Vergaderstuk Algemeen bestuur 6 maart 2015 Inrichting dienstverleningsconstruct HWH 2.0 Opsteller Marianne van der Veen-Brouwer Aantal pagina s 6 Behandelend gremium Algemeen bestuur Datum voorgelegd 6 maart 2015 Agendapunt, Onderwerp 5a, Inrichting dienstverleningsconstruct HWH 2.0 Agendering Ter besluitvorming Kopie aan 23-1-2015 Intern Kenmerk V0232/H3514 1 Inleiding Het Algemeen Bestuur Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis (Gr HWH) heeft op 25 april 2014 de uitgewerkte nieuwe koers voor HWH vastgesteld. Onderdeel van deze koers is het creëren van een juridisch kader waarbinnen HWH opdrachten van de waterschappen (en eventueel derden) kan uitvoeren. De risico s verbonden aan de uitvoering liggen hierbij volledig bij die waterschappen die in dat project samenwerken en de opdracht verlenen. De opdrachtgevers organiseren zich via een zgn. Opdrachtgeverstafel. Verder wordt de instandhoudingslaag geïntroduceerd. Dit betreft de instandhouding van de doelstelling van de Gr en wordt verzorgd door de eigenaren van Het Waterschapshuis. De principes zijn door het bureau KokxDeVoogd uitgewerkt in de startnotitie nieuwe dienstverleningsconstruct HWH 2.0 en op 25 april 2014 als bijlage bij de notitie Uitgewerkte koers vastgesteld. De eerste stap was het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling. Hiertoe is op 19 december jl. door het Algemeen bestuur besloten. Vervolgens zijn op basis van de gewijzigde Gr een drietal juridische documenten en het document Uitwerking Opdrachtgeverstafel opgesteld. Dit voorstel dient als oplegger voor de juridische documenten Bijdrageverordening, Dienstverleningshandvest (DVH) en Model Dienstverleningsovereenkomst (DVO), die op basis van de Gr HWH door het Algemeen bestuur Gr HWH dienen te worden vastgesteld. Verder ontvangt u, ter informatie, het document Uitwerking Opdrachtgeverstafel HWH 2.0. Dit document wordt door de waterschappen vastgesteld en heeft een relatie met de juridische documenten van HWH. 2 Proces Ten behoeve van de AB-vergadering van 7 juli 2014 heeft u ter kennisneming de notitie Uitwerking governance HWH 2.0 ontvangen. Belangrijk aandachtspunt bij het proces van uitwerking was het gegeven dat de Gr een verantwoordelijkheid van de daarin deelnemende waterschappen is. Zowel de wijziging van de Gr als de nadere regelgeving zijn op basis daarvan in samenwerking tussen de waterschappen en HWH tot stand gebracht. Hiervoor is op basis van een breed samengestelde projectorganisatie een aantal klankbordgroepen en een werkgroep actief geweest. Bij de inrichting van die groepen zijn de verschillende rollen, die het plaatsen van de loden deur vereist, richtinggevend geweest. De eerste rol is die van waterschappen (en evt. derden) als Opdrachtgever. Vervolgens de rol van HWH als Opdrachtnemer en uitvoerder van de opdracht. Tenslotte de rol van waterschappen als Eigenaar van de Gr HWH. De eigenaar moet het geheel kunnen overzien. Om die reden nemen ook de representanten van zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer deel aan deze klankbordgroep. De werkgroep heeft de juridische documenten opgesteld. De resultaten zijn zowel aan de opdrachtgeverskant als opdrachtnemerskant afgestemd en aan de VDW voorgelegd. In de bijlage bij dit voorstel treft u een schematische weergave van de werkwijze en de bemensing van de diverse groepen. De klankbordgroepen en de werkgroep zijn bijgestaan door het bureau KokxdeVoogd.
3 Governance HWH 2.0 De belangrijkste uitgangspunten voor de governance van HWH 2.0 zijn: De eigenaren (deelnemende waterschappen) sturen op, zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor en bekostigen en dragen de risico s van de instandhouding van HWH. De opdrachtgevers formuleren de inhoudelijke opdracht, zijn aansprakelijk, bekostigen en dragen de risico s voor programma s en projecten waarin zij participeren. De deelnemende waterschappen zijn eigenaar en kunnen opdrachtgever worden. Derden (niet zijnde waterschappen) kunnen nooit eigenaar worden, maar onder voorwaarden wel opdrachtgever. Tussen instandhouding en programma s en projecten en tussen programma s en projecten onderling staan loden deuren. Dit houdt in dat de instandhouding van HWH een afgebakende verantwoordelijkheid is voor zijn eigenaren met bijbehorende zeggenschap. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van taken is afgescheiden van die voor de instandhouding. Hiervoor geldt dat alleen de opdrachtgevers van een bepaald programma of project zeggenschap uitoefenen en verantwoordelijk zijn voor de besturing. De opdrachtgevers gaan zodoende over het programma of project, voor zover zij in het betreffende programma of project participeren. In die zin staan dus ook tussen de verschillende programma s en projecten loden deuren. Eigenaarschap van HWH en opdrachtgeverschap van taken zijn daarmee qua zeggenschap, besturing, verantwoordelijkheid, bekostiging, aansprakelijkheid en risico s van elkaar gescheiden. De eigenaren als algemeen bestuur HWH - leggen voorwaarden voor opdrachtverlening vast die de loden deuren tussen instandhouding enerzijds en taken anderzijds en tussen de verschillende programma s en projecten onderling borgen. Daarbij moeten voor alle taken algemene kaders/voorwaarden gelden en specifieke voorwaarden per programma en project. Die specifieke voorwaarden garanderen ook de zeggenschap van de opdrachtgevers over een programma en project. Immers zij moeten betalen en mogen dus ook bepalen. Maar omdat zij bepalen moeten zij ook betalen en kunnen kosten, tekorten en risico s nooit verhaald worden op de eigenaren. 4 Instrumenten, functie en doel De uitgangspunten van de governance zijn juridisch uitgewerkt in verschillende instrumenten, te weten: Gemeenschappelijke regeling (GR), bijdrageverordening, dienstverleningshandvest (DVH) en model dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze hebben elk een specifieke functie en doel voor de governance van HWH 2.0. Het Algemeen bestuur Gr HWH stelt deze documenten vast en is bestuurlijk verantwoordelijk voor (de naleving van) het stelsel van afspraken. De GR is het hoogste brondocument van het construct en regelt onder meer: de taken van HWH; de voorwaarden voor eigenaarschap (alleen waterschappen); opdrachtgeverschap (waterschappen voor zover zij eigenaar zijn en derde publieke partijen die in de watersector belangen hebben); de bevoegdheden van de drie bestuursorganen van HWH (AB, DB, vz); De P&C cyclus en wijze van begroten. De GR bevat ook kapstokbepalingen voor DVH, model DVO en voor de bijdrageverordening. Op 19 december jl. heeft het Algemeen bestuur Gr HWH besloten tot wijziging van de Gr-tekst. Kenmerk: V0232/H3514 Pagina 2 van 6
4.1 Bijdrageverordening De Bijdrageverordening regelt de bijdrage voor instandhouding door de eigenaren. De bijdrage wordt vastgelegd in de begroting van HWH en is een verplichte bijdrage in de begrotingen van de deelnemende waterschappen. De belangrijkste bepalingen zijn: Art. 2 regelt de bijdrage en de wijze waarop die wordt bepaald aan de hand van werkelijke kosten, met inbegrip van de noodzakelijke reservevorming; Art. 3 regelt de kostenverdeelsleutel. Hierbij wordt aangesloten bij het systeem van de Unie van Waterschappen; Artt. 4 en 5 regelen dat gewerkt wordt met voor- en nacalculatie en dat betaling in één keer vooruit geschiedt. 4.2 Dienstverleningshandvest In het DVH zijn de beginselen voor werken met de loden deuren verwerkt. De belangrijkste bepalingen zijn: H. II gaat over de uitvoering. Hier komen onder meer aan de orde, de business case, uitvoeringstoets, de totstandkoming van opdrachten via de dvo, alsmede de beëindiging; H. III en IV gaat over de sturing op diensten, projecten en programma s. Hier komen aan de orde het uitvoerend overleg en verantwoordelijkheden van het uitvoerend overleg en HWH bij de uitvoering van diensten, projecten en programma s; H. V gaat over financiering. Dit gaat onder meer over de financiële verantwoordelijkheden, verdeelsleutels en betaling; H. VI gaat over toe- en uittreden uit projecten en programma s; H. VII gaat over overige voorwaarden waaronder intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid en geschillen. 4.3 Model Dienstverleningsovereenkomst De Model DVO is een model voor een meerpartijenovereenkomst die tussen opdrachtgevers en HWH wordt aangegaan voor een programma of project. Dit model dient verder uitgewerkt te worden per project en programma. De model DVO verwijst naar het DVH en verklaart dat van toepassing. Het DB is bevoegd om feitelijk te besluiten over het aangaan van een DVO en namens HWH tekent de voorzitter of de directeur met volmacht van de voorzitter. De belangrijkste bepalingen zijn: Art. 2, hier moet het onderwerp van de overeenkomst worden ingevuld, te weten het project, programma of dienst en bijbehorende activiteiten (in de bijlage wordt het Programma-/Projectplan opgenomen); Art. 5, hier moeten de financiën van het project, programma of dienst worden ingevuld, inclusief kostenverdeelsleutel (de begroting wordt opgenomen in de bijlage). 5 Doelstelling Doelstelling van het vaststellen van de juridische documenten is, dat afspraken zodanig zijn vastgelegd dat binnen de Gr HWH zonder overslag van risico s kan worden samengewerkt door de waterschappen onderling en met derde publieke partijen. De DVH en model DVO zullen aan opdrachtgeverszijde (OGT) worden ingezet om per project, programma of dienst tot specifieke contractuele afspraken te komen. De sturing en verantwoording van HWH wordt op hoofdlijnen als volgt ingericht: Kenmerk: V0232/H3514 Pagina 3 van 6
Gremium Richt zich primair op: Dagelijks en Algemeen bestuur Opdrachtgeverstafel en stuurgroepen De financiën en bedrijfsvoering van de instandhouding van Het Waterschapshuis De inzet van de beschikbare vaste en flexibele capaciteit Het managen van de kwaliteit van de medewerkers Het waarborgen van het functioneren van de loden deuren en overige beheersmaatregelen ten aanzien van risico s in de projecten op basis van Dienstverleningshandvest. richten zich primair op de uitvoering van de programma s en projecten geven sturing aan inhoud, kwaliteit, financiën en risico s binnen het betreffende programma s en projecten op basis van Dienstverleningsovereenkomsten het waarborgen van het functioneren van de loden deuren en overige beheersmaatregelen ten aanzien van risico s in de programma s/projecten op basis van Dienstverleningsovereenkomsten. 6 Financiële analyse/dekking Niet van toepassing. 7 Risico-analyse (juridisch, organisatorisch, economisch, technisch, sociaal) Risico is dat de implementatie van de uitwerking blijft steken en tussen bestaande afspraken en het nieuwe construct gaten vallen. Het is van belang dat op korte termijn de Opdrachtgeverstafel wordt vormgegeven en dat de bestaande dienstverlening door HWH wordt ingericht conform de principes van het nieuwe dienstverleningsconstruct dan wel overgangsregelingen worden getroffen. De secretarissen-directeuren van de waterschappen hebben binnen de VDW hun commitment gegeven voor het document Uitwerking Opdrachtgeverstafel en afgesproken de komende periode de besluitvorming binnen het waterschap voor te bereiden en tot het aanwijzen van een gemandateerd lid voor de Opdrachtgeverstafel overgaan. HWH zal de bestaande deelnameovereenkomsten bezien in het licht van de nieuwe werkwijze en waar nodig een overgangsregeling met de waterschappen overeenkomen. 8 Gevolgen en vervolg besluitvorming a) Gevolgen Op 19 december jl. heeft het Algemeen bestuur besloten de tekst van de Gr HWH te wijzigen. Daarbij is besloten dat de gewijzigde Gr HWH in werking treedt op 1 maart 2015 onder voorwaarde dat de door het Algemeen bestuur nog vast te stellen bijdrageverordening, het dienstverleningshandvest en de model dienstverleningsovereenkomst zijn afgestemd op de bepalingen van de gewijzigde Gr HWH. Voorgesteld wordt te constateren dat de gevraagde afstemming heeft plaatsgevonden en te besluiten dat de gewijzigde Gr HWH, na bekendmaking, met ingang van 10 maart 2015 daadwerkelijk in werking treedt. Op grond van de vigerende Gr HWH (artikel 35, 2 e lid) heeft het Algemeen bestuur op 1 juli 2013 het Reglement Kostenverdeelsleutel organisatiekosten Het Waterschapshuis vastgesteld. Dit reglement kan worden ingetrokken. De bijdrage van de waterschappen aan de instandhouding van HWH wordt geregeld in de Bijdrageverordening. Voorgesteld wordt het Reglement Kostenverdeelsleutel organisatiekosten Het Waterschapshuis d.d. 1 juli 2013, kenmerk V0050/H1515 in te trekken. Op grond van de vigerende Gr HWH (artikel 35, 3 e en 5 e lid) heeft het Algemeen bestuur op 1 juli 2013 het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013 vastgesteld. Dit reglement kan worden ingetrokken. De bepalingen uit dit reglement zijn opgenomen in het dienstverleningshandvest en model dienstverleningsovereenkomst. Kenmerk: V0232/H3514 Pagina 4 van 6
Voorgesteld wordt het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013 d.d. 1 juli 2013, kenmerk V0050/H1513 in te trekken. Op 17 december 2012 heeft het Algemeen bestuur Gr HWH besloten tot instelling van een commissie van advies programmaraad. Binnen het nieuwe dienstverleningsconstruct wordt gewerkt met een scheiding van rollen (opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar). In verband met deze rollenscheiding is de Opdrachtgeverstafel geïntroduceerd en nemen de Opdrachtgevers geen zitting meer in een adviesorgaan aan de opdrachtnemer (DB Gr HWH). Voorgesteld wordt het besluit instellen programmaraad Het Waterschapshuis d.d. 17 december 2012, kenmerk H0333 in te trekken. b) Vervolg Als sluitstuk van de inrichting van HWH 2.0 moeten nog een aantal besluiten/verordeningen worden aangepast. Het delegatiebesluit, de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie, de controleverordening en het treasurystatuut. Een voorstel hiertoe worden voorbereid en op 22 april 2015 aan het Algemeen bestuur ter besluitvorming voorgelegd. Verder moet het besturingsmodel (het zgn. uitvoerend overleg c.q. de stuurgroepen) van de huidige programma s en projecten naar de nieuwe situatie worden vertaald. Een overzicht van deze inrichting wordt aan u, ter kennisneming, voorgelegd voor de vergadering van 2 juli 2015. De nieuwe samenwerking is dan met ingang van juli 2015 functioneel. Na een jaar wordt het nieuwe construct geëvalueerd. 9 Conclusie De juridische documenten zijn uitgewerkt op basis van de door het Algemeen bestuur Gr HWH gestelde kaders en bieden een goede basis om de hernieuwde samenwerking binnen HWH met ingang van heden van start te laten gaan. 10 Gevraagd besluit Zie bijgevoegd concept besluit. 11 Besluit Positief, conform voorstel Overwegend positief, onder voorbehoud van de volgende aanpassingen Negatief, niet conform voorstel Toelichting Bijlagen: 1) overzicht projectorganisatie 2) concept-besluit 3) dienstverleningshandvest 4) model dienstverleningsovereenkomst 5) bijdrageverordening 6) uitwerking opdrachtgeverstafel 7) praktijkscenario Kenmerk: V0232/H3514 Pagina 5 van 6
12 Bijlage 1) Overzicht projectorganisatie Kbg Opdrachtgever SD ws: voorzitter SD ws: lid I-manager: lid Proceseigenaar: lid Jurist ws: lid Controller ws: lid Klankbordgroep Eigenaar DB lid HWH: voorzitter Vz Wg Opdrachtgever: lid Vz Wg Opdrachtnemer: lid Projectleider HWH: secr. Werkgroep Jurist ws: lid Jurist HWH: lid Controller ws: lid Controller HWH: lid Directiesecretaris HWH: lid Kbg Opdrachtnemer SD HWH: voorzitter MT lid HWH: lid Projectleider HWH Jurist: lid Controller: lid Directiesecretaris: lid Bemensing groepen: Klankbordgroep Eigenaar Gerard van den Brandhof Voorzitter DB lid Gr HWH Miriam van Kuijk Lid Vz klankbordgroep opdrachtgever SD HWH Lid Vz klankbordgroep opdrachtnemer Ben Kokx Advisering KokxdeVoogd Klankbordgroep Opdrachtgever Miriam van Kuijk Voorzitter SD Schieland en de Krimpenerwaard Hein van Stokkom Lid SD Brabantse Delta Henk Jan Toorneman Lid I-manager Hollands Noorderkwartier Rixt Smit Lid Proceseigenaar Fryslân Peter Minneboo Lid Jurist Hollands Noorderkwartier Sandra Zappeij Lid Controller Zuiderzeeland Ben Kokx Advisering KokxdeVoogd Klankbordgroep Opdrachtnemer SD HWH Voorzitter Simon Bouwman Lid MT HWH, hoofd afdeling projecten en beheer Ruart Jagt Lid Jurist HWH Adrie-Jan de Korte Lid Controller HWH Marianne van der Veen Lid Directiesecretaris HWH Werkgroep Peter Minneboo Lid Jurist Hollands Noorderkwartier Ruart Jagt Lid Jurist HWH Marianne van der Veen Lid Directiesecretaris HWH Sandra Zappeij Lid Controller Zuiderzeeland Adrie-Jan de Korte Lid Controller HWH Florian Theissen Advisering KokxdeVoogd Laura Huntjes Projectleiding Kees de Graaf KGM consult Kenmerk: V0232/H3514 Pagina 6 van 6