COLOFON. EINDREDACTIE Tom Van den Borne. FOTOGRAFIE Stephanie Van Mol Joris Bulckens Tim De Weerdt Wouter Van Espen VORMGEVING WWW.MAGNIFIK.

COLOFON MET DANK AAN Sigrid Bal Karen Burvenich Gert Huysmans Geert Kempen Kris Roelants Liesbet Niveau Erika Veestraeten Jacky Van Zandycke Bart Van de Cruys Joke Wegsteen EINDREDACTIE Tom Van den Borne FOTOGRAFIE Stephanie Van Mol Joris Bulckens Tim De Weerdt Wouter Van Espen VORMGEVING WWW.MAGNIFIK.BE PRODUCTIE Jan Van Reusel 2010 VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw Dries Vander Elst Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen Lange Kievitstraat 74 I 2018 Antwerpen tel 03 231 16 20 I fax 03 232 63 92 info@scoutsengidsenvlaanderen.be www.scoutsengidsenvlaanderen.be

BESTE LEZER, In je handen ligt het kiesvisum. Het is je gids bij de voorbereiding en begeleiding van groepsleidingsverkiezingen. Groepsleiding heeft een belangrijke functie in de groep. Met dit visum willen we uittredende groepsleiding, kandidaten en districtscommissarissen (1) (DC) helpen om de zoektocht naar nieuwe groepsleiding met succes te voltooien. Meerbepaald streven we vier doelstellingen na: Duidelijkheid scheppen over het verloop van de verkiezingen en de rol van de districtscommissaris. Wat zijn de spelregels (2), hoe ga je ermee om en wat is de juiste procedure? Het onderstrepen van de waarde van het engagement van de groepsleiding (GRL). Goede groepsleiding is van groot belang voor een groep. Daarom is het zinvol om op het moment van de verkiezing even stil te staan bij de visie van de kandidaat-groepsleiding en de wensen en verzuchtingen van de groepsraad. Dit visum wil het overleg stimuleren. Een bron van informatie voor geïnteresseerden. Misschien ben je zelf nog geen kandidaat, maar speel je wel met de gedachte om je kandidaat te stellen. Dan hopen we dat dit visum enkele onzekerheden i.v.m. de procedure en verwachtingen t.a.v. groepsleiding kan wegnemen. Wil je nog meer informatie, dan verwijzen we graag naar onze boekenplank achteraan in dit visum. Een opvolgingsinstrument voor het district (3) en de gouw (4) : Als Scouts en Gidsen Vlaanderen dragen we het democratisch verloop van de groepsleidingsverkiezingen bijzonder hoog in het vaandel dragen. Dit visum is daarom ook verplicht sinds de verbondsraad van oktober 2000. Met verdere vragen kan je steeds terecht bij je huidige groepsleiding of je districtscommissaris. Dit kiesvisum kan je ook gebruiken bij verkiezingen binnen je district of gouw. Die verkiezingen verlopen gelijkaardig aan die van groepsleiding. Achteraan in dit kiesvisum vind je er meer info over. Ook de invulbladen zijn daarvoor bruikbaar. Veel succes. De verbondsraad (1) (4): zie woordenlijst p.16 01

TIJDSLIJN We vinden het belangrijk dat je je tijd neemt om de zoektocht naar goede groepsleiding met succes te voltooien. Vandaar dat we deze tijdslijn vroeg laten starten. Het kan sneller gaan, maar als het niet duidelijk is wie de oude groepsleiding zal opvolgen, kan een vroege start met dit visum je op weg helpen en verrassingen op het einde van het scouts- en gidsenjaar vermijden. SEPTEMBER/ OKTOBER op het planweekend: de groepsleiding meldt dat er op het einde van het scouts- en gidsenjaar een groepsleidingsverkiezing zal plaats vinden. Samen met de DC wordt de datum van de verkiezing vastgelegd. INHOUD WOORD VOORAF 01 INHOUDSTAFEL 02 TIJDSLIJN 03 TAKEN VAN GROEPSLEIDING 04 ALLEEN, DUO OF PLOEG? 06 DE EIGENLIJKE VERKIEZING 08 RAMPENPLAN : ER ZIJN GEEN (GELDIG VERKOZEN) KANDIDATEN 12 VOORBEELDBRIEVEN 13 GEBRUIK VAN HET VERKIEZINGSVISUM 15 BOEKENPLANK 16 WOORDENLIJST 16 VERKIEZING IN DISTRICT OF GOUW 17 HET KIESVISUM - exemplaar voor de groepsleiding na 16 HET KIESVISUM - exemplaar voor het district na 16 HET KIESVISUM - exemplaar voor de gouw na 16 FEBRUARI MAART/APRIL MEI MEI TOT SEPTEMBER NA IEDER AR op een groepsraad (eventueel samen met de DC) krijgt de leiding informatie over de verkiezingsprocedure en de functie van groepsleiding. De geïnteresseerden krijgen een visum. de DC stuurt een brief naar alle leiding om de kandidaturen op te vragen. Dit gebeurt minstens 6 weken voor de verkiezing. de DC contacteert alle kandidaten en peilt naar hun motivatie en interesse. de DC sluit de kandidaturen af. Minimum 2 weken voor de verkiezing stuurt de DC een uitnodiging naar alle leiding en vermeldt daarin de namen van de kandidaten. verkiezing onder leiding van de DC. infodoorstroming van de oude groepsleiding naar de nieuwe. de oude groepsleiding blijft wel verantwoordelijk tot het einde van haar termijn. evaluatie van de groepsleiding door de hele leidingsploeg. 02 03

TAKEN VAN GROEPSLEIDING Je hebt er goed over nagedacht, gewikt en gewogen, van gedachten gewisseld met je voorganger(s), de leiding, enz Je ziet het wel zitten, groepsleiding. En dan is het zover: je bent verkozen tot nieuwe groepsleid(st)er/groepsleidingsploeg. Daar sta je dan, met dozen en mappen vol paperassen en veel goede raad. Maar wat is dat nu eigenlijk, groepsleiding? Waar begin je aan? In de Spelregels van Scouts en Gidsen Vlaanderen wordt je functie als volgt omschreven: groepsleiding is eindverantwoordelijke voor het spel van scouting in de groep. TAKEN VAN GROEPSLEIDING Concreet betekent dit: het voorbereiden en leiden van de groepsraad het vormen van je leiding het bewaken van de goede relaties tussen de verschillende takken aandacht hebben voor het toekomstperspectief van je groep zorgen voor de informatiedoorstroming van en naar het district je groep vertegenwoordigen op de districtsraad en het groepsleidingscongres het onderhouden van contacten met ouders, groepscomité, jeugdraad, parochie en andere externe organisaties De algemene opdracht van groepsleiding is: je groep doen draaien en zorgen voor een goede inhoudelijke werking met voldoende materiële ondersteuning, met andere woorden: zorgen voor een goede sfeer in je groep: boeiende groepsraden houden met voldoende afwisseling, tijd maken voor vorming, aandacht hebben voor inspraak en betrokkenheid van elke leid(st)er, zorgen voor een evenwichtige verdeling van taken en werkdruk onder je leiding, zorgen voor een goede organisatie van je groep. Inhoudelijk werken kan niet als een aantal materiële voorwaarden (o.m. voldoende en degelijke lokalen en materiaal) niet vervuld zijn je bent de takleid(st)er van je leidingsploeg: als je van je leiding creatieve, ingeklede en originele vergaderingen verwacht, dan geldt dit evengoed voor jezelf je bent de coach van je leidingsploeg: je begeleidt je leiding, en dat betekent dat je af en toe ook eens in het veld moet stappen i.p.v. enkel van op de zijlijn toe te kijken je bent een sleutelfiguur in de doorstroming van informatie, zowel binnen als buiten de groep Dit lijkt misschien een hele boterham, maar je hoeft niet alles van bij het begin te kunnen. Er bestaan immers meerdere vormingsmogelijkheden voor groepsleiding: een regionaal aanbod voor groepsleiding over conflicthantering, vergadertechnieken of een ander thema, het weekendje voor groepsleiding in jouw gouw, Gilwell,... Voor je aan de verkiezing begint, beslis je samen met je leidingsploeg welke vorming voor jou en de groep zinvol is. Bovendien hoef je dit ook niet allemaal alleen te doen. Je kan taken delegeren naar je leiding, ondersteuning vragen aan het groepscomité, beroep doen op materiaalmeesters, iemand voor de financiën en de ledenadministratie, enz. Het goed functioneren van een groep is bovendien de verantwoordelijkheid van de hele leidingsploeg, en niet alleen van de groepsleiding. Groepsleiding wordt verkozen voor een periode van 3 jaar. Dat weet je vooraleer je eraan begint. Dit is enerzijds belangrijk voor de continuïteit. Anderzijds heb je ook de tijd om jezelf in te werken: op drie jaar tijd kan je heel wat verwezenlijken met je groep. Je hebt bovendien ook tijd genoeg om mogelijke opvolgers goed te informeren en voor te bereiden. 04 05

ALLEEN, DUO OF PLOEG? Eén groepsleid(st)er, een duo, een groepsleid(st)er met adjuncten, een groepsleidingsploeg,... je hebt al heel wat mogelijkheden om de functie van groepsleiding in te vullen. In de praktijk is het echter niet altijd gemakkelijk om een bepaalde keuze te maken. Misschien ben jij wel de enige kandidaat, of zijn er zoveel enthousiastelingen dat de ploeg onwerkbaar wordt. Toch is het nuttig om even stil te staan bij de voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden. We zetten ze hiernaast op een rijtje. ALLEEN: Pluspunten Er is een duidelijk aanspreekpunt voor leiding, leden, ouders,... Je wordt verplicht om een aantal taken te delegeren. Je kan misschien wel veel, maar niet alles. Op die manier wordt de hele leidingsploeg betrokken bij het reilen en zeilen van de groep. Je zal je leidingsploeg ook sneller om raad vragen, hetgeen de inspraak en betrokkenheid van de hele leidingsploeg eveneens bevordert. Je bent steeds op de hoogte van alles. Je hebt geen communicatieproblemen met collega s groepsleiding. Je bent immers alleen. ALLEEN: Minpunten Hoe je het ook draait of keert: alleen is maar alleen. Sommige problemen kan je beter eerst met anderen overleggen. Ook al delegeer je een aantal taken, alleen in groepsleiding staan vraagt enorm veel werk. Alles komt op jouw schouders terecht. Het gevaar bestaat dat de groepsraden monologen worden. Wist je dat (volgens de Spelregels)... er in een gidsengroep tenminste 1 groepsleidster en in een jongensgroep tenminste 1 groepsleider moet zijn? In gemengde groepen neemt een gemengd duo de taak van groepsleiding op zich en zijn er bijgevolg twee eindverantwoordelijken. een duo of groepsleidingsploeg bij de verkiezing als één kandidaat wordt aanzien? Als één van hen stopt, dan vervalt het mandaat van het duo of de ploeg. groepsleiding er kan voor kiezen om een aantal taken door adjuncten te laten uitvoeren? De groepsleiding blijft wel eindverantwoordelijk. De adjuncten kunnen steeds wisselen zonder nieuwe verkiezingen te moeten houden. Ze moeten wel bekrachtigd worden op de groepsraad. Het mandaat van de adjuncten vervalt samen de groepsleiding. je maximaal 2 termijnen van 3 jaar in groepsleiding kan staan? Dit geldt ook voor adjunct groepsleiding. Daarna kunnen adjuncten wel nog verkozen worden tot groepsleiding. kiezen voor de formule van een groepsleidingsploeg (GRLPL) wil zeggen dat elk lid van deze groepsleidingsploeg tenvolle verantwoordelijkheid opneemt en dus aansluit bij Scouts en Gidsen Vlaanderen als GRL. Jullie vormen dan een team waarin de verantwoordelijkheid collectief wordt gedeeld; iedereen in deze ploeg is dan ook volwaardig groepsleid(st)er, als equipe aan elkaar verbonden. We gaan ervan uit dat taken kunnen worden verdeeld en dus individueel verminderen, terwijl eindverantwoordelijkheid iets is wat samen wordt gedeeld. het administratief noodzakelijk is dat er voor elke groep op het nationaal secretariaat van Scouts en Gidsen Vlaanderen minstens één GRL wordt genoteerd; enkel deze functie ontvangt immers alle informatie die van belang is voor de groepswerking. Correspondentie over aansluitingen en verzekeringen wordt verzonden aan het adres briefwisseling van je groep. DUO/GROEPSLEIDINGSPLOEG: Pluspunten Een groepsraad voorbereiden gaat beter met twee dan alleen: met twee zie je meer, heb je meer ideeën,... DUO/GROEPSLEIDINGSPLOEG/ GROEPSLEID(ST)ER & ADJUNCTEN: Pluspunten Je kan uit het takenpakket die dingen kiezen waar je goed in bent, zeker als je zorgt voor een evenwichtig samengestelde ploeg. Aangezien je de taken kan verdelen, heb je meer energie over om te werken aan de sfeer in de leidingsploeg, om vorming te geven, enz. Als er meerdere mensen met uiteenlopende opvattingen zijn, kan dit ook een voordeel zijn: Hoe meer verschillende ideeën en meningen, hoe boeiender. Een ploeg die bestaat uit leiding van verschillende takken, heeft als voordeel: de ploeg kent die takken en de leiding beter en kan zo gemakkelijker inspelen op vragen en problemen. DUO/GROEPSLEIDINGSPLOEG: Minpunten Een duo of groepsleidingsploeg wordt bij de verkiezing als één kandidaat gezien. Wanneer één van hen stopt, moeten er nieuwe verkiezingen komen. GROEPSLEIDINGSPLOEG/GROEPS- LEID(ST)ER & ADJUNCTEN: Minpunten Als de ploeg te zwaar gaat wegen, wordt het voor leiding moeilijker om tegen haar mening in te gaan. Meestal is de groepsleidingsploeg gemiddeld ouder en meer ervaren, heeft ze reeds vooraf kunnen overleggen,... Door de versnippering van taken moet je veel tijd steken in vergaderingen om elkaar op de hoogte te houden. Goede communicatie is dus heel belangrijk. Hoe groter de groep, hoe moeilijker het wordt. Zorg ervoor dat de ploeg nog werkbaar blijft. Er kan onduidelijkheid zijn over wie nu eigenlijk de aanspreekpersoon is. 06 07

Wanneer is iemand geldig verkozen? DE EIGENLIJKE VERKIEZING De procedures ROL VAN DE DC De DC is de coördinator van de groepsleidingsverkiezing. De DC is meestal geen lid van de groep en kan de verkiezing daardoor veel gemakkelijker objectief leiden. Bovendien is de DC goed op de hoogte van de Spelregels. VOOR DE DAG VAN DE VERKIEZINGEN: 2 BRIEVEN EN DE KANDIDATUREN Wist je dat... het belangrijk is om tijdig het tijdstip van de verkiezing af te spreken met je DC, want... de DC ten laatste 6 weken voor de verkiezing een brief moet sturen naar alle stemgerechtigden (zie deel stemgerechtigden)? Hierin staat duidelijk: - plaats en tijdstip van de verkiezingen. - dat zowel naar mannelijke als naar vrouwelijke kandidaten gezocht moet worden. - dat de kandidaturen binnen de 15 dagen aan de DC moeten doorgegeven worden. Is 2/3 van de stemgerechtigden aanwezig? Verkiezing kan doorgaan Er dient een nieuwe groepsraad bijeengeroepen te worden. Deze kan dan steeds geldig stemmen, ongeacht het aantal aanwezigen. Er is slechts 1 kandidaat. Stemt de helft +1 van de aanwezige stemgerechtigden voor de kandidaat? De kandidaat is verkozen Er volgt een tweede stemronde Stemt de helft +1 van de aanwezige stemgerechtigden voor de kandidaat? De kandidaat is verkozen Er volgt een derde stemronde De kandidaat is verkozen bij een gewone meerderheid. (Meer ja- dan nee-stemmen. Onthoudingen tellen hier niet mee) Er zijn meerdere kandidaten. Stemt de helft +1 van de aanwezige stemgerechtigden voor éénzelfde kandidaat? De kandidaat is verkozen Tweede stemronde met de 2 kandidaten die de meeste stemmen behaalden tijdens de eerste stemronde. Stemt de helft +1 van de aanwezige stemgerechtigden voor éénzelfde kandidaat? De kandidaat is verkozen Er volgt een derde stemronde De kandidaat die in deze ronde de meeste stemmen behaalt, wordt vervolgens onderworpen aan een vertrouwensstemming. de DC dan contact opneemt met de voorgestelde kandidaten om hun kandidatuur te bespreken? de DC ten laatste 14 dagen voor de verkiezingen opnieuw een brief stuurt naar alle stemgerechtigde leden van de groepsraad? Daarin worden de kandidaten die hun kandidatuur aanvaard hebben, voorgesteld, en staan eveneens de plaats, de datum en het uur van de verkiezingen vermeld. de DC de verkiezingen voor een periode van maximum 6 maanden kan stop zetten? Hij/zij moet deze beslissing motiveren aan de groeps- en de districtsraad. De districtsraad moet de beslissing goed- of afkeuren. Na de stopzetting moet de volledige procedure terug opgestart worden. Deze kandidaat is verkozen indien deze in een aansluitende vertrouwenstemming een gewone meerderheid krijgt van de groepsraad. De verkiezingen worden opgeschort. een stopzetting van maximum 6 maanden (te motiveren aan de districtsraad) waarna de volledige procedure hervat wordt, OF nieuwe verkiezingen binnen max. 6 weken. 08 09

DE EIGENLIJKE VERKIEZING Opmerkingen: Als er meer dan 1 stemronde aan te pas komt, is het aangeraden om tijd te maken voor een kort gesprek tussen de stemrondes. Wie mag stemmen? Alle actieve leiding (= leiding van kapoenen/zeehondjes, (zee)welpen, kabouters, jonggidsen/ jongverkenners/scheepsmakkers, (zee)gidsen/(zee)verkenners, jins/ loodsen, akabe) De groepsleiding (bij een duo hebben beide groepleid(st)ers een stem) De kandidaten hebben zelf ook een stem, op voorwaarde dat ze tot één van bovenstaande categorieën behoren (actieve leiding, groepsleiding,...) Stel dat je met 30 stemgerechtigden bent in je leidingsploeg en er slechts één kandidaat is. > dan moeten er minimum 20 stemgerechtigden aanwezig zijn om geldig te kunnen stemmen. Er zijn bvb. 24 aanwezigen. > 1ste en/of 2de ronde: de kandidaat is geldig verkozen wanneer hij/zij minimum 13 stemmen behaalt, dus b.v. bij 18 voor, 4 tegen en 2 onthoudingen. > 3de ronde: de kandidaat is geldig verkozen wanneer hij/zij meer ja- dan neen-stemmen behaalt. De onthoudingen tellen hier niet meer mee. Dus b.v. bij 9 voor, 6 tegen en 5 onthoudingen. Adjuncten groepsleiding, groepsaalmoezenier, volwassen begeleiding, groepscomité, ouders, stuurcomité, voortrekkers, voorstam, secretaris, materiaalmeester(es), hebben geen stem, tenzij ze tevens actieve leiding zijn. Jins die in leiding komen hebben eveneens geen stemrecht. We kiezen hiervoor omdat jins zelf nog niet in leiding staan, zij de kandidaten bijgevolg niet kennen als medeleiding en nog niet voldoende weten wat ze van groepsleiding mogen verwachten. Zij moeten vertrouwen hebben in de keuze van de bestaande leidingsploeg. Stemmen d.m.v. een volmacht of via brief kan niet. Het is belangrijk dat zoveel mogelijk leiding aanwezig is en de motivatie van de kandidaten kan horen. Wist je dat... Wie mag kandidaat zijn? de DC de verkiezing voorbereidt (in samenspraak met de huidige groepsleiding) en leidt? Dit gebeurt aan de hand van een methodiek waarin de kandidaten ruimte krijgen om zichzelf en hun visie voor te stellen. Daarnaast moet ook de leiding de kans krijgen om vragen te stellen aan de kandidaten. de kandidaat/kandidaten, vooraleer de verkiezing kan plaatsvinden, een gesprek hebben met de groepsraad over de vaardigheden en de kennis noodzakelijk voor de uit te oefenen functie? Indien de groepsraad het noodzakelijk acht, kan van de kandidaat/kandidaten een engagement gevraagd worden om tijdens het mandaat vorming te volgen. Indien hierover onenigheid bestaat tussen de stemgerechtigden zal beslist worden bij gewone meerderheid. Dit engagement wordt mee opgenomen in het visum. Iedereen, maar let op: Groepsleidingsdynastieën van vader op zoon zijn onmogelijk. Je mag maximaal 2 termijnen van 3 jaar in groepsleiding staan. Groepsleid(st)ers in de menopauze zijn zeer zeldzaam. De maximum leeftijd voor groepsleiding is 40 jaar, de minimum leeftijd is 21. Een officieel politiek mandaat is niet verenigbaar met een (verkozen) functie in Scouts en Gidsen Vlaanderen, zoals groepsleiding. Wanneer groepsleiding een dergelijk mandaat opneemt, is hij/ zij automatisch ontslagnemend. Wat bij onduidelijkheid? 2/3 van de stemgerechtigde leden van de groepsraad aanwezig moet zijn? Indien dit niet het geval is, dan wordt de verkiezing ongeldig verklaard en moet de DC een nieuwe groepsraad bijeen roepen. je als stemgerechtigde 3 mogelijkheden hebt: je kan voor of tegen de kandidaten stemmen of je kan je onthouden? de stemming schriftelijk gebeurt en strikt geheim moet blijven? Alle betwistingen met betrekking tot de verkiezingsprocedure worden ter plaatse door de DC beslecht. Uitzonderingen De groepsraad kan uitzonderingen maken op de spelregels, op voorwaarde dat er rekening wordt gehouden met het volgende: 10 elke verkiezing van een groepsleiding achteraf nog door de districtsraad moet worden bekrachtigd? Een bekrachtiging betekent dat de districtsraad akkoord gaat met de gevolgde procedure; deze spreekt zich niet uit over de keuze van personen. enkel en alleen de groepsraad kan een uitzondering toelaten een uitzondering is eenmalig en blijft dus niet meer van kracht bij latere verkiezingen 2/3 van het totaal aantal stemgerechtigden moet deze uitzondering goedkeuren. in het verslag van de vergadering moet duidelijk vermeld worden op welke spelregel uitzonderingen gemaakt zijn de DC moet de districtsraad op de hoogte brengen van deze uitzonderingen bij de bekrachtiging van de nieuwe groepsleiding, moet de districtsraad ook de afwijking van de spelregel goedkeuren. Indien de districtsraad de afwijking van de spelregel niet bekrachtigt, moet dit schriftelijk gemotiveerd worden aan de groepsraad. 11

RAMPENPLAN ER ZIJN GEEN (GELDIG VERKOZEN) KANDIDATEN VOORBEELDBRIEVEN Brief 1: uitnodiging kandidaten Probleem 1: Er zijn géén kandidaturen toegekomen bij de DC. Gent, 1 mei 2011 De DC roept een nieuwe groepsraad bijeen en legt de nadruk op de verantwoordelijkheid van deze raad. Hij/zij kan de procedure terug opstarten en hopen dat er binnen afzienbare tijd (max. 6 weken) nieuwe kandidaten opdagen. In tussentijd kan de DC een waarnemende groepsleid(st)er voordragen (zie verder). Aan: alle leiding van groep x Betreft: uitnodiging groepsleidingsverkiezingen Beste leiding, Probleem 2: De kandidaten halen de vereiste meerderheid niet of voldoen niet aan de formele vereisten, die in de Spelregels staan. De DC zal dan een zo goed mogelijke oplossing uitwerken en deze voorstellen op de groepsraad. Moet er een periode overbrugd worden, dan kan de DC een waarnemende groepsleid(st)er voordragen (zie verder). Wat gebeurt er dan in afwachting van een nieuwe verkiezing? Indien er géén kandidaten zijn, dan kan de DC of een afgevaardigde, door de DC aangeduid, optreden als waarnemende groepsleiding gedurende een bepaalde periode. Deze persoon krijgt dan de rechten en de plichten van de groepsleid(st)er, behalve stemrecht. We raden aan dat de groep zich uitspreekt over en het vertrouwen geeft aan deze waarnemende groepsleiding. Het mandaat moet echter van tijdelijke aard zijn en heeft het karakter van een noodoplossing. De termijn van jullie groepsleiding is ten einde. Dit betekent dat er nieuwe groepsleidingsverkiezingen moeten komen. Met deze brief willen wij een oproep doen aan jullie om ons de namen van mogelijke kandidaten te sturen. Ook oud-leiding komt in aanmerking. Verwittig wel de betrokken personen wiens kandidatuur je indient. Tegen 21 mei verwachten wij de kandidaturen op volgend adres: Karel Verbeke Slachthuislaan 60, 9000 Gent karel@verbeke.be 09 222 22 22 Een beknopte versie van de Spelregels betreffende de verkiezing en de taken van groepsleiding vind je in bijlage. Wil je meer weten over het verloop van de verkiezing of over de taken van groepsleiding dan kan je bij mij, bij je groepsleiding of op www.scoutsengidsenvlaanderen.be het kiesvisum verkrijgen. Op 11 juni om 20:00 u. gaan we dan over tot de groepsleidingsverkiezing. Hiervoor ontvang je nog een uitnodiging, met vermelding van de kandidaten. Wij wensen jullie een succesvolle speurtocht naar een nieuwe groepsleider, groepsleidster of groepsleidingsteam. Mag ik er jullie op wijzen dat bij een gemengde groep zowel een man als een vrouw moeten vertegenwoordigd zijn binnen groepsleiding; kandidaten zowel alleen, als duo of als ploeg kunnen opkomen; groepsleiding zich engageert voor de volgende drie jaar (tenzij expliciet anders vermeld voor de verkiezing); Tot binnenkort! Uw DC, Karel 12 13

VOORBEELDBRIEVEN Brief 2: bekendmaking kandidaten GEBRUIK VAN HET KIESVISUM Op de volgende bladzijden vind je het eigenlijke kiesvisum. Het is de bedoeling dat de verkozen groepsleiding dit samen met haar districtscommissaris invult. Gent, 22 mei 2011 Er zijn drie exemplaren: één voor de groepsleiding zelf, één voor de DC en één voor de gouw. Het is de taak van de gouw om op te volgen dat dit visum bij elke groepsleidingsverkiezing gebruikt wordt. Het visum is immers verplicht sinds de verbondsraad van oktober 2000. Aan: alle leiding van groep x Betreft: uitnodiging groepsleidingsverkiezingen Beste leiding, De termijn van jullie groepsleiding is ten einde. Dit betekent dat er nieuwe groepsleidingsverkiezingen moeten komen. Op mijn vraag naar kandidaturen kwam 1 antwoord binnen: Een ploeg met 1 groepsleidster en 2 adjuncten: GRL Els Janssens AGRL Jef Peeters AGRL Jan Janssens Deze ploeg neemt een engagement voor 3 jaar. [Indien er zich een afwijking van de spelregels gevraagd zou worden kan je die ook best hier vermelden, bv. als Els Janssens geen 21 jaar is ] Op zondag 11 juni om 20.00 u. (in jullie lokaal in de Dorpsstraat) gaan we dan over tot de groepsleidingsverkiezing. Er is vooraf nog ruim mogelijkheid tot vragen stellen aan de kandidaten. Vanwege het belang van de verkiezing van een nieuwe groepsleiding voor een scouts- en gidsengroep, dringen we erop aan dat iedereen probeert aanwezig te zijn. Er dient 2/3 van de leiding aanwezig te zijn om geldig te kunnen stemmen. Wil je meer weten over het verloop van de verkiezing of over de taken van groepsleiding dan kan je bij mij, bij je groepsleiding of op www.scoutsengidsenvlaanderen.be het kiesvisum verkrijgen. Wat indien het visum niet ingevuld werd? Voor alle duidelijkheid: het gaat hier niet enkel om het invullen van een papiertje. Als het visum niet ingevuld werd, betekent dit dat er geen DC aanwezig was bij de verkiezing. Het is de taak van de DC om ervoor te zorgen dat de spelregels nageleefd worden en de verkiezingen democratisch verlopen. In de groepsadministratie kan elke DC een overzicht van de van alle ingeschreven groepsleiding binnen het district opvragen. (www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening) Indien de DC merkt dat er toch groepsleidingsverkiezingen zijn doorgegaan buiten zijn/haar weten, laat hij/zij een briefje vertrekken naar de leiding van de groep. Hierin wordt gesteld dat de verkiezing niet gebeurde overeenkomstig de werkwijze van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Er wordt aan de leiding de mogelijkheid gegeven om de DC te contacteren indien zij van oordeel zijn dat de verkiezingen niet gebeurd zijn overeenkomstig de spelregels. Indien de DC een klacht ontvangt van iemand van de leiding, zal de DC de nieuwe groepsleiding hierover aanspreken om de verkiezingen alsnog te herdoen. Het gesprek blijft de beste manier om mensen te overtuigen. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven, wordt de hiërarchie ingeschakeld. Gouwvoorzitter en eventueel verbondsvoorzitter trachten de groepsleiding te overtuigen. Indien hierop niet wordt ingegaan, volgt de ontzetting uit de functie van groepsleiding. Maar dit is uiteraard een extreem scenario. Hopelijk hoeft het nooit zover te komen. Tot binnenkort! Uw DC, Karel Karel Verbeke Slachthuislaan 60, 9000 Gent karel@verbeke.be 09 222 22 22 14 15

WOORD ACHTERAF BOEKENPLANK Spelregels en Statuten van Scouts en Gidsen Vlaanderen, de meest recente versie is te vinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening Over en Weer GR, verschijnt jaarlijks in oktober en geeft een overzicht van alle dienstverlening, te vinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/publicaties De Koorddanser, handboek voor groepsleiding (commissariaat groepsleiding, 2003) Onthaalbrochure voor groepsleiding (commissariaat groepsleiding, jaarlijks hernieuwd) Domino. Een leidraad voor een leidingsverdeling op maat van je groepsraad (commissariaat groepsleiding, 2000) Eens scout, altijd scout. Een brochure over klantenbinding en ledenuitval (ploeg Brussel, vanaf september 2005) Vergadertechnieken (structuurteam, 2005) Plannen & evalueren (structuurteam, 2005) Ballet op het Middenveld. Brochure voor DC s (dienst structuren, 2002) 12 Beaufort. Over woelige waters en stoere zeebonken. Een brochure over conflicthantering (structuurteam, 2000) Nee heb je, ja kan je krijgen. Een brochure over motiveren (structuurteam, 2003) De meeste van deze brochures zijn te vinden in de Hopper Winkel of op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/publicaties WOORDENLIJST (1) De districtscommissaris (m/v) is verantwoordelijk voor het coördineren en stimuleren van het scouts- en gidsenspel in en tussen de groepen van het district. (2) De spelregels zijn de afspraken die het scouts- en gidsenspel mogelijk maken. Ze zijn een manier om te garanderen dat aan de grondvoorwaarden van dit spel voldaan worden: democratie, wederzijdse beïnvloeding, ploegwerk, eindverantwoordelijkheid en kwaliteitsnormering. De spelregels vind je op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening. (3) Het district is een verzameling van groepen in dezelfde regio. (4) De gouw is een verzameling van een aantal districten uit dezelfde regio. Zowel de districtswerking als de gouwwerking zijn erop gericht het spel van scouting aan de basis te helpen uitbouwen. Beide zijn schakels tussen de groepen enerzijds en het verbond anderzijds. VERKIEZING IN DISTRICT OF GOUW Je kan dit kiesvisum ook gebruiken voor verkiezingen in je district of gouw. Meer zelfs, we zouden het je stevig willen aanraden voor de verkiezing van (A)DC s, GV s, GC s en GB s, de verkozen functies op regionaal vlak. We hebben er wel voor gekozen om de tekst van dit visum op maat te houden van groepsleiding, zij vormen de grootste doelgroep van dit visum. Maar de meeste teksten zijn perfect te lezen met een andere functie dan groepsleiding in gedachte. De verkiezingsprocedure is op zich dezelfde voor alle verkozen functies. Enkele aanvullingen daarop vind je hieronder. WIE VERKIEST WIE WIE MIN. MAX. LEEFTIJD KIESRAAD RAAD O.L.V. BEKRACHTIGD DOOR Groepsleiding (GRL) 21 40 Groepsraad DC Districtsraad Districtscommissaris (DC) 23 40 Districtsraad GV Gouwraad + Verbondsraad Gouwcommissaris (GC) 23 40 Gouwraad GV Verbondsraad Gouwbeheerder (GB) 23 40 Gouwraad GV Verbondsraad Gouwvoorzitter (GV) 25 50 Gouwraad Verbonds- Verbondsraad voorzitter Zijn stemgerechtigd in de districtsraad: de DC of beide DC s bij een duo + de groepsleiding of haar vertegenwoordiging, één stem per groep. Andere functies hebben geen stemrecht. gouwraad: de GC, GB, GV + DC s, één stem per district. Andere functies hebben geen stemrecht. DUO S EN ADJUNCTEN DC s kunnen ook als duo verkozen worden, GC s, GB s en GV s niet. Adjuncten zijn mogelijk voor al deze functies maar de eindverantwoordelijkheid blijft liggen bij de functie zelf. De minimumleeftijd voor adjuncten ligt 2 jaar lager dan de minimum leeftijd van de eigenlijke functie. TAKEN De verschillende takenpakketten die samenhangen met elke functie, vind je terug in de Spelregels. Voor DC s bestaat er ook een onthaalbrochure: Ballet op het Middenveld, www.scoutsengidsenvlaanderen.be/publicaties. INFO Meer info vind je in de spelregels, www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening in de onthaalbrochure voor DC s: Ballet op het Middenveld bij je gouwvoorzitter bij dienst structuren, structuren@scoutsengidsenvlaanderen.be 16 17