Handleiding flexmedewerker Goedkeuren van elektronisch werkurenbriefje
Inleiding Je bent via ASA aan het werk bij één van onze opdrachtgevers. Daarbij hoort het wekelijks invullen van je werkurenbriefje. Bij ASA doen we dat gemakkelijk en veilig online, met het Elektronisch Werkurenbriefje: E-WUB. Je vult je werkurenbriefjes zelf in via je persoonlijke pagina Mijn E-flexer. In deze handleiding lees je precies hoe dat gaat. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met je ASA-vestiging. Inloggen Via www.asatalent.nl ga je naar login rechtsboven in. Dan kom je op de volgende pagina. Klik je op de juiste link om verder te gaan. Het volgende scherm verschijnt: 2
Wanneer je voor de eerste keer inlogt, voer je hier de inloggegevens in. Deze inloggegevens ontvang je wanneer je voor het eerst via ASA gaat werken. Heb je ze nog niet ontvangen? Vraag er dan naar bij je ASA-vestiging. Let op: het inloggen is hoofdlettergevoelig. Dit geldt zowel voor de inlognaam als voor het wachtwoord. Let bij het invoeren van de gegevens dus goed op of de Caps Lock aan / uit staat. Let op: als je het wachtwoord met knippen en plakken overzet vanuit de e-mail, zorg er dan voor dat je de spatie aan het einde niet mee kopieert. Nieuw (eigen) wachtwoord aanmaken Als je voor de eerste keer inlogt, moet je eerst een nieuw (eigen) wachtwoord aanmaken. Let op: je kunt je nieuwe wachtwoord pas opslaan als je het vakje voor akkoord met de disclaimer hebt aangevinkt. Wanneer je het wachtwoord hebt gewijzigd en je bent akkoord gegaan met de disclaimer, dan ben je direct ingelogd en kan je aan de slag gaan. Urenbriefje invoeren Als je opnieuw inlogt (met je nieuwe wachtwoord), kom je in onderstaand scherm. Om je gewerkte uren in te voeren, kies je in het menu aan de linkerkant voor de optie E-WUB vandaag (zie afbeelding). Dien elke week voor maandag 12.00 uur jouw gewerkte uren in! Dan kan het bedrijf waar je werkt tijdig jou gewerkte uren controleren en krijg je ook op tijd uitbetaald. 3
Klik vervolgens op de knop Nieuwe werkurenbrief om een werkurenbriefje aan te maken: Wanneer je voor meerdere werkgevers werkt, moet je natuurlijk eerst de juiste keuze maken uit de lijst met werkgevers. Let op: controleer, voordat je uren gaat invullen, of het jaartal en het weeknummer kloppen. Check hiervoor de datum die je in het scherm ziet, bij Jaar-Wk in de basisgegevens. Als dit niet klopt, klik je eerst op de knop Wijzigen om het jaar en/of weeknummer aan te passen. Je kunt nu beginnen met het invoeren van de gewerkte uren per dag. In de eerste kolom geef je aan wat voor soort uren het betreft. Meestal zal het om normale uren gaan, maar het kan ook gaan om overuren of toeslaguren (als je in ploegen werkt). Een urensoort moet wel vooraf door ASA zijn aangemaakt om deze te kunnen kiezen. Heb je bijvoorbeeld overuren à 150% gemaakt, en kun je deze niet kiezen, neem dan contact op met de vestiging waarvoor je werkt. Zij kunnen de urensoort toevoegen. 4
In het werkurenbriefje kunnen niet alleen de gewerkte uren, maar ook het aantal vakantie-uren en uren kort verzuim ingevoerd worden. Urenbriefje opslaan of versturen Onderaan het urenbriefje zie je verschillende knoppen (zie de afbeelding hieronder): Met de knop annuleren verlaat je het werkbriefje zonder iets op te slaan; Met de knop opslaan kun je het briefje opslaan, zodat je eventueel later verder kan gaan met het invoeren van de uren. Je vindt het briefje terug bij E-WUB vandaag onder het kopje Ingevoerd; door te sturen ; Met de knop versturen wordt het briefje verzonden naar de contactpersoon bij je werkgever die het urenbriefje moet goedkeuren. Als deze de gewerkte uren heeft goedgekeurd, wordt het briefje automatisch doorgestuurd naar ASA. Nieuw urenbriefje aanmaken en historie Zodra een briefje is opgeslagen, doorgestuurd of afgewezen, is ook de extra knop Verwijderen zichtbaar. Met deze knop verwijder je het werkurenbriefje uit het systeem en kun je daarna een nieuw briefje aanmaken. Onderaan het urenbriefje is in de historie terug te vinden wie op welk moment wat met het urenbriefje heeft gedaan, inclusief een eventuele toelichting. Dit is mogelijk tot het moment dat ASA je gaat uitbetalen. 5
Afgewezen briefjes Een briefje kan worden afgewezen door onze opdrachtgever of door de vestiging van ASA. Je vindt de afgewezen briefjes bij E-WUB vandaag onder het kopje Afgewezen; te corrigeren. De reden waarom een briefje is afgewezen, kun zien in de historie wanneer je het briefje opent. Nadat je het urenbriefje hebt verbeterd of aangepast, kan je het opnieuw ter goedkeuring doorsturen. Ook heb je de mogelijkheid om het briefje te verwijderen en eventueel een nieuw briefje in te voeren. Let in dit laatste geval wel weer op het juiste jaar- en weeknummer! Let op: je ontvangt een bericht als je werkbriefje wordt afgewezen, dit bericht wordt verstuurd 24 uur nadat jij nog niets met de afwijzing hebt gedaan. Raadpleeg dus zelf E-WUB vandaag om er zeker van te zijn dat je werkbriefje op tijd verwerkt wordt. Hulp nodig? Heb je nog vragen? Neem dan contact op met je ASA-vestiging. Zij helpen je verder! 6
FAQ EWUB FLEXMEDEWERKERS 1. Wanneer krijg ik de inloggegevens toegestuurd? Je krijgt de inlogcode toegestuurd na je eerste uitbetaling van ASA. 2. Wat moet ik doen als ik geen email heb ontvangen met inloggegevens? o o o Controleer of je een spamfilter gebruikt. De mail kan in de map van de ongewenste items terecht zijn gekomen. Controleer of je het juiste emailadres hebt opgegeven bij ASA. Lukt het nog steeds niet, neem dan contact op met de desbetreffende ASA vestiging. 3. Ik weet mijn inlognaam niet meer, wat nu? Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging. Zij kunnen u een mail sturen met uw inlognaam. 4. Ik kan niet inloggen, wat nu? o Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig. Controleer of het wachtwoord goed wordt ingevuld. o Het kan zijn dat het wachtwoord al is gewijzigd. Na de eerste keer inloggen wordt er gevraagd om je wachtwoord te wijzigen. o Lukt het inloggen nog niet? Neem dan contact op met de desbetreffende ASA vestiging. 5. Kan ik meerdere urenbriefjes per week invoeren? Nee, per week kan er per plaatsing maar één briefje ingevoerd worden. 6. Ik kan geen urenbriefje invoeren. Wat moet ik doen? o Controleer de einddatum van de plaatsing. Je kunt alleen boeken als de einddatum van de plaatsing verder ligt dan de einddatum van het urenbriefje. o Is er mogelijk al een urenbriefje ingevoerd in de betreffende week? o Als een plaatsing is afgesloten kan je nog twee weken na de sluitingsdatum briefjes invoeren, daarna is het niet meer mogelijk. Dit kan uiteraard alleen voor de weken voor de einddatum 7. Ik werk binnen een bedrijf op meerdere afdelingen, dus moet verschillende briefjes invoeren, maar kan maar 1 briefje per week invoeren, wat nu? Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging. Zij kunnen een extra plaatsing voor jou aanmaken, zodat je meerdere urenbriefjes kunt invoeren bij verschillende kostenplaatsen. 8. Ik kan geen urenbriefje boeken op mijn kostenplaats, wat nu? Neem contact op met de desbetreffende vestiging. Zij controleren of jou plaatsing goed verwerkt is. 9. Wat moet ik doen als ik mijn gewerkte urensoort (overuren, toeslaguren, etc.) niet kan terugvinden op mijn urenbriefje? Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging. Zij voegen de juiste uren voor jou toe in de plaatsing. Daarna kun je jou uren goed invoeren. 10. Wat moet ik doen als ik geen ziekte-uren in mijn urenbriefje zie staan? o Ziekte-uren worden niet als urensoort geboekt, maar moeten worden vermeld bij opmerkingen. 7
o Ziekte-uren moeten door de vestiging geboekt worden op de ziekteplaatsing in geval van een detacheringcontract. 11. Hoe kan ik mijn reiskosten boeken? Het verschilt of je met eigen vervoer of openbaar vervoer gaat. Eigen vervoer: geef dit aan bij de desbetreffende ASA vestiging en zij stellen jou kilometer vergoeding vast. Dit zie je niet terug op jou urenbriefje, omdat dit automatisch geregeld wordt. Dit vind je later wel terug op je loonstrookje. Openbaar vervoer: je dient elke dinsdag voor 12.00 uur je originele treinkaartjes, buskaartjes, PDF bestand van je OV-chipkaart, etc. in bij de desbetreffende ASA vestiging. Het moeten de originele nota s zijn, anders is ASA niet gemachtigd om dit uit te keren. Dit keren zij dan aan jou uit. Dit hoef je niet in E-flexer te voeren. 12. Wat moet ik doen als mijn leidinggevende het urenbriefje afkeurt? o Controleer of er een opmerking in het urenbriefje staat en controleer of de uren kloppen. o Kloppen de uren niet, dan zal je een nieuw urenbriefje moeten boeken. De oude urenbrief dien je te verwijderen met de knop verwijderen in de urenbrief. o Kloppen de uren wel, dan zal je eerst moeten overleggen met de contactpersoon bij de klant die de uren moet goedkeuren. 13. Kunnen vakantie uren ingevoerd worden via E-Wub? Ja, dat kan. Vakantie uren kunnen onderaan een urenbriefje in E-Flexer ingevuld worden. Hier is ook het saldo van de vakantie uren te vinden. 14. Wat moet je doen als je het aantal vakantiedagen heeft ingevuld en niet het aantal uren? o Het urenbriefje moet worden afgekeurd door de contactpersoon bij de klant en je zal opnieuw de juiste hoeveelheid vakantie-uren moeten boeken. o Mocht de contactpersoon bij de klant al hebben goedgekeurd dan kan de vestigingsmedewerker het briefje nog afkeuren. Laat dit dan dus op tijd weten! o Mocht het briefje toch al zijn goed gekeurd en dus uitbetaald, neem dan contact op met de vestiging. Zij kunnen dit dan voor je corrigeren. 15. Wat moet je doen als je de verkeerde uren hebt ingediend? o Het urenbriefje moet worden afgekeurd door de contactpersoon bij de klant en je zal de juiste uren opnieuw moeten boeken in een nieuw urenbriefje. o Mocht de contactpersoon al hebben goedgekeurd, dan kan de vestigingsmedewerker het briefje nog afkeuren. Laat dit dan dus op tijd weten! o Mocht het briefje toch al zijn goed gekeurd en dus uitbetaald, neem dan contact op met de vestiging. Zij kunnen dit dan voor je corrigeren. 16. Ik heb geen computer en hierdoor kan ik geen uren invoeren. Wat nu? Uren moeten digitaal worden ingegeven. Wellicht kun je op zoek gaan naar een computer bij bv. familie, vrienden, kennissen, buren of een internetcafé, zodat je de uren in kan voeren. 8