Cluster Economie Administratieve opleidingen Locatie Brasserskade Formulierenset BPV BBL niveau 2 Secretarieel medewerkster Cohort 2011 ROC Mondriaan /Zakelijke Dienstverlening / Economie Secretaresse/ BBL Niveau 2
1. Beoordelingsformulieren Toelichting op de beoordelingsformulieren Onvoldoende Matig Voldoende Goed NVT vatbaar voor grote verbetering en/of aanvulling vatbaar voor kleine verbetering voldoet voldoet meer dan gemiddeld dan van een beginnend beroepsbeoefenaar verwacht mag worden. indien een aspect niet te beoordelen is, dit vermelden met NVT Per werkproces is op het beoordelingsformulier aangegeven op grond van welke criteria een onvoldoende, voldoende of goed wordt toegekend. Bij de eindbeoordeling gelden de volgende criteria: een indicator van een werkproces mag niet onvoldoende of matig zijn; een kritieke indicator van een werkproces moet voldoende of goed zijn; een werkproces wordt met goed afgesloten als meer dan de helft van de indicatoren met goed zijn beoordeeld; een kerntaak wordt met goed afgesloten als de helft of meer van de werkprocessen met goed is beoordeeld. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 1
Eindresultaat BPV * Naam student :.Klas:.. Eindbeoordeling Cohort :.. Intromodule Praktijkwijzer: Orientatie op de organisatie Onvoldoende Voldoende Goed 1. Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden 1.1 Verzorgt de correspondentie 1.2 Verzorgt de inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 1.3 Beheert de agenda en een reserveringssysteem 1.4 Ontvangt bezoekers 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Eindbeoordeling Kerntaak 1 2. Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem 2.3 Vult eenvoudige formulieren in Eindbeoordeling Kerntaak 2 LLB Kerntaak 4 Functioneert als werknemer in een arbeidsorganisatie 0 Onvoldoende 0 Voldoende 0 Goed Naam Bedrijfsbeoordelaar Naam Student Naam Schoolbeoordelaar Handtekening Handtekening Handtekening Datum * Zie voor de detailbeoordelingen de formulieren per werkproces en de tussen- en eindbeoordeling LLB kerntaak 4. * Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een kerntaak "Goed" als de helft of meer van de beoordeelde werkprocessen met "Goed" is beoordeeld. Alle werkprocessen dienen minimaal voldoende te zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 2
Kerntaak 4 Leren loopbaan Burgerschap (Beroepshouding) Tussenbeoordeling Voortgang "Functioneert als werknemer in een arbeidsorganisatie" Naam student :... Bedrijfsbeoordelaar:... Datum:. Paraaf: 4.1 Gedraagt zich als werknemer bij het uitvoeren van het werk Houdt zich aan algemeen aanvaarde regels Handelt conform de bedrijfswaarden en normen en past zich aan de bedrijfscultuur aan. Houdt zich aan afspraken Geeft zo nodig grenzen aan Geeft blijk van zelfkennis Zelf beoordeling Bedrijfsbeoordeling O M V G O M V G Handelt op een ethische en integere manier (respecteert vertrouwelijkheid, gedraagt zich open en eerlijk, houdt zich aan gedane toezeggingen) 4.2 Maakt gebruik van werknemersrechten Is op de hoogte van zijn medezeggenschapsrechten en maakt hier zo nodig gebruik van. Is op de hoogte van zijn werknemersrechten en bescherming zoals zijn vastgelegd in CAO s en in wettelijke bepalingen en maakt hier zo nodig gebruik van. 4.3 Stelt zich collegiaal op Stelt zich coöperatief en flexibel op Stelt zich collegiaal op Draagt bij aan een positieve werksfeer Gedraagt zich formeel/informeel op de juiste momenten Overige aspecten beroepshouding/competenties Komt op tijd Kan omgaan met kritiek Heeft voldoende werktempo Toont ambitie (leergierig) Kan samenwerken en overleggen Weet prioriteiten te stellen Levert kwaliteit Kan omgaan met werkdruk Neemt initiatief/ stelt vragen Voert instructies en procedures correct uit Communiceert in correct Nederlands Feedback (Wat moet de student verbeteren? Wat gaat prima?) Zelfevaluatie student (Wat ga je met de opmerkingen doen? Welke afspraken zijn gemaakt? ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 3
Eindbeoordeling kerntaak 4 van Leer-, loopbaan- en burgerschapscompetenties Kerntaak 4 Leren loopbaan burgerschap: Functioneert als werknemer in een arbeidsorganisatie Naam Student: Mate van ontwikkeling Indicatoren Onvoldoende Voldoende Goed 4.1 Gedraagt zich als werknemer bij het uitvoeren van het werk Houdt zich aan algemeen aanvaarde regels Handelt conform de bedrijfswaarden en normen Houdt zich aan regels die in de branche gebruikelijk zijn Houdt zich aan afspraken Geeft zo nodig grenzen aan Geeft blijk van zelfkennis Handelt op een ethische en integere manier. Respecteert vertrouwelijkheid, gedraagt zich open en eerlijk en houdt zich aan gedane toezeggingen. 4.2 Maakt gebruikt van werknemersrechten Is op de hoogte van zijn medezeggenschapsrechten en maakt hier zo nodig gebruik van. Is op de hoogte van zijn werknemersrechten en bescherming zoals zijn vastgelegd in CAO s en in wettelijke bepalingen en maakt hier zo nodig gebruik van. 4.3 Stelt zich collegiaal op Stelt zich coöperatief en flexibel op Stelt zich collegiaal op Draagt bij aan een positieve werksfeer Gedraagt zich formeel en informeel op de juiste momenten Ontwikkeling is aangetoond Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Naam.. Naam.. Naam. Bedrijf.. ROC Mondriaan /Zakelijke Dienstverlening / Economie Secretaresse/ BBL Niveau 2
Beoordelingsformulieren werkprocessen BPV Kwalificatiedossier secretarieel medewerker Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces: 1.1 Verzorgt correspondentie Verzamelt, al dan niet met behulp van de opdrachtgever snel alle benodigde gegevens voor het opstellen van een schriftelijk bericht (standaardbrief, memo of e-mail). Werkt op basis van een opdracht (mondeling of schriftelijk) en/of concept volgens voorschriften de verzamelde gegevens uit tot een schriftelijk bericht (Nederlands of moderne vreemde taal). Maakt het schriftelijk bericht conform de huisstijl op. kritiek Legt ter controle het schriftelijk bericht voor aan de opdrachtgever of leidinggevende, laat het ondertekenen en overlegt over de te voeren vervolgacties. Zorgt na goedkeuring van de opdrachtgever of leidinggevende voor nauwkeurige en correcte verzending van het document. Registreert het schriftelijk bericht correct, slaat het bericht op juiste wijze op en archiveert het bericht correct. Voegt indien noodzakelijk de juiste bijlagen toe aan het schriftelijk bericht en draagt zorg voor een correcte verzending. Werkt het adressenbestand tijdig en correct bij en zorgt voor toegankelijkheid van de gegevens. Gebruikt het toetsenbord snel en efficiënt. Gebruikt materialen, (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden juist en effectief. Volgt instructies volledig op, werkt volgens de geldende bedrijfsregels en houdt zich aan gemaakte afspraken. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Maximaal één indicator mag n.v.t. zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 5
Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces: 1.2 Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst. Registreert en sorteert de inkomende post, faxberichten en e-mails op juiste wijze. Scant en/of kopieert en archiveert indien nodig de inkomende post correct en efficiënt. Distribueert de inkomende post, faxberichten en e-mails tijdig naar de juiste personen/afdelingen. Registreert, frankeert en verzendt de (digitale/fysieke) poststukken tijdig, correct en efficiënt, conform de opdracht. kritiek Vult eenvoudige formulieren (pakbonnen, vrachtbrieven) in bij het in ontvangst nemen en verzenden van goederen en poststukken per koerier. Actualiseert eenvoudige adressenbestanden door het toevoegen, verwijderen en wijzigen van gegevens. Assisteert bij mailings door het vullen van enveloppen. Controleert en registreert binnenkomende goederen voor het magazijn, reproafdeling of de catering en verzorgt een tijdige en correcte distributie naar de juiste persoon/afdeling. Brengt kort en bondig verslag uit over de uitgevoerde werkzaamheden aan leidinggevende/opdrachtgever en pleegt overleg over de uit te voeren vervolgacties. Komt afspraken na en controleert regelmatig of er aan de verwachtingen en wensen van de opdrachtgever/leidinggevende wordt voldaan. Gebruikt het toetsenbord snel en efficiënt. Gebruikt materialen, (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden juist en effectief. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels, voorschriften en wettelijke richtlijnen bij het verwerken en het frankeren van inkomende/uitgaande post, het in ontvangst nemen van goederen en het archiveren. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Maximaal twee indicatoren mogen n.v.t. zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 6
Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces: 1.3 Beheert een agenda en een reserveringssysteem. Overlegt tijdig met belanghebbenden over de vast te leggen afspraken en de te maken reserveringen Plant op correcte wijze afspraken en legt deze volledig en correct vast in een (digitale) agenda. kritiek Onderzoekt mogelijkheden tot reserveringen en koppelt dit tijdig en correct terug met de opdrachtgever. Reserveert ruimte en faciliteiten en verwerkt de reserveringen correct en volledig in een reserveringssysteem. Informeert belanghebbenden tijdig en correct over gemaakte afspraken en reserveringen. Respecteert de privacy van werknemers en voorkomt dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plaats terecht komt. Werkt ordelijk, systematisch en volgens de geldende bedrijfsregels. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld.. Maximaal één indicator mag n.v.t. zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 7
Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces: 1.4 Ontvangt bezoekers Ontvangt bezoekers op een representatieve en vriendelijke manier en vraagt op correcte wijze naar de reden van het bezoek en verstrekt eventueel de gevraagde informatie. kritiek Vraagt bezoekers zich in te schrijven bij aankomst en uit te schrijven bij vertrek. Informeert gastheer/vrouw over het bezoek en verwijst bezoekers snel en juist door. Biedt de bezoekers in voorkomende gevallen koffie en thee aan. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels bij het ontvangen, informeren en in- en uitschrijven van bezoekers. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Maximaal één indicator mag n.v.t. zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 8
Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces: 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af. Bedient de telefoon op effectieve wijze. Neemt op correcte wijze de telefoon aan en verbindt het gesprek zo snel als mogelijk door naar de juiste persoon. Verstrekt op correcte wijze informatie conform de geldende bedrijfsregels. Geeft bij onbereikbaar zijn van de gewenste persoon de gegevens en/of boodschap van de beller of correcte wijze door via bijvoorbeeld een telefoonnotitie of e-mailbericht. Geeft klanten en collega s een op de persoon gerichte dienstverlening conform de bedrijfsregels, en maakt een juiste afweging tussen klantvriendelijkheid en het belang van de organisatie. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 9
Kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Werkproces: 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem Voert met grote nauwkeurigheid administratieve gegevens in een geautomatiseerd systeem in. Drukt ingevoerde gegevens af en legt dit ter controle en fiattering voor aan leidinggevende/opdrachtgever. Werkt foutloos en zoveel mogelijk volgens beproefde methoden. Gebruikt het toetsenbord snel en efficiënt Werkt volgens de geldende bedrijfsregels en voorschriften. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Goed Voldoende Onvoldoende ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 10
Kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Werkproces: 2.3 Vult eenvoudige formulieren in Vult eenvoudige formulieren zoals ziekmeldingsformulieren, telefoonmemo s en rappelformulieren foutloos en volledig in, gebruikmakend van gegevens uit andere formulieren of van een voorbeeld. Vult formulieren in volgens afspraak en procedures. Signaleert tijdig een tekort aan kantoormiddelen/cateringproducten en geeft dit tijdig door aan de juiste persoon. Gaat op juiste wijze om met vertrouwelijke informatie, respecteert de privacy van werknemers en voorkomt dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plaats terecht komt. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Maximaal één indicator mag n.v.t. zijn. ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 11
ROC Mondriaan / Zakelijke Dienstverlening / Economie / secretarieel medewerker/ BBL Niveau 2 12