3. Algemene voorwaarden - kleine lettertjes

Transcriptie

1 2 3. Algemene voorwaarden - kleine lettertjes 3.1. De meeste handelaars hebben er baat bij Werken met zgn. algemene voorwaarden (op de bestelbon, de factuur, de leveringsbon, het bestek, op de achterzijde of als bijlage bij een standaardcontract, enz.) is voor bijna alle handelaars nuttig, in welke sector u ook actief bent en ongeacht of u winkelier of verkoper bent dan wel diensten levert (bv. aannemer, hersteller van elektrotoestellen, enz.). Het doet evenmin ter zake of u alleen particulieren als klanten heeft of dat er (ook) andere handelaars en bedrijven kopen bij u of een beroep doen op uw diensten. Evenmin is het van belang of het gaat om grote dan wel kleine facturen. Op het eerste gezicht hebben bepaalde (klein)handelaars (bv. bakkers, beenhouwers, kruideniers, traiteurs, restauranthouders, herbergiers, schoenwinkels,...) minder of geen nood aan zulke voorwaarden. Bij hen wordt er immers meestal cash betaald. De rekening is er veelal beperkt en het is in die sectoren nu eenmaal niet de gewoonte om met facturen (laat staan met algemene voorwaarden) te werken. Ook voor bv. beenhouwers, bakkers, restauranthouders, enz. kunnen algemene voorwaarden echter weleens nuttig zijn, tenminste voor de niet-dagdagelijkse zaken. Vo o r b e e l d een beenhouwer krijgt een bestelling binnen voor het leveren van vlees voor een barbecue van 50 personen. Daar staat meteen een rekening van 400 tegenover. Als de beenhouwer wil leveren, gaat de barbecue zogezegd niet door; een bakker levert dagelijks 250 stokbroden aan een winkelier die belegde broodjes verkoopt. Bovendien heeft de bakker een aantal restaurants als klant waar hij minibroodjes levert. De betaling kan echter al eens uitblijven; een restauranthouder biedt s middags zakenlunches aan. Geregeld worden er telefonische reservaties aangenomen voor 15 à 20 mensen. Wat als die uiteindelijk niet opdagen of als er gevraagd wordt om de rekening op te sturen en die uiteindelijk niet betaald geraakt? Misschien verzorgt de restauranthouder ook feestjes voor bedrijven, jubileums, communies of zelfs huwelijksfeesten. Het zou niet de eerste keer zijn dat er iets afgezegd wordt. 34 Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g,

2 3.2. Ook als u alleen cash betalingen ontvangt Wat als u enkel cash betalingen ontvangt (u heeft bv. een elektrowinkel en u verkoopt alleen contant aan particulieren) of steeds een voorschot vraagt? Ook dan kunnen algemene voorwaarden nuttig zijn. Zij beschermen u immers niet alleen tegen slechte betalers en laattijdige betalingen, maar ook bv. tegen klachten van ontevreden klanten. Zij bepalen bv. welke rechter er bevoegd is in geval van een geschil Aangewezen bij zowat elke overeenkomst Zolang alles goed gaat tussen u en uw klant, hebben uw algemene voorwaarden weinig belang, maar als uw klant niet betaalt of als hij klachten heeft over u of uw product, dan liggen de zaken anders. In dat geval is het vaak de vraag wat u precies afgesproken heeft (bv. klachten moeten binnen een bepaalde termijn ingeroepen worden, hoeveel interesten moeten er betaald worden bij laattijdige betaling, enz.). 2 Als u die afspraken op papier heeft via algemene voorwaarden op uw bestelbon of in uw contract, staat u meteen veel sterker. Wel zal u er daarbij voor moeten zorgen dat die voorwaarden ook geldig zijn. Die voorwaarden vormen namelijk contractuele afspraken die u heeft met de klant. U zou natuurlijk met elke klant specifieke afspraken kunnen maken en die dan op papier zetten, maar dat is onbegonnen werk, tenzij u natuurlijk maar enkele grote klanten heeft. Vandaar dat het aangewezen is om met voorgedrukte standaardcontracten of bestelbonnen met algemene voorwaarden te werken. Heeft u er dan toch eens een bijzonder groot contract tussen zitten, dan kunt u daarvoor nog een maatcontract (laten) opstellen. Zorg er dan wel voor dat uw algemene voorwaarden (als u die nog bij het contract voegt of op uw facturen zet) afgestemd zijn op het contract of voorzie minstens een bepaling waarin vermeld staat wat bij strijdigheid van de voorwaarden met het contract primeert (wellicht wilt u de concrete afspraken in het maatcontract laten primeren op de algemene voorwaarden). U kunt overigens niet enkel algemene voorwaarden opstellen ingeval u verkoopt of diensten levert aan uw klanten, u kunt dat ook doen als u zelf goederen aankoopt van uw leveranciers. Dat noemt men zgn. aankoopvoorwaarden. Steeds meer belangrijke klanten willen tegenwoordig voor belangrijke bestellingen met hun eigen aankoopvoorwaarden werken. Gebruik uw verkoopvoorwaarden (die u gebruikt voor klanten) overigens niet bij aankopen die u zelf doet, m.a.w. daar waar Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g, 35

3 2 u zelf klant bent. Ze zijn normaal gezien immers zeer sterk in het voordeel van de verkoper. Gebruik in dat geval dus specifieke voorwaarden Op de achterzijde van zoveel mogelijk documen ten zetten De algemene voorwaarden worden veelal op de achterzijde van uw documenten geplaatst. Commercieel gezien is dat een stuk interessanter dan op de voorzijde. Heel wat klanten lezen namelijk de kleine lettertjes op de achterzijde niet, terwijl ze de voorkant van het contract wel grondig bestuderen. Zorg er overigens voor dat die voorwaarden op zoveel mogelijk documenten staan (facturen, maar ook bestelbonnen, leveringsbonnen, bestekken, catalogi, enz.) en indien mogelijk dus niet enkel op uw facturen, anders riskeert u immers discussies met klanten die beweren dat ze nooit akkoord gegaan zijn met uw voorwaarden. Ze kunnen bv. ook beweren dat ze die voorwaarden helemaal niet kenden op het moment van het sluiten van het contract, maar ze pas zagen toen u uw factuur opstuurde. Zet ze dus minstens ook op de achterzijde van uw bestelbonnen en laat die ondertekenen door de klant. Uit zijn handtekening blijkt immers zijn akkoord Aanvaard of niet? Tekent uw klant een bestelbon met daarop uw algemene voorwaarden, dan kan hij later moeilijk komen beweren dat hij uw voorwaarden niet aanvaard heeft. Als een klant evenwel zegt dat hij uw algemene voorwaarden - die alleen op uw facturen staan (en niet op uw bestelbonnen) - nooit aanvaard heeft, kunt u twee argumenten uitspelen. Wijs erop dat u reeds langer zaken doet met de klant in kwestie en dat hij maar al te goed op de hoogte was van uw voorwaarden. Bovendien kunt u, als uw factuur niet geprotesteerd werd, inroepen dat de klant ermee akkoord ging. Die laatste piste heeft meestal alleen succes als uw klant eveneens een handelaar is Verwijzen op de voorzijde Verwijs bovendien op de voorzijde van uw bestelbon of uw leveringsbon naar de algemene voorwaarden op de achterzijde. U kunt daartoe een clau sule opnemen in de zin van: De klant verklaart akkoord te gaan met de algemene voorwaarden die opgenomen zijn op de achterzijde van deze bestelbon.. Faxt u een bestelbon door naar een klant, vergeet dan niet om de achterzijde mee te faxen. Schrijf in de begeleidende brief die u mogelijk meefaxt dat u ook de 36 Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g,

4 algemene voorwaarden die van toepassing zijn doorfaxt of de klant in kwestie kan weer komen vertellen dat hij er geen kennis van had en dat uw voorwaarden hem nooit bezorgd werden De voorwaarden liggen ter inzage Volstaat het dat u uw algemene voorwaarden ter inzage legt in het bedrijf en/of dat u ze op het eerste verzoek van de klant overmaakt en dat ook meedeelt op de factuur en/of de bestelbon die u overmaakt aan de klant ( Onze algemene voorwaarden liggen ter inzage in onze kantoren. )? Veelal wordt er door de rechtspraak aanvaard dat een loutere verwijzing naar de algemene verkoopvoorwaarden zonder mededeling ervan niet voldoende is om ze te kunnen toepassen. Beperk u daar dus niet toe. Neem op dat vlak geen risico s In welke taal? Uw algemene voorwaarden zullen alleszins opgesteld zijn in het Nederlands. Is het echter noodzakelijk om dat bijkomend ook in een andere taal te doen? Op die vraag kan er geen algemeen geldend antwoord gegeven worden. Alles hangt af van de personen met wie u allemaal zaken doet. Werkt u ook met buitenlandse klanten of met klanten die over de taalgrens wonen, dan neemt u uw voorwaarden het best op in meerdere talen. Voor welke talen kiest u dan? In principe moet u de voorwaarden vertalen in de talen die uw klanten spreken. Doet u dat niet, dan riskeert u dat een bepaalde klant later zal inroepen dat hij uw algemene voorwaarden niet begrepen heeft. Werkt u met veel nationaliteiten (bv. u verkoopt in heel Europa), dan is het natuurlijk onbegonnen werk om uw voorwaarden in alle mogelijke talen te laten omzetten. Kies in dat geval voor voorwaarden in het Nederlands, het Frans, het Duits en het Engels, tenzij uw klanten hoofdzakelijk in een land wonen waar er een andere taal gesproken wordt. In dat geval kunt u die er ook in zetten. Het kan natuurlijk een probleem zijn om al die vertalingen samen op te nemen op de achterzijde van uw documenten. U kunt dat oplossen door verschillende bestelbonnen of facturen te laten drukken met op de achterzijde de voorwaarden telkens in een andere taal. Als u de voorwaarden zelf print, kan een eenvoudige printopdracht een oplossing bieden. U kunt uw algemene voorwaarden laten vertalen door een vertaalbureau. Voor 125 à 175 per taal bent u vaak al gesteld. Vraag op voorhand eventueel een offerte. Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g, 37

5 Gebruik klare taal Zorg er alleszins voor dat uw factuurvoorwaarden duidelijk en ondubbelzinnig geformuleerd zijn. Houd er trouwens rekening mee dat als uw algemene voorwaarden niet klaar en duidelijk zijn - zeker tegenover consumenten - elke onduidelijkheid in uw nadeel speelt. De Wet op de handelspraktijken zegt immers dat de voordeligste interpretatie voor de consument genomen moet worden Maatwerk De inhoud van uw algemene voorwaarden is van zeer groot belang. Het is noodzakelijk dat ze op maat zijn van uw bedrijf. Elke sector heeft zijn eigen kenmerken en elk bedrijf daarbinnen is ook nog uniek (zo wilt u bv. andere betalings termijnen dan uw concurrent, zo geeft u andere garanties, enz.). Een overname van de algemene voorwaarden van een andere handelaar uit uw sector of knippen en plakken uit andere voorwaarden en er zelf samenstellen, is dan ook gevaarlijk. U riskeert dan onaangepaste (en mogelijk verboden) clausules op te nemen. Hoe de gierigheid de wijsheid hier weleens kan bedriegen Wettelijk gezien verboden clausules Bij het opstellen van algemene voorwaarden moet u rekening houden met een aantal wettelijke bepalingen. Zeker als u met consumenten werkt, is het opletten geblazen en bestaan er tal van wettelijke bepalingen die uw vrijheid beperken om wat dan ook te voorzien in uw algemene voorwaarden. Zo somt de Wet op de handelspraktijken een hele resem clausules op die u niet mag opnemen in de factuurvoorwaarden die u gebruikt als u zaken doet met consumenten. Vo o r b e e l d Bepalen dat u de reeds betaalde voorschotten mag behouden als de koper het contract (de bestelbon) zomaar annuleert, kan niet, tenzij u bepaalt dat de consument recht heeft op een gelijkwaardig bedrag als u zelf afziet van de verkoop. Daarnaast moet u - als u consumptiegoederen verkoopt aan consumenten - ook rekening houden met de wettelijk voorziene waarborg. U kunt daarvan niet zomaar afwijken. Ook als u zaken doet met andere handelaars, is niet alles zomaar toegelaten. In het Burgerlijk Wetboek staan namelijk een aantal regels die u moet respecteren. Zo mag de schadevergoeding die u vraagt bij laattijdige betaling niet overdreven zijn. De meeste rechters aanvaarden hier dat u een schadevergoeding van 10% op het factuurbedrag vraagt, gecumuleerd met een interest van 10%. Er zijn echter ook rechters die een nog lager percentage vooropstellen (bv. 8% à 7%). 38 Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g,

6 3.12. Wat bij een overtreding? Staat er in uw algemene voorwaarden een verboden bepaling, dan is die verboden bepaling nietig. Nietigheid betekent dat er geen rekening mee gehouden hoeft te worden. Bij een eventuele discussie mag de klant dus doen alsof dat beding er niet in stond. 2 De nietigheid van één bepaling maakt de rest van uw algemene voorwaarden niet ongeldig in uw relatie met consumenten. Om discussies met andere handelaars te vermijden, kunt u eventueel in uw factuurvoorwaarden zetten dat de nietigheid van één van de clausules de geldigheid van de andere niet in het gedrang brengt. Bovendien riskeert u problemen met de Dienst Controle en Bemiddeling (de vroegere economische inspectie). Die durft de algemene voorwaarden van handelaars weleens te controleren en na te kijken of ze wel evenwichtig opgesteld zijn. Stelt de economische inspectie dingen vast die niet door de beugel kunnen, dan krijgt u enkele weken om dat recht te zetten. Bent u niet in orde, dan zal men een proces-verbaal opstellen en riskeert u een boete. U merkt het dus: de wettelijke voorschriften zijn strenger wanneer u werkt met consumenten dan wanneer u andere handelaars als klant heeft. Vandaar dat het aangewezen kan zijn om met twee soorten factuurvoorwaarden te werken als beide groepen tot uw klantenbestand behoren, met name één voor consumenten en één voor andere handelaars, waarbij uw voorwaarden voor andere handelaars meer in uw voordeel zijn dan die voor consumenten Hulp inschakelen? Omdat uw voorwaarden duidelijk moeten zijn, op maat gemaakt moeten worden en er heel wat wettelijke voorschriften zijn, kan het aangewezen zijn om daarvoor hulp in te schakelen. Doet u daarvoor een beroep op een advocaat, dan zal dat u geld kosten. In principe moet u voor zowat 300 gesteld kunnen zijn. Vraag alleszins op voorhand hoeveel het u precies zal kosten, kwestie van verrassingen te vermijden Enkele clausules In de meeste voorwaarden worden er clausules opgenomen inzake betalingstermijnen, sancties bij laattijdige betaling, eigendomsvoorbehoud, klachten, de bevoegde rechtbank, enz. Va n b e s t e l l i n g t o t b e ta l i n g, 39