Advies aan burgemeester en wethouders Onderwerp: Beslissing op bezwaar Wob-besluit samenwerkingsovereenkomst stationsgebied Driebergen-Zeist Nummer:20)3 2^0Q ft 3^iQ Datum advies: 17 september 2Ö13 Portefeuillehouder: B. Homan Domein/afdeling: Beleid, Ruimtelijke Ontwikkeling ü * 1 Beslispunten: 1) Het bezwaar, overeenkomstig het advies van de commissie bezwaarschriften, ontvankelijk en gegrond verklaren; 2) Het besluit herroepen, waarbij het verzoek wordt toegekend, overeenkomstig bijgevoegd concept. 3) Een proceskostenvergoeding toekennen en overgaan tot een uitkering van totaal 944. Behandelend ambtenaar: P. Schravendijk tel. (0343) 56 58 45 Voorstel Openbaar 0 A 0 Integraal B Geobjectiveerd Niet openbaar Datum Paraaf Communicatie Financiën Ja 0 Ja 0 Nee Nee Juridisch OR 0 Ja Ja Nee 0 Nee Inkoop en aanbestedingen Ja 0Nee Vergadering B&W d.d. 01 oktohpr,.2ni3 Afdelingshoofd Directeur Concernstaf '3 Gemeentesecretaris Paraaf B&W (bij b-stukken) Akkoord met voorstel ~ y conform Bespreken Ter inzage/ behandeling in: Raadscie. Middelen Raadscie. Ruimte Raadscie. Samenleving Raad Deponeren archief: Verzonden: d.d. d.d. d.d. d.d. G.F. Naafs, burgemeester T.J. Verhoef, wethouder 1 B. Homan wethouder 2 EJ. van Oostrum, wethouder 3 Gearchiveerd:
-Pagina 2 advies B&W - Toelichting Aanleiding en centrale vraag Lisman en Lisman B.V. (hierna: bezwaarde) heeft, zo nodig met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), verzocht haar een afschrift te sturen van de samenwerkingsovereenkomst over de parkeervoorziening en de (her)ontwikkeling van vastgoed bij station Driebergen-Zeist en van alle daarop betrekking hebbende stukken/documenten. Dit verzoek is afgewezen, waartegen Lisman bezwaar heeft gemaakt. Dit advies gaat in op de vraag of het bezwaar gegrond is en zo ja hoe het besluit herroepen kan worden. Bezwaarde is eigenaar van het kantoorpand dat moet wijken voor het nieuwe busstation, zoals opgenomen in het ontwerpbestemmingsplan "Stationsgebied Driebergen-Zeist". Het infraproject heeft dus grote gevolgen voor bezwaarde. Om die reden heeft zij het verzoek ingediend. Overigens wordt er vanuit het project regelmatig overleg gevoerd met bezwaarde. Op die manier wordt getracht zoveel mogelijk oog te blijven houden voor eikaars belangen. Een zelfde verzoek en bezwaar heeft bezwaarde ingediend bij het college van Zeist. De afhandeling van het verzoek en de voorbereiding van het besluit op bezwaar is om die reden met de gemeente Zeist afgestemd (tot en met een gecombineerde zitting van beide bezwaarschriftencommissies). Zeist heeft hetzelfde afwijzende besluit genomen en hetzelfde advies over het besluit op bezwaar komt aan de orde in de collegevergadering van Zeist. Het dossier (van Wob-verzoek tot en met advies commissie bezwaarschriften) is bijgevoegd. Bestuurlijke kaders De Triodosbank, Rejoko Beheer, gedeputeerde staten van de provincie Utrecht, het college van Zeist en uw college hebben op 23 november 2011 een intentieovereenkomst ondertekend over de P&R garage en de (her)ontwikkeling van vastgoed in het stationsgebied. Eerder heeft bezwaarde deze intentieovereenkomst met een beroep op de Wob opgevraagd bij gedeputeerde staten en verkregen. In die intentieovereenkomst is opgenomen dat partijen toewerken naar een samenwerkingsovereenkomst. Bezwaarde wil daar nu ook inzage in hebben. Argumenten Het uitgangspunt van de Wob is dat bij bestuursorganen berustende informatie openbaar is (artikel 2). Iedereen heeft het recht een verzoek om informatie neergelegd in documenten in te dienen over een bestuurlijke aangelegenheid (artikel 3). Uitgangspunt is dat een verzoek om informatie wordt ingewilligd (artikel 3, lid 5). Een document is een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (artikel 1, aanhef en onder a). Dit moet zeer breed worden uitgelegd. Bijvoorbeeld ook foto's of sms-berichten en, zoals nu aan de orde, concepten van overeenkomsten. Een bestuurlijke aangelegenheid is een aangelegenheid die betrekking heeft op beleid van een bestuursorgaan, daaronder begrepen de voorbereiding en de uitvoering ervan (artikel 1, aanhef en onder b). Hiermee wordt informatie bedoeld die betrekking heeft op 'het openbaar bestuur' in al zijn facetten. Het belang van de verzoeker speelt geen rol (artikel 3, lid 3). Op het uitgangspunt dat een verzoek om informatie wordt ingewilligd, bestaan een aantal uitzonderingen (artikel 10 en 11). Het verstrekken van informatie blijft, voor zover hier relevant, achterwege voor zover:
-Pagina 3 advies B&W - het belang daarvan niet opweegt tegen de economische en financiële belangen van bestuursorganen (artikel 10, lid 2, aanhef en onder b); het belang daarvan niet opweegt tegen het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden (artikel 10, lid 2, aanhef en onder g). het gaat om persoonlijke beleidsopvattingen uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad (artikel 11, lid 1). De commissie bezwaarschriften adviseert u het bezwaarschrift ontvankelijk en gegrond te verklaren, het bestreden besluit te herroepen en het verzoek om een proceskostenvergoeding toe te wijzen. Het advies is op zorgvuldige wijze tot stand gekomen en vertoont geen inhoudelijke gebreken. Indien een bestuursorgaan besluit informatie te verstrekken, wordt de informatie verstrekt tegelijk met de bekendmaking van het besluit, tenzij naar verwachting een belanghebbende bezwaar daar tegen heeft. In dat geval wordt de informatie niet eerder verstrekt dan twee weken nadat de beslissing is bekendgemaakt (artikel 6, lid 5) Gezien het voorgaande gaat het hier om documenten die openbaar zijn. Het feit dat het om concepten gaat is niet relevant. Alleen op grond van genoemde uitzonderingen kan het verstrekken van documenten achterwege blijven. Voor het overgrote deel van de informatie uit de documenten gaat dit niet op. Enkele gegevens uit de documenten worden echter wel weggelaten. Het gaat om mogelijke financiële bijdragen van partijen. Het openbaar maken van deze financiële gegevens heeft het zeer reële risico dat dit een negatieve invloed heeft op de lopende onderhandelingen over de nog te maken samenwerkingsafspraken. Het economisch en financieel belang dat de betrokken bestuursorganen bij het project hebben en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij het project betrokken partijen weegt zwaarder dan openbaarmaking van deze gegevens. Gezien de belangen van de betrokken partijen zijn ze bij de voorbereiding van het te herroepen besluit betrokken. Op één partij na hebben zij aangegeven in te kunnen stemmen met het voornemen om documenten vrij te geven. Alleen de Triodosbank heeft aangegeven bezwaar te hebben tegen het voornemen, omdat zij nog onvoldoende gelegenheid hebben gehad een inhoudelijke reactie voor te bereiden. Dit kan geen aanleiding vormen om niet over te gaan tot het verstrekken van documenten. De termijn om een besluit op het bezwaarschrift te nemen loopt af. Om niet geconfronteerd te worden met een ingebrekestelling en een dan te verbeuren dwangsom, zal er in uw vergadering van 1 oktober een besluit genomen moeten worden. Gezien het voorgaande wordt u dan ook geadviseerd het bezwaar, overeenkomstig het advies van de commissie bezwaarschriften, ontvankelijk en gerond te verklaren en het besluit te herroepen, overeenkomstig het bijgevoegde concept. In dat concept is een opsomming gegeven van de vrij te geven documenten. Deze documenten zijn ook bij dit advies gevoegd. In het conceptbesluit wordt wel benadrukt dat de documenten, met uitzondering van de Projectnota 2011, concepten zijn en dat er nog geen samenwerkingsovereenkomsten tot stand zijn gekomen. Gezien de omstandigheid dat één van de betrokken partijen heeft aangegeven bezwaar te hebben tegen het verstrekken van de documenten, worden de documenten, in lijn met artikel 6, lid 5 Wob, twee weken na verzending van het besluit aan bezwaarde toegestuurd. Op deze wijze hebben belanghebbende partijen de gelegenheid om beroep en een verzoek om voorlopige voorziening tegen uw besluit bij de rechtbank in te dienen om verstrekking van de documenten op korte termijn trachten te voorkomen.
-Pagina 4 advies B&W - Alternatieven Het besluit afwijzen en geen documenten verstrekken. Dit zou niet in overeenstemming zijn met de Wob en afwijken van het advies van de commissie bezwaarschriften. Het risico is dan ook reëel dat bezwaarde, gezien zijn belangen, hiertegen beroep zal instellen en zijn beroep gegrond verklaard wordt. Kanttekeningen/risico's Enerzijds betreffen dit de gebruikelijke risico's bij een beroepzaak. Anderzijds gaat het om het behouden van een goede verstandhouding met alle betrokken partijen in het project. Om die risico's zoveel mogelijk te beperken is de besluitvorming zorgvuldig voorbereid, waaronder: overleg met advocaat bezwaarde, waarbij het voornemen is aangekondigd documenten te verstrekken en de advocaat op de hoogte is gehouden van de voortgang het voornemen om documenten te verstrekken is aan bij het project betrokken partijen verzonden, waarbij zij in de gelegenheid zijn gesteld hierover hun zienswijze te geven. Partijen zijn op de hoogte gehouden van de voortgang, afstemming van de behandeling van de bezwaren met de gemeente Zeist, gezien het identieke Wob-verzoek en bezwaar dat bij hen is ingediend. In het dossier zit een voorblad waarop op hoofdlijnen is aangegeven hoe de afhandeling van het bezwaar is verlopen. Financiële paragraaf Het herroepen van het besluit leidt tot een proceskostenvergoeding van 944. Overeenkomstig het advies van de commissie bezwaarschriften worden de bezwaarzaken bij het college van Zeist en uw college als één zaak beschouwd en hoeven deze proceskosten slechts eenmaal te worden vergoed. Feitelijk betekent dit dat het college van Zeist en uw college de kosten van deze vergoeding delen. Met Zeist is afgesproken dat wij het volledige bedrag uitkeren. Dit zal met Zeist verrekend worden. Deze kosten worden betaald uit de totale begroting van het infraproject, waarvoor de raad de middelen op 1 maart 2012 beschikbaar heeft gesteld. Juridische paragraaf Wet openbaarheid van bestuur (zie onder de kop 'Argumenten'). Communicatie paragraaf Zoals aangegeven is uitgebreid gecommuniceerd met bezwaarde en de betrokken partijen over de voorbereiding van de besluitvorming. Vervolgtraject Met Zeist is afgestemd dat uw besluit en dat van Zeist zoveel mogelijk gelijktijdig wordt verzonden. Niet eerder dan twee weken daarna worden de documenten met de weggelaten gegevens aan bezwaarde verstrekt. Er kan beroep worden ingesteld tegen uw besluit. Ondernemingsraad (indien van toepassing) Niet van toepassing. Bijlagen dossier: van Wob-verzoek tot en met advies commissie bezwaarschriften (alleen op papier)
-Pagina 5 advies B&W - uitdraai te verstrekken documenten met weggelaten gegevens (alleen op papier) Advies commissie bezwaarschriften Verslag hoorzitting Concept van het te herroepen besluit
Kerkplein 2 Postbus 200 3940 AE Doorn T(0343) 56 56 00 F (0343) 41 57 60 E info@heuvelrug.nl Beleid Ruimtelijke Ontwikkeling P. Schravendijk Doorkiesnummer (0343)56 58 45 Domein Afdeling Contactpersoon Oldies Ons kenmerk Bijiage(n) Uw kenmerk CK/OdH 1026481-13581816 Datum beschikking 5 maart 2013 Datum verzending 6 maart 2013 Onderwerp Beslissing op bezwaar inzake Wobbesluit samenwerkingsovereenkomst stationsgebied Driebergen-Zeist Advies commissie bezwaarschriften Verslag van de hoorzitting Geachte mevrouw Den Hollander, Bij brief van 10 april 2013 (ontvangen op 11 april 2013) hebt u, namens Lisman en Lisman B.V., een pro forma bezwaarschrift ingediend tegen ons besluit van 6 maart 2013. Op 13 mei 2013 (ontvangen op 13 mei 2013) hebt u uw bezwaarschrift van gronden voorzien. Uw bezwaarschrift is, zoals gebruikelijk, in handen gesteld van de commissie bezwaarschriften. Deze commissie is een onafhankelijk en deskundig adviesorgaan. Mm "%. % m Advies onafhankelijke commissie bezwaarschriften Door de commissie is op 13 september 2013 (ontvangen op 13 september 2013) advies uitgebracht over uw bezwaarschrift. Wij hebben geconstateerd dat het advies op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen. De commissie adviseert ons uw bezwaarschrift ontvankelijk en gegrond te verklaren, het bestreden besluit te herroepen en uw verzoek om vergoeding van de proceskosten toe te wijzen ten bedrage van 944. Voor de volledige inhoud van het advies verwijzen wij u naar de bijlage bij deze brief. Besluit op uw bezwaarschrift Wij hebben besloten om het advies van de commissie over te nemen cn uw bezwaarschrift ontvankelijk en gegrond te verklaren. Voor de motivering van onze beslissing op bezwaar verwijzen wij naar het advies van de commissie. Nu tegelijkertijd bij het college van Zeist een nagenoeg identieke bezwaarzaak heeft gespeeld, worden de bij het college van Zeist en de bij ons ingediende bezwaren, overeenkomstig het advies van de commissie, als één zaak beschouwd. Om die reden wordt de proceskostenvergoeding ten bedrage van 944 u eenmaal vergoed. Herroepen besluit Gezien het voorgaande herroepen wij het bestreden besluit. Deze herroeping houdt het volgende in. Verstrekken documenten 1
De volgende documenten worden aan u verstrekt: Anterieure overeenkomst Trooster, conceptversie 1, 21 december 2012 Samenwerkingsovereenkomst parkeren concept 6 maart 2012 Samenwerkingsovereenkomst parkeren concept 13 maart 2012 Samenwerkingsovereenkomst parkeren concept 16 maart 2012 Samenwerkingsovereenkomst parkeren concept 2 april 2012 Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 7 januari 2013 Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 17 januari 2013 Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 22 januari 2013 Nota van (stedenbouwkundige) uitgangspunten voor het Troosterterrein 27 oktober 2012 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 4 oktober 2012 Anterieure overeenkomst Triodos, conceptversie 1, 20 november 2012 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 21 november 2012 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 27 januari 2013 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 15 februari 2013 Masterplan landgoed stationsgebied Schetsontwerp Triodos De Reehorst Voorlopig ontwerp landschapsplan De Reehorst Projectnota 2011 Bovenstaande stukken worden u toegestuurd. Alleen de projectnota 2011 wordt u niet toegestuurd. Deze is te vinden op http://www.stationsgebieddriebergenzeist.nl/achtergrondinformatie/basisdocumenten/] 37932.aspx?t=Projec tnota%20stationsgebied%20driebergen-zeist. Benadrukt wordt dat dit, met uitzondering van de Projectnota 2011, conceptstukken zijn en dat er nog geen samenwerkingsovereenkomst(en) tot stand zijn gekomen. Weglaten gegevens Een aantal gegevens in de stukken zijn weggelaten dan wel wordt niet verstrekt. Het betreft de volgende gegevens: Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 7 januari 2013: het bedrag van de schadevergoeding in artikel 4, lid 5 het bedrag van de subsidie in artikel 5, lid 1 de financiële bijdrage in artikel 21, lid 2 Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 17 januari 2013: het bedrag van de schadevergoeding in artikel 4, lid 5 het bedrag van de subsidie in artikel 5, lid 1 het bedrag aan kostenverhaal in artikel 15, lid 2 de financiële bijdrage in artikel 21, lid 2 Samenwerkingsovereenkomst Rejoko 22 januari 2013: het bedrag van de schadevergoeding in artikel 4, lid 5 het bedrag van de subsidie in artikel 5, lid 1 het bedrag aan kostenverhaal in artikel 15, lid 2 de financiële bijdrage in artikel 21, lid 2 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 4 oktober 2012: de financiële bijdrage van Triodos in artikel 6, lid 1 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 21 november 2012: de aanbieding van Triodos en de reactie van de Stuurgroep hierop onder respectievelijk punt 6 en 7 van Tn aanmerking nemende dat' financiële bijdrage van Triodos in artikel 6, lid 1, 3 en 4 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 27 januari 2013:
de aanbieding van Triodos en de reactie van de Stuurgroep hierop onder respectievelijk punt 7 en 8 van Tn aanmerking nemende dat' de financiële bijdragen van Triodos in artikel 13, lid 1, 2, 3, 4 Samenwerkingsovereenkomst Triodos versie 15 februari 2013: de aanbieding van Triodos en de reactie van de Stuurgroep hierop onder respectievelijk punt 7 en 8 van Tn aanmerking nemende dat' de financiële bijdragen van Triodos in artikel 13, lid 1, 2 Deze gegevens worden weggelaten dan wel niet verstrekt, omdat het belang daarvan niet opweegt tegen het economisch of financieel belang dat wij en andere bestuursorganen hierbij hebben (artikel 10, lid 2, aanhef en onder b Wet openbaarheid van bestuur, hierna: Wob). Samen met de andere betrokken bestuursorganen zijn wij met partijen in onderhandeling. Genoemde gegevens hebben met name betrekking op mogelijke financiële bijdragen van partijen. Het openbaar maken van deze gegevens heeft het zeer reële risico dat dit een negatieve invloed op het vervolgproces heeft. Het risico bestaat dat er geen overeenstemming meer bereikt wordt, dan wel de onderhandelingen ernstig bemoeilijkt worden. De andere betrokken bestuursorganen en wij kunnen hier nadeel van ondervinden, omdat de beoogde ontwikkeling niet op de meest optimale wijze vorm gegeven wordt, dan wel er vertraging hierdoor optreedt. Het is dus reëel dat het openbaar maken van deze gegevens nadelige gevolgen heeft voor het economisch en financieel belang dat andere bestuursorganen en wij bij de beoogde ontwikkeling hebben. Om die reden worden deze gegevens niet openbaar gemaakt. Om dezelfde reden worden genoemde gegevens niet verstrekt omdat het belang daarvan niet opweegt tegen het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden (artikel 10, lid 2, aanhef en onder g Wob). Het verstrekken van genoemde gegevens kan voor (één van) de betrokken partijen aanleiding zijn om de onderhandelingen te staken dan wel de voorwaarden aan te passen. Het is dan ook niet irreëel dat (één van de) betrokken partijen hierdoor onevenredig benadeeld dan wel bevoordeeld worden. Ook hier weegt het belang van het kunnen afronden van de onderhandelingen, zwaarder dan het op dit moment verstrekken van de gegevens. Zodra de onderhandelingen hebben geleid tot voorlopige overeenstemming, kan een voorlopig akkoord, afhankelijk van de inhoud daarvan, mogelijk volledig worden vrijgegeven, zodat een ieder daar kennis van kan nemen. Vooralsnog wegen de belangen die gemoeid zijn bij het onderhandelingsproces op dit moment zwaarder dan het verstrekken van genoemde gegevens. Bij de conceptovereenkomsten worden bijlagen genoemd. Het overgrote deel hiervan is (nog) niet opgesteld. Deze kunnen dus niet verstrekt worden. Alleen de bijlagen die hierboven in de opsomming van documenten zijn opgenomen, zijn opgesteld en worden aan u verstrekt. Positie betrokken partijen Bij de totstandkoming van dit herroepen besluit, zijn de partijen gehoord die bij de onderhandelingen over genoemde overeenkomsten betrokken zijn. Het betreft de partijen die in de te verstrekken documenten worden genoemd. Op grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht zijn zij in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven op ons voornemen om genoemde documenten met het weglaten van genoemde gegevens ter beschikking te stellen. Op één na hebben alle partijen aangegeven geen bezwaar te hebben tegen ons voornemen. Triodos Bank NV. heeft aangegeven wel bezwaar te hebben tegen ons voornemen. Zij hebben aangegeven dat vooralsnog geen inhoudelijke reactie gegeven kan worden en dat om die reden bezwaar wordt gemaakt tegen het verstrekken van de documenten. Deze zienswijze geeft ons geen aanleiding van ons voornemen af te zien. Verzenden documenten Gezien de omstandigheid dat een belanghebbende heeft aangegeven bezwaar te hebben tegen het verstrekken van de documenten, worden de documenten u, in lijn met artikel 6, lid 5 van de Wob, twee weken na verzending van ons besluit toegestuurd. Op deze wijze heeft deze belanghebbende de gelegenheid
om beroep en een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen om verstrekking van de documenten op korte termijn trachten te voorkomen. Omdat de publieke partijen zich in het overleg met u over de voorgenomen ontwikkeling laten bijstaan door de heer mr. B.S. ten Kate van Nysingh advocaten en notarissen, is ook de heer Ten Kate bij de voorbereiding van dit besluit betrokken. Een afschrift van dit besluit is verzonden aan Rejoko Beheer B.V., Triodos Bank N.V., Prorail B.V., de Nederlandse Spoorwegen N.V., de provincie Utrecht en de gemeente Zeist. Beroep Indien u het niet eens bent met dit besluit, kunt u op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken na verzenddatum van deze brief, een gemotiveerd beroepschrift indienen bij de Rechtbank Midden- Nederland, afdeling Bestuursrecht, Postbus 16005, 3500 DA Utrecht. Een beroepschrift schorst de werking van een besluit niet. U kunt de voorzieningenrechter om een schorsing verzoeken na het indienen van een beroepschrift. Voor verdere informatie verwijzen wij u naar www.rechtspraak.nl. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs Bijlagen: advies van de onafhankelijke commissie bezwaarschriften verslag hoorzitting