Bijlage Communicatieplan Certificering op CO2-prestatieladder CO 2 -prestatieladder Firma W. Zwaan en Zonen Niveau 3 Auteur(s): De heer G. Zwaan De heer M. de Lange Datum: 16 januari 2014 Communicatieplan - 1 - Fa. Zwaan en zn.
Inhoud 1. Introductie 3 2. Doelstellingen en doelgroepen 4 1.1 Communicatiedoelstelling 4 2.2 Overzicht belanghebbenden 4 3. Media 5 3.1 Interne communicatie 5 3.1.1 Medewerkersbijeenkomsten 5 3.1.2 Nieuwsbrieven 5 3.1.3 Internet 5 3.2 Externe communicatie 6 3.2.1 Internet 6 3.2.2 Persberichten 6 3.2.3 Actieve deelname in werkgroepen 6 3.2.4 Gesprekken NGO s en overheden 7 4. Uitvoering 8 4.1 Doelstellingen en beleid 8 4.2 Verantwoordelijkheden 8 4.2.1 Interne communicatie 8 4.2.2 Externe communicatie 9 Communicatieplan - 2 - Firma W. Zwaan en Zonen
1. Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO2-prestatieladder bij Firma W. Zwaan en Zonen Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2 beschreven in het document CO2-prestatieladder Samen zorgen voor minder CO2-Handboek uitgebracht door ProRail is geregeld, binnen Firma W. Zwaan en Zonen Interne en externe communicatie over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen ion verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven. Communicatieplan - 3 - Firma W. Zwaan en Zonen
2. Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in: Informeren Overtuigen Activeren Relatieonderhoud Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2 Overzicht belanghebbenden Groep belanghebbenden Wat betekent deze belanghebbende voor ons bedrijf Wat is de link met ons CO2-reductiebeleid? Intern Medewerkers Medewerkers i.v.m. het aandeel brandstofgebruik in scope 1 en het energieverbruik in scope 2. Extern (partners die verbandhouden met de projectenportefeuille, die belang hebben bij de reductie van energie en verbruik en partners om mee samen te werken aan CO 2-reductie) Klanten, afnemers, opdrachtgevers Leveranciers, onderaannemers Overheden en regelgevers Stellen voorwaarde op het gebied van CO 2 emissie reductie. Schouten Olie als leverancier van de brandstoffen NUON Electriciteitsleverancier i.v.m. overschakelen op groene stroom Gemeente Drechterland, Provincie Noord-Holland Concurrenten, branchegenoten Middels website informeren NGO s (die met CO 2 reductie te maken hebben) Media Overig Cumela Communicatie naar belanghebbende (internet, mail, brief) Communicatieplan - 4 - Firma W. Zwaan en Zonen
3. Media Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men volgende media: Direct via medewerkersbijeenkomsten op de vestiging; Geschreven via interne memo s en prikborden; Geschreven via berichten op papier. 3.1.1 Medewerkersbijeenkomsten Tijdens de medewerkersbijeenkomsten wordt de CO2-uitstoot en de voortgang van de doelstellingen als onderdeel besproken en gedeeld met het voltallige personeel. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Minimaal eenmaal per jaar vindt er een personeelsbijeenkomst plaats. 3.1.2 Interne memo s De CO2-footprint wordt minimaal eenmaal per jaar aan het personeel gecommuniceerd door middel van een interne memo. De inhoud van deze interne memo bevat minimaal: Het geformuleerd energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO2-emissie en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie; Voortgang ten opzichte van de doelstellingen; Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op project- en persoonlijk niveau; Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren; Trends van energieverbruik en CO2-uitstoot. 3.1.3 Internet Op internet is een aparte CO2- en link Duurzaamheid gecreeërd. (www.zwaanwijdenes.nl). Op deze pagina worden alle projecten in het kader van CO2- en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven. In de nieuwsbrief zal regelmatig naar deze website worden verwezen voor meer informatie. Communicatieplan - 5 - Firma W. Zwaan en Zonen
3.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden: Internet (www.zwaan-wijdenes.nl); Persberichten; Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; Gesprekken met NGO s en overheden. 3.2.1 Internet Firma W. Zwaan en Zonen heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een CO2-website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2-uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door Firma W. Zwaan en Zonen zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO2-uitstoot en energieverbruik. 3.2.2 Persberichten Firma W. Zwaan en Zonen communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO2-emissie en CO2-reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn. 3.2.3 Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijk omgeving waarin Firma W. Zwaan en Zonen opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Firma W. Zwaan en Zonen participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van energieopwekking en CO2-emissiereductie in het kader van processen in de branche van loonbedrijven voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Firma W. Zwaan en Zonen heeft zich aangesloten bij de volgende initiatieven: Firma W. Zwaan en Zonen heeft samen met AgriTech, importeur van landbouwvoertuigen, een initiatief opgezet om te komen tot een CO2 reductie van 2 5% in de periode tot 2020. Hierbij zal worden onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor de toepassing van alternatieve brandstoffen in het agrarisch loonwerk. Communicatieplan - 6 - Firma W. Zwaan en Zonen
Gesprekken met NGO s en overheden Er vinden gesprekken plaats met volgende NGO s en overheden: Gemeente Drechterland. Hoogheemraadschap Cumela Doelstelling van de gesprekken is: Het CO2-reductiebeleid van Firma W. Zwaan en Zonen benoemen en daarbij mogelijkheden in het kader van CO2-reductie aan te geven; De geformuleerde punten van zorg bespreken; Daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO2- reductie. Communicatieplan - 7 - Firma W. Zwaan en Zonen
4. Uitvoering In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is de heer G. Zwaan, directielid en CO2- coördinator. 4.1 Doelstellingen en beleid Tweemaal per jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit: Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO2-reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd (verantwoordelijk: de heer G. Zwaan, CO2-coördinator): CO2-prestatieresultaten scope 1 en 2; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO2-uitstoot te reduceren. 4.2 Verantwoordelijkheden Namens Firma W. Zwaan en Zonen is de CO2-coördinator algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent o.a. dat deze persoon checkt of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd. 4.2.1 Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 1.1 Medewerkers bijeenkomst Minimaal half jaarlijks CO2-coördinator met CO2 en energie op de agenda externe deskundige 1.2 Directie-overleg CO2 en energie op de agenda Minimaal maandelijks Algemeen directeur 1.3 Interne memo Minimaal half jaarlijks CO2-coördinator 1.4 Internet (www.zwaanwijdenes.nl) Minimaal half jaarlijkse update CO2-coördinator Communicatieplan - 8 - Firma W. Zwaan en Zonen
4.2.2 Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 2.1 Internet (www.zwaanwijdenes.nl) Update half jaarlijks CO2-coördinator 2.2 Persberichten Ad hoc basis Algemeen directeur 2.3 Actieve deelname in werkgroepen Minimaal half jaarlijks Directie Communicatieplan - 9 - Firma W. Zwaan en Zonen