ARTEZ HOGESCHOOL VOOR DE KUNSTEN RAPPORTAGE VERVOLGONDERZOEK FINE ART Utrecht, 29 april 2015
De aangepaste toelatings- en afstudeerprocedures van de opleiding Fine Art in Enschede en Arnhem zijn duidelijk, conform de WHW en breed gecommuniceerd in de instelling. De beoordelingsformulieren voor de toelating en het afstuderen zijn gestroomlijnd en de examinatoren kunnen hun oordeel en onderbouwing hierop goed aangeven. De vereiste documenten in de studentendossiers zijn aanwezig en de beoordelingsformulieren zijn grotendeels correct ingevuld. De invulling van de toelatingsformulieren in Arnhem en de beoordelingsformulieren van het afstuderen in Enschede moet op enkele punten verbeterd worden. Gezien de verbeteringen tot nu toe hebben we er vertrouwen in dat ook deze laatste punten aangepakt zullen worden. De examencommissie heeft een belangrijke rol gespeeld bij de implementatie van deze veranderingen en heeft haar positie in de instelling en de opleiding Fine Art versterkt. 1. Inleiding Uit het inspectie onderzoek van mei 2013 naar de toelatings en beoordelingsprocedures van de opleiding Fine Art in Enschede en Arnhem bleek dat sprake was van weinig transparante procedures, slordige invulling van beoordelingsformulieren en bovendien van enkele onregelmatigheden bij de toelating van studenten. Zo verliep de toelating van studenten zonder de vereiste vooropleiding niet in alle gevallen conform de WHW, artikel 7.29, voldeed de OER deel B niet aan de eisen van de WHW en ontbraken taalcertificaten in de helft van de onderzochte dossiers, waarin deze zouden moeten zitten. ArtEZ heeft naar aanleiding van deze bevindingen een stappenplan opgesteld om de kritiekpunten op te lossen. Dit plan hebben we in september 2013 besproken met vertegenwoordigers van de centrale en facultaire examencommissie, examinatoren, onderwijsbureaus en studentenadministratie. Op basis van deze gesprekken hadden we er vertrouwen in dat de maatregelen in het stappenplan gerealiseerd zouden worden. Er werd hard gewerkt aan stroomlijning en verbetering van procedures en de invulling van documenten. De examencommissie had hier een belangrijke rol in, zij was zich goed bewust van haar taken en verantwoordelijkheden. Veel verbeteringen moesten echter nog in de loop van het studiejaar 2013-2014 plaatsvinden. Daarom zou een vervolgonderzoek plaatsvinden (Inspectie van het Onderwijs: ArtEZ hogeschool voor de kunsten, rapportage over een incidenteel onderzoek,14 november 2013). Op 9 maart 2015 hebben we vervolgonderzoek gedaan naar de toelatings- en afstudeerprocedures en de inhoud van de studentendossiers van de opleiding Fine Art in Enschede en Arnhem. Ook hebben we gekeken in hoeverre de in gang gezette positieve ontwikkelingen in de sturing en samenwerking bij AKI ArtEZ in Enschede zich doorgezet hebben en naar het functioneren van de centrale en facultaire examencommissie, omdat deze context van belang is voor de implementatie van de maatregelen van het stappenplan. In dit rapport geven we de conclusies weer van het vervolgonderzoek. Hoofdstuk 2 geeft informatie over de opzet en in hoofdstuk 3 zijn de conclusies en bevindingen te lezen. Hoofdstuk 4 betreft het vervolgonderzoek. 3
2. Onderzoeksopzet We hebben een gesprek gevoerd met de directeur Muziek in Enschede, die samen met zijn collega directeur tijdelijk de directie vormt bij AKI ArtEZ in Enschede. Ook hebben we gesproken met de voorzitters van de centrale en facultaire examencommissie. Tot slot hebben we een aantal studentendossiers bekeken van per september 2014 toegelaten en afgestudeerde studenten van de opleiding Fine Art in Enschede en Arnhem. Ten behoeve van het dossieronderzoek hebben medewerkers van de onderwijsbureaus toegelicht hoe de studentendossiers zijn ingericht. Voorafgaand aan het onderzoek hebben we een aantal documenten ontvangen via DigOport, het online kwaliteitszorgsysteem van ArtEZ. Het concept van dit rapport is ter verificatie voorgelegd aan ArtEZ. 3. s en toelichting Situatie Enschede De positieve ontwikkeling bij de opleiding Fine Art in Enschede zet zich door en lijkt geen nadelige gevolgen te hebben ondervonden van de bestuurswisseling en het vertrek van de locatiedirectie bij AKI ArtEZ Enschede. Een aantal concrete knelpunten in Enschede was in 2013 al opgelost en betrokkenen spraken over meer stabiliteit en rust. Met ingang van februari 2015 echter is de in april 2013 benoemde directeur van de locatie Enschede vertrokken vanwege een andere baan. De directeuren van de faculteit Muziek vormen nu tijdelijk de directie van AKI ArtEZ in Enschede. Zij hebben de taken onderling verdeeld. Ze werken nauw samen met het hoofd Fine Art en het hoofd Crossmedia Design in Enschede. Het ene hoofd heeft veel ervaring, het andere hoofd is nieuw en wordt op management gebied ondersteund door een coach, het voormalig hoofd kwaliteitszorg. De afgelopen tijd is in kaart gebracht wie bij de uitvoering van de werkzaamheden welke ondersteuning nodig heeft met als doel AKI ArtEZ als onderdeel van ArtEZ te behouden. Volgens de huidige tijdelijke directeur is de situatie in Enschede vergeleken met een aantal jaren geleden, mede door algemene ontwikkelingen binnen ArtEZ op de volgende punten verbeterd: - Het management, de afdeling kwaliteitszorg, de afdeling studentenzaken en de facultaire examencommissie werken nu intensiever samen. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot een aantal concrete producten als de afstudeergids, een toetsplan en een toelatingsgids. - Er zijn enkele mutaties geweest in het onderwijzend personeel. - De samenwerking tussen de facultaire examencommissie en centrale examencommissie is verbeterd, en ook heeft de facultaire examencommissie in Enschede een nieuwe goed functionerende secretaris. - Er zijn als gevolg van natuurlijk verloop drie nieuwe decanen aangesteld. Deze decanen zijn mede betrokken bij beleidsaangelegenheden zoals studeren met een beperking en studieloopbaanbegeleiding. Deze studentendecanen werken vruchtbaar samen met de Examencommissie. - De examencommissie wordt geaccepteerd door docenten, er is meer begrip voor de regelgeving, de ambtelijke kant van het werk. Bij het oplossen van knelpunten werkt men meer mee dan voorheen. - De locatiedirecteuren van Enschede, Arnhem en Zwolle hebben nauw contact en gezamenlijk overleg. 4
Knelpunt is het gering aantal instromende studenten in Enschede. Daarom wordt veel aandacht besteed aan de profilering van AKI ArtEZ en de werving van studenten. Algemeen, bestuurlijke situatie Alle gesprekspartners geven aan dat de wisseling van het college van bestuur geen breuk in de uitgezette lijnen heeft veroorzaakt. De aandacht voor uitvoering van regelgeving en heldere verantwoordelijkheidsverdeling is gebleven. Daarbij is nu meer aandacht voor kwaliteit, zo wordt gedacht over een zwaardere rol van de masters en lectoraten. Het bestuur bespreekt haar ideeën in diverse overleggen met medewerkers. Examencommissie De examencommissies (centraal en facultair) hebben hun positie versterkt en worden steeds meer geaccepteerd. Onder de vorige bestuurder is de examencommissie in zijn kracht gezet, aldus de voorzitter van de centrale examencommissie. Daar wordt nu verder op voortgeborduurd. De ervaring is dat docenten er meer aan gewend zijn geraakt dat de examencommissie regels en richtlijnen heeft om de kwaliteit te borgen. De examencommissie merkt dat doordat er meer zaken bij haar terecht komen. Als er iets niet goed gaat, laat de examencommissie dat duidelijk weten. Zo waren er al studenten voor een exchange in het buitenland terwijl er nog geen officiële goedkeuring was van de examencommissie. Daarop is een mail verstuurd aan de betrokken hoofden met het bericht in de toekomst de exchanges in dergelijke gevallen niet meer zelfstandig goed te keuren maar de in de door de Examencommissie in een beleidsregel gevatte procedure te volgen. Men heeft de veranderingen voor elkaar gekregen door veel te communiceren en samen te werken, zo is veel samengewerkt met de afdeling kwaliteitszorg. Na het vorige rapport van de inspectie heeft de examencommissie een voorlichtingsronde gedaan langs alle faculteiten. Daarbij is het Reglement Examencommissies en het opgestelde stappenplan besproken. Het Reglement is voor studenten en docenten beschikbaar op de Elektronische Leeromgeving (ELO). Speciaal voor eerstejaars studenten is een handzame brochure opgesteld (ter plekke uitgereikt). Ook is er inmiddels een overleg van de examencommissie met de hoofden, studieloopbaanbegeleiders en decaan van de opleiding. De leden van de examencommissie worden regelmatig (verplicht) geschoold. Er is een training geweest over de taken en bevoegdheden van de examencommissie en een studiedag over toetsing. Ook volgt de voorzitter van de facultaire examencommissie Art en Design een aantal modulen van een juridische opleiding bij de Open Universiteit. In 2015 volgen de leden van de examencommissie de senior kwalificatie examinering (SKE) van de Vereniging Hogescholen en worden docenten opeenvolgend vrijgesteld om de basis kwalificatie examinering (BKE) te volgen. Uit de notulen van de examencommissie blijkt dat het onderwerp toetsing de aandacht heeft. Toetsplannen worden opgesteld door de opleidingshoofden en goedgekeurd door de examencommissie. We hebben twee recente jaarverslagen van de examencommissie (2012-2013 en 2013-2014) ontvangen. Deze bevatten naast een kwantitatieve analyse van beschikkingen over individuele verzoeken van studenten ook informatie over hoe de examencommissie haar toezichthoudende taak invult. Dit doet zij onder meer door 5
het opstellen van beleidsregels en door onaangekondigde controle tijdens eindexamens van verschillende opleidingen. Een van deze controles heeft geleid tot een kritisch rapport over het afstudeerproces bij een opleiding (dit betreft niet de opleiding Fine Art). Naar aanleiding van het rapport zijn het curriculum en de afstudeerprocedure herzien. OER Deel B van de OER Fine Art voldoet aan de wettelijke vereisten. Voor de opleiding Fine Art ontbrak in de OER het specifieke opleidingsdeel (deel B). We hebben voorafgaand aan het gesprek op 9 maart het betreffende deel B- materiaal ontvangen. De volgende documenten vormen een onderdeel van of aanvulling op de OER van de opleiding (twee versies, een voor de opleiding in Enschede en een voor die in Arnhem): - Document met eindkwalificaties van de opleiding. - Toetsplan: waarin de visie op toetsen en beoordelen, het toetsprogramma, de toetsvormen en beoordelingsmomenten zijn opgenomen. Ook is de toetsing gerelateerd aan de eindkwalificaties. - Onderwijsprogramma, waarin een overzicht staat van de toetsen per studiejaar. - Vakbeschrijvingen, waarin per vak de leerdoelen zijn aangegeven en hoe deze getoetst worden. Toelatingsprocedure De toelatingsprocedure is helder en voldoet aan de wettelijke eisen. Onder verantwoordelijkheid van het hoofd voor trajecten/projectleider instroomdoorstroom is de gids voor toelaters 2014-2015 voor de academie Art en Design opgesteld. Deze bevat de spelregels, criteria en huiswerkopdrachten voor de toelating van studenten van alle opleidingen van Art & Design waaronder Fine Art. Ook zijn hierin de toelatingsformulieren te vinden, die ingevuld dienen te worden door de toelatingsexaminatoren. De procedure verloopt als volgt: de examinatoren in de toelatingscommissie toetsen op artistieke kwaliteiten (de aanvullende eisen uit de WHW) en de voorzitter van de toelatingscommissie stelt op grond van de oordelen van de examinatoren in de toelatingscommissie vast of de kandidaat toelaatbaar is of niet. De examencommissie toetst of aan alle vereisten is voldaan. Studenten zonder vereiste vooropleiding De procedure voor deze studenten verliep niet conform de WHW. Om in het studiejaar 2013-2014 aan de WHW vereisten voor toelating te kunnen voldoen heeft de examencommissie in september 2013 een beleidsbesluit genomen over de toelating van studenten zonder vereiste vooropleiding. Daarna heeft zij een missive opgesteld, die in september 2014 herzien is en opgenomen in de OER. De procedure is ook beschreven in de Gids voor toelaters. Het komt erop neer dat de voorzitter van de toelatingscommissie beoordeelt of er sprake is van uitzonderlijk talent en als dat zo is, vindt een schriftelijke voordracht plaats aan de examencommissie. Vervolgens laat de examencommissie een nader onderzoek uitvoeren (Colloquium Doctum). Dit onderzoek wordt uitgevoerd door Aob Compaz. Een folder met informatie over dit onderzoek van Aob Compaz is beschikbaar voor aankomende studenten. 6
De inspectie heeft een klacht ontvangen van een student over de kosten van het Colloquium Doctum. De examencommissie is hiervan op de hoogte en heeft de student de gelegenheid geboden het onderzoek door een ander bureau te laten doen. In de brief aan studenten over het colloquium doctum wordt nu gemeld dat studenten een onderzoek kunnen laten doen bij Aob Compaz of, indien de aspirant daartoe een zwaarwegend belang heeft, bij een ander bureau naar keuze. De examencommissie is er van overtuigd dat de procedure correct wordt toegepast. Wel heeft zich een knelpunt voorgedaan met betrekking tot het hanteren van de taaleisen Nederlands voor buitenlandse studenten. Deze eisen waren intern slecht gecommuniceerd en ook stonden op diverse plaatsen (brochures, website) verschillende eisen. De examencommissie heeft een generaal pardon uitgevaardigd voor studenten die toegelaten waren zonder te voldoen aan de taaleisen, met dien verstande dat ze voor januari 2015 aan deze eisen moesten voldoen. De communicatiemiddelen zijn inmiddels aangepast. Afstudeerprocedure De verschillende afstudeerprocedures zijn meer gestroomlijnd en de beoordelingsformulieren verbeterd. Een eerste editie van een afstudeergids is inmiddels opgesteld. De gids geeft een beschrijving van de afstudeerfase van de verschillende studierichtingen binnen de faculteiten Art en Design en Architectuur en Interieur. Het document is nog in ontwikkeling en moet gaan gelden voor meerdere opleidingen en locaties. Daartoe moeten verschillende procedures worden gelijkgetrokken. Het document bevat onder meer informatie over de stage en het afstuderen (waaronder de zogenaamde groen licht procedure). Specifieke informatie over de afstudeerfase van een bepaalde studierichting is te vinden op de ELO van ArtEZ. De opleiding in Enschede en Arnhem hebben ieder een eigen beoordelingsformulierlier voor de beoordeling van afstudeerproducten. De grote lijn komt overeen, maar de beoordelingscriteria zijn verschillend, omdat Enschede en Arnhem verschillende eindkwalificaties hanteren. Om te controleren of de procedure correct verloopt, heeft de examencommissie afstudeersessies bijgewoond, soms als extra toehoorder, soms als lid van de afstudeercommissie. De examencommissie heeft het beeld dat de procedure bij Art en Design correct wordt toegepast. Dossiers Om te verifiëren of de genomen maatregelen met betrekking tot procedures rondom toelating en afstuderen gerealiseerd zijn, hebben we een aantal studentendossiers bekeken. Werkwijze We hebben een steekproef getrokken uit de dossiers van alle toegelaten en afgestudeerde studenten in 2014. De dossiers waren deels in papieren vorm en deels digitaal te bekijken. We hebben van elk dossier uit de steekproef vastgesteld of de te verwachten toelatings- c.q. beoordelingsformulieren aanwezig waren in het dossier en of de formulieren volledig ingevuld en ondertekend waren door alle betrokken partijen. Met betrekking tot de toelating hebben we specifiek gekeken naar de wijze van besluitvorming van het toelatingsteam, de onderbouwing van het artistiek vermogen en de beoordeling van de taaleisen. We hebben gecontroleerd of de namen van het 7
toelatingsteam ingevuld waren en alle leden van het toelatingsteam het formulier hadden ondertekend. Daarnaast hebben we in het geval van studenten met onvoldoende vooropleiding gekeken naar de aanwezigheid van een colloquium doctum. Met betrekking tot de beoordeling van het afstudeerwerk hebben we gekeken of de namen van de beoordelingscommissie waren ingevuld en of het beoordelingsformulier ondertekend was door alle leden van de beoordelingscommissie. Daarnaast hebben we gekeken naar de onderbouwing van de beoordeling en de wijze van besluitvorming. We hebben in eerste instantie acht toelatingsdossiers voor de opleiding Fine Art Enschede en zeven toelatingsdossiers voor de opleiding Fine Art Arnhem bekeken. Daarnaast hebben we van zowel de locatie Enschede als de locatie Arnhem vijf dossiers van afgestudeerde studenten bekeken. Wanneer onze bevindingen negatief zouden zijn, zouden we de steekproef uitbreiden. De medewerkers van het bureau het onderwijsbureau hebben aangegeven dat de inrichting van de studentendossiers nogal ingewikkeld is, omdat opleidingen op verschillende locaties in verschillende steden plaatsvinden. De opleiding wil zelf het een en ander in de dossiers bij de hand hebben en ook moeten er centraal diverse documenten bewaard worden. Inmiddels is vastgelegd wat centraal bewaard wordt en wat op de opleidingen op de locaties (document Inhoud en beheer studentendossier ). Op grond daarvan was de dossiervorming al aan het verbeteren, en dat wordt nu doorgezet. Ook vindt men dat de toelatingsprocedure, vooral voor studenten zonder de juiste vooropleiding verbeterd is. Het onderwijsbureau ontvangt als eerste de ingevulde toelatingsformulieren en controleert deze. Niet volledig ingevulde formulieren worden teruggestuurd. Ook attendeert men de examencommissie op zaken die mogelijk niet kloppen. A toelatingsdossiers De toelatingsdossiers voor de locatie Enschede waren op orde. De dossiers en de invulling van de toelatingsformulieren van de locatie Arnhem behoeven nog enkele verbeteringen. Voor beide locaties geldt dat de beargumentering voor het oordeel over het artistiek vermogen uitgebreider kan. Voor beide locaties wordt hetzelfde toelatingsformulier gebruikt. Alle formulieren van Arnhem en van Enschede waren ondertekend door de toelatingscommissie en de examencommissie. In alle instroomdossiers was een beoordelingsformulier en een toelatingsbrief aanwezig. Over het algemeen waren de toelatingsformulieren voor de in Enschede toegelaten studenten zorgvuldiger ingevuld dan die voor de in Arnhem toegelaten studenten. Op de formulieren van Enschede was duidelijk hoe het besluit tot stand was gekomen, doordat de scores van de individuele leden zichtbaar waren. Op de formulieren van Arnhem waren de individuele scores op twee van de zeven formulieren zichtbaar. In de vier dossiers van buitenlandse studenten in Enschede was een brief opgenomen van de examencommissie waarin stond dat deze studenten niet bij aanvang van de studie, maar pas per 1 januari 2015 hoefden te voldoen aan de Nederlandse taaleis. Deze brief ontbrak in de dossiers van buitenlandse studenten in Arnhem. In drie van de vier dossiers van Enschede was ook het taalcertificaat, behaald in november 2014, toegevoegd. In het vierde dossier was een extra brief van de examencommissie opgenomen, waarin stond dat de taaleis nogmaals 8
verlengd werd tot 1 juni 2015. In de twee dossiers van buitenlandse studenten in Arnhem was in één ervan een taalcertificaat opgenomen, in het andere dossier niet. Ook was in het dossier van een in Arnhem toegelaten student, bij wie op het toelatingsformulier melding werd gemaakt van een behaald colloquium doctum, het bewijs niet aanwezig in het dossier van deze student. Op de Arnhemse formulieren werden twee van de zeven keer de namen van het toelatingsteam niet vermeld. Ten slotte merken we op dat de onderbouwing voor het artistiek vermogen voor beide locaties nog erg summier is. De toelichting die gegeven wordt op de beoordeling blijft vaak beperkt tot verdient een kans of veel potentie. Het waarom van de beoordeling wordt niet expliciet gegeven. B afstudeerdossiers De afstudeerdossiers van zowel Arnhem als Enschede waren op orde. Wij plaatsen hierbij twee kanttekeningen: De toelichting op de beoordeling van het afstuderen in Enschede was geen duidelijke onderbouwing van dit oordeel. De afstudeerbeoordelingen van de deeltijdstudenten in Enschede zijn niet aangepast en daardoor niet transparant. De beide locaties maken voor de beoordeling van het afstuderen ieder gebruik van een ander formulier. De grote lijn is hetzelfde, de criteria zijn aangepast aan de verschillende afstudeercompetenties. In alle dossiers waren de beoordelingsformulieren aanwezig en deze waren volledig ingevuld en ondertekend door zowel de leden van de commissie als de voorzitter van de examencommissie. Ook was duidelijk hoe de beoordeling tot stand gekomen was, doordat de scores van de verschillende examinatoren aangegeven waren en de beoordeling steeds in enkele zinnen werd toegelicht. Een kanttekening hierbij is dat de oordelen voor het afstudeerwerk in Enschede wel zijn toegelicht, maar dat deze toelichting vooral feedback voor de student is en niet zozeer een onderbouwing van het oordeel. Een voorbeeld hiervan is: Ondanks tegenslag heb je het tot een goed einde weten te brengen. De afstudeerbeoordelingen van de deeltijdstudenten in Enschede waren minder transparant. Voor deze studenten werd het nieuwe standaard formulier niet gebruikt en het is niet uit de dossiers op te maken hoe de beoordeling van deze studenten tot stand is gekomen. ArtEZ geeft aan dat de deeltijdopleiding in afbouw is, maar dat men het komend jaar voor de nog zittende studenten wel gebruik wil maken van standaard beoordelingsformulieren. Het gaat om een gering aantal (maximaal 10) studenten. 4. Vervolgtoezicht Op basis van het vervolgonderzoek in maart 2015 hebben we besloten dat er geen verder onderzoek nodig is naar de toelatings en beoordelingsprocedures van de opleiding Fine Art in Enschede en Arnhem. We vertrouwen er op dat onze kanttekeningen bij de dossiers ter harte genomen worden. 9