Projectplan De Groenzoom KERMERK: GZ-2638 VAN: David Louwerse PROJECTPLAN GR GROENZOOM; als onderdeel van de wijzigingingsovereenkomst op de ontwikkelingsovereenkomst Groenzone Berkel-Pijnacker en Berboezem Polder Oude Leede, d.d. 26 mei 2008. Op de grens van gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp ligt De Groenzoom, een recreatie- en natuurgebied van 560 hectare. Het projectbureau De Groenzoom, voorheen Uitvoeringsorganisatie Groenzone, realiseert dit gebied in opdracht van beide gemeenten. Adres: Kleihoogt 7a, te Berkel en Rodenrijs, e-mail: info@degroenzoom.nl, BNG bankrekening: 28.51.42.321, GR Groenzone.
Inhoudsopgave 1. Projectorganisatie 3 2. Financiële begroting 4 2.1 Inleiding 4 2.2 Moederbegroting 4 2.3 Financiering 4 3. Risico inventarisatie / weerstandsparagraaf 5 3.1 Financiële risico s 7 3.2 Communicatierisico s 7 3.3 Planningsrisico s 7 4. Projectplanning 8 5. Communicatie 9 5.1 Communicatiedoelstelling 9 5.2 Doelgroepen 9 5.3 Communicatiemiddelen 9
1. Projectorganisatie De provincie Zuid-Holland is initiatiefnemer van de Groenblauwe Slinger, waar de Groenzoom deel van uitmaakt. Samen met de andere partijen heeft zij de plannen voor de Groenzoom ontwikkeld. Conform de Bestuursovereenkomst ILG tussen het Rijk en de provincies is de Dienst Landelijk Gebied de uitvoerende partij in opdracht van de provincie en worden de gronden op naam gesteld van het Bureau Beheer Landbouwgronden. In opdracht van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en Lansingerland werkt de Uitvoeringsorganisatie aan de inrichting van De Groenzoom. De uitvoeringsorganisatie realiseert de gehele inrichting en is verantwoordelijk voor het tussentijdse beheer en de uitvoering van de werkzaamheden in het gebied. De uitvoeringsorganisatie bestaat uit: een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur, een projectdirecteur en een projectbureau. In het Dagelijks Bestuur zit per gemeente één wethouder; dit bestuur houdt de bedrijfsvoering in de gaten. Algemeen Bestuur In het Algemeen Bestuur zitten per gemeente één wethouder en twee raadsleden; dit bestuur houdt toezicht op het algemeen functioneren van de uitvoeringsorganisatie. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur van De Groenzone overlegt regelmatig met de bestuurders van het Hoogheemraadschap van Delfland over waterhuishoudkundige zaken. Met gedeputeerden van Provincie Zuid-Holland wordt vergaderd over de voortgang van het project, i.h.b. de grondverwerving en financiën. Projectdirecteur De projectdirecteur heeft de dagelijkse leiding bij de uitvoering van de projectopdracht en bewaakt de integrale aanpak. Dienst Landelijk Gebied en Hoogheemraadschap van Delfland De Dienst Landelijk Gebied wordt door de provincie om niet beschikbaar gesteld aan de Uitvoeringsorganisatie voor de uitwerking van de plannen en de voorbereiding van de uitvoering. De provincie behoudt de taak de gronden te verwerven voor de inrichting. Met de Dienst Landelijk Gebied en het Hoogheemraadschap van Delfland zijn afspraken gemaakt om het ontwerpproces af te ronden en de uitvoering te begeleiden. Het Hoogheemraadschap van Delfland richt voor de uitvoeringsorganisatie de Bergboezem opnieuw in. Afbeelding: organogram GR De Groenzoom Pagina 3 van 13
2. Financiële begroting 2.1 Inleiding De begroting is gebaseerd op de planning van de uitvoering van het project. De uitvoering van de Groenzoom wordt bekostigd met overheidsbijdragen en subsidies. Deze bijdragen zijn bekend. De plannen worden nu taakstellend uitgewerkt op basis van de toegezegde budgetten.; Projectbureau/apparaatskosten: de kosten hiervan worden voorgefinancierd door de beide gemeenten en ten laste gebracht van de resultaten van RvR-rechten bij de gemeenten. FES-onderdeel: de werken die hiervoor moeten worden uitgevoerd worden gefinancierd vanuit de FES-subsidie. 2.2 Moederbegroting Er is een vastgestelde moederbegroting, deze is leidraad voor de begroting. Hierin zijn de kosten van de uitvoering van de deelgebieden aangegeven. Voor deelgebied 6 is nog geen kostenraming gemaakt. Hiervoor is inmiddels wel een alternatief schetsontwerp beschikbaar. DG Moederbegroting DG 1 6.270 DG 2 1.648 DG 3 3.759 DG 4 3.982 DG 5 1.614 DG 6 in bewerking Totaal 17.273 2.3 Financiering Subsidie GR Groenzoom kent diverse subsidiestromen en bijdragen: A. Apparaatskosten* gemeente Lansingerland 1.500.000 B. Uitvoering provincie / ILG 11.902.250 EFRO 2.000.000 gemeente Lansingerland 1.500.000 stadsregio Rotterdam 1.000.000 stadsgewest Haaglanden 430.000 stadsgewest Haaglanden 200.000 provincie / FES 2.971.000 provincie / FES 1.200.000 * De apparaatskosten zijn oorspronkelijk als garantstelling verstrekt door de twee gemeenten en door de overgang van Ruimte voor Ruimte-rechten naar de gemeenten aangemerkt als een bijdrage. Pagina 4 van 13
3. Risico inventarisatie / weerstandsparagraaf Onder weerstandsvermogen wordt verstaan de mate waarin de GR Groenzoom in staat is om financiële tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Risico s In 2010 heeft een inventarisatie van risico s plaatsgevonden. Een top 10 wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. Pagina 5 van 13
rest risico beheermaatregel score risico effect kans Nr. De top 10 risico s voor 2014 zijn: RISICOANALYSE opmerkingen BEHEERMAATREGEL 1 verleggen kabels en leidingen 3 4 12 3 36 met name in DG4 zo mogelijk aanpassen ontwerp 2 meer en ernstiger bodemsaneringen 3 3 9 3 27 Er is geen verhaalmogelijkheid bij vrm. grondeigenaar. Dit risico speelt nog in DG3 en DG4 1. eerder verkennend bodemonderzoek doen; 2. zo mogelijk ontwerp aanpassen 3 bezuinigingen van de overheid: onvoldoende beschikbaarheid van financiering op enig tijdstip door vertraging van betalingen door financiers 2 4 8 3 24 korting of te late afdracht subsidies en voorschotten financiering en kasritme opnieuw contractueel vastleggen met alle betrokken bestuursorganen 4 bezwaren tegen plannen 2 3 6 3 18 geldt voor deelgebied Bergboezem uitloop planning vastleggen met provincie en waterschap 5 wijziging van het programma van eisen, nieuwe inzichten, wijziging scope 6 Bijzondere klimatologische omstandigheden 7 faillissement van de aannemer/ toeleverancier 8 extra/meerwerk bij aansluiting van nieuw werk op bestaand werk om goede samenhang te verkrijgen 9 tegenvallende kwaliteit van de bodem 10 gebrek aan benodigde mankracht op enig tijdstip: wegvallen sleutelpersonen 2 3 6 3 18 geldt voor DG Bergboezem en voor het terreinbeheer 2 2 4 3 12 uit de planning lopen/kosten van schade 3 2 6 2 12 schade en uitloop in de tijd 2 2 4 3 12 efficiencyverlies door gefaseerde uitvoering 2 2 4 3 12 wisselende bodemsamenstelling in het projectgebied 2 2 4 3 12 kwetsbaarheid van kleine organisatie z.s.m. aangaan van verplichtingen en het doen van aanbestedingen CAR-verzekering en post onvoorzien 1. post onvoorzien moet voldoende omvang hebben; 2. aanbestedingsbeleid goed bewaken; 3. bankgarantie vragen van 10% zoveel mogelijk maken van samenhangende en grote bestekken grondmechanisch en geotechnisch onderzoek tijdig doen; ervaringen met DG1 en DG2 benutten Ambtelijke deelname van gemeenten in project-organisatie borgen. Werkprocessen vastleggen. Pagina 6 van 13
3.1 Financiële risico s De apparaatskosten van de GR belopen 1,5 mln. voor onderdeel Groenzoom en 0,44 mln. voor onderdeel FES. Apparaatskosten Groenzoom worden bekostigd vanuit de opbrengst van de RvRrechten die onder gebracht zijn in de gemeentelijke grondexploitaties. Apparaatskosten FES worden bekostigd uit de subsidie FES. Apparaatskosten GR zijn deels al betaald. De gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp hebben totaal 1,1 mln. al betaald. GR Groenzoom moet binnen het gestelde kader van 1,5 miljoen voor apparaatskosten blijven. Mocht het niet lukken binnen de financiële kaders van apparaatskosten en subsidies te blijven dan is in de gemeenschappelijke regeling vastgelegd dat de afdekking van de risico s geschiedt op basis van 50% per deelnemende gemeente. Uitgaande van het bovengenoemde risico is er hiermee een opgave geformuleerd dat beide gemeenten circa 0,7 miljoen van hun weerstandsvermogen beschikbaar hebben voor GR Groenzoom. Dit valt binnen de afgegeven garantie per gemeente van 1,6 miljoen. Het project zelf wordt geheel bekostigd vanuit diverse subsidies en bijdragen van verschillende instanties. Risico bestaat uit uitgavenoverschrijdingen gedurende de uitvoering, zodat de toegekende inkomsten niet voldoende zijn. Door veel aandacht te besteden aan budgetbeheer wordt dit risico tot een minimum beperkt. 3.2 Communicatierisico s Het project Groenzoom kent een lange doorlooptijd. Hierdoor zijn er veel persoonswisselingen. Gevaar bestaat dat kennis weglekt, doel en eindbeeld onduidelijk wordt voor externen. 3.3 Planningsrisico s Door het uitlopen van de onteigening moet er gefaseerd worden gewerkt tijdens de uitvoering. Verder moeten vele procedures doorlopen worden bij vergunningverlening en zijn er planologische zaken die vertraging op kunnen lopen waardoor de uitvoering ook vertraging oploopt. De subsidies zijn gerelateerd aan de planning, zodat tijdsvertraging goed gemonitord moet worden om te voorkomen dat er subsidies deels misgelopen wordt. Pagina 7 van 13
4. Projectplanning Door de projectorganisatie wordt een uitvoeringsplanning opgesteld en bewaakt. Deze planning wordt per kwartaal geactualiseerd en voorgelegd aan het bestuur. Zie bijlage 1. Pagina 8 van 13
5. Communicatie 5.1 Communicatiedoelstelling Communicatie draagt bij aan het project door o.m. het bevorderen van de relaties, het versnellen van processen, uitbreiden van het draagvlak, het leveren van een positief imago en het vergroten van de gebiedskennis. De hoofddoelstelling van communicatie in dit project is om draagvlak ten aanzien van het project bij alle betrokkenen uit te breiden, de kerntaken te belichten en De Groenzoom neer te zetten als klantgerichte, professionele, transparante, verantwoordelijke en betrokken organisatie. 5.2 Doelgroepen Intern betrokkenen Bestuurders en medewerkers van Provincie Zuid-Holland, gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp, Dienst Landelijk Gebied, Bureau Beheer Landbouwgronden, Hoogheemraadschap van Delfland en medewerkers van het projectbureau. Intern betrokkenen kunnen we onderverdelen in bestuurders en ambtenaren. Zij hebben er belang bij te weten hoe het project loopt. Voor de direct betrokken bestuurders en ambtenaren hebben de plannen directe gevolgen voor hun werk. Bovendien kennen zij het gebied als geen ander en kunnen zij daarom waardevolle input leveren voor de plannen. Daarnaast dienen ook de overige medewerkers regelmatig geïnformeerd te worden. Het project kan ook van invloed zijn op hun werk. Bovendien geeft dit een gevoel van betrokkenheid. Direct betrokkenen Bewoners in en rondom De Groenzoom Bewoners omliggende gemeenten, met name Lansingerland en Pijnacker en Nootdorp; Natuur- en MilieuPlatform De Groenzoom, lokale milieugroeperingen; Overleg georganiseerde gebruikers en verenigingen, w.o. LTO; Regionale en lokale organisaties, w.o. kanobond en hegelsportvereniging; Bij direct betrokkenen is er sprake van directe belangen bij het project, in die zin dat de (uitvoering van de) plannen concrete gevolgen hebben voor hun leef- en/of werkomgeving. Tot deze groep behoren ook vertegenwoordigers van organisaties die concrete belangen in het gebied behartigen. 5.3 Communicatiemiddelen Ten behoeve van de communicatie is het gebruik van tal van middelen mogelijk. Zo kan gebruik worden gemaakt van bijv.: Presentaties bij bijeenkomsten Brieven als aankondiging van bijeenkomsten of bij belangrijke ontwikkelingen. Artikelen op website van Delfland, intranet, de externe media en andere kanalen maar ook digitaal projectenoverzicht. Persberichten (zo mogelijk opnemen bij gemeenteberichten) Start- en/of openingshandeling Excursie: voorafgaand, tijdens en/of na werkzaamheden. Bouwborden en informatieborden De belangrijkste middelen worden in bijgaande tabel toegelicht, hierin is nog geen keuze gemaakt over de inzet van middelen. N.a.v. situatie en actualiteit kan een middel worden ingezet. Pagina 9 van 13
MIDDEL DOELGROEP DOEL ACTIES BIJZONDERHEDEN Brieven Doelgroepen worden persoonlijk op de hoogte gesteld van belangrijke ontwikkelingen of worden uitgenodigd voor bijeenkomsten. Informatie bijeenkomsten Kenmerken bijeenkomst: Informerend; informeel en laagdrempelig karakter; Mogelijkheid tot vragen stellen (persoonlijk en met vragenformulier); Gebruik visuele middelen (kaarten, tekeningen, foto s). Hoe wordt men uitgenodigd: via een artikel in lokale/ regionale media. via een brief. In de informatiebijeenkomst wordt toegelicht hoe reacties/ ideeën van belanghebbenden zijn meegenomen in het ontwerp (via bijvoorbeeld de power point presentatie) en wordt uitleg gegeven over uitvoeringswerkzaamheden (inhoudelijk/ proces) Aankondiging bijeenkomst Media (lokaal, regionaal, gemeentelijk) Uitnodigen inloopbijeenkomst Opstellen persbericht Opstellen advertentie Presentaties Voor bijeenkomsten worden presentaties voorbereid Projectbureau Zowel in de voorbereidingsfase als de uitvoeringsfase wordt informatie verstrekt over het project in het projectbureau (via gedurende het project geproduceerde rapporten, kaarten, presentaties etc). Met het projectteam wordt overlegd welke informatie beschikbaar gesteld kan worden. Bouwbord Alle doelgroepen Informeren over de plannen in het gebied: aanleiding/ kader, wie verantwoordelijk is en de duur ervan. Adviseren in tekst en locatie van het bord Conform de richtlijnen voor bouwborden Feestelijke aftrap Alle doelgroepen Informeren over de plannen in het gebied: Wat gaat waar precies gebeuren + vieren dat men samen al veel heeft bereikt (er gaat iets gebeuren nu). Bijvoorbeeld: onthullen bouwborden of een blijvend kunstwerk. Uitnodigingen Opstellen programma Begeleiden aftrap Informatiebord Alle doelgroepen Informeren over het gebied: geschiedenis/aanleiding/ kader, wie verantwoordelijk is. Opstellen en laten vervaardigen bord Informatieborden worden gebruikt na de werkzaamheden, om voorbijgangers te informeren over de aanleg, nut en noodzaak van de waterberging en andere informatie over het gebied. Pagina 10 van 13
Persbericht Bestuurders + burgers + media Informeren over de start/afronding van het project: Wat is waar gebeurd. Opstellen persbericht verzending Bij start en oplevering werkzaamheden In samenwerking met de gemeenten en/of de provincie. Website Alle doelgroepen Informeren over de ontwikkelingen en het bieden van achtergrond informatie over het project Facebook Alle doelgroepen Op een laagdrempelige manier algemene zaken en leuke nieuwswaardigheden delen Opstellen bericht Pagina 11 van 13
Bijlage 1. Projectplanning Legenda VO / DO Engineering + Uitvoering voorbereiding Uitvoering Overeenkomst Procedures, grondverwerving
Colofon Uitgave Gemeenschappelijke Regeling Groenzoom Kleihoogt 7A 2651 KV Berkel en Rodenrijs Telefoon 010-5147020 E-mail info@degroenzoom.nl Auteur David Louwerse, Projectdirecteur Berkel en Rodenrijs, 27 september 2013