AANVRAAGFORMULIER INCIDENTELE SUBSIDIE AMATEUR- EN PODIUMKUNST U kunt uw aanvraag vóór 15 januari, 15 mei of 15 september indienen bij burgemeester en wethouders van Amersfoort, postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. LET OP: in 2012 zijn er twee termijnen omdat in de loop van dit jaar een nieuwe subsidieregeling van kracht wordt. Lees voor het beantwoorden van de vragen eerst de toelichting. Vul het formulier duidelijk leesbaar en met blauwe of zwarte pen in. Beantwoord alle vragen. Als u dit niet doet, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. 1. gegevens aanvrager naam aanvragende organisatie naam contactpersoon adres postcode en woonplaats telefoonnummer e-mail website giro- of bankrekeningnummer t.n.v. wat is de rechtsvorm van uw organisatie? (bij 1 e aanvraag: statuten of reglement meesturen) stichting vereniging anders, nl.: 2. algemene gegevens van de activiteit Voor amateurkunstverenigingen geldt dat de aanvraag geen betrekking mag hebben op de verplichte jaarlijkse voorstelling. de activiteit betreft een: voorstelling / uitvoering festival/ evenement anders, nl.: op welke discipline heeft de activiteit betrekking? theater dans literaire activiteit muziek anders, nl.: titel van de activiteit datum première / activiteit locatie première aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 1 van 11
gevraagd subsidiebedrag alleen te beantwoorden door amateurkunstverenigingen: de jaarlijkse verplichte voorstelling vindt plaats / heeft plaatsgevonden op: Ondergetekende verklaart onderliggend aanvraagformulier naar waarheid te hebben ingevuld. datum: naam: handtekening: aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 2 van 11
3. omschrijving van de activiteit Deze pagina mag u vervangen door een eigen versie van maximaal 2 pagina s A4. Hier kunt u zo nodig illustratiemateriaal aan toevoegen. Het is wel belangrijk dat u in uw versie alle op deze pagina gevraagde gegevens vermeldt. geef een omschrijving van: de activiteit het doel van de activiteit de locatie van de activiteit aantal uitvoeringen waarvan in Amersfoort (een voorstelling is één productie die bestaat uit één of meerdere uitvoeringen) de doelgroep / het publiek de uitvoerenden (voeg deelnemerslijst bij) 4. aanvullende gegevens welke deskundige(n) bepaalt / bepalen de artistieke inhoud van de activiteit? indien er een selectie heeft plaatsgevonden: hoe is de selectiecommissie samengesteld? wat waren de selectiecriteria? aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 3 van 11
5. documentatie Alle relevante documentatie moet u als bijlagen bij de subsidieaanvraag voegen. Geef op de bijlagen duidelijk aan dat deze bij uw aanvraag horen. eventuele toelichting: 6. publiciteit en / of begeleidende informatie hoe maakt u uw activiteit bekend? als er begeleidende informatie wordt uitgegeven, in welke vorm gebeurt dat dan? vouwblad brochure anders, nl.: beoogde oplage: aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 4 van 11
7. begroting: lasten en baten De begroting moet sluitend zijn (de uitgaven en de inkomsten inclusief het subsidiebedrag moeten aan elkaar gelijk zijn). Bij de afrekening moet u de uitgaven aantonen met bonnen, rekeningen, etc. Uitgaven die niet kunnen worden opgevoerd zijn: consumpties, fooien, bloemen, representatiekosten, plaatsvervangers, reis- en verblijfkosten van de leiding, etc. lasten a. organisatiekosten (alleen de extra kosten die direct toegerekend kunnen worden naar de activiteit) portokosten telefoonkosten overige kantoorkosten diversen (specificeren) + totaal organisatiekosten a)* b. uitvoeringskosten kosten dirigent / vormgever / begeleiding kosten solist(en) huur theater- / concertzaal aanschaf teksten / muziek huur / aanschaf / vervaardiging kostuums decor / rekwisieten grime / kapkosten licht- en geluidsapparatuur / instrumenten overige uitvoeringskosten (specificeren) + totaal uitvoeringskosten b)* aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 5 van 11
c. promotie / publiciteit kosten drukwerk (specificeren) overige kosten publiciteit (specificeren) + totaal promotie / publiciteit c)* totale lasten activiteit (a t/m c) a) organisatiekosten b) uitvoeringskosten c) publiciteit & promotie + totale lasten activiteit aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 6 van 11
financiële dekking d. opbrengst activiteit entreegelden: x bezoekers = overige opbrengsten: + totaal opbrengst activiteit d)* e. eigen bijdrage bedrag eigen bijdrage e)* f. bijdragen van derden sponsoring en subsidiëring door bedrijven, instellingen, personen: van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * (* doorhalen wat niet van toepassing is) subsidie provincie rijkssubsidie + totaal bijdragen van derden f)* g. overige inkomsten bijvoorbeeld bijdragen van deelnemers / organisatoren, etc. (specificeren) + totaal overige inkomsten g)* h. Incidentele subsidie van de gemeente subsidiebedrag dat u bij de gemeente Amersfoort aanvraagt h)* aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 7 van 11
totale inkomsten activiteit (d t/m i) d) opbrengst activiteit e) eigen bijdrage f) bijdragen van derden g) overige inkomsten h) incidentele subsidie van de gemeente + totale inkomsten activiteit 8. structurele subsidie ontvangt uw organisatie een vaste (structurele) subsidie van de gemeente Amersfoort of anderszins? nee ja, namelijk van de gemeente Amersfoort anders, namelijk: aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst Pagina 8 van 11
TOELICHTING AANVRAAGFORMULIER INCIDENTELE SUBSIDIE AMATEUR- EN PODIUMKUNST Algemeen De gemeente Amersfoort heeft twee fondsen beschikbaar om activiteiten op het gebied van amateur- en podiumkunsten incidenteel te subsidiëren. Verenigingen en organisaties op dit terrein kunnen hierop een beroep doen. Elk jaar vinden drie subsidierondes plaats. Het jaarbudget wordt globaal over deze rondes verdeeld. De uiterlijke inleverdata van subsidieaanvragen voor de drie rondes zijn 15 januari, 15 mei en 15 september. De afhandeling van de aanvragen is gebonden aan deze rondes. Waarvoor is de subsidie bedoeld? De subsidie is bedoeld voor éénmalige voorstellingen of (podium)activiteiten. Het gaat daarbij om incidentele activiteiten van amateurs of (semi)professionele kunstenaars op het terrein van toneel, muziek, dans, film en letteren. Voor amateurkunstenaars (organisaties) geldt dat zij ook subsidie kunnen aanvragen voor beeldende kunstprojecten (bijvoorbeeld een expositie). Professionele kunstenaars die subsidie willen aanvragen voor een beeldende kunstproject dienen het aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten te gebruiken. Incidentele activiteiten zijn bijvoorbeeld concerten, toneelstukken, dans-, cabaret- en mimevoorstellingen en activiteiten op het gebied van jeugdtheater en film. Voorwaarden De subsidieverzoeken worden eerst getoetst aan de formele voorwaarden die worden genoemd in artikel 5 van de algemene subsidieverordening en de beleidsregels van de gemeente Amersfoort. Dit zijn de belangrijkste voorwaarden. Er moet een maatschappelijke relevantie zijn voor de activiteit. De activiteit moet voornamelijk gericht zijn op inwoners van de gemeente Amersfoort. Voor amateurkunstverenigingen geldt dat de aanvraag geen betrekking mag hebben op de verplichte jaarlijkse voorstelling in het kader van de beleidsregels structurele subsidie voor amateurkunstverenigingen. Voor subsidies op het gebied van kunst en cultuur gelden bovendien specifieke voorwaarden. De activiteit moet over voldoende artistieke kwaliteit beschikken. De activiteit moet qua inhoud en presentatie vernieuwend zijn. De activiteit moet bij voorkeur worden ontwikkeld, georganiseerd en uitgevoerd door inwoners van de gemeente Amersfoort. In bijzondere gevallen kan de gemeente besluiten om aan een activiteit met een bovenlokaal karakter subsidie te verlenen. Prioriteit wordt verleend aan activiteiten voor en door jongeren en aan multiculturele projecten. Burgemeester en wethouders hebben de beoordeling van de artistieke kwaliteit en het vernieuwende niveau van de activiteit overgedragen aan de adviescommissie podiumkunsten. De commissieleden zijn deskundig op dit terrein. Bij de toetsing van de aanvraag aan de voorwaarden stelt de commissie onder andere de volgende vragen. In hoeverre zijn bij de organisatie van de activiteit Amersfoortse instellingen betrokken? Bereikt de activiteit een jong publiek? Bereikt de activiteit een cultureel divers publiek? Is de activiteit een duidelijke aanvulling op het bestaande aanbod van de (amateuristische) kunstbeoefening in Amersfoort? toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst pagina 9 van 11
Gaat van de activiteit een cultureel vernieuwende werking uit? De adviescommissie podiumkunst weegt bij de beoordeling het aantal aanvragen af tegen het beschikbare budget en stelt daarin prioriteiten. Formele voorwaarden Om in aanmerking te komen voor subsidie moet een aanvraag aan een aantal formele voorwaarden voldoen. De subsidieaanvraag moet worden ingediend vóórdat de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd plaatsvindt. Hierbij worden de volgende deadlines gehanteerd. Deadline Voor activiteit in de periode: 15 januari maart t/m augustus 15 mei juli t/m december 15 september november t/m april U kunt ook in een vroeg stadium een aanvraag indienen voor een activiteit in een niet onmiddellijk volgende periode. U heeft dan zekerheid over het al dan niet verkrijgen van een gemeentelijke bijdrage voordat u met de voorbereidingen start. Het aanvraagformulier moet volledig worden ingevuld en aan de volgende voorwaarden voldoen: - een heldere formulering van het plan/concept van de activiteit; - overzichtelijk gerangschikte en complete gegevens; - een inzichtelijke financiële verantwoording. Als uw aanvraag aan alle voorwaarden voldoet, wordt deze behandeld door de adviescommissie podiumkunst. In alle andere gevallen wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten. Tijdens de voorbereidingen kan de inhoud van de activiteit wijzigen. Wanneer daarbij in grote mate wordt afgeweken van het in de aanvraag omschreven concept, moet u het college van burgemeester en wethouders hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte stellen. Dit geldt niet alleen als de aanvraag nog in behandeling is, maar ook als de subsidie al is vastgesteld. Documentatie Voor de aanvraag relevante documentatie moet als bijlage(n) bij de aanvraag worden gevoegd. Subsidiebepalingen Alle subsidies worden eenmalig verstrekt. U kunt een voorschot op het subsidiebedrag krijgen. Na afloop van de activiteit bent u verplicht om inhoudelijk en financieel verantwoording af te leggen over de activiteit. Het inhoudelijke verslag bestaat uit een beschrijving van de activiteit waarin u in ieder geval opneemt waar en wanneer de uitvoering heeft plaatsgevonden en hoeveel publiek de uitvoering heeft getrokken. U geeft daarin ook aan welke doelstellingen u heeft gehaald en welke doelgroepen u heeft bereikt. Indien van toepassing geeft u tevens een overzicht van reacties in de pers en een presentatie van het product. De financiële verantwoording bestaat uit een overzicht van de werkelijke inkomsten en uitgaven met een gespecificeerde toelichting. toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst pagina 10 van 11
Procedure Het aanvraagformulier stuurt u naar: Burgemeester en wethouders van Amersfoort, Postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. De procedure verloopt dan als volgt. De adviescommissie podiumkunsten brengt binnen twee maanden na 15 januari, 15 mei of 15 september een advies uit aan burgemeester en wethouders. Op basis van dit advies besluit het college of u wel of geen subsidie krijgt en hoe hoog het subsidiebedrag is. Binnen één maand nadat het college het advies ontvangen heeft, krijgt u een beschikking toegestuurd. Hierin staat het besluit van het college. Wanneer u het niet eens bent met het besluit van het college, kunt u tegen de beschikking bezwaar aantekenen. U heeft daarvoor de mogelijkheid tot zes weken na de dag volgend op de verzenddatum van de beschikking. U kunt uw bezwaar indienen bij burgemeester en wethouders van Amersfoort, postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. Tenslotte Bij het ontbreken van gegevens of het verstrekken van onjuiste informatie kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Neem daarom bij vragen over het aanvraagformulier altijd contact op. U kunt met vragen terecht bij de afdeling cultuur, toerisme en sport, adviseur amateur- en podiumkunst: (033) 469 46 59. toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie amateur- en podiumkunst pagina 11 van 11