Nieuwsbrief RUD Groningen, nr. 11

Nieuwsbrief RUD Groningen, nr. 11 De kop is eraf! Er staat de komende maanden veel te gebeuren in het project RUD. Om die reden verschijnt de nieuwsbrief tot de zomervakantie in een hogere frequentie. Deze nieuwsbrief staat in het teken van de startbijeenkomst voor de fasen 3 en 4, die maandag 5 maart werd gehouden in Groningen. Tijdens de bijeenkomst maakten de deelnemers van de verschillende deelprojectgroepen kennis met elkaar en maakten een begin met hun werkzaamheden. Het gaat om de deelprojecten Juridische regelingen kaders mandatering, Financiën, Automatisering en informatisering, Huisvesting, Relatie RUD met de latende organisaties, taken en organisatie en personeel. Daarnaast is er nog een deelproject BRZO-RUD. De deelnemers van de startbijeenkomst op 5 maart 1_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

Opening bijeenkomst Dick Bresser, projectleider RUD, opent de bijeenkomst. Hij noemt het project RUD een mooie klus om aan te werken. Wie is er binnen zijn werk nou eerder betrokken geweest bij het bouwen van een nieuwe organisatie? Het is niet iets wat je elke dag doet. Dick benadrukt dat het in de volgende fasen om drie sleutelwoorden gaat: kwaliteit, samen en werken. Kwaliteit omdat wij kwaliteitsverbetering op het gebied van vergunning, toezicht en handhaving willen. Samen omdat we samenwerken aan de RUD, het gaat en vraagt om samenwerking tussen 23 gemeenten en de provincie. En werken, omdat er keihard gewerkt moet worden om de deadline van 1 juni te halen. Met de metafoor van de bergsport schetst Dick het komende proces. Hij laat een dia zien van de zogenaamde alpendeur, die de deur opent naar een andere wereld (= de RUD). Wie een berg beklimt gaat goed voorbereid van start en werkt altijd in een team waarbij iedereen in het team zijn eigen taak heeft. Maar daarbij ondersteun je ook elkaar en vraag je steun als het wat minder gaat. Je loopt de afgesproken route, maar houdt de omgeving goed in de gaten. Want je past je aan bepalende omgevingsfactoren (terrein, weer) aan. Onze tocht is het bedrijfsplan en juridische regeling met als ambitie het fundament te leggen voor een kwalitatief goede organisatie, waarin mensen met plezier werken of mee samenwerken. Als we op de top staan hebben wij een mooi bedrijfsplan en een goede juridische regeling, maar zijn we er nog niet. Want wij moeten de berg ook weer af. De tijdsdruk is groot, daarvan zijn wij ons bewust. Ook in de vorige fases hebben wij vaak gedacht, hoe gaat dit lukken, maar het is elke keer gelukt. Wij hebben dan ook het vertrouwen dat wij de klus gaan klaren binnen de tijd. Nadat de verschillende deelprojectgroepen zich hebben voorgesteld en de groepen zijn vastgelegd op de foto, zet Dick nog eens uiteen waarom wij met dit proces begonnen zijn en het doel. Dat doel is te komen tot een kwalitatief goede juridische regeling en bedrijfsplan voor de RUD. De kop is eraf er leeft van de RUD en welke competenties er nodig zijn om tot die RUD te komen. Daarbij wordt ook gediscussieerd over aandachtspunten. Beeld van de RUD Het beeld is divers. Iedereen is het er over eens dat de RUD het expertisecentrum moet worden op het gebied van de VTH-uitvoeringstaken. Eén groep noemt het een soort supermarkt voor milieutaken en specialistische kennis. Ook delen de deelnemers het beeld dat de gemeenten en de provincie nog onduidelijk voor ogen hebben dat de RUD van ons allemaal meenten en de provincie. Hoe staan de medewerkers van de projectgroepen voor de deelprojecten in het proces? De medewerkers in de deelprojecten hebben zin in hun werkzaamheden. Zij weten dat het moeilijk zal zijn, maar willen (vrije) tijd vrij maken om te werken aan een kwalitatief goede organisatie. Zij willen hun werk samen doen en weten dat zij elkaar en ook de organisaties waarin zij werken, nodig hebben. Zij werken vanuit een positieve insteek, ook al weten ze leren van de ervaringen die er al zijn. Er ligt nogal wat kennis als wij kijken naar de vorming van de werkorganisatie DEAL, de gemeentelijke samenwerking in het Westerkwartier, de fusie van de Oldambtgemeenten en de samenwerking Pekela-Veendam in de werkorganisatie De Kompanjie. Unanimiteit is erover de kwaliteitsgedachte, die staat voorop, zowel als het gaat over dienstverlening als over personele aspecten. 2_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

Welke aandachtspunten zijn er? Transparante communicatie is ook belangrijk voor deze projectfasen. Draagvlak is essentieel en dat krijg je alleen door tijdig informeren, door duidelijk te zijn en door te luisteren. De deelprojectgroepen focussen zich in dit proces op de inhoud. Daarnaast is het belangrijk dat de opdrachtgeversfunctie van de RUD bij de gemeenten en de provincie ligt en daar moeten die organisaties zich op voorbereiden. De deelprojecten In de middag komen de verschillende projectgroepen voor het eerst bij elkaar. Juridische regelingen en kaders mandatering De projectgroep heeft een relatie met alle zes de andere projectgroepen. Dat wil niet zeggen dat de projectgroep nog niet aan de slag zou kunnen. Voor 80% kan de groep de gemeenschappelijke regeling beschrijven, maar voor de exacte inrichting is bijvoorbeeld het weten van de bekostigingsregeling nodig. Van de projectgroep Taken en organisatie komen de mandaatregelingen, van de projectgroep Personeel, het arbeidsvoorwaardenpakket enzovoort. Projectgroep Juridische regelingen en kaders mandatering Personeel De projectleider Raymond Meijers over de middag: Wij hebben een soort snuffelstage uitgevoerd om aan elkaar te wennen. Wij zijn het over veel dingen eens en dat doet mij erg deugd: kwaliteit en oog voor personeel staat voor iedereen als een paal boven water. Wij starten met het uitzetten van de vraag aan iedere gemeente om de informatie over de rechtspositie door te geven. Wij willen zoveel mogelijk werken met een vaste vertegenwoordiger per organisatie, bij voorkeur iemand van P&O. Verder willen wij in overleg met de bonden zo snel mogelijk bezig met de instelling van een Bijzonder Georganiseerd Overleg. Kortom, het begin is er en wij hebben meteen even wat extra vergaderingen in de agenda gezet. Projectgroep Personeel 3_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

Taken en organisatie Projectleider Gea Koeling: Wij voelen wel druk qua planning. Wij willen de formatiecheck de komende drie weken doen, want die gegevens zijn van belang zijn nu voor meerdere interpretaties vatbaar, maar wij willen toewerken naar eenduidige interpretatie. Verder willen wij aan de slag met de vraag Wat maakt een opdrachtgever een goede opdrachtgever?. Volgende week gaan wij in overleg met de projectgroep Relatie RUD-latende Organisaties om een duidelijke taakverdeling te bespreken. Projectgroep Taken en organisatie Financiën Projectleider Mark Leemans: Wij gaan vanaf scratch. De discussie vanmiddag ging onder andere over de frictiekosten. Onze werkwijze is er niet alleen een van vragen. Wij bestoken de andere groepen met voorstellen waarop zij kunnen reageren. En zo nu en dan schuiven wij aan tafel bij de andere werkgroepen. Automatisering en informatisering Projectsecretaris Chrisitaan Elfferink: Wij redeneren vanuit het maximale pakket en beginnen bij wat er nu is, maken een inventarisatie en dan gaan wij kijken wat wij moeten leveren. Wij schetsen eerst het ideale plaatje en gaan dan pas kijken wat er werkelijk mogelijk is. Voorwaarde is kwaliteit en vanzelfsprekend moet een eventuele nevenvestiging met hetzelfde pakket werken. Wij zijn ons bewust van de spanning tussen wat er nu is bij de verschillende gemeenten en wat er voor de RUD wenselijk is. Projectgroep Automatisering en informatisering 4_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

Relatie RUD - latende organisaties Deze werkgroep heeft een directe relatie met de deelprojecten Taken en organisatie en Automatisering en informatisering en met gevolgen van de vorming van de RUD voor de latende organisaties. Projectleider Petra Woldendorp: Wij hebben nog wel wat behoefte op verduidelijking van onze taken. Verder zijn de leden van de werkgroep enthousiast en de sfeer is goed. Nu aan het werk. Projectgroep Relatie RUD - latende organisaties Huisvesting De werkgroep Huisvesting begint met het opstellen van een programma van eisen. Daarna inventariseert zij de huisvestingsmogelijkheden in de provincie. Streven is om het de kwartiermaker zo makkelijk mogelijk te maken. Voor de projectgroep is input nodig van de andere projectgroepen zoals het aantal formatieplaatsen, beschikbare archieven. Ook wil de werkgroep graag een toekomstperspectief, want de RUD is geen statische organisatie. Projectgroep Huisvesting Afsluiting Dick Bresser is zeer tevreden over de kwaliteit van de discussies die zijn gevoerd. Het geeft hem het vertrouwen dat er een inhoudelijk goed onderbouwd bedrijfsplan komt. Hij eindigde de bijeenkomst met De kop is er af nu de kop der veur!. 29 maart medewerkersbijeenkomst De projectgroep RUD vindt het belangrijk dat ook de toekomstige medewerkers in de gelegenheid worden gesteld om mee te denken over het bedrijfsplan. Daarom wordt op 29 maart een medewerkersbijeenkomst georganiseerd. De uitnodiging van de bijeenkomst is via de projectgroepleden verspreid onder alle leidinggevenden bij de gemeenten en de provincie met het verzoek de medewerkers die naar de RUD gaan uit te nodigen voor de bijeenkomst. Aanmelden kan tot 16 maart bij Marleen Halsema: m.j.m.halsema@provinciegroningen.nl met vermelding van naam, organisatie, afdeling, functie, e-mailadres, telefoonnummer, eventuele dieetwensen en suggesties voor onderwerpen. 5_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

Overleg met vakbonden Op 8 maart hebben Dick Bresser, projectleider RUD en Raymond Meijers, projectleider deelproject Personeel informeel overleg gevoerd met de vakbonden. Het gesprek met Alie de Jonge (CNV Publieke Zaak) en Gert Everts (AbvaKaboFNV) verliep in een prettige sfeer. Er is uitvoerig van gedachten gewisseld over het te volgen personele traject. De inventarisatie van de rechtsposities, het inrichten van een Bijzondere commissie voor Georganiseerd Overleg (BGO), de rolverdeling tussen BGO en Ondernemingsraden/Bijzondere Voorbereidingscommissie, maar ook het opstellen van een Sociaal Plan met daarin opgenomen de plaatsingsprocedure, vormden de gespreksonderwerpen. Op 19 april treffen wij elkaar weer informeel. Dan bespreken wij onder andere de contouren van het Sociaal Plan zoals de projectgroep Personeel dat de volgende periode zal opstellen. MT-groep Op 7 maart heeft de MT-groep voor de eerste keer vergaderd. De MT-groep bestaat uit gemeentesecretarissen en directeuren. Zij zijn de deskundigen op het gebied van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering. Om die reden spelen zij een belangrijke rol bij de totstandkoming van de juridische regeling en het bedrijfsplan. De secretarissen en directeuren denken en kijken kritisch mee. In de MT-groep worden de discussiepunten voorgelegd. De MT-groep is het voorportaal naar de stuurgroep en kijkt daarom ook of de concept-juridische regeling en het concept-bedrijfsplan geschikt zijn voor de colleges om een (voorgenomen) besluit over te nemen. De ambitie van de MT-groep is om de RUD als een kwalitatief goede organisatie neer te zetten. In de eerste vergadering heeft de MT-groep zijn complimenten uitgesproken voor het Projectplan fasen 3 en 4. Zij onderstreept daarbij het belang van communicatie en betrokkenheid van de medezeggenschap. De concept-opdrachten van de zeven deelprojecten zijn vastgesteld. Er is gediscussieerd over de gevolgen van de RUD voor de latende organisaties. Die gevolgen worden de komende maanden door de gemeenten en provincie in beeld gebracht. De MT-groep onderschrijft het nut van het werk van de Bijzondere Voorbereidingscommissie van de ondernemingsraden. Samenstelling MT-groep Lenie Kootstra Annet van Schreven Herman Groothuis en Johannes van Nieukerken Marijke Gelling Jelmer Mulder Richard Wiltjer Dick Bresser Marianne Fokkinga Broederschap gemeentesecretarissen en gemeenten Leek, Marum, Grootegast, Zuidhorn, voorzitter provincie Groningen gemeenten Bellingwedde, Stadskanaal, Vlagtwedde, Menterwolde, Oldambt, Pekela, Veendam, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren gemeenten Groningen, Haren en Ten Boer gemeenten Appingedam, Delfzijl, Eemsmond en Loppersum gemeenten Bedum, De Marne en Winsum projectleider, secretaris notulist VGG-portefeuillehoudersoverleg Op 8 maart is er een vergadering geweest van het VGG-portefeuillehoudersoverleg. Voorzitter Jan Bessembinders beklemtoonde de zware rol van de MT-groep bij de totstandkoming van de juridische regeling en het bedrijfsplan. De wethouders stelden bij het projectplan nog 6_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

vragen over de bestuurlijke mijlpalen, de samenstelling van de stuurgroep en de communicatie. Het portefeuillehoudersoverleg stemde in met het voorstel om per gemeente bijna 5.000 rond. Provincie en gemeenten dragen beide de helft bij. Samenwerkende ondernemingsraden winnen medezeggenschapsprijs 2011-2012! De samenwerking tussen de Groningse ondernemingsraden bij de vorming van de RUD s heeft de Medezeggenschapsprijs 2011-2012 van het A&O-fonds Provincies gewonnen. De prijs, een beeldje van kunstenares Corry Ammerlaan-Van Niekerk en een bedrag van 5.000, kon worden gewonnen voor ondernemingsraden die Actief inspelen op situaties en de gelegenheid gebruiken om vernieuwingen te stimuleren. De inzending bestond naast het gezamenlijke instellingsbesluit voor de Bijzondere Voorbereidingscommissie RUD uit de brief van 31 oktober 2011 waarin de ondernemingsraden hun wensen voor de adviesaanvraag over de vorming van de RUD kenbaar maken, de daaropvolgende correspondentie en de gemaakte afspraken. Het oordeel van de jury luidt als volgt: De jury is onder de indruk van het initiatief; ze vindt het mooi dat de medezeggenschap hier het goede voorbeeld geeft en neemt in de samenwerking tussen ondernemingsraad, directie en medewerkers. Het sectoroverstijgende karakter, de regionale samenwerking met andere overheden en de onderlinge ver- elementen in deze bijdrage. De samenwerking op deze manier is niet alleen vernieuwend maar ook daadwerkelijk in praktijk gebracht. Het belang voor en de betrokkenheid van de medewerkers is evident. Uit het slotwoord: De winnaar sprong er voor de jury uit doordat ze over de grenzen heen kijkt van de eigen provincie en duidelijk de regionale samenwerking opzoekt, zelfs met andere overheden. De jury onderkent daarbij dat het een taaie klus is geweest en heeft bewondering voor het 7_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11

doorzettingsvermogen en de manier waarop is samengewerkt met directie, medewerkers en verschillende ondernemingsraden. Het is dus uitdrukkelijk de samenwerking tussen de ondernemingsraden die indruk op de jury maakt en deze prijs heeft gewonnen. Daarmee zal bij de besteding van het prijzengeld rekening worden gehouden. Colofon Nieuwsbrief project RUD Groningen 2e jaargang nr. 11, maart 2012 Verschijningsfrequentie Eén keer per zes weken Redactieadres (tijdelijk) Marleen Halsema m.j.m.halsema@provinciegroningen.nl Redactie Kerngroep RUD. De kerngroep bestaat uit Dick Bresser, projectleider Marianne Fokkinga, projectondersteuner Jan Smittenberg, projectdeskundige provincie Gea Koeling, projectdeskundige gemeenten Tekstbijdragen Dick Bresser Hanneke Huls Aan-/afmelden (tijdelijk) Marleen Halsema m.j.m.halsema@provinciegroningen.nl 8_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 11