Jaarverslag 2012
Inhoud Pagina Inleiding 3 De resultaten 2012 per beleidsthema De klant centraal 7 De place to be 9 Een leven lang leren 11 Netwerkorganisatie 13 Medewerkers 16 Raad van Beheer 23 Feiten en cijfers 25 Leden Uitleningen Bezoeken Grafieken 30 - Leden/uitleningen per 31-12-2012 en 31-12-2011 per gemeente - Ontwikkeling leden/uitleningen per gemeente 2007 t/m 2012 - Ontwikkeling formatie 2009 t/m 2012-1 - Jaarverslag 2012
- 2 - Jaarverslag 2012
Inleiding Deze inleiding is te lezen als een samenvatting van de hoofdlijnen van dit jaarverslag met bovendien een vooruitblik naar ontwikkelingen in 2013. Het beleidsplan Bibliotheek Lek & IJssel Op weg naar het MediaRijk voor de periode 2010-2013 was ook in 2012 weer de leidraad voor alle activiteiten in onze zes Bibliotheken en zeven Bibliotheekpunten (kleine-kernenvoorzieningen). Dit meerjarenplan is een uitstekende basis gebleken voor de innovatie van onze bibliotheken, zowel inhoudelijk als fysiek. In 2013 toetsen we of we onze ambities hebben verwezenlijkt en de ons gestelde doelen hebben gehaald op onze vijf thema s: De klant centraal De place to be Een leven lang leren Netwerkorganisatie Medewerkers Dit jaar hebben we de ingezette ontwikkeling van onze personele organisatie verder vorm gegeven. De meeste medewerkers hebben inmiddels een eigen werkplan met resultaatindicatoren en een persoonlijk ontwikkelingsplan, gebaseerd op realisatie van de beleidsdoelen. In 2013 ronden we dit traject af met de laatste groep medewerkers. Daarmee leggen we een stevig fundament onder onze inhoudelijke bedrijfsvoering. In 2013 herijken we het vrijwilligersbeleid. De bezuinigingen op de subsidies maken dat ook noodzakelijk. De afgelopen jaren is onze formatie sterk gekrompen. In de publieksservice ondersteunen vrijwilligers ons bij de logistieke processen. De achterliggende gedachte daarbij is dat we onze professionele krachten ruimte geven voor de actieve klantbenadering en advisering. Daarnaast zijn we begonnen met werken met expertvrijwilligers. Dit zijn gekwalificeerde mensen die de Bibliotheek willen ondersteunen bij de uitvoering van projecten en activiteiten. - 3 - Jaarverslag 2012
We denken constructief met de gemeenten mee om noodzakelijke bezuinigingen zo te realiseren dat er zo weinig mogelijk kwaliteitsverlies in de dienstverlening optreedt. Op verzoek van de gemeenten is onze bedrijfsvoering door een extern bureau onderzocht op efficiency, rendement en prijs-kwaliteitverhouding. De uitkomsten van het onderzoek zijn positief. De Bibliotheek Lek & IJssel is een gezond bedrijf. De benchmark met vergelijkbare bibliotheekorganisaties toont aan dat we veel kwalitatief goede diensten leveren met relatief weinig financiële middelen. Ook de verhouding tussen het aantal medewerkers in de backoffice en in de publieksservice is gezond. Aandachtspunt is vooral de communicatie tussen de gemeenten en de Bibliotheek en afstemming over de cyclus van de wederzijdse bedrijfsprocessen. Het rapport is voor de gemeenten mede aanleiding geweest om te onderzoeken of het mogelijk is gezamenlijk eenduidige financiële meerjarenafspraken met de Bibliotheek te maken voor de financiering van een basisvoorzieningenpakket. Hoewel dat nog niet gelukt is, is er wel voor het jaar 2013 een akkoord. Voor 12,01 per inwoner garandeert de Bibliotheek een basispakket voor alle vier gemeenten. Gemeenten die zogeheten plusproducten afnemen betalen daar apart voor. Voor de Bibliotheek Lek & IJssel betekent dat een nieuwe efficiencyslag in de bedrijfsvoering. In 2013 zetten we ons samen met de gemeenten in om tot meerjarenafspraken te komen. Certificering Iedere vier jaar wordt de kwaliteit van openbare bibliotheken in Nederland getoetst op basis van minimumeisen. Dit gebeurt om te kunnen vaststellen of een bibliotheek als volwaardig partner kan functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken. In december 2012 vond een audit plaats en in februari 2013 ontvingen we het bericht dat wij opnieuw gecertificeerd zijn. Het rapport van de audit sterkt ons in onze overtuiging dat wij in onze regio vernieuwende en klantgerichte bibliotheken exploiteren. De Bibliotheek op School In 2012 zijn we gestart om scholen voor primair onderwijs warm te maken voor het concept de Bibliotheek op School. Dit concept richt zich op het bevorderen van leesplezier bij kinderen en ondersteuning van de school bij de ontwikkeling van lees- en taalvaardigheid. Wij zien dit concept als een nieuwe kans om de samenwerking tussen de Bibliotheek en de basisscholen verder te verankeren. - 4 - Jaarverslag 2012
Houten We ontwikkelden een plan Bibliotheek Houten in 2013 - een scenario: de Bibliotheek in de waakvlamstand om de door de gemeente opgelegde bezuinigingen te kunnen behalen en tegelijkertijd te innoveren. Onze filosofie is dat innoveren juist van wezenlijk belang is bij inkrimping van diensten om een neergaande spiraal zoveel mogelijk te vermijden. De gemeente ging akkoord met het plan met daarbij de opgave ons in te spannen zelf middelen te vinden voor de financiering ervan. We hebben de bovenverdieping afgestoten en de begane grond met beperkte middelen succesvol heringericht op grond van het in onze vestigingen in Vianen, IJsselstein en Houten-Schoneveld beproefde dienstverleningsconcept. In 2013 vullen we het plan verder in. Leren in de Bibliotheek In 2012 kreeg het door de Bibliotheek gecoördineerde overleg tussen Jager Educatief, College de Heemlanden en de Bibliotheek over samenwerking op de vrij te vallen verdieping verder vorm en inhoud. De gemeente ging akkoord met een pilot in 2013 voor een samenwerkingsproject van de drie partijen. Procesplan Global Village Houten Onder deze noemer participeert de Bibliotheek als mede-initiatiefnemer, samen met Theater aan de Slinger en College de Heemlanden in een project om betekenis te geven aan het Slingergebied als cultureel centrum. Burgerinitiatief is daarbij het credo. De gemeente steunt het initiatief en in 2013 ontwikkelen we dit plan verder. In 2012 openden we in Dorpshuis De Wiese in Schalkwijk een Bibliotheekpunt, gericht op jeugdleden. IJsselstein In maart 2012 betrokken we het nieuwe gebouw aan de Overtoom. Voor de Bibliotheek Lek & IJssel geeft dit ongekende mogelijkheden om de Bibliotheek tot een lees-, leer- en ontmoetingsplek voor de inwoners te maken. De drieslag actuele collectie, aantrekkelijke presentatie en een actieve klantbenadering door professionele medewerkers leidt tot een druk bezochte bibliotheek. Ook vinden mensen de Bibliotheek steeds vaker voor leren, werken en ontmoeten: men gaat met elkaar in gesprek, werkt op eigen laptop en ipad, of maakt gebruik van de aanwezige pc s. Dit alles onder het genot van een gratis kopje koffie of thee. - 5 - Jaarverslag 2012
De exploitatie van de winkel Uit in IJsselstein, voorheen de VVV, is een mooie impuls om de informatiefunctie van de Bibliotheek te versterken. Het vooruitzicht op succes is veelbelovend. Allianties sluiten en samenwerken met het bedrijfsleven in IJsselstein is een belangrijke ambitie daarbij. Vianen We zijn in Vianen gestart met het werven van Vrienden van de Bibliotheek. Met succes verworven we allereerst een groep enthousiaste ambassadeurs, die zich bereid tonen de Bibliotheek te promoten bij de inwoners van Vianen. In 2012 hebben zich al dertig Vrienden aangemeld. We gaan de extra gelden inzetten voor activiteiten voor specifieke doelgroepen, met name de jeugd, waar we in de exploitatie onvoldoende financiële ruimte voor hebben. We zien aan de iets dalende bezoekersaantallen dat we meer activiteiten in de Bibliotheek moeten gaan organiseren. In 2013 zetten we fors in op het werven van Vrienden, donateurs en fondsen voor de Bibliotheek Vianen en ook voor de vestigingen in de andere drie gemeenten. We stellen daarvoor in februari 2013 een Coördinator Fondsenwerving aan. Lopik In de Bibliotheken Lopik en Benschop en de drie Bibliotheekpunten in Cabauw, Polsbroek en Jaarsveld kunnen we niet zo succesvol zijn als we graag willen. Dit ondanks de herinrichting van de Bibliotheek Benschop in het verbouwde Dorpshuis. Leden, bezoekers en inkomsten blijven achter. De gemeente heeft ons gevraagd om gezamenlijk een gemeentebreed plan te ontwikkelen om de bibliotheekdienstverlening nog beter af te stemmen op de specifieke behoeften van Lopik. Aandachtspunt daarbij is het taalachterstandenbeleid. Bibliotheek Lek & IJssel werkt daar graag aan mee. We zien hier veel kansen voor het concept Bibliotheek op School. Iet Hoogenboezem, directeur Januari 2013-6 - Jaarverslag 2012
De resultaten 2012 per beleidsthema De klant centraal Beleidsplan 2010-2013: De collectie is voor 80% afgestemd op het leengedrag van de leden en 20% zorgt voor verrassing en verleiding Elk jaar worden minimaal 2 producten/ diensten vernieuwd of nieuw ontwikkeld, waarvan 80% digitale producten/diensten die 24/7 voor de klant beschikbaar zijn Van alle inwoners in het verzorgingsgebied is 25% lid BiebPanel Sinds 2010 neemt onze Bibliotheek deel aan het landelijke digitale klantpanel BiebPanel. Inmiddels doen bijna 40 bibliotheekorganisaties mee en beschikken we gezamenlijk over ruim 18.000 panelleden. In korte tijd is het BiebPanel een van de grootste digitale panels van Nederland geworden. Het grote aantal bibliotheken dat deelneemt biedt mogelijkheden voor benchmarking, ook met de collega s in de provincie Utrecht. Vanaf 2013 nemen alle Utrechtse regiobibliotheken deel. Onderwerpen die in 2012 zijn onderzocht en de belangrijkste conclusies: Keuzes van bibliotheken Aan de panelleden is een aantal mogelijke keuzes voorgelegd waar de Bibliotheek in de toekomst voor zou kunnen komen te staan, al dan niet ingegeven door bezuinigingen. Uit dit onderzoek kwam ondermeer naar voren dat onze klanten voorkeur hebben voor een ruim divers aanbod, ruime openingstijden, een abonnement zonder bijbetalen en zeer verknocht zijn aan hun vestiging in de eigen woonplaats. Van de ondervraagde klanten zou 31% het abonnement opzeggen als de eigen vestiging zou sluiten. - 7 - Jaarverslag 2012
Informatie en communicatie In dit onderzoek is de mening van onze panelleden gevraagd naar de communicatiemiddelen en informatievoorziening van de Bibliotheek Lek & IJssel. In 2010 is dit onderwerp eerder onderzocht. Vergelijking tussen deze twee onderzoeken levert ons veel inzicht op in veranderende wensen op het gebied van klantcommunicatie. We kunnen zien of veranderingen in onze aanpak wel of niet succesvol zijn. Zo hebben we eerder besloten minder flyers te verspreiden en meer informatie via onze website en de plaatselijke pers te verspreiden. De ondervraagde klanten blijken dit te waarderen. Tevredenheid over de Bibliotheek Om een totaalbeeld te krijgen is aan panelleden gevraagd naar de tevredenheid en het belang van 15 aspecten. Qua tevredenheid scoort de Bibliotheek Lek & IJssel op de meeste aspecten goed; 68% is tevreden of zeer tevreden. Op vrijwel alle punten scoort de Bibliotheek Lek & IJssel beter dan het totale (landelijke) Panel. Het meest tevreden is men bij de Bibliotheek Lek & IJssel over de medewerkers, de openingstijden en de prijs-/kwaliteitverhouding. De volledige samenvattingen van de resultaten van de BiebPanelonderzoeken in 2012 zijn na te lezen op www.bibliotheeklekijssel.nl Het resultaat van het laatste onderzoek van 2012, over de collectie fictie (romans) was bij het maken van dit jaarverslag nog niet beschikbaar. Digitale Bibliotheek De Bibliotheek Lek & IJssel is in 2012 door Bibliotheek.nl aangesloten op de landelijke digitale infrastructuur. Dit biedt in de nabije toekomst meer mogelijkheden voor een kwalitatieve en kwantitatieve uitbreiding van digitale diensten. De eerste zichtbare stap voor het publiek is de volledig nieuwe website, die november 2012 online is gegaan. Deze website is gebouwd volgens een landelijk stramien in bibliotheekhuisstijl, waardoor deze nu meer dan voorheen een herkenbaar deel is van onze klantcommunicatie. Communicatie Twitter blijven we zien als een belangrijke aanvulling op onze andere communicatiemiddelen en als hét middel voor directe interactie met onze klanten. In 2012 kwamen er bijna 300 volgers bij, waardoor we in januari 2013 de grens van 1000 volgers overschreden. Ons Twitterbeleid kreeg landelijke aandacht door onze bijdrage aan een artikel over social media in Bibliotheekblad. - 8 - Jaarverslag 2012
De place to be Beleidsplan 2010-2013: 20% meer openingsuren in de vestigingen, waarbij 30% van de openingstijden buiten kantooruren valt 75% van de inwoners in het verzorgingsgebied bezoekt tenminste eenmaal per jaar een fysieke vestiging 10% meer gebruikers (niet-leden) 50% van de bezoekers verblijft bij een bezoek langer dan 0,5 uur 60% van de leden bezoekt de bibliotheek vaker dan 20 keer per jaar We voldoen voor 100% aan de richt lijnen voor toegang mindervaliden in alle vestigingen de Bibliotheek IJsselstein en Uit in IJsselstein In maart 2012 openden wij een prachtige Bibliotheek in een indrukwekkend nieuw gebouw: De Poorter in IJsselstein. Samen met de Rabobank en Uit in IJsselstein hebben we onze plek gevonden op een centrale locatie naast het stadhuis. Na het faillissement van de VVV Groene Hart en daarmee de VVV-vestiging in IJsselstein zijn gemeente en de Bibliotheek snel tot overeenstemming gekomen over voortzetting van de culturele en toeristische informatiefunctie in het gebouw De Poorter onder de naam Uit in IJsselstein. Uit in IJsselstein werd hiermee een volwaardig onderdeel van de Bibliotheek Lek & IJssel. Uit in IJsselstein is dé startplek voor iedereen die wil weten wat er te zien, doen en beleven is op het gebied van cultuur, toerisme en recreatie in IJsselstein, zowel in de winkel in De Poorter als via de website www.uitinijsselstein.nl Het gebouw in IJsselstein biedt geheel nieuwe mogelijkheden in de samenwerking met partners. Zo bieden we tweemaal per week plek aan het spreekuur van de Vrijwilligerscentrale IJsselstein en maandelijks aan inloopochtenden voor jonge ouders en hun kinderen in samenwerking met het Centrum Jeugd en Gezin. Verder blijkt onze locatie aantrekkelijk en geschikt voor allerlei culturele activiteiten, zoals exposities en optredens. Wij faciliteren deze zaken van harte. - 9 - Jaarverslag 2012
de Bibliotheek Houten-Centrum Eind 2012 is gestart met de herinrichting van de Bibliotheek Houten-Centrum. Ingrijpende bezuinigingen maakten het nodig vierkante meters in te leveren, waardoor de Bibliotheek geheel op de begane grond moest worden gehuisvest. De herinrichting vond plaats met bestaand meubilair. Binnen de beperkingen die dit biedt is toch een geheel nieuwe indeling gerealiseerd, waarin delen van het Lek & IJsselconcept werden ingepast. Een optimale collectie en presentatie zijn niet mogelijk, maar we presenteren wel gedeeltelijk frontaal en in alle afdelingen zijn displaymeubels gekomen om delen van de collectie extra onder de aandacht te brengen. De Bibliotheek Houten-Centrum is nu, net als onze vestigingen in Houten-Schoneveld, Vianen en IJsselstein, ingericht in winkels of werelden, waarin doelgroepen artikelen in hun interessegebied bij elkaar vinden. Op de bestaande meubelen is met kleuren aangegeven om welke wereld het gaat. de Bibliotheek Benschop In het verbouwde Dorpshuis hebben we in 2012 de Bibliotheek Benschop met beperkte middelen heringericht. De herinrichting brengt tot nu toe niet de resultaten die we hadden verwacht. De Bibliotheek ziet er vrolijk en fris uit. Zij is echter niet voldoende toegerust voor een zelfbedieningsconcept. Ook de voor de hand liggende synergie door samenwerking met het Dorpshuis is niet tot stand gekomen. Inmiddels heeft de gemeente ons verzocht een plan te ontwikkelen voor mogelijke huisvesting van de Bibliotheek in de St. Victorschool. - 10 - Jaarverslag 2012
Een leven lang leren Beleidsplan 2010-2013: 90% van de gebruikers is bekend met onze digitale diensten 80% van de gebruikers benut minimaal 2 digitale diensten en bezit de vaardigheden om deze diensten te gebruiken 90% van de onderwijsinstellingen in ons verzorgingsgebied neemt producten/diensten bij ons af 70% van de onderwijsinstellingen in ons verzorgingsgebied kent ons als dé expert op het gebied van mediawijsheid Veel van onze inspanningen binnen dit beleidsthema zijn gericht op de doelgroep kinderen. We dragen hiermee bij aan leesbevordering en taalontwikkeling. We richten ons op samenwerking met voorschoolse instellingen, zoals kinderdagverblijven en peuterspeelzalen, en met basis- en voortgezet onderwijs. Enkele van de programma s en activiteiten in 2012: Week van de Mediawijsheid Scholen speelden het spel MediaMasters met hun leerlingen en in onze Bibliotheken kon jong en oud kennismaken met e-readers. Voorlezen Tijdens de Nationale Voorleesdagen is bij peuterspeelzalen, op kinderdagverblijven en in de Bibliotheken voorgelezen aan peuters. In Vianen en IJsselstein lazen de burgemeesters voor tijdens het voorleesontbijt. Aan de Nationale Voorleeswedstrijd, voor groepen 7 en 8 van de basisschool, deden 26 scholen uit onze regio mee. Dat is ruim 35% van de scholen in het werkgebied. Cultuureducatie Voor het schooljaar 2012-2013 zijn afspraken met Kunst Centraal gemaakt om samen projecten aan te bieden aan basisschoolgroepen 3 en 4. Een voorbeeld is het project Verzamelwoede, met een expositie van leesplankjes in de Bibliotheek en groepsbezoeken. - 11 - Jaarverslag 2012
Samenwerking met maatschappelijke organisaties In 2012 zijn we in IJsselstein, samen met het Centrum voor Jeugd en Gezin, gestart met een maandelijkse inloop voor ouders en hun kinderen. Dit is een laagdrempelige inloop/koffieochtend, waar ouders vragen kunnen stellen aan een jeugdverpleegkundige. Voor de Bibliotheek is het ondermeer een kans follow up te geven aan BoekStart, het leesbevorderingsprogramma voor baby s tot 2 jaar. Ook in 2012 is de Vrijwilligerscentrale IJsselstein begonnen met het tweemaal per week houden van een spreekuur in de Bibliotheek. In Vianen verzorgde Rivas tijdens de Week van de Opvoeding een spreekuur in de Bibliotheek. Voortgezet onderwijs In Houten zijn we in gesprek met College de Heemlanden over structurele samenwerking in de Bibliotheek. In de Bibliotheek Houten-Centrum verzorgt Jager Educatief onder de naam Leren in de Bibliotheek huiswerkbegeleiding voor leerlingen van het voortgezet onderwijs. In Houten zijn alle brugklassen van het Houtens op schrijversbezoek geweest in de Bibliotheek. Drie auteurs van jeugdboeken kwamen vertellen over hun werk. Basisonderwijs Tijdens de Kinderboekenweek verzorgden we op Basisschool De Torenuil en de Paulusschool in IJsselstein informatiebijeenkomsten voor ouders over lezen, taalontwikkeling en kinderboeken. Voor drie teams van basisscholen in IJsselstein verzorgde onze mediacoach een training mediawijsheid. - 12 - Jaarverslag 2012
Netwerkorganisatie Beleidsplan 2010-2013: Alle gemeenten zien ons als een vanzelfsprekende partner bij het realiseren van gemeentelijk beleid We spelen een actieve rol in alle culturele platforms; daaruit komen in 2010-2013 minimaal 5 projecten voort, zowel dienstverlenend als win/win Met bedrijven die maatschappelijk verantwoord ondernemen werken we in 2010-2013 samen in minimaal 5 projecten die fi nancieel voordeel opleveren of een win/win-situatie In het Utrechtse bibliotheeknetwerk spelen we een voortrekkersrol op het gebied van educatie De Provincie Utrecht kent ons als een innovatieve samenwerkingsgerichte organisatie De Bibliotheek Lek & IJssel participeert actief in het culturele veld van Houten, IJsselstein en Vianen. Dit resulteerde in 2012 ondermeer in de volgende samenwerkingen: Vianen In de Bibliotheek Vianen organiseerde het Cultureel Forum Vianen vier cultuurcafés. Verder werkte de Bibliotheek mee aan het evenement Cultuurtuin op 9 juni met voor volwassenen mediawijze workshops. Kinderen maakten samen met een dichter poëzie; hierin werkten we samen met het basisonderwijs. Het Cultureel Forum Vianen werkte ook mee aan de opening van Nederland Leest, de jaarlijkse landelijke leesbevorderingsactie in november. IJsselstein In samenwerking met vele culturele partners uit IJsselstein organiseerde de Bibliotheek in maart een spetterend openingsfeest voor De Poorter. In juni openden we de winkel Uit in IJsselstein in De Poorter. Uit in IJsselstein is dé startplek voor iedereen die wil weten wat er te zien, doen en beleven is op het gebied van cultuur, toerisme en recreatie in IJsselstein. Dit motto maken we nu waar in de winkel in De Poorter en via de website www.uitinijsselstein.nl - 13 - Jaarverslag 2012
Als hulp bij de totstandkoming van een cultureel programma in De Poorter zijn we aan de slag gegaan met een eerste expertvrijwilliger. In 2012 organiseerde de projectleider cultuurhuis ondermeer de september cultuurmaand, een aantal cultuur(kennis)cafés en maandelijkse exposities in De Poorter, dit alles in samenwerking met culturele partners uit IJsselstein. Verder participeerden we dit jaar voor het eerst in het evenement Mevrouw Klein Sprokkelhorst als locatie in de route en met de avond voor het evenement een succesvolle lezing over Jane Austen. Het netwerken kreeg ook vorm in onze deelname aan de Beursvloer in IJsselstein, waar interessante deals tot stand kwamen met het bedrijfsleven. Deze vullen we in 2013 verder in. Houten Boekspots is een initiatief van de Bibliotheek die op deze manier het delen en lezen van boeken tussen gebruikers wil ondersteunen. Daarbij komt de Bibliotheek in contact met bestaande en nieuwe doelgroepen van de Bibliotheek. Boeken worden meer gelezen als ze worden gedeeld. De doelstelling van Boekspots is daarmee naast leesbevordering ook het versterken van sociale interactie, in het bijzonder via de locatie waar de Boekspot is gevestigd. De eerste Boekspot werd in januari 2012 geopend in Theater aan de Slinger in Houten door wethouder Nicole Teeuwen. Het leverde ruime persaandacht op, ook landelijk via de website van Bibliotheekblad. In 2012 volgden nog drie Boekspots in Houten in scholen en een wijkcentrum. In de Bibliotheek Houten-Centrum faciliteerden we een zeer succesvolle lezing door Patty Harpenau over spiritualiteit. Van Houten s Club, het Houtense literair café, verzorgde een avond met auteur Jan Siebelink. Initiatiefnemer van Van Houten s Club, voormalig dorpsdichteres Maria van de Looverbosch, schreef speciaal voor de Bibliotheek een gedicht. Dit cadeau hebben we op een raam bij de entree van de Bibliotheek Houten-Centrum laten aanbrengen. In Wijkcentrum/cultuurhuis Schoneveld participeerde de Bibliotheek in de Houtense Cultuurnacht. - 14 - Jaarverslag 2012
Houten en IJsselstein Rond het thema van de Boekenweek 2012 organiseerde de Bibliotheek een verhalenwedstrijd. In Houten was dit een samenwerkingsproject van de Bibliotheek, Boekhandel Wijs, KunstAanBod en College de Heemlanden. De tien winnende verhalen werden in een boekje vereeuwigd. In IJsselstein organiseerden we de wedstrijd ter gelegenheid van de verhuizing naar onze nieuwe huisvesting in De Poorter. - 15 - Jaarverslag 2012
Medewerkers Beleidsplan 2010-2013: Elke medewerker is op de hoogte van de doelstellingen van de organisatie en handelt daarnaar; gedrag en houding van medewerkers passen bij het gewenste imago en de profi lering van de organisatie Elke medewerker geeft in teamverband invulling aan een klantgerichte publieksservice, direct of indirect in programma s Elke medewerker voelt zich gewaardeerd en ervaart inspirerend leiderschap Elke medewerker heeft een competentie profiel en is op de hoogte van de competenties van de collega s Elke medewerker heeft een POP en geeft actief invulling aan de eigen ontwikkeling Elke medewerker neemt deel aan het jaarlijks functioneringsgesprek Organisatieontwikkeling De Bibliotheek Lek & IJssel investeert in haar medewerkers. Medewerkers werken aan de eigen ontwikkeling. In functionerings- en ontwikkelingsgesprekken spreken we hierover. Basis zijn de competentieprofielen. We maken concrete afspraken gericht op ander gedrag en/of ander functioneren op de werkvloer. Elke medewerker maakt daarnaast een persoonlijk jaarwerkplan waarin de gewenste resultaten staan geformuleerd en de acties die daarbij horen. In 2012 is een laatste groep medewerkers met kleine en nulurencontracten met deze systematiek aan de slag gegaan, waarmee organisatiebreed de implementatie rond is. In 2012 startte de Bibliotheek de winkel Uit in IJsselstein. De twee nieuwe medewerkers die zijn aangetrokken voor Uit in IJsselstein zijn op basis van een ontwikkelingsgericht assessment aan de slag gegaan. In 2009 is de Bibliotheek Lek & IJssel begonnen met een organisatieontwikkeltraject. Sindsdien is er veel veranderd en medewerkers groeien in de nieuwe rol. Een rol die uitgaat van actief meedoen, denken in oplossingen, kansen zien en grijpen, klantgericht - 16 - Jaarverslag 2012
handelen, zowel intern als extern. Een aantal medewerkers loopt voorop in het neerzetten van die nieuwe rol: het talententeam. In 2012 kreeg deze groep medewerkers extra ondersteuning in de vorm van een teamdag om collega s die de veranderingen nog wat lastiger vinden beter te kunnen helpen. In provinciaal verband is er in 2012 een Mix & Match bijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers van bibliotheken in de provincie Utrecht. In een workshop werden kennis en ervaringen uitgewisseld. 28 Medewerkers van de Bibliotheek Lek & IJssel namen deel. De bijeenkomst was een opsteker voor onze Bibliotheek. De collega s in de provincie hadden veel belangstelling voor wat in de Bibliotheek Lek & IJssel de afgelopen jaren bereikt is. Met name de actieve klantbenadering scoorde daarin hoog. In de Bibliotheek Lek & IJssel is de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in het trainen van de klantbenadering. Ons klantenteam behandelt klantcasussen en coacht collega s. Voor MT en Staf zijn in het najaar van 2012 teamdagen georganiseerd ter versterking van de samenwerking en om te komen tot een aanzet voor een nieuw beleidsplan voor de periode 2014 2017. Deskundigheidsbevordering Ons dienstverleningsconcept is gebaseerd op actieve klantbenadering en aantrekkelijke presentatie van de collectie. Voor medewerkers waren er opfristrainingen gericht op deze aspecten. Daarnaast was er een verkooptraining. Onze Bibliotheken presenteren de collectie op displaymeubels in themapresentaties. De medewerkers kregen een training in verkooptechnieken en communicatie om zo beter de gedisplayde collectie aan te prijzen en klanten te verrassen. De vrijwillige medewerkers van Vianen, IJsselstein en Schalkwijk kregen een training kastpresentatie zodat er bij het opruimen van materialen meteen aantrekkelijk gepresenteerd kan worden. De Bibliotheek Lek & IJssel zet vrijwillige medewerkers in bij de ondersteuning van de publieksservice; het klantcontact ligt nadrukkelijk bij de professionele medewerkers. - 17 - Jaarverslag 2012
We willen dat medewerkers van de Bibliotheek Lek & IJssel uitblinken in het geven van leesadvies. In 2012 kreeg daarom een tweede groep medewerkers een training in romanadvies. Herkennen van de smaak van de klant, het bijhouden van het overweldigende boekenaanbod en het voeren van een goed adviesgesprek waren de onderwerpen. Drie medewerkers namen deel aan een scholing over jeugd en media. Eén medewerker rondde met succes de opleiding tot leesconsulent af. Leesconsulenten vormen de schakel tussen scholen en de Bibliotheek en zijn ontontbeerlijk om de Bibliotheek op School inhoud te geven. In 2012 organiseerden we voor het eerst een Lek & IJsselbreed Leren van elkaar-traject. De Bibliotheek Lek & IJssel wil een lerende organisatie zijn waarin medewerkers kennis delen, ervaringen uitwisselen, elkaar stimuleren om meer kwaliteit te realiseren en met elkaar in gesprek gaan over het resultaat. Budgetten staan onder druk en trainen en leren op de werkvloer blijkt het meest effectief. Leren van elkaar was in 2012 gericht op de groep met de functie Medewerker Ondersteuning Publieksservice (MOP). We willen dat de gebruikers en bezoekers deskundig worden geadviseerd door al onze medewerkers. Daar past geen onderscheid in functie meer bij in de publieksservice. In vier bijeenkomsten werd ondermeer kennis gedeeld over jeugdbibliotheekwerk, digitale content en zoeken in catalogi. Aan het traject waren opdrachten verbonden. Zes medewerkers maakten promotie. Zij kregen per 1 september 2012 de functie Medewerker Publieksservice (MPS). Drie medewerkers die zich de afgelopen jaren specialiseerden kregen per 1 januari 2013 de functie Medewerker Publieksservice plus (MPS+). In het najaar organiseerden we voor zeven medewerkers een workshop klanten peilen. In 2013 gaan we in gesprek met klanten om te horen waar hun waardering ligt maar ook hun teleurstelling als het gaat om onze dienstverlening. De bevindingen zijn uiteraard bedoeld om verder te werken aan onze kwaliteit. De Bibliotheek Lek & IJssel heeft een gecertificeerd mediacoach in dienst. Bijeenkomsten en bijscholingen in het kader van mediawijsheid werden door de organisatie gefaciliteerd. Medewerkers van de Bibliotheek Lek & IJssel namen in 2012 actief deel aan relevante bijeenkomsten binnen het provinciale en landelijke bibliotheeknetwerk. - 18 - Jaarverslag 2012
Het werken aan de kwaliteit van de dienstverlening werpt zeker zijn vruchten af. 68% van de ondervraagde klanten in het BiebPanelonderzoek naar tevredenheid blijkt tevreden tot zeer tevreden over de Bibliotheek Lek & IJssel, waarbij met name het aspect personeel hoog scoort. De panelleden waarderen de actieve klantbenadering en het advies dat zij van de medewerkers krijgen. Ziekteverzuim In 2012 (3,96%) is het ziekteverzuim licht gestegen ten opzichte van 2011 (3,0%). Langdurig verzuim van twee medewerkers ligt daaraan ten grondslag. Desondanks bleef het percentage onder het landelijk gemiddelde van 4,1% (Bron: 365 ArboNed). Formatie De formatie van de Bibliotheek Lek & IJssel is in 2012 met 12% gedaald als gevolg van bezuinigingen. De formatie van de Bibliotheek IJsselstein werd in 2012 uitgebreid met 44 uur in het kader van het businessplan Uit in IJsselstein. Het aantal medewerkers in dienst van de bibliotheek daalde van 45 naar 37. De totale formatie, inclusief Uit in IJsselstein, kwam eind 2012 op 39 personen. Op pagina 32 vindt u een grafiek over de ontwikkeling van de formatie. - 19 - Jaarverslag 2012
Organisatieschema Directie, Management en Staf Iet Hoogenboezem, Directeur Lucie Janssen, Bibliotheekmanager Erik van den Berg, Manager Stafbureau Annemarie Doesburg, Programmamanager Els van Staveren, Senior Ontwikkelaar Yvonne van Eck, Specialist Marketing & Communicatie Sjieuwke Pitstra, Managementassistent - 20 - Jaarverslag 2012
Bemensing de Bibliotheek Lek & IJssel (uren per week) Vrijwillige medewerkers 31-12-2012 21-12-2011 uren personen fte uren personen fte Ondersteuning Publieksservice 220,5 62 155,5 54 Bibliotheek aan Huis 0 0 4,5 16 Voorlezen 19,15 8 8,65 7 Expertvrijwilliger 3 2 0,5 1 Kleine kernen 22,5 12 26 10 totaal vrijwilligers 265,15 84 195,15 88 Medewerkers in loondienst totaal Lek & IJssel 845 39 23,47 910 45 25,28 (incl.uit in IJsselstein en projecten) - 21 - Jaarverslag 2012
- 22 - Jaarverslag 2012
Raad van Beheer Samenstelling Raad van Beheer per 31-12-2012 De heer E.J.M. Hazelzet, voorzitter De heer H.A.J.M. van der Bruggen, secretaris De heer P.A.G. de Wit, penningmeester Mevrouw E.L. Konigsberger, lid op voordracht van de OR De heer F.P. van der Kruk, lid Mevrouw G.E. Vervest, lid Vergaderingen De Raad van Beheer heeft in 2012 zevenmaal regulier vergaderd. Verder heeft het Dagelijks Bestuur van de Raad van Beheer driemaal vergaderd met de stuurgroep Gemeente Houten. Het Dagelijks Bestuur van de Raad van Beheer was aanwezig bij de presentatie van de productbegroting aan de portefeuillehouders. In december is met MT, stafleden en ontwikkelaars het concept beleidsplan 2014-2017 besproken. Eenmaal heeft de heer Hazelzet een overlegvergadering met de Ondernemingsraad bijgewoond en mevrouw Konigsberger tweemaal. De belangrijkste besluiten/standpunten IJsselstein: akkoord met het businessplan Uit in IJsselstein. Bezuinigingen Houten: de RvB gaat akkoord met de herinrichting van de Bibliotheek Houten-Centrum en het afstoten van vierkante meters. Vianen: met instemming van de RvB wordt gestart met fondsenwerving in Vianen en een Stichting Vrienden van de Bibliotheek Vianen. De heer Van der Bruggen, de heer Van der Kruk en mevrouw Vervest worden, volgens het rooster van aftreden, herbenoemd voor een periode van 4 jaar. De RvB gaat akkoord met de pilot Bibliotheek op School in Houten. - 23 - Jaarverslag 2012
- 24 - Jaarverslag 2012
Feiten en cijfers Leden Leden 31-12-07 31-12-08 31-12-09 31-12-10 31-12-11 31-12-12 Bibliotheek Houten 12.450 12.323 12.132 12.384 12.343 12.065 IJsselstein 8.345 7.561 7.440 7.512 7.712 8.028 Vianen 3.682 3.489 3.605 3.825 4.028 3.855 Lopik 1.593 1.422 1.476 1.840 1.722 1.658 Benschop 818 794 762 719 682 673 Bibliobus 1.339 1.218 971 0 0 0 totaal 28.227 26.807 26.386 26.280 26.487 26.279 NB: de stijging van het ledenaantal in 2010 in Lopik komt door overschrijving van leden Bibliobus Leden: indexen 2007=100 31-12-08 31-12-09 31-12-10 31-12-11 31-12-12 Houten 99 97 99 99 97 IJsselstein 91 89 90 92 96 Vianen 95 98 104 109 105 Lopik 89 93 116 108 104 Benschop 97 93 88 83 82 totaal 95 93 93 94 93 Leden: naar leeftijd 31-12-10 31-12-11 31-12-12 0-17 jaar 14740 14969 15219 18 jaar en ouder 11540 11518 11060-25 - Jaarverslag 2012
Leden: percentage inwoners dat lid is inwoners per gemeente 31-12-09 31-12-10 31-12-11 31-12-12 Houten 47.623 47.939 48.314 48.451 IJsselstein 34.248 34.348 34.287 34.260 Vianen 19.639 19.683 19.670 19.675 Lopik 14.181 14.120 14.050 13.991 Totaal inwoners werkgebied 115.691 116.090 116.321 116.377 % leden per gemeente 31-12-09 31-12-10 31-12-11 31-12-12 Houten 25,5 25,8 25,5 24,9 IJsselstein 21,7 21,9 22,5 23,4 Vianen 18,4 19,4 20,5 19,6 Lopik 15,8 18,1 17,1 16,7 gemiddeld Bibliotheek Lek & IJssel 22,8 22,6 22,8 22,6 landelijk gemiddelde in 2011: 24% (bron: CBS Statline) Opmerkingen over leden We hebben in 2012 voor het eerst in jaren te maken met een kleine ledendaling. Afgelopen jaar boekten we alleen in IJsselstein nog ledengroei, die duidelijk toe te schrijven is aan de aantrekkingskracht van het nieuwe gebouw en de volledig vernieuwde dienstverlening daarin. Kijken we naar de verdeling van leden naar leeftijd, dan zien we een ontwikkeling die ons zorgen baart: de daling van het aantal leden komt volledig op het conto van de 18+ (betalende) leden. Dit is een landelijke trend. - 26 - Jaarverslag 2012
Uitleningen Bibliotheek/Bibliotheekpunt 2009 2010 2011 2012 Houten-Centrum 373.000 407.729 439.188 426.343 Houten-Schoneveld 0 31.035 76.450 91.125 Tull en 't Waal 0 686 171 0 Schalkwijk 0 1.950 1.332 3.375 't Goy 0 427 287 0 totaal Houten 373.000 441.827 517.428 520.843 IJsselstein 216.350 253.139 294.074 321.259 totaal IJsselstein 216.350 253.139 294.074 321.259 Vianen 110.200 106.972 164.388 158.257 Hagestein 0 412 2.029 2.348 Zijderveld 0 2.081 2.382 3.122 Everdingen 0 375 489 292 totaal Vianen 110.200 109.840 169.288 164.019 Lopik 38.300 42.960 47.216 45.319 Benschop 22.100 22.980 19.146 23.177 Cabauw 0 1.141 787 705 Jaarsveld 0 3.895 3.386 3.314 Polsbroek 0 4.078 3.762 3.426 totaal Lopik 60.400 75.054 74.297 75.941 Bibliobus 44.827 0 0 0 totaal uitleningen Bibliotheek Lek & IJssel 804.777 879.860 1.055.087 1.082.062 index 100 109 126 134 Het aantal uitleningen in Benschop in 2011 is lager door sluiting ivm verbouwing Dorpshuis - 27 - Jaarverslag 2012
uitleningen per lid 2009 2010 2011 2012 Houten 30,75 35,68 41,92 43,17 IJsselstein 28,80 33,70 38,13 40,02 Vianen 28,81 28,72 42,03 42,55 Lopik 23,60 29,33 30,91 32,58 gemiddeld Bibliotheek Lek & IJssel 30,50 33,48 39,83 41,18 landelijk gemiddelde in 2009: 25,98 en in 2010: 25,05 Het aantal uitleningen in Bibliotheek Vianen en daardoor ook het aantal uitleningen per lid is in 2010 lager ivm de sluiting van deze vestiging tot 9 april 2010. Opmerkingen over Uitleningen Het aantal uitleningen is in 2012 opnieuw gestegen, hoewel minder dan in 2011. We beogen geen verdere stijging van het aantal uitleningen, zodat ook de kosten van vervanging en leengeld niet verder stijgen. Wel werken we aan het verhogen van de kwaliteit van de uitleningen. Dat wil zeggen dat we klanten vooral met optimaal bij hun wensen passende artikelen naar huis willen laten gaan. Dat bereiken we ondermeer met een goed advies door onze medewerkers. - 28 - Jaarverslag 2012
Bezoeken 2010 2011 2012 Houten-Centrum 160.297 175.333 189.062 Houten-Schoneveld * 56.365 123.901 120.340 IJsselstein 115.616 120.166 147.344 Vianen ** 41.822 66.645 63.958 Lopik *** 22.850 23.444 Benschop **** 14.999 4.959 4.117 * cijfers voor heel Wijkcentrum/Cultuurhuis Schoneveld ivm positie poortjes bij ingang gebouw, gemeten vanaf juli 2010 ** meting vanaf mei 2010 na verbouwing *** in 2012 zijn geen metingen verricht **** in 2011 jan t/m april gemeten; in 2012 sept t/m dec gemeten (beide jaren 4 maanden) Opmerkingen over bezoeken We zien in het algemeen een stijgende lijn in het aantal bezoeken. Dit heeft het afgelopen jaar te maken met een ander gebruik van de Bibliotheek door bezoekers. Met name door het beschikbaar stellen van draadloos internet (wifi) zien we steeds meer bezoekers met een eigen laptop of ander apparaat werken of studeren in onze vestigingen. In vestigingen zonder wifi en minder activiteiten door bezuinigingen zien we een daling van bezoekersaantallen. We zetten in op met name faciliteren van activiteiten door derden in onze vestigingen, dus door het beschikbaar stellen van onze locaties. - 29 - Jaarverslag 2012
Grafieken - 30 - Jaarverslag 2012
- 31 - Jaarverslag 2012
Ontwikkeling formatie de Bibliotheek Lek & IJssel 2009 t/m 2012 Let op: dit betreft alleen medewerkers in loondienst van de Bibliotheek (exclusief Uit in IJsselstein en projecten) 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 formatie de Bibliotheek Lek & IJssel 2009 2010 2011 2012 Uren per week - 32 - Jaarverslag 2012
COLOFON Teksten MT en Staf Bibliotheek Lek & IJssel Redactie Yvonne van Eck, Specialist Marketing & Communicatie Maart 2013-33 - Jaarverslag 2012