ETHIEK Rik Bekking Theo van Mulken De loopbaancoach in een gezonde driehoeksrelatie Rik Bekking & Theo van Mulken In dit artikel gaan we in op het contracteren. Dat begrip is afkomstig uit de Transactionele analyse, een psychologisch denkmodel met veel direct toepasbare ideeën. We beschrijven enkele ethische dilemma s die voorkomen in de driehoeksrelatie opdrachtgever-coach-cliënt. Contracteren en hercontracteren helpt bij het minimaliseren van deze dilemma s. Aan de hand van de casus Johan bespreken we een drietal dilemma s en leggen we de lezer enkele vragen voor. 12
De gemeentesecretaris van een kleine Noord-Brabantse gemeente belt voor een afspraak. Hij wil een loopbaancoach inhuren. Een afdelingshoofd hier Johan genoemd is anderhalf jaar overspannen thuis geweest. Sinds kort heeft hij aangegeven dat hij wil re-integreren. Hij wordt intensief begeleid door een psycholoog. De gemeentesecretaris wil hem een begeleidingstraject aanbieden, omdat tijdens zijn afwezigheid een reorganisatie plaatsvond. De functie van het afdelingshoofd is komen te vervallen. Daarbij komt dat deze 57-jarige medewerker niet adequaat functioneerde. Een andere leidinggevende functie binnen de gemeente is niet beschikbaar en wordt ook niet passend gevonden. Gezien zijn staat van dienst is een begeleidingstraject zeer wenselijk, zegt de gemeentesecretaris. Tijdens het kennismakingsgesprek met Johan blijkt dat er sprake is van een vertrouwensbreuk tussen hem en de gemeentesecretaris. Hij wil graag een loopbaancoachingstraject starten. Hij wil onderzoeken welke mogelijkheden hij op zijn leeftijd nog heeft, zowel binnen als buiten de gemeente. Omdat hij de opdrachtgever niet vertrouwt, wil hij graag op het kantoor van een goede vriend, een jurist, de gesprekken voeren. In bovenstaande casus Johan is sprake van een reintegratie traject tweede spoor. De opdrachtgever heeft waarschijnlijk maar één doel in gedachten: Johan naar een andere baan begeleiden buiten de eigen organisatie. De problemen die in deze situatie kunnen ontstaan, kunnen voorkomen worden met een goed driehoekscontract. Het driehoekscontract Afspraken voor loopbaantrajecten worden gemaakt tussen drie partijen: de werkgever, de werknemer en de loopbaancoach. We noemen dit het driehoekscontract. Dit begrip werd geïntroduceerd door Fanita English (1975). De reden waarom we dit doen is om te voorkomen dat partijen tegen elkaar worden uitgespeeld. Als de coach met de werkgever praat over de opdracht, is de werknemer daar niet bij. Hetzelfde geldt voor de coachgesprekken tussen werknemer en loopbaancoach. De loopbaancoach weet dan weer niet wat er afgesproken wordt tussen werkgever en werknemer. In het driehoekscontract worden op drie niveaus (procedureel, professioneel en psychologisch) de afspraken helder verwoord. Alle partijen weten op deze manier waar ze aan toe zijn. Op het procedurele niveau worden afspraken gemaakt over tijd (hoe lang duren de coachgesprekken? In welk tijdsbestek vinden ze plaats?), locatie (waar vinden de gesprekken plaats?) en middelen (wat kost het coachtraject, welke hulpmiddelen zijn nodig?). Op professioneel niveau gaat het over de inhoud: wat moet het coachtraject precies opleveren? Tenslotte gaat het op psychologisch niveau over de verwachtingen. Wat verwacht ik van jou en wat mag jij van mij verwachten? Dit is het meest lastige niveau. Want hoe krijg je op tafel wat er in het hoofd van de ander zit? Het vraagt van de coach, naast de kunst van het vragen stellen, om continue alertheid op de vraag of dat wat de ander zegt congruent is, zowel qua taal als non-verbaal. Ook vraagt het van de coach het vermogen op tafel te leggen wat hij intuïtief aanvoelt of aan proces waarneemt. Zijn de verwachtingen eenmaal helder, dan kan dat leiden tot aanpassingen op een van de andere niveaus. Hierbij dient ook de context van de organisatie meegenomen te worden. Bijvoorbeeld: is loopbaancoaching een aanbod om jezelf door te ontwikkelen, of krijg je dit van je leidinggevende aangeboden omdat hij zo snel mogelijk van je af wil zijn? Een gezonde driehoeksrelatie Bij een heilzame relatie is er sprake van gelijkwaardigheid. Dat gaat over afstand en nabijheid. Een gezonde driehoeksrelatie is er een waarbij de afstand tussen partijen gelijkwaardig is. Een driehoekscontract met gelijkzijdige basis en benen! Is die afstand niet gelijk dan ontbreekt de gelijkwaardigheid. Welke dilemma s geeft dat bij de casus Johan? Dilemma 1 Op psychologisch niveau speelt van alles tussen opdrachtgever en coachee. Daarbij komt dat Johan zijn vriend de jurist bij de gesprekken aanwezig wil zien. Kan hier wel sprake zijn van een gezonde driehoeksrelatie? Als coach wil je er zijn voor je coachee, maar de opdrachtgever betaalt. Moet je dit traject wel aangaan? Immers, als het fout gaat, gaat het altijd fout aan het begin. 13
Bovenstaande dilemma is open besproken met alle partijen. De afspraken worden vastgelegd in een startcontract. De te bereiken doelen worden vastgelegd en iedereen committeert zich hieraan. Met de jurist wordt een gesprek gevoerd. Hij stelt zijn kantoor ter beschikking en zal Johan alleen tijdens het eerste gesprek ondersteunen. Hierna zullen de gesprekken niet meer door hem bijgewoond worden. Johan stemt in met het traject, omdat hij graag weer aan het werk wil. Hij hoopt dat dit nog kan binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente. Als dit niet mogelijk is hoopt hij op een passende werkkring elders. Hij wil via het coachingstraject meer zicht krijgen op zijn mogelijkheden. Welke arbeidsomgeving past nog? Wat zou nog mogelijk zijn? Welke organisatiecultuur past het best? Waar voelt hij zich goed thuis? Deze vragen zullen voor hem leidend zijn tijdens het coachingstraject. Voor de coaching worden de volgende doelen gesteld: het reflecteren op de ontstane problematiek (klankbord, de spiegel voorhouden, verkennen); het komen tot een reëel zicht op de mogelijkheden op de arbeidsmarkt het verkennen en vergroten van mogelijkheden (carrièremanagement) om een passende werkomgeving te vinden. Dilemma 2 Hoe zit je er als coach in? Bij jou speelt het psychologisch niveau ook een grote rol. Kun je open en objectief nee zeggen tegen de opdracht? Heb je te weinig werk en heb je de opdracht heel hard nodig? Stel de opdrachtgever heeft je al veel opdrachten gegeven. Kun je dan wel weigeren, commercieel gezien? Figuur 2. De coachee geïsoleerd In figuur 2 is de afstand tussen coach en opdrachtgever klein of wordt als klein beleefd door de coachee. Tijdens het traject, dat goed verloopt, belt de opdrachtgever om een afspraak te maken. Hij zoekt iemand voor een organisatieadvies opdracht. De afspraak wordt gemaakt. Tijdens het eerstvolgende gesprek wordt dit besproken met Johan. Dit leidt tot een escalatie. Het traject is vertrouwelijk en nu gaat zijn coach een één-tweetje aan met de baas die hem uit de organisatie wil hebben! Wat zou jij gedaan hebben in de boven beschreven situatie? Figuur 1. Een gezonde driehoeksrelatie In figuur 1 gaan we ervan uit dat de psychologische afstand tussen de drie partijen gelijk is. In de praktijk is dat meestal niet het geval. Dilemma 3 Hoe voorkom je dat de opdrachtgever zich op afstand gezet voelt? Je bent er voor de coachee maar de opdrachtgever betaalt. De gesprekken met je coachee zijn vertrouwelijk en toch heeft de opdrachtgever als betaler recht op informatie. De afstand tussen coach en coachee is in de praktijk klein, zie figuur 3. Zij werken intensief samen. De opdrachtgever wordt op afstand gehouden. Bijvoorbeeld door hem niet te betrekken bij het traject. 14
Figuur 3. De opdrachtgever geïsoleerd De klachten die bij beroepsorganisaties over coaches binnenkomen, hebben voor meer dan 80% te maken met bovenstaande situatie. De opdrachtgever vindt dan vaak dat hij betaald heeft voor iets wat niet geleverd is. De coachee is dan over het algemeen wel tevreden, maar de opdrachtgever voelt zich buitengesloten. Als coach heb je de verbinding met de opdrachtgever verwaarloosd. De coachvragen worden tijdens één of twee gesprekken gedetailleerder, preciezer geformuleerd door de coachee. De coachee bespreekt dit met zijn werkgever, de opdrachtgever. Als de doelen te sterk afwijken van de doelen in het contract, vindt een hercontractering plaats tussen coach, coachee en opdrachtgever. Dit gesprek wordt met Johan geoefend tijdens de tweede sessie. Hierna gaat hij samen met zijn vriend het gesprek met de gemeentesecretaris aan. De coach woont als toeschouwer het gesprek bij. Dit om de driehoek in stand te houden. Johan maakt op verzoek van de coach van ieder gesprek een kort reflectieverslag. Tijdens het laatste gesprek wordt gestart met de thema s die er nog toe doen. Hierna bereiden Johan en de coach het gesprek voor met de opdrachtgever. De reflectieverslagen van Johan vormen het uitgangspunt. Ter voorbereiding stelt de coach de volgende vragen: Hebben we ons aan het contract gehouden? Deed de opdrachtgever dat ook? Welke winst heb je geboekt? Hoe ga je deze winst borgen? Welke acties zijn voor de komende maanden van belang? Wat verwacht je de komende maanden van de opdrachtgever? Evaluatie van het traject. Met de geformuleerde antwoorden gaat Johan het gesprek met zijn gemeentesecretaris in. De coach blijft open, eerlijk en neutraal. Hij ondersteunt Johan en de opdrachtgever door goed te luisteren, samen te vatten en door te vragen. Oordelen, meningen en adviezen laat de coach thuis. Ter afsluiting wordt het traject tijdens het driehoeksgesprek geëvalueerd. Dilemma 4 De afstand tussen opdrachtgever en coachee is klein. en coachee hebben bijvoorbeeld een baaswerknemer relatie, die gebaseerd is op een vriendschappelijke relatie. Ze vertellen elkaar bijna alles (zie figuur 4). Ook is in het contract opgenomen dat de coachee een terugkoppeling verzorgt op het einde van het traject., coach en coachee gaan dan met elkaar in gesprek. Figuur 4. De coach geïsoleerd 15
Als loopbaancoach zul je jezelf in deze situatie moeten afvragen waarom jij wordt ingeschakeld. Durft de opdrachtgever toch niet te doen wat hij moet doen? Word je ingeschakeld om het gebrek aan leiderschap te compenseren? Daar is coaching niet voor bedoeld! Wat doe je? Ten slotte Als je anderen wilt ondersteunen bij vragen als: hoe kan ik me bezinnen op mijn loopbaan, hoe verander ik van werk, hoe kun je optimaal solliciteren, waar liggen mijn kwaliteiten, hoe vind ik een baan die echt bij me past, dan zijn kwaliteit in begeleiding en een professionele aanpak nodig. De professionele loopbaancoach start dan met een goed kennismakingsgesprek waarin contracteren op verschillende niveaus onontbeerlijk is voor alle actoren. Een gezonde driehoeksrelatie dus, die uitmondt in een helder contract. Want als het fout gaat, gaat het fout aan het begin! Literatuur Bekking, R., & Mulken, T. van (2010) Einstein en de kunst van coaching. Amsterdam: SWP. English, F. (1975) The three cornered contract. Transactional Analysis Journal, 4. Rik Bekking is trainer en coach bij BMC Groep in Amersfoort. Hij is gespecialiseerd in persoonlijke groei in een professionele werkomgeving. Theo van Mulken is senior adviseur bij de BMC groep. Hij is een ervaren coach, trainer, adviseur en verandermanager. Van hen verscheen in 2010 het boek Einstein en de kunst van coaching. In het boek wordt ingegaan op de drie rollen bij coaching: de coach, de coachee en de opdrachtgever. 16