CONCEPT Verslag Algemene Ledenvergadering Fortuna d.d. 14 maart 2014 Aanwezig: Ben van der Velde, voorzitter, Dinah Heinsbroek, Karin de Jong Josette Monster, Antoinette Roelvink, Henk Hoks, Willem van der Heijden 42 Fortuna leden Afwezig met kennisgeving: Henk van Nieuwkerk, Ruud van Es, Peter Uylenhoed, Dennis Dirks 1. OPENING / VASTSTELLEN AGENDA Ben van der Velde, voorzitter, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Er wordt een moment stilte gehouden i.v.m. het recente overlijden van twee Fortunaleden t.w. Mieke Ketelaars en Mark Kouwenhoven. Het huidige ledenaantal betreft ca. 885 leden, waarvan vanavond ca. 50 leden aanwezig zijn. De vergadering krijgt een andere invulling dan voorheen. Aan de hand van de powerpoint presentatie wordt de agenda doorgelopen. 2. VERSLAGEN 2013 Bestuur Het jaarverslag van het bestuur wordt doorgenomen. Het bestuur is in 2013 gekozen, wordt nogmaals voorgesteld en daarbij de taakverdeling benoemd. 2013 was een bijzonder jaar, omdat de vereniging zijn 65-jarig jubileum vierde. In 2015 lopen de contracten met de gemeente en Polderpoort af. In het kader hiervan is gesproken met zowel de gemeente Vlaardingen als de gemeente Schiedam. Omdat de vereniging min of meer geworteld is in Vlaardingen is de voorkeur uitgesproken om in Vlaardingen gehuisvest te blijven. Het bestuur ontvangt een compliment voor de transparantie waar vanuit gewerkt wordt. Dit is o.a. zichtbaar door de verslagen van de bestuursvergadering die op de website geplaatst worden. Electronische tijdwaarneming Er zijn ca. 20 wedstrijden georganiseerd in 2013. Wedstrijden bij Fortuna, betekent inkomsten middels ET en uitgaven aan de kant van de baanorganisatie. Aad Davidse geeft de kanttekening mee dat ET-waarneming niet hetzelfde is als fotofinish. Deze verwarring bleek in een van de bestuursverslagen opgenomen te zijn. Afgesproken wordt wanneer sprake is van tekstuele opmerkingen c.q. vergissingen het bestuur hier snel op geattendeerd wordt, bv. middels een email. 1
Loopschool Wilm van Dam geeft een toelichting op de presentatie. In 2013 hebben drie trainers hun werkzaamheden neergelegd. Nieuwe leden worden momenteel niet geworven. Doorstroming naar lange afstand- en marathongroepen wordt gestimuleerd. Er worden 13 weekse clinics georganiseerd voor starters, die vervolgens de keuze krijgen om wel of geen lid te worden van Fortuna. De inmiddels jaarlijkse Theo van Duikeren memorial heeft plaatsgevonden. De trainers worden meer gekwalificeerd door het volgen van speciale trainers-cursussen en reanimatiescholing. Vanuit de loopschool wordt gemeld dat een eigen onderkomen voor de ca. 900 leden prettig zou zijn. Baan Er wordt een compliment gegeven voor de WOC die de wedstrijden op de goedgekeurde baan weer vlot getrokken heeft. De verdeling jongens/meisjes is weer evenredig. De professionalisering wordt gewaardeerd! VB/LB DE VB/LB groep heeft momenteel 11 leden met een beperking. De inzet van de trainers voor atleten met een beperking wordt eveneens bijzonder gewaardeerd. Weg Lange afstand Er zijn mooie wedstrijden georganiseerd het afgelopen jaar. Er is sprake van een vereenvoudiging van wedstrijden, waardoor er minder verkeersregelaars nodig zijn. Nieuwe verkeersregelaar blijven welkom! Ten aanzien van de testloop waar hetzelfde rondje wordt gelopen, wordt aangegeven dat er voor een alternatief parcours veel vrijwilligers nodig zijn, wat met het huidige vrijwilligersbestand niet realiseerbaar is. V.w.b. het inschrijfgeld, ca. 6,50, wordt de organisatie verzocht om de hoogte van het bedrag in de evaluatie te bespreken. Mogelijk dat dit voor Fortuna-leden naar beneden bijgesteld kan worden. WOC De WOC heeft de wedstrijden weer nieuw leven in geblazen door de juiste inzet en betrokkenheid van een aantal mensen. In oktober heeft de evaluatie met de trainers plaatsgevonden. Er zijn 8 nieuwe juryleden, maar ook op dit terrein is uitbreiding welkom. Op 25 mei 2014 vindt er een grote senioren competitie plaats. Geconcludeerd wordt dat Fortuna een brede vereniging is, die dankzij de inzet van velen, goed aan de weg timmert! VERSLAGEN ALGEMENE LEDENVERGADERINGEN 2013 Tekstueel: Bas vd Raaf moet zijn: voorzitter Bas van der Raaf Behoudens bovenstaande tekstuele aanvulling worden de notulen goedgekeurd. 2
3. FINANCIEEL JAARVERSLAG 2013 / BEGROTING 2014 Het financieel jaarverslag 2013 wordt doorgenomen. Aangegeven wordt dat het vermogen bij verschillende banken ondergebracht is. De kascommissie wordt gevormd door Frederique Welle Donker en Remco Vervloet. Vanavond is alleen Frederique aanwezig en geeft aan dat de financiën goed controleerbaar waren en er geen onregelmatigheden zijn gevonden. Het bestuur wordt unaniem decharge verleend voor het gevoerde beleid. Voor 2014 melden zich twee nieuwe leden aan voor de kascontrole commissie t.w.: Frank Bekker en Andre de Roo. Ronald Tertoolen geeft aan dat de Triatlon Rijnmond groep al twee jaar geen rekening heeft ontvangen voor het gebruik maken van de baan en materialen. De penningmeester, Antoinette Roelvink, zoekt dit uit en zal deze alsnog toezenden. 4. VACATURE BESTUURSLID ALGEMEEN Binnen het bestuur is een vacature voor een bestuurslid algemene zaken. De taken zijn momenteel goed verdeeld binnen het bestuur, echter is versterking welkom. Antoinette Roelvink en Henk Hoks stellen zich verkiesbaar voor een volgende bestuursperiode. Beide bestuurders worden unaniem herkozen voor een nieuwe bestuursperiode van twee jaar. Diverse vacatures Er wordt een oproep gedaan voor zowel de commissie communicatie als de sponsorcommissie. V.w.b. de communicatiecommissie wordt gemeld dat hier de Furore onder valt, maar ook het communicatieplan en welke bijbehorende middelen ingezet kunnen worden om de communicatie te optimaliseren. Ook de sponsorcommissie, die een wezenlijk deel van de inkomsten kan betekenen, heeft nog slecht één deelnemer en kan goed versterking gebruiken. 5. BENOEMING ERELEDEN Dinah Heinsbroek geeft een toelichting op de benoeming van ereleden. Tot op heden is er nog geen onderbouwing op welke grond leden benoemd kunnen worden. Er is een verdeling te maken tussen ere voorzitter / ere lid / lid van verdienste. Uiteraard zijn er een aantal eisen voor de benoeming. De ALV mag voordragen wie zij graag benoemd zouden zien worden. De leden geven aan dat het voorstel van benoemen opgenomen mag worden in de huishoudelijke reglementen, mits er voorafgaand aan het aantal jaren het woord circa wordt toegevoegd. Tientjeslid Ben geeft het belang aan om (oud)leden de mogelijkheid te bieden om lid te blijven van de vereniging, ondanks dat zij zelf niet meer actief zijn. Als voorbeeld wordt benoemd een succesvol jeugdlid, die elders gaat sporten, lid te laten blijven tegen een gereduceerd bedrag. Of bijvoorbeeld leden die ten gevolge van een blessure niet meer actief deel kunnen nemen, eveneens lid te laten blijven. Verschil met regulier lidmaatschap is dat er niet meer deelgenomen kan worden aan wedstrijden en zij geen stemrecht hebben tijdens de ALV. 3
Van belang is dat de leden dit voorstel aandragen en niet het bestuur; a.h.w. het ambassadeurschap op zich nemen. In de statuten wordt gesproken over donateurschap. Het voorstel vanavond is om dit aan te passen naar tientjeslid. Het voorstel wordt door de leden aangenomen. 6. UITREIKEN CLUBPRIJZEN Dick Ringlever bokaal Dinah benoemt de succesvolle atleten zoals Loek van Zevenberge en Kristel van de Berg en het begeleiden van de jeugd wat zij als pupillentrainers eveneens heel goed doen. Echter de Dick Ringlever bokaal wordt dit jaar aan Liam Shew-A-Tjon uitgereikt. Liam is nationaal kampioen op het hink-stap-springen 2014. Liam wordt van harte gefeliciteerd met zijn behaalde resultaat. Fortuna Schild Ondanks de zeer professionele aanpak van de loopschool en de WOC zoals zij de baanwedstrijden op de kaart gezet hebben, heeft het bestuur er voor gekozen om de cross competitie van Running Point dit jaar het Fortuna Schild uit te reiken. Enerzijds is het de organisatie van administratie en secretariaat voering dat zeer goed is, maar anderzijds de professionaliteit rondom het uitzetten van het parcours. Ronald Tertoolen wordt van harte gefeliciteerd met deze prijs. 7. STAND VAN ZAKEN EIGEN ACCOMMODATIE FORTUNA In de laatste bestuursvergaderingen is de eigen accommodatie regelmatig onderwerp van gesprek geweest. Gesprekken hebben inmiddels ook plaatsgevonden met de gemeente en de Polderpoort. Ook Maarten Kraan is als bouwkundig adviseur ook betrokken. Op 1 april 2015 lopen de contracten met zowel de gemeente als de Polderpoort af. Tot op heden is er geen huur betaald voor de baan en het gebruik van diverse faciliteiten van de Polderpoort. De opties die er zijn, zijn een eigen accommodatie of een accommodatie aangebouwd aan de Polderpoort. Een eigen accommodatie impliceert het organiseren van een aantal taken voor leden zoals bardiensten, schoonmaken, onderhoud aan het gebouw. Ben geeft aan dat hier tot op heden te weinig ervaring mee is. Het voorstel is dan ook om vanuit de leden goedkeuring te krijgen voor het aanbouwen aan de Polderpoort/restaurant richting speeltuin. Dit betekent wel een eigen onderkomen, zonder eigen kantine, met gebruikmaken van een aantal faciliteiten (o.a. kleedkamers) van de Polderpoort. Voorafgaand zullen er uiteraard gesprekken plaatsvinden waarin juridisch vastgestelde afspraken gemaakt worden, die zowel voor Fortuna als de Polderpoort zullen gelden. Eerst dient er afstemming te zijn wat beide partijen voor elkaar kunnen betekenen. Het bestuur vraagt toestemming aan de leden om door te gaan met de onderzoekende fase ter realisatie van een eigen accommodatie. Drie leden geven geen toestemming; de overige 46 leden geven het bestuur toestemming om de mogelijkheden verder te verkennen. 4
8. RONDVRAAG / SLUITING 8.1 Douches Polderpoort Bas van der Raaf verzoekt het bestuur om met de Polderpoort te spreken over de kwaliteit van de douches, die zeer matig is. 8.2 Sportchallenge Een van de leden heeft het verzoek om bij de overgang van zomertijd naar wintertijd Fortuna deel te laten nemen aan de sportchallenge. De opbrengsten van deze activiteit komen ten goede van Spieren voor Spieren. Wellicht dat dit eind 2014 een mogelijkheid is. Aangegeven wordt dat er op 14 juni ook aan een activiteit voor dezelfde organisatie wordt deelgenomen. 8.3 Inschrijfgeld Michel van Mil verzoekt het bestuur om de mogelijkheid te bekijken om het inschrijfgeld voor wegwedstrijden georganiseerd door Fortuna gratis te maken voor de eigen leden. Naast het inschrijfgeld moet ook het huren van de chip betaald worden. Op de vraag of er een mogelijkheid is om mensen die minder financiële middelen ter beschikking hebben of in de bijstand zitten tegen gereduceerd tarief aan activiteiten mee te laten doen, wordt aangegeven dat dit niet mogelijk is vanwege het feit dat er geen controlemogelijkheid bestaat. 8.4 Sportgala 3 april 2014 De reddingsbrigade heeft voor het sportgala van 3 april 2014 aangeboden om de verkeersregelaars te leveren. Hier wordt gebruik van gemaakt. 8.5 Potje voor talent Op de vraag of er een potje bij Fortuna is voor aanstormend talent, wordt aangegeven dat er inderdaad is en bv. Loek van Zevenbergen hier een bijdrage voor zijn trainingskamp uit ontvangen heeft. Sluiting Ben bedankt alle aanwezige leden voor hun inbreng en sluit de vergadering. 5
BESLUITENLIJST BEHORENDE BIJ DE ALGEMENE LEDENVERGADERING D.D. 14 MAART 2014 - De kascontrole commissie verleent unaniem decharge voor de financiën van 2013; - Frank Bekker en Andre de Roo vormen de kascontrole commissie van 2014; - Antoinette Roelvink & Henk Hoks worden herkozen als bestuurslid voor de periode 2014-2016; - Het voorstel tot benoeming van ere- voorzitter / leden / lid van verdienste wordt aangenomen, mits het woord circa toegevoegd wordt aan de tijdsduur van de inzet van beoogde benoemingen; - Het voorstel om het donateurschap / tientjeslid opnieuw onder de aandacht te brengen wordt door de leden goedgekeurd; - Aan het verzoek van het bestuur voor verdere verkenning van het realiseren van een eigen accommodatie, aangebouwd aan de Polderpoort, wordt door meerderheid van stemmen toestemming gegeven. 6