Evenementenbeleid Titel document beleidsnota voor een evenwichtig vermaak onder titel (optioneel) 1
Gemeente Súdwest Fryslân Vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders Gemeente Súdwest Fryslân op 20 december 2011 Opgesteld door: Afdeling Bedrijfsvoering, Team Juridische- en Veiligheidszaken M. Eringa-Dokter, (Beleids)adviseur Openbare Orde en Veiligheid Brandweer Súdwest Fryslân + Littenseradiel, Afdeling Risicobeheersing J.A.P. Pommer en R.Reiker In samenwerking met de onderstaande diensten: 2
De inhoud in het kort De gemeente fungeert in de meeste gevallen niet als organisator van het evenement maar is wel verantwoordelijk voor de veiligheid binnen de gemeente. Om die reden is bepaald dat voor het organiseren van een evenement een vergunning nodig is. Op deze manier kan de gemeente al op voorhand invloed uitoefenen om er voor te zorgen dat een organisator het evenement op een verantwoorde manier vorm geeft. In het kader van de deregulering is er wel een categorie evenementen vastgesteld waarvoor geen vergunning nodig is. Dit betreft kleine evenementen waarbij op voorhand al duidelijk is dat deze geen buitengewone toezicht van de gemeente behoeven. Bij deze evenementen kan worden volstaan met een melding. Voor evenementen die niet onder de noemer klein evenement vallen moet middels een aanvraagformulier een vergunning worden aangevraagd. De gemeente voert een risicoscan uit, waarmee het evenement wordt aangemerkt als A, B of C evenement. Afhankelijk van de classificatie kunnen bepaalde aanvullende documenten van de organisator worden gevraagd (bijvoorbeeld een veiligheidsplan of een verkeers- en vervoersplan met tekeningen) en kunnen aanvullende voorschriften in de vergunning worden opgenomen. Door deze getrapte procedure wordt een organisator van een minder risicovol evenement niet onnodig belast met het aanleveren van gegevens en uitwerkingsplannen terwijl een organisator van een risicovol evenement zijn verantwoordelijkheid moet nemen en wel meer gegevens en uitgewerkte draaiboeken moet aanleveren. De behandeltermijn voor een vergunning is acht weken. Bij C evenementen is dit twaalf weken. Deze termijnen beginnen te lopen zodra een aanvraag is ingediend. De A evenementen kunnen door het team vergunningen zelfstandig worden beoordeeld en afgehandeld. Politie, brandweer en gemeentelijke diensten worden door middel van een afschrift op de hoogte gesteld van het evenement. De B en C evenementen worden besproken in het evenementenoverleg. In dit overleg zijn de lokale politie, de lokale brandweer en diverse gemeentelijke teams vertegenwoordigd, onder voorzitterschap van een medewerker van het teamvergunningen. Voor C evenementen wordt naast behandeling in het evenementenoverleg ook advies gevraagd van het kernteam veiligheid. Dit team bestaat uit beleidsadviseurs van het team juridische en veiligheidszaken, de groepschef en evenementencoördinator van de politie, de teamleider Risicobeheersing van de brandweer en de medewerker preventie van de GGD-GHOR. Er wordt advies uitgebracht en uiteindelijk besluit het bestuursorgaan (in de praktijk is dit voor A en B evenementen gemandateerd aan de teammanager Vergunningen) of een evenementenvergunning wordt afgegeven en welke voorschriften er aan de vergunning worden verbonden. De organisator is primair verantwoordelijk voor het nakomen van de vergunningvoorschriften. Om geluidsoverlast van evenementen te beperken heeft de gemeente Súdwest Fryslân duidelijke eindtijden voor evenementen vastgesteld, afhankelijk van de locatie van het evenement. Daarnaast is een maximum aantal evenementen per jaar vastgesteld waarbij er onderscheid is gemaakt in dorpskernen, grotere dorpen en steden en binnensteden. Daarnaast zijn uitgangspunten benoemd voor het afsluiten van wegen en het opruimen van afval. Door een evenementenvergunning is duidelijk welke afspraken er zijn gemaakt en aan welke voorschriften een organisator moet voldoen. Dit vergemakkelijkt ook het toezicht op evenementen. Indien de organisator zich niet aan de vergunningvoorschriften houdt kan de gemeenten en/of de politie waar nodig handhaven. Bij een overtreding van de vergunningvoorschriften kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden opgetreden en in voorkomende gevallen ook privaatrechtelijk. Bij de C evenementen is het kernteam veiligheid actief voor het schouwen van het verloop van het evenement om indien nodig direct maatregelen te kunnen nemen als de veiligheid ernstig in geding is. In bepaalde gevallen en onder voorwaarden kan de gemeente faciliteren bij evenementen. Uitgangspunten daarbij zijn dat het gaat om middelen en diensten die de gemeente zelf kan leveren en dat de kosten in beginsel bij de organisator in rekening worden gebracht. Schade aan gemeente eigendommen als gevolg van het evenement kan, indien verwijtbaar, bij de organisator in rekening worden gebracht. Na afloop van een B- en C evenement en tevens jaarlijks worden de evenementen geëvalueerd. Aan de hand van de input van de diverse diensten, de organisatoren en belanghebbenden wordt gekeken of evenementen in 3
de toekomst doorgang moeten vinden of dat er wellicht aanpassingen aan de voorschriften van de vergunning moeten komen. Dit geldt ook voor het aanpassen van deze beleidsnota. 4
DE INHOUD IN HET KORT... 3 1. INLEIDING... 7 1.1. OPDRACHT... 7 1.2. AFBAKENING INHOUD NOTA... 7 1.3. DOELSTELLING... 7 1.4. LEESWIJZER... 8 2. BEGRIPSOMSCHRIJVING... 9 2.1. HANDREIKING EVENEMENTENVEILIGHEID... 9 2.2. DEFINITIE EVENEMENT... 9 2.3. INDELEN VAN EVENEMENTEN... 9 2.4. SAMENLOOP... 11 3. WETTELIJK KADER... 12 3.1. DE ALGEMENE PLAATSELIJKE VERORDENING (APV)... 12 3.2. GEMEENTEWET... 13 3.3. WET OP DE VEILIGHEIDSREGIO (WVR)... 13 3.4. BRANDBEVEILIGINGSVERORDENING... 13 3.5. BOUWBESLUIT 2003 EN BOUWVERORDENING... 14 3.6. GEBRUIKSBESLUIT... 14 3.7. ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET... 14 3.8. VUURWERKBESLUIT... 14 3.9. LUCHTVAARTWET... 14 4. KADERS... 15 4.1. EXTERNE VEILIGHEID... 15 4.2. VOORSCHRIFTEN EVENEMENTEN... 15 4.3 PUBLIEKSDICHTHEID... 16 4.4 UITGANGEN... 16 4.5 VERKEERSVEILIGHEID EN VERKEERSMAATREGELEN... 16 4.6 GELUID BIJ EVENEMENTEN... 18 4.7 BUITENTAPS... 20 4.8 FACILITEREN DOOR DE GEMEENTE... 21 5 DE PROCEDURE... 23 5.3 AANVRAAG IN BEHANDELING NEMEN... 23 5.4 DE AFHANDELING BEPALEN... 24 5.5 DE REGULIERE PROCEDURE BIJ EEN B- EN C EVENEMENT... 25 5.6 DE AANVULLENDE PROCEDURE BIJ EEN C EVENEMENT... 27 5.7 DE VERGUNNINGAFHANDELING... 30 5.8 TOEZICHT EN HANDHAVING... 30 5.9 EVALUATIE... 31 6 OVERZICHT TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN... 38 5
BIJLAGE 1: AANVRAAGFORMULIER EVENEMENTEN... 40 BIJLAGE 2: KWANTITATIEVE- EN KWALITATIEVE RISICOSCAN... 48 BIJLAGE 3: SCHOUWLIJST VOOR HET BESCHRIJVEN VAN DE EVENEMENTENSITUATIE... 52 BIJLAGE 4: METHODIEK OM HET RISICO TE BEPALEN... 56 BIJLAGE 5: MOGELIJKE MAATREGELEN... 57 BIJLAGE 6: ONDERDELEN VAN HET REPRESSIEF VEILIGHEIDSPLAN OVERHEID... 60 6
1. Inleiding De gemeente Súdwest Fryslân bestaat uit een gebied met een grote verscheidenheid aan dorpen en steden. Het is een waterrijk gebied en bijna de helft van de vele Elfstedenroutes loopt door de gemeente, waarbij 6 van de 11 steden worden aangedaan. Dit brengt ook een grote verscheidenheid aan evenementen met zich mee, zowel lokaal als regionaal en zelfs met een landelijke uitstraling. Een aansprekend evenementenprogramma levert een belangrijke bijdrage aan de aantrekkelijkheid van het gebied, niet alleen voor de inwoners maar ook voor de toeristen. Jaarlijks worden er in Súdwest Fryslân zo n 225 evenementen georganiseerd waarvoor een vergunning nodig is. Dat wil zeggen dat de kleine evenementen (buurtniveau) hier niet bij zitten. Het evenementenaanbod is enorm gevarieerd met activiteiten op het gebied van sport (fierljeppen, zeilen, fietsen,..), cultuur (folkloristisch dansen, shanty korenfestival, straattheater,..), culinair (Lekker Bolsward, Lekker Sneek,..) en vermaak (muziekevenementen, (jaar)markten, kermissen, braderieën,..). Evenementen hebben echter ook een keerzijde. In veel gevallen ervaren omwonenden van de evenementenlocatie overlast van geluid of verkeer. Tal van evenementen zijn in de afgelopen jaren gegroeid qua omvang en trekken zeer veel bezoekers. Dit vergt een bijzondere inspanning van organisatoren maar ook van de gemeente en hulpdiensten om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen. Niet voor niets is voor het houden van een evenement een vergunning nodig waarbij getoetst wordt aan de gevolgen voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. 1.1. Opdracht Ieder van de voormalige gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritserediel had op het moment van fuseren een evenementenbeleid. De concrete opdracht vanuit de harmonisatie van beleid is dan ook de huidige beleidsnota s te harmoniseren tot een nieuw evenementenbeleid voor de gemeente Súdwest Fryslân. 1.2. Afbakening inhoud nota Deze nota biedt de kaders voor het toetsen en beoordelen van een vergunningaanvraag zodat voor alle betrokkenen duidelijk en helder beschreven is onder welke voorwaarden een evenement kan worden georganiseerd. Deze nota gaat niet in op de toeristische en economische ontwikkelingsmogelijkheden voor evenementen, maar hanteert wel als uitgangspunt dat evenementen een positieve bijdrage leveren op deze gebieden en dat iedere aanvraag dan ook met een positieve insteek getoetst wordt. Een speerpunt van deze nota is dan ook om binnen de grenzen van redelijkheid, op een goed afgewogen en verantwoorde wijze evenementen zo veilig mogelijk te laten verlopen. Door middel van de evenementenvergunning kan de gemeente in samenwerking met de hulpdiensten op voorhand onderzoeken of bij een evenement de veiligheid, openbare orde, de volksgezondheid en het milieu gewaarborgd wordt. Hierbij wordt wel opgemerkt dat het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de organisator is om ervoor te zorgen dat deze zaken niet in het geding komen. De voormalige gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritserediel hadden ieder een evenementenbeleid vastgesteld. Deze nota s gelden als uitgangspunt waarbij met het oog op harmonisering, actualisering en deregulering zaken zijn aangepast. 1.3. Doelstelling De doelstelling van deze nota bevat de volgende punten: 7
- Het formuleren en vaststellen van een duidelijk beleidskader voor het organiseren van evenementen (wat mag wel en wat mag niet) - Objectivering van de classificatie bij de risico inventarisatie en analyse van evenementen - Inzichtelijk maken van de vergunningprocedure - Duidelijkheid verschaffen over de faciliterende rol van de gemeente bij evenementen 1.4. Leeswijzer Na de inleiding van deze nota volgt in hoofdstuk 2 de begripsomschrijving van evenementen. Het wettelijk kader wordt beschreven in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 worden de kaders beschreven voor het organiseren van een evenement. Daarbij komt de veiligheid aan de orde maar ook beperken van geluidsoverlast, het verstrekken van alcohol op straat en de faciliterende rol van de gemeente bij evenementen. Na de beschrijving van de vergunningprocedure in hoofdstuk 5 volgt in hoofdstuk 6 een overzicht van taken en verantwoordelijkheden. 8
2. Begripsomschrijving 2.1. Handreiking evenementenveiligheid Er is landelijk een projectgroep opgericht en samengesteld om te komen tot een Handreiking evenementenveiligheid (Handreiking). Deze nota is conform het kader en de uitgangspunten van deze Handreiking -in ontwikkeling- opgesteld. 2.2. Definitie evenement Onder een evenement wordt in de APV verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Dit is een brede begripsomschrijving waarop slechts enkele uitzonderingen worden gemaakt. De formele omschrijving van het begrip evenement staat in artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening Súdwest Fryslân. Specifiek ten aanzien van de veiligheid zijn er bepalingen in de Wet Veiligheidsregio s (Wvr) opgenomen. Een risicovol evenement wordt gedefinieerd als: Een voorzienbare of onvoorzienbare gebeurtenis, die - toegankelijk is voor een verzameling mensen, - plaatsheeft binnen een bepaalde tijd en - binnen een bepaalde omgeving en die kan leiden tot - risico s voor het leven of de gezondheid van (veel) personen, het milieu, (grote) materiële of vitale belangen van de samenleving en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om - die dreiging weg te nemen of - de schadelijke gevolgen te beperken. Het eerste van de drie delen van deze definitie is de gehanteerde definitie uit de publicatie Veilige evenementen, COT, 2009. Het tweede en derde deel van de definitie vinden hun oorsprong in de Wvr. Deze elementen hebben betrekking op de werkwijze van het veiligheidsteam die zich richt op twee hoofdvragen: wat bedreigt de gemeente en hoe erg is dat en wat moeten wij kunnen en wat hebben we daarvoor nodig? 2.3. Indelen van evenementen Evenementen zijn er in vele soorten en maten vanuit cultuur, sport, recreatie en toerisme. De veiligheid voor alle betrokkenen bij een evenement is een centraal thema. Voor het classificeren van evenementen wordt in deze nota dan ook uitgegaan van een indeling in risicoklassen. 9
Het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip van het evenement zijn ieder voor zich en in onderlinge samenhang bepalend voor de risicoklasse. Onder punt 5.4 van deze nota wordt beschreven op welke wijze punten aan deze aspecten worden toegekend en welke gevolgen dit heeft voor de classificatie. Door middel van een risicoscan kan een (eerste) oordeel worden gegeven over de waarschijnlijkheid dat het evenement: 1. leidt tot risico s voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en 2. maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen. Er worden drie classificaties erkent. A evenementen zijn zogenaamde reguliere evenementen waarbij de aanwezigheid van risico s (zeer) onwaarschijnlijk is; B evenementen zijn zogenaamde aandachtevenementen waarbij de aanwezigheid van risico s aannemelijk is; C evenementen zijn zogenaamde risicovolle evenementen waarbij de aanwezigheid van risico s zeer waarschijnlijk is. Afhankelijk van de risicoclassificatie worden passende maatregelen en adviezen opgesteld. In onderstaande tabel wordt aangegeven wat per risicoklasse het gevolg voor de vergunningverlening is. Onderdeel Klasse A Klasse B Klasse C Proactie/ Preventie/ Preparatie Gemeentelijk, door het aanleveren van standaard voorschriften. Aanleveren voorschriften aangevuld met maatwerkvoorschriften; Beoordeling van het veiligheidsplan organisatie; Advisering door hulpdiensten; Multidisciplinair afstemmen in het evenementenoverleg; Bereikbaarheidskaart voor alle betrokken diensten, indien er kwalitatief gescoord wordt in de risicoscan; Aanleveren voorschriften aangevuld met maatwerkvoorschriften; Behandeling in een multidisciplinaire werkgroep (kernteam veiligheid); Beoordeling van het veiligheidsplan organisatie; Opstellen van een multidisciplinaire risicoanalyse; Opstellen van een repressief veiligheidsplan overheid; Bereikbaarheidskaart voor alle betrokken diensten; Informeren meldkamer. Informeren meldkamer. Repressie De basiszorg wordt niet beïnvloed. De basiszorg wordt niet/zelden beïnvloed. De basiszorg wordt beïnvloed. Signaleren / controleren Er vinden geen controlerende werkzaamheden plaats. Er vinden steekproefsgewijs controlerende werkzaamheden plaats. Er vind controle plaats van het veiligheidsmanagement plan organisator, het repressief veiligheidsplan overheid, de opgestelde multidisciplinaire risicoanalyse en de vergunning; Betrokken actoren Team vergunningen. Team vergunningen Team Ruimtelijke Ordening (verkeer, geluid); Team Handhaving en toezicht; Politie; Brandweer. Beleidsadviseurs openbare orde en veiligheid, zowel regie als crisisbeheersing); Handhavingscoördinator; Organisator; Politie; Brandweer; GHOR. 10
2.4. Samenloop Indien zich de situatie voordoet dat er binnen de gemeente / regio meerdere evenementen voorgenomen zijn - die vallen onder de B-klasse en die gelijktijdig in elkaars nabijheid plaatsvinden of indien een aantal evenementen gelijktijdig plaatsvinden, waarbij een groot potentieel van de hulpverleners gevraagd wordt - kan door het kernteam veiligheid overwogen worden om alle evenementen tezamen als een klasse C te beschouwen en dit zal aan het bestuursorgaan geadviseerd worden. Het bestuursorgaan neemt zelf de besluiten aangaande C evenementen. 11
3. Wettelijk kader Er zijn diverse wet- en regelgeving die invloed hebben op de vergunningverstrekking bij evenementen. Deze zijn in het evenementenbeleid verwerkt. Dit hoofdstuk geeft een overzicht van het wettelijk kader die een rol kunnen spelen bij de besluitvorming. 3.1. De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) vormt de wettelijke basis. De formulering van spelregels voor het organiseren van evenementen is bij uitstek een gemeentelijke taak. Op 1 januari 2011 zijn de gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritseradiel gefuseerd tot de gemeente Súdwest Fryslân. In het kader van harmonisering moeten de 5 APV s en de onderliggende beleidsnota s op elkaar afgestemd worden tot één nieuw beleid voor de gemeente Súdwest Fryslân. De APV Súdwest Fryslân wordt op 26 januari 2012 ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. In deze nota wordt uitgegaan van de APV Súdwest Fryslân en derhalve treedt deze nota gelijktijdig met de APV Súdwest Fryslân in werking. Evenementenvergunningen Ingevolge artikel 2:25 van de APV is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De APV maakt onderscheid in meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen. Dit onderscheid is gemaakt in het kader van de deregulering. Organisatoren van kleine evenementen kunnen volstaan met het doen van een melding en hoeven niet de gehele vergunningprocedure te doorlopen. Bij het organiseren van een evenement dient de organisator aan de hand van de criteria in de APV na te gaan of een vergunning moet worden aangevraagd. Deze nota heeft betrekking op de vergunningsplichtige evenementen. In de APV van Súdwest Fryslân zijn de meldingsplichtige evenementen beschreven in artikel 2:25 lid 2. Weigeringsgronden Het evenement kan echter alleen geweigerd worden indien de overtreding betrekking hebben op de vier weigeringsgronden die in de APV zijn aangegeven. Dit is een weigering in het belang van: de openbare orde; de openbare veiligheid; de volksgezondheid; de bescherming van het milieu. De burgemeester heeft dus de bevoegdheid op basis van de APV al dan niet toestemming in de vorm van een afgifte van een vergunning te geven voor het laten plaatsvinden van een evenement. De bevoegdheid is gemandateerd aan het Team vergunningen. Voorschriften en beperkingen Op grond van artikel 1:4 van de APV kan aan een vergunning of ontheffing voorschriften en beperkingen worden verbonden. Deze voorschriften en beperkingen strekken slechts tot bescherming van het belang of de belangen waarmee de vergunning of ontheffing is vereist. Volledigheid Indien de aanvraag te laat of onvolledig wordt ingediend kan met inachtneming van een hersteltermijn besloten worden deze niet meer te behandelen (artikel 1:3 van de APV en 4:5 Algemene wet bestuursrecht). Een organisator dient er dus zorg voor te dragen dat de aanvraag compleet wordt aangeleverd bij de gemeente. 12
3.2. Gemeentewet Toezicht houden De burgemeester heeft expliciet de taak gekregen toezicht te houden op openbare bijeenkomsten die plaatsvinden binnen de gemeente. Het houden van toezicht omvat niet alleen het handhaven van de openbare orde, maar omvat ook de bescherming van de gezondheid en veiligheid van de burger die op de één of andere manier bij het evenement betrokken is. Daarmee heeft de burgemeester een controlerende taak met betrekking tot de publieksveiligheid. Bevelen geven De burgemeester heeft de bevoegdheid bevelen te geven als hij/zij denkt dat er een reële kans aanwezig is dat zich wanordelijkheden, oproerige bewegingen of zware ongevallen en rampen zullen voordoen. Deze bevoegdheid geldt ook indien deze situaties daadwerkelijk optreden gedurende het evenement. 3.3. Wet op de veiligheidsregio (Wvr) Een belangrijk item bij evenementen is de veiligheid van deelnemers en bezoekers. Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio s (Wvr) in werking getreden. Deze wet verplicht de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten binnen een regio tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling, waarbij een openbaar lichaam wordt ingesteld met de aanduiding: veiligheidsregio. De gemeente Súdwest Fryslân behoort tot de veiligheidsregio Fryslân. Het bestuur van de veiligheidsregio heeft in 2010 het regionaal risicoprofiel vastgesteld. Het regionaal risicoprofiel dient mede als basis voor deze beleidsnotitie. Brandveiligheid bij evenementen Voor de gemeente zijn er taken weggelegd in het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, brandgevaar, gevaar en ongevallen. Dit is vastgelegd in de artikelen 2 en 3 Wvr. Bij evenementen stelt de brandweer namens burgemeester en wethouders voorwaarden om te zorgen dat de (brand)veiligheid zo goed mogelijk gewaarborgd is en dat zij in voorkomende gevallen haar werk snel en veilig kan doen. De werkprocessen van de brandweer zijn op deze taak gebaseerd en omvatten: Verstrekken van brandveiligheidsvoorschriften Adviseren De medewerkers van Team vergunningen maken de afweging van alle belangen en zij kunnen voorschriften en/of het advies (deels) niet overnemen. Dit dient wel beargumenteerd te worden. 3.4. Brandbeveiligingsverordening Brandveiligheid van tijdelijke bouwwerken Gemeenten zijn verplicht een brandbeveiligingsverordening op te stellen. Hierin staan voorschriften opgenomen met betrekking tot de taken die de gemeente heeft volgens de Wvr. De brandbeveiligingsverordening regelt de brandveiligheid, daar waar geen sprake is van een bouwwerk. Hieronder vallen wel de tijdelijke bouwwerken, zoals een feesttent. Concreet houdt dit in dat de brandweer een tijdelijke gebruiksvergunning cq. voorschriften moet afgeven voor evenementen in tijdelijke objecten waarin meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zullen zijn. Een vergunning kan worden geweigerd, indien de tijdelijke inrichting niet brandveilig is en door middel van de voorschriften ook niet kan worden bereikt. Echter stelt de brandbeveiligingsverordening dat er geen tijdelijke gebruiksvergunning opgesteld hoeft te worden bij tijdelijke inrichtingen, bedoeld voor meer dan 50 personen, als de voorschriften aan de evenementenvergunning zijn gekoppeld. 13
3.5. Bouwbesluit 2003 en bouwverordening In het bouwbesluit zijn de minimumeisen op bouwtechnisch gebied opgenomen ten aanzien van de kwaliteit van nieuw te bouwen bouwwerken, alsmede de staat waarin bestaande bouwwerken minimaal moeten verkeren. Indien tijdens het evenement gebruik wordt gemaakt van bestaande bouwwerken, moeten deze bouwwerken voldoen aan de brandveiligheidsvoorschriften gesteld in het bouwbesluit. 3.6. Gebruiksbesluit In het gebruiksbesluit zijn voorschriften opgenomen over het gebruik van gebouwen. Zowel permanente als tijdelijk bouwwerken dienen altijd conform het gebruiksbesluit gebruikt te worden. 3.7. Arbeidsomstandighedenwet In de arbeidsomstandighedenwet wordt ingegaan op de bedrijfshulpverlening (BHV). Een BHV organisatie moet tijdens calamiteiten zorg dragen voor het alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen. De werkgever draagt dus de verantwoordelijk voor zijn werknemers en het publiek. Indien dit in het perspectief van evenementen wordt gezet, komt dit er concreet komt dit erop neer dat een BHV organisatie afgestemd moet zijn op de werknemers en bezoekers van het evenement. De organisator draagt dus de verantwoordelijkheid voor de veiligheid bij het evenement. 3.8. Vuurwerkbesluit Indien er voornemens zijn op bij het evenement vuurwerk tot ontsteking te brengen of gebruik te maken van pyrotechnische speciale effecten (PSE), zal er bij de Provincie melding gedaan moeten worden of een vergunning worden aangevraagd. De Provincie stelt hier regels en voorschriften aan. 3.9. Luchtvaartwet Bij het gebruik van ballonnen of helikopters is de luchtvaartwet van toepassing. Aan het gebruik zijn voorschriften gekoppeld. Tevens dient voor het gebruik hiervan een verklaring van geen bezwaar door de burgemeester te worden afgegeven. 14
4. Kaders Ongeacht het soort evenement en de risicoklasse heeft de gemeente kaders opgesteld waaraan voldaan moet worden. Deze kaders zijn gericht op het verbeteren van de veiligheid op de evenementterreinen. 4.1. Externe veiligheid Externe veiligheid gaat over de risico s voor mens en milieu bij het gebruik, de opslag en het vervoer van gevaarlijke stoffen. Bij het beoordelen van de externe veiligheid worden contouren om de desbetreffende bedrijven, transportroutes of buisleidingen aangebracht. De contouren zeggen iets over het effect dat kan optreden als zich een incident voordoet. Als de afstand tot een risicovolle activiteit maar groot genoeg is, is er sprake van 100% veiligheid. Maar deze afstand kan soms vele kilometers groot zijn en Nederland is te klein om deze afstanden te hanteren. Daarom is bij het bieden van basisveiligheid gekozen voor het normeren van het Plaatsgebonden Risico (PR). Bij de PR-contouren wordt ervan uitgegaan dat binnen deze contouren de kans op een dodelijk slachtoffer maximaal 1 op een miljoen per jaar is. De PR contouren zijn opgenomen in de Regeling Externe Veiligheid Inrichtingen en zijn inzichtelijk gemaakt in de risicokaart. De actuele risicokaart staat op de website www.nederland.risicokaart.nl. Het is van toepassing bij objecten/infrastructuur volgens: het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (= BEVI) de circulaire risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen en de circulaire zonering langs hogedruk aardgastransportleidingen. De normstelling bij het plaatsgebonden risico richt zich op de kwetsbare en beperkt kwetsbare objecten. Gesteld is dat er geen kwetsbare objecten in de PR-contouren mogen worden geplaatst. Beperkt kwetsbare objecten mogen wel binnen deze contouren geplaatst worden, echter onder zeer gewogen voorwaarden. De toelating moet gemotiveerd worden. Bij evenementen is ten aanzien van de veiligheid gesteld dat het evenementterrein (inclusief vluchtwegen) niet in de PR-contouren vallen. Terreinen die wel binnen de PR-contouren vallen, zullen als uitgesloten evenemententerrein worden beschouwd. Echter kunnen er buiten de PR contouren ook slachtoffers vallen. Naast de PR-contouren is daarom ook het invloedsgebied relevant. Het invloedsgebied begint bij de bron van het incident en loopt tot de 1% letaliteitsgrens: de afstand waarop nog 1% van de blootgestelde mensen in de omgeving komt te overlijden bij een calamiteit met gevaarlijke stoffen. Uitzondering op deze regel is dat de aangegeven grens bij LPG niet 1% is, maar 100%. Binnen de regionale brandweer is een Bureau Externe Veiligheid in het leven geroepen, welke gemoeid zijn met de vraagstukken waar externe veiligheid relevant is. Wegens het specifieke karakter van externe veiligheid, zal de lokale brandweer de betrokkenheid van bureau externe veiligheid bepalen en gezamenlijk het vraagstuk toetsen. 4.2. Voorschriften evenementen Door de brandweer zijn er separate voorschriften opgesteld ten aanzien van (brand)veiligheid, zelfredzaamheid en waarborgen inzet hulpdiensten bij evenementen. De voorschriften zijn ondergebracht in 41 artikelen, ook wel rubrieken genoemd. De aanvrager dient in zijn aanvraag aan te geven welke aspecten van belang zijn. De voorschriften die van toepassing zullen zijn, worden door de brandweer aan het team vergunningen verstrekt. Tevens worden vergunningaanvragen door de brandweer getoetst, waarbij gekeken wordt of aan deze voorschriften wordt voldaan. Hieruit volgt een advies richting team Vergunningen. Wegens het grote aantal voorschriften zijn deze niet opgenomen in het evenementenbeleid. 15
4.3 Publieksdichtheid In de adviesbehandeling van de brandweer wordt getoetst op het gebruiksbesluit. Het gebruiksbesluit geeft kaders ten aanzien van de publieksdichtheid. De brandweer beoordeelt of het aangevraagde bezoekersaantal conform deze kaders zijn. Van het gebruiksbesluit wordt door de brandweer niet afgeweken. Echter kan door de gemeente wel afgeweken worden van het advies brandweer. De gemeente mag in het aantal toegestane personen een grotere beperking opleggen. De beperking dient wel beargumenteerd te zijn. Als voorbeeld kan een grotere beperking in het bezoekersaantal nodig zijn voor een evenemententerrein dat voor een discotheek ligt. Gedurende het evenement moet deze discotheek wel in staat zijn hun bezoekersaantal te kunnen ontruimen in geval van een calamiteit. Het buitenevenement mag deze ontruiming niet beperken. 4.4 Uitgangen Onveiligheidsgevoelens Een aantal aspecten is van belang om verdrukking van en onveiligheidsgevoelens bij het publiek te voorkomen: 1. Het aantal uitgangen van het evenemententerrein: Er dienen bij buitenterreinen tenminste 2 uitgangen te zijn; 2. De aanduiding van de uitgangen: De uitgangen dienen duidelijk als zodanig te worden aangegeven. Publiek dat zich op het evenemententerrein bevindt moet vanaf elke plaats in staat zijn een of meerdere aanduidingen van uitgangen te zien; 3. Het effectief gebruik van de uitgangen: Publiek moet is staat zijn om zich vanaf elke plaats veilig en snel naar een of meerdere uitgangen te begeven; 4. De directe en actuele informatieverstrekking naar het publiek: Het publiek moet op elk gewenst moment voorzien kunnen worden van informatie, bijvoorbeeld aanwijzingen voor een geleide ontruiming. Professioneel verstrekte informatie kan onrust en paniek voorkomen. Het gebruik van de geluidsinstallatie van podia is een reële optie. Een back up installatie bij uitval van de stroomvoorziening is noodzakelijk; 5. De verlichting van het evenemententerrein en uitgangen: Terrein en de uitgangen moeten verlicht kunnen worden. In verband met de uitval van de reguliere stroomvoorziening dient noodverlichting aanwezig te zijn. Afhankelijk van de aard van het te verwachten publiek kan bepaald worden of calamiteitenverlichting noodzakelijk is; Effectieve uitgangsbreedte Het aantal meters uitgangsbreedte dat bij een evenement beschikbaar is, wordt door de brandweer getoetst. Hierbij wordt gekeken of er voldoende uitgangsbreedte aanwezig is om het aanwezige publiek van het terrein binnen een minuut te kunnen ontruimen. Het kader dat bij de te beoordelen evenementen toegepast wordt is, is het bouwbesluit. Ook kan de gemeente beargumenteerd afwijken van het advies van de brandweer met betrekking tot toegestane uitgangsbreedtes. 4.5 Verkeersveiligheid en verkeersmaatregelen Een evenement vindt in veel gevallen op een zodanige locatie plaats dat (delen van) wegen moeten worden afgesloten. Ook kan het zo zijn dat grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming belemmeren en/of parkeerdruk in het gebied veroorzaken. De organisator moet maatregelen nemen om de bereikbaarheid voor bezoekers en zeker ook voor de hulpdiensten te waarborgen. Dit betekent dat de organisator een verkeerscirculatieplan inclusief parkeerplan moet maken en bij de uitvoering daarvan voldoende verkeersregelaars of parkeerbegeleiders moet inzetten. 16
Afsluiten van wegen (openbare weg) Indien een organisator verzoekt om in verband met de locatie van het evenement een weg (waaronder ook parkeerterreinen, pleinen etc.) af te mogen sluiten wordt het volgende meegewogen: wat is het belang van de organisator bij de afsluiting; zijn er alternatieven voor de afsluiting; wat is het belang van omwonenden en ondernemers in het betreffende gebied; hoe is de bereikbaarheid voor hulpdiensten en andere belanghebbenden gewaarborgd; zijn er alternatieven voor het doorgaande verkeer. Bij de beoordeling of de verkeersveiligheid en/of de doorstroming in het geding is wordt onderscheid gemaakt in 3 categorieën wegen: 1. erftoegangsweg, verblijfsgebied de zogenaamde 30 en 60km zones 2. gebiedsontsluitingswegen: verkeersaders ter ontsluiting van een gebied - de zogenaamde 50 en 80km wegen 3. stroomwegen, hoofdwegen Bij categorie twee en drie wordt in beginsel geen toestemming verleend. Afhankelijk van de impact van de afsluiting kan worden volstaan met het opnemen van voorschriften in de vergunning of is er separaat een verkeersbesluit noodzakelijk. Plaatsen van hekken en borden De organisator levert bij de gemeente een hekkenplan met daarbij de bebording aan. Als wegbeheerder is de gemeente verantwoordelijk voor de veiligheid op de weg. Een weg mag alleen worden afgesloten conform een door de gemeente goedgekeurde tekening waarop hekken en verkeersborden nauwkeurig staan vermeld. Indien schade ontstaat door onjuiste uitvoering door de organisator zal de gemeente de ontstane schade op die organisator verhalen. Tijdens het evenement is organisator verantwoordelijk voor het in stand houden van de borden en hekken, ze moeten dit meerdere malen controleren gedurende het evenement Verkeersregelaars De organisator is verantwoordelijk voor het inzetten van verkeersregelaars. Personen die met enige taak of bevoegdheid inzake de verkeersregeling op de openbare weg zijn belast dienen daarvoor voldoende opgeleid en gecertificeerd te zijn. Dit moet ruim van te voren. De opleiding wordt door de politie gedaan en het aanstellen door burgemeester Parkeer- en verkeeroverlast Wanneer er veel bezoekers per auto worden verwacht kunnen er parkeerproblemen ontstaat. Tijdens evenementen dienen belangrijke bestemmingen bereikbaar te blijven. Per evenement zal worden bepaald in hoeverre door parkeeroverlast een verkeersonveilige of verkeershinderlijke situatie zou kunnen ontstaan. De organisator dient te zorgen voor voldoende parkeervoorzieningen en/of parkeerbegeleiding. De organisator dient er tevens voor te zorgen dat fietsen op een zodanige plek worden geplaatst dat deze geen belemmering vormen op de toegangswegen en de calamiteitenroutes. Hiervoor moet zonodig een stallingmogelijkheid gerealiseerd worden. De organisator stelt belanghebbenden en omwonenden tijdig in kennis van de verkeersmaatregelen in verband met het evenement. Bereikbaarheid hulpdiensten Bij een evenement waar gebruik wordt gemaakt van de openbare weg wordt de voorwaarde gesteld dat er minimaal 3,5 meter vrije doorgang is. Dit om de vrije doorgang van hulpverleningsdiensten te garanderen. Obstakels (podia, kramen, terrassen etc.) op de rijbaan moeten zo geplaatst worden dat deze 3,5 meter vrije doorgang gewaarborgd wordt. 17
Vluchtwegen De organisator moet het evenemententerrein voorzien van voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen voor bezoekers. Het aanwezige personeel (ook vrijwilligers) moet bovendien goede instructie krijgen over de vluchtroutes. Verkeersplan en voorschriften Aan de evenementenvergunningen worden voorschriften verbonden die betrekking hebben op afzetting van wegen, tijdelijke verkeersbesluiten, voorzien in en toezicht op parkeervoorzieningen, bereikbaarheid voor hulpdiensten, voorlichting over omleidingen etc. Verkeersveiligheid kan een reden zijn om aan de organisatie een verkeersplan te vragen. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen: a. hoe de aan- en afvoer van het bezoek zal verlopen b. hoe het parkeren van de auto s en fietsen geregeld is c. het (aanvullend) openbaar vervoer d. de inzet van verkeersregelaars e. de stremmingen en omleidingen f. het communiceren over de gewijzigde verkeerssituatie g. vermelden mogelijkheden openbaar vervoer h. verstrekken informatie over parkeervoorzieningen aan de bezoekers 4.6 Geluid bij evenementen Geluid is voor omwonenden het meest prominent aanwezige aspect van evenementen. Vooral in grotere kernen binnen de gemeente, waar meerdere keren per jaar en soms meerdere dagen achter elkaar muziekevenementen worden gehouden, neemt de ervaren overlast toe zeker als deze evenementen tot laat op de avond cq tot in de nachtelijke uren doorgaan. De gemeente Súdwest Fryslân kiest voor een systeem met eindtijden en op veel gebruikte locaties een maximum aantal keren per jaar. Dit geeft duidelijk aan organisatoren en omwonenden. Categorie-indeling Evenementen die in de openlucht (of in een tent) worden gehouden kunnen qua geluid in de volgende categorieën worden onderverdeeld: 1 Evenementen die met name overdag plaatsvinden en waarbij de muziek slechts een nevenbestanddeel is, zonder versterkte live muziek. 2 Evenementen waarbij muziek het hoofdbestanddeel vormt en waarbij het evenement maximaal 8 uur duurt. 3 Grote meerdaagse evenementen met versterkte muziek in de avond c.q. nachtelijke uren.. Ook als het gaat om evenementenlocaties kan onderscheid worden gemaakt, met name in het aantal keren per jaar dat er evenementen plaatsvinden: 1 dorpskernen¹ waar incidenteel (1 keer per jaar) een evenement plaatsvindt met een sterk plaatselijk draagvlak (dorpsfeesten). 2 grotere dorpen en steden² waar sprake is van toerisme en waar ten hoogste 6 maal per jaar evenementen plaatsvinden. 3 centrumsteden waar vaker dan 6 keer per jaar een evenement plaatsvindt. In de regel zijn dit evenementen die op meerdere locaties plaatsvinden. 4 alle locaties die niet onder categorie A t/m C vallen (met name locaties in het buitengebied). 18
Maximumstelsel Om duidelijkheid te verschaffen ten aanzien van de geluidsbelasting zijn uitgaande van de belasting en de locatie regels ten aanzien van het aantal keren per jaar en eindtijden opgesteld. Bij het bepalen van deze regels is uitgegaan van de regels in de voormalige gemeenten en de evenementen zoals die in de afgelopen jaren zijn georganiseerd. In schema: Niet belastend Belastend Zwaar belastend Dorpskernen* Onbeperkt 0 Met uitzondering van evenementen die al jarenlang worden georganiseerd 1 Max. 2 avonden tot 2.00 uur op vrij en zat Max. 1.00 uur op overige dagen Bij meer dan 2 avonden overige dagen 24.00 uur Grotere dorpen en steden* Onbeperkt 3 Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen 1 Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen Centrum Bolsward onbeperkt 5 Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen Centrum Sneek Onbeperkt 10 Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 op overige dagen Buitengebied* Onbeperkt Beperkte mogelijkheden 2 Max. 1.00 uur op alle dagen 2 Max. 1.00 uur op alle dagen In beginsel geen mogelijkheden Evenementen die overdag plaatsvinden en waarbij de muziek slechts een nevenactiviteit vormt worden voor wat betreft geluid aangemerkt als niet belastend en er geldt voor alle locaties in beginsel geen beperking ten aanzien van het aantal evenementen. Evenementen met muziek als hoofdactiviteit en een duur van maximaal 8 uren worden voor wat betreft geluid aangemerkt als belastend. Voor de verschillende locaties gelden daarbij de volgende uitgangspunten: 1. in de dorpskernen wordt naast de jaarlijkse dorpsfeesten in principe geen ruimte geboden voor belastende evenementen, met uitzondering van de evenementen die al jarenlang worden georganiseerd. 2. In de grotere dorpen en steden is het mogelijk om 3 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd van 1.00 uur op vrijdag en zaterdag en 24.00 uur op de overige dagen. 19
3. In het centrum van Bolsward is het mogelijk om 5 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd op vrijdag en zaterdag van 1.00 uur en op de overige dagen 24.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Bolsward geldt dit als 1. In het centrum van Sneek is het mogelijk om 10 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd op vrijdag en zaterdag van 1.00 uur en de overige dagen 24.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Sneek geldt dit als 1. 4. In het buitengebied geldt als uitgangspunt dat zeer terughoudend wordt omgegaan met het verlenen van een vergunning voor een belastend evenement. Op een aantal locaties speelt Natura 2000 bij de beoordeling van de aanvraag een rol. Meerdaagse evenementen met muziek als hoofdactiviteit worden voor wat betreft geluid aangemerkt als zwaar belastend. Voor de verschillende locaties gelden de volgende uitgangspunten: a. in de dorpskernen wordt uitsluitend te behoeve van de jaarlijkse dorpsfeesten ruimte geboden voor 1 zwaar belastend evenement op maximaal 2 avonden per jaar met een eindtijd van 2.00 uur op vrijdag en zaterdag en 1.00 uur op de overige dagen. Bij meer dan 2 dagen geldt op de extra dagen een eindtijd van 24.00 uur. b. In de grotere dorpen en steden is het mogelijk om 1 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur op vrijdag en zaterdag en 24.00 uur op de overige dagen. c. In het centrum van Bolsward is het mogelijk om 2 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Bolsward geldt dit als 1. In het centrum van Sneek is het mogelijk op 2 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Sneek geldt dit als 1. d. In het buitengebied wordt zeer terughoudend omgegaan met het verlenen van een vergunning voor een zwaar belastend evenement. Op een aantal locaties speelt Natura 2000 bij de beoordeling van de aanvraag een rol. ¹ dorpskernen: Abbega, Allingawier, Arum, Blauwhuis, Breezanddijk, Burgwerd, Cornwerd, Dedgum, Exmorra, Ferwoude, Folsgare, Gaast, Gaastmeer, Gauw, Goënga, Greonterp. Hartwerd, Hemelum, Hichtum, Hieslum, Hommerts, Idsegahuizum, Idzega, Indijk, It Heidenskip, Jutrijp, Kimswerd, Kornwerderzand, Koufurderrige, Laaxum, Loënga, Lollum, Longerhouw, Molkwerum, Nijezijl, Nijhuizum, Nijland, Offingawier, Oosthem, Oppenhuizen, Osingahuizen, Oudega, Parrega, Piaam, Pingjum, Sandfirden, Scharl, Scharnegoutum, Schettens, Schraard, Smallebrugge, Tirns, Tjalhuizum, Tjerkwerd, Uitwellingerga, Warns, Westhem, Wolsum, Wons, Ypecolsga, Ysbrechtum, Zurich ²Grotere dorpen en steden: Heeg, Hindeloopen, IJlst, Koudum, Makkum, Stavoren, Witmarsum, Workum, Woudsend Centrumsteden: Bolsward en Sneek Buitengebied: Het gebied buiten de bebouwde kommen 4.7 Buitentaps Bij het merendeel van de evenementen wil de organisator alcoholhoudende dranken kunnen verkopen. Overmatig alcoholgebruik, met name door jeugdigen, moet worden tegen gegaan, zowel in het belang van de openbare orde en het voorkomen van overlast als in het belang van de gezondheid. Om die reden moet in de aanvraag voor een evenement tevens toestemming worden gevraagd voor het plaatsen en exploiteren van een buitentap worden aangevraagd. De buitentap maakt daarmee onlosmakelijk deel uit van de evenementenvergunning. Voor het daadwerkelijk verstrekken van zwak alcoholhoudende dranken is een ontheffing op grond van de Drank en Horecawet nodig. Deze ontheffing kan alleen worden verleend voor een bijzondere gebeurtenis van tijdelijke 20