Gemeente Ede Memo Aan : Gemeenteraad Van : College van burgemeester en wethouders Datum : 5 januari 2016 Registratienummer : 41453 Opgesteld door : Hans van Lent Bijlagen : Brief VNG d.d. 21 december 2015 kenmerk ECFE/U201502166 Onderwerp : Actuele ontwikkelingen accountantsverklaring jaarrekening 2015 i.v.m. actuele ontwikkelingen van zaken Sociaal Domein. 1. Inleiding Geruime tijd al speelt landelijk de discussie over de vraag in hoeverre het haalbaar is dat de jaarrekening 2015 van de gemeente voorzien kunnen worden van een goedkeurende accountantsverklaring. De niet goedkeurende verklaringen komen niet onverwacht en zijn terug te voeren op fouten en onzekerheden in het Sociaal Domein die voor een groot deel vanuit de keten bij gemeenten neerslaan en deels ook uit de eigen contractuele relatie met de zorgaanbieders kunnen voortkomen. In 2015 heeft vooral de transitie en de continuïteit van deze zorg voorop gestaan. Hoewel niet alles in 2015 perfect is gegaan, is er wel alles aan gedaan om de transitie zo goed mogelijk te laten verlopen. De VNG schrijft: Dat een en ander waarschijnlijk zal resulteren in een beeld van veel niet goedkeurende verklaringen is voor gemeenten dan ook wrang. Temeer daar de oorzaken van de onzekerheden en onduidelijkheden voor een groot deel buiten de macht van de gemeenten ligt. 2. Wat ging vooraf Al eerder heeft de VNG gewaarschuwd dat de kans groot is dat de accountant bij veel van de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 geen goedkeurende verklaring zal afgeven. Minister Plasterk en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) hebben recentelijk een vergelijkbaar signaal gegeven. Daarnaast heeft ook een groot deel van de door ons gecontracteerde zorgaanbieders aangegeven aanzienlijke problemen te hebben met de eisen in ons controleprotocol. Zorgaanbieders geven aan dat dat voor praktisch onrealistische termijnen stelt en voor hen de administratieve lasten verhoogt, mede omdat wij een van het landelijke model afwijkende verklaring vragen en het noodzakelijk maakt dat hun accountant een extra onderzoek en een extra accountantsverklaring moet leveren. Tot de laatste weken van vorig jaar is op landelijk niveau, op kabinetsniveau, departementale top, NBA, VNG, zorgaanbieders en het netwerk directeuren sociaal domein onderhandeld over deze rechtmatigheidsproblematiek en (versoepeling van) de eisen die aan gemeenten en in het verlengde daarvan aan zorgaanbieders gesteld worden. De vessnetie nis dat 3. Gedeeltelijk duidelijkheid in VNG brief Uiteindelijk is bij brief van de VNG van 21 december 2015 (ECFE/U201502166) duidelijkheid gekomen, met dien verstande dat het rijk vast blijft houden aan een accountantscontrole die op reguliere wijze plaats vindt. En de verwachting onverminderd groot blijft dat door accountants bij de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 veel niet goedkeurende accountantsverklaringen zullen worden afgegeven. Naar aanleiding hiervan adviseert de VNG gemeenteraden, lokale auditcommissies en colleges in overleg te gaan om deze stand van zaken te bespreken en te bezien met hun accountants hoe tot een zo praktisch mogelijke inrichting van de controle 2015 kan worden gekomen. En vooral de energie te richten op 2016 en later.
Blz. 2 Voornoemde brief van de VNG is als bijlage bijgevoegd. Voor een uitgebreidere toelichting verwijzen wij u hiernaar. De essentie uit de brief is met de volgende 2 citaten te schetsen: De afgelopen periode hebben wij met het Rijk, de accountantssector en de zorgaanbieders over deze situatie gesproken. Uiteindelijk heeft het Rijk er toch voor gekozen de accountantscontrole op een reguliere wijze te laten plaats vinden. In aanvulling hierop adviseert de VNG aan gemeenten het inregelen van de beheersorganisatie ten bate van de controle 2016 en 2017 voorop te zetten en de administratieve lasten voor 2015 zoveel mogelijk te beperken, inclusief eventuele extra accountscontrolekosten ten behoeve van de jaarrekening van 2015. en Continuïteit van zorg voorop De situatie is dat het Rijk, gemeenten en ook zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) in 2015 de continuïteit van de zorg voorop hebben gezet. Hoewel niet alles in 2015 perfect is gegaan, is er wel alles aan gedaan om deze transitie zo goed mogelijk te laten verlopen. Dat een en ander naar alle waarschijnlijk zal resulteren in een beeld van veel niet goedkeurende verklaringen is voor gemeenten dan ook wrang. Hier komt bij dat de oorzaken van de onzekerheden en onduidelijkheden waar gemeente mee worden geconfronteerd voor een groot deel buiten de macht van gemeenten liggen. Vanwege de systematiek werken ze echter door in het accountantsoordeel bij de gemeenterekening. 4. Relevante punten in Edese context Deze situatie toespitsend op de situatie voor onze gemeente en onze accountantsverklaring zijn de volgende 2 punten van belang. Het gaat daarbij om de kans op een goedkeurende verklaring en het tijdaspect, het tijdstip waarop deze verklaring verkregen kan worden (als deze er al komt). 4.1. kans op een goedkeurende verklaring Belangrijk aspect hierbij is de vraag van het volgen van ons eigen controleprotocol of het inmiddels landelijk afgesproken protocol. Juist omdat landelijke regelgeving uitbleef zijn wij overgegaan tot opstelling van ons eigen controleprotocol. Dit vanuit de insteek dat we dit niet voor de accountant doen, maar voor onszelf willen vaststellen of de met de aanbieders gemaakte afspraken zijn nageleefd en de afgesproken zorg is verleend. Voor het onderdeel Jeugd is dit ook regionaal gedaan. Dit controleprotocol is geaccordeerd door de werkgoep COPRO van de NBA. Deze opzet is tevens verwerkt in ons controleplan voor 2015 dat door de Auditcommissie is vastgesteld. Uiteraard doen wij onze uiterste best om zelf vast te stellen of de afgesproken zorg is geleverd. Via matching van facturen en verleende beschikkingen, voortdurende monitoring en in combinatie met de kwartaalgesprekken die wij met aanbieders voeren proberen wij een zo compleet mogelijk beeld te krijgen. Zekerheid bij onze Edese cijfers verkrijgen wij en ook onze accountant door een goedkeurende accountantsverklaring van de zorgaanbieders. De praktijk is dat inmiddels landelijk een protocol is afgesproken tussen de zorgaanbieders en de accountants. Dit ligt op een veel hoger niveau en kent een meer algemene set aan verantwoordingseisen en controles. En voorziet dus niet in al de specifieke eisen die door verschillende gemeentes zijn gesteld. Geadviseerd wordt hier voor 2015 op aan te sluiten, om nog enige kans te hebben op een goedkeurende verklaring. Uitdrukkelijk wijzen wij erop dat dat ook bij dit protocol zeker geen garantie bestaat dat elke aanbieder daaraan voldoet. Is dat laatste niet het geval dan heeft dat, zonder dat dit beinvloed kan worden door ons als gemeente, onontkoombaar gevolgen voor de gemeentelijke verklaring. 4.2. tijdstip waarop (goedkeurende) verklaring beschikbaar komt Al enige jaren is ons proces erop gericht de jaarrekening vroeg in het jaar aan u als raad aan te bieden inclusief het controlerapport van de accountant. Zoals onder 3.1 aangegeven is voor het afgeven van een verklaring door onze accountant de aanlevering van die van de aanbieders noodzakelijk. Ons protocol was er ook op gericht die gegevens tijdig te ontvangen om te kunnen betrekken bij de opmaak van onze jaarrekening. Nu
Blz. 3 al is aangegeven dat, zeker voor de grotere aanbieders, deze niet op het door ons gevraagde tijdstip zullen komen. Daarvoor zijn de inspanningen voor de (grote) accountantskantoren te groot in zo n korte tijd. De streefdatum blijft 1 april, maar met uitloop wordt zeker rekening gehouden. Dan nog blijft de vraag overeind of iedere aanbieder ook een goedkreurende verklaring krijgt. Voor een uitgebreidere toelichting op de relevante aspecten verwijzen wij u nogmaals naar VNG brief. 5. Vervolg Met als achtergrond het advies van de VNG willen wij als college in overleg met de auditcommissie het volgende voorstellen: 1. Begin januari 2016 met accountant en auditcommissie het vervolproces te bespreken, waarbij ook het omgaan met het bestaande controleprotocol aan de orde dient te komen. Het lijkt onontkoombaar de afspraken te versoepelen en de aanbieders de keuze te geven om of ons protocol of het landelijke te volgen. Wel willen wij daarbij handhaven de door ons gevraagde bestuursverklaring (een verklaring van de bestuurder van de aanbieder vooruitlopend op de accountantsverklaring zelf) die inzicht geeft in de gedeclareerde zorg en een zo betrouwbaar mogelijke inschatting geeft van de geleverde maar nog niet gedeclareerde zorg. Deze betrekken wij bij de opmaak van onze eigen jaarrekening om, in combinatie met de onder 4.1. al geschetste acties, zelf een zo compleet mogelijk beeld te kunnen vormen. Zie hiervoor ook het verstuurde bericht aan de aanbieders. 2. Als uitgangspunt te kiezen dat wij onze jaarrekening vooralsnog gewoon opmaken overeenkomstig de gebruikelijke planning en deze dan aan te leveren met een voorbehoud voor het onderdeel jeugd en wmo. Dit zal dan vooralsnog zonder accountantsverklaring zijn, maar bespreking kan in ieder geval plaatsvinden. Wij hebben de aanbieders bericht: naar aanleiding van het signaal van de VNG zullen wij begin januari nader overleg voeren met onze accountant en de auditcommissie hoe om te gaan met de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij ligt voor de hand dat wordt overgegaan tot een versoepeling van de afspraken rond de accountscontrole, in die zin dat u de keuze krijgt tussen het volgen van ons plaatselijk of het landelijk protocol. Voor de goede orde merken wij daarbij nog het volgende op. De mogelijke versoepeling verwachten wij niet op de door ons gevraagde bestuursverklaring. Dit betreft inzicht in de gedeclareerde zorg en een zo betrouwbaar mogelijke inschatting van de in 2015 geleverde maar nog niet gedeclareerde zorg. Graag zien we dit onderdeel wel uiterlijk tegemoet binnen de daarvoor aangegeven termijn, zodat we deze kunnen betrekken bij het opmaken van de jaarrekening van de gemeente.
Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Accountantscontrole sociaal domein uw kenmerk ons kenmerk ECFE/U201502166 Lbr. 15/102 bijlage(n) - datum 21 december 2015 Samenvatting De verwachting is dat door accountants bij de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 veel niet goedkeurende accountantsverklaringen worden afgegeven. De oorzaken hiervan zijn fouten en onzekerheden in het Sociale Domein die voor een groot deel vanuit de keten bij de gemeenten neerslaan en deels ook uit de eigen contractuele relatie met zorgaanbieders kunnen voortkomen. De afgelopen periode hebben wij met het Rijk, de accountantssector en de zorgaanbieders over deze situatie gesproken. Uiteindelijk heeft het Rijk er toch voor gekozen de accountantscontrole op een reguliere wijze te laten plaats vinden. In aanvulling hierop adviseert de VNG aan gemeenten het inregelen van de beheersorganisatie ten bate van de controle 2016 en 2017 voorop te zetten en de administratieve lasten voor 2015 zoveel mogelijk te beperken, inclusief eventuele extra accountscontrolekosten ten behoeve van de jaarrekening van 2015. In deze brief wordt een schets op hoofdlijnen gegeven van wat dit alles voor gemeenten betekent. In het nieuwe jaar zal de VNG met het Rijk, accountants en zorgaanbieders doorspreken om tot een verdere concretisering te komen. Hiertoe zullen ook regionale bijeenkomsten worden georganiseerd. Over relevante ontwikkelingen zult u door de VNG, onder meer via onze website, op de hoogte worden gehouden.
Aan de leden informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Accountantscontrole sociaal domein uw kenmerk ons kenmerk ECFE/U201502166 Lbr. 15/102 bijlage(n) - datum 21 december 2015 Geacht college en gemeenteraad, De verwachting is dat door accountants bij de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 veel niet goedkeurende accountantsverklaringen worden afgegeven. De oorzaken hiervan zijn fouten en onzekerheden in het Sociale Domein die voor een groot deel vanuit de keten bij de gemeenten neerslaan en deels ook uit de eigen contractuele relatie met zorgaanbieders kunnen voortkomen. Continuïteit van zorg voorop De situatie is dat het Rijk, gemeenten en ook zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) in 2015 de continuïteit van de zorg voorop hebben gezet. Hoewel niet alles in 2015 perfect is gegaan, is er wel alles aan gedaan om deze transitie zo goed mogelijk te laten verlopen. Dat een en ander naar alle waarschijnlijk zal resulteren in een beeld van veel niet goedkeurende verklaringen is voor gemeenten dan ook wrang. Hier komt bij dat de oorzaken van de onzekerheden en onduidelijkheden waar gemeente mee worden geconfronteerd voor een groot deel buiten de macht van gemeenten liggen. Vanwege de systematiek werken ze echter door in het accountantsoordeel bij de gemeenterekening. Verkenningen De afgelopen periode hebben wij met het Rijk, de accountantssector en de zorgaanbieders over deze situatie gesproken. Tijdens deze verkenningen is door de VNG aan het Rijk voorgesteld om de regelgeving over de accountantscontrole aan te passen en deze controle in 2015 beter af te stemmen op dit buitengewone jaar van transformatie, waarin niet alleen een transformatie van het sociale domein moet plaats vinden maar ook van de administratie organisatie en verantwoording. Om de daadwerkelijke gemeentelijke inspanningen zichtbaar te maken, is onder meer aan het Rijk een groeipad van drie jaar voorgesteld. Ook andere oplossingen zijn verkend.
Een reguliere controle Uiteindelijk heeft het Rijk er toch voor gekozen de accountantscontrole op een reguliere wijze te laten plaatsvinden. Aanpassing van regelgeving acht het Rijk principieel onjuist en ook disproportioneel in verband met de transparantie naar de raad en met de verschillende uitgangsposities van gemeenten. Het Rijk heeft in de gesprekken meermaals ook aangegeven: zich ervan bewust te zijn dat een transitie als deze nu eenmaal tijd vergt; dat de oorzaken van substantiële fouten en onzekerheden deels buiten de gemeentelijke invloedsfeer liggen; zorgcontinuïteit in 2015 prevaleert; we vooral onze energie moeten inzetten op getrouwheid en dat rechtmatigheid in een fase van transitie niet de eerste prioriteit heeft. Wanneer een gemeente in het kader van de controle besluit om voor 2015 niet meer te investeren in het aantonen van de rechtmatigheid van de bestedingen, is dat een te respecteren keuze. Met het Rijk is afgesproken dat deze punten nadrukkelijk in de communicatie worden meegenomen. Energie richten op 2016 en 2017 In aanvulling hierop adviseert de VNG aan gemeenten het inregelen van de beheersorganisatie ten bate van de controle 2016 en 2017 voorop te zetten en de administratieve lasten voor 2015 zoveel mogelijk te beperken, inclusief eventuele extra accountscontrolekosten ten behoeve van de jaarrekening van 2015. We adviseren gemeenteraden, lokale auditcommissies en colleges in overleg te gaan en deze stand van zaken met elkaar te delen en de verwachtingen over de controle 2015 op elkaar af te stemmen. Vervolgens kan dan het gesprek met de accountant worden gevoerd om tot een zo praktisch mogelijke inrichting van de controle 2015 te komen, binnen het kader van de regelgeving waarmee de accountant te maken heeft. Met dit als uitgangspunt komt de vraag op: Wat betekent dit nu voor mijn gemeente? Onderstaand gaan we hier op hoofdlijnen op in aan de hand van het afrekenen van de PGBgelden en de zorg in natura. PGB-gelden De SVB gebruikt de komende tijd om meer zicht op de omvang van de geconstateerde fouten en onzekerheden bij de trekkingsrechten van de PGB s te krijgen. Deze fouten en onzekerheden zullen doorwerken naar de financiële rechtmatigheid van de gemeenterekening. onderwerp Accountantscontrole sociaal domein datum 21 december 2015 02/04
De SVB is gevraagd om uiterlijk 1 april met een verantwoording naar de gemeenten te komen. Zij heeft echter aangegeven, vanwege doorlooptijden van declaraties van budgethouders en verwerking naar partijen als de belastingdienst en het CAK, pas per juni 2016 tot een definitieve afrekening te kunnen komen. Samen met Rijk en accountants zal nu moeten worden gewerkt aan een instructie hoe in een eerder stadium een voorlopige afrekening kan plaatsvinden. Iedere gemeente zal de SVB t.z.t. moeten laten weten of zij akkoord gaat met de uiteindelijke afrekening. De fouten en onzekerheden vormen dan mogelijk een knelpunt. Met het ministerie van VWS zal nader overleg volgen om hier een oplossing voor te vinden. Zorg in natura Een zelfde verhaal geldt voor de aanbieders in de zorg. Ook zij zullen in 2016 met hun afrekeningen komen waarbij vragen kunnen ontstaan. Zorgaanbieders worden momenteel door hun brancheverenigingen geïnformeerd over deze afrekeningen. Veel aanbieders hebben aangegeven zich niet te kunnen verantwoorden conform de eerder met de gemeente overeengekomen contractvoorwaarden. Zij vragen de gemeenten om zich voor 2015 te mogen verantwoorden volgens een protocol met een algemene set aan verantwoordingseisen en controles. De VNG ondersteunt dit protocol, het is een passend arrangement op weg naar het nader inregelen van de transitie van het Sociale Domein. Zo houden we de administratieve lasten voor zowel de zorgaanbieders als de gemeenten binnen de perken. Dit alles onder de voorwaarde dat aanbieders zich op tijd zullen verantwoorden. Het neemt niet weg dat in sommige gevallen gemeenten/ regio s met hun aanbieders overeenstemming hebben over het wel verantwoorden conform de contractvoorwaarden of over een ander wijze van afwikkeling. Dan ligt het in de rede om deze andere afspraak te laten prevaleren. De VNG is geen voorstander van aanpassingen van gemeentelijke verordeningen specifiek voor de accountantscontrole 2015. Beter is het nu om de door het Rijk gekozen lijn te volgen en zich te richten op een langer termijn perspectief. Gemeenten nemen dan ook hier een eventueel niet goedkeurend oordeel voor wat betreft de financiële rechtmatigheid voor lief. Tot slot Tot zover de tussenstand van dit moment. In het nieuwe jaar zal de VNG met het Rijk, accountants en zorgaanbieders doorspreken om tot een verdere concretisering van bovenstaande te komen. Hiertoe zullen ook regionale bijeenkomsten worden georganiseerd. Over relevante ontwikkelingen zult u door de VNG, onder meer via onze website, op de hoogte worden gehouden. onderwerp Accountantscontrole sociaal domein datum 21 december 2015 03/04
De gesprekken vanuit de VNG zijn gevoerd in nauwe samenwerking tussen het bureau van de VNG en gemeentelijke vertegenwoordigers zowel vanuit de gemeentelijke financiën als het sociale domein. Graag zeggen we iedereen dank die hiervoor tijd vrij heeft willen maken. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten J. Kriens Voorzitter directieraad Deze ledenbrief staat ook op www.vng.nl onder brieven. onderwerp Accountantscontrole sociaal domein datum 21 december 2015 04/04