Help, mijn team doet het niet!

Help, mijn team doet het niet! Haal als leidinggevende het beste uit je team WERKBOEK

Help, mijn team doet het niet! Haal als leidinggevende het beste uit je team Gefeliciteerd met de aankoop van het boek. Met dit werkboek haal je er nog meer uit! Mijn advies is om dit document te printen en de oefeningen in te vullen. Veel succes! Neem gerust contact met me op als je vragen hebt. Eelko Vooijs Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 2

OEFENING 1 1) Stel je in gedachten voor dat je een ontmoeting hebt met: je huisarts; je favoriete groenteboer; de collega waar je het meest mee samenwerkt; een politieagent. 2) Vraag je dan voor elk van die personen af: Wat verwachten wij van elkaar? Wat kunnen we maken/wat is normaal gedrag in deze relatie? Waarover kunnen we praten? Op welke manier kunnen wij praten? Wat gebeurt er als ik me niet aan het contract houd? Om de laatste vraag makkelijker te maken, kun je je voorstellen dat je met je collega net zo zou omgaan als met de huisarts, of met de politieagent net zoals met de groenteboer. 3) Sta eens even stil bij wat je is opgevallen. Merk je dat je contract met deze mensen verschilt? Of dat het juist hetzelfde is? Merk je dat het ongemakkelijk kan voelen als je je niet aan het contract houdt? Noteer hier wat je is opgevallen: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 3

OEFENING 2 1.) Ga er even voor zitten en noteer voor jezelf eens welke contracten jij in de praktijk hebt met je medewerkers. Contract 1: Contract 2: Contract 3: Contract 4: Contract 5: 2.) Maak vervolgens een lijstje met de contracten (of het contract) die je met hen zou willen hebben. Is er verschil met het eerste lijstje? Kies dan duidelijk voor je tweede lijstje en wees je daar bewust van. Gewenst contract 1: Gewenst contract 2: Gewenst contract 3: Maak er een gewoonte van om je bij elke situatie waarin de communicatie anders loopt dan jij wilt af te vragen: Is het contract wel helder? en daar zo nodig duidelijkheid te creëren. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 4

OEFENING 3 1.) Train jezelf in het herkennen van rapport. Op welke momenten zie, hoor of ervaar je dat heel duidelijk? Wanneer merk je dat het helemaal ontbreekt? (Zeker in het begin nog makkelijker te herkennen als je anderen kunt bestuderen.). Momenten met duidelijk rapport: Moment 1: Te merken aan: Moment 2: Te merken aan: Moment 3: Te merken aan: Moment 4: Te merken aan: 2.) Kies iedere dag van de week een van de genoemde afstemmingsvariabelen en oefen daar de hele dag mee. Doe dit door je eerst af te vragen wat de ander doet/vindt, en vervolgens je eigen gedrag of communicatie daarmee in overeenstemming te brengen. Afstemmingsvariabele maandag: Ervaring: Afstemmingsvariabele dinsdag: Ervaring: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 5

Afstemmingsvariabele woensdag: Ervaring: Afstemmingsvariabele donderdag: Ervaring: Afstemmingsvariabele vrijdag: Ervaring: Afstemmingsvariabele zaterdag: Ervaring: Afstemmingsvariabele zondag: Ervaring: 3.) Vind je een of meerdere van de afstemmingsvariabelen niet leuk, moeilijk of niet zinvol? Dan heb je daar waarschijnlijk het meeste te leren. Oefen deze twee keer zo vaak als de andere. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 6

OEFENING 4 1.) Pas het toe op een medewerker waarmee het niet zo goed gaat. Begin met één persoon en als het gelukt is het rapport te verbeteren, pas het dan pas toe op de volgende. 2.) Maak voor jezelf een schemaatje zoals we ook in dit hoofdstuk gebruiken. Met alle overeenkomsten en alle verschillen. (Hint: jullie werken in elk geval in dezelfde organisatie.) Naam medewerker: Overeenkomsten: Verschillen: 1: 1: 2: 2: 3: 3: 4: 4: 5: 5: 3.) Kies vervolgens een paar overeenkomsten waar je op kunt en wilt afstemmen. 4.) Kies een moment om het uit te proberen. Dat kan gewoon bij de koffieautomaat zijn of kies een formeel moment als een functioneringsgesprek. 5.) Begin dat moment met afstemmen en merk wat het doet met het rapport. Ga pas leiden als je genoeg rapport hebt. Lukt het de eerste keer nog niet helemaal? Geeft niets, je mag ook hierin leren. Kijk of je kunt ontdekken wat al wel goed werkte en wat nog niet zo goed en gebruik dit de volgende keer. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 7

OEFENING 6 Tip: lees eerst de oefening even helemaal door zodat je weet wat komen gaat voordat je begint met stap 1. 1.) Denk eens aan de meest krachtige ervaring die je ooit hebt gehad als leidinggevende. En denk daar eens volledig aan, zodat je het je herinnert alsof het nu weer gebeurt. Zie weer, alsof je het door je eigen ogen ziet, wat er te zien is. Hoor alsof je het nu live hoort wat er te horen is, en voel vooral dat sterke gevoel weer. Maak als je dat makkelijk afgaat het gevoel nog maar wat sterker. Mijn meest krachtige ervaring: 2.) Leg, terwijl je het gevoel nog heel sterk ervaart, de toppen van je rechterduim, wijsvinger en middelvinger tegen elkaar aan en druk ze rustig tegen elkaar. Houd dat ongeveer tien seconden vol terwijl je ook dat krachtige gevoel blijft voelen. 3.) Laat je duim, wijsvinger en middelvinger los. Schud je hand even los en denk even aan iets heel anders (bijvoorbeeld waar je de volgende vakantie naartoe gaat). 4.) Leg nu opnieuw de toppen van je rechterduim, wijsvinger en middelvinger tegen elkaar. En? Komt (na enkele seconden) het krachtige gevoel weer terug? Zo ja, dan heb je dit zojuist geankerd en daarmee ervaren hoe dat werkt. Zo nee, dan was misschien je gevoel niet sterk genoeg (bij stap 1) of had je het gebaar nog wat langer vast kunnen houden (bij stap 2). Herhaal in dat geval de eerste twee stappen totdat het ook voor jou werkt. Bonus: als het je gelukt is, zit nu je meest krachtige state als leidinggevende gekoppeld aan het gebaar van je vingertoppen. En die kun je dus zo oproepen! Kom je binnenkort in een situatie waar je dit kunt gebruiken? Leg de vingertoppen tegen elkaar aan, en het is er weer Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 8

OEFENING 7 1.) Begin rustig. Neem een week de tijd om eens bewust te onderzoeken of je de patronen bij jezelf en in je omgeving kunt herkennen. Denk je een patroon gevonden te hebben? Test het dan voorzichtig- uit. Gevonden patroon 1: Bij wie? Uitgetest? Gevonden patroon 2: Bij wie? Uitgetest? Gevonden patroon 3: Bij wie? Uitgetest? Gevonden patroon 4: Bij wie? Uitgetest? 2.) Als je gewend bent aan het idee dat elk gedrag en iedere communicatie volgens een vast patroon ontstaat, neem dan de medewerker eens in gedachten waar je op dit moment de grootste uitdaging mee hebt. Medewerker: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 9

3.) Welke patronen (zonder waardeoordeel) zie je bij hem/haar? Beschrijving patroon 1: Beschrijving patroon 2: Beschrijving patroon 3: 4.) Hoe zou je daar effectiever op kunnen reageren? Effectievere reactie patroon 1: Effectievere reactie patroon 2: Effectievere reactie patroon 3: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 10

5.) Begin voorzichtig met jouw gedrag en communicatie af te stemmen op de patronen van de ander. 6.) Leer van het effect. Lukt het je na stap 2 om meer effect te krijgen? Breid je oefenterrein dan (en alleen pas dan) uit naar andere medewerkers. OEFENING 8 1) Stel jezelf de vraag: Wat vind ik belangrijk in mijn werk als leidinggevende? en wees eens benieuwd naar wat er in je opkomt. 2) Schrijf minimaal vijf antwoorden op, en zet ze in volgorde van belangrijkheid. Dus de belangrijkste op 1, de net iets minder belangrijke op 2, etc. Denk er niet te lang over na, maar volg je gevoel. #1: #2: #3: #4: #5: 3) Kijk nog eens van een afstand naar je lijstje. Is het goed zo? Geen dingen die missen? Stel eventueel een controlevraag als: Stel dat dit er allemaal is, wat zou er dan moeten gebeuren dat ik toch weg zou gaan? Soms spoor je er zo nog eentje op. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 11

OEFENING 9 Waarden hoor je soms tussen de regels door of als mensen hun mondhoeken erg naar beneden hebben. Gebruik deze situaties om van te leren: 1) Als een medewerker erg boos, verdrietig of geïrriteerd is, let dan eens op de woorden die worden gebruikt. Kun je daaruit afleiden wat voor de medewerker belangrijk is? 2) Vraag in deze situatie aan de medewerker: Wat is er belangrijk voor je? En luister goed naar het antwoord. 3) Verzin een alternatief dat recht doet aan die waarde om de situatie op te lossen. 4) Herhaal deze oefening in andere situaties en met andere medewerkers. Je zult merken dat het opsporen van waarden al snel een gewoonte kan worden. Toelichting bij stap 3 Vaak is het zo dat de emotie niet is wat het lijkt. Als Ans en Pim ruzie hebben over de beste richting voor het project, dan hebben we als leidinggevende vaak de neiging daar inhoudelijk op in te gaan en/of zelfs een inhoudelijke keuze te maken. Als we aan Ans zouden vragen: Wat is er belangrijk voor je?, dan zou ze kunnen zeggen dat ze graag serieus genomen wil worden. Als leidinggevende heb je nu de kans om met een oplossing te komen waarbij Ans zich serieus genomen voelt. En die kan zomaar losstaan van de inhoud van het project. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 12

OEFENING 10 1) Bepaal eerst je eigen voorkeur op deze denkstijlen. Globaal: % Specifiek: % Denkstijl 1 Denkstijl 2 2) Denk eens aan de medewerkers in je team. Met wie van hen verschil je het meest? Grootste verschil met medewerker: Daarna grootste verschil met: 3) Bespreek dat op een geschikt moment met deze medewerker en sluit een verbond met de medewerker. Spreek af elkaar aan te vullen vanuit jullie verschillende manieren van denken. Deze oefening kun je herhalen met elk van de denkstijlen uit dit boek. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 13

OEFENING 11 1.) Begin rustig. Ga eerst met hulp van de informatie in dit hoofdstuk op onderzoek uit naar je eigen voorkeur: word je meer gemotiveerd door het bereiken van dingen of door het vermijden van dingen? Check dan vooral waar je de meeste energie en urgentie bij voelt. Naartoe: % Weg van: % 2.) Ken je je eigen voorkeur? Ga dan eens op onderzoek uit bij je mensen en ontdek wat hun voorkeur is. Soms ligt het er dik bovenop, in andere gevallen moet je wat beter je best doen. Luister eens goed hoe ze praten, en waar de meeste energie zit als ze praten. Gaat het dan over dingen die we wel willen of juist niet willen? Naam medewerker: Naartoe: % Weg van: % Blijkt uit: Naam medewerker: Naartoe: % Weg van: % Blijkt uit: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 14

Naam medewerker: Naartoe: % Weg van: % Blijkt uit: 3. Experimenteer met het afstemmen van jouw motivatiemanier op de voorkeuren van je individuele teamleden. Verwacht dat het lastiger is of onnatuurlijker kan voelen als je daarvoor even- van je eigen voorkeur moet afwijken. OEFENING 12 1.) Deze oefening kun je eigenlijk met alle denkstijlen doen, maar begin eens met proactief en reactief. 2.) Kies een tv-programma waarnaar je graag kijkt, bij voorkeur met echte mensen, dus een reallife soap of een praatprogramma. Bijvoorbeeld De wereld draait door. Keuze programma 1: Keuze programma 2: 3.) Neem je voor in dat programma voor zoveel mogelijk mensen uit te vinden of ze meer reactief zijn of proactief. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 15

4.) Let daarbij op hun uitspraken, maar ook op hun houding. Uitspraak / houding: Van wie? Dus voorkeur: Uitspraak / houding: Van wie? Dus voorkeur: Uitspraak / houding: Van wie? Dus voorkeur: 5.) Zodra je zeker weet wat iemands voorkeursstijl is, wissel je en ga je op zoek naar de voorkeur van een volgend onderzoeksobject. Met deze oefening maak je niet alleen tv-kijken een stuk leuker en nuttiger, maar je traint er ook je waarnemingsvermogen mee. En hoe meer je dit bewust doet, hoe makkelijker je onbewuste het ook in andere situaties oppakt. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 16

OEFENING 13 Dit is een van de meest eenvoudige oefeningen om de voorkeur op deze denkstijlen van een medewerker te achterhalen. Naam medewerker: 1.) Stel hem de vraag: Hoe weet je dat je xxx goed hebt gedaan? Bijvoorbeeld: Hoe weet je dat je die aanvraag goed hebt afgehandeld? 2.) Luister naar het antwoord. Gaat het over wat hij er zelf van denkt of vindt? Of gaat het over wat anderen vinden? Wat hoor je in het antwoord? 3.) Herhaal dit proces bij andere collega s waarvan je wilt weten of ze intern of extern gerefereerd zijn. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 17

OEFENING 14 In deze oefening ga je onderzoeken hoe jij met tegenspraak omgaat. 1.) Kies een dag (of dagdeel) uit waarnaar je onderzoek wilt doen. Vaak werkt een willekeurige dag het beste. Keuze voor dag: 2.) Zet op je telefoon een alarmsignaal voor elk uur en zorg dat je een notitieblokje bij je hebt. 3.) Als na een uur het signaal gaat, stop je even met waar je mee bezig bent en stel je jezelf de vraag: Waar heb ik het afgelopen uur te maken gehad met tegenspraak? 4.) Is het antwoord nergens? Schrijf dan op geen tegenspraak. Heb je wel een of meerdere voorbeelden? Noteer dan de volgende zaken in drie kolommen: a. Wie gaf de tegenspraak? b. Waar ging het over? (noteer korte steekwoorden als anker voor jezelf) c. Wat heb ik ermee gedaan? Uur 1: Wie? Waar over? Mee gedaan? 5.) Herhaal dit ieder uur. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 18

Uur 2: Wie? Waar over? Mee gedaan? Uur 3: Wie? Waar over? Mee gedaan? Uur 4: Wie? Waar over? Mee gedaan? Uur 5: Wie? Waar over? Mee gedaan? Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 19

Uur 6: Wie? Waar over? Mee gedaan? Uur 7: Wie? Waar over? Mee gedaan? Uur 8: Wie? Waar over? Mee gedaan? 6.) Ga na afloop van de dag eens zitten en bekijk je lijstje. Wat valt je op? Veel of weinig tegenspraak? Van telkens dezelfde mensen of telkens anderen? Zit er een patroon in wat je ermee doet? Wat leert dit je? Het werkt het beste als je de oefening verschillende dagen doet, verspreid over een wat langere periode. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 20

OEFENING 15 Dit is een van de meest eenvoudige manieren om de voorkeur voor opties of procedures van een medewerker te achterhalen. Naam medewerker: 1.) Stel hem de vraag: Waarom heb je ervoor gekozen om.? Bijvoorbeeld: Waarom heb je ervoor gekozen om die klus op deze manier aan te pakken? 2.) Luister goed naar het antwoord. Vertelt hij een volgorde van gebeurtenissen? Dus: Nou ja, het begon toen Geert naar me toekwam en vertelde dat ik aan de slag moest. Toen ben ik dus gewoon gaan zitten en heb ik eerst maar eens uitgezocht hoe het nu ging. Vervolgens etc. Of vertelt hij meer over de mogelijke keuzes? Dus: Het kon eigenlijk op een aantal manieren. Ik had het linksom kunnen doen, of ook rechtsom. Maar uiteindelijk heb ik ervoor gekozen om het gewoon zo te doen. Dat leek me de beste optie. Vervolgens dienden zich natuurlijk weer wat keuzes aan etc. Wat valt op in het antwoord? 3.) Herhaal dit proces bij andere collega s waarvan je wilt weten of ze meer in opties of procedures denken. Naarmate je deze oefening vaker doet, krijg je zelf onbewust al heel snel een gevoel of je met een optiedenker of een proceduredenker te maken hebt. Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 21

OEFENING 16 In deze oefening ga je onderzoeken hoe jouw team ervoor staat op dit punt: 1.) Maak een lijstje met daarop de namen van de mensen in jouw team. 2.) Zet achter iedere naam of de medewerker meer optie of meer procedure is. Weet je het niet van iedereen? Gebruik dan de informatie en de eerdere oefening uit dit hoofdstuk om erachter te komen. Naam medewerker Voorkeur optie? Voorkeur procedure? 3.) Als je een overzicht met alle medewerkers en hun voorkeuren hebt, kijk er dan eens goed naar: wat valt je op? Hoe is de verhouding? Wat valt je op? 4.) Bedenk eens welke problemen je in een team met deze verhouding zou kunnen verwachten op dit punt. Misschien geïnspireerd door de problemen die ik met je deelde? Mogelijke problemen? Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 22

5.) Neem een wat langere periode (minstens een week) om alert te zijn op de problemen die je zou verwachten. Zie je ze ontstaan? Zo nee, moet je je analyse van de voorkeuren aanpassen? Voorbeeld 1 van het probleem: Voorbeeld 2 van het probleem: Voorbeeld 3 van het probleem: 6.) Als je problemen ziet ontstaan, plan dan acties om dingen bespreekbaar te maken en te verbeteren. Verbeteractie 1: Verbeteractie 2: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 23

Verbeteractie 3: Verbeteractie 4: Verbeteractie 5: Deze oefening kun je overigens ook prima doen voor de overige denkstijlen. OEFENING 17 1) Maak een lijstje van vier vaardigheden die je in je leven al hebt geleerd. Dat kan zijn autorijden, het leren bespelen van een bepaald instrument of het beoefenen van een sport, maar ook het leren van nieuwe onderdelen van je werk zoals training geven of mensen coachen. Vaardigheid 1: Vaardigheid 2: Vaardigheid 3: Vaardigheid 4: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 24

2) Ga voor elk van deze vier vaardigheden na waar je staat: al in fase 4, of nog (deels) in fase 3? Vaardigheid 1 in fase: Vaardigheid 2 in fase: Vaardigheid 3 in fase: Vaardigheid 4 in fase: 3) Denk voor deze activiteiten terug aan hoe je het hebt geleerd: herken je de vier stappen? Hoe zag voor jou stap 2 eruit? Op welke momenten voelde je je het meest bewust onbekwaam? Bewust onbekwaam bij vaardigheid 1: Bewust onbekwaam bij vaardigheid 2: Bewust onbekwaam bij vaardigheid 3: Bewust onbekwaam bij vaardigheid 4: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 25

4) Schrijf ten slotte eens op hoe je die bewust onbekwame momenten hebt overwonnen. Ben je gewoon doorgegaan? Heb je hulp of feedback gekregen of gezocht? Of nog iets heel anders? Overwinnen bewuste onbekwaamheid bij vaardigheid 1: Overwinnen bewuste onbekwaamheid bij vaardigheid 2: Overwinnen bewuste onbekwaamheid bij vaardigheid 3: Overwinnen bewuste onbekwaamheid bij vaardigheid 4: Help, mijn team doet het niet! - Werkboek 26