Top 10 Credit Control Tips 1 Ken uw klanten Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de financiële achtergrond van uw klanten, zowel vóór u begint samen zaken te doen als tijdens. U kan een duidelijk beeld krijgen door het uitvoeren van credit checks en door bijkomende informatie te vragen in uw netwerk. Voor het uitvoeren van een credit check kan u desnoods beroep doen op professionals. Zo bent u op de hoogte van de marktpositie van uw (nieuwe ) klant. 2 Kies een duidelijk credit control beleid Kom naar buiten met een duidelijk credit control beleid. Zorg ervoor dat dit gekend is door uw volledige team, van verkopers en vertegenwoordigers tot de mensen van de boekhouding. p. 1
3 Uw Algemene Voorwaarden Zorg ervoor dat u duidelijke en ondubbelzinnige Algemene Voorwaarden op uw factuur vermeld. In de meeste voorwaarden worden clausules opgenomen inzake betalingstermijnen, sancties bij laattijdige betaling, eigendomsvoorbehoud, klachten, bevoegde rechtbank, enz. Houd hierbij zeker rekening met een de wettelijke bepalingen. 4 Uw medewerkers, van begin tot eind: 1 team! Maak van uw vertegenwoordigers EN de mensen die werken op de afdeling credit control 1 communicerend team. Meestal ligt dit gevoelig omdat het lijkt alsof beide partijen (hoewel ze voor de zelfde werkgever werken ) tegenstrijdige uitdagingen hebben. Vertegenwoordigers willen de klanten behagen terwijl een credit controller de klanten moet aanmanen. 5 Controleer de limieten en de bestellingen van uw klanten Probeer de klantenlimiet en de bestellingen regelmatig te herzien. Een plotse verhoging van bestellingen kan er bijvoorbeeld op wijzen dat uw klant zijn andere leveranciers links laat liggen omdat hij te laat is met zijn betalingen. Soms kan het nodig zijn om te stoppen met leveren aan een bepaalde klant, tot alle vervallen facturen betaald zijn. p. 2
6 Sta achter uw beleid: schakel tijdig juridische hulp in. Zorg voor een krachtig credit control beleid. U hebt geen enkel voordeel bij een zachte reputatie. Het is een spijtige zaak als uw klant zelf moet wachten op betalingen van zijn klanten maar dat mag nog altijd geen invloed hebben op uw eigen boekhouding. Schakel tijdig externe hulp van advocaten in. 7 Pas op voor excuses. Let op vroege waarschuwingssignalen en de gebruikelijke excuses van uw klanten. Zorg ervoor dat de credit controllers hierop kunnen anticiperen wanneer ze de klanten contacteren. Extravagantie: grote bonussen, opvallende bedrijfswagens,... Uitvluchten: vertraging van de post, per ongeluk niet in betalingsopdracht,... Schuld doorschuiven: schuld van de bank, te late betaling van eigen klanten,... p. 3
8 Kies voor de juiste aanpak Probeer zoveel mogelijk debiteuren te contacteren. De traditionele aanpak is om deze klanten met de grootste openstaande facturen het eerste te contacteren. Men wil zo snel mogelijk zo veel mogelijk openstaande betalingen innen. Onderzoek heeft echter aangetoond dat beleefde volharding loont. Dit wil zeggen dat men alle klanten met openstaande facturen regelmatig contacteert. Als een factuur 1 week vervallen is, wordt de klant al gebeld. Men rond het gesprek af met een mail. Een belangrijk facet van deze aanpak is een duidelijke communicatie tussen u en uw klant. Als men deze strategie blijft toepassen, zullen klanten geneigd zijn sneller te betalen dan dat ze bepaalde zaken laten escaleren. 9 Telefoontechnieken kunnen u helpen Laat uw medewerkers een training Telefoontechnieken volgen. Voor een buitenstaander is dit misschien een detail in het proces van credit management, maar voor de relatie met uw klanten is dit erg belangrijk. De contacten met klanten en credit controllers zijn soms redelijk emotioneel en frustrerend. Deze conversaties en onderhandelingen vereisen een professionele aanpak van uw credit controller. p. 4
10 Pre-dunning is erg belangrijk. Contacteer uw klant vóór de vervaldatum. Vraag of de factuur goed ontvangen is. Vraag of alles correct is verlopen. Zo ontneemt u uw klant al een bepaald soort excuus. (Sorry, wij hebben uw factuur nog niet ontvangen.) Ik ben Ingrid Vansteenkiste. Ik heb mijn eigen zaak en ik begeleid bedrijven in het verbeteren van hun debiteuren beheer. Mijn werkmethode: Analyse van bestaande situatie. Ontwikkelen van procedures, op maat voor uw bedrijf Aanpassen van bestaande procedures Begeleiding van uw werknemers in het onderhouden van de procedures Ik neem NIET het werk over van uw werknemers; ik begeleid en help hen zodat het beheer van uw debiteuren optimaal verloopt. Wat is het voordeel voor u en uw bedrijf? Het openstaand saldo van uw vervallen facturen zal aanzienlijk verkleinen. Optimalisatie cashflow Ontwikkeling van procedures zodat dit openstaand saldo ook in de toekomst onder controle blijft. Begeleiding van uw werknemers Ingrid VANSTEENKISTE Credit Control Professional ingrid@svincs.be p. 5