BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bijzonder bestek conceptuele ontwikkeling van websites voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs OVERHEIDSOPDRACHT BIJ ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING BIJZONDER BESTEK CONCEPTUELE ONTWIKKELING VAN WEBSITES VOOR HET BRUSSELS NEDERLANDSTALIG ONDERWIJS Onderwerp : conceptuele uitwerking van websites Brussels Nederlandstalig onderwijs Opdrachtgevend bestuur: Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, Technologiestraat 1, te 1082 BRUSSEL (Sint-Agatha-Berchem). Meer inlichtingen kunnen ingewonnen worden bij de algemene directie Onderwijs en Vorming op het nummer 02 482 05 26. De opening der offertes vindt plaats op donderdag 28 mei 2009 om 13.30 uur in de vergaderzaal van het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, Technologiestraat 1 te 1082 Sint-Agatha-Berchem - 3 de verdieping.
OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 1. Situering van de opdrachtgever De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling, opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989. Binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid). Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College, wordt gevormd door 3 Collegeleden. Deze Collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en de staatssecretaris van de regering van het Brussels Gewest. Om haar beleid voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren beschikt het College over een administratie. 2. Situering van de opdracht Op dit moment zijn er vanuit of met steun van de Vlaamse Gemeenschapscommissie heel wat websites over of voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs: - het onderwijsdeel van de website van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (http://www.vgc.be/onderwijs: informatie, subsidiereglementering, publicaties, acties van de VGC in het scholennetwerk, en met het luik leren ook een blik op het onderwijsaanbod); - een databank met scholeninformatie (http://scholeninformatie.vgc.be, niet als aparte website gepromoot maar als doorverwijslink vanuit andere websites); - de websites www.inschrijveninbrussel.be (basisonderwijs), www.samennaarschool.be (basisonderwijs), www.wordeenheld.be (basisonderwijs en secundair onderwijs ); - websites van ondersteunende partners (waarvan er een aantal zijn opgegaan in de entiteit Onderwijscentrum Brussel, dat nog geen eigen website heeft): www.sowbrussel.be, www.nascholingbrussel.be, leermiddelencentrum.vgc.be, taalvaart.vgc.be, lopbrussel.vgc.be (LOP Brussel BaO, LOP Brussel SO); - de website Brussels OnderwijsPunt (in afbouw) (http://bop.vgc.be: vacatures, Brusseldirect, het educatieve luik van de vroegere BITS²-werking); - De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil, op middellange termijn, komen tot een herpositionering van de deze websites. I.v.m. websites over en voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs leven verschillende voorstellen en verwachtingen. Een korte opsomming: - in de aanbevelingen van de rondetafelconferentie Brussels Nederlandstalig onderwijs uit 2007 kwam een voorbeeldenwebsite ter sprake: Over alle punten waar scholen, directies, leerkrachten, leerlingen en ouders van elkaar kunnen leren in Brussel wordt er een website met goede voorbeelden uitgewerkt en gevoed. - In de beleidsverklaring 2008-2009 van de Vlaamse Gemeenschapscommissie is geopteerd voor een brede website voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs: Tot op heden bestaat er geen allesomvattende website, die leerkrachten, ouders en leerlingen uit het Brussels Nederlandstalig onderwijs op een toegankelijke manier informatie aanreikt. [ ] In dit werkjaar zal een studieopdracht worden uitgeschreven in functie van de verdere uitbouw van een globale, toegankelijke en transparante website met onderwijsinformatie. - In de VGC-Raad is, n.a.v. de beleidsverklaring 2008-2009, verklaard: "Er komt eveneens een poging om de website van het Nederlandstalig onderwijs in Brussel duidelijker te maken. De raadsleden weten dat we momenteel vele websites hebben, die we nog toegankelijker zullen proberen te maken door een centrale toegangspoort voor al deze informatie te ontwikkelen". - 2 -
Op 1 september 2008 is het Onderwijscentrum Brussel opgericht. Deze structuur integreert vier verschillende werkingen (met vroeger elk een eigen website), en werkt functioneel samen met een vijfde organisatie (zonder eigen website). Het Onderwijscentrum Brussel is nog niet aanwezig op het internet met een eigen website, niet in de representatiebetekenis of (wat optimaler is) met een website die ook functioneel is voor de onderwijsondersteuners en de ondersteunde schoolteams. 3. De opdracht In de nabije toekomst zal de Vlaamse Gemeenschapscommissie twee websites uitwerken: een omvattende website Brussels Nederlandstalig onderwijs én de website van de onderwijsondersteunende entiteit Onderwijscentrum Brussel. Ter voorbereiding van dit proces moeten in een voorstudie de concepten van de websites duidelijker geformuleerd worden. Op basis van de uitgewerkte concepten (resultaat uit de voorstudie), start het proces om de websites daadwerkelijk uit te werken. De concrete realisatie van deze websites maakt echter nadrukkelijk geen deel uit van deze voorstudieopdracht. Concreet zal de opdrachtnemer - peilen bij de verschillende stakeholders naar de verwachtingen tegenover de website of delen ervan op de terreinen van: doelstellingen, nodige informatie, redactionele aansturing, nodige instrumenten Stakeholders zijn voor de algemene website: o Beleidsbepalers en aanbieders van informatie die op de website kan komen: Onderwijscentrum Brussel, VGC-administratie, LOP Brussel BaO en LOP Brussel SO, ; o doelgroepen van de website(s): schooldirecties, leerkrachten (van kleuter tot secundair onderwijs), onderwijsondersteuners, onderwijsgebruikers (ouders van leerlingen van 3 t.em. 15 jaar; leerlingen en cursisten). Stakeholders voor de Onderwijscentrum Brussel-website: o aanbieders van informatie die op de website kan komen: Onderwijscentrum Brussel, VGCadministratie; o doelgroepen van de website(s): schooldirecties, leerkrachten (van kleuter tot secundair onderwijs), onderwijsondersteuners - een gefundeerd advies formuleren i.v.m. de algemene website over de opties om ofwel één globale onderwijssite, ofwel verschillende projectsites te hebben. Het advies houdt ook rekening met de afstemming op andere VGC-websites (www.vgc.be, www.digitaalbrussel.be, ) op inhoudelijk vlak. - op basis van de verwachtingen een gedragen visie en doelstelling voor de websites formuleren; - mogelijke basisinhouden afbakenen (en bij de aanbieders reeds bestaand bruikbaar materiaal identificeren); - voor elke website een voorstel formuleren tot ordening van informatie (architecturaal plan), gebruiksvriendelijke oriëntatie en nodige functionaliteiten om de doelstellingen van de websites te bereiken; - een advies formuleren voor de achterliggende organisatie van de sites (technisch, veiligheid, tools, redactionele aansturing, beheer ) met vermelding van verschillende mogelijkheden die marktconform zijn; - een onderbouwd plan van gefaseerde inhoudelijke aanpak voor de realisatie van de websites voorstellen; - een inschatting maken van de nodige tijdsbesteding (personeelsinzet, tijdsverloop) om de websites te ontwikkelen en nadien te beheren. De opdracht omvat niet het toeleveren van de inhouden (de eigenlijke inhoud van de website), maar wel de vertaling van deze inhouden in een sterk communicatief concept en de aanlevering van de nodige concepten die toelaten de websites uit te bouwen. - 3 -
In het proces wordt systematisch overleg gepleegd met de algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In de fasering wordt een regelmatige terugkoppeling gevraagd naar een stuurgroep (bestaande uit o.a. vertegenwoordigers van Communicatie, de entiteit Onderwijscentrum Brussel en de algemene directie Onderwijs en Vorming), zodat de tussentijdse resultaten kunnen getoetst, gefocust en geconsolideerd worden. 4. Meer informatie Kernbegrippen bij de ontwikkeling van de nieuwe VGC-sites zijn publieksgerichtheid, helderheid en complementariteit aan bestaande VGC-websites. - Publieksgerichtheid betekent dat informatie toegankelijk moet zijn en dat ook rekening wordt gehouden met de diversiteit onder de Brusselse bevolking. - Helderheid slaat op het overzichtelijk en duidelijk organiseren van de inhoud. - Complementariteit betekent het maximaal benutten van synergieën tussen bestaande digitale informatiedragers, met een bijzondere plaats voor de verschillende websites van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (www.vgc.be, www.digitaalbrussel.be). Doelgroepen en doelstellingen van de corporate VGC-websites www.vgc.be en www.digitaalbrussel.be www.vgc.be www.digitaalbrussel.be DOELGROEPEN DOELSTELLINGEN INHOUD De doelgroepen van het beleid van de VGC: - burgers (kiezers) en Nederlandstalige organisaties in het BHG - gebruikers en inwoners van Brussel (zie rechterkolom). De democratisering van het beleid versterken: - op niveau van inbreng in het beleid, de burger informeren over het beleid van de VGC - op niveau van participatie aan de beleidsproducten (cultuurwaardebon bijv.) - burgers actief informeren over beleid, producten en diensten, en over het netwerk * - optimaliseren van de communicatie en de interactie Overheidsinformatie : - Beleid - Administratie - Dienstverlening - Operationele projecten - Informatief of interactief Gebruikers en inwoners van Brussel: - Vlaamse Brusselaars - anderstalige Brusselaars die in het Nederlandstalige circuit geïnteresseerd zijn - gebruikers van Brussel (pendelaars, inwoners van de rand, ) Met een gedegen stads- en gemeenschapscommunicatie - kansen en instrumenten bieden voor de persoonlijke en sociale ontwikkeling van de doelgroepen - een bijdrage leveren aan de citymarketing en de aantrekkingskracht van Brussel. Stads- en gemeenschapsinformatie : Aanbod van Brussel langs Nederlandstalige, tweetalige en meertalige kant * Op vgc.be hoort informatie thuis over het netwerk van de VGC, en niet van het netwerk zelf. Verdere inhoudelijke informatie waarop kan worden voortgebouwd, kan door de algemene directie Onderwijs en Vorming, de entiteit Onderwijscentrum Brussel en de Communicatie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden aangeleverd. - 4 -
5. De offerte De offerte moet de volgende elementen bevatten: - Een accurate weergave van de aangeboden dienstverlening, werkwijze en een plan van aanpak, inclusief een voorstel van fasering van de uitvoering van opdracht, met daarin duidelijk aangegeven de terugkoppelingsmomenten; - Concrete namen (en curricula vitae) van wie daarvoor intern wordt ingeschakeld. Belangrijke opmerking hierbij is: de ingezette mensen vermeld in de offerte kunnen slechts gewijzigd worden na expliciet akkoord van de opdrachtgever; - Het volledig ingevulde inschrijvingsformulier; - Documentatie en referenties van gelikaardige opdrachten; - Een forfaitaire prijs (concept, projectopvolging, nodige briefings, verplaatsingen, afstand van auteursrecht ); - De vermelding dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie de exclusieve eigendom verwerft van alle binnen de opdracht ontwikkelde concepten en producten; - Het engagement tot afwerking van de opdracht binnen de vooropgestelde termijn. Het project moet uiterlijk afgerond zijn op 31 december 2009. Elke indiener kan twee voorstellen indienen: een hoofdvoorstel en een variante. - 5 -
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Wettelijke bepalingen Volgende bepalingen zijn van toepassing op deze opdracht, voor zover er door dit bestek niet wordt van afgeweken: - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. 2. Opdrachtgevend bestuur Het opdrachtgevend bestuur is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, algemene directie Onderwijs en Vorming, Technologiestraat 1 te 1082 Sint-Agatha-Berchem. De inschrijver moet alle formele briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Onderwijs en Vorming t.a.v. Bart Vandecasteele Technologiestraat 1 1082 Brussel (Sint-Agatha-Berchem) 3. Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten. 4. Gunningswijze De gunning van de opdracht gebeurt volgens onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De oproep voor de samenstelling van een lijst van gegadigden gebeurde in het Bulletin der Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad (inlassing Vlaamse Gemeenschapscommissie, rubriek N051827) op 1 december 2008. De offertes worden beoordeeld door een interne commissie bestaande uit een vertegenwoordiging van Communicatie, de entiteit Onderwijscentrum Brussel en van de algemene directie Onderwijs en Vorming van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. 5. Gunningscriteria Bij de gunning van de opdracht wordt rekening gehouden met de volgende criteria en dit in gelijke mate: - De kwaliteit van de door de consultant voorgestelde methodologie en werkmethode; - De voorgestelde fasering, wijze van rapportering en terugkoppeling aan de opdrachtgever voor consolidatie; - De ervaring van de consultant in het opzetten van concepten voor websites; - De totaalprijs. 6. Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende informatie kan u terecht bij de algemene directie Onderwijs en Vorming, Bart Vandecasteele, tel.: 02 482 05 26, e-mail : bart.vandecasteele@vgc.be. - 6 -
7. Prijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een forfaitaire prijs, inclusief btw. Het maximumbedrag bedraagt 30.250 EUR (btw inbegrepen) of 25.000 EUR (zonder btw). Er wordt geen prijsherziening toegepast. Van de inschrijver wordt verondersteld dat hij zowel in zijn eenheidsprijs als in zijn totale prijs alle kosten en om het even welke heffingen, heeft begrepen. 8. Betaling en borgstelling Betalingen worden uitgevoerd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie kan enkel voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties, mits voorafgaand akkoord van de opdrachtgever. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten volgende gegevens bevatten: - Nummer van de bestelbon - Btw-nummer + tarief - bankrekeningnummer - Factuurnummer Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in EUR. Facturen worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat 41 1000 BRUSSEL Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan. De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, 1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. De borgtocht wordt vrijgegeven na beëindiging van de opdracht. In elk geval stuur de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. 9. Duur van de overeenkomst De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving via aangetekend schrijven. De datum van de start van de opdracht wordt vastgelegd in overleg met de opdrachtgever. 10. Inschrijving De offertes zijn in het Nederlands opgesteld en moeten uiterlijk op het tijdstip, vermeld in het punt opening van de offertes (zie verder) in het bezit zijn van de algemene directie Onderwijs en Vorming. Belangrijke opmerkingen: - Offertes die te laat worden bezorgd, worden niet meer in aanmerking genomen. - Het bestuur houdt zich het recht voor om een onvolledige inschrijving zonder meer te weigeren, bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. - 7 -
De inschrijvingen worden in drievoud ingediend waarvan één als origineel wordt aangeduid en de overige als fotokopie. De inschrijvingen worden ofwel onder enkele omslag die definitief gesloten moet zijn, afgegeven tegen ontvangstbewijs op de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, ofwel onder dubbele omslag opgestuurd naar de Vlaamse Gemeenschapscommissie algemene directie Onderwijs en Vorming, Technologiestraat 1 te 1082 Sint-Agatha-Berchem, t.a.v. Bart Vandecasteele. De binnen- en buitenomslag moeten de vermelding dragen: INSCHRIJVING VOOR DE CONCEPTUELE ONTWIKKELING VAN WEBSITES VOOR HET BRUSSELS NEDERLANDSTALIG ONDERWIJS. DATUM OPENING: 28 MEI 2009 OM 13.30 UUR 11. Opening van de offertes De opening van de inschrijvingen vindt plaats in beperkte zitting op 28 mei 2009 om 13.30 uur in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Technologiestraat 1 te 1082 Sint-Agatha- Berchem (derde verdieping). Enkel de inschrijvers of hun vertegenwoordigers worden tot het lokaal van opening der offertes toegelaten. - 8 -
OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE ALGEMENE DIRECTIE ONDERWIJS EN VORMING OFFERTEFORMULIER voor de opdracht vermeld in het bestek conceptuele ontwikkeling van websites voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs 1. Ondergetekende Naam en voornaam: Adres: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam: Maatschappelijke zetel: Rechtsvorm: Nationaliteit: Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar: - 9 -
Telefoonnummer(s) Faxnummer(s) Emailadres BTW-nummer RSZ-nummer Rekeningnummer 2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hij voegt een document bij waarin een antwoord gegeven wordt op de vragen die gesteld worden in punt 5 van omschrijving van de opdracht. De opdracht zal uitgevoerd worden voor de forfaitaire som van: (btw excl.) (btw incl.) Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de R.S.Z., in verband met zijn rekening bij deze dienst. 3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer: op naam van: 10
4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands. Opgemaakt te op De inschrijver Handtekening Naam en functie Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit 09/176 van 23 april 2009 houdende het uitschrijven van een overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor een allesomvattende website voor het Brussels Nederlandstalig onderwijs De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 11