Checklist WBSO en RDA Administratie Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 1
CHECKLIST WBSO EN RDA ADMINISTRATIE Fiscale stimulering van R&D Met de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) en de RDA (Research en Development Aftrek) kunt u uw kosten voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O vergelijkbaar met R&D) verlagen. Beide regelingen zijn bedoeld voor iedere ondernemer in Nederland die R&D verricht. Het voordeel is een vermindering op de afdracht van loonheffing over de loonkosten (WBSO) en een korting op de inkomsten- of vennootschapsbelasting (RDA). U kunt een beroep doen op de WBSO voor vier soorten projecten: Ontwikkeling van technisch nieuwe producten, productieprocessen of programmatuur. Technisch wetenschappelijk onderzoek. Een analyse van de technische haalbaarheid van een eigen S&O-project. Technisch onderzoek gericht op de verbetering van uw fysieke productieproces of de door u gebruikte programmatuur. De aanvraag voor de RDA doet u tegelijk met de WBSO aanvraag voor dezelfde projecten. De hoogte van de subsidies wisselt regelmatig. Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 2
WBSO Administratie U heeft administratieve verplichtingen wanneer u een aanvraag heeft ingediend in de WBSO (Wet Bevordering Speur & Ontwikkelingswerk). Vanaf de aanvang van elk S&O-project bent u verplicht een S&O-administratie bij te houden, ook als u nog geen toekenning hebt ontvangen of als het project eerder begint dan de maanden waarvoor de subsidie is aangevraagd. Deze administratie kan, zowel tijdens als achteraf, gecontroleerd worden door NL Innovatie, onderdeel Agentschap NL. Urenadministratie Houd per medewerker de uren bij. Geef de uren aan per project. Let op! het is niet vereist activiteiten per uur bij te houden, de werkzaamheden moeten blijken uit de inhoudelijke administratie. Het gaat om het aantal uren per dag. Let op! Zorg dat de S&O- administratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie. Leg binnen tien werkdagen de gemaakte S&O-uren vast. Uren die worden gemaakt buiten de EU vallen buiten de WBSO. Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 3
Voorbeeld urenregistratie Urenmelding Wanneer minder uren gemaakt worden dan zijn aangevraagd moet dit worden gemeld. Let op! dit geldt bij minder dan 90% gerealiseerde uren of wanneer het aantal niet gerealiseerde S&Ouren maal het gemiddelde S&O-uurloon uit de S&O-verklaring meer is dan 10.000 maal het aantal kalendermaanden waarop de verklaring betrekking heeft. Let op! voor zelfstandigen is de grens 500 uren per jaar. Een kleine afwijking van de ureninschatting of extra uren hoeven niet te worden gemeld. Dit heeft ook geen invloed op de hoogte van de afdrachtvermindering. U mag niet schuiven met uren tussen S&O-verklaringen. U mag wel schuiven met uren tussen projecten waarvoor één aanvraag is ingediend en waarvoor u één S&O-verklaring hebt ontvangen. Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 4
Inhoudelijke administratie Een goede S&O-administratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, de inhoud, de voortgang en de omvang van de uitgevoerde werkzaamheden. Bundel documenten overzichtelijk per project in een map of ordner. Voorzie documenten van de datum van aanmaak, de naam van de opsteller en een volgnummer. Maak regelmatig een tussentijdse korte samenvatting. Bewaar ook tussentijdse informatie, niet alleen het eindresultaat is belangrijk. Bewaar voorin de map een lijst waarop alle documenten in de map worden vermeld met volgnummer, datum en soort. U kunt de administratie naar eigen inzicht opzetten wanneer deze ten minste voldoet aan de wettelijke eisen van een financiële administratie. Binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal behoort de rest van uw S&O administratie gereed te zijn. Projectwijzigingen melden De inhoudelijke administratie dient overeen te komen met de projectbeschrijving die in de aanvraag is aangegeven. Niet tijdig melden van wijzigingen die achteraf bij een controle door NL Innovatie geconstateerd worden, kan u een boete opleveren. Geef een melding door bij: belangrijke inhoudelijke wijzigingen van het project; andere technologische benaderingswijze of aanpak; het voortijdig beëindigen van het project, zonder dat het beoogde eindresultaat is behaald. Verrekening van de afdrachtvermindering Pas de S&O-afdrachtvermindering alleen toe over aangiftetijdvakken voor de loonheffing die binnen de periode van de S&O-verklaring vallen. De afdrachtvermindering in een aangiftetijdvak bedraagt ten hoogste het nog niet toegepaste bedrag aan S&Overmindering gedeeld door het aantal nog resterende aangiftetijdvakken die binnen de periode van de S&O-verklaring vallen. Als aan het einde van de periode van de S&O-verklaring een gedeelte van de afdrachtvermindering S&O nog niet is toegepast, kunt u het restant alsnog verrekenen door middel van een correctiebericht bij de aangifte loonheffingen. Let op! De afdrachtvermindering S&O van een tijdvak kan nooit meer bedragen dan de in te houden loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffingen. Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 5
RDA Administratie Naast de WBSO-administratie heeft u mogelijk aanvullende administratieve verplichtingen wanneer u een aanvraag heeft ingediend voor de RDA (Research en Development Aftrek). De RDA kunt u aanvragen op basis van het aantal WBSO uren (forfaitair) of op basis van geschatte kosten en uitgaven. Indien u de RDA heeft aangevraagd op basis van WBSO uren dan zijn er geen aanvullende administratieve verplichtingen. U houdt immers al een S&O-urenadministratie bij. Indien u de RDA heeft aangevraagd op basis van geschatte kosten en uitgaven dient u die bij te houden in de administratie. Aan het einde van het jaar bent u altijd verplicht binnen 3 maanden de gerealiseerde kosten en uitgaven te melden. Wanneer u een S&O-urenmelding maakt of de werkelijk gerealiseerde kosten in het hele jaar lager zijn dan het toegekende RDA-bedrag op basis van geschatte kosten en uitgaven dan ontvangt u een correctie beschikking. Kosten en uitgaven administratie Houd de kosten en uitgaven bij per S&O-project De administratie moet binnen twee maanden na afloop van het jaar gereed zijn Niet alle kosten komen in aanmerking; zoals loonkosten, afschrijvingen en uitbesteed onderzoek. Niet alle uitgaven komen in aanmerking; zoals tweedehands bedrijfsmiddelen of bedrijfsmiddelen die als productiemiddel worden ingezet. let op of de kosten en uitgaven boven de 50.000 uitkomen. Wanneer u dan ook minder dan 150 S&O-uren per maand maakt bent u verplicht van het forfait gebruik te maken. Agentschap NL kan een controlebezoek uitvoeren en uw administratie controleren. Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 6
Veel gestelde vragen over de S&O-administratie Hieronder vindt u vragen en antwoorden over de S&O-administratie. Deze lijst is opgesteld door de helpdesk van Agentschap NL. 1. Welke uren mag ik niet als S&O beschouwen? U mag alleen S&O-uren schrijven op S&O-projecten die zijn goedgekeurd. Uren die gemaakt zijn voor bijvoorbeeld opleidingen, cursussen en symposia en uren die gemaakt zijn buiten de lidstaten van de Europese Unie mag u niet schrijven als S&O-uren. Dit geldt ook voor reis uren waarin u geen S&O verricht. 2. Wat moet ik doen bij een samenwerkingsverband? Elke betrokken partij dient zelf een aanvraag in. Alleen medewerkers die bij u op de loonlijst staan kunnen S&O-uren schrijven op uw goedgekeurde S&O-projecten. Elke partij houdt een eigen S&O-administratie bij waaruit de eigen rol en inbreng in het gezamenlijke project blijkt. 3. Waar moet ik op letten bij meerjarige projecten? Voor doorlopende projecten dient u elk jaar een aanvraag in. In de aanvraag geeft u aan dat een project eerder is aangemeld, u licht de voortgang en wijzigingen toe, de S&O-administratie richt u ook per jaar in. 4. Wat doe ik als een S&O-project niet succesvol verloopt? U kunt S&O-uren schrijven ongeacht of het resultaat dat u voor ogen heeft wordt bereikt. Let er wel op dat ook nietsuccesvolle projecten in uw administratie worden vastgelegd. 5. De S&O-werkzaamheden gaan niet door, wat moet ik doen? Wij adviseren u geen S&O-vermindering toe te passen. U bent wel verplicht binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar waarop de S&O-verklaring betrekking heeft een mededeling te doen aan Agentschap NL. Omdat u geen S&Owerkzaamheden hebt uitgevoerd, krijgt u van Agentschap NL een correctie-s&o-verklaring. Lees verder op pagina 8 Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 7
6. Mag ik schuiven met uren tussen goedgekeurde S&O-projecten? Binnen een S&O-verklaring mag u met de S&O-uren schuiven tussen projecten. Wanneer bijvoorbeeld aan een project minder tijd wordt besteed, mag u de resterende uren van dat project overhevelen naar één of meer andere goedgekeurde S&O-projecten die meer uren vragen. U mag niet schuiven tussen verschillende S&O-verklaringen. 7. Wat is de consequentie als ik niet of slechts gedeeltelijk de S&O-administratie heb bijgehouden? Als u niet op tijd de verplichte S&O-administratie gereed hebt, kan Agentschap NL de afgegeven S&O-verklaring corrigeren. Ook kan Agentschap NL een boete opleggen. 8. Binnen welke termijn kan ik controle verwachten? Controles vinden steekproefsgewijs plaats, doorgaans in het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de S&Owerkzaamheden zijn verricht. Een controle kan echter ook gaan over het lopende jaar en op voorgaande jaren. Kortom zorg dat uw administratie op orde is en voorkom totaal overbodige boetes! Uw zakelijke vernieuwer zoekt het Netto Ondernemers Geluk voor U! 8