Universiteit Utrecht & Cloudservices Presentatie op SIG Cloud Implementaties 28 november 2011 Kees van Eijden Beleidsmedewerker ICT Universiteit Utrecht
Onderwerpen Gmail voor studenten Cloud Intermezzo Business Case Office 365
Studentenmail Constateringen: Studentenmail werd weinig gebruikt, 30% forwards, 35% kijkt 1 of 2 keer per week Klacht van studenten: weinig opslagruimte Klacht van directeur ICT: hoge kosten Maar: Studenten willen een universitair emailadres Faculteiten willen een éénduidig emailadres gekoppeld aan een betrouwbare voorziening voor studenten
Google Apps for Education Waarom vielen we voor Google? Universitair emailadres is mogelijk Veel space (7GB in 2009) & geen reclame Inloggen met solis-id via SURFnet Federatie Gratis
Pilot met studenten Functionaliteit: zeer goed Performance: goed Contract: acceptabel Privacy: volgens de regels Federatie: matig
Conclusies Pilot met studenten Sterke punten Gmail is uitstekend mailprogramma; peformance is ok Browser/platform onafhankelijk IMAP toegang voor mobiel Overweging Mail is niet UU core business. Voor Google wel. Google Apps krijgt een steeds grotere marktpositie: ASU, Indiana State, Trinity, Linkoping, Open Universiteit, Verder uitzoeken SURFnet Federatie Afgeschermd universitair adresboek Ontsluiting in Webpresence
Google of Microsoft in 2009 Live@edu Sky Drive Account Linking Google Apps Betere mail interface IMAP & mobiele ondersteuning Platform-onafhankelijk
Google en Privacy a never ending story Safe Harbor Privacy Principles: Amerikaans bedrijf dat verklaart dat het voldoet aan de EU regelgeving. Google stelt dat ze geen persoonsgebonden data doorgeeft aan derde partijen
Opt-In regeling voor zittende studenten.: Gmail, of Forward of Solismail behouden Opt-in Account provisioning Gmail store Student Account succesvol gemaakt Migratie Solismail store Migratie rapport
Mailflow i.v.m. principiële Google weigeraars Internet Mail naar studentendomein AD/Exchange Andere Providers Gmail (domein UU)
Uitrol 2010 Uitrol Proef met 750 studenten Informatica in voorjaar 2010 Daarna in 3 batches van elk ca. 10K studenten Vanaf 1 juni de nieuwe eerstejaars Resultaten Ca. 30.000 in Gmail (zittende studenten kunnen opteren voor oude voorziening) To Do Account beheer behoeft verbetering
Klanttevredenheid juni 2011 ICT Dienst Bekend en gebruikt Bekend en niet gebruikt Onbekend Waardering (1-5) Gmail 87% 12% 1% 4,23 Blackboard 88% 10% 2% 3,82 Osiris 97% 2% 1% 3,93
Epiloog Gmail Studenten zijn tevreden Migratie vanuit Exchange is niet triviaal Inschakelen van een aggregator was een gouden greep Migratiekosten 1,5 à 2 ton Onderhoud 0,5 uur per dag; 2 a 3 incidenten per dag Nog geen afgeronde life cycle
Wat kunnen overwegingen zijn om in de cloud te gaan? Kosten en kostenmodel (elasticiteit, van capex naar opex ) Problemen bij het verwerven en behouden van kennis en kunde Teveel resources naar onderhoud/beheer; te weinig aandacht voor nieuwe diensten (m.n. instellingspecifieke software) Medewerkers/studenten stellen consumenteneisen aan bedrijfssoftware (o.a. any time, any place, any device) Nieuw beleid (Het Nieuwe Werken, BYOD)
En om niet de cloud in te gaan Voorschriften en Regelgeving Regie over roadmap e/o functionaliteit is belangrijk Maatwerk Migratiekosten Acceptatie (her-)inzetbaarheid van personeel
Rol van SURF Efficiënte inzet van kennis en kunde voor selectie en verwerving van externe IT diensten Sterkere onderhandelingspositie vanwege schaalgrootte (o.a. controle op naleving contractbepalingen) Borging inter-operabiliteit met landelijke IT infrastructuren (bijv. binnen SURF Federatie en SURF Conext)
Business Case Office 365 Exchange, Sharepoint, Lync en Office Profesional/WEBApps In Europa alleen nog Exchange SURFdiensten wil BC voor onderhandelingen Uitgevoerd door VKA
Business Case Office 365 Geld Mail ca. 25% goedkoper Sharepoint veel goedkoper Office dubbel zo duur vanwege goedkope campuslicenties versus 4 per maand per medewerker de Office Suite Functioneel Grotere mailbox (25GB) IM, presence, chat, video (niet in BC) WebApps en Simultaan werken