Beleid en/of Procesbeschrijvingen Kwaliteitshandboek Tilburg University Sports Center Titel Hoofdproces: 4. Algemeen personeelsbeleid Tilburg University Sports Center Titel Deelproces: 4.11 Stagebeleid Proceseigenaar: Hoofd Sports Center Paraaf kwaliteitsfunctionaris Versie nr.: 4 Bijlagen: Stageovereenkomst Evalueren en bijstellen Met: Hoofd Sports Center Datum: Februari 2015 Vastgesteld in M.T. d.d. 17 april 2013 Relaties met ander beleid of processen Aanstellingsbeleid Scholingsbeleid
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 2 2. STAGEVORMEN... 2 2.1. Beroepsgerichte stages... 2 2.2. Afstudeerstages... 2 2.3. Startersstage... 2 3. ASPECTEN VAN DE STAGE... 3 3.1. Rollen en taken... 3 3.2. Accreditaties... 4 3.3. Stageplaatsen... 4 3.4. Kandidaten... 4 3.5. Begeleiding... 5 3.6. Overeenkomst... 5 4. UITVOERINGSPROCEDURE... 6 1
1. INLEIDING Het stagebeleid van Tilburg University Sports Center is geformuleerd vanuit de wens om jonge mensen een kans te bieden op leer- en groeimogelijkheden. Als onderdeel van een onderwijsinstelling is het dienen van een maatschappelijk belang een basisuitgangspunt van het Sports Center. Binnen dit stagebeleid is het beoogde lerende effect wederzijds: onder anderen door het contact met stagiaires behouden werknemers kennis van de nieuwste vakinhoudelijke en onderwijstechnische ontwikkelingen. Daarnaast komen jonge mensen vaak met verfrissende perspectieven die kunnen bijdragen aan de continue ontwikkeling waarin het Sports Center zich bevindt. En tot slot is het in het belang van het Sports Center om in contact te komen met toekomstige beroepsbeoefenaars. Er staan immers binnen het sportprogramma jaarlijks meerdere vacatures open. 2. STAGEVORMEN In deze paragraaf worden uitsluitend de stagevormen besproken die gefaciliteerd worden door het Sports Center. Voor de keuze uit de stagevormen geldt dat deze uitsluitend vanuit de aanbodzijde (het Sports Center) wordt gemaakt. 2.1. Beroepsgerichte stages Bij deze stagevorm maakt de stagiair nader kennis met de beroepspraktijk en past de aangeleerde theorie toe. Daarnaast worden tijdens de stage relevante vaardigheden en competenties aangeleerd en/of ontwikkeld. Deze stages beslaan een volledig collegejaar voor een vast aantal uren per week vanuit een tweezijdige begeleiding: zowel het opleidingsinstituut van de stagiair als het Sports Center zullen in begeleiding voorzien. 2.2. Afstudeerstages Deze stagevorm komt voort vanuit een afstudeeropdracht waaraan de stagiair nagenoeg zelfstandig kan werken. Voor de onderzochte probleemstelling geldt de harde eis dat er relevantie moet zijn voor het beleid van het Sports Center. Het betreft een door het Sports Center aangedragen probleemstelling die om nader onderzoek vraagt. Begeleiding vanuit het Sports Center is minimaal en de student zal enkel een werkplek behoeven voor het verzamelen van informatie en het bespreken van verwerkte informatie. 2.3. Startersstage Deze leer/werkvorm komt voort uit het project Startersbeurs, geïnitieerd door professor Ton Winthagen van de TiU, in samenwerking met de jongerenafdeling van de vakbonden CNV en FNV. Het biedt jongeren een kickstart op de arbeidsmarkt, waarbij ze zich breder kunnen ontwikkelen. Deze stage is dus niet beroeps- of taakgebonden, maar volledig gericht op het ontwikkelen van vooraf gekozen competenties en kan daarom over meerdere units tegelijk lopen. Deze starters krijgen 2
gedurende 6 maanden een leer/werkovereenkomst aangeboden tegen een vergoeding van 500,- per maand, gesubsidieerd door de gemeente. Omdat het hier om reeds afgestudeerde kandidaten gaat, vereist deze stage een grote(re) mate van zelfstandigheid en eigen initiatief. Maandelijks is er een begeleidingsmoment, vanuit de Startersbeurs en het Sports Center samen. 3. ASPECTEN VAN DE STAGE In deze paragraaf worden meerdere aspecten van de aangeboden stages beschreven. Indien er individuele situaties voorkomen waarin onderstaande richtlijnen onvoldoende dekkend zijn, dan is het MT van het Sports Center beslissingsbevoegd. 3.1. Rollen en taken Er wordt onderstaand onderscheid gemaakt in rollen en taken voor de betrokkenen bij het stagebeleid. Betrokkene stagebeleid Stagecoördinator Sports Center Stagebegeleider Sports Center Aanspreekpunt werkvloer Stagecoördinator opleiding stagiair Taken Monitoren samenwerking opleidingsinstituut en SC Inventariseren aantal stageplaatsen, aandragen bij MT Opstellen van bijhorende vacatures Voorselectie motivatiebrieven Voeren van sollicitatiegesprekken Voeren van jaargesprek met stagecoördinator opleiding stagiaires Formuleren stageplan en takenpakket stagiair Voeren voortgangsgesprekken met stagiair en verslaglegging Coachen, incl verslaglegging,op voorgestelde verbeterpunten van stagiair Contactpersoon voor het opleidingsinstituut tav stage-inhoudelijke aspecten Voeren sollicitatiegesprekken Lopende vragen op de werkvloer beantwoorden Signaleringsfunctie richting stagebegeleider SC Monitoren samenwerking opleidingsinstituut en SC Informatieplicht naar het SC toe mbt wijzigingen rondom de opleiding en bijhorende stageeisen. Voeren van jaargesprek met stagecoördinator SC Formuleren stageplan en takenpakket stagiair Stagebegeleider Opleiding stagiair Stagiair Aanspreekpunt stagecoördinator SC Contact onderhouden stagecoördinator SC Voeren van voortgangsgesprekken Opleidingsgerichte begeleiding van de stagiair Sollicitatieformulier invullen en deelname sollicitatiegesprek Uitvoeren stageplan en takenpakket Deelnemen voortgangsgesprekken Verslaglegging stage 3
3.2. Accreditaties Het Sports Center beoogt een hoogwaardige kwaliteit van de aangeboden stages. Vanuit die gedachte zijn er twee relevante keurmerken c.q. accreditaties verworven. Voor de sportgerichte stages betreft dit het keurmerk van het kenniscentrum Calibris. Voor de facilitaire afdeling is de accreditatie van Stichting Kenwerk relevant. Beide accreditaties staan garant voor controle op de kwaliteit van de aangeboden beroepsgerichte leervormen. 3.3. Stageplaatsen Ieder collegejaar worden er een vast aantal stageplaatsen gedefinieerd. Ook het plaatsen wordt enkel vanuit de aanbodzijde, het Sports Center, bepaald. Hierbij heeft de stagecoördinator van het Sports Center een inventariserende en adviserende rol en neemt het MT een definitieve beslissing. Bij het definiëren en vaststellen van stageplaatsen en -opdrachten ligt er vanuit het Sports Center de eis dat de geleverde onderzoeksinformatie en/of arbeid zowel voor de stagiair als voor het Sports Center aantoonbare meerwaarde moet hebben. Deze plaatsen worden onderverdeeld onder de volgende units: sport, facilitair en kantoor/algemeen. De unit horeca wordt buiten beschouwing gelaten vanwege de huidige onduidelijkheid rondom een eventuele exploitatie van het Sportcafé. Voor alle stageplekken worden er vacatures geformuleerd en deze worden vervolgens gepubliceerd op de website van het Sports Center. Voor het collegejaar 2013/2014 zijn er per unit onderstaande aantal stageplaatsen beschikbaar: Sport: 2 stageplaatsen, MBO, voor een volledig collegejaar van 15 uur per week. Facilitair: 1 stageplaats, MBO, voor een volledig collegejaar van 15 uur per week Kantoor/algemeen; 1 stageplaats, HBO, P&O/management 1 stageplaats, HBO, communicatie 3.4. Kandidaten Het Sports Center streeft naar kwaliteit in termen van de stage-inhoud en -begeleiding, maar ook de stagiair zelf. De kwaliteitseisen aan een stagiair zullen binnen de grenzen van redelijkheid zijn, waarbij er rekening wordt gehouden met het feit dat hij of zij contact zoekt vanuit een leerbehoefte. Vanuit bovenstaande gedachte en omdat de meeste stages een periode van een vol collegejaar beslaan, hanteert het Sport Center een sollicitatieprocedure rondom de aangeboden stageplaatsen. Hiervoor kan de kandidaat via de vacature op de website een formulier invullen. Dit formulier bestaat uit gestandaardiseerde vragen en wordt bij voorkeur aangevuld met een eenvoudige CV en/of portfolio. Vanuit het Sports Center gelden de volgende selectiecriteria voor een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek: correct taalgebruik, getoond eigen initiatief, beschreven motivatie en de mate van congruentie van opleiding en stageplek. Een sollicitatiegesprek wordt gehouden door de stagecoördinator van het Sports Center en het aanspreekpunt op de werkvloer van de betreffende stage. Bij positief verloop van dit gesprek, zal de kandidaat worden voorgesteld aan de leidinggevende van de betreffende unit. Tevens zal er een 4
meeloopmiddag worden gepland, waarop de stagiair een eerste kennismaking heeft met de stagetaken en de werkvloer in het algemeen. Afsluitend wordt er door de leidinggevende en de stagecoördinator een definitieve beslissing genomen over de toezegging van de stageplaats. 3.5. Begeleiding Om een stagiair gerichte begeleiding te kunnen bieden, worden er per stageplaats een stageplan en - taken geformuleerd. Dit gebeurt in overleg tussen de opleidingsmedewerker van het Sports Center, de stagecoördinator van het opleidingsinstituut en uiteraard de stagiair zelf. Hierbij moet er aantoonbare meerwaarde zijn voor zowel de stagiair als het Sports Center. Vanuit het betrokken opleidingsinstituut zullen er een aantal opleidingsgerichte eisen zijn. Het stageplan en takenpakket vormen voor alle partijen de basis voor het doorlopen van de stage en de uiteindelijk toetsing van de leerdoelen. 3.6. Overeenkomst Het doel van een stage is het opdoen van praktijkervaring. Een stagiair wordt daarom door het Sports Center uitdrukkelijk niet beschouwd als een reguliere medewerker. De stagiair is in eerste instantie student, verricht geen verplicht productieve arbeid en ontvangt daarom geen loon. Er is dus geen sprake van een arbeidsovereenkomst, echter wel van een stageovereenkomst. Deze wordt afgesloten bij aanvang van een stage en impliceert mogelijk een geheimhoudingsverklaring. Mocht er sprake zijn van een stagevergoeding, dan is dit uitsluitend een onkostenvergoeding, anders dan loon voor gedane arbeid. Voor de vaststelling van de hoogte van de stagevergoeding wordt de regelgeving van de Tilburg University gehanteerd. 5
4. UITVOERINGSPROCEDURE Stagecoördinator SC geeft in februari advies aan het MT omtrent het aantal stageplekken. Vaststelling aantal stageplaatsen voor het komende collegejaar in maart door het MT. Stagecoördinator SC formuleert de vacatures voor de vastgestelde plaatsen. De communicatiemedewerker van het SC plaatst deze op de website. De stagiair vult het bijhorende formulier via de website in en vult dit aan met een CV en/of portfolio. De stagecoördinator SC neemt het initiatief om de ontvangen motivatie(s) te bespreken met de leidinggevende van bijhorende unit. Leidinggevende en de stagecoördinator SC maken samen een selectie onder de kandidaten voor een gespreksronde. Het sollicitatiegesprek wordt gevoerd door de stagecoördinator van het Sports Center en het betreffende aanspreekpunt op de werkvloer. Bij positief verloop van het sollicitatiegesprek zal de kandidaat worden voorgesteld aan de leidinggevende van de unit en zal er een meeloopmiddag volgen. De leidinggevende is beslissingsbevoegd over de aanstelling van een stagiair, de stagecoördinator SC en het aanspreekpunt op de werkvloer hebben een adviserende rol. Bij aanstelling van de stagiair draagt de stagecoördinator van het Sports Center zorg voor het aanbieden van de stageovereenkomst en overige benodigdheden, conform checklist nieuwe medewerkers. Gedurende de stage draagt de stagebegeleider SC zorg voor de stagebegeleiding in termen van voortgangsgesprekken, coaching en de verslaglegging daarvan. Tevens onderhoudt hij contact met de stagebegeleider van het opleidingsinstituut van de stagiair. Bij afronding van de stage vindt er een eindgesprek plaats tussen stagiair en de stagebegeleiders van het Sports Center en opleidingsinstituut. De stagebegeleider SC draagt zorg voor de verslaglegging hiervan en stuurt een kopie naar de stagecoördinator SC. De stagecoördinator van het Sports Center initieert en voert een jaargesprek met de stagecoördinator van de opleiding(en) van de stagiair(es) in het lopende jaar. Dit gesprek zal jaarlijks eind januari plaatsvinden. Hieruit volgend wordt er advies uitgebracht over het aantal stageplaatsen in het aankomende collegejaar. 6