden bewaard, ongeacht of deze zijn afgewezen of goedgekeurd. Als het om een afgewezen verzoek gaat, wordt het bestand aangevuld met de argumenten voor afwijzing. Een goedgekeurd verzoek wordt uitgebreid met een planning waarin staat wanneer VECOZO de aanpassing doorvoert, wanneer de zorgverzekeraars geacht worden te testen en wanneer de wijziging dan volgens deze planning naar productie kan. 14. Contact U kunt de formulieren raadplegen op de website van VECOZO, op de kennisbank: https:// www.vecozo.nl/diensten/machtigingenportaal/kennisbank.aspx. Voor de te testen formulieren en bijbehorende rapportages wordt verwezen naar de TST omgeving van VECOZO. Wensen met betrekking tot formulieren en bijbehorende tabellen kunt u indienen bij VECOZO via de wijzigingsverzoek procedure. Ook voor inzicht in de ingediende wijzigingsverzoeken en de status daarvan verwijzen we u naar deze pagina. Voor vragen over deze procedure kunt u terecht bij support van VECOZO Voor inhoudelijke vragen over de formulieren of de beoordeling kunt u terecht bij de betreffende zorgverzekeraar. 10
BIJLAGE Nr <jaar volgnr> Formulier Wijzigingsverzoek Formulieren Machtigingenportaal (Maximaal één wijzigingsverzoek per formulier) Invulling door aanvrager Gegevens aanvrager Naam organisatie aanvraag Naam aanvrager Telefoonnummer aanvrager E-mailadres aanvrager Aanvraaggegevens Datum indiening aanvraag Op welke zorgsoort heeft uw verzoek betrekking? Op welk onderdeel heeft uw verzoek betrekking? Medisch Specialistische zorg Kaakchirurgie Mondzorg Hulpmiddelen Anders, te weten:. Uniform formulier, genaamd:. Afwijsreden, nummer:.. Limitatieve lijst Anders, te weten:.. Beschrijving van de huidige situatie Beschrijving van de gewenste situatie Positieve effecten van de wijziging (Indien mogelijk kwantificeren) Negatieve effecten bij uitblijven van de wijziging (Indien mogelijk kwantificeren) Hoe zou u de prioriteit van uw verzoek kenmerken Waarom deze prioriteit Opmerkingen / toelichting Must have (De voorgestelde wijziging is een kritisch onderdeel van de applicatie) Should have (De voorgestelde wijziging is zeer gewenst en zou in de applicatie aanwezig moeten zijn omdat dit de procesondersteuning optimaliseert) Could have (De voorgestelde wijziging is niet nodig voor een optimale functionaliteit van de applicatie, maar mag aan bod komen als er tijd over is) Would have (De voorgestelde wijziging zal nu niet aan bod komen, maar kan wellicht in de toekomst interessant zijn) Invulling door ZN en VECOZO Prioriteit (MoSCoW) M S C W 11
Technische impact aanvaardbaar aanzienlijk groot (nog) niet te beoordelen Toelichting Functionele impact aanvaardbaar aanzienlijk groot (nog) niet te beoordelen Toelichting Risico s aanvaardbaar aanzienlijk groot (nog) niet te beoordelen Toelichting Opmerkingen Aanbevolen ja nee neutraal datum Zie bijlage Externe raadpleging Retour naar aanvrager datum Goedgekeurd ja nee datum Reden afkeuren Concrete wijzigingsactie Planning uitvoering Opmerkingen BIJLAGE: Bij een formulier wijziging graag een voorstel van het aangepaste formulier bijvoegen. Bij een tabelwijziging graag de nieuwe tabelinhoud bijvoegen. Stuurt u dit ingevulde formulier samen met het voorstelde formulier, of de gewijzigde tabel, als bijlage per e-mail retour naar rfc@vecozo.nl, onder vermelding van Wijzigingsvoorstel formulier Machtigingenportaal. 12