NOTITIE ROOSTERPLANNING Pagina 1 van 12
Inhoud 1. Aanleiding... 3 2. Uitgangspunten roosterbeleid... 4 2.1 Personele flexibiliteit en flexibele schillen... 4 2.2 TeamFlex en PoolFlex... 5 2.3 De JaarUrenSystematiek (JUS)... 5 2.4 Planmethodiek ZuidOostZorg... 6 2.5 Van zorgvraag naar operationeel rooster... 6 2.6 Definities... 6 2.7 Vormgeving arbeidsduur... 8 2.8 Pauzes... 8 2.9 Nachtdiensten... 9 2.10 Borstvoeding... 9 2.11 Gebroken en verschoven diensten... 9 2.12 Nieuwe medewerker... 9 3. Verantwoordelijkheden roosterplanning... 10 4. Verlofaanvragen... 11 4.1 Uitgangspunten bij aanvragen van verlof... 11 4.2 Vakantie verlofaanvragen... 11 4.3 Incidentele verlofaanvragen... 12 5. Procedure afsluiten dienstrooster... 12 Pagina 2 van 12
1. Aanleiding Afnemende financiering vanuit de overheid door zorginkoop-afname, een veranderende klantvraag, de overheveling van delen van het werk van AWBZ naar Wmo en de extramuralisatie van lichtere ZorgZwaartePakketten (ZZP s) en Diagnose Behandel Combinaties (DBC s) hebben ZuidOostZorg doen besluiten tot een andere inrichting van haar personele flexibiliteit. Door personele flexibiliteit beweegt de personeelsinzet mee met de (sterk) fluctuerende zorgvraag, waardoor continuïteit van zorg geborgd kan worden. De notitie roosterplanning beschrijft de afspraken en procedures welke betrekking hebben op de totstandkoming van dienstroosters binnen ZuidOostZorg. Uitgangspunt hierbij is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel medewerker als manager voor het borgen van de continuïteit van zorg en de gestelde kaders eenduidig te hanteren gevormd door de arbeidstijdenwet, het arbeidstijdenbesluit, de CAO VVT, de vakantie- en verlofregeling en deze notitie roosterplanning. Hierdoor wordt zowel een bijdrage geleverd aan het zo optimaal mogelijk afstemmen van werk en privé als aan de behoefte vanuit de zorgvraag aan de juiste medewerker, op het juiste moment en de juiste plaats. Dit mag je dan ook van deze notitie verwachten. De notitie is tot stand gekomen in opdracht van het MT. Het roosterbeleid geldt voor alle medewerkers van ZuidOostZorg. De gebruikte instrumenten, zoals flexibele schillen, basisplan en basisprofiel, is zorg gericht en van toepassing op functies binnen de functiecategorieën Zorg & Wonen en Dienstverlening. Overige fundamenten, zoals JaarUrenSystematiek (JUS) en genoemde rechten en plichten zijn op alle medewerkers van toepassing, dus ook op functies binnen de functiecategorieën Behandeling, Staf en Management. Leesinstructie: Onder Manager worden zowel Manager Dienstverlening & Zorg, Manager Dienstverlening & Welzijn, Manager Facilitaire Dienstverlening, Locatiemanager (naamgeving wordt nog definitief gemaakt) als Hoofd Stafdienst verstaan. Met ZorgZwaartePakket (ZZP), Diagnose Behandel Combinatie (DBC), locatie of afdeling wordt eveneens de situatie binnen ZorgThuis bedoeld. Pagina 3 van 12
2. Uitgangspunten roosterbeleid De Zorgvraag van cliënten is bepalend voor de inzet van de medewerkers vanuit het dienstrooster. De tijdstippen waarop en de aantallen waarin zorg geleverd wordt versus de diverse kwalificaties hangen af van de zorgvraag. Wijzigingen in de cliëntbezetting of verandering in een (ZorgZwaarte)Pakket/DBC van een cliënt hebben direct invloed op het budget en daarmee de personele inzet. Personele flexibiliteit is noodzakelijk om beter in te kunnen springen op deze ontwikkelingen. 2.1 Personele flexibiliteit en flexibele schillen De afname van inzetbare uren door verlof, verlet en ziekte wordt het verschil genoemd tussen de bruto beschikbaarheid en de netto inzetbaarheid van een medewerker. Samen met wisselingen in zorgvraag en cliëntbezetting ((ZZP) en/of DBC) bepalen zij de benodigde personele flexibiliteit. Daarbij kan er onderscheid gemaakt worden in het benodigd percentage flexibele uren ten opzichte van vaste contracturen Afdelingen met een sterk fluctuerende zorgvraag en cliëntbezetting hebben een lager percentage vaste contracturen als basisbezetting nodig en juist een groter percentage flexibele uren om deze fluctuaties op te kunnen vangen. Bij afdelingen met een stabiele zorgvraag en cliëntbezetting is het percentage vaste contracturen hoger en het percentage flexibele uren iets lager. Naast de omvang van de basisbezetting en de flexibele schillen, is tevens vastgelegd of deze Centraal (vanuit het Flexbureau/Flexpool) of Decentraal (binnen de afdelingen/teams) zijn georganiseerd 1. Dit wordt in onderstaande diagrammen weergegeven 2. Opbouw centraal en decentraal georganiseerde flexibele schil bij stabiele zorgvraag en cliëntbezetting 1 Zie Inrichtingsdocument Flexbureau ZuidOostZorg, op 26 augustus 2014 vastgesteld door de OR. 2 N.b.: flexschillen worden jaarlijks opnieuw vastgesteld richting begroting en Service Level Agreement (SLA) Pagina 4 van 12
Opbouw centraal en decentraal georganiseerde flexibele schil bij fluctuerende zorgvraag en cliëntbezetting 2.2 TeamFlex en PoolFlex Decentraal, binnen de afdelingen/teams georganiseerde personele flexibiliteit, wordt TeamFlex genoemd. Centraal, door het Flexbureau/Flexpool georganiseerde personele flexibiliteit wordt PoolFlex genoemd. TeamFlex heeft als doel kleine onplanbare verstoringen in het basisrooster door fluctuerende zorgvraag en cliëntbezetting direct te kunnen managen. Hierbij valt te denken aan een verzwaring in een ZZP wat bijvoorbeeld resulteert in een verlenging van een dienst. Dit is te organiseren vanuit: o o Een aantal flexmedewerkers met een Min/Max contract die kunnen anticiperen op deze verstoringen Medewerkers die niet hun volledige vaste uren in het basisrooster zijn geroosterd en vanuit de nog niet ingeplande uren kunnen worden ingezet op deze verstoringen. 3 PoolFlex heeft als doel om grotere, meer planbare verstoringen in het basisrooster te kunnen managen, waarvoor de TeamFlex niet toereikend is. Hierbij valt te denken aan een niet ingeplande (volledige) dienst of een uitgevallen dienst, welke veroorzaakt kan worden door ziekte, cursus, vakantie en/of verlof, ontslag of een persoonlijke calamiteit van een medewerker. PoolFlex wordt aangevraagd bij het Flexbureau. 2.3 De JaarUrenSystematiek (JUS) Zoals uit bovenstaande afbeeldingen blijkt, bestaat TeamFlex zowel uit medewerkers met (gedeeltelijk) flexibele contracturen als uit medewerkers die NIET hun volledige contracturen in het basisrooster zijn geroosterd. Dit laatste is mogelijk vanuit de JaarUrenSystematiek, afgekort JUS, waaronder de mogelijkheid wordt verstaan die de CAO biedt 4 om contracturen van medewerkers met een deeltijd-arbeidsduur (<36 uur per week) in te zetten op jaarbasis en met een voltijd-arbeidsduur (=36 uur per week) op halfjaarbasis. Hierdoor wordt personele flexibiliteit bevorderd en kan beter ingespeeld worden op de fluctuerende zorgvraag. 3 zie 2.3: JaarUrenSystematiek 4 CAO VVT 2013-2014 hoofdstuk 4 artikel 4.1 lid 2a,b Pagina 5 van 12
Tevens voorziet de JUS in de mogelijkheid om meer maatwerk te leveren aan de medewerker waardoor afstemming kan plaatsvinden op individuele wensen en mogelijkheden. Met andere woorden: de JUS biedt nieuwe mogelijkheden om problemen ten aanzien van flexibiliteit in de bedrijfsvoering op te pakken in relatie tot de wensen en mogelijkheden van de medewerkers. De Min/Max contracten zijn in deze ook een goed voorbeeld. Ook hiervoor geldt de bovenstaande doelstelling. Het percentage van deze decentrale schil is mede afhankelijk van sterk fluctuerende cliëntbezetting en of ZorgZwaartePakketten (ZZP en/of DBC s). Bij sterke fluctuaties is de basisbezetting lager, maar is er een grotere interne flexibele schil nodig om hier op in te kunnen spelen. 2.4 Planmethodiek ZuidOostZorg Decentraal stuurt de manager met de eigen flexibele schil op de fluctuerende zorgvraag binnen het team/locatie zoals bijvoorbeeld een overlijden of onverwachte zorgvraag verandering ( bijvoorbeeld nieuwe cliënt op route van ZorgThuis of Kortdurende Opname). De manager organiseert dit binnen de eigen formatie inclusief de TeamFlex. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van meeruren en/of de JaarUrenSystematiek (JUS). Ook een andere afdeling, vallend binnen de eigen kostenplaatsenstructuur, kan hierbij worden betrokken. Van medewerkers vraagt dit zodoende een flexibele houding om fluctuaties in de zorgvraag op te kunnen vangen: binnen het eigen team/afdeling of, indien nodig, in ruimere mate binnen de eigen kostenplaatsenstructuur. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met het (basis)rooster van de medewerker, alsmede de reeds gewerkte dienstenstructuur. Centraal kunnen door het team/afdeling diensten aangevraagd worden bij het Flexbureau/Flexpool, zodra het om een volledige, niet ingeplande of uitgevallen dienst gaat die niet vanuit de TeamFlex opgelost kunnen worden. Deze uitgevallen dienst kan veroorzaakt worden door ziekte, cursus, vakantie en/of verlof, ontslag of een persoonlijke calamiteit van een medewerker. 2.5 Van zorgvraag naar operationeel rooster Op basis van de zorgvraag, cliëntbezetting en cliëntwensen zijn er per dag uren beschikbaar om in een bezetting in een rooster te gaan verwerken. De benodigde diensten zijn passend in de basisinzet van de afdeling en conform regelgeving (Arbeidstijdenwet (ATW), Arbeidstijdenbesluit (ATB), CAO en roosternotitie) en worden in een aantal stappen verwerkt tot een te werken rooster: 1. In een basisplan wordt de minimale bezettingseis vastgesteld in diensten en kwalificaties van medewerkers. Er ontstaat een basisdienstenpatroon, per dag en per week. 2. Het basisplan wordt dan in een rooster weggezet van 4 of 8 weken: het basisrooster. In het basisrooster worden medewerkers aan de passende functie, diensten of aan een cliëntroute gekoppeld op basis van het basisprofiel van de medewerker. 3. Het jaarrooster is het basisrooster welke het jaar door gekopieerd wordt. Een jaarrooster geeft in een vroeg stadium inzicht hoeveel medewerkers je wanneer nodig hebt. 4. Het operationele rooster is het rooster zoals er feitelijk gewerkt gaat worden. Dit betekent dat er aanpassing plaats vindt op basis van: Alle planbare roosterverstoringen: de niet structurele activiteiten, o.a. scholingen, overleggen, vakanties en feestdagen; Alle niet planbare roosterverstoringen zoals verzuim en calamiteiten. De manager is verantwoordelijk voor het opstellen van het basisrooster met de daarbij passende formatie, de uitrol van het basisrooster naar een jaarrooster, het maken van het operationele rooster en de afsluiting van dit rooster ten behoeve van de salarisverwerking. De manager is verantwoordelijk voor het aanvragen van diensten bij het Flexbureau/Flexpool. 2.6 Definities Pagina 6 van 12
Basisdienstenpatroon/Basisplan Op welke momenten van de dag wordt welke ondersteuning gevraagd en van welk deskundigheidsniveau. Dit wordt vertaald in een basisdienstenpatroon en geeft weer wat de bezetting per dag is, uitgedrukt in diensten en gevraagde functies. Het basisplan wordt opgesteld en opgebouwd vanuit: zorginkomsten, de gewenste zorg conform de indicatie van de cliënt, en de hiervoor gewenste en benodigde formatie, waarbij de kosten hiervan lager of gelijk zijn aan de zorginkomsten. Basisrooster Het basisrooster is het basisdienstenpatroon wat in een periode van 4 tot 8 weken wordt verwerkt. Medewerkers worden gepland op deze diensten, waarbij rekening wordt gehouden met de gevraagde functie per dienst en de richtlijnen van CAO en ATW omtrent werktijden en gezond roosteren en het ingevulde basisprofiel van de medewerker. Basisprofiel Het basisprofiel is een vastliggend patroon van beschikbaarheid van een medewerker voor een bepaalde aaneengesloten periode van 1, 2 of 4 weken met dezelfde soort beschikbaarheid. Jaarrooster Het jaarrooster is opgebouwd uit het basisrooster, welke het jaar door gekopieerd wordt. In het jaarrooster worden alle zaken die van te voren gepland kunnen worden vastgelegd. Hierbij valt te denken aan scholingen/cursussen, vakanties, vergaderingen etc. Dit doorgekopieerde basisrooster wordt minimaal 1x per halfjaar geëvalueerd door de manager: zodoende minimaal 2x per jaar. Het jaarrooster betreft een inschatting van de te werken diensten: deze worden definitief in het operationele rooster. Operationele rooster In het jaarrooster kunnen nog verstoringen ontstaan die tot wijzingen van de personele inzet kunnen leiden zoals incidentele verlofaanvragen en ziekte. Medewerkers kunnen aanvragen vanuit de medewerkermodule (de persoonlijke roosteraccount) indienen. De manager stelt minimaal 28 etmalen voor aanvang het operationele rooster definitief vast en maakt dit bekend aan de medewerkers. Gerealiseerd rooster Alle uren die per maand daadwerkelijk gewerkt zijn (gerealiseerd rooster) zijn in het operationele rooster verwerkt. Mutaties hierop worden door de manager geaccordeerd en verwerkt. Op basis van het gerealiseerd rooster vindt de salarisverwerking plaats. Pagina 7 van 12
2.7 Vormgeving arbeidsduur Het rooster dient minimaal 28 etmalen van tevoren te zijn uitgegeven. Er wordt gewerkt volgens een 36-urige werkweek, conform de CAO 5 Het aantal uren waarop arbeid wordt verricht bedraagt bij een voltijd-arbeidsduur gemiddeld 36 uur per week. De gemiddelde 36-urige werkweek wordt gerealiseerd over een periode van 6 maanden. Voor werknemers met een deeltijd-arbeidsduur wordt de arbeidsduur gerealiseerd op jaarbasis. Werkgever en werknemer kunnen in afwijking van de CAO 6 een arbeidsduur overeenkomen die hoger ligt dan gemiddeld 36 uur per week met een maximum van 40 uur per week. Boven de afgesproken basisarbeidsduur kunnen werkgever en werknemer overeenkomen gedurende een nader af te spreken periode ten hoogste 4 uur gemiddeld per week extra werken (deze uren worden gecompenseerd in tijd). Met inachtneming van de tussen werkgever en werknemer overeengekomen arbeidsduur stelt de werkgever de werktijden vast. Daarbij dient de werkgever rekening te houden met de belangen van de werknemer, waaronder voldoende hersteltijd tijdens en na het werk. De werkgever organiseert de arbeid zodanig dat de werknemer ten hoogste 10 uur arbeid verricht per dienst. Hiervan kan worden afgeweken indien er sprake is van incidentele, onvoorziene wijzigingen van omstandigheden, met inachtneming van een maximum arbeidstijd per dienst van ten hoogste 12 uur. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen dag- avond- en nachtdiensten. Een dag- en avonddienst bedraagt maximaal 8,5 uur, een nachtdienst maximaal 9 uur (inclusief pauzes). Bij de vaststelling van de werktijden dient een onafgebroken rusttijd in acht te worden genomen van ten minste 36 uur per aaneengesloten periode van 7x24 uur, of een onafgebroken rusttijd van ten minste 60 uur aaneengesloten in elke periode van 9x24 uur. Bij de tweede variant geldt de mogelijkheid van bekorting tot 32 uur in elke periode van 5 achtereenvolgende weken. De werknemer heeft recht op minimaal 22 vrije weekenden per jaar. Voorwaarts roteren tussen 2 diensten in: hier moeten minimaal 10 uren tussen zitten. 2.8 Pauzes Binnen elke dagelijkse diensttijd wordt gelegenheid voor twee koffie-theepauzes gegeven, te weten per ochtend, middag, avond of nacht éénmaal. Koffie- en theepauzes welke minder dan een kwartier duren, worden als werktijd aangemerkt. Indien en voor zover pauzes 15 minuten of langer duren en als eigen tijd worden aangemerkt, dient onafgebroken rust te zijn gewaarborgd. De medewerkers die geen gelegenheid hebben in de avond- en nachtdienst om een maaltijdpauze van een half uur te nemen en in eigen tijd in onafgebroken rust te eten, krijgen als tegemoetkoming een gratis maaltijd van de werkgever die zij tijdens de pauze in werktijd kunnen nuttigen 7. Therapeutisch mee-eten Onder therapeutisch mee-eten wordt verstaan het tijdens werktijd mee-eten van de medewerker met de hen toevertrouwde cliënten. Indien de medewerker niet in de gelegenheid is om te pauzeren, dan kan de medewerker therapeutisch mee-eten. Per dienst mogen er maximaal twee medewerkers therapeutisch meeeten. 5 CAO VVT 2013-2014, artikel 4.1 lid 2 6 CAO VVT 2013-2014, artikel 4.1 lid 4 7 Ondernemingsovereenkomst, bijlage A16 maaltijdvoorziening Pagina 8 van 12
2.9 Nachtdiensten Een werknemer mag maximaal 5 achtereenvolgende nachtdiensten verrichten. In afwijking hiervan kan tussen werkgever en werknemer worden overeengekomen dat de werknemer 7 aaneengesloten nachtdiensten verricht, mits het aantal nachtdiensten per 13 weken de 35 niet overschrijdt. Voor de werknemer die arbeid verricht in de nachtdienst bedraagt de maximale arbeidstijd in elke periode van 13 achtereenvolgende weken gemiddeld 40 uur per week. De maximale arbeidstijd per nachtdienst bedraagt 9 uur, alleen bij incidentele, onvoorziene omstandigheden kan hiervan worden afgeweken tot maximaal 10 uur per nacht. Aan een werknemer van 55 jaar of ouder wordt geen nachtdienst, bereikbaarheid, aanwezigheid, of consignatiedienst opgedragen tussen 23.00 en 07.00, tenzij de werknemer hiertegen geen bezwaar maakt. Een weekend is 48 uur vrij van dienst. 2.10 Borstvoeding De tijdstippen voor het geven van borstvoeding of kolven worden in overleg tussen werknemer en werkgever vastgesteld. De manager treedt hierover in overleg met de medewerker 8. 2.11 Gebroken en verschoven diensten Het is de werkgever verboden, tenzij de werknemer daarom verzoekt, aan de werknemer een gebroken dienst op te dragen. Onder een gebroken dienst wordt verstaan, een dienst binnen welke de werktijd wordt onderbroken gedurende tenminste een uur en ten hoogste drie uren. Onder verschoven diensten wordt verstaan: een verplaatsing van een aantal aaneengesloten uren waarop de medewerker volgens de vastgestelde werktijden zou moeten werken naar een ander moment, waarop de werknemer volgens de vastgestelde werktijden geen arbeid zou hoeven verrichten 9. 2.12 Nieuwe medewerker Een nieuwe medewerker wordt boventallig ingeroosterd, conform het introductiebeleid van ZuidOostZorg 10. Bij een groot contract kan dit bijv. 1 dagdienst, 1 avonddienst en 1 nachtdienst zijn, andere dienstverbanden naar rato. 8 Arbeidstijdenwet en Arbowet 9 zie verder CAO VVT 2008-2010, art. 5.4.2 10 Introductiebeleid Pagina 9 van 12
3. Verantwoordelijkheden roosterplanning De locatiemanager (definitieve naamgeving volgt) spreekt de manager indien nodig aan op zijn/haar basisrooster De manager past notitie roosterplanning op de juiste wijze toe, waarbij belangen tussen werkgever en werknemer op evenwichtige wijze worden afgewogen. is eindverantwoordelijk voor de planning/formatieplaatsenplan. maakt keuzes m.b.t. de totstandkoming van de planning (bijvoorbeeld afspraken m.b.t. de vakantieplanning, waarneming etc.). is verantwoordelijk voor het nakomen van afspraken met betrekking tot de communicatie over roosterplanning, zoals vastgelegd in deze notitie. Dit betreft ondermeer het informeren van de medewerkers over actuele zaken en het hanteren van de aanvraag- en ruilprocedures. is verantwoordelijk voor het wel of niet vervangen van een zieke medewerker, of degene die hem of haar vervangt, zowel vanuit de TeamFlex als de PoolFlex. is verantwoordelijk voor tijdige controle en afsluiting van het gerealiseerd rooster. De medewerker dient beschikbaarheid ten aanzien van het te werken dienstenpatroon in het basisrooster binnen de gestelde termijn bij de manager in. De momenten zijn 1x per halfjaar, zodoende 2x per jaar. Bij een jaarrooster ingaand op 1 januari is er bijvoorbeeld gelegenheid tot inspraak rond 1 november en rond 1 mei. mag een aanvraag indienen bij de manager voor 1 vrij voorkeursdagdeel per week. Op basis van de ingediende aanvragen beslist de manager over toekenning hiervan. De momenten van aanvraag zijn 1x per halfjaar, zodoende 2x per jaar. Bij een jaarrooster ingaand op 1 januari is er bijvoorbeeld gelegenheid tot aanvraag rond 1 november en rond 1 mei. is verantwoordelijk voor het nakomen van afspraken met betrekking tot de totstandkoming van het rooster, zoals vastgesteld in deze notitie. Dit betreft het tijdig aanvragen van voorkeursdagen, vakantie, verlof via verlofaanvragen in de medewerkermodule (de persoonlijke roosteraccount). kan uitsluitend diensten ruilen met toestemming van de manager. controleert en bevestigt wekelijks de gewerkte diensten in het medewerkerportaal (PoolFlex medewerkers) of de incidentele diensten indien deze afwijken van het basisrooster. Het Flexbureau fungeert als aanspreekpunt voor de gebruikte roosterapplicatie(s). ziet toe op basisroosters en bespreekt resultaten/bevindingen met de manager of eventueel direct met de betreffende afdeling(en)/team(s). ondersteunt en adviseert managers met betrekking tot basisroosters en benodigde formatie, waarbij pro-actief ingespeeld wordt op veranderingen in cliënt- en/of personele bezetting. plant PoolFlex medewerkers binnen (decentrale) basisroosters in, binnen de gestelde kaders en de gemaakte afspraken zoals vastgelegd in de Service Level Agreement (SLA). Pagina 10 van 12
4. Verlofaanvragen Zie voor de soorten verlof en de procedure van aanvragen de Vakantie- en verlofregeling (H2 en 3). 4.1 Uitgangspunten bij aanvragen van verlof Aanvragen worden bij de manager ingediend. Feestdagen worden in goed overleg en naar rato van het dienstverband, ongeacht het dienstverbandpercentage verdeeld. De manager is hiervoor verantwoordelijk. Er mag onderling van dienst/vrije dag geruild worden indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: - Ruilen kan alleen indien de kwaliteit van zorg niet in het gedrang komt. - Ruilen gaat via de ruilmodule van de roosterapplicatie. - Ruiling wordt geaccordeerd door de manager. - Indien de medewerker heeft toegezegd de dienst te werken is de medewerker verplicht om te komen. 4.2 Vakantie verlofaanvragen Er is sprake van vakantieverlof wanneer een medewerker tenminste zijn contracturen (uitgedrukt in uren per week) niet beschikbaar is voor werk. Indien een medewerker minder dan zijn contracturen niet beschikbaar is voor werk, is er sprake van verlofdagen. In een jaarrooster wordt de medewerker de mogelijkheid geboden om voorjaars- zomer- en najaarsvakantie aan te vragen, bijvoorbeeld 1 week voorjaarsvakantie, 3 weken zomervakantie en 1 week najaarsvakantie. De manager inventariseert de vakantiewensen en beoordeelt deze op een juiste verdeling van inzet en kwaliteit. Indien er knelpunten zijn in de bezetting overlegt de manager met de medewerkers, om tot een juiste verdeling van vakantieopname te komen. Medewerkers kunnen via intekenlijsten aangeven wanneer zij vakantie willen opnemen. Een medewerker heeft recht op 3 weken aaneengesloten vakantie, indien de bedrijfsvoering dit toelaat. Indien men 1 of 2 weken vakantie heeft aangevraagd wordt ernaar gestreefd om zowel het weekend ervoor als erna vrij te plannen. De manager is eindverantwoordelijk voor de definitieve vakantieplanning. Managers stemmen vakanties op elkaar af om continuïteit van leiding tijdens de vakantieperiode te borgen. Vakantieperioden: Vakantie Periode Periode van aanvragen en inventarisatie Beoordeling en overleg medewerkers Vakantieaanvraag definitief Voorjaar 1 januari tot 1 mei 1 tot 7 november 8 tot 14 november 15 november Zomer 1 mei tot 1 oktober Najaar 1 oktober tot 1 januari 1 tot 7 november 8 tot 14 november 15 november 1 tot 7 april 8 tot 14 april 15 april Pagina 11 van 12
Voor het aanvragen en toekennen van vakantieverlof buiten de inventarisatieperiode dienen medewerkers deze aanvragen middels de medewerkermodule van de roosterapplicatie te doen tot uiterlijk 6 weken voor het operationele rooster. De manager zal dit voorstel moeten accorderen alvorens het mag worden uitgevoerd. - Aanvulling met betrekking tot functies binnen functiecategorieën Behandeling, Staf en Management : Medewerkers binnen functiecategorieën Behandeling, Staf en Management inventariseren voorafgaand aan de vakantie de vakantiewensen en stemmen deze onderling op elkaar af, zodat zorg gedragen wordt voor een passende personele bezetting. Voor deze medewerkers geldt een afwijkende aanvraagperiode voor de zomervakantie: Vakantie Periode Periode van aanvragen en inventarisatie Zomer 1 mei tot 1 oktober Beoordeling en overleg medewerkers Vakantieaanvraag definitief 1 tot 7 februari 8 tot 14 februari 15 februari 4.3 Incidentele verlofaanvragen Aanvragen voor incidentele verlofuren worden aan de manager voorgelegd. Binnen de kaders van de regelgeving (CAO, werktijdenbesluit) kan de manager aanvragen honoreren. De manager zal de aanvraag beoordelen alvorens het mag worden uitgevoerd. Bij aanvragen voor het opnemen van incidenteel verlof heeft de organisatie een inspanningverplichting om de aanvraag waar mogelijk te honoreren. Wanneer er geen invalmedewerker beschikbaar is, kan de manager medewerkers benaderen voor een dienstwijziging. Hoe eerder verlof wordt aangevraagd, hoe beter dit in te schatten en toe te kennen is. E.e.a. na afweging van organisatie- en persoonlijke belangen en binnen de kaders van de regelgeving (CAO, werktijdenbesluit). 5. Procedure afsluiten dienstrooster Het dienstrooster wordt per maand afgesloten. Dit is nodig om de salarissen van medewerkers, inclusief de onregelmatigheidstoeslag uit te kunnen betalen. Het gewerkte dienstrooster wordt elke 10 de van de nieuwe maand door de manager bij de salarisadministratie ingediend. Er kan dan niets meer op het rooster worden gewijzigd c.q. toegevoegd. Voor deze datum dient het volgende te gebeuren: Medewerkers controleren en bevestigen wekelijks de gewerkte diensten in het medewerkerportaal. De manager accordeert of wijst de wijziging af. Indien de wijziging wordt afgewezen, overlegt de manager dit met de medewerker. De manager verwerkt de actuele gegevens. Dit betreft ziekte, verlofuren, extra gewerkte uren. De manager controleert de gegevens op juistheid. De manager registreert de verlofuren. De medewerker kan in het medewerkerportaal elk moment zijn/haar gespecificeerde verlofsaldo zien. De manager is verantwoordelijk voor de eindcontrole. Pagina 12 van 12