OVERZICHTSLIJST BESLUITEN Aanvang: 19 uur Vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 10 oktober 2018 Plaats: Lamstraat 113 9100 Sint-Niklaas Aanwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Lieven Dehandschutter (voorzitter), Maxime Callaert, Annemie Charlier, Carl Hanssens, Christel Geerts, Wout De Meester, Ilse Bats, Werner Maes, Guy Tindemans, Veerle Vincke, Filip Kegels, Dominique Tielens, Walter De Coeyer, Marjolein De Ridder, Luc De Ryck, Hugo Maes, Eddie Van der Vieren, Koenraad De Jonghe, Stephan Van der Gucht, Remi Audenaert (ondervoorzitter), Eric De Keyzer, Frans Windey, Magda Van Puyvelde, Michel Du Tré, Robby De Caluwé, Kris Herremans, André Van de Vyver Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Peter Hertog Bestuurders met raadgevende stem: Ronny Suy en Wim Van Rossen Deskundigen: Peter Deckers, Jef Foubert, Julien Van Geertsom en Dirk Bulteel Waarnemers: / Wonen eveneens de vergadering bij: Bart Casier (directeur), Saskia Fermont (adjunctdirecteur) en Koen De Wanckel (verslaggeving) Verontschuldigd: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Hassan Bilici, Boudewijn Vlegels, Tina Heyninck (volmacht Marjolein De Ridder), Marina Van Hoorick (Walter De Coeyer), Guido De Waele, Gust Claes, Dirk De Ketelaere, Filip Vercauteren, Julien Mertens, Chris Lippens(volmacht Eric De Keyzer), Gunter Van Campenhout, Freddy Merckx(volmacht Frans Windhey) en Ann Van Damme Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Nicole Van Duyse, Jo De Cuyper, Luc Maes, Sylvia Van Meirevenne en Goedele De Cock Bestuurders met raadgevende stem: Christophe Creve en Caroline Vermeulen Deskundigen: Rik Daelman, Bart Reyns en Matthias Vercauteren Waarnemers: Miet Deckers en Bruno Machiels AGENDA 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 27 juni 2017 2. Uittreding Provincie 3. Strategisch plan 2019 2025 aanpak 4. Actieprogramma en begroting 2019 5. Voorbereiding en vaststelling van de agenda van een Buitengewone Algemene Vergadering op woensdag 28 november 2018 6. Vernieuwing IT studie Chronos 7. Waas fonds 8. Personeel 9. Gebouwen Interwaas (Lamstraat en Kluizenhof) 10. Activiteiten en projecten van Interwaas. 11. Varia en mededelingen
1. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van 27 juni 2018 Het verslag van de Raad van Bestuur van 27 juni wordt eenparig goedgekeurd. 2. Uittreding Provincie De Raad van Bestuur beslist om akkoord te gaan met het voorstel van de Provincie van 26 september met volgende uitbetalingsmodaliteiten: de resterende nominale waarde (1 mio euro) volledig uit te betalen en het saldo van het tweede kwart (998.200 euro) over tien jaar terug te betalen. Ons akkoord gaat zoals ook eerder aangegeven - onder voorbehoud van het akkoord van de Dienst voorafgaande beslissingen t.a.v. het behouden van de fiscale positie van Interwaas. 3. Strategisch Plan De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het Directiecomité om een bestek uit te schrijven voor een opdracht gebaseerd op het voorgelegde plan van aanpak. 4. Actieprogramma en begroting De Raad van Bestuur keurt het actieprogramma en strategie voor 2019 goed. De Raad van Bestuur keurt de begroting (inkomsten / uitgaven) voor 2019 goed. 5. Voorbereiding en vaststelling van een buitengewone algemene vergadering op november 1. Goedkeuring van activiteitenprogramma en strategie voor het jaar 2019 2. Goedkeuring van de begroting 2019 3. Aanduiding van een lasthebber voor de Buitengewone Algemene Vergadering van de Maatschappij voor het haven-, grond- en industrialisatiebeleid van het Linkerscheldeoevergebied op 12 december 2018 4. Uittreding provincie De Raad van Bestuur keurt de voorgestelde agenda goed en beslist om de heer Jef Foubert als effectief afgevaardigde en de heer Remi Audenaert als plaatsvervangend afgevaardigde voor de Buitengewone Algemene vergadering van de Maatschappij voor het haven-, grond- en industrialisatiebeleid van het Linkerscheldeoevergebied op 12 december 2018 aan te duiden. 6. Vernieuwing IT - studie CRONOS De Raad van Bestuur neemt nota van de tussentijdse stand bevestigt de opdracht van het Directiecomité tot verdere uitwerking.
7. Waas Fonds 7.1. Bovenlokaal cultuurdecreet plan van aanpak uitschrijven Wase cultuurnota De Raad van Bestuur beslist om een bedrag van 40.000 euro euro uit de bovenlokale middelen van het Waas Fonds te reserveren voor het uitwerken van een beleidsplan in het kader van het subsidiereglement voor het bovenlokaal cultureel beleid. 7.2. Kosten voor het werkjaar 2019 De Raad van Bestuur beslist om uit de bovenlokale middelen van het Waas Fonds volgende middelen te reserveren voor de aanrekening van de kosten voor het werkjaar 2019 waar geen vergoeding tegenover staat, zijnde: Waasland Klimaatland: 66.000 euro Sociale economie 20.000 euro Mobiliteit 43.000 euro 8. Personeel 8.1. Uitbreiding aanstelling Filip Deproost tot 0.8 FTE tbv wijkwerken en bedrijventerreinmangement Het Directiecomité besliste om Filip Deproost als projectmedewerker Wijk-Werken aan te stellen met een 0.2FTE contract op B-niveau voor de periode vanaf 3 september tot en met 23 december 2018 en als halftijds deskundige bedrijven-terreinmanagement gedurende de periode van 3 september tot en met 23 december uit te breiden tot 0.6 FTE. 8.2. Pauline Adam: Begeleiding als gastlector Howest De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het Directiecomité om Pauline Adam, sedert 11 juni jl. in dienst bij Interwaas als ruimtelijk planner, als gastlector begeleiding te geven bij Howest Brugge: Bachelor Toegepaste Architectuur. Het gaat over twee halve dagen per week tot 18 december (voor deze momenten onbezoldigd binnen Interwaas). 8.3. Loopbaanonderbreking Jolien Van Ryckeghem Jolien Van Ryckeghem vraagt onbetaald verlof aan voor een periode van zes maanden met ingang vanaf half november. Het Directiecomité ging akkoord met de gevraagde loopbaanonderbreking en gaf opdracht in gepaste vervanging te voorzien, hetzij via aanwerving (kan via The Future Alliance), hetzij via ondersteuning door studie- of communicatiebureaus. 8.4. Interwaas 2.0 traject structuur Om te komen tot een door de medewerkers gedragen ontwerp van nieuwe structuur werden in de loop van zomer bilaterale gesprekken gevoerd met de personeelseden (grotendeels in aanwezigheid van onze consultant Delta-i). Voor de voorgestelde structuuropties was er ook na deze gesprekken onvoldoende draagvlak en is verder overleg nodig om te bepalen voor welke domeinen een nieuw
tussenniveau wenselijk is voor een optimale werking van onze organisatie en de directie uit de operationele werking te kunnen halen. Het Directiecomité concludeerde wel al dat op twee domeinen zeker nood is aan versterking, namelijk op het domein ruimte en voor HR & personeelsadministratie. Om de nood aan versterking op vlak van HR & personeelsadministratie in te vullen werd een plan van aanpak voorgelegd aan het Directiecomité. Het Directiecomité gaf opdracht een bestek uit te werken voor de uit te besteden strategische HRM opdracht. 8.5. Saskia Fermont: vorming Executive Master Publiek Management Het Directiecomité ging ermee akkoord dat de adjunct-directeur de vorming Executive Master in Publiek Management georganiseerd door Antwerp Management School volgt. 9. Gebouwen IW 9.1. Gebouw Lamstraat - akoestische studie kantoren bestaat nagenoeg alleen uit harde materialen (steen, tegels, glas) waardoor de geproduceerde geluidsgolven nagenoeg niet geabsorbeerd en aldus veelvuldig weerkaatst worden. Hierdoor ontstaat een storende nagalm. Het Directiecomité van 5 september ging principieel akkoord met het uitschrijven van een akoestische studie gevolgd door de nodige ingrepen. 9.2. Gebouw Lamstraat - archief: aanvraag vernietiging dossiers Na een overdracht van afgesloten dossiers zijn we, door plaatsgebrek, genoodzaakt over te gaan tot het vernietigen van archief. Om tot onderstaande selectie te komen werd een beroep gedaan op de selectielijst van VVBAD daterend van 20 sept 2016. Het Directiecomité van 5 september ging akkoord met de vernietiging van de opgelijste documenten uit het archief voor zoverre het voor Interwaas zelf niet noodzakelijk of nuttig is deze documenten te bewaren. 9.3. Site Kluizenhof 8 aanpak loods Sinds 21 juni 2017 is Interwaas eigenaar van Kluizenhof 8 te Sint-Gillis-Waas. De gebouwen dienen in orde te worden gesteld voor de ingebruikname door de buitendienst. In eerste instantie gaat het hier om de magazijnruimte.. Na analyse van het gebouw en in het kader van een goede werking en duurzaamheidsvisie wordt er voorgesteld om een aantal ingrepen te laten uitvoeren: Het Directiecomité gaf op 3 oktober goedkeuring om de vermelde werken te laten uitvoeren en gaf opdracht een bestek op te maken en uit te schrijven.
9.4. Opportuniteit uitbreiding kantoorruimte door aankoop woning Op de hoek van de Lodewijk De Meesterstraat, tegenover de kantoren van Interwaas, staat er een woning te koop. Dit zou de ideale uitwijklocatie kunnen zijn om het actuele en verdere toekomstige tekort aan ruimte en werkplekken op te vangen. Het Directiecomité van 3 oktober ging akkoord dat Interwaas een bod uitbrengt van 200.000 euro mits wordt nagegaan of de bestemmingswijziging naar kantoor stedenbouwkundig mogelijk is. 10. Stand van zaken van de activiteiten en projecten van Interwaas. Hieronder per werkdomein een samenvatting van de beslissingen van het Directiecomité van 5 september en 03 oktober 2018 De Raad van Bestuur bekrachtigt de beslissingen van het Directiecomité van 05 september en van 3 oktober 2018. Varia en mededelingen Nihil De voorzitter sluit de vergadering omstreeks 21.30 uur af. (w.g. Lieven Dehandschutter, voorzitter en Remi Audenaert, ondervoorzitter) Lieven Dehandschutter Voorzitter Remi Audenaert Ondervoorzitter