functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een verantwoordelijke schoonmaak contractueel Niveau: D Rang: D2 Graad: schoonmaakpersoneel werf- en sectorverantwoordelijke Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: req 108 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je op zoek naar een uitdagende functie in het centrum van Brussel? Ben je een geboren people manager en organisator? Heb je ervaring in de schoonmaak? Dan is onderstaande vacature zeker iets voor jou. Als verantwoordelijke schoonmaak sta je in voor de schoonmaak van de gebouwen van de Vlaamse overheid in Brussel. Je stuurt hiervoor jouw team van schoonmaakpersoneel aan en neemt leidinggevende taken op zoals het opvolgen van de werkplanning en afwezigheden, het aansturen van medewerkers en superviseren van de dagelijkse werkzaamheden, administratieve taken enz. Spreekt deze functie jou aan en beschik je over min. vier jaar ervaring in de schoonmaaksector en heb je ervaring in leiding geven of coachen van een team? Aarzel dan niet om te solliciteren! 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf ondersteunt de agentschappen binnen de Vlaamse overheid bij hun huisvesting, schoonmaak, catering en facilitaire contracten. De functie van verantwoordelijke schoonmaak situeert zich binnen de afdeling Facilitair Management dat onder andere een ruime waaier aan schoonmaakdiensten aanbiedt, waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouwen er steeds netjes bij liggen.
Je werkt 38 uren per week (maandag tot vrijdag) en start elke dag tussen 6 uur en 6.30 uur en eindigt tussen 14 uur en 14.30 uur. Je stuurt een team van 30 personeelsleden aan. Je neemt leidinggevende taken op zoals het opvolgen van de werkplanning en afwezigheden, het aansturen van medewerkers en superviseren van de dagelijkse werkzaamheden, administratieve taken enz. In uitzonderlijke gevallen neem je help je mee om de gebouwen schoon te maken. Je fungeert als een eerste aanspreekpunt voor het management en het team. Op die manier zorg je ervoor dat de personeelsleden steeds kunnen werken in een propere werkomgeving en draag je bij tot het imago van de diensten die er gehuisvest zijn. De Vlaamse overheid maakt gebruik van de meest moderne schoonmaaktechnieken zoals nieuwe schoonmaakproducten o.b.v. micro-organismen. We zijn op zoek naar iemand die vlot verschillende schoonmaakactiviteiten kan coördineren en als leidinggevende het team van schoonmakers kan aansturen. Je bent in staat om na een inloopperiode zelfstandig te functioneren, je kunt de nodige beslissingen nemen en juiste prioriteiten leggen. Je bent proactief en neemt initiatief. We zoeken een collega die het belangrijk vindt om een uitstekende dienstverlening te leveren. Je beschikt over de nodige assertiviteit en kunt diplomatisch omgaan met de klanten in je werkomgeving. Je bent bereid je verder in te werken in schoonmaaktechnieken. Je rapporteert rechtstreeks aan Facility Manager. De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen, zoals beschreven in ons ISO 9001 handboek. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren teneinde Voorbeelden van activiteiten - Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten, stuurt werkprogramma s bij - Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers (schoonmaakplanningen en kleurenplanningen evenwichtig opstellen) pagina 2 van 11
deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. - Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing - Bijhouden en opvolgen van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, - Werken volgens de procedures vastgelegd in het ISO 9001 kwaliteitssysteem, zoals deze werden vertaald in de interne procedures en de afspraken in het afsprakenboek - Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten - Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers - Organiseren van on-the-job training - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers - Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden - Personeel bijsturen indien blijkt dat er tekorten zijn van de schoonmaakkwaliteiten - Controleren van de schoonmaakkwaliteit, conform de afspraken en opgelegde frequentie in het afsprakenboek - Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften - Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen - Onderzoeken van klachten, deze correct registreren, indien mogelijk deze rechtzetten en goed opvolgen - Realistische maar strenge deadlines afspreken met schoonmaakpersoneel of firma s en deze strikt naleven bij her controle. - Bewaken van gelijkvormige uitvoering, zorgt ervoor dat de schoonmaaktechnieken en schoonmaakproducten correct gebruikt worden - Erop toezien dat de werkzaamheden correct worden uitgevoerd en dat de nodige documenten door de firma en door de gebouwverantwoordelijke worden opgemaakt pagina 3 van 11
en tijdig worden doorgestuurd (Inspectieverslag, controlebewijzen, PV van oplevering en/of prestatiestaat, toekenning van boetes ) - Regelmatig nakijken of er geen verlenging moet gebeuren van opdrachten met een repetitief karakter (opdrachten voor glaswas, antivuilmatten ) en indien nodig tijdig een signaal geven aan de dossierbehandelaar van de administratie van de DABS Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Opnemen van taken - Informatie verstrekken aan interne en externe klanten - Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere - Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies, - Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers - Contacten met het werkveld onderhouden - Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant - Maandelijks verslag doorsturen naar de coördinator mobiele ploeg over de prestaties van de mobiele personeelsleden die door de coördinator worden opgevolgd - Aanvragen technische interventies bij defecten of indien onderhoud nodig is, erop toezien dat actie ondernomen wordt en erop toezien dat de status van de interventie correct geregistreerd staat in de opvolgingstabel van technische interventies - Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen - Vraagt de nodige producten en materialen tijdig aan - Opvolgen en controleren van leveringen - Zorgt ervoor dat de materialen en machines goed onderhouden worden opdat een langere levensduur gewaarborgd wordt - Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is - Assisteren bij technische problemen pagina 4 van 11
Zelf opnemen van activiteiten teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. - Inspringen in piektijden - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden 1 : 1. Je hebt minimaal 4 jaar beroepservaring 1 in de schoonmaaksector. EN 2. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met operationeel leidinggeven aan uitvoerende profielen of arbeiders profielen. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (gitte.collier@vlaanderen.be en tel 04 92 18 31 85). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis van de schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines die gebruikt worden Grondige kennis van de veiligheidsinstructies Kennis van relevante reglementering en procedures Kennis van de organisatie Kennis van de ISO 9001-procedures Je bent vertrouwd met Microsoft Office en kan er op een vlotte manier mee werken 1 Optioneel:: Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren. pagina 5 van 11
Pluspunten Je bent vertrouwd met BOS, Vlimpers en Facilipunt Je hebt interesse in de schoonmaaksector Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie 4. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. pagina 6 van 11
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een bediendecontract onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van schoonmaakverantwoordelijke (rang D2, salarisschaal D211). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.162,08 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1: eerste screening 6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 14/10/2019. 6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van je technische competenties Relevantie van je ervaring De beoordeling gebeurt in de week van 14/10/2019. Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. 6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties Door middel van een interview en een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid nemen Coachen Oordeelsvorming Richting geven Innoveren Klantgerichtheid pagina 8 van 11
Eén selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats in Brussel op 28/10/2019 (datum onder voorbehoud). 6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Samenwerken Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 28/10/2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager pagina 9 van 11
daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Solliciteer ten laatste op 10 oktober 2019 via het online formulier op. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na. Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie. Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het ingevuld sollicitatieformulier, uiterlijk op de uiterste sollicitatiedatum naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail of de datum van de poststempel geldt als bewijs). 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Dominique Vereecke Facility Manager Herman Teirlinck dominique.vereecke@vlaanderen.be tel +32477 95 01 41 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be tel 04 92 18 31 85 pagina 10 van 11
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen half november 2019 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 108. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van werfverantwoordelijke (=verantwoordelijke schoonmaak)bij entiteit Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als werfverantwoordelijke. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als werfverantwoordelijke (=verantwoordelijke schoonmaak) op andere standplaatsen in te vullen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van werfverantwoordelijke bij entiteit Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11