Rol van de Data Steward in de organisatie van Data Management (Support) Jacquelijn Ringersma (WDCC), Paulien Adamse (RIKILT), Anna Besse (Library) Juni 2018 1 Aanleiding Sinds september 2017 heeft het Wageningen Data Competence Center (WDCC) een sturende rol in Data Management bij de WUR. Deze sturende rol bestaat o.a. uit het adviseren over databeleid, het ontwikkelen van een WUR Data Service en het coördineren van het Data Management Support (DMS). Data Management Support bestaat formeel sinds 2014 in de structuur van het Facilitair Bedrijf in het 3- bollen samenwerkingsmodel van Library, IT en DML. Vanuit Corporate wordt, afhankelijk van de vraag en het issue ook door Legal ondersteuning geboden aan de drie bollen. In totaal gaat het om een inzet vanuit het facilitair bedrijf van ongeveer 2-2.5 fte voor Data Management ondersteuning. Data Management Support (DMS) levert diensten in de cyclus van onderzoeksdata: ondersteuning in Data Management Planning, data-opslagdiensten, data-archiveringsdiensten en data-registratie. Deze advisering en de diensten zijn altijd min of meer generiek. Ook het nieuwe DM beleid (zie https://www.wur.nl/en/expertise-services/wdcc/data-management-wdcc/data-policy.htm) welke voorschrijft dat onderzoeksdata veilig moeten worden opgeslagen tijdens het onderzoek en dat data die onderliggend zijn aan een publicatie moeten worden gearchiveerd en geregistreerd, geeft min of meer generieke oplossingen en diensten om de algemeen geldende boodschap (ga veilig met je data om) te kunnen uitvoeren. Met de uitbreiding van het DM beleid (per 1-1-2018), de komst van het WDCC (per 1-9-2017), en de invoering van de nieuwe EU wet op persoonsgevens (AVG, GDPR) is een aanjagende werking ontstaan en neemt de druk op de onderzoekers toe om Data Management binnen de workflow van het onderzoek toe te passen. Daarnaast is er een toenemende vraag van onderzoekssubsidieverleners naar RDM, en van uitgevers naar het publiceren van data. Er blijkt dat de min of meer generieke diensten en oplossingen niet altijd toepasbaar zijn binnen het bestaande onderzoek over de hele breedte van het WUR werkveld. In Data Management blijken er weinig oplossingen one-size fits all te zijn. Data Management advies, diensten en oplossingen zijn maatwerk, en voor het kunnen leveren van dit maatwerk (met generieke uitgangspunten en kaders) blijkt domeinspecifieke kennis nodig. Uit deze behoefte begint binnen de WUR een nieuwe Data Management-rol te ontstaan: de rol van Data Steward (alhoewel deze term nog bijna nergens gebruikt wordt). Bij een aantal instituten van WR (RIKILT, WPR, WEcR, WEnR, WMR) zijn medewerkers die deze rol op zich nemen, of toegewezen krijgen. Ook bij een aantal leerstoelen van WU zijn er al medewerkers met een adviserende rol op het gebied van DM. In het werkplan Data Management van het WDCC (2018) is daarom een pakket Data Stewardship gedefinieerd. Dit werkpakket heeft tot doel om aan de stuurgroep WDCC een voorstel te doen over hoe binnen WUR de rol van Data Steward uitgewerkt zou kunnen worden en hoe deze rol een bijdrage kan leveren aan een betere uitvoering van het Data Management beleid (toepasbaar op de verschillende WUR domeinen). Zie bijlage 1 voor een beschrijving van het werkpakket. Het doel is niet om binnen de diverse WUR-groepen een nieuwe Data Management Support functie te creëren, maar wel om helder te krijgen hoe een rol van Data Steward er uit zou kunnen zien en wat belangrijke componenten zijn van een dergelijke rol. Daarnaast is het doel om binnen de WUR een netwerk van medewerkers te creëren die de rol vervullen en er voor zorgen dat zij de weg naar elkaar en naar DMS of WDCC goed weten te vinden.
2 Data Stewards Data Stewards zijn disciplinaire experts (minimaal HBO niveau, met ervaring in het onderzoek binnen een specifiek domein), die grote interesse hebben in DM, en die via de weg van hun eigen onderzoek op het domein van DM expertise hebben ontwikkeld. Zij kennen de specifieke behoefte van hun collega onderzoekers binnen het domein, maar ook de generieke adviezen en diensten van DMS. Omdat deze experts binnen hun eigen onderzoeksgroep en eenheid een netwerk hebben, bestaat er een grote mate van vertrouwen tussen de medewerker die de rol van Data Steward heeft en de collega onderzoekers. Data Stewards nemen de leiding als het gaat om RDM bewustwording binnen de groep en het betrekken van collega onderzoekers bij de uitvoering van RDM, en het faciliteren van de RDM werkprocessen. Zij vormen de connectie tussen DMS en het onderzoek, waar ze zelf deel van uit maken. 2.1 Data Stewardship bij TU Delft Bij de TUD is voor het werven van (8) Data Stewards bij de verschillende faculteiten een functiebeschrijving gemaakt. Het betrof aanstellingen of rol toewijzing voor ongeveer 0.5 fte per Faculteit. (zie voor de functiebeschrijving Bijlage 2). Bij de TUD is gekozen voor een rigoureuze top-down aanpak en inzet van formele capaciteit, naast de 8 te werven data stewards is er bij de staf van het 4TU Datacentrum een coördinator Data Stewardship aangesteld. Aanleiding voor het Data Stewardshipprogramma van de TUD was het strategisch beleid van de TUD om de Open Science agenda te onderschrijven. In de Open Science agenda is FAIR data een van de speerpunten. Een van de voorziene implicaties van deze strategische keuze is dat er binnen het onderzoek een gedragsverandering nodig is met betrekking tot het FAIR beheren van onderzoeksdata. Immers onderzoekers moeten zich bewust zijn van het belang van het FAIR beheren van data en dit belang ook kunnen en willen onderschrijven. Daarnaast zou ook het uitvoeren van Research Data beheer in de initiële fase tot een lastenverzwaring voor het onderzoek kunnen leiden. Het instellen van de functie Datasteward moet de genoemde gedragsverandering in gang zetten en de onderzoekers faciliteren bij het uitvoeren van FAIR data beheer (of het juist verwijzen naar de meest geschikte dienstverlener). 2.2 Data Stewardship bij RIKILT Bij het RIKILT heeft een van de senior onderzoekers (Paulien Adamse) via een project de taak gekregen om het Data Management binnen het RIKILT te structureren en standaardiseren. Het RIKILT is via de werkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de WOT, al behoorlijk gewend aan protocollen voor databeheer en opslag. Veel van de data van het RIKILT zijn vertrouwelijk. Dit was een van de drivers voor het Data Management project waarin Data Stewardship een belangrijke rol speelt. Paulien is met groep medewerkers die interesse hebben in RDM in een overleg/projectgroep RDM gestart. Deze groep adviseert en ondersteunt bij dataopslagomgevingen (verminderen en voorkomen van gebruik externe harde schijven), en advies over gebruik van de WUR IT storage faciliteiten. dataopslag protocollen voor de verschillende projecten ondersteunt bij opslag structuren (folderstructuur) en versiebeheer autorisatie op dataopslag uitvoering van het WUR RDM beleid, en grenzen aangeven van de haalbaarheid van het beleid ivm de toepassing van de vertrouwelijkheid. adviseren over het gebruik van tools en applicaties De aanpak voor de invoering van RDM en Data Stewardship bij RIKILT is ontdekken en beslissen terwijl we doen en ontwikkelen waar nodig.
3 Voorstel Data Steward rol binnen WUR Een Data Steward binnen een eenheid heeft tot doel om: 1. Onderzoekers te adviseren en ondersteunen op het gebied RDM in de hele onderzoekscyclus 2. Het generieke RDM beleid te vertalen naar praktische invulling binnen het wetenschappelijk domein. 3. De verbinding te vormen tussen Data Management Support en de onderzoekers 4. Kennisoverdracht over oplossingen van DMS naar het onderzoek Data Steward is een rol, echter om deze rol goed te kunnen uitvoeren is wel capaciteit nodig. Hoeveel is een inschatting, maar per groep van ~20 onderzoekers denken we aan 1-2 dagen per maand. Het liefst ligt de rol van Data Steward dicht aan tegen werkzaamheden die een medewerker toch al uitvoert, denk aan datawetenschappers of databeheerders in een laboratorium. Medewerkers met een goed gevoel voor de inhoud en inzicht in procedures en evt. formele regelgeving. En niet te vergeten medewerkers die kunnen bijdragen aan een gedragsverandering van onderzoekers ten aanzien van het beheren en toegankelijk maken van onderzoeksdata. Verstand van zaken en passie. De potentiele taken die horen bij de rol van Data Steward zijn (o.a): 1. Het (laten) identificeren van datasets van het organisatieonderdeel, deze lokaliseren en (intern) bekend maken (hergebruik van data) 2. Kennis hebben van dataverzamelingsmethoden etc. binnen het domein (geldende standaarden) en hierover kunnen adviseren of doorverwijzen 3. Meewerken aan innovaties binnen datamanagement zoals federatieve datasystemen, linked data en machine readability 4. Kennis hebben van het geldende instellingsbeleid RDM en kunnen adviseren over de lokale implementatie van het beleid (ism WDCC en Data Management Support) 5. Op de hoogte zijn van de eisen die uitgevers en funders stellen aan het publiceren van datasets en data bij artikelen, en hoe om te gaan met open/closed data 6. Kennis hebben van de diensten die worden aangeboden door Data Management Support en het kunnen toepassen van binnen WUR geldende RDM standaarden in het onderzoek van de eenheid 7. Initiëren, stimuleren en doorontwikkelen van RDM binnen de eenheid 8. Onderdeel zijn van het Data Steward netwerk binnen de WUR Een Data Steward heeft als achtergrond bij voorkeur, maar niet uitsluitend, of uniek: 1. Ervaring met het doen van data gedreven onderzoek in het domein van de eenheid (domein expertise) 2. Binnen de eenheid geniet een Data Steward bij voorkeur enige senioriteit, gezag, expertise 3. Beschikt in voldoende mate over social skills, omdat het toepassen van RDM binnen het onderzoek een gedragsveranderingstraject inhoudt. 4. Feeling met en interesse voor Data beheer, analyse en archivering van onderzoeksdata
4 Aanpak De invoering van de rol van Data Steward, met als uiteindelijke doel een goed ingerichte data management organisatie @wur en een efficient en voldoende RDM ondersteuning kan via een aantal stappen verlopen (en worden getoetst) zie figuur 1. Figuur 1 Timeline aanpak Data Stewardship @ WUR 1. Netwerk bijeenkomst Data Stewards (najaar 2018) Omdat we nog aan het uitzoeken zijn wat en hoe precies de rol in detail invulling kan krijgen, denken we aan een proces van invulling zoeken terwijl we doen (vgl. RIKILT aanpak). Immers binnen de groepen moet ook sprake zijn van een zekere driver, bijvoorbeeld behoefte aan structuur, of betere naleving van het RDM beleid, of behoefte aan bepaalde functionaliteit. Vanwege dit wat lossige karakter van de invulling van de rol, lijkt het wenselijk om binnen de WUR een netwerk van Data Stewards (dwz medewerkers in de organisatie die nu al een rol vergelijkbaar met die van een Data Steward vervullen) te creëren. die twee keer per jaar een dagdeel bij elkaar komen voor kennisdeling en uitwerking van het profiel. De 1 e netwerk bijeenkomst in het najaar van 2018 heeft tot doel om gezamenlijk invulling te geven aan het profiel van Data Steward. De netwerkbijeenkomst wordt door het WDCC georganiseerd. 2. Overeenstemming over aanpak Data Stewardship @ Wur Data management wordt vanuit het WDCC aangestuurd en de Dean of Research is verantwoordelijk (zie figuur 2 Organisatie DM @wur). Overeenstemming over expertise, aanpak en inzet van Data Stewardship in het organisatiehuis van WUR moet komen vanuit de stuurgroep WDCC, de graduate schools en de werkgroep RDM (olv de dean of research) en uiteindelijk mogelijk de RvB. Dit soort processen hebben bij de WUR altijd een lange aanloop tijd nodig: bewustwording, nut en noodzaak en commitment voor de inzet vragen tijd. Figuur 2 Organisatie DM @ WUR
De verwachting is dat er mid-2019 een overeenstemming zou kunnen zijn bereikt over de aanpak van Data Stewardship @ WUR via de genoemde kanalen. Het WDCC is hierbij altijd in de lead. 3. Opleiding en expertise Na de eerste netwerk bijeenkomst in het najaar van 2018, kunnen we starten met een gericht trainingsprogramma voor huidige en toekomstige Data Stewards. Immers de netwerkbijeenkomst moet helder maken welke kennislacunes er zijn en welke trainingswensen. Omdat het in eerste instantie training aan zittende staf met een Data Management rol zal zijn, hoeven we voor het starten van deze stap niet te wachten op de overeenstemming. Het trainingsprogramma zal worden opgezet en uitgevoerd door het WDCC (Education) en Data Management Support van de Library. 4. Evaluatie moment Eind 2019 gaan we evalueren of de rol van Data Steward binnen de WUR voldoende ontwikkeld is (vorm, inhoud en aantallen, relevant voor WU en WR?). Omdat we inzetten op een informele rol en een invoering op basis van invulling zoeken terwijl we doen is een te vroeg evaluatiemoment ongewenst. De evaluatie wordt bij voorkeur uitgevoerd door een WUR medewerker van buiten het WDCC of Data Management Support. 5. Toekennen rol van Data Steward in de kenniseenheden Deze stap is afhankelijk van de uitkomst van de evaluatie en volgt daarop. Als uit een aantal, nader te bepalen, criteria blijkt dat de aanpak invulling zoeken terwijl we doen, voldoende beweging in de ontwikkelingen van de rol, inhoud en aantallen Data Stewards op gang brengt, zetten we de aanpak voort. Mocht blijken dat de dienstverlening Data Management, of de werklast die door onderzoekers wordt ervaren bij het uitvoeren van het RDM achter blijft, zullen we mogelijk formelere stappen gaan voorstellen om een rol van Data Steward binnen de WUR te realiseren. 6. Inrichting van het Data Steward netwerk Met de inrichting van het Data Steward netwerk wordt gestart tijdens de eerste netwerk bijeenkomst in het najaar van 2018. Het WDCC coördineert, maar het hoe en wat en wanneer willen we graag vanuit het netwerk zelf laten ontstaan.
Bijlage 1 Werkpakket Data Stewardship (uit werkplan Data Management 2018, WDCC) Wat? We gaan ervoor zorgen dat er binnen de kenniseenheden invulling gegeven gaat worden aan Data Stewardship, op een zodanige wijze dat er op instellingsniveau overeenstemming ontstaat over het begrip en de noodzaak van de rol van Data Steward (voor de adoptie van goed RDM) en er per kenniseenheid de bereidheid bestaat om hieraan invulling te geven. Hoe? We gaan een aantal sporen tegelijk volgen: 1. Generiek Data Stewardship Bij de TUD bestaat al een grote mate van consensus over het begrip en de noodzaak van Data Stewards. Er is bij de TUD een generiek takenpakket vastgesteld waaraan op dit moment per faculteit specifieke invulling gegeven wordt, onder coördinatie van het 4TU.CfrD. We gaan bij hen in de leer, niet alleen over de invulling van het begrip Data Stewardship, maar ook over het traject wat zij hebben doorlopen om engagement te krijgen bij de faculteiten. 2. WUR Data stewards Bij de WUR is op dit moment al een aantal medewerkers aan het werk met een takenpakket of rol die erg lijkt op die van een Data Steward. Met hen gaan we in gesprek over wat zij zien als hun toegevoegde waarde in het RDM adoptieproces. We gaan eveneens in gesprek met de contactpersonen AVG welke zijn benoemd in het kader van de nieuwe EU wet op de bescherming van persoonsgegevens (GPRD). Alhoewel deze wet breder kijkt dan onderzoeksdata is de relatie met onderzoeksdata groot en liggen er mogelijk kansen om verdubbeling te vermijden. 3. Management en beleid We doen een voorstel aan de stuurgroep van het WDCC, de WG RDM en uiteindelijk aan de RvB voor het formeel benoemen van Data Stewards bij de kenniseenheden 4. We gaan een netwerkorganisatie inrichten voor medewerkers van de WUR die een Data Stewardrol vervullen. Uit contacten met medewerkers in deze rol blijkt dat iedereen zoekend is naar hoe invulling te geven en hoe bepaalde vraagstukken aan te pakken. We sluiten hierbij aan bij de initiatieven van het Landelijk Coördinatiepunt RDM die netwerkbijeenkomsten organiseren voor onderzoekers en onderzoeksondersteuners in de rol van data steward. Wie? Dit werkpakket zal worden uitgevoerd door de Coördinator Data Management WDCC, samen met Paulien Adamse van het RIKILT. De activiteit sluit aan bij initiatieven die bij het RIKILT worden genomen om een organisatie voor RDM in te richten, waarbij de rol van Data Stewardinvulling krijgt. Benodigde capaciteit Activiteit uur Wie Generiek Data stewardship 30 30 WDCC Bibliotheek Faculty Liason WUR Data Stewards, specifieke invulling 60 60 WDCC RIKILT, Paulien Adamse Voorstel aan Stuurgroep 10 10 WDCC RIKILT, Paulien Adamse Organisatie eerste netwerk bijeenkomst voor WUR Data stewards 80 40 40 WDCC loket Bibliotheek Faculty Liason RIKILT, Paulien Adamse
Wanneer? Dit werkpakket loopt in Q1-4 van 2018. Begin Q3 moet er een uitgewerkt voorstel liggen voor de Stuurgroep WDCC. Een eerste netwerk bijeenkomst voor WUR data stewards organiseren we in November 2018.
Bijlage 2 Functiebeschrijving Data Steward TUD The main task of the Data Steward is to advise researchers on data management throughout the research lifecycle. You will: Act as spokesperson for your faculty, create awareness and explain to researchers the added value of good data management. Lead the development and implementation of the faculty s data management policy, with understanding of faculty-specific needs. Assist in planning the collection, management, and publication of data in research projects. Explore and analyse trends in research data management specific to your faculty. Advise which short- and long-term actions to take to advance research data management across the university. Regularly liaise with Faculty Secretaries and the Data Stewardship Coordinator. Develop and run training events tailored to researchers needs and inspire researchers to participate. Assess and report on the progress of the project. Bron: https://openworking.wordpress.com/data-stewardship/ TUD is looking for candidates who have experience with research methodologies in the faculty domain. The candidates: Have (or are studying for) a PhD in a relevant subject area, or have significant experience with how research data is managed. Knowledge of how research software is managed would be a plus. Have a broad understanding of how research operates and how data and software underpins highquality research. Are excellent communicators, able to speak not only with researchers but also with other support staff, and are sensitive to organisation-specific culture and practices.