Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 1

Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 1

2

Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding voor het organiseren van het proces van de transformatie van leegstaand vastgoed naar tijdelijke studentenhuisvesting Naam: Alieke Blom Studienummer: 1361171 Mail: aliekeblom@hotmail.com TU Delft: Master track: Laboratorium: Hoofdmentor: Tweede mentor: Faculteit Bouwkunde Real Estate & Housing Design and Construction Management Ir. R.P. Geraedts Design & Construction Management Dr. H.T. Remoy MSc Real Estate Management Dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Niets uit dit document mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, fotokopie, opname of enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 3

4

Inhoud INHOUD Inhoud... 5 Voorwoord... 7 Inleiding... 9 Het doel van de handleiding... 10 De werking van de handleiding... 11 Aan de slag met de handleiding... 12 Handleiding... 13 DEEL A INITIËREN... 15 DEEL B ONTWERPEN... 35 DEEL C UITVOEREN... 49 DEEL D BEHEREN... 71 Nawoord... 81 Bronnen... 83 Bijlagen... 87 A. Quick scan... 87 B. Voorbeeld haalbaarheidsstudie... 90 C. Voorbeeld risicoanalyse van Bleek fabriek... 99 D. Model bouwteamovereenkomst... 106 E. Voorbeelden van definitieve ontwerpen... 118 F. Zelfwerkzaamheidscontract Go-West... 120 G. Voorbeeld planning zelfwerkzaamheid... 126 H. Kamerhuurcontract Go-West... 127 I. Beheermodel Kanaalweg 92 STW Utrecht... 142 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 5

6

Voorwoord VOORWOORD Deze handleiding is het resultaat van het afstudeeronderzoek dat ik heb uitgevoerd om mijn masteropleiding Real Estate & Housing aan de faculteit Bouwkunde van de TU Delft af te ronden. Het afstudeerlaboratorium waarbinnen het onderzoek is uitgevoerd is Design & Construction Management. De handleiding met de titel van Leegstand tot Leefbaar beschrijft de verschillende fases in het proces om leegstaand vastgoed te transformeren naar tijdelijke studentenhuisvesting. De transformatie zorgt ervoor dat een leeg en verpauperd gebied leefbaarder wordt gemaakt door toevoeging van de doelgroep studenten. Deze handleiding is geschreven voor stichtingen, ontwikkelaars en eigenaren die graag een pand tijdelijk willen transformeren naar studentenhuisvesting en willen weten hoe ze dit aan moeten pakken. Ik wil graag iedereen bedanken die betrokken is geweest bij mijn afstudeeronderzoek en heeft geholpen om deze handleiding tot stand te brengen. Ik wil allereerst mijn twee mentoren vanuit de TU Delft bedanken Ir. R.P. Geraedts en Dr. H.T. Remoy MSc. Verder wil ik iedereen die ik heb geïnterviewd bedanken, zonder hen was deze handleiding niet tot stand gekomen. Hierbij wil ik in het bijzonder SHS Delft bedanken voor hun tijd, informatie en ervaringen. Ik hoop dat u deze handleiding als nuttig ervaart. Alieke Blom, Delft 2012 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 7

8

Inleiding INLEIDING In de toekomst zal de vraag naar nieuwbouw afnemen en zal er juist steeds meer van de bestaande voorraad getransformeerd dienen te worden. Bovendien zullen veel bestaande gebieden geherstructureerd worden om deze gebieden leefbaarder te maken. Hierbij kan tijdelijke transformatie een grote rol spelen. Vaak duurt het erg lang voordat - na het initiatief om een gebied te transformeren het gebied daadwerkelijk wordt getransformeerd. Als er in de tussentijd niets met de gebouwen in dit gebied gebeurt, blijven de gebouwen leegstaan en blijft het gebied onleefbaar. Hier ligt een grote kans om twee problemen - het tekort aan studentenkamers en deze tijdelijke leegstand - op te lossen. Er is echter nog een duidelijk gebrek aan kennis op het gebied van het gehele proces (vanaf het initiatief tot en met het beheer) van tijdelijke transformatie van leegstaand vastgoed naar studentenhuisvesting. Groepen die zich bezighouden met studentenhuisvesting gaan los van elkaar aan de slag en moeten steeds opnieuw het wiel uitvinden. De handleiding is er op gericht om zoveel mogelijk informatie, die nu nog verspreid is over deze verschillende groepen, bij elkaar te brengen. De handleiding is gebaseerd op enerzijds een grondig literatuuronderzoek en anderzijds een casestudie onderzoek, waarbij veel verschillende actoren die betrokken zijn geweest bij tijdelijke transformatieprocessen zijn geïnterviewd. De uitkomsten van deze onderzoeken zijn te vinden in het afstudeerrapport van Leegstand tot Leefbaar dat ten grondslag ligt aan deze handleiding. Deze handleiding is een eerste versie en kan worden bijgesteld wanneer er meer tijdelijke transformatieprojecten zijn voltooid. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 9

Het doel van de handleiding Deze handleiding is in eerste instantie gericht op bestaande studentenhuisvestingsstichtingen in Nederland die nog weinig kennis hebben van het tijdelijke transformatieproces, maar wel graag een leegstaand pand willen transformeren naar studentenhuisvesting. Daarnaast is de handleiding ook geschikt voor andere (commerciële) ontwikkelaars van studentenhuisvesting, gemeenten, bewoners of andere initiatiefnemers. Voor deze doelgroepen is het aan te raden om allereerst een dergelijke studentenhuisvestingsstichting op te richten om de kosten laag te kunnen houden. Ook eigenaren van panden kunnen de handleiding raadplegen om te ontdekken wat hun mogelijkheden zijn met betrekking tot hun panden. Voor deze groepen zal de handleiding een leidraad bieden bij het transformeren van een leegstaand gebouw tot tijdelijke studentenhuisvesting. De handleiding beschrijft stap voor stap welke acties moeten worden ondernomen om tot het gewenste eindresultaat te komen. Middels deze handleiding kunnen deze groepen veel gemaakte fouten voorkomen en gebruik maken van tips die voortkomen uit eerdere transformatieprojecten. Hierdoor kunnen deze groepen zowel op financieel-, organisatorisch-, tijd-, informatie- als kwaliteitsgebied hun projecten zo succesvol mogelijk laten verlopen. 10

Inleiding De werking van de handleiding De handleiding is opgedeeld in vier delen, die gebaseerd zijn op de standaard bouwcyclus zoals deze is beschreven in de NEN normen. De vier delen waaruit deze handleiding bestaat zijn: Deel A Initiëren Deel B Ontwerpen Deel C Uitvoeren Deel CI Voorbereiden Deel CII Realiseren Deel D Beheren De handleiding bestaat uit 40 stappen. Elke stap bevat een toelichting van wat er in die stap moet gebeuren. De blauwe blokken na elke stap geven aan naar welke stap verder gegaan moet worden. Bovendien staat aan het einde van elk deel een checklist om te checken of er geen stappen zijn overgeslagen. Daarnaast staan in de handleiding verschillende blokken waarin een toelichting wordt gegeven. De symbolen in deze blokken hebben de volgende betekenissen: Tip Aandachtspunt Knelpunt en oplossing Succesfactor Voorbeeld Citaat Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 11

Aan de slag met de handleiding De handleiding begint vanaf het moment dat het idee ontstaat om een pand tijdelijk te transformeren naar studentenhuisvesting. Vervolgens worden er meerdere stappen doorlopen waarin een pand wordt geselecteerd, het ontwerp wordt gemaakt, de uitvoering plaatsvindt, de studenten hun kamer kunnen betrekken tot en met de uiteindelijke verhuizing uit het gebouw. Achterin de handleiding is een overzicht te vinden van het gehele stappenplan. Belangrijke opmerkingen vooraf: Elk project is uniek en het proces kan dus in een andere volgorde plaatsvinden. Ook kan het zijn dat stappen uit dit proces tegelijkertijd plaatsvinden. Het stappenplan is enkel bedoeld als leidraad voor het proces en om veel voorkomende fouten te voorkomen. De doelgroep studenten is vooraf bekend. Hier hoeft dus geen keuze meer voor worden gemaakt. Alle toelichting is toegespitst op deze doelgroep. De handleiding kan daarnaast ook gebruikt worden voor jongerenhuisvesting in het algemeen. Wanneer het hiervoor gebruikt wordt zullen er echter wel kleine aanpassingen nodig zijn, die men zelf zal moeten aanbrengen. Vanaf het begin van deze handleiding wordt al snel gewerkt met een stichting die bestaat uit studenten. Dit is van belang om de kosten zo laag mogelijk te houden en de haalbaarheid van het project te vergroten. Bovendien weten studenten het meest over de wensen en eisen van de doelgroep. De voorkeur gaat uit naar een stichting die uit zichzelf ontstaat, maar in deze handleiding wordt ook aandacht besteed aan het selecteren van een stichting bij de start van het proces. In deze handleiding wordt ervan uitgegaan dat één partij (namelijk de studentenstichting) het project zowel ontwikkelt als beheert. Traditioneel worden deze onderdelen vaak door andere partijen uitgevoerd, omdat er voor beide specialistische kennis nodig is. In de handleiding wordt daarom vaak aangegeven dat het verstandig is als de stichting kennis inwint bij experts/ervaringsdeskundigen. 12

Handleiding HANDLEIDING DEEL A INITIËREN... 15 Zorg voor een stichting... 17 Selecteer het pand... 19 Onderzoek de haalbaarheid... 20 Zorg voor correcte tekeningen... 22 Bereid de vergunningsaanvraag voor... 23 Scan de risico s... 24 Stel uitgangspunten op... 25 Sluit een intentie van samenwerking met de eigenaar... 26 Stel een bouwteam samen... 27 Maak het programma van eisen... 28 Werk de indeling verder uit... 29 Maak de planning en begroting... 30 Maak een financieringsvoorstel... 31 CHECKLIST Deel A Initiëren... 33 DEEL B ONTWERPEN... 35 Maak een voorlopig ontwerp... 37 Toets aan het PvE... 38 Stel de begroting bij... 39 Maak een definitief ontwerp... 40 Overleg formeel met de gemeente... 41 Pas het ontwerp aan, aan de hand van vergunningseisen... 42 Stel de begroting bij... 43 Vraag de vergunning aan... 44 Stel een definitief contract op met de eigenaar... 45 Verbeter planning voor de uitvoering... 46 CHECKLIST Deel B Ontwerpen... 47 DEEL C UITVOEREN... 49 DEEL CI VOORBEREIDEN... 51 Maak de bestektekeningen... 52 Maak het bestek... 53 Maak de directiebegroting... 54 Contracteer de aannemer... 55 13

Werf bewoners... 56 Bereid het beheer voor... 57 Selecteer bewoners... 58 Maak afspraken over de zelfwerkzaamheid... 59 Maak de werktekeningen & - plannen... 60 CHECKLIST Deel CI Voorbereiden... 61 DEEL CII REALISEREN... 62 Organiseer de zelfwerkzaamheid... 63 Houd toezicht op de ruwbouw... 64 Houd toezicht op de afbouw... 65 Lever het gebouw (gefaseerd) op... 67... 69 DEEL D BEHEREN... 71 Onderteken de huurcontracten... 73 Overhandig de sleutel... 74 Stel gang- en pandbeheerders aan... 75 Beheer... 76 Verhuis uit het pand... 78 CHECKLIST Deel D Beheren... 79 14

Deel A Initiëren DEEL A INITIËREN De eerste fase in het bouwproces is de initiatieffase. De belangrijkste partij in deze fase is de stichting als opdrachtgever. De fase bestaat voornamelijk uit een eerste check van het pand, een onderzoek naar de haalbaarheid van het plan en het maken van een programma. Een overzicht van de stappen in deze fase is hiernaast weergeven. Het startpunt van deze fase wordt bepaald door de vraag of u al een pand heeft om te transformeren. Er zijn in deze fase twee mogelijke startpunten: a. U bent een ontwikkelaar, gemeente, bewoner of andere initiatiefnemer. Het is aan te raden om een stichting op te richten. Dit betekent dat u moet beginnen bij stap 1. Indien u van mening bent dat een stichting niet nodig is, kunt u ook direct beginnen bij stap 2, maar dit is niet aan te raden. b. U bent al een stichting. Dan kunt u beginnen bij stap 2. Belangrijke opmerking: Indien u al een specifiek pand op het oog heeft moet u eerst checken of het pand geschikt is en dus stap 1 en 2 omdraaien. Nog geen stichting STAP 1 Al een stichting? STAP 2 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 15

16

1 ZORG VOOR EEN STICHTING (Opmerking: Als jullie al een groep studenten zijn die een stichting willen worden dan kan direct stap 6 uitgevoerd worden.) Hiervoor zijn twee mogelijkheden: a. Door een bestaande stichting te vragen. b. Door een nieuwe stichting op te richten: 1. Verspreid een vacature onder studenten- en studieverenigingen en op onderwijsinstellingen. 2. Houd informatiebijeenkomsten over de werkzaamheden. 3. Houd sollicitatiegesprekken. Het is erg belangrijk om de geschikte typen mensen in het bestuur van de stichting te hebben. 4. Selecteer een groep van ongeveer 5/6 studenten (afhankelijk van de grote en de complexiteit van het project) die elkaar goed aanvullen qua vaardigheden. Het is in ieder geval van belang om iemand met bouwkundige kennis, juridische kennis, financiële kennis en organisatorische kennis in het bestuur te hebben. 5. Richt de rechtspersoon (stichting) op en stel een Raad van Toezicht samen. Deel A Initiëren Geef in de vacature duidelijk aan dat het om een grotendeels fulltime bestuursfunctie gaat! Maak met onderwijsinstellingen afspraken over de waardering van de bestuursleden. Bijvoorbeeld d.m.v. studiepunten. Ook kan de Raad van Toezicht worden gevonden via de onderwijsinstelling. (SEV et al. 2012) Het kan verstandig zijn om als beginnende stichting hulp in te schakelen van experts en ervaringsdeskundigen. Dit kunnen zowel partijen zijn met ervaring op het gebied van projectmanagement, projectontwikkeling en beheren van studentenhuisvesting. Deze Raad van Toezicht kan het beste bestaan uit leden die ervaring hebben op dit gebied. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 17

6. Zorg ervoor dat de stichting goed functioneert (stel eventueel een proefperiode in). Zorg hierbij voor startkapitaal (bijv. om kantoorartikelen te kopen of een kantoorruimte te huren). Probeer dit te verkrijgen via een belanghebbende zoals de eigenaar van het project of de gemeente. Maak als stichting goed gebruik van het eigen netwerk en het netwerk van de Raad van Toezicht. Hiermee kan ervaring ingewonnen worden en kunnen kosten bespaard worden. Deze opgerichte stichting kan nu verder aan de slag gaan met dit stappenplan. Wees duidelijk tegen de stichting over het type project waar ze aan gaan beginnen. Het is vooral van belang dat de stichting een duidelijk beeld heeft van de kwaliteit van de uitvoering, het materiaalgebruik en de afwerking. 18 STAP 2

2 SELECTEER HET PAND (Opmerking: Als er al een pand is gevonden en de eigenaar is ook al overtuigd dan hoeft alleen stap 2 uitgevoerd te worden) 1. Zoek een pand. 2. Voer een quick scan (specifiek voor tijdelijke transformatie) uit om te zien of het pand geschikt is (zie bijlage A). 3. Overtuig de eigenaar om mee te werken. Overtuig de eigenaar met voorbeelden van succesvolle projecten. Afhankelijk van het type project en eigenaar kunnen verschillende argumenten aangedragen worden. Bekijk dus allereerst het profiel en de visie van de eigenaar en zoek daarna argumenten die daar bij passen. Deel A Initiëren Manieren om te zoeken naar een pand: Zoek in het leegstandsregister van gemeente Zoek op websites van makelaars Zoek via uw netwerk Kijk naar plannen van gebiedsontwikkeling Fiets door een gebied heen op zoek naar leegstaande kantoren Figuur 1: Quick scan uit bijlage A Voorbeelden van argumenten die aangedragen kunnen worden: De opbrengsten uit de huur van het pand zullen een groot deel van de rentelast dekken. De eigenaar heeft geen zorg voor het beheer en het onderhoud van het pand. Het pand zal niet van de eigenaar weglopen en verloederen. Het biedt flexibiliteit vanwege de tijdigheid. De transformatie draagt bij aan de leefbaarheid, veiligheid en het imago van de wijk. Dit zal gunstig zijn voor toekomstige ontwikkelingen. (Dit argument is bijvoorbeeld te gebruiken als de eigenaar een gemeente is of als de eigenaar in de toekomst nieuwe ontwikkelingen gepland heeft op die locatie.) Het dient een maatschappelijk doel, het is duurzaam en zorgt daarmee voor een goede reputatie. (Dit argument is bijvoorbeeld te gebruiken als de eigenaar een maatschappelijk doel heeft (zoals een zorginstelling) of als de eigenaar graag duurzaamheid wil uitstralen.) STAP 3 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 19

3 ONDERZOEK DE HAALBAARHEID Doe als stichting, eventueel in samenwerking met experts een haalbaarheidsonderzoek. In dit haalbaarheidsonderzoek zal moeten worden onderzocht wat de (on)mogelijkheden zijn van het project. (In bijlage B staat een voorbeeld van een haalbaarheidsonderzoek waarin de ruimtelijke en financiële mogelijkheden worden onderzocht) Vraag eerst de AutoCAD tekeningen van het gebouw op bij eigenaar. Indien deze niet in het bezit is van AutoCAD tekeningen, vraag dan na of de bedrijven die de installaties onderhouden AutoCAD tekeningen hebben. Indien ze hier ook niet zijn dan is het nog mogelijk om bij het archief van Bouw en Woningtoezicht een kopie van de afgegeven bouwvergunning op te vragen. De tekeningen uit deze bouwvergunning moeten dan omgezet worden naar AutoCAD tekeningen. (SEV et al. 2012) Onderzoek: De ruimtelijke mogelijkheden: Schets indelingsmogelijkheden op de bestaande plattegronden met behulp van vlekkenplannen (zie figuur 2) Hiermee kunnen aantallen woningen en ontsluitingsmogelijkheden worden onderzocht. Voor tijdelijke transformatie is onzelfstandige woonruimte (groepswoningen) waarbij meerdere kamers samen de keuken en badkamer delen het meest haalbaar. De functionele mogelijkheden: Onderzoek of het pand aan alle functionele eisen voldoet. Met name brandveiligheidseisen zijn hierbij van belang. Bekijk ook welke elementen in het gebouw behouden kunnen blijven. Om te weten wat de wensen van de toekomstige bewoners zijn, kan een eigen marktonderzoek worden uitgevoerd of kan een recent woonwensenonderzoek worden geraadpleegd. Figuur 2: Voorbeeld van een vlekkenplan. (Elke kleur staat voor een andere functie) 20

Deel A Initiëren De technische mogelijkheden: Onderzoek wat de technische staat is van het gebouw. Schakel hierbij een deskundige in. Deze kan onderzoeken of de installaties nog geschikt zijn en of er bijvoorbeeld asbest in het gebouw aanwezig is. De financiële mogelijkheden. Onderzoek of het project met het aantal mogelijke kamers haalbaar is voor de exploitatieperiode. Baseer de berekeningen op eerste aannames. Maak een eerste grove bouwbegroting en gebruik de uitkomsten hiervan voor het exploitatieoverzicht. De deskundige kan het beste de oorspronkelijke installateur zijn of het bedrijf dat momenteel de installaties onderhoud. Vraag naar een asbestinventarisatie bij de eigenaar. Deze is verplicht om dit te kunnen laten zien. Gebouwen die na 1994 zijn gebouwd bevatten zeker geen asbest, want vanaf die tijd is het verboden om asbest te produceren en te gebruiken. (SEV et al. 2012) Pols alvast bij verschillende instanties (gemeente/provincie, fondsen en corporaties) of ze een garantie wil afgeven en onder welke voorwaarden. Meer informatie en kengetallen zijn te vinden in De financiële haalbaarheid van transformatie naar studentenhuisvesting (2011) van de Kantorenloods van het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam. Denk in de financiële haalbaarheidsberekeningen aan: Het puntensysteem voor de bepaling van de huur: (http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/huurwoning/puntensysteem-huurwoning) De aflossing van de rente van de lening De kosten voor beheer en onderhoud De gebruiksvergoeding aan de eigenaar Hergebruiken van bepaalde onderdelen Zelfwerkzaamheid (minder verbouwingskosten, maar wel huurkorting) Kosten voor beheer Het plan is haalbaar? STAP 4 Het plan is niet haalbaar Opnieuw STAP 3 en zoek naar andere oplossingen Het plan is nooit haalbaar? Zoek naar andere mogelijkheden, zoals een ander pand of een andere doelgroep Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 21

4 ZORG VOOR CORRECTE TEKENINGEN Dit kan op twee manieren: a. Als er genoeg geld is meet dan de bestaande situatie compleet opnieuw in. Dit is echter bij tijdelijke transformatie-projecten vaak niet het geval. b. Loop met de bestaande tekeningen door gebouw en zoek uit wat klopt en wat niet klopt. Geef dit grof aan in de bestaande tekeningen en verwerk het vervolgens in de (Auto)CAD tekening. Figuur 3: In bestaande tekeningen is met rode stift aangegeven wat wel en wat niet klopt 22 STAP 5

5 Deel A Initiëren BEREID DE VERGUNNINGSAANVRAAG VOOR 1. Oriënteer alvast op de wetten die betrekking hebben op tijdelijke transformatie en tijdelijk wonen. Voor tijdelijke transformatieprojecten kan een vrijstelling voor maximaal 5 en in de toekomst waarschijnlijk 10 jaar worden aangevraagd op het bestemmingsplan. Verder zijn er bij transformatie lagere eisen vanuit het Bouwbesluit voor de beoordeling van de bouwvergunning. Wetten en regels m.b.t. tijdelijke transformatie zijn te vinden op de volgende websites: Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) (artikel 2.12, lid 2): http://wetten.overheid.nl/bwbr0024779/geldigheidsdatum_02-05-2012 Bor (Besluit omgevingsrecht) (artikelen 5.16 en 5.18): http://wetten.overheid.nl/bwbr0027464/geldigheidsdatum_02-05-2012 Bouwbesluit 2012: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/bouwregelgeving/bouwbesluit-2012 Crisis- en herstelwet: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/crisis-en-herstelwet/documenten-enpublicaties/brochures/2010/04/01/over-de-crisis-en-herstelwet.html 2. Neem contact op met de gemeente en krijg een schriftelijke toezegging. Het is van belang om in deze vroege fase van het proces veel overleg te hebben met de afdeling Bouw en woningtoezicht van de gemeente, de brandweer en de afdeling stedelijke ontwikkeling. Tijdens deze overleggen zal duidelijk moeten Enthousiasmeer deze partijen door voorbeelden te laten zien van succesvolle projecten. Begin met het enthousiast maken van een beleidsmaker (bijv. een wethouder)! worden of en welke gemeentelijke blokkades er zijn en of er medewerking is vanuit deze instanties. Probeer een schriftelijke toezegging voor medewerking van de gemeente te krijgen. (SEV et al. 2012) Gemeentes zullen over het algemeen geïnteresseerder zijn wanneer maatschappelijke functies worden toegevoegd aan het plan. Dit kan er echter wel voor zorgen dat er meer eisen zijn bij de vergunningsaanvraag. STAP 6 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 23

6 SCAN DE RISICO S 1. Risico-identificatie: breng de verschillende risico s in kaart. Juridisch (met betrekking tot wetten en regelgeving) Organisatorische (bijv. met betrekking tot de planning) Technisch (o.a. onbekende stoffen, zoals asbest) Maatschappelijk: (bijv. klagende bewoners) Financieel: (o.a. schommelingen in de markt en lening) Politiek: (o.a. schommelingen in de politiek zoals verkiezingen) Ruimtelijk: (bijv. logistieke problemen door smalle gangen) Onderzoek de geschiedenis van het gebouw: welke eigenaren in het verleden in het gebouw hebben gezeten en wat er nog meer met het gebouw is gebeurd. Hiermee kunnen de risico s op eventuele onbekende stoffen en andere onbekendheden worden geschat. Ik zeg weleens als we ergens moeten beginnen moet je eigenlijk gewoon in de kroeg op de hoek gaan zitten en horen en luisteren wat er in de afgelopen periode allemaal heeft afgespeeld. (H. van Wijk, Plegt-Vos) Bij de tijdelijke transformatie van het voormalige ACTA gebouw in Amsterdam (het Go-West project) bleek vlak voordat de werkzaamheden uitgevoerd zouden worden dat er Amalgaam in het pand aanwezig was. Dit is te verklaren vanwege het feit dat er een tandartsenopleiding in dit pand zat. Dit was echter van te voren niet goed genoeg geschat. Dit heeft voor veel vertraging en saneringskosten gezorgd. 2. Risicoanalyse: Bepaal de grootte van de kans dat deze risico s zullen optreden en bepaal het effect van de risico s. 3. Risicorespons: Bepaal of het risico vermeden, gereduceerd, overgedragen of geaccepteerd kan worden. 4. Risicobeheersing: Tijdens het proces moeten de risico s voortdurend gemonitord worden. Meer informatie over risico s scannen en methodes die hierbij gebruikt kunnen worden is te vinden in het boek Risicoanalyse bij Projectontwikkeling (Gehner 2011) of in een verkorte versie in hoofdstuk 15 Risico s in de bouw van het boek Inleiding bouwmanagement. (Gehner & Hobma, 2010) Een voorbeeld van een risico analyse is te vinden in bijlage C. 24 STAP 7

7 STEL UITGANGSPUNTEN OP Deel A Initiëren 1. Definieer vertrekpunten voor het project door bepaalde aspecten die in het haalbaarheidsonderzoek (stap 3) zijn aangenomen of resultaten zijn van het haalbaarheidsonderzoek op te stellen als uitgangspunt. Dit zijn de punten waaraan het project moet voldoen. Denk hierbij aan uitgangspunten met betrekking tot: Ruimtelijke aspecten (Bijv. het gebouw moet bestaan uit groepswoningen) Functionele aspecten (Bijv. we werken met brandcompartimenten van..) Technische aspecten (Bijv. we vervangen alle installaties) Financiële aspecten (Bijv. we maken gebruik van goedkope materialen) 2. Stel daarnaast uitgangspunten met betrekking tot het proces op. Denk hierbij aan uitgangspunten met betrekking tot: Geld (Bijv. het gehele project mag niet meer kosten dan..) Organisatie (Bijv. we maken gebruik van zelfwerkzaamheid) Tijd (Bijv. de ontwerpfase mag 2 maanden duren) Informatie (Bijv. tijdens de uitvoering moet elke week een overleg plaatsvinden) Kwaliteit (Bijv. het bouwproces moet duurzaam verlopen) Deze uitgangspunten zijn de basis voor het programma ven eisen in stap 10. In het programma van eisen worden deze uitgangspunten geconcretiseerd. Wees als opdrachtgever duidelijk over wat je belangrijk vindt en waar geen discussies over mogelijk zijn. Ik kan me nog wel herinneren dat de architect met voorstellen kwam die uit het oogpunt van onderhoud heel slecht waren. Dan ben ik gewoon heel simpel. We hebben van te voren afgesproken dat we een zo onderhoudsarm mogelijke gevel willen hebben (G.J. van den Beuken voormalig directeur vastgoed bij DUWO over de transformatie van het Westplantsoen in Delft) STAP 8 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 25

8 SLUIT EEN INTENTIE VAN SAMENWERKING MET DE EIGENAAR Stel een voorlopig contract op met de eigenaar als intentie van samenwerking. In dit contract moeten in ieder geval de volgende aspecten worden opgenomen: Het beoogde gebruik De beoogde huurperiode Exclusiviteit voor de periode die nodig is voor de financieringsaanvraag, het maken van het ontwerp en het toetsen aan de vergunningen. Wanneer bepaalde risico s te groot worden, dan kan zowel de stichting als de eigenaar afzien van de transformatie en de huur. Bron: Facility Management Magazine Het is pas een deal als er een handtekening op papier staat, onthou dat goed. (G. Zonderman, Aprisco) 26 STAP 9

9 STEL EEN BOUWTEAM SAMEN Deel A Initiëren Stel een bouwteam samen met een aannemer, adviseurs en eventueel een architect. Selecteer deze partijen op basis van hun kennis van en ervaring met dergelijke projecten. Een bouwteam is een tijdelijke samenwerkingsvorm, waarbij meerdere partijen al vroeg in het proces hun expertise en kennis kunnen bijdragen. De aannemer geeft hierbij al advies tijdens de ontwerpfase. Meer informatie over een bouwteam is te vinden in hoofdstuk 5 Bouwteam door A.Z.R. Koning in het boek: Praktijkboek contracteren in de bouw (2010). (Onderstaande figuur is gebaseerd op Geraedts, 2010) Allereerst wordt een bouwteamovereenkomst gesloten en voor de uitvoering kan deze bouwteamovereenkomst overgaan in een aannemingsovereenkomst. Omdat het altijd kan gebeuren dat de opdrachtgever er met de aannemer niet uit komt is het van belang om een afstandsverklaring te tekenen. Een opzet van een contract voor een bouwteamovereenkomst is te vinden in bijlage D. Wanneer de stichting het niet belangrijk vindt om invloed te hebben op het proces kan er in ook gekozen worden voor een design & build contractmodel. Waarbij één partij de controle heeft over zowel het ontwerp als de uitvoering. Met dit contractmodel kan de uitvoering al starten wanneer het ontwerp nog niet af is. Dit zorgt voor een kortere doorlooptijd! STAP 10 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 27

10 MAAK HET PROGRAMMA VAN EISEN Stel samen met de betrokken partijen uit het bouwteam een programma van eisen op. Hierin wordt vastgelegd hoe het nieuwe programma kan worden ingepast. Andere functies toevoegen naast het wonen, kan ervoor zorgen dat het project aantrekkelijker wordt en kan bijdragen aan de leefbaarheid van het gebied. Bovendien zal er minder bezwaar zijn van omwonenden. Het PvE kan als volgt opgezet worden (op basis van SBR 258): Gebruikseisen: Geven een beeld van de te huisvesten organisatie (aard, omvang, activiteiten e.d.) Functies en prestaties: Bevatten ruimtelijke en bouwkundige eisen en wensen met betrekking tot de locatie (bereikbaarheid, voorzieningen e.d.) en het gebouw (ruimtebehoefte, relaties tussen ruimtes, gewenste bouwfysische condities e.d.) Beeldverwachtingen: Hierin wordt aangegeven welke kwaliteit de opdrachtgever wil met betrekking tot de stijl van het gebouw Interne voorwaarden: Bevatten de voorwaarden vanuit de opdrachtgever. In ieder geval met betrekking tot financiën (investering, exploitatie) en tijd (oplevering, doorlooptijd) Externe eisen en voorwaarden: Bevatten de eisen die worden opgelegd door wet- en regelgeving (waaronder het bouwbesluit) Meer informatie over een programma van eisen is te vinden op: http://www.programmavaneisen.com/ http://www.triacon.nl/programma-van-eisen.html Een voorbeeld van en programma van eisen is te vinden op: http://www.nieman.nl/specialismen/bouwmanagement/programma-van-eisen-pve/ De eisen in het programma van eisen moeten meetbaar zijn, exact of prestatiegericht zijn, haalbaar zijn en voldoende gedetailleerd zijn. 28 STAP 11

11 WERK DE INDELING VERDER UIT Deel A Initiëren Toets de eerder ontwikkelde oplossingen uit stap 3 aan de hand van de extra verkregen informatie en het programma van eisen uit stap 10 en werk ze verder uit in een schetsontwerp. Indien er genoeg geld is kan dit ook verder uitgewerkt worden door een architect of plattegrond ontwikkelaar. Maak hierbij gebruik van de kennis en expertise van alle leden uit het bouwteam (waaronder constructie- en installatieadviseurs). Dit is zeker het belang bij een complex constructief of installatietechnisch gebouw. Bespreek de resultaten binnen het bouwteam. Figuur 4: Voorbeeld van een schetsontwerp STAP 12 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 29

12 MAAK DE PLANNING EN BEGROTING 1. Tijdsplanning: maak een tijdsplanning voor het proces. Er bestaan meerdere technieken om te plannen, maar het is aan te raden om een balkenplanning te gebruiken (een GANTT chart) Maak in de tijdsplanning een onderscheid tussen de verschillende fasen. Het is van belang om in ieder geval deel B (ontwerpen) en deel C (uitvoeren) in de planning op te nemen. In een balkenplanning worden alle (gegroepeerde) activiteiten opgenomen met daarbij de start- en einddatum van de activiteiten. De lengte van de balken geeft de doorloop tijd van elke activiteit aan. Daarnaast kunnen de relaties tussen de activiteiten worden weergegeven en de momenten waarop er (tussen)resultaten moeten zijn. Deze balkenplanning kan bijvoorbeeld gemaakt worden in MS Office Excel of MS Office Project. 2. Begroting en exploitatieoverzicht: verbeter de in stap 3 gemaakte eerste begroting van de bouwkosten en het daarmee samenhangende exploitatieoverzicht. Het kan erg lastig zijn om de verbouwingskosten te begroten vanwege de vele onzekerheden en risico s. Begroot daarom ruim! Om te komen tot een goed financieel plan kan een offerte van de aannemer gevraagd worden. De gegevens uit deze offerte kunnen gebruikt worden als input van de begroting. Wanneer de kosten erg hoog uitvallen loop dan als stichting door het pand heen en bekijk zelf waar er nog kosten geschrapt kunnen worden. STAP 13 30

Deel A Initiëren 13 MAAK EEN FINANCIERINGSVOORSTEL 1. Stel het ondernemingsplan samen. Hierin kunnen de volgende aspecten opgenomen worden: Uitleg over de stichting, de aanpak van de stichting en de partijen met wie de stichting samenwerkt Analyse van de markt (vraag en aanbod) Analyse van de doelgroep (wensen en eisen) Analyse van de kwaliteiten van de locatie en het gebouw De uitgangspunten (uitkomst stap 7) Het programma van eisen (uitkomst stap 10) De risico s (uitkomst stap 6) Het schetsontwerp (uitkomst stap 11) De planning (uitkomst stap 12) Het financiële plan (inclusief leegstandspercentages) (uitkomst stap 12) 2. Vraag met behulp van dit plan garantie voor een lening. Dit kan geprobeerd worden bij: overheden (gemeente/provincie), fondsen (bijvoorbeeld SVN of WSW) of eventueel woningcorporaties. 3. Doe met behulp van dit ondernemingsplan een pitch bij banken om de lening aan te vragen. Zorg dat het ondernemingsplan goed op orde is en zorg dat de exploitatie sluitend is. Dat is hetzelfde als mijn dochter bij mij komt, van pa kun je me wat geld geven ik wil een huis kopen. En als je dat verder niet onderbouwd dan zeg ik ben je nou helemaal belazerd. Dat moet je onderbouwen (H. van Wijk Plegt-Vos). Einde van DEEL A, doe nog een laatste check met behulp van de checklist en ga door naar DEEL B Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 31

32

Deel A Initiëren CHECKLIST Deel A Initiëren Er is een stichting opgericht Het pand is geschikt Het initiële plan is haalbaar Er zijn zo goed als mogelijk correcte tekeningen Er lopen contacten met de gemeente en evt. de brandweer De risico s zijn geschat De uitgangspunten zijn opgesteld Er ligt een intentie van samenwerking met de eigenaar Er is een bouwteam opgericht Het programma van eisen is opgesteld Het schetsontwerp is gemaakt Tijdsplanning en begroting zijn gemaakt De financiering is aangevraagd (garantie en lening) Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 33

Archimedeslaan 16, Utrecht. Voorbeeld van een oud schoolgebouw dat tijdelijk gebruikt wordt voor studentenhuisvesting. 34

Deel B Ontwerpen DEEL B ONTWERPEN De tweede fase in het transformatieproces is de ontwerpfase. De belangrijkste partijen in deze fase zijn de ontwerpende partijen en de adviseurs. In deze fase zal het uiteindelijke ontwerp gemaakt worden dat is gebaseerd op de wensen en eisen van de opdrachtgever, de bevoegde instanties en de gebruikers. De ontwerpende partij kan in dit geval de stichting zelf zijn, of indien er voldoende geld is een architect. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 35

36

Deel B Ontwerpen 1 MAAK EEN VOORLOPIG ONTWERP Werk de tekeningen uit de vorige fase verder uit in een voorlopig ontwerp. Teken hierbij plattegronden en doorsneden met: De aanpassingen in de indeling De bouwtechnische aanpassingen De constructieve aanpassingen De installatietechnische aanpassingen Maak voor deze tekeningen gebruik van de adviezen van de constructeurs, installatie adviseurs en de aannemer. Zoek uit of prefab doucheof keukenunits en optie zijn of dat dit te duur is. Zelf wanneer dit hergebruikt kan worden kan het nog te duur zijn, vanwege de tussentijdse opslagkosten. Enkele opmerkingen: Maak zo goed mogelijk gebruik van bestaande elementen in het gebouw en zorg ervoor dat er veel herhaling in het plan zit om het goedkoop te houden. Bijzondere architectuur en esthetische eisen zijn niet van belang. Het belangrijkste is dat het ontwerp functioneert. Houd goed rekening met brandveiligheid (brandcompartimentering, brandscheidende deuren en vluchtroutes). Indien het gebouw ligt op een geluidsbelaste locatie of er zijn problemen met de bezonning, dan is het verstandig om te kijken of het mogelijk is om hier ontheffing voor te krijgen. Is dit niet mogelijk dan moeten er aanpassingen bedacht worden. Voorbeeld van een prefab keuken/douche unit in het door SLS wonen getransformeerde Elisabeth Ziekenhuis in Leiden. Een voorbeeld is hergebruik van oude kozijnen in het transformatieproject aan de Archimedeslaan 16 in Utrecht. Oude kozijnen worden hier tussen de gezamenlijke ruimtes en gangen geplaatst om meer lichtinval te creëren. STAP 2 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 37

2 TOETS AAN HET PVE Toets het in stap 1 gemaakte ontwerp in aan alle eisen van het programma van eisen. Doe dit door de tekeningen naast het programma van eisen te leggen en op de tekeningen aan te geven: wat overeenkomt met het programma van eisen, wat niet overeenkomt met het programma van eisen en wat hieraan veranderd moet worden om het overeen te laten komen met het programma van eisen. Figuur 5: Opmerkingen met betrekking tot het PvE op het voorlopig ontwerp 38 STAP 3

Deel B Ontwerpen 3 STEL DE BEGROTING BIJ Stel de gemaakte begroting van de bouwkosten en het daarmee samenhangende exploitatieoverzicht uit stap 12 van de vorige fase bij aan de hand van het voorlopig ontwerp. Vraag hierbij de aannemer om even mee te kijken. Indien de begroting niet sluitend is moet het voorlopig ontwerp aangepast worden en dient de begroting opnieuw bijgesteld te worden tot deze sluitend is. Om kosten te besparen is het erg belangrijk om in de gaten te houden dat het enkel gaat om prestatie eisen. De esthetische eisen zijn niet zozeer van belang! we kiezen ervoor om bijvoorbeeld niet overal plintjes langs de wanden te leggen. Vanuit het idee van heel vaak is het eerste wat zo n huurder doet het plintje eraf trekken om een nieuwe vloer erin te kiepen. Het lijkt iets heel simpels maar als je standaard overal een plintje neerlegt kost dat je weer zoveel extra. (Maarten Spil, STW) Plafond van een getransformeerde hal in de Archimedeslaan 16 in Utrecht, Meebetalen aan bepaalde veranderingen is voor de eigenaar vaak niet interessant. Dat zou enkel interessant kunnen zijn als de eigenaar al weet wat hij met het pand wil gaan doen. De begroting is sluitend STAP 4 De begroting is niet sluitend STAP 1 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 39

4 MAAK EEN DEFINITIEF ONTWERP Maak goed gebruik van het eigen netwerk. Misschien is er wel iemand in dit netwerk die veel verstand heeft van tekenen volgens de vergunningsvereisten. Laat een architect of tekenbureau het voorlopige ontwerp uitwerken in tekeningen die gebruikt kunnen worden voor de vergunningsaanvraag. Laat hiernaast een ruimteomschrijving maken waarbij per ruimte onder andere oppervlakte, gebruik en afwerking wordt vastgelegd. Daarnaast een technische omschrijving om per element een beeld te krijgen over opbouw, afmetingen en materiaal. In deze technische omschrijving staan ook berekeningen van onder andere de constructie en installaties. Indien er echt geen budget is kan ook geprobeerd worden om het definitieve ontwerp zelf te maken. Op de website van het omgevingsloket ( www.omgevingsloket.nl) staat aangegeven welke tekeningen nodig zij voor de omgevingsvergunning. In bijlage E zijn voorbeelden te vinden van definitieve ontwerpen. Meer informatie over het aanvragen van een omgevingsvergunning is te vinden op de volgende websites: http://wetten.overheid.nl/bwbr0027471/geldigheidsdatum_10-05-2012 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/bouwregelgeving/omgevingsvergunning-voorbouwen/aanvraag-omgevingsvergunning 40 STAP 5

5 OVERLEG FORMEEL MET DE GEMEENTE Deel B Ontwerpen Na het maken van het definitief ontwerp kan er een formeel overleg met de gemeente en eventueel de brandweer plaatsvinden. In dit overleg kan besproken worden onder welke voorwaarden de gemeente medewerking verleent aan het afgeven van de omgevingsvergunning en tijdelijk ontheffing van het bestemmingsplan. Leg de tekeningen voor aan de gemeente en vraag er commentaar op. STAP 6 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 41

6 PAS HET ONTWERP AAN, AAN DE HAND VAN VERGUNNINGSEISEN Met behulp van het commentaar van de gemeente en eventueel de brandweer kan het definitieve ontwerp in deze fase bijgeschaafd worden. Aspecten die in het definitieve ontwerp moeten staan zijn: De definitieve indeling en inrichting in plattegronden, doorsneden en details Een ruimteomschrijving Per ruimte o.a. oppervlakte, gebruik en afwerking Een technische omschrijving Per element o.a. opbouw, afmetingen en materiaal Samenvoeging van de elementen Berekeningen met betrekking tot de draagconstructie Berekeningen met betrekking tot de bouwconstructie Berekeningen met betrekking tot de installaties De meeste eigenaren hebben geen problemen met verandering in de indeling en aan het gebouw, want het pand wordt of gesloopt óf er komt een nieuwe huurder in die de gehele indeling toch weer wil veranderen. De eigenaar moet wel op de hoogte gehouden worden van het feit dat alle veranderingen voldoen aan de eisen die door de gemeente en brandweer e.d. worden gesteld. Hetzelfde dat we een kantoorgebruiker zouden vinden voor een dergelijk pand, dan is heel vaak de kans ook dat je daarvoor ook weer de indeling gaat veranderen. Dus indeling is heel flexibel. Het is gebruikers specifiek of het nou een kantoor of een schoolgebouw of een winkel betreft. Vaak is dat ook iets wat een gebruiker zelf veranderd. (G. Zonderman Aprisco) 42 STAP 7

7 STEL DE BEGROTING BIJ Deel B Ontwerpen Stel de gemaakte begroting van de bouwkosten en het daarmee samenhangende exploitatieoverzicht uit stap 3 bij aan de hand van het definitieve ontwerp. Wanneer deze begroting niet sluitend is, is het noodzaak om het definitieve ontwerp aan te passen en opnieuw te testen tot de begroting sluitend is. De begroting is sluitend STAP 8 De begroting is niet sluitend STAP 4 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 43

8 VRAAG DE VERGUNNING AAN Met de definitieve ontwerptekeningen en bijgevoegde documenten kan de omgevingsvergunning en ontheffing van het bestemmingsplan aangevraagd worden bij de gemeente. Dit valt onder de uitgebreide procedure en kan maximaal 26 weken duren. (De reguliere procedure bij relatief eenvoudige aanvragen, duurt maximaal 8 weken). Op de website van het omgevingsloket ( www.omgevingsloket.nl) kan er gekeken worden welke tekeningen nodig zij voor de omgevingsvergunning. Om te voorkomen dat omwonenden veel bezwaar leveren tegen de plannen is het belangrijk om de omwonenden goed in te lichten door het verspreiden van veel informatie en het duidelijk maken van het nut van de tijdelijke transformatie. Indien het plan is om het pand direct te verhuren onder de leegstandswet dan dient er ook een leegstandsvergunning aangevraagd te worden. Op de website van de eigen gemeente is een aanvraag formulier te vinden voor de aanvraag van de leegstandsvergunning. Wanneer men tijdelijk wil verhuren op basis van de leegstandswet is er geen huurbescherming. De huurovereenkomst moet wel ten minste zes maanden zijn en de verhuurder moet minimaal drie maanden van te voren de huur opzeggen. Voor de huurder geldt maximaal één maand. De leegstandsvergunning moet aangevraagd worden bij de gemeente en geldt voor een periode van twee jaar. Deze periode kan drie keer verlengd worden met één jaar, waardoor de woningen maximaal vijf jaar verhuurd kunnen worden op basis van de Leegstandswet. Meer informatie over de leegstandswet is te vinden op: http://wetten.overheid.nl/bwbr0003403/geldigheidsdatum_12-05-2009 http://www.vng.nl/documenten/extranet/factsheets_2011/factsheettijdelijkeverhuurviadeleeg standwet.pdf Deze leegstandsvergunning kan dus maar voor maximaal 5 jaar gebruikt worden. Dus wanneer men 10 jaar in het pand wil verblijven, zal eerst een campuscontract als huurovereenkomst kunnen worden gebruikt en maximaal 5 jaar voor vertrek uit het gebouw kan er dan een leegstandsvergunning aangevraagd worden. 44 STAP 9

9 Deel B Ontwerpen STEL EEN DEFINITIEF CONTRACT OP MET DE EIGENAAR Leg in samenspraak met de eigenaar formeel alle afspraken vast. Deze afspraken moeten in ieder geval betrekking hebben op: De huur: Huurperiode Huurbedrag (per jaar) Betaling van de huur (wanneer) De uitvoering: Aanpassingen die aan het gebouw gedaan mogen worden en wie daarvoor betaald. Het beheer: Wat gebeurt er bij klachten? Zorg ervoor dat de eerste huur pas betaald hoeft te worden wanneer het pand daadwerkelijk in gebruik genomen wordt en wanneer de eerste huurinkomsten van de bewoners binnen zijn. (SEV et al.2012) Welke partij is verantwoordelijk voor welk onderhoud? De oplevering: Wanneer moet het pand worden verlaten? Hoe moet het pand achter gelaten worden (bijv. veegschoon)? Wanneer bepaalde zaken nog niet zeker zijn (zoals de vergunning) neem dan ontbindende voorwaarden op in het contract. STAP 10 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 45

10 VERBETER PLANNING VOOR DE UITVOERING Verbeter de in Deel A Stap 12 gemaakte planning met de nieuwe informatie uit dit deel. Het kan handig zijn om hierbij de hulp in te schakelen van de aannemer. Zorg dat alle partijen akkoord gaan met deze planning. Vergeet niet de proceduretijd van de vergunning op te nemen in de planning! 46 Einde van DEEL B, doe een laatste check met behulp van de checklist en ga door naar DEEL C

Deel B Ontwerpen CHECKLIST Deel B Ontwerpen Er is een voorlopig ontwerp gemaakt Het voorlopig ontwerp is in overeenstemming met het PvE De begroting is bijgesteld Het definitieve ontwerp is gemaakt Er heeft een formeel overleg met de gemeente plaatsgevonden Het ontwerp is bijgesteld aan de hand van de vergunningseisen De begroting is bijgesteld De benodigde vergunningen zijn aangevraagd Er is een definitief contract met de eigenaar Er is een planning voor de uitvoering Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 47

Deur van de kamer van de winnaar van de klusverkiezing in de Archimedeslaan 16 in Utrecht 48

Deel C Uitvoeren DEEL C UITVOEREN Nadat het definitieve ontwerp gemaakt is kan er begonnen worden met de uitwerking en realisatie van het ontwerp. Met name de adviseurs en aannemers zijn betrokken bij deze fase van het bouwproces. Deze uitvoeringsfase is opgedeeld in twee delen: Deel CI Voorbereiden Deel CII Realiseren Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 49

50

DEEL CI VOORBEREIDEN Deel C Uitvoeren In deze fase wordt de daadwerkelijke transformatie voorbereid door middel van het maken van o.a. het bestek. Daarnaast wordt het beheer voorbereid. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 51

1 MAAK DE BESTEKTEKENINGEN Wanneer beschrijvingen uit het bestek in strijd zijn met de tekeningen dan wordt de beschrijving in het bestek aan gehouden. (UAV 1989, paragraaf 2 lid 4) Bij het bestek dat in stap 2 gemaakt wordt horen bestektekeningen. Maak deze bestek tekeningen in overleg met adviseurs of de aannemer. Deze tekeningen moeten o.a. bestaan uit: Technische uitwerkingen van de ontwerptekeningen, met betrekking tot draag- en bouwconstructie en installaties. Principe oplossingen met betrekking tot de samenvoeging van bouwconstructieve, draagconstructieve- en installatietechnische elementen. Principe oplossingen van de opstelling en bevestiging van de vaste inrichting en terreinelementen. In hoofdstuk 2 Bestek, tekeningen en bouwvergunning van het boek Jellema 11 Contracteren staat uitgebreid beschreven welke tekeningen er tot de bestektekeningen behoren (Duijn & Sellenraad, 2011) Bij tijdelijke transformatie is het minder noodzakelijk om een uitgebreid bestek en bestektekeningen te maken. Er kunnen veel onverwachtse zaken optreden en het is belangrijk dat de aannemer hier zo creatief en flexibel mogelijk mee om gaat. Dat kan niet als alles gedetailleerd in het bestek beschreven en getekend staat. 52 STAP 2

2 MAAK HET BESTEK Deel C Uitvoeren Laat nu het daadwerkelijke bestek maken door de aannemer. Dit is een gedetailleerde omschrijving van het project en van de voorwaarden waaronder het uitgevoerd moet worden. De gegevens uit het bestek zijn nodig om tot prijsvorming te komen. Het bestek bestaat volgens de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV) 1989 uit: Beschrijving van het werk De bouwopgave zelf: elementen die gesloopt moeten worden, behouden moeten blijven en nieuw gebouwd moeten worden. Voor de materiaalkeuze moet allereerst bekeken worden welke materialen goed aansluiten op de bestaande materialen. Materiaal gebruik (bijv. hoeveelheid, afmetingen, merk, type, kwaliteitseisen etc.) De uitvoeringswijze en voorzieningen die getroffen moeten worden om het werk uit te voeren (o.a. welke elementen buiten de bouwplaats moeten worden vervaardigd) Bestektekeningen (gemaakt in stap 1) Voorwaarden Administratieve bepalingen Technische bepalingen Overige bepalingen Nota van Inlichtingen Proces verbaal van Aanwijzing Bij tijdelijke transformatie en zeker bij zelfwerkzaamheid zijn de voorwaarden van groot belang. In vergelijking met de beschrijving van het werk en de bestektekeningen zal dit een veel groter document zijn. In hoofdstuk 3 STABU systematiek van het boek Jellema 11 Contracteren staat beschreven wat er precies in het bestek moet staan. Hierbij wordt veelal verwezen naar UAV 1989 Meerdere voorbeeld bestekken zijn te vinden op: http://www.stabu.org/ STAP 3 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 53

3 MAAK DE DIRECTIEBEGROTING 1. Maak naast het bestek de definitieve bouwbegroting (directiebegroting). Op basis van deze begroting kan de aannemer gecontracteerd of eventueel aanbesteed worden. Verbeter de begroting die is gemaakt in Deel B Stap 7. Het is belangrijk om in de begroting een verschil te maken in het werk dat de aannemer doet en het werk dat de zelfwerkers doen, aangezien dit laatste minder kost. 2. Verbeter de begroting van de totale kosten, inclusief de exploitatie voor de gehele periode Indien geen van jullie voldoende kennis in huis heeft om deze begroting te op te stellen kan een bouwmanagementbureau worden ingeschakeld om de begroting te maken. Een andere optie is om een offerte te vragen van de aannemer en de gegevens uit de offerte te gebruiken. Tijdens de uitvoeringsfase kan het voorkomen dat er gereedschap zoek raakt. Neem dus al in de begroting een kostenpost op voor gereedschap. Eventueel kan al het gereedschap gewoon in één keer van de aannemer gekocht worden. Zie het als een investering. Het is moeilijk te doorgronden hoeveel alles precies gaat kosten vanwege de vele onzekerheden en onverwachtse aspecten, daarom is het van belang ruim te begroten en een hoge kostenpost op te nemen voor onvoorziene omstandigheden. Het is mogelijk dat er iemand dwars gaat liggen bij de ontruiming van het pand aan het einde van de huurperiode. Budgetteer dus in ieder geval ontruimingskosten. De begroting is sluitend STAP 4 De begroting is niet sluitend STAP 1 54

4 CONTRACTEER DE AANNEMER Laat de aannemer (uit het bouwteam) met een offerte komen op basis van het bestek en vergelijk dit met de eigen gemaakte begroting. Dit sluit waarschijnlijk niet aan, dus er zal onderhandeld moeten worden. Onderhandel met de aannemer over de prijs. Wanneer jullie het eens zijn kan de aannemer gecontracteerd worden als hoofdaannemer. Mochten jullie er echt niet uitkomen dat kan er alsnog voor worden gekozen om een andere aannemer te contracteren, maar dit heeft niet de voorkeur. Teken de aannemingsovereenkomst. Deel C Uitvoeren Meer risico s zorgen voor meer kosten. Hoe beter het werk beschreven staat in het bestek, hoe minder risico s er zijn voor de aannemer, dus hoe lager de kosten. Let daarnaast goed op de verdeling van het risico van meer- en minderwerk Zorg voor één hoofdaannemer, knip het werk niet op! Het opknippen van het werk kan kostenvoordelen opleveren maar zorgt ook voor intensiever bouwmanagement vanuit de stichting. Hier is waarschijnlijk te weinig ervaring en tijd voor. Dus dit is niet aan te raden. Bij de permanente transformatie van het oude belastingkantoor aan het Westplantsoen in Delft waren de taken opgeknipt in die voor de aannemer en voor de installateur. De opdrachtgever had de installaties uit het bestek gehaald en direct bij de installateur neergelegd. Hierbij was de lift vergeten. Aangezien er met aanbesteding werd gewerkt kwam de aannemer er pas later mee. Een uitvoerder heeft namelijk de opdracht om geld terug te halen, omdat ze korting hebben gegeven bij de aanbesteding. Dit probleem zorgde voor veel problemen en extra kosten voor de opdrachtgever. Dit had opgelost kunnen worden door de opdracht niet te knippen en vanaf het begin in een bouwteam te werken. Dat gedoe om een paar centen te verdienen door in feite de opdracht aan je aannemer te knippen. Jantje doet het ene en Pietje doet het ander. Dat heb ik daarna nooit meer gedaan. Als ik het tegenkom dat projectleiders dat voorstellen dan ben ik er al heel snel mee klaar mee. Dat doen we niet. Gewoon in één hand. (G.J. van den Beuken, voormalig directeur vastgoed DUWO) STAP 5 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 55

5 WERF BEWONERS Zorg ervoor dat het project bekend wordt onder de doelgroep. Dit kan als volgt worden gedaan: Om het project goed te branden kan ervoor worden geko- 1. Maak in ieder geval een eigen website voor de stichting of het project zen om het project een naam zelf. Geef op deze website informatie over onder andere: te geven. Dit is bijvoorbeeld gedaan bij de transformatie van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam. Hierbij is Het project De huur gekozen voor de naam Go- De zelfwerkzaamheid West. De inschrijfmogelijkheid 2. Eventueel kan er een facebookpagina aangemaakt worden voor het project. Via deze facebookpagina kunnen mensen uitgenodigd worden om lid te worden van de facebookpagina, zodat ze op de hoogte gehouden kunnen worden van alle nieuwtjes omtrent het project. Aangezien de stichting bestaat uit studenten kunnen allereerst de eigen vrienden uitgenodigd om lid te worden van de pagina. 3. Hang reclame(posters) op bij universiteiten, studie- en studentenverenigingen in de omgeving met links naar de website en eventueel de facebookpagina. Voorbeeld voor de website van een project: http://www.go-west.nu/ Voorbeelden voor websites van stichtingen: http://www.shsdelft.nl/index.ht ml http://stichtingtijdelijkwonen.n l/ Figuur 6: Facebookpagina van het Go-West project (https://www.facebook.com/gowestkamers?ref=ts) STAP 6 56

6 BEREID HET BEHEER VOOR Deel C Uitvoeren 1. Regel het servicepakket: o.a. de verzekeringen, de onderhoudsbedrijven en de televisie- en internet aanbieder. 2. Bepaal de servicekosten (Een voorbeeld van een samenstelling van servicekosten is te vinden op de laatste pagina van bijlage H.) 3. Bepaal de definitieve huur: Dit is de kale huur plus de servicekosten (hierbij moet rekeninggehouden worden met het puntensysteem en de korting voor de zelfwerkzaamheid (ongeveer 10%). 4. Maak de huurcontracten: wanneer het pand maar voor 5 jaar gehuurd kan worden kan het beste een huurcontract worden gemaakt op basis van de leegstandsvergunning (zie deel B, stap 8). Wanneer het pand 10 Het campuscontract houdt in dat de bewoner enkel zijn of haar kamer kan bewonen als hij/zij student is. Wanneer de bewoner niet meer studeert moet hij of zij binnen zes maanden naar een andere woonruimte verhuizen. Het risico is hier echter dat studenten langer studeren (en dus in het pand wonen) dan de termijn dat het pand in gebruik mag zijn. Er kan dus ook worden gekozen voor een contract voor een beperkt termijn. jaar gehuurd kan worden kan wellicht eerst een campuscontract afgesloten worden en pas 5 jaar voor vertrek kan dan een leegstandsvergunning worden aangevraagd. (Een voorbeeld van een huurcontract is te vinden in bijlage H.) 5. Bepaal de beheersstructuur: bepaal hoe het technische- en sociale beheer wordt geregeld. In deze handleiding wordt uitgegaan van zelfbeheer, waarbij het grootste deel van het technische beheer door de stichting gedaan wordt en het grootste gedeelte van het sociale- en dagelijkse beheer door de bewoners zelf, middels pand- en gangbeheerders. (Een voorbeeld van een beheerstructuur is te vinden in bijlage I.) Aspecten die in servicekosten opgenomen dienen te worden http://www.usfstudentenbelangen.nl/servicekosten.pdf Een richtlijn voor de berekening van de servicekosten http://www.normalehuur.nl/documenten/richtlijn-berekening-servicekosten.pdf STAP 7 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 57

7 SELECTEER BEWONERS Indien de omgevingsvergunning daadwerkelijk is afgegeven kan begonnen worden met het selecteren en het inschrijven van de toekomstige bewoners. 1. Laat geïnteresseerden zich inschrijven via de website. 2. Maak een wachtlijst waarop de geinteresseerden op volgorde van inschrijven zijn geordend. 3. Nodig steeds de bovenste groep geïnteresseerden van de wachtlijst uit op informatieavonden. (De hoeveelheid is afhankelijk van het aantal kamers in het gehele project en de hoeveelheid studenten die zich al Figuur 7: Aankondiging van informatieavond voor het Go-West project op de facebookpagina van het project (https://www.facebook.com/gowestkamers?ref=ts) hebben ingeschreven.) Vertel op deze informatieavonden meer over het project, de kamers en de huur en laat geïnteresseerden die nog steeds interesse hebben in contact komen met andere geïnteresseerden zodat ze in eerste instantie min of meer zelf groepen kunnen vormen met wie ze vervolgens op dezelfde afdeling wonen. Maak een goede afweging of de studenten al van te voren mogen kiezen welke kamer ze krijgen. Indien het mogelijk is om dit pas na het klussen bekend te maken, dan gaat hier de voorkeur naar uit. Dit zorgt voor de minste kwaliteitsverschillen tussen de kamers. Wel kan er al een overeenkomst gesloten worden over de grootte van de kamer die de bewoner krijgt en het bedrag dat hiervoor wordt betaald. Zorg dat dit direct in de tekeningen wordt verwerkt (zonder dat de toekomstige bewoners hiervan af weten), zodat het geen grote puzzel wordt. 58 STAP 8

8 MAAK AFSPRAKEN OVER DE ZELFWERKZAAMHEID Deel C Uitvoeren 1. Maak afspraken met de aannemer over: De werkzaamheden van de studenten, denk hierbij aan: kleine sloopwerkzaamheden, het plaatsen van gipswanden, (lichte) bevoorradingswerkzaamheden, schoonmaak werkzaamheden en assisteren van professionals. De tijden & planning (geef hierin aan hoeveel studenten op welke dag aanwezig zijn en hoeveel mensen ze mogen meenemen.) De (termijn) betalingen Levering kluskleding (veiligheidsschoenen en helm) en gereedschap Regels en toezicht op deze regels Verzekeringen Contact (inclusief contactpersoon stichting) en vergadermomenten 2. Maak afspraken met de bewoners over: De werkzaamheden De hoeveelheid uren & de tijden De sancties (bijv. na hoeveel keer niet komen opdagen of te laat komen men niet meer in het pand mag wonen.) Wie ze mee mogen nemen om te helpen klussen De tijden van de zelfwerkzaamheid kunnen voor studenten lastig zijn. Door de weeks hebben studenten vaak college en dan is het moeilijk om tijd in te plannen voor het klussen. In overleg met de aannemer kan bepaald worden of het ook mogelijk is om halve dagen te werken of s avonds en/of in het weekend te werken. Laat de zelfwerkers niet meer dan één iemand anders meenemen. Als je terugkijkt naar de vorige keer, wat ging er toen niet goed, toen hadden we ook zo n slimmerik die zei ik neem wat vrienden mee en die dacht er toen ook gewoon in één dag vanaf te zijn. Nou volgende keer niet meer. Dan investeren we allemaal tijd en energie in iemand die er maar een dag is en dat schiet voor ons niet op. (A. den Hamer, aannemersbedrijf Plegt-Vos. Over de eerste fase van het project AL16 in Utrecht) Een voorbeeld van een zelfwerkzaamheidscontract is te vinden in bijlage F. STAP 9 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 59

9 MAAK DE WERKTEKENINGEN & - PLANNEN Laat de aannemer het ontwerp zover uitwerken dat het uitgevoerd kan worden. Hierbij is het van belang om de volgende documenten uit te breiden, dan wel op te stellen: Het ruimteboek: verbeter de ruimteomschrijving uit Deel B, stap 6. Omschrijf in een tabel elke ruimte en omschrijf per ruimte de elementen in die ruimte (bijvoorbeeld vloer ). Beschrijf o.a. materiaal/afwerking en kleur. Uitvoeringsbepalingen: verbeter de uitvoeringsbepalingen uit het bestek door de bepalingen met betrekking tot zelfwerkzaamheid te verbeteren naar aanleiding van stap 7. Werktekeningen: werk de bestektekeningen zo uit dat het werk ook echt uitgevoerd kan worden (plaats- en maataanduidingen, verbinding van elementen, bevestiging vaste inrichting etc.). Werkplannen: Laat de aannemer werkplannen opstellen met betrekking tot organisatie, tijd en kosten. In deze plannen moet duidelijk opgenomen worden welke klussen de zelfwerkers uitvoeren en welke klussen de aannemer en onderaannemers uitvoeren. Een voorbeeld van een planning van zelfwerkzaamheid is te vinden in bijlage G. 60 Einde van DEEL CI, doe een laatste check met behulp van de checklist en ga verder naar STAP 13 in DEEL CII

Deel C Uitvoeren CHECKLIST Deel CI Voorbereiden Er zijn bestektekeningen Er is een bestek Er is een directie begroting De aannemer is gecontracteerd Er is campagne gevoerd Het beheer is voorbereid De bewoners zijn geselecteerd Er zijn afspraken gemaakt over de zelfwerkzaamheid Er zijn werktekeningen en werkplannen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 61

DEEL CII REALISEREN In de realisatiefase vindt de daadwerkelijke transformatie plaats. In deze fase heeft de stichting een aantal taken die continue tijdens deze fase plaats moeten vinden. (Bespreek onderstaande aspecten wekelijks met de aannemer in een bouwvergadering.) Kostenbewaking: registreer de werkelijke uitgaven en toets deze aan de hand van de (bouw) begroting, stel eventueel bij. Maak periodieke financiële rapporten. Bewaking van de planning Controle op de termijnbetalingen Controle van de uitvoering: komt het overeen met het bestek en de bestektekeningen en is het van de gewenste kwaliteit. Registreer in de bestek- en werktekeningen met behulp van wijzigingssymbolen de veranderingen die optreden tijdens de uitvoering. Registratie van bouwkundige veranderingen in het ruimteboek Figuur 8: Realisatie van de Archimedeslaan 16 in Utrecht Hoe korter de realisatietijd, hoe sneller verhuur, hoe langer de exploitatieperiode, dus hoe meer inkomsten. Controle op de zelfwerkzaamheid: elke ochtend moet er overleg plaatsvinden tussen de uitvoerder en de contactpersoon van de stichting over wie er wel aanwezig is en wie er niet aanwezig is en de inzet van de studenten. Bewaking en nakoming van de veiligheidseisen van de professionals en de zelfwerkers Informeren van de controlerende installaties (gemeente en brandweer) Onderhoud goede contacten met aannemer. Zorg ervoor dat de aannemer zo goed mogelijk wordt geholpen, zodat de aannemer ook enthousiast is en wellicht ook extra werk levert. Het is net als een normale relatie, die moet ook in balans zijn. (J. Buskermolen, ontwikkelingsmanager bij de Alliantie Ontwikkeling) 62

9 ORGANISEER DE ZELFWERKZAAMHEID Om de zelfwerkers extra te motiveren kan een klusverkiezing georganiseerd worden. Er kan een klus-ster van de week of maand gekozen worden. Bij het project aan de Archimedeslaan 16 in Utrecht is er uiteindelijk een wedstrijd georganiseerd onder de gekozen klus-sterren en heeft de winnaar een volledig ingerichte kamer gewonnen.. Deel C Uitvoeren Voor degenen die van ver moeten komen en/of waarvoor 7 uur s ochtends niet haalbaar is, is een logeerkamer in het pand een goed idee. Zodat studenten de dag ervoor al kunnen komen en dan de volgende dag kunnen werken. Dit systeem is toegepast bij het het Go-West project in Amsterdam. Ze begonnen natuurlijk al om 7 uur s ochtends dat is niet echt een studententijd (Bewoner Archimedeslaan 16) Roostering: Maak gebruik van een professioneel roosterprogramma, waarin de studenten op tijd aan kunnen geven wanneer ze kunnen klussen (bijvoorbeeld tot 12.00u de vorige dag). Wanneer de studenten te laat of niet komen opdagen moeten er sancties volgen (bijv. eerst een waarschuwing en als ze nog een keer de fout ingaan zijn ze hun kamer kwijt) Begeleiding: Laat de onderaannemers en de werknemers van de hoofdaannemer de studenten begeleiden. Houd als norm aan 1 begeleider op 5 tot 10 zelfwerkers. Instructie: Laat de uitvoerders aan het begin van de dag de studenten duidelijk uitleggen wat ze moeten doen en welke regels er gelden (evt. met behulp van filmmateriaal en posters) Stel klusteams aan. Hierbij doet steeds eenzelfde team van studenten dezelfde klus (bijv. zagen ). Zet de handige klussers in een team met minder handige klussers zodat die elkaar kunnen helpen. De begeleiders (werknemers van de aannemer) moeten didactisch vaardig zijn, zodat ze dingen op de goede manier uitleggen aan de zelfwerkers. STAP 10 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 63

10 HOUD TOEZICHT OP DE RUWBOUW Houd toezicht tijdens de ruwbouw, welke bestaat uit: 1) (Gedeeltelijke) sloop en sanering van gevaarlijke stoffen Het is van belang dat de sloop zeer zorgvuldig wordt gedaan. Kleine sloopwerkzaamheden kunnen door studenten worden gedaan, zoals het slopen van de plafonds. 2) Eventueel het toevoegen van constructieve elementen Maak goed gebruik van alle onderdelen die tegen worden gekomen tijdens sloop en bouw. Ga hier creatief mee om en hergebruik zoveel mogelijk. Dit houdt het plan haalbaar. In deze fase moet de stichting steeds de taken van pagina 57 uitvoeren. Zorg ervoor dat het werken ook leuk en gezellig is! Zorg dat er een sfeer hangt waarin fouten gemaakt kunnen worden en het rustig uitgelegd wordt. Wel fijn dat het ook vooral gezellig is en niet alleen maar dom werken. (Toekomstige bewoner Go-West project) Hergebruik van oude college banken als tafels en stoelen in de gemeenschappelijke ruimten. Aangegeven met een blauwe stikker blijft. (Bij de transformatie van het ACTA gebouw in Amsterdam) Zorg ervoor dat het duidelijk is wat er met welke onderdelen moet gebeuren door er bijvoorbeeld een sticker op te plakken of met een verfbus erop te spuiten. Indien het project plaatsvindt in meerdere fases kan dit overlast opleveren voor de bewoners die er al wonen. Om klachten te voorkomen moet dit goed georganiseerd worden en moeten de bewoners zo goed mogelijk geïnformeerd worden over de werkzaamheden. STAP 11 64

11 HOUD TOEZICHT OP DE AFBOUW Deel C Uitvoeren Houd toezicht tijdens de afbouw. Deze fase bestaat uit: 1) Het aanbrengen van de (niet dragende) tussenwanden 2) Het aanbrengen van de klimaatinstallaties, bekabeling en elektra 3) Het plaatsen van de keukens en badkamers 4) Het afwerken van de wanden, vloeren en plafonds (voor zover dat nodig is). In deze fase moet de stichting steeds de taken van pagina 57 uitvoeren. De zelfwerkers kunnen in deze fase: De gipswanden monteren (Lichte) bevoorradingswerkzaamheden doen Professionals en onderaannemers assisteren Schoonmaken en opruimen Figuur 9: Zelfwerkzaamheid aan de Archimedeslaan 16 in Utrecht Wanneer onvoorziene omstandigheden zich voordoen is het belangrijk om flexibel en creatief te zijn bij het zoeken naar een oplossing. Bijvoorbeeld wanneer een muur dikker blijkt te zijn dan verwacht, kan de deur die daarin moest komen gewoon een paar meter verplaatst worden. Het is belangrijk op een simpele goedkope oplossing te vinden. Dat is makkelijk met transformeren, als links iets in de weg zit, dan gaan we toch rechtsom. Met alle respect of het nou 2 m is of 2.10m of 1.96m er is hier niemand die er wakker van ligt (A. den Hamer, Plegt-Vos) In principe zijn de tekeningen leidend, maar alle partijen zullen zo flexibel mogelijk moeten zijn als blijkt dat er iets beter, goedkoper of ruimtebesparender kan. Kom met creatieve oplossingen en ga mee in creatieve oplossingen van anderen. Hier stonden de badkamers in de oude situatie, we hadden hele grote badkamers, als we dat helemaal tegelen. Tegelen kost gewoon geld, dat is er niet, dus hebben we de badkamers gewoon verkleind. Dan houden we om de badkamers gewoon meer ruimte over en die benutten we weer voor grotere kamers. (A. den Hamer, Plegt-Vos) We hebben een tegelzetter, die had ergens 1000m2 overcomplete tegels staan. Voor ons is dat geen probleem, voor de studenten is het geen probleem, of het wit/grijs of groen is als het maar functioneel is en je het maar af kunt nemen. Dus we hebben die 1000m2 tegels gekocht.. (H. van Wijk, Plegt-Vos) Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 65

Het kan voor het personeel van de aannemer en voor de onderaannemers lastig zijn om te begrijpen dat de normen en eisen anders zijn bij dit soort tijdelijke transformatie projecten. Het moet aan hen daarom vaak duidelijk gemaakt worden dat de afwerking in dit soort projecten niet zo perfect hoeft te gebeuren als in nieuwbouw projecten, zolang het maar functioneert en aan de prestatie-eis voldoet. Het is niet dat het niet goed hoeft, maar of er wel of geen verf op de muur zit iemand woont hier toch wel. Het maakt niet altijd uit hoe een pand eruit ziet om er met plezier te kunnen wonen. Soms is dat wel schakelen voor de mensen. (A. den Hamer, Plegt- Vos) Bijvoorbeeld een elektraleiding gewoon opbouwen met een opbouwstopcontact. Maar dat moet toch ingebouwd? Nee ik zeg: Dat mag gewoon opbouw zijn. Geen enkel probleem. Dat begrijpen ze gewoon helemaal niet. Dat ziet er toch niet uit? Ik zeg: Nee dat begrijp ik wel, maar wij doen het zo... Bij studenten heb je daar geen last van, als je zegt zet die plint er op z n kop op dan zetten ze hem er op z n kop op bij wijze van spreken. Dus die kun je heel makkelijk instrueren want ze hebben geen last van hoe dat moest (H. van Wijk, Plegt-Vos) Laat de aannemer duidelijk aangeven waar hij welke en hoeveel spullen wil hebben. Dit is bijvoorbeeld gedaan in bij het Go-West project. Hier heeft de aannemer in de ruimtes briefjes opgeplakt, met daarop welke materialen hij in die ruimte wil hebben. In het geval van een hoog gebouw (met een niet werkende of te kleine lift), een gesloten bouwblok of andere logistieke problemen moet er gezocht worden naar geschikte bouwsystemen, afmetingen en transportmogelijkheden. Zo kan er bijvoorbeeld een opening gemaakt worden in de gevel (door bijv. een raam eruit te halen) voor de aanvoer van materialen. Opening in de gevel van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam. Vanwege de hoogte van het gebouw en de te kleine lift worden grote materialen aangevoerd via een luik de gevel. STAP 12 66

12 LEVER HET GEBOUW (GEFASEERD) OP Deel C Uitvoeren 1. Doe vier weken voordat er daadwerkelijk in het pand gewoond gaat worden een gebruiksmelding bij de gemeente. 2. Wanneer een bevestiging is gegeven van de gebruiksmelding (de brandweer heeft ingestemd met het gebruik) kunnen de verdiepingen (eventueel gefaseerd) opgeleverd en in gebruik genomen worden. Verder is het van belang dat: De tekeningen worden verbeterd, zodat deze overeenstemmen met hetgeen dat daadwerkelijk is gebouwd. Er wordt beschreven (en eventueel getekend) hoe alle elementen onderhouden moeten worden. Einde van DEEL CII, doe een laatste check met behulp van de checklist en ga door naar DEEL D Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 67

68

Deel C Uitvoeren De zelfwerkers zijn ingeroosterd Er is toezicht gepleegd op de ruwbouw Er is toezicht gepleegd op de afbouw en inrichting De verdiepingen zijn opgeleverd Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 69

Bijlagen Een keuken van de Archimedeslaan 16 in Utrecht 70

Deel D Beheren DEEL D BEHEREN Tijdens deze fase wordt het opgeleverde gebouw in beheer genomen. Allereerst zal het object daadwerkelijk geëxploiteerd worden en wanneer het contract met de eigenaar ten einde is zullen de bewoners het pand moeten verlaten. De belangrijkste partij in deze fase zijn de gebruikers. De eerste stap kan worden overgeslagen als de huurcontracten al eerder zijn ondertekend. Huurcontracten nog niet ondertekend STAP 1 Huurcontracten al ondertekend STAP 2 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 71

72

1 ONDERTEKEN DE HUURCONTRACTEN Deel D Beheren De huurcontracten die in Deel C stap 6 zijn opgesteld (met daarin de beheerstructuur) moeten na de oplevering door de bewoners ondertekend worden. Na deze eerste verhuring worden de nieuwe bewoners geselecteerd door de bewonersgroep zelf. De huidige bewoners hebben dan de keuze uit de bovenste kandidaten van de wachtlijst. STAP 2 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 73

2 OVERHANDIG DE SLEUTEL Wanneer een huurcontract is ondertekend en de kamer in gebruik genomen kan worden, kunnen de sleutels aan de nieuwe bewoners worden overhandigd. Zorg voor verschillende sleutels per gang, zodat niet iedereen zomaar door het hele gebouw kan lopen. Dit zorgt ervoor dat het gebouw beheersbaar blijft. STAP 3 74

3 STEL GANG- EN PANDBEHEERDERS AAN Deel D Beheren 1. Informeer de bewoners over de taken van de gang- en pandbeheerders. 2. Vraag welke bewoners geïnteresseerd zijn in deze functies. 3. Selecteer geschikte pandbeheerders uit de geïnteresseerden (de hoeveelheid is afhankelijk van de grote van het pand, houdt als norm ongeveer 1 pandbeheerder aan voor ongeveer 100 tot 150 kamers). 4. Nomineer (eventueel in overleg met de gekozen pandbeheerders) per gang een aantal geschikte gangbeheerders en assistenten. 5. Laat de bewoners van de gang de uiteindelijke gangbeheerder en zijn/haar assistent kiezen. 6. Kies uit de gangbeheerders de assistenten van de pandbeheerders. (In bijlage I staat een voorbeeld van een taakomschrijving) Studenten kunnen het systeem van gangbeheerders als negatief ervaren omdat ze de gezagsverhouding niet prettig vinden. Studenten willen wellicht niet degene zijn die zijn huisgenoten moet aanspreken als ze iets niet goed doen. Het kan namelijk zo zijn dat diegene die de rol van gangbeheerder heeft minder geliefd wordt door de rest. Zorg er dus voor dat de bewoners goed betrokken worden bij het kiezen van de gangbeheerders. Als hierbij de hele gang goed ingelicht wordt (door een externe partij, bijvoorbeeld het bestuur van de stichting) over wat de taken van de gangbeheerder zijn, kan de gangbeheerder waarschijnlijk op meer begrip rekenen. Het is toch een functie die de meeste studenten niet echt een hele leuke functie vinden. Je moet gaan toezicht houden en mensen controleren terwijl je daar soms echt helemaal geen zin in hebt om dat te doen. Ook al is het natuurlijk belangrijk dat je het leefbaar houdt voor jezelf en voor de anderen, maar als jij degene moet zijn die iedereen er op moet aanspreken.. (Bewoner Archimedeslaan 16, Utrecht) De boeman moeten zijn naar je huisgenoten/vrienden. Mensen die de taak als gangbeheerder te serieus namen, werden niet geliefder door de rest. (Bewoner Kanaalweg, Utrecht) STAP 4 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 75

4 BEHEER Er moet goed gecontroleerd worden of de studenten de gangen vrijlaten van troep voor de brandveiligheid. Studenten zien hier vaak het nut niet echt van in. Een idee is om de studenten eens via een rookcontainer te laten ervaren hoe het is om met rook iemand te redden. Zodat studenten het nut begrijpen van lege gangen. Stichting DUWO Amstelveen heeft bijvoorbeeld zo n rookcontainer staan op de Uilenstede dag. Motiveer bewoners om deel te nemen aan de gangvergaderingen en bied bewoners de mogelijkheid om de beheerders te evalueren op hun functioneren. Het pand zal nu beheerd en onderhouden moeten worden. De tekeningen en beschrijvingen over het onderhoud uit Deel C, stap 12 kunnen als hulp dienen. Doe zelf als stichting het technische beheer. Huur onderhouds- en klusbedrijven in als de pandbeheerder een melding geeft over dingen die gemaakt moeten worden. Daarnaast is het belangrijk om de huuradministratie op orde te hebben goed te controleren of alle huur tijdig wordt betaald. Laat het sociale- en dagelijkse beheer over aan de gang- en pandbeheerders. (Zie hiervoor bijlage I.) 76

Deel D Beheren Wees zeer alert op huurachterstanden! Zeker bij de doelgroep studenten kan dit grote gevolgen hebben, aangezien één maand de huur niet betalen voor studenten een groot bedrag is. volgens mij leven wij nu in een wereld dat kleding, telefoon en computer zowat de eerste levensbehoeften zijn. En ja, dat er ook nog andere verplichtingen zijn, die staan gewoon wat lager op het prioriteiten lijstje. (M. Weverling, communicatie adviseur DUWO) Ongeveer een half jaar tot een jaar voordat de afgesproken einddatum van de huur van het pand met de gemeente en de eigenaar is, kan er met de gemeente en de eigenaar bekeken worden welke mogelijkheden er zijn voor een verlenging van de huurtermijn. Wanneer dit termijn verlengt kan worden kunnen er opnieuw huurcontracten ondertekend worden. Wanneer dit echter niet mogelijk is dan moeten de huidige bewoners tijdig te horen krijgen wanneer ze hun kamer moeten verlaten. (In het geval van een huurcontract op basis van de leegstandsvergunning moet dit minimaal 3 maanden van te voren.) Verlenging contract STAP 1 Beëindiging contract STAP 5 Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 77

5 VERHUIS UIT HET PAND Zorg dat de bewoners hun kamers verlaten wanneer het huurcontract ten einde is. Zorg ervoor dat het pand achtergelaten wordt conform de afspraken met de eigenaar. Wanneer met de bewoners afgesproken is dat ze hun kamers leeg achterlaten, zorg er dan voor dat er buiten containers staan waarin de studenten hun overige spullen in kunnen gooien. Indien het pand sowieso wordt gesloopt kan hier eventueel een sloopfeestje gegeven worden ter afsluiting van de bewoning. Door DUWO is een sloopfeestje georganiseerd bij het verlaten van het Stadsdeelkantoor Slotervaart en het KLIQ gebouw in Amsterdam. Hierbij mochten de bewoners overal met graffiti op de muur spuiten. Bij een ander sloopfeestje van DUWO mochten mensen met een grote sloophamer op de muur rammen. Mocht er genoeg geld zijn dan is het het waard om te bekijken of er bij de tijdelijke transformatie materialen in het pand zijn gegaan die nog mooi zijn en nog bruikbaar zijn voor eventuele andere verbouwingen. Het is zonde om alles weg zomaar weg te gooien. Helaas is vaak geen geld voor verwijdering en eventuele tijdelijke opslag. Einde van DEEL D 78

Deel D Beheren CHECKLIST Deel D Beheren De huurcontracten zijn getekend De sleutels zijn overhandigd Gang- en pandbeheerders zijn aangesteld Het pand wordt beheerd Het pand is leeg en veegschoon achtergelaten Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 79

80 Nawoord

Nawoord NAWOORD Hopelijk heeft u deze handleiding goed kunnen gebruiken en is uw proces succesvol verlopen. Indien u na aanleiding van het lezen of gebruiken van deze handleiding suggesties heeft voor verbeteringen dan worden die zeer op prijs gesteld. Deze handleiding is een eerste versie (1.0) en kan wellicht met behulp van uw ervaringen en feedback verbeterd worden tot een betere versie die aan meer mensen hulp kan bieden bij het transformeren van een pand naar tijdelijke studentenhuisvesting. Suggesties, tips, ervaringen en feedback kunnen gemaild worden naar: aliekeblom@hotmail.com Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 81

82

Bronnen BRONNEN Literatuur, statuten en rapporten Boer, K. J. (2004). Handleiding voor tijdelijke transformatie, van een kantoorgebouw naar een woongebouw. Delft. Duijn, M., van,, & Sellenraad, S. J. (2011). Jellema 11, Contracteren. Amersfoort: ThiemeMeulenhoff. Gehner, E., & Hobma, F. A. M. (2010). 15 Risico's in de bouw. In J. W. F. Wamelink (Ed.), Inleiding Bouwmanagement (pp. 379-402). Delft: VSSD. Geraedts, R. P. (2010). 5 Projectorganisatie en samenwerking. In J. W. F. Wamelink (Ed.), Inleiding Bouwmanagement (pp. 101-131). Delft: VSSD. Koning, A. Z. R. (2010). 5 Bouwteam Praktijkboek contracteren in de bouw. 's- Gravenhage: Stichting Instituut voor Bouwrecht (ibr). Ooms, S., & Steetskamp, L. (2012). De financiële haalbaarheid van transformatie naar studentenhuisvesting, onderzoeksrapport: Kantorenloods, Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam. SBR. (2006). SBR 258: Bouwen aan het programma van eisen, het proces voor het maken van een programma van eisen. SEV, Gemeente Amsterdam Ontwikkelingsbedrijf, & transformatieteam. (2012). Wonen buiten kantoortijd: Handleiding voor permanente of tijdelijke transformatie van kantoorgebouwen. In SEV (Ed.). Rotterdam. UAV 1989. (1989). Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken Interviews Benraad, K. (2012). [Email conversatie met mevr. Benraad van architectenbureau Karina Benraad de tijdelijke transformatie van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam]. Beuken, G. J., van den (2012). [Interview met dhr. van den Beuken voormalig vastgoed directeur bij DUWO over de permanente transformatie van het Westplantsoen in Delft]. Bewoners AL16 (2012) [Interview met bewoners van de Archimedeslaan 16 in Utrecht] Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 83

Bewoners Kanaalweg (2012) [Email conversaties met voormalige bewoners van de Kanaalweg in Utrecht] Bewoners ACTA (2012) [Email conversaties met toekomstig bewoners van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam) Buskermolen, J. (2012). [Interview met dhr. Buskermolen ontwikkelingsmanager bij de Alliantie Ontwikkeling over de tijdelijke transformatie van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam]. Hamer, A. d. (2012). [Interview met dhr. den Hamer, uitvoerder bij Plegt-Vos over de tijdelijke transformatie van de Archimedeslaan 16 in Utrecht]. Joosten, M. (2011). [Interview met mevr. Joosten van SHS Delft]. Koot, P. (2012). [Interview met dhr. Koot van STW Nederland over de tijdelijke transformatie van de Archimedeslaan 16 in Utrecht]. Milligen, H., van (2012). [Interview met dhr. van Milligen hoofd vastgoed stadsdeel Nieuw-West van de gemeente Amsterdam over de tijdelijke transformatie van het stadsdeelkantoor slotervaart en het KLIQ gebouw in Amsterdam]. Putman, M. (2012). [Interview met mevr. Putman conceptontwikkelaar bij Blauwhoed over de tijdelijke transformatie van de Kanaalweg in Utrecht]. Smits, L. (2012). [Interview met dhr. Smits directeur/projectmanager bij VASPRO over de tijdelijke transformatie van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam]. Spil, M. (2012). [Interview met dhr. Spil voorzitter van STW Nederland over de tijdelijke transformatie van de Kanaalweg in Utrecht]. Turenhout, N. (2012). [Interview met dhr. Turenhout van aannemersbedrijf den Dubbelden over de tijdelijke transformatie van het Elisabeth Ziekenhuis in Leiden]. Uildriks, S. (2012). [Interview met dhr. Uildriks projectleider bij Stadswonen over de permanente transformatie van het GAK gebouw in Amsterdam]. Voskamp, M. (2012). [Interview met dhr. Voskamp van SLS Wonen over de tijdelijke- en permanente transformatie van het Elisabeth Ziekenhuis in Leiden]. 84

Bronnen Weverling, M. (2012). [Interview met mevr. Weverling communcatie adviseur bij DUWO Amstelveen over de tijdelijke transformatie van het stadsdeelkantoor Slotervaart en het KLIQ gebouw in Amsterdam]. Wijk, H., van (2012). [Interview met dhr. van Wijk projectleider bij Plegt-Vos over de tijdelijke transformatie van het voormalig ACTA gebouw in Amsterdam]. Zonderman, G. (2012). [Interview met dhr. Zonderman portfolio manager bij Aprisco over de tijdelijke transformatie van de Archimedeslaan 16 in Utrecht]. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 85

86

Bijlagen BIJLAGEN A. Quick scan (Gebaseerd op: Boer, 2004) Stap 1 Bepaling veto criteria Allereerst moet gekeken worden of het pand uberhaupt geschikt is om te transformeren. Dat gebeurt middels veto criteria. Wanneer een van de vetocriteria met een ja wordt beantwoord dan is het gebouw niet geschikt voor tijdelijke transformatie. Voer een check uit of deze vetocriteria overeenkomen met de huidige regelgeving. Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 87

Indien overal nee is aangekruist kan verder worden gegaan met stap 2. Stap 2 Bepaling van de transformatiepotentie In deze stap wordt bepaald in welke mate het gebouw geschikt is voor transformatie. Voor elk oordeel moet gekeken worden of hier positief (1) of negatief (0) op moet worden beantwoord. Per criteria geldt een bepaalde wegingsfactor omdat niet alle criteria even belangrijk zijn. Vervolgens moeten de gewogen scores per oordeel bij elkaar opgeteld worden en kan het percentage van de maximale score berekend worden. Dit percentage geeft aan in hoeverre het gebouw geschikt is voor tijdelijke transformatie. De voorkeurscritera en waarderingen kunnen aangepast worden naar aanleiding van een recent woonwensen onderzoek onder studenten in de stad van het gebouw of door een eigen gedaan woonwensen onderzoek. 88

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 89

B. Voorbeeld haalbaarheidsstudie (Bron: http://ozo-amsterdam.nl/nl/wijken/driemond/?fuseaction=link&nlinkid=2309, geraadpleegd mei 2012) 90

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 91

92

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 93

94

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 95

96

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 97

98

Bijlagen C. Voorbeeld risicoanalyse van Bleek fabriek (bron: http://www.belvedere.nu/download/pop_financiering/risicoanalyse%20van%20bleek%20(iii_f_66). pdf, geraadpleegd mei 2012) Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 99

100

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 101

102

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 103

104

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 105

D. Model bouwteamovereenkomst (bron: http://www.bouwendnederland.nl/web/advies/contractenenaanbesteden/contractzaken/pages/def ault.aspx) 106

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 107

108

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 109

110

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 111

112

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 113

114

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 115

116

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 117

E. Voorbeelden van definitieve ontwerpen Fragment van tweede verdieping van het getransformeerde AL16 (verkregen via P. Koot, van STW Nederland) 118

Bijlagen Fragment van 7e verdieping getransformeerde Go-West (bron: http://www.gowest.nu/media/plattegrond_verdieping_7_go-west.pdf, geraadpleegd maart 2012) Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 119

F. Zelfwerkzaamheidscontract Go-West (bron: www.go-west.nu, geraadpleegd januari 2012) 120

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 121

122

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 123

124

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 125

G. Voorbeeld planning zelfwerkzaamheid (bron: www.go-west.nu, geraadpleegd januari 2012) 126

Bijlagen H. Kamerhuurcontract Go-West (bron: www.go-west.nu, geraadpleegd januari 2012) Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 127

128

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 129

130

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 131

132

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 133

134

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 135

136

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 137

138

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 139

140

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 141

I. Beheermodel Kanaalweg 92 STW Utrecht (bron: Wegstapel & Boer, 2006) 142

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 143

144

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 145

146

Bijlagen Van Leegstand tot Leefbaar Handleiding tijdelijke transformatie 147