2014 is het jaar waarin Welpa Trans België zijn 30-jarig bestaan viert. Het is tevens het jaar waarin wij ons als groep nog uitdrukkelijker dan vroeger willen profileren als sociaalbewust en sociaalverantwoordelijk bedrijf en dit in alle aspecten van onze activiteiten. Deze hiernavolgende GedragsCode geeft dan ook onze bedrijfsvisie en overtuiging weer op het vlak van Milieubescherming, Veiligheid, Corruptiebestrijding, Gezondheid en Wetten en Regelgeving. De Directie Pagina 1 van 17
Voorafgaande nota s: Welpa Trans: Waar in deze GedragsCode Welpa Trans wordt vermeld, worden steeds de kantoren in België, Tsjechië en Hongarije bedoeld. Directie: Waar in deze GedragsCode Directie wordt vermeld, wordt steeds de Directie van de kantoren in België, Tsjechië en Hongarije bedoeld. Voor België: Johnny Granacher Tel +32 3 320 81 45 Fax +32 3 327 31 15 GSM +32 476 95 36 78 Email johnny.granacher@welpatrans.com Voor Tsjechië: Roman Krejčí Tel +420 565 32 77 54 Fax +420 565 32 77 98 GSM +420 602 25 63 19 Email roman.krejci@welpatrans.com Voor Hongarije: Janos Nagy Tel +36 1 336 25 40 Fax +36 1 336 25 45 GSM +36 20 325 65 80 Email janos.nagy@welpatrans.com Pagina 2 van 17
Management- en Verbintenisverklaring Welpa Trans verbindt er zich toe om altijd en op wettig en ethisch verantwoorde wijze zaken te doen, in al haar activiteiten en op alle landen. In het bijzonder verbinden wij ons ertoe de veiligheid van onze dienstverlening optimaal te verzekeren door: - enkel gebruik te maken van geaccepteerde vervoerders, die werken volgens onze normen en standaarden - vervoerders te gebruiken die verzekerd zijn volgens de CMR voorwaarden en conform de voorwaarden van de CMR wetgeving werken. - elk door ons uitgevoerd transport te monitoren en op te volgen - duidelijk en volledig te zijn in onze communicatie en transportopdrachten en zo ook rekening te houden met milieu-, veiligheids- en gezondheidsnormen - malafide of niet voldoende kwalitatieve vervoerders te bannen Integriteit, betrouwbaarheid en professionaliteit zijn sinds de oprichting van ons bedrijf hét handelsmerk van Welpa Trans geweest, een visie die wij steeds hoog in ons vaandel hebben gedragen en zullen blijven handhaven. Volgens deze voor ons cruciale principes zullen wij ook verder blijven werken om zo de toekomst van het bedrijf veilig te stellen en verder uit te bouwen. Wij streven voortdurend naar een optimalisatie van onze systemen en werkprocedures om zo ook onze bijdrage te leveren voor de bescherming van onze omgeving en leefwereld. Deze GedragsCode helpt ons deze ethische verbintenis te handhaven, verder te ontwikkelen en dit zowel naar de letter als naar de inhoud. Pagina 3 van 17
Management- en Verbintenisverklaring (vervolg) Alle huidige en toekomstige medewerkers van Welpa Trans zullen deze gedragscode dan ook ondertekenen, waarmee zij bevestigen ze te begrijpen, te accepteren en steeds te respecteren. Medewerkers hebben te allen tijde het recht en de plicht om eventuele opmerkingen en belangenconflicten bekend te maken. Alle medewerkers zullen ook 3-jaarlijks deze GedragsCode elektronisch ondertekenen, waarin zij opnieuw bevestigen ze gelezen, begrepen en goedgekeurd te hebben. Aan alle medewerkers wordt gevraagd om opmerkingen, verbeteringen en ideeën voor te stellen. Op geen enkel moment mag een medewerker zich aan haar of zijn plicht onttrekken om zich aan deze GedragsCode te onttrekken. Geen enkel excuus zal aanvaard kunnen worden dat het schenden van deze GedragsCode kan rechtvaardigen. Pagina 4 van 17
Management- en Verbintenisverklaring (vervolg) Intern zullen volgende collega s als verantwoordelijken fungeren voor het toezicht en onderhoud van onze GedragsCode: Voor België: Mevr. Katrien Van Dooren (indien anonimiteit nodig/gewenst ivm persoonlijk of delicate informatie, rechtstreeks contact opnemen met de Directie) Voor Tsjechië: Dhr. Roman Krejčí (Directie) Voor Hongarije: Dhr. Janos Nagy (Directie) Pagina 5 van 17
Richtlijnen van het management Alle wetten en regels met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten moeten te allen tijde gerespecteerd worden. Welpa Trans handhaaft te allen tijde het principe van de vrije markteconomie. Zowel directie als alle medewerkers moeten dan ook deze principes en de wetten op eerlijke handelspraktijken respecteren. Oneerlijke handelspraktijken zoals prijsafspraken met concurrerende bedrijven zijn strikt verboden. Handel altijd en uitsluitend correct, legaal, volgens de moraal en waarden van Welpa Trans, eerlijk en ethisch verantwoord. Zorg altijd voor veilige en gezonde werkomstandigheden. Welpa Trans leeft alle federale en lokale wetgevingen na met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf, ook op gebied van gezondheid, veiligheid en milieu. Een gezonde en veilige werkomgeving en plaats is dan ook de verantwoordelijkheid van iedere medewerker. Behandel iedereen steeds op een eerlijke manier en huldig het principe van gelijke kansen voor iedereen, zowel op directieniveau als collega s, medewerkers, leveranciers en overige contacten. Bevorder open communicatie met alle betrokken partijen, van directie naar collega s, klanten, leveranciers, enz. en vice-versa. Wees eerlijk in alle onderhandelingen met onze klanten, leveranciers, commerciële mensen en collega s en behandel iedereen met waardigheid en respect, in eenieders belang en in het belang van het aanzien van Welpa Trans. Pagina 6 van 17
Richtlijnen van het management (vervolg) Bescherm de materiële en immateriële middelen van Welpa Trans, gebruik ze verstandig en gebruik ze om ons bedrijf sterker te maken. Bevorder en implementeer zo veel mogelijk onze doelstellingen en visie, ook bij onze leveranciers en alle gebruikte partners. Voor wie is de GedragsCode van toepassing Onze GedragsCode is van toepassing op Directie, afdelingshoofden, operationele en administratieve collega s van alle Welpa Trans kantoren. Opdracht en verantwoordelijkheid voor Welpa Trans De GedragsCode implementeren en handhaven. Ondernemen op een ethische en wettelijke wijze, en dit zowel voor directie, als voor operationele, commerciële en administratieve medewerkers. Medewerkers duidelijke instructies geven aangaande de inhoud en uitwerking van de GedragsCode en hen de nodige opleiding verschaffen. Toezien en motiveren om eventuele niet-conforme handelingen en gedrag op te sporen, te erkennen en zo nodig corrigerende maatregelen op te leggen. Erkennen zelf een voorbeeldfunctie te hebben en ook naargelang te handelen. Pagina 7 van 17
Opdracht en verantwoordelijkheid voor alle medewerkers, zowel operationele, commerciële en administratieve Het begrijpen, aanvaarden, navolgen en in stand houden van de GedragsCode, elke eventuele non-conformiteit melden, indien mogelijk zelf de nodige correcties doorvoeren, hulp inroepen indien zelf niet gecorrigeerd kan worden en in voorkomend geval steeds een diensthoofd of de directie raadplegen. (zie pagina 5 voor contactpersonen) De door Welpa Trans ter beschikking gestelde apparatuur en opgeslagen data blijven te allen tijde het eigendom van het bedrijf en mogen uitsluitend gebruikt worden voor professionele doeleinden, binnen het kader van de arbeidsovereenkomst. Het gebruik van en/of controle op eventuele opgeslagen, verzonden en/of ontvangen data, door medewerkers of directie, kan nooit beschouwd worden als een inbreuk op de privacy van de desbetreffende medewerker. Het is de plicht van elke medewerker op elk niveau, Welpa Trans te vrijwaren en beschermen tegen misbruik, diefstal en verlies. Dit in het bijzonder maar niet beperkend op gebied van bedrijfsgeheimen, kennis, computersystemen, programma s en materialen. Het gebruik van om het even welke Welpa Trans apparatuur is strikt verboden voor het verkrijgen, verspreiden, archiveren, bekijken, versturen of distribueren van elke vorm van illegaal, racistisch, bedreigend, seksistisch of aanstootgevend materiaal. Niet naleving van dit verbod kan leiden tot persoonlijke verantwoordelijkheidsstelling voor alle gevolgen en tot ontslag om dringende redenen. Pagina 8 van 17
Opdracht en verantwoordelijkheid voor alle medewerkers, zowel operationele, commerciële en administratieve (vervolg) Alle, aan de medewerkers ter beschikking gestelde middelen, dienen te allen tijde gevrijwaard te blijven van ongeoorloofde toegang door derden en beschermd te worden tegen diefstal of misbruik.(in het bijzonder - maar niet limitatief - alle computers, printers, telefoons, GSM s, software programma s,.) Elke medewerker die een onregelmatigheid of inbreuk vaststelt, zal zich rechtstreeks wenden tot de directie. Principieel is het de medewerkers niet toegestaan de bedrijfssystemen te gebruiken voor privédoeleinden. Privé telefoongesprekken worden aanvaard binnen de perken en uitsluitend indien zij niet storend zijn voor andere collega s of nadeel berokkenen aan het bedrijf. Bij twijfel dient contact genomen te worden met het afdelingshoofd of de directie. Geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers, zowel operationele, commerciële en administratieve Verwijzend naar de bediendenovereenkomst binnen het bedrijf, geldt een geheimhoudingsplicht zowel tijdens als na de arbeidsovereenkomst. Bij de minste twijfel dient de directie geïnformeerd en/of geconsulteerd te worden. Pagina 9 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers Trouw aan de firma / Belangenconflict/ Relaties met leveranciers Trouw aan de firma Directie, diensthoofden, operationele, commerciële en administratieve medewerkers moeten trouw zijn aan Welpa Trans. Zowel tijdens als na de arbeidsovereenkomst zullen zij de goede naam en faam van Welpa Trans honoreren. Zij zullen geen daden van oneerlijke concurrentie stellen en de zakengeheimen (o.a. klanten, leveranciers, tarieven, ) niet aan derden bekend maken. (cfr. de arbeidscontracten) Belangenconflicten Belangenconflicten (bvb als privébelangen of een eventuele andere (neven)activiteit van de medewerker een ongepaste belemmering (zouden kunnen) vormen voor Welpa Trans) moeten te allen tijde vermeden worden. Een Welpa Trans medewerker die een belangenconflict heeft of denkt dat er risico bestaat dat een belangenconflict zou kunnen ontstaan, moet dit steeds aan de Directie melden, zodat in onderling overleg kan bepaald worden of er maatregelen dienen getroffen te worden. Pagina 10 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Trouw aan de firma / Belangenconflict/ Relaties met leveranciers (vervolg) Relaties met leveranciers Welpa Trans onderhoudt met zijn leveranciers relaties gebaseerd op eerlijke, concurrerende en wettelijke praktijken. De criteria voor het aankopen van diensten van leveranciers zijn gebaseerd op kwaliteit, prijs en levering, zonder enige vorm van discriminatie en in volle eerlijkheid en integriteit. Welpa Trans verbindt zich ertoe uitsluitend te werken met leveranciers die voldoen aan alle wettelijke verplichtingen. Alle medewerkers die diensten en/of producten inkopen moeten de nodige controles uitvoeren op kwaliteit, betrouwbaarheid en deugdelijkheid Tewerkstelling Beslissingen over aanwerving, promotie, beëindiging, loon en opleiding worden genomen op basis van kwalificaties, ervaring, bekwaamheid en prestaties en niet omwille van geslacht, leeftijd, kleur of ras, religie, burgerlijke staat, invaliditeit of nationale oorsprong. Collega s moeten niet alleen professioneel zijn, zij moeten ook eerlijk, te goeder trouw en achtenswaardig zijn. Voor zover nodig en enkel indien dit toegelaten is in het land van tewerkstelling, kan de directie achtergrondcontroles uitvoeren. Pagina 11 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Privé leefsfeer Directie en medewerkers van Welpa Trans engageren zich steeds de privé leefsfeer van alle medewerkers te beschermen. Daar waar zij nodig zijn in verband met de verwerking van de wettelijk opgelegde verplichtingen, bijvoorbeeld loonverwerking, sociale zekerheid, belastingen, zullen enkel die gegevens doorgegeven worden die strikt noodzakelijk zijn. Onze medewerkers engageren zich ook de privacy van Directie en alle collega s te respecteren door info enkel te gebruiken voor wettelijke bedrijfsdoeleinden. Privé informatie, van welke aard dan ook, zal nooit doorgegeven worden aan derden. Pesten op het werk Directie en alle medewerkers moeten steeds streven naar een werkomgeving vrij van pesterijen (zoals verbale, fysische, psychische, seksuele, visuele, enz. ) door zowel interne personen (bvb andere medewerkers) als externe personen (leveranciers, klanten, ) Ook intimiderend gedrag (zoals beledigende opmerkingen, grappen of afbeeldingen in verband met rassen, etnische afkomst, geslacht, leeftijd, religie, ) worden niet getolereerd. Pagina 12 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Drugs en alcohol op het werk Drugs Welpa Trans hanteert een NULTOLERANTIE voor het bezit, het geïntoxiceerd zijn, het gebruik of aanzetten tot gebruik, het verkopen of aanzetten tot verkopen van drugs (zowel soft- als harddrugs). Er is te allen tijde een strikt verbod op drugs op de werkvloer en bijbehorende locaties. Het niet naleven hiervan wordt beschouwd als een zware fout en een aantasting van de goede naam en faam van de werkgever en zal leiden tot ontslag van de medewerker Alcohol Het gebruiken van alcohol op de werkvloer tijdens de werkuren is verboden. Uitzonderingen hierop zijn sporadische bedrijfsfeestjes (al dan niet op de werkvloer) of zakendiners. De werknemer blijft zelf persoonlijk verantwoordelijk voor haar/zijn daden en gevolgen van het niet naleven van alle wettelijke verplichtingen en beperkingen op het gebruik van alcohol. Welpa Trans kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor de daden, schade en/of gevolgen veroorzaakt door de werknemer. Pagina 13 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Anti-Corruptie Welpa Trans distantieert zich volledig van elke vorm van corruptie. Wij geloven in eerlijke samenwerking met onze klanten en leveranciers. Onze relaties met al onze partners en overheden zijn dan ook gebaseerd op wettige en eerlijke handelspraktijken. Welpa Trans zal te allen tijde en onmiddellijk elke samenwerking stopzetten met om het even welke personen en/of bedrijven, medewerkers, leveranciers, klanten en organisaties, die betrokken zijn bij corruptie, fraude, terrorisme, omkoop, verdovende middelen, witwaspraktijken en overige criminele activiteiten. Alle medewerkers engageren zich om, indien zij in contact komen of vermoeden in contact te komen met om het even welke vorm van corruptie, onmiddellijk de directie op de hoogte te brengen, zodat gepaste maatregelen getroffen kunnen worden. Medewerkers mogen geen geschenken of gunsten ontvangen die een persoonlijk voordeel zouden opleveren voor hen of een familielid. Voorbeelden hiervan zijn omkoperij, steekpenningen, gunsten, persoonlijke diensten al dan niet in de privésfeer, geschenken en vermaak van een grotere waarde dan redelijkerwijze mag verwacht worden. Medewerkers die zich bezondigen aan deze praktijken kunnen en zullen bestraft worden met ontslag, ongeacht eventuele verdere gerechtelijke stappen. Pagina 14 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Anti-Corruptie(vervolg) Eindejaarsgeschenken Kerst- en Nieuwjaarsgeschenken die een beperkte waarde vertegenwoordigen zijn toegestaan. In elk bedrijf zijn er collega s die, omwille van hun functie of positie binnen het bedrijf, minder of nooit in aanmerking komen voor Kerst- en Nieuwjaarsgeschenken. De Directie adviseert dan ook, dat alle collega s solidair de ontvangen geschenken eerlijk en collegiaal zouden verdelen. Het ontvangen van geschenken op het privéadres van de medewerker is niet toegelaten. Politieke bijdrage en politieke mandaten Welpa Trans Welpa Trans engageert zich als bedrijf om geen politieke bijdragen te verrichten. De Directie De Directie van Welpa Trans engageert zich om geen politieke mandaten op te nemen. Pagina 15 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Politieke bijdrage en politieke mandaten (vervolg) Medewerkers Medewerkers van Welpa Trans engageren zich om het bedrijf op de hoogte te stellen indien zij een politiek mandaat bekleden, dan wel van plan zijn dit te doen. Het is de medewerkers van Welpa Trans toegestaan kandidaten of partijen te ondersteunen of een activiteit ter ondersteuning te vervullen. Het is medewerkers niet toegestaan om gebruik te maken van de naam en faam, tijd, middelen of materiaal, van Welpa Trans. Persoonlijke deelname aan politieke deelname is te allen tijde een persoonlijke keuze van de medewerker en kan nooit aanzien worden als steun of instemming van Welpa Trans. Sociale Media Sociale Media (zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, ) mogen uitsluitend gebruikt worden mits uitdrukkelijke toestemming van Welpa Trans. Medewerkers blijven steeds persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die zij publiceren. De medewerker zal er steeds over waken dat het gebruik van Sociale Media geen schade kan toebrengen aan Welpa Trans. Pagina 16 van 17
Morele verplichtingen en engagement van directie en medewerkers (vervolg) Nieuws en Media Uitsluitend De Directie kan toestemming geven tot communicatie ivm bedrijfsinformatie, behoudens uitdrukkelijke overeenkomst met de medewerker. Medewerkers die benaderd worden om bedrijfsinformatie door te spelen aan de Media, zullen te allen tijde voorafgaandelijk toestemming vragen aan De Directie. Milieu en Leefwereld Welpa Trans neemt actief haar verantwoordelijkheid om milieubewust om te gaan met middelen en energie. Wij focussen ons op: - spaarzaam zijn met energie door rekening te houden met het verbruik en de levensduur bij aankoop van nieuwe apparatuur (computer, printers, verlichting, ) - onze systemen te optimaliseren en onze collega s, klanten en leveranciers te sensibiliseren het gebruik van elektronisch dataverkeer te optimaliseren en zo papier-, print- en kopieerwerk tot een minimum te herleiden - daar waar mogelijk zo veel mogelijk gebruik te maken van milieuvriendelijke vrachtwagencombinaties - het beperken van lege kilometers voor vrachtwagens - optimaliseren van gewichten en volumes op vrachtwagens - duidelijke instructies te geven op het gebied van ladingzekering - duidelijke instructies te geven voor transporten van ADR-gevarengoederen - het (laten) respecteren van rij- en rusttijden en rijverboden Pagina 17 van 17