Handleiding toelatingsbesluiten Ba/Ma 1. Procedure in het kort De Universiteit Leiden werkt met een online toelatingssysteem, oiem. Back office (voor behandelaar): https://koala.leidenuniv.nl/iooa/php/index.php Front office (voor student/kandidaat): https://www.apply.leiden.edu/bachelor-master/ Deze handleiding gaat alleen over het maken van een toelatingsbesluit voor ba/ma opleidingen. Zie http://www.leiden.edu/oiem/ voor de algemene handleiding oiem. En zie FAQ voor aankomende studenten: http://students-faq.leiden.edu/ Elke aankomende student die niet beschikt over een diploma dat automatisch toelating geeft tot de opleiding die hij wil gaan doen moet via oiem een toelatingsverzoek indienen. Nadat het Admissions Office (AO) het verzoek heeft gecontroleerd op volledigheid, en nadat bij niet-nederlandse vooropleidingen een diplomawaardering is toegevoegd, wordt het dossier doorgestuurd naar de faculteit. Uitzondering hierop zijn die verzoeken waarvoor de faculteit het AO gemandateerd heeft om het toelatingsbesluit te nemen. De toelaters bij de faculteit gebruiken de volgende pagina s in oiem: Onder application (in het menu aan de linkerkant) onder workflow: Submission geeft gewenste startdatum en evt. naam gewenste specialisatie(s). Receipt bevat alle stukken van het toelatingsverzoek. Evaluation geeft informatie over het voor toelating meest relevante te behalen/behaalde diploma, de diplomawaardering en het toelatingsadvies van het AO. Admission op dit tabblad geeft de faculteit het toelatingsbesluit af. Zie uitgebreide toelichting hieronder. En bij meerdere vooropleidingen aan de linkerkant bovenin: Education overzicht van al het gevolgde (geaccrediteerde) onderwijs met achter de country info, institution info (alleen bij hoger onderwijs), en diploma info knoppen informatie over respectievelijk het onderwijssysteem in het land, informatie over de instelling en informatie over het diploma. Alle toelatingsverzoeken komen binnen met geüploade kopieën van cijferlijsten/diploma s. Alle toelatingen zijn daarom in eerste instantie voorwaardelijk op (behalen en) inleveren van het (meest relevante) diploma en cijferlijst. Nadat de faculteit een kandidaat voorwaardelijk heeft toegelaten op voorwaarde van inleveren diploma en eventuele (taal)toetsen, neemt het AO het dossier weer over. Het AO controleert of de kandidaat tijdig aan de toelatingseisen voldoet, vinkt dit per toelatingsvoorwaarde af op de Registration pagina, en stuurt de kandidaat het onvoorwaardelijke besluit waarmee hij zich voor de opleiding kan inschrijven. Voor de controle op behalen van diploma s, staatsexamens en taaltoetsen is het AO gemandateerd door de faculteiten. Voor het controleren van overige eisen, zoals bijvoorbeeld essays inleveren of een Pre-Master afronden, kan de faculteit binnen het messages systeem van oiem het AO een bericht sturen dat de kandidaat aan deze eis heeft voldaan, waarna het AO de eis afvinkt op de Registration pagina.
2. Admission pagina stap voor stap Advisors/decider, remarks - Opmerkingen over dossier, voor intern bij faculteit/opleiding. Bedoeld om binnen de toelatingscommissie te kunnen overleggen over een dossier. Dit veld komt niet terug in het toelatingsbesluit. Admission Statement Considering that geeft in een scrolldown menu een paar voorbeeldzinnen voor afwijzingen en voorwaardelijke toelatingen die gebruikt kúnnen worden, maar hoeft niet. Als er een voorbeeldzin gebruikt wordt, voeg dan ook altijd nog een specifiekere zin toe in het vrije veld eronder. In accordance with - is het relevante wetsartikel. Wordt door het AO geselecteerd op de evaluation pagina, en kan op de admission pagina niet worden aangepast. Not admitted vink aan bij afwijzing. Conditionally vink aan bij (voorwaardelijke)toelating. Als conditionally wordt aangevinkt verschijnen nieuwe velden en vinkjes: Year of study geef hier aan per wanneer de kandidaat met het (daadwerkelijke) programma mag beginnen. Als er een Pre-Master moet worden gevolgd, vul dan hier het studiejaar en de datum van de Master in, na behalen Pre-Master. Begindatum Pre-Master moet later apart worden ingevuld, zie hieronder. Start per geef hier de startdatum van het programma waarvoor de student zich gaat inschrijven. Dit is dus altijd 1 september of 1 februari. Alleen voor de opleidingen van W&N en LUMC kunnen andere maanden gebruikt worden. Statement is for- geef hier aan hoe lang het toelatingsbesluit geldig is. This semester: deze optie is de default waarde en deze kan gewoon blijven staan als het besluit alleen van toepassing is voor de betreffende startdatum. Both semesters: deze alleen gebruiken voor besluiten per september, waarbij het ook goed is als de student een semester later begint (dus in februari). Er komt een extra regel in het besluit die de student op deze mogelijkheid wijst. Let op: Een student die in februari gaat starten kan nooit een besluit krijgen waarop staat both semesters omdat de geldigheid van een besluit het academisch jaar niet kan overschrijden. Every month: deze wordt alleen gebruikt voor programma s die een maandelijkse start hebben (bij W&N en LUMC). Ook hier volgt een extra regel in het besluit, zodat de student ook elke andere maand kan beginnen, volgend op de startdatum tot aan het eind van het betreffende academische jaar. Als van toepassing: namen van 1 of 2 gewenste specialisaties. als student niet kan worden toegelaten tot de (2) specialisatie(s) die hier wordt/worden genoemd maar wel tot een andere, haal dan hier een specialisatie weg door in de scrolldown please choose te selecteren of vervang deze door een andere specialisatie. Als je helemaal geen specialisaties wilt noemen in het besluit (bijv. bij bachelortoelating) kun je ook de specialisatie(s) helemaal weg halen (door ze te vervangen door please choose). Als je hier geen scrolldown velden ziet, zijn er voor jouw opleiding geen specialisaties geregistreerd in oiem. Diploma diploma dat op de education pagina als meest relevant is geselecteerd, en op basis waarvan de kandidaat wordt toegelaten/afgewezen. Staat altijd aangevinkt en kan niet uitgevinkt worden.
Language Taaleis. Afhankelijk van opleidingstaal staat hier de naam en niveau van benodigde Nederlandse of Engelse test voorgeselecteerd. Staat automatisch aangevinkt, maar kan door de faculteit worden uitgevinkt als de test niet van toepassing is of al behaald én geverifieerd is. Het AO geeft hierover advies op de evaluation pagina. De taaleis kan ook aangepast worden (scolldown), maar het komt maar zelden voor dat dit nodig is. Voorbeeld waarbij dit wel nodig is: taaleis is gewijzigd voor komende studiejaar, maar er worden ook nog studenten toegelaten voor het huidige studiejaar waarvoor nog de oude taaleis geldt. Exams/courses is om alle mogelijke overige toelatingsvoorwaarden aan te geven. Als dit wordt aangevinkt verschijnen er nieuwe velden: Conditionally admitted to preparatory courses alleen aanvinken als er een Pre-Master wordt opgelegd! Vervolgens verschijnen er scrolldown velden waarin aangegeven moet worden binnen welke bachelor de premaster vakken gevolgd moeten worden en per wanneer inschrijving in die bachelor plaats kan vinden. Open veld bij exams/courses hierin kunnen de Pre-Master vakken en/of alle overige toelatingsvoorwaarden worden gespecificeerd. Dit kan variëren van behalen van een (toelatings)examen, behalen van bepaald cijfer voor scriptie tot inleveren van een essay. Gebruik correct Engels en maak geen typefouten om onduidelijkheid te voorkomen. Remarks in statement Opmerkingen in dit veld komen terug in het toelatingsbesluit. Let op dat dit nooit voorwaarden voor toelating mogen zijn! Voorbeelden: bij een afwijzing kan hier een advies worden gegeven wat de kandidaat wel kan gaan doen. Bij een toelating kan hier een advies worden gegeven wat een kandidaat nog kan doen om zich goed voor te bereiden op de studie (als er sprake is van een bijna verwaarloosbare deficiëntie), of kan ingevuld worden dat de student een bepaald vak moet volgen tijdens de master. Let op dat dit nooit eisen mogen zijn waarop de student moeten worden gecontroleerd bij inschrijving. De faculteit heeft ook de mogelijkheid in de email bij het besluit extra opmerkingen te zetten zolang die niet extra voorwaarden van toelating betreffen of verder toelichten die niet in het besluit zelf worden genoemd. Statement to student Preview Door hier op te klikken kun je het door jou ingevoerde besluit alvast bekijken zonder dat je het al hoeft te versturen. Open email window door hierop te klikken open je de email aan de kandidaat met als bijlage het toelatingsbesluit. Sent/Date/Colleague worden hiermee automatisch aangevinkt/ingevuld. Open de email dus niet als je het besluit nog niet wilt versturen! Gebruik voor controleren van het besluit de preview knop. De email kun je desgewenst nog aanvullen zolang hier maar geen nieuwe toelatingseis wordt genoemd. Je kunt bijvoorbeeld uitleg geven waarom een besluit herzien is of waarom het lang heeft geduurd. In de email kun je de kandidaat ook indien nodig adviseren contact op te nemen met een studieadviseur of kun je de kandidaat wijzen op een introductiedag bij de opleiding. Vergeet vervolgens niet om op send te klikken om het toelatingsbesluit daadwerkelijk naar de student te versturen!
3. Verder van belang: Wetsartikel Het wetsartikel dat van toepassing is (bijv. WHW 7.30D, Lissabon) wordt door het AO aangevinkt, en is afhankelijk van het diploma op basis waarvan de kandidaat wordt afgewezen of toegelaten. Uitleg over het wetsartikel is te vinden achter de info button In accordance with. Meest relevante diploma Op het besluit staat vermeld op basis van welk diploma het besluit is genomen. Dit correspondeert met het diploma dat het AO heeft aangevinkt als het meest relevante (= meestal het hoogst behaalde) diploma. Als de kandidaat meerdere diploma s heeft gehaald, en de toelatingscommissie de kandidaat op basis van een ander diploma wil toelaten dan het AO heeft geselecteerd, dan moet het AO gevraagd worden dit aan te passen voordat het besluit verstuurd wordt. In de praktijk komt dit het meest voor als de kandidaat een relevante master verwacht af te ronden voor de start van de studie, maar ook al een relevante bachelor heeft afgerond. Het kan ook zijn dat de opleiding een kandidaat wil toelaten op basis van de tot dan toe behaalde resultaten, en het programma niet meer hoeft af te maken. In dit geval kan het AO gevraagd worden het meest relevante diploma bij behaald op no te zetten ipv not yet waardoor in het toelatingsbesluit automatisch om de meest recente cijferlijsten wordt gevraagd ipv om het diploma. Gewaarmerkte kopieën De wijze waarop de diploma s na toelating moeten worden ingeleverd is afhankelijk van diploma en land, en staat automatisch op het toelatingsbesluit uitgelegd. Voor de meeste landen willen we door de uitgevende instantie (universiteit/school/etc.) gewaarmerkte kopieën van diploma en cijferlijst ontvangen, direct door deze instantie naar ons opgestuurd. Op deze regel maken we afhankelijk van land of type diploma uitzonderingen. Zo willen we van Amerikaanse universiteiten een originele cijferlijst die de graad bevestigt, direct van de universiteit. Van het IB diploma willen we dat de kandidaat de IB organisatie ons online toegang geeft tot zijn transcript of results. Van Nederlandse diploma s kunnen we vaak al in de DUO bestanden controleren of een diploma is behaald. Taaltest IELTS/TOEFL of Cambridge toets niet van toepassing of al voldoende én door het AO geverifieerd? Taaltoets mag worden uitgevinkt. Als dit niet het geval is, aangevinkt laten! Ditzelfde geldt voor toetsen Nederlands. Het AO vermeldt op de evaluation page of de toets al geverifieerd is. Engels toetsen mogen niet ouder zijn dan 2 jaar, want zijn daarna niet meer verifieerbaar. Door de grote aantallen valse Engels toetsen die er in omloop zijn is dit een te groot risico. Overige toetsen en toelatingsvoorwaarden: Alle gestelde voorwaarden moeten te herleiden zijn tot toelatingseisen zoals geformuleerd in het OER. Kandidaten moeten zonder kennis van onze toetsen en procedures begrijpen wat ze moeten doen om aan de voorwaarden te kunnen voldoen. Vermeld de eisen zo volledig mogelijk, dus niet alleen type toets, maar ook de exacte naam van de toets, en als van toepassing ook de minimum score. Physics is dus niet goed, maar bijv. Boswell-Beta Physics exam met link naar Boswell-Beta, of VWO state certificate Physics met link naar info over vwo certificaten, wel. Algemene regel is dat het bij niemand, kandidaat of AO, onduidelijk mag zijn welke toets bedoeld wordt. Als een student een toets of essay bij de opleiding moet afleggen, leg dan zoveel mogelijk al uit wat er gedaan moet worden, evt. welke boeken er moeten worden gelezen of wat de studielast is, en met wie bij de opleiding de student voor welke datum contact moet opnemen om hier afspraken over te maken. Als een bepaalde toelatingstoets vaak wordt opgelegd kan de opleiding hier natuurlijk ook een webpagina over inrichten met alle informatie/procedure/kosten, zodat in het besluit alleen hiernaar verwezen hoeft te worden.
Bij toelating op voorwaarde van afronden premaster niet alleen premaster programme vermelden maar ook aantal EC en bij voorkeur ook al welke vakken. Voorwaarden moeten realistisch zijn. Leg alleen een toets op als die nog aangeboden wordt en bereikbaar is voor de kandidaat. Bij voorbereidend jaar of premaster moet het realistisch zijn dat de kandidaat het voorbereidend jaar of premaster binnen de daarvoor gestelde periode kan behalen. Let op: verblijfsvergunning-plichtige studenten mogen maar maximaal één jaar besteden aan voorbereidende examens. We weten uit ervaring dat een student niet binnen 1 jaar én Nederlands kan leren, én zijn Engels kan ophalen én nog vwo certificaten kan halen. Vraag in deze gevallen het AO zoveel mogelijk om advies. Afwijzingen Afwijzingen maar ook alle niet-volledige erkenningen (waarbij naast gewaarmerkte kopieën van diploma en cijferlijst ook nog andere eisen worden gesteld, zoals een premaster) moeten zorgvuldig worden geformuleerd en specifiek worden gemotiveerd: Alle gronden voor afwijzing of niet volledige erkenning moeten te herleiden zijn tot toelatingseisen zoals geformuleerd in het OER. Probeer altijd meerdere gronden te formuleren of probeer ten minste één reden nader toe te lichten. Bij verkeerde vooropleiding kan de volgende zin worden gebruikt, mits deze (waar mogelijk) nader wordt toegelicht: Admission to this programme requires a bachelor in Psychology from a research university in the Netherlands or equivalent. Based on diploma evaluation, your degree is not considered equivalent to a bachelor in Psychology from a research university in the Netherlands. Als een kandidaat moet worden afgewezen door onvoldoende specialisatie in de gewenste studierichting, dan bij voorkeur dit altijd vermelden. Hou er rekening mee dat bepaalde gronden voor afwijzing gevoelig kunnen liggen (b.v. informatie over rankings). Dit kan nog steeds de reden zijn om tot een negatief oordeel te komen maar het besluit vraagt dan om een andere formulering. Bij indicatie van een slechte instelling: wijs de kandidaat af op basis van onvoldoende vooropleiding met specifieke aanvulling over de inhoud en niveau van het curriculum i.p.v. te vermelden dat een kandidaat gestudeerd heeft aan een inferieure instelling. Adviseer de kandidaat waar mogelijk wat hij moet doen om wel aan de toelatingsvoorwaarden te kunnen voldoen. Dit is al op te lossen door te zeggen dat voor toelating tot de master rechtsgeleerdheid een bachelor rechtsgeleerdheid nodig is. En een kandidaat die bij ons een bachelor wil doen kan geadviseerd worden een vwo diploma te behalen of een alternatieve studieroute te gaan doorlopen doen (als hij al in Nederland verblijft) of een bepaald diploma in eigen land te behalen. Het AO zal hierin zoveel mogelijk van te voren adviseren op de evaluation pagina. Ten Slotte Hou bij de besluitvorming enerzijds zoveel mogelijk de Lissabon Conventie voor ogen: wees gericht op erkenning en let alleen op wezenlijke verschillen die het studiesucces mogelijk in de weg kunnen staan, maar anderzijds ook zeker indien van toepassing- de Gedragscode Internationale Student: laat alleen maar toe als er daadwerkelijk een reële kans op succes is.
FAQ Wat doe je als een kandidaat laat weten pas te willen starten bij een volgende intake. - Als de student aan het AO te kennen geeft dat hij wil uitstellen (defer) naar een nieuw academisch jaar, heeft hij een nieuw besluit nodig. Het online dossier wordt dan weer naar de opleiding doorgestuurd met het verzoek een nieuw besluit te maken. Het is aan de faculteit/opleiding nu om op de Admission pagina zowel het nieuwe studiejaar te selecteren als de nieuwe startdatum op te voeren Let op dat jullie niet verplicht zijn de student weer toe te laten tot een ander academisch jaar als de toelatingseisen zijn gewijzigd. Een toelatingsbesluit is geldig voor 1 academisch jaar. Als toelatingseisen wijzigen kan het zijn dat een student die een ander jaar wil komen niet meer toegelaten kan worden, of bijvoorbeeld een hogere Engels score moet halen. Als jullie opleiding mag selecteren staat toelating al helemaal niet vast. Wat doe je als je van een kandidaat hoort dat hij/zij niet komt. - Doorgeven aan het AO. Het AO zet de kandidaat vervolgens op withdrawn in oiem. Als het besluit nog niet is afgegeven hoef je dat ook niet meer te doen. Wat doe je als je een aanbevelingsbrief ontvangt. - Stuur (gescande versie) door aan het AO zodat deze aan de online application toegevoegd kan worden. Wat doe je als een kandidaat vraagt of de application fee al binnen is. - Kandidaten krijgen automatisch uit oiem per email een betalingsbevestiging zodra de application fee betaling binnen is. Als de betaling al lang geleden gedaan is en kandidaat geen email heeft ontvangen kan het zijn dat de betaling niet aan het toelatingsverzoek gekoppeld kon worden. Kandidaten kunnen in dat geval het beste mailen met Plexus (info@leidenuniv.nl) Wat doe je als een kandidaat in beroep gaat en het beroep vooral de diplomawaardering door het AO betreft? - Jullie mogen altijd contact opnemen met Inge Wieringa of Alfons Koch voor advies bij het opstellen van een verweerschrift. Ook kunnen Inge of Alfons als adviseur aanschuiven bij een beroepszaak. Wat doe je als de student een voldoende Engels test heeft ingeleverd maar je bij aankomst van de student in Leiden sterke twijfels hebt over het Engels? - Het AO verifieert alle Engels toetsen online, en haalt er op deze manier jaarlijks zo n 5-10 valse toetsen uit. Maar ook met een geverifieerde toets kan iets aan de hand zijn. Geef sterke twijfel daarom altijd door aan het AO. Het AO kan IELTS/Toefl/Cambridge achteraf vragen om een onderzoek in te stellen naar het testcentrum/identiteitscontrole/etc. met behulp van writing samples, speaking samples, videobeelden etc.