Oproep tot kandidatuurstelling Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking BXL 1525 29.07.2014 Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 1/17
1. VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT 1.1. Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale ontwikkelingssamenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. BTC stelt zijn middelen en zijn expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De medewerkers in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Enkele kerncijfers : 200 ontwikkelingsprojecten en -programma s in 18 partnerlanden (Algerije, Benin, Bolivia, Burundi, DR Congo, Ecuador, Mali, Marokko, Mozambique, Niger, Palestina, Peru, Rwanda, Senegal, Tanzania, Uganda, Vietnam en Zuid-Afrika) 1 hoofdkantoor, 18 landenkantoren (representaties) en meer dan 200 projectkantoren of -sites 1.350 medewerkers, waarvan o o o 187 medewerkers op het hoofdkantoor in Brussel 251 expats in de landenkantoren en de interventies Meer dan 900 nationale medewerkers in de landenkantoren en de interventies 236 miljoen EUR omzet 49% van de activiteiten uitgevoerd in fragiele staten 52% van de bestedingen in Centraal-Afrika Meer informatie over BTC is te vinden op de website www.btcctb.org. Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 2/17
1.2 Voorwerp van de opdracht De opdracht betreft de implementatie van een geïntegreerd personeelsbeheersysteem voor de gehele organisatie (hoofdkantoor, landenkantoren en interventies), dat de volgende componenten bevat : Mastergegevens & Administratie Rekrutering Afwezighedenbeheer Loonbeheer (Pre-payroll) Opleiding Competentiebeheer & Ontwikkeling Zoals verder beschreven gaat het niet over losstaande elementen, maar over nauw verbonden en sterk geïntegreerde componenten, die modulair opgezet moeten kunnen worden. Bovendien moet het personeelsbeheersysteem verbonden worden met BIS, het data warehouse van BTC, en met de payroll-systemen van BTC. De implementatie omvat het design, de ontwikkelingen, de tests, de migraties (inclusief data conversie), de roll-outs en de nazorg (onderhoud, ondersteuning en wijzigingen). 1.3 Posten Deze opdracht is samengesteld uit een vast gedeelte en vijf voorwaardelijke gedeelten. Het vast gedeelte omvat twee posten : Post 1 : Mastergegevens & Administratie Post 2 : Rekrutering De vijf voorwaardelijke gedeelten zijn de volgende : Post 3 : Afwezighedenbeheer Post 4 : Loonbeheer (Pre-payroll) Post 5 : Opleiding Post 6 : Competentiebeheer & Ontwikkeling Post 7 : Onderhoud en ondersteuning De opdeling in een vast gedeelte en vijf voorwaardelijke gedeelten geeft het bestuur de mogelijkheid om bij de uitvoering van het vaste gedeelte van de opdracht de technische uitvoering van deze complexe opdracht en de samenwerking met de opdrachtnemer te evalueren en in functie van de evaluatie van de uitvoering en de financiële middelen die op middellange termijn ter beschikking zijn te Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 3/17
beslissen om over te gaan tot uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten. De opdeling in een vast gedeelte en vijf voorwaardelijke gedeelten is dus noodzakelijk om met beperkte financiële middelen een efficiënte uitvoering te kunnen garanderen. Door de kennisgeving van gunning van deze opdracht aan de opdrachtnemer, verkrijgt deze het recht om het vaste gedeelte (posten 1 en 2) uit te voeren. De uitvoering van de vijf andere gedeelten (posten 3 tot 7) zijn afhankelijk van een unilaterale beslissing van de aanbestedende overheid, die per aangetekende zending naar de opdrachtnemer gecommuniceerd zal worden. Elk van de vijf voorwaardelijke gedeelten kan afzonderlijk besteld worden. De opdrachtnemer kan geen enkele tegemoetkoming eisen in het geval dat één of meerdere voorwaardelijke gedeelten niet besteld worden. De inhoud van de 7 posten wordt hieronder beknopt weergegeven en zal verder in detail beschreven worden in het bestek. 1.3.1 Post 1 Mastergegevens & Administratie Alle subdomeinen in het personeelsbeheer zijn afhankelijk van de mastergegevens van alle medewerkers (hoofdkantoor, landenkantoren en interventies) in een centrale personeelsdatabase. Deze database omvat het volledige personeelsbestand, maar ook stagiaires, kandidaten en exmedewerkers. De mastergegevens omvatten de gangbare personeelsgegevens en -documenten, maar ook enkele specifieke gegevens voor expats of nationale medewerkers, zoals bv. over de gezinsleden van de expat-medewerkers. Een centrale database van functiebeschrijvingen beschrijft voor elke functie het doel, de taken, de vereiste competenties, de classificatie (salaris), etc. Het contractbeheer maakt de link tussen de resources en de functies, en omvat gegevens over de arbeidsovereenkomst en de positie (organogram en allocatie over 1 of meerdere kostencentra). Mobiliteit van medewerkers tussen functies op hoofdkantoor, landenkantoren en interventies moet op een eenvoudige manier beheerd worden. Deze post voorziet ook in het opzetten van een interface met het BIS Datawarehouse om mastergegevens uit te wisselen, voor gebruik in andere applicaties (o.a. FEDCOM, OpenLDAP, etc.). 1.3.2 Post 2 Rekrutering De module Rekrutering ondersteunt de volledige rekruteringscyclus van de aanvraag voor de opening van de vacature en het bepalen van het profiel tot de ondertekening van het contract. Deze cyclus is afhankelijk van het type medewerker (hoofdkantoor, expat of nationaal) en de gekozen procedure. De database van functiebeschrijvingen levert informatie over de functie, het profiel en de selectiecriteria. De centrale personeelsdatabase vormt de eerste bron van mogelijke kandidaten (huidige en exmedewerkers, geselecteerde maar niet gerekruteerde kandidaten, etc.). Filters maken het mogelijk om Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 4/17
te zoeken naar specifieke profielen op basis van competenties, ervaring, etc. Voor bepaalde functies voor dewelke er regelmatig vacatures zijn, worden pools gecreëerd om te vermijden dat er voor elke vacature een apart rekruteringsproces moet plaatsvinden. Kandidaten die positief beoordeeld worden aan de pool toegevoegd, daarna volgt voor de individuele vacatures een verkorte selectie. De opening van de positie wordt aangevuld, gevalideerd via workflow, omgezet naar een vacature via een template met automatisch ingevulde gegevens, gepubliceerd en gecommuniceerd. Afhankelijk van de gekozen procedure worden de verschillende stappen van het selectieproces ingepland (bv. pre-selectie, schriftelijke test, interview, selectie). De invoer van gegevens van kandidaten in de database wordt geautomatiseerd aan de hand van een standaard CV, die online door de kandidaat wordt ingegeven (of ge-update indien al bestaand). Het systeem ondersteunt de evaluatie van de kandidaten doorheen de verschillende stappen. E-mail templates vereenvoudigen de communicatie met de kandidaten. Eens de nieuwe medewerker gekozen werd, worden alle nodige data en documenten overgenomen in de andere modules zodat dezelfde gegevens niet opnieuw moeten worden ingegeven. 1.3.3 Post 3 Afwezighedenbeheer Specifieke kalender templates per land (verschillende feestdagen en sluitingsdagen) en per type medewerker kunnen worden opgezet. Hieruit ontstaan de individuele kalenders, die rekening houden met het individuele tijdsprofiel. Afwezigheidsaanvragen worden ondersteund door een validatieworkflow die afhankelijk is van het type afwezigheid en het type medewerker. De afwezigheidsgegevens worden doorgestuurd naar het loonbeheer en naar het BIS datawarehouse voor gebruik in andere applicaties (bv. projectbeheer). 1.3.4 Post 4 Loonbeheer (Pre-payroll) BTC beheert in totaal 20 verschillende payroll-systemen, meer bepaald E-blox, het payroll systeem van SD Worx (sociaal secretariaat) waarop BTC beroep doet voor de payroll van de medewerkers van het hoofdkantoor Solid Data, een maatwerk-oplossing voor het beheer van de Payroll Expats (eigen beheer, geen sociaal secretariaat) De lokale payrolls in de 18 partnerlanden (verschillende wetgeving), die meestal in Excel beheerd worden of in sommige landen door een lokaal sociaal secretariaat Gezien deze diversiteit moet de module Loonbeheer enkel de voorbereiding van de salarisberekeningen (pre-payroll) ondersteunen en de relevante parameters kunnen exporteren voor gebruik in de intern en extern beheerde payroll systemen. Salarisschalen (bruto salarissen) worden gedefinieerd en periodiek aangepast (bv. indexatie) voor elk Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 5/17
type medewerker, land, functieklasse en aantal jaren relevante ervaring. Relevante parameters worden maandelijks verzameld (mastergegevens, bruto salaris, aan- en afwezigheden, gezinssamenstelling, extralegale voordelen, terugbetaling van onkosten, andere verloningselementen, ) en geëxporteerd naar een standaardformaat dat geïmporteerd kan worden in de verschillende payroll systemen. 1.3.5 Post 5 Opleiding Een database van opleidingen omvat een overzicht van opleidingen per thema, expertisedomein en competenties. Voor elke medewerker kan de historiek van geplande en gevolgde opleidingen opgevolgd worden. Medewerkers kunnen hun interesse laten blijken voor opleidingen en inschrijven voor aangekondigde opleidingen. Een validatieworkflow ondersteunt het inschrijvingsproces en de evaluatie na de opleiding. 1.3.6 Post 6 Competentiebeheer & Ontwikkeling Voor elke functie, afhankelijk van het type (leidinggevend, projectleider of expert / ondersteunend), zijn generieke competentieprofielen gedefinieerd, die algemene gedragscompetenties beschrijven (omgaan met informatie, taken, medewerkers, relaties en eigen functioneren). Deze algemene gedragscompetenties worden aangevuld met technische competenties (bv. technische vaardigheden, kennis van methodes, enz.) die van belang zijn voor het uitoefenen van een functie. De competentieprofielen kunnen verschillen tussen landen, situaties, etc. en kunnen aangepast worden door de leidinggevende. Competenties kunnen gelinkt worden aan opleidingen (zie hierboven). Verder moet het systeem ondersteuning bieden voor ontwikkeling en evaluatie. In een jaarlijkse cyclus worden individuele performantie- en ontwikkeldoelstellingen geformuleerd (planningsgesprek), opgevolgd (functioneringsgesprek) en geëvalueerd (evaluatiegesprek). 1.3.7 Post 7 Onderhoud en ondersteuning De laatste post betreft het onderhoud en de ondersteuning van de geïmplementeerde oplossing. Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 6/17
1.4 Technische omgeving 1.4.1 Infrastructuur Het hoofdkantoor in Brussel beschikt over twee datalokalen met beperkte uitbreidbaarheid. Vanaf Q4 2014 zal BTC beschikken over een rack in een datacenter van Smals, dit zal in eerste instantie opgezet worden als plaats voor het stockeren van back-ups, Disaster Recovery voor de infrastructuur van HQ, en het hosten van alle externe websites. De hoofdinternetverbinding zal vervangen worden door een aansluiting op het Belnet netwerk (100 Mbit naar Internet, 1Gb naar datacenter), met daarnaast een Mactelecom lijn als back-up (2 Mbit), die on demand kan verhoogd worden in capaciteit. Firewall : Palo Alto dient voor bescherming - controle interne netwerk publieke servers staan in aan aparte DMZ (intranet, webmail,...) zorgt ook voor externe toegang via SSL VPN (Global Protect client voor Windows en Cisco compatible voor Linux clients) Ethernet netwerk : Hp Procurve, alle uplinks via fiber 2 HP procurve 2910 chassis 96 poorten 3 HP Procurve 6600 48 poort server switchen 5 HP Procurve 2910 departemental switchen 48 poorten 2 HP Procurve 2910 storage switchen 24 poorten PC's, servers, DMZ en andere zijn gesegmenteerd via VLAN's, routing via de switchen of de Palo Alto Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 7/17
firewall. Serverinfrastructuur Een 25 tal fysieke servers, van diverse pluimage en leeftijd, voornamelijk HP-Compaq Proliant 360-380 G3 - G7. Oude servers worden niet as such vervangen, maar de functionaliteit wordt overgenomen door virtuele servers op (momenteel vier) KVM hypervisors. Nieuwe applicaties of servers worden ook zoveel mogelijk gevirtualiseerd. Storage : Netapp FAS3210 Centrale logging met Nagios en Zabbix is opgezet Als ETL tool wordt Talend gebruikt. In de landenkantoren is een lokaal netwerk aanwezig met een internetverbinding, deze worden niet gestuurd, noch gemonitord vanuit het hoofdkantoor. De ondersteuning gebeurt door plaatselijke bedrijven. De grootte en complexiteit varieert naargelang de lokale competentie en noden. Dit kan gaan van enkele PC's in workgroup configuratie verbonden met een internetrouter tot een installatie van een SBS server met lokale mail en een lokale Active directory. De internetverbinding varieert tussen 512kb en 4Mb, met als voornaamste gebruikte technologieën DSL en satelliet verbindingen over de C-band. Combinaties via Wimax en een lokale provider worden ook gebruikt. Mogelijkheden voor Qos zijn misschien aanwezig, maar nergens gebruikt. Belangrijk : Voor de internetverbindingen zijn er verbeteringen voorzien, maar volgens de huidige plannen zal de gegarandeerde bandbreedte maximaal 512 kbs in upload zijn en 1024 kbs in download en dit per locatie, niet per gebruiker. Qos is niet voorzien en de bandbreedte zal ook gedeeld worden met andere applicaties (mail, filetransfer,... ). Gezien de noodzaak om op sommige locaties gebruik te maken van de satelliet verbindingen moet ook rekening gehouden worden met vertragingen van één tot anderhalve seconde. Op het niveau van de interventies zijn de variaties in technische infrastructuur en complexiteit nog groter dan bij de landenkantoren. Maar over het algemeen mag men stellen dat de infrastructuur van een project kleiner is dan die van het landenkantoor van een zelfde land. De verwachte evolutie is wel dat het aantal interventies zal verminderen, maar dat grootte ervan zal verhogen. Belangrijk : Voor de internetverbindingen zijn er verbeteringen voorzien, maar volgens de huidige plannen zal de gegarandeerde bandbreedte maximaal 256 kbs in upload zijn en 512 kbs in download en dit per locatie, niet per gebruiker. Qos is niet voorzien en de bandbreedte zal ook gedeeld worden met andere applicaties (mail, filetransfer,... ). Gezien de noodzaak om op sommige locaties gebruik te maken van de satelliet verbindingen moet ook rekening gehouden worden met vertragingen van één tot anderhalve seconde. Het uitbouwen van een personeelsbeheersysteem vergt onder welke vorm dan ook aanpassingen aan de infrastructuur. De bestaande infrastructuur is opgezet met interoperabiliteit, platformonafhankelijkheid en flexibiliteit in het achterhoofd. Het gebruik van open formaten en Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 8/17
standaarden heeft altijd voorrang gehad. Het personeelsbeheersysteem kan gebruik maken van deze structuren en zich daarin integreren. Een cloud-oplossing behoort eveneens tot de mogelijkheden. Met de reeds voorziene uitbreidingen zal BTC klaar zijn om in een private cloud omgeving te functioneren, maar ook Software as a Service (SaaS) is een valabele optie, op voorwaarde dat deze voldoende ruimte voor configuratie laat om tegemoet te komen aan de behoeften van BTC. Bovendien moeten er garanties zijn dat de data zich binnen de Europese Unie bevinden, streng beveiligd zijn en enkel voor BTC toegankelijk zijn. De minimumniveaus voor de performantie van de oplossing (maximale response times) zullen in het bestek worden opgenomen. 1.4.2 Belangrijkste applicaties Financieel beheer : Navision 3.60 on C-Side database (50 GB). Migratie naar FEDCOM mysap (FOD Budget & Beheerscontrole) tegen 1 januari 2016. FIT : gecentraliseerde financiële opvolging van de projecten, een custom filemaker 11 applicatie, in Brussel draait de consolidatie database op een virtuele Windows 2003r2 server. Migratie naar FEDCOM mysap (FOD Budget & Beheerscontrole) tegen 1 januari 2016. PIT : centrale database voor de projectgegevens en de opvolgingsdocumenten, een phpmysql applicatie met het Zend framevork, draait op de kvm hypervisors als Debian 6 guest. Damino : opvolging beursstudenten, technisch een custom (zelf ontwikkelde) php-mysql applicatie met het Zend framework, draait op de kvm hypervisors als debian 6 guest. Timesheet : opvolging van prestaties geleverd aan projecten, een eigen ontwikkelde applicatie met drupal 7 ProcessMaker : workflows (aankoopaanvragen en opening van posten) Websites en intranet zijn Drupal based (6-7), ontwikkeling en opvolging gebeurt intern. Voor alle interne ontwikkelingen wordt gebruikt gemaakt van BIS (Btc Information System), een centrale Mysql data warehouse met daarin referentie tabellen voor projectdata, BTC medewerkers, financiële data, etc. De authentificatie verloopt zoveel mogelijk via de centrale OpenLDAP server die gekoppeld is aan BIS. Windows Active Directory mixed mode 2003/2008 (enkel in het hoofdkantoor, geen intentie om dit uit te breiden) voor beheer PC's en Windows accounts, een koppeling naar BIS is opgezet voor passwoord synchronisatie. Mail en kalender : o Hoofdkantoor : IBM Domino 9.0.1, Notes client geïnstalleerd op de PC's, remote Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 9/17
toegang via passthrough server, inotes (browser), en Traveller (smartphones en tablets) o Landenkantoren en interventies: via Brussel, mailhost en webmail voor de mail @btcctb.org, geen gedeelde kalenders, sommige landenkantoren voorzien hierin door de lokale server. Filecloud : een aangepaste owncloud installatie voor delen van bestanden Skype wordt gebruikt als ad-hoc communicatie middel Video conferencing over het internet is mogelijk tussen hoofdkantoor en de landenkantoren van Rwanda, Burundi en Congo met eigen Polycom materiaal 1.4.3 Connecties en interfaces Het volgend schema geeft aan met welke andere applicaties het personeelsbeheersysteem (HRM system) verbonden moet worden : De opdrachtnemer zal verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling en het onderhoud van de volgende verbindingen : 1) De interface van masterdata tussen het personeelsbeheersysteem en het BIS datawarehouse 2) De export van masterdata en pre-payrollgegevens uit het personeelsbeheersysteem, in een gestandaardiseerd formaat dat geïmporteerd kan worden in de payroll-systemen van BTC De verantwoordelijkheden, de uit te wisselen gegevens en de technische details zullen meer gedetailleerd beschreven worden in het bestek. Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 10/17
1.5 Fasering De gunning van de opdracht wordt voorzien voor Q1 2015, de start van de uitvoering van het vaste gedeelte voor begin Q2 2015. De doorlooptijd van het vaste gedeelte wordt op maximaal 6 maanden geschat, voor het globale project wordt 18 maanden voorzien. 2. BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE Deze opdracht voor de aanneming van diensten wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking (zie artikel 26, 2, 3 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten). De keuze van deze procedure wordt bepaald door het feit dat de diensten van die aard zijn dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen. Gezien de complexiteit van de opdracht die dient gerealiseerd en de diversiteit aan functionaliteiten die dienen geleverd te worden, verwacht BTC dat de mededinging tussen de inschrijvers ruimte biedt voor een reflectieve benadering van de implementatie van de functionaliteiten die dienen ingevoerd te worden, en dit zowel ten aanzien van de context als ten aanzien van het specifieke karakter van BTC. De gunningsprocedure verloopt in drie fases: 1) Eerste fase: toegangsrecht en selectie van de kandidaten Tijdens deze eerste fase zal BTC de door de kandidaten ingediende dossiers analyseren en ze vergelijken met de toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria. De toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria hebben betrekking op de persoonlijke situatie en de financiële capaciteit en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt 3 infra). Er wordt een informatiesessie aangaande de selectiefase van kandidaten voorzien om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te beperken (zie punt 5 infra). Elke kandidaat die niet wordt geselecteerd zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen die de redenen voor niet-selectie vermeldt. 2) Tweede fase: verzending van het bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes In een tweede fase zal BTC minstens drie geselecteerde kandidaten uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat BTC hen hiertoe heeft bezorgd. Het bestek zal de gunningscriteria vermelden. 3) Derde fase: analyse van offertes en onderhandelingen BTC behoudt het recht, tijdens de derde fase, onderhandelingen te voeren met een of meerdere Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 11/17
inschrijvers, die een substantieel regelmatige offerte hebben ingediend. Na analyse van de offertes in vergelijking met de gunningscriteria die vastgesteld zijn in het bestek en, indien nodig, na onderhandeling, krijgen de niet weerhouden inschrijvers binnen een redelijke termijn een gedetailleerde, onderbouwde beslissing met de redenen voor niet-gunning. Na verloop van een wachtperiode (standstill), wordt de overheidsopdracht gegund door de kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria. Opmerking: BTC vestigt de aandacht op het feit dat er geen enkele verplichting bestaat voor de aanbestedende overheid om de opdracht toe te wijzen (cf. art. 35 van de wet van 15 juni 2006). De aanbestedende overheid kan afzien van de opdracht of de procedure opnieuw lanceren, indien nodig met andere modaliteiten. 3. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor onderhavige opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. Indien de overeenkomst(en) van tijdelijke vennootschap en/of van onderaanneming zijn toegevoegd aan het kandidaatdossier, kunnen de vereisten aangaande de financiële capaciteit en de technische bekwaamheid bewezen worden door een of meerdere partner(s) of onderaannemer(s) van de kandidaat. 3.1 Toegangsrecht (Art. 61 e.v KB 15 juli 2011) Elke partner van de kandidaat moet voldoen aan de voorwaarden aangaande de persoonlijke situatie. De uitsluiting van een van de partners maakt de hele kandidaatstelling zonder waarde. Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011. Controle door BTC van het toegangsrecht van de kandidaten BTC dient de juistheid van de impliciete verklaring op eer voor de kandidaten nagaan alvorens de selectiebeslissing te nemen. Daartoe zal BTC aan de betrokken kandidaten vragen om zo snel mogelijk en binnen de gestelde termijn informatie of documenten te bezorgen die toestaan hun persoonlijke situatie na te gaan, en dit voor er enige beslissing is genomen omtrent de selectie. De inlichtingen of documenten die BTC in staat stellen de persoonlijke toestand van de kandidaten of inschrijvers te onderzoeken, zullen door BTC zelf via elektronische middelen bij de Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 12/17
gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Resultaten van het onderzoek In elk stadium van de gunningsprocedure kan een kandidaat uitgesloten worden van de overheidsopdracht indien tijdens de controle zou blijken dat de verklaring op eer niet overeenstemt met de persoonlijke situatie, of in voorkomend geval die van een van zijn partners. Een regularisatie achteraf is hoe dan ook niet mogelijk. Uitsluiting is ook mogelijk indien in de loop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke situatie van de kandidaat, of, in voorkomend geval, een van zijn partners, niet meer overeenstemt met de verklaring op eer. Betreffende het bewijs dat de inschrijvers hun verplichtingen hebben vervuld wat de sociale zekerheidsbijdragen betreft: de inschrijvers die personeel tewerkstellen dat onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheidsregeling moeten geen RSZ-attest bij hun offerte voegen. Hun toestand zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd; de buitenlandse inschrijvers die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de Belgische sociale zekerheidsregeling dienen aan hun offerte het bewijs te voegen dat zij hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn. 3.2 Financiële capaciteit (Art. 67 KB 15 juli 2011) De kandidaat voegt bij zijn kandidaatdossier een verklaring op eer met vermelding dat zijn omzet voor de drie jaar die voorafgaan aan deze publicatie boven 1.000.000 btw inbegrepen ligt. Indien er niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, wordt de kandidaat niet geselecteerd. 3.3. Technische bekwaamheid (Art. 68 en 72 KB 15 juli 2011) Enkel kandidaten die beantwoorden aan de vereisten aangaande de persoonlijke en financiële situatie (punt 3.1 en 3.2 supra) worden onderworpen aan de analyse van de technische bekwaamheid. 3.3.1. Referenties (60 punten) Kandidaten worden gevraagd om een beschrijving te geven van vier recente referentieprojecten (max. 5 pagina s A4 per referentieproject) die hun ervaring met gelijkaardige opdrachten aantonen, en die het best overeenkomen met de kenmerken van deze opdracht. Elk van deze referentieprojecten moet betrekking hebben op de implementatie van een personeelsbeheersysteem die werd uitgevoerd in de 3 jaren voorafgaand aan deze publicatie. Hiermee wordt bedoeld dat de implementatie die als referentie wordt gegeven volledig uitgevoerd is (go-live) op het moment van de indiening van het kandidaatdossier. Indien een project met meerdere implementatiefases nog lopende is, kunnen enkel de onderdelen die al geïmplementeerd zijn als Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 13/17
referentie dienen. De beschrijving van elk referentieproject moet de volgende informatie bevatten : Naam van de organisatie Naam van de contactpersoon, functie en contactgegevens (telefoon en/of mail) Startdatum van het project en datum van oplevering Budget in EUR Aantal mandagen Aantal eindgebruikers Locatie(s) Namen van de consultants en hun rollen Doel en scope van het project, inclusief aanduiding met welke posten van deze opdracht de scope van het project overeenkomt Beschrijving van de technische en functionele oplossing en de behaalde resultaten Attest van goede uitvoering door de klant 3.3.2. Voorgesteld team (40 punten) Kandidaten worden gevraagd om een beschrijving te geven van het team dat het project zal uitvoeren en de namen en de rollen van de consultants vermelden. Het team moet minimum bestaan uit een project manager, een functioneel profiel en een technisch profiel. Voor elke consultant van het voorgestelde team moet minstens 1 back-up worden voorgesteld, die ingezet kan worden bij vertrek of onvoorziene onbeschikbaarheid (enkel in geval van overmacht). Het totaal aantal voorgestelde consultants (voorgesteld team en back-ups samen) mag niet meer dan 12 bedragen. Elke consultant, zowel van het voorgestelde team als van de back-ups, moet beschikken over minimum drie jaar relevante ervaring op het vlak van talenkennis : o o Voor de project manager en de functionele profielen : een uitstekende kennis van het Nederlands of het Frans (mondeling en schriftelijk), en op zijn minst een goede begrijpende kennis (luisteren en lezen) van de tweede taal Voor de technische profielen : een uitstekende kennis van het Nederlandsof het Frans of het Engels Voor elke consultant wordt een CV bijgevoegd, die duidelijk vermelding maakt van de opleiding Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 14/17
(academisch en professionele opleiding), het aantal jaren relevante ervaring, de werkgevers, de projecten en klanten, de functionele domeinen waarin hij of zij gewerkt heeft en die overeenkomen met het voorwerp van deze opdracht, en de talenkennis (in niveaus, met onderscheid tussen begrijpen, spreken en schrijven). Kandidaten worden gevraagd aan te duiden of het eigen personeelsleden zijn dan wel ingehuurde krachten betreft. De kandidaat geeft dus een omschrijving op van het gedeelte van de opdracht dat hij desgevallend in onderaanneming aan een derde zal geven. 4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDEN VAN HET BESTEK BTC zal minstens de drie beste geklasseerde kandidaten selecteren en hen uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat hen met dit doel zal toegestuurd worden. De nietgeselecteerde kandidaten zullen binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen met de redenen voor niet-selectie. 5. INFORMATIESESSIE Er wordt een informatiesessie gepland over de selectiefase voor kandidaten op het hoofdkantoor van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, op 11.08.2014 om 10u00. Deze vergadering zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de voorziene selectieregels voor deze opdracht om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te beperken. Geïnteresseerden die wensen deel te nemen aan deze informatiesessie moeten zich ten laatste op 08.08.2014 per e-mail inschrijven bij Cédric DE BUEGER op het adres cedric.debueger@btcctb.org. 6. DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Kandidaatstellingen dienen ingediend te zijn ten laatste op vrijdag 05.09.2014. Een kandidaatstelling wordt in drie exemplaren ingediend : Twee papieren exemplaren, een origineel en een kopie, ofwel per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, in twee afzonderlijke gesloten omslagen ter attentie van dhr Cédric DE BUEGER met volgende vermelding op de omslag: Kandidaatstelling Opdracht voor de aanneming van diensten Bxl 1525 : Implementatie van een personeelsbeheersysteem - "ORIGINEEL" of "KOPIE", evenals de contactgegevens van de kandidaat. Eén digitaal exemplaar in PDF-formaat wordt via e-mail ingediend naar het adres cedric.debueger@btcctb.org. Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 15/17
7. SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATDOSSIER De kandidaatstelling dient samengesteld als volgt: Het getekend identificatieformulier van de kandidaat in bijlage I bij deze kandidatennota o Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor onderhavige opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. o Indien de inschrijver een rechtspersoon is met rechtspersoonlijkheid, dienen de documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen van de kandida(a)t(en) toegevoegd te worden (m.n. de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch Staatsblad dat de handtekeningbevoegdheid aantoont). Indien de ondertekenaar handelt op basis van een mandaat, moet de volmacht tevens toegevoegd worden. In dat geval dient duidelijk te blijken uit de statuten en het uittreksel dat de mandataris beschikt over de nodige delegatie bevoegdheden. Voor niet-belgische kandidaten, het bewijs dat de kandidaat in orde is met het betalen van sociale zekerheidsbijdragen, conform het wettelijk kader van het land waarin zij gevestigd is; De verklaring op eer waaruit blijkt dat de totale omzet van de kandidaat voor de drie jaar die voorafgaan aan deze publicatie boven 1.000.000 btw inbegrepen ligt; Een beschrijving van de vier referentieprojecten (maximum vijf A4-pagina's per referentieproject), cfr. hoofdstuk 3.3.1 Referenties ; Een beschrijving van het voorgestelde team en de bijhorende CV s, cfr. hoofdstuk 3.3.2 Voorgesteld team ; Het deel van de opdracht dat de kandidaat desgevallend in onderaanneming zal geven 8. INDIENINGSTERMIJN VAN DE INFORMATIEAANVRAGEN Tot en met 18.08.2014 kunnen de kandidaten hun opmerkingen of vragen over deze nota sturen naar het e-mailadres cedric.debueger@btcctb.org. Als dat nodig blijkt, zal BTC al deze vragen verzamelen en er een antwoord op geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen. Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 16/17
BIJLAGE I : IDENTIFICATIEFORMULIER Firmanaam: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van: Gedaan te., op. Handtekening/naam: Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1525 Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een personeelsbeheersysteem 17/17