INFORMATIEBUNDEL MEDEWERKER BURGERZAKEN Contractueel - voltijds Aanleg wervingsreserve Laarne is een landelijke en groene gemeente met een solidair karakter waar het goed samenleven is met oog voor de specifieke noden van elke bevolkingsgroep Een gemeente waar men gaat voor een hedendaagse en efficiënte aanpak en waar men verantwoord omgaat met de beschikbare budgetten 1
Bedankt voor uw interesse in onze vacature! In deze bundel verneemt u meer over de functie waarin u geïnteresseerd bent. U vindt er : de tekst van de publicatie Deze vacature werd oa bekendgemaakt via volgende kanalen : Publicatie in het gemeentelijk infoblad van de maand juli 2019, op de website van lokaal bestuur Laarne en op deze van de VDAB Publicatie in De Week en De Zondag Affiches in diverse voor het publiek toegankelijke gemeentelijke gebouwen de functiebeschrijving de geldelijke voordelen de aanwervings- en toelatingsvoorwaarden, vervat in de rechtspositieregeling voor het personeel van de gemeente Laarne info over de selectieproeven, zoals vastgelegd in de rechtspositieregeling inschrijvingsformulier, te gebruiken bij sollicitatie Wenst u nog meer inlichtingen, of is iets niet helemaal duidelijk, neem dan gerust contact op met de dienst Personeel & Organisatie, tel. 09/365 46 32, of mail naar vacatures@laarne.be Solliciteren kan tot uiterlijk 3 september 2019. Hiervoor bezorgt u uw sollicitatiedossier aan het College van Burgemeester en Schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne. U kan dat via aangetekende zending, via mail tegen ontvangstbevestiging aan vacatures@laarne.be of via afgifte tegen ontvangstbewijs, bij de dienst Personeel & Organisatie van de gemeente. Uw dossier bevat het inschrijvingsformulier (zie achteraan deze bundel), samen met de daarop vermelde documenten Kandidaten met een arbeidshandicap worden verzocht hiervan melding te maken bij het indienen van het sollicitatiedossier. Wij zullen dan in de mate van het mogelijke de hinderpalen, verbonden aan de handicap, door redelijke aanpassingen trachten te verhelpen. Bedankt voor uw interesse in onze vacature! 2
Het lokaal bestuur Laarne wenst een wervingsreserve aan te leggen voor de functie van MEDEWERKER BURGERZAKEN Voltijds contractueel - salarisschaal C1-C3 Functie : Je vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor ben je mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen Profiel : Je bezit een diploma van het secundair of daarmee gelijkgesteld onderwijs Aanbod : Voltijdse tewerkstelling - boeiende functie - opleidings- en ontwikkelingskansen - gunstige vakantieregeling - salarisschaal C1-C3 met maaltijdcheques en fietsvergoeding. Relevante beroepservaring uit privé of zelfstandige activiteit kan in aanmerking genomen worden voor maximum zes jaar Selectieproeven De proeven bestaan uit een schriftelijk en een mondeling gedeelte Meer info Infobrochure met inschrijvingsformulier ter beschikking bij de dienst Personeel & Organisatie ; mail hiervoor naar vacatures@laarne.be of bel 09/365 46 32 Solliciteren Tot uiterlijk 3 september 2019 (datum poststempel, mailbericht of ontvangstbewijs telt). Gebruik hiervoor het inschrijvingsformulier uit de infobrochure en bezorg het, samen met de nodige stukken, aan het college van burgemeester en schepenen Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne per aangetekend schrijven, per e-mail aan vacatures@laarne.be met vraag om ontvangstbevestiging, of door overhandiging aan de dienst Personeel & Organisatie tegen ontvangstbewijs Bij < 5 kandidaturen mogelijk nieuwe oproep om zo het aantal potentiële kandidaten te verhogen 3
FUNCTIEBESCHRIJVING Medewerker Burgerzaken 1. Identificatiegegevens Functietitel : medewerker burgerzaken Dienst : Burger en welzijn Niveau C Rang : Cv Weddecategorie : C1-3 2. Positionering in het organogram Rechtstreekse chef : het diensthoofd burger en welzijn Geeft geen leiding 3. Doel van de functie De medewerker burgerzaken vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor is hij/zij mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen. 4. Functie-inhoud Resultaatsgebieden op vlak van planning en organisatie : De medewerker verzorgt de uitvoerende taakstellingen en opdrachten verbonden met één of meerdere van volgende productpaletten, eventueel volgens toebedeelde specialisatie binnen de burger- en welzijnsdienst : Productpalet bevolking - dossiersamenstelling voor adreswijzigingen van Belgen naar de gemeente Laarne, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente - opmaken en versturen van uittreksels uit getuigschriften opgemaakt aan de hand van de registers op schriftelijke vraag van derden - opmaak van diverse verklaringen (afstand van lichaam aan de wetenschap, afstand organen, euthanasie, wilsbeschikking betreffende ter aardebestelling, ) - dossiersamenstelling voor het bijwerken van de registers op basis van : geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwistingen vaderschap, verandering naam, overlijdens, - opmaken van identiteitsstukken voor volwassenen en kinderen - opmaak van paspoorten - inschrijvingen en afvoeringen van ambtswege - wettigen handtekening en eensluidend verklaren van documenten - afleveren rijbewijzen - behandeling aanvragen pensioenen en inkomensgarantie voor ouderen 4
Productenpalet vreemdelingen - dossiersamenstelling voor de adreswijzigingen van vreemdelingen naar de gemeente, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente - opmaken van verblijfsbewijzen - opmaken van attesten (machtigingen tot vestiging, tot terugkeer, tenlasteneming, aankomstverklaringen, bevelen om het grondgebied te verlaten, ) - opmaken en uitreiken van arbeidskaarten en beroepskaarten Productenpalet burgerlijke stand - aannemen van aangiften (balie) - afwerken dossier - aannemen, opstellen en verbeteren van akten - aanbrengen van de nodige randmeldingen, kanttekeningen i.v.m. de akten - bijhouden en opstellen van statistieken, jaarstaten, maandstaten - afleveren van uittreksels, attesten en getuigschriften uit of op basis van de aktes - organisatie van de ondertekening van de akten - administratie i.v.m. begravingen, crematies, ontgravingen en grondvergunningen - aannemen van de ondertrouw, huwelijksafkondigingen - opmaken van getuigschriften van huwelijksafkondigingen - bijhouden van de registers en tijdig overmaken aan de bevoegde overheden - bijstaan van de schepen van burgerlijke stand/burgemeester bij huwelijken Productenpalet strafregister - bijwerken strafregister (veroordelingbulletins, minnelijke schikkingen, overlijdens, ) - opzoekingen strafregister - opmaak uittreksel uit strafregister Productenpalet verkiezingen - opvolgen van de kieswetgeving - organisatie van de verkiezingen : vervullen van alle administratieve taken i.v.m. de verkiezingen en opvolging van de verkiezingen tijdens de kiesdag Productenpalet balieservice en administratie (allerlei) - verzorgen van een correcte informatieverstrekking inzake alle voorgaande productenpaletten, zowel aan de fysieke balie als op schriftelijk /telefonisch/ digitaal gebied (e-loket, brieven, mails, ) op drie niveaus : aan de burger, aan andere gemeentelijke diensten, aan andere openbare diensten - begeleiden van opzoekingen in de bevolkingsregisters - opmaken van het gemeentelijk jaarverslag op niveau van burgerzaken - dossiers straatnaamgeving en hernummering huisnummers afhandelen - organiseren van landbouwtellingen - opmaken en selecteren van lijsten :kieslijst, geboortelijst,. - klasseren en archiveren van documenten en dossiers 5
Productenpalet welzijn - meehelpen aan de realisatie van het lokaal sociaal beleidsplan (binnen MJP) : administratieve ondersteuning geven omtrent verschillende sociale thema s kaderend binnen LSB voorstellen doen m.b.t. welzijn - individuele dienstverlening verzorgen en instaan voor een beleid inzake correcte sociale doorverwijzing - informeren, helpen en begeleiden van de burger met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening : aanspreekpunt vormen, geven van inlichtingen en doorverwijzen van de burger (indien nodig), uitleg geven omtrent bepaalde procedures, meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures, opvolgen van de informatie die de burger opvraagt, opzetten van sensibiliseringsacties (indien nodig), bijhouden van klachten/suggesties/opmerkingen van burgers op gebied van allerhande sociale thema s - verzorgen van een maatschappelijke dienstverlening (inlichtingen verstrekken inzake dossiers gehandicapten, fiscale en sociale voordelen voor gehandicapten of algemene inlichtingen inzake allerlei sociale thema s, sociaal tarief elektriciteit en gasvrijstelling, parkeerkaart/vrijstelling van dragen veiligheidsgordel,...) - ondersteuning van tijdelijke projecten of tijdelijke acties kaderend binnen bestaande samenwerkingsinitiatieven, zoals drugspreventie, familiaal geweld, diversiteit, gelijke kansen, sociale tewerkstellingsprojecten Resultaatsgebieden op niveau van financieel management - verzorgen van kastoezicht, kascontrole en afrekening van de financiële verrichtingen verbonden aan de diverse taakstellingen van de productpaletten - instaan voor de inning van geringe dagontvangsten door : Bijhouden overzicht van ontvangsten en opvolgingsdocument bezorgen aan de financiële dienst Opvolging van de ontvangsten en problemen signaleren Regelmatig rapporteren aan de dienst financiën Goede afspraken maken voor wat opvolging en registratie van ontvangsten betreft Resultaatsgebieden op vlak van innovatie en processen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken : Mee instaan voor de continue werking en voor de permanente verbetering van structuren en interne processen, en de er aan verbonden controle in het kader van het interne controlesysteem Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de diensten op een aanvaardbaar niveau te houden Mee helpen introduceren en invoeren van en werken met (nieuwe) begeleidende informaticapakketten verbonden aan de goede afwerking van de dossiers Voorstellen doen om de werking van de dienst te verbeteren en waar mogelijk en gewenst actief meewerken aan verbetering voor de gehele organisatie Actief deelnemen aan dienstenoverleg 6
Resultaatsgebieden vanuit het administratief perspectief Dit omvat onder meer volgende taken: (Mee helpen) opmaken van voorstellen van beslissing, adviezen die aan de gemeenteraad, aan de gemeenteraadscommissies, en/of aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd Correct uitvoeren van de administratieve taken ter ondersteuning van de goede werking van de dienst, zoals daar zijn : - Brieven, e-mails, faxen opstellen en/of verwerken conform de huisstijl en richtlijnen - Telefoonoproepen beantwoorden en/of doorschakelen - Behandelen van in- en uitgaande post - Klasseren en archiveren van dienstgebonden documenten - Opmaken van voorbereidende notulen voor gemeenteraad en/of colleges, verder opvolgen en afwerken en indien nodig budgettair verwerken - Bestanden en databases bijhouden - Notuleren bij vergaderingen en/of de opmaak van verslagen Toegewezen dossiers controleren en vervolledigen, waarbij de correcte procedures worden toegepast Verruimende bepaling: op vraag van de gemeentesecretaris, verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere gemeentelijke diensten 5. Competenties Technische competenties - Gemeentelijke wetgeving kennen - Functiespecifieke wetgeving kennen - PC-vaardigheden hebben - Kennis van de werking van de gemeentelijke organisatie in zijn geheel Kerncompetenties o Klantgerichtheid o Resultaatgericht werken o Zich waardig en integer gedragen Functiegerelateerde competenties Mondelinge communicatie Rapporteren Samenwerken en teamwork Schriftelijk communiceren Nauwkeurig werken Efficiënt werken Zich flexibel opstellen Regelgericht werken organisatiebetrokkenheid veranderingsbereidheid Analyseren Probleemoplossend werken Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend, en kunnen ten allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente 7
Geldelijke voordelen : 1. Salarisschaal : salarisschalen C1 C2 C3 Minimum 13.550 14.250 15.900 Maximum 21.950 22.800 24.800 Verhoging 1x1x600 1x1x550 1x1x650 1x2x600 9x2x600 2x2x600 1x2x550 1x2x550 1x2x650 8x2x600 2x2x600 1x2x600 1x2x550 1x2x850 1x2x650 1x2x600 1x2x700 2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x850 0 13.550 14.250 15.900 1 14.150 14.800 16.550 2 14.150 14.800 16.550 3 14.750 15.400 17.150 4 14.750 15.400 17.150 5 15.300 16.000 17.750 6 15.300 16.000 17.750 7 15.900 16.600 18.400 8 15.900 16.600 18.400 9 16.500 17.200 19.000 10 16.500 17.200 19.000 11 17.100 17.800 19.650 12 17.100 17.800 19.650 13 17.700 18.400 20.250 14 17.700 18.400 20.250 15 18.300 19.000 20.850 16 18.300 19.000 20.850 17 18.900 19.600 21.500 18 18.900 19.600 21.500 19 19.500 20.200 22.100 20 19.500 20.200 22.100 21 20.100 20.750 22.750 22 20.100 20.750 22.750 23 20.650 21.350 23.350 24 20.650 21.350 23.350 25 21.250 21.950 23.950 26 21.250 21.950 23.950 27 21.950 22.800 24.800 8
De gemeente Laarne werkt met het stelsel van de functionele loopbaan. Dwz dat het personeel wordt aangeworven in de eerste salarisschaal (in dit geval C1), na 4 jaar kan overgaan naar de tweede salarisschaal (hier C2), en na 18 jaar naar de derde schaal (hier C3), op voorwaarde van een positieve beoordeling door de leidinggevende. Het maandelijkse brutosalaris wordt bekomen door het jaarsalaris te delen door 12 en het bekomen getal te vermenigvuldigen met de geldende index (momenteel 170.69%). De eerste kolom van de tabel betreft het aantal jaar anciënniteit. Was u reeds eerder werkzaam in een openbare dienst? Dan tellen deze jaren/maanden mee voor de berekening van uw weddetrap. Hebt u in voorgaande tewerkstellingen in de private sector of als zelfstandige reeds relevante ervaring opgedaan? Dan kunnen deze voor maximum zes jaar meegerekend worden. 2. Maaltijdcheques 7.5/gewerkte dag met een werknemersbijdrage van 1.09 per cheque (vanaf 1/10/2019 wordt het bedrag van de maaltijdcheques opgetrokken naar 8/gewerkte dag) 3. Fietsvergoeding 0.24 per kilometer 4. Vakantie gunstige vakantieregeling 14 feestdagen 5. Mogelijkheid tot aansluiting bij de collectieve hospitalisatieverzekering voor statutair personeel, bij arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde duur en bij tijdelijke overeenkomsten met minstens 12 maanden anciënniteit wordt de premie hiervoor door het bestuur gedragen 6. Vorming Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen en vormingen 9
Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur moeten de kandidaten : 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen, die hij samen met het uittreksel aan het gemeentebestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerking van de kandidaat in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de codex over het welzijn op het werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik dat bepaald is in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten voor de functie van medewerker Burgerzaken : 1. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2. houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs (in elk geval wordt het einddiploma van een provinciale bestuursschool hiervoor in aanmerking genomen) Laatstejaarsscholieren of studenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vier maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente 3. slagen voor de selectieprocedure 10
De selectieprocedure : De selectie gebeurt door een daartoe door het college van burgemeester en schepenen aangestelde selectiecommissie. De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De selectieproeven bestaan uit : 1. Een schriftelijk selectiegedeelte bestaande uit één of meerdere proeven. Dit kan inhouden : een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (met betrekking tot de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de vereiste competenties voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis met betrekking tot de functie kan hierin worden verwerkt. een kennisproef gebaseerd op de kennisvereisten die in het functieprofiel en de taakomschrijving werden bepaald. een schriftelijk gedeelte om te kunnen oordelen over de algemene vorming van de kandidaten, dat omvat het samenvatten en kritisch becommentariëren van een tekst over een onderwerp van algemene aard op het peil van de te begeven functie. 2. Een mondeling selectiegedeelte : een grondig sollicitatiegesprek of een mondelinge proef: deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Hierbij kan onder andere gebruik worden gemaakt van een persoonlijkheidstest. Er kan een schriftelijke voorbereiding voorafgaan aan het mondeling gedeelte. Er kan tevens op de leerstof van het schriftelijke gedeelte teruggekomen worden. Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure is 60%. Op iedere afzonderlijk selectiegedeelte dient 50% behaald te worden ; indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moet bovendien 50% van de punten worden behaald op elk van die proeven. Om toegelaten te worden tot een volgende stap in de selectieprocedure is 50% vereist, tenzij de selectietechnieken te kort op elkaar volgen om over de selectieresultaten van de afzonderlijke procedures te kunnen beschikken. Voor het psychotechnische gedeelte moet men minstens geschikt bevonden worden. Wanneer aantal goedgekeurde kandidaturen meer dan 25 bedraagt, kan een eliminerende preselectieproef voorzien worden. Deze preselectieproef gaat de andere examengedeelten vooraf. Het resultaat van de preselectie telt niet mee voor het eindresultaat van de selectieprocedure Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn (of geschikt) worden voor het volgende selectiegedeelte opgeroepen. De niet geslaagde kandidaten worden hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. 11
Kandidaten die zich niet aanbieden voor een selectiegedeelte of die afzien van deelneming van een gedeelte verzaken aan hun kandidatuur. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten worden in de wervingsreserve opgenomen in alfabetische volgorde, met vermelding van het resultaat De wervingsreserve heeft een duurtijd van twee jaar, en kan maximum tweemaal voor de duur van ten hoogste één jaar verlengd worden. De geldigheidsduur van de reserve vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie. De meeste geschikte kandidaat wordt door het college van burgemeester en schepenen gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en de verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. 12
INSCHRIJVINGSFORMULIER SELECTIEPROCEDURE VOOR DE AANLEG VAN EEN WERVINGSRESERVE VOOR DE FUNCTIE VAN MEDEWERKER BURGERZAKEN Ondergetekende, Naam Voornaam Woonplaats Straat en nummer Telefoonnummer E-mail Stelt zich hierbij kandidaat voor een functie van medewerker Burgerzaken en bezorgt hierbij aan het lokaal bestuur Laarne een sollicitatiedossier dat volgende documenten bevat : o een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier o een sollicitatie-/motivatiebrief gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne o een curriculum vitae o een kopie van het gevraagde diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig o een uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud Het sollicitatiedossier kan ingediend worden : - per aangetekend schrijven - per e-mail met ontvangstmelding gericht aan vacatures@laarne.be - door overhandiging aan de dienst Personeel & Organisatie tegen ontvangstbewijs Tegen uiterlijk 3 september 2019. Datum poststempel/e-mail of ontvangstbewijs telt De kandidaat verklaart hierbij over zijn/haar politieke en burgerrechten te beschikken Te.., op (handtekening) 13