*ZEAE3409D62* Zaak en documentnummer : Z/18/070865/D-200642 Commissievoorstel Datum agendacommissie : 28 maart 2018 Datum raadsvergadering: 9 mei 2018 Portefeuillehouder : Raad Volgnummer : Omschrijving bijlagen: Verordening op de werkgeverscommissie griffie gemeente Westerwolde; Instructie voor de griffier Onderwerp Werkgeverscommissie Besluit Vast te stellen de Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Westerwolde en de Instructie voor de griffier Samenvatting Werkgeverscommissie Op 2 januari jl. heeft uw raad onder andere de notitie Vergaderstructuur van de gemeenteraad van Westerwolde en deinrichting van de vergaderingen vastgesteld. In 1.4.2. welke handelt over de werkgeverscommissie is aangegeven dat aan uw raad in de eerste periode een voorstel zal worden voorgelegd voor wat betreft de bezetting, bevoegdheden en vergaderfrequentie. Uitgangspunt hierbij is dat het resultaat moet zijn een werkgeverscommissie, die past bij de schaal en de cultuur van de gem eente Westerwolde. Hierbij wordt aan u aangeboden een voorstel voor een verordening op de werkgeverscommissie en een instructie voor de griffier. De gemeenteraad is de werkgever van de griffier en het griffiepersoneel. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak is het goed om een werkgeverscommissie in het leven te roepen. De werkgeverscommissie bestaat uit raadsleden die (naast hun politieke rol) namens de gemeenteraad belast zijn met de specifieke werkgeversfunctie. Het bijzondere aan de rechtspositie van de griffier (en het, door de gemeenteraad benoemde griffiepersoneel) is dat de gemeenteraad optreedt als het bevoegd gezag en als werkgever. Het is echter niet doenlijk en wenselijk dat alle rechtspositionele besluiten (denk aan verlofkwesties, functioneren, werktijden e.d.) geagendeerd worden in de gemeenteraad en dat de voltallige gemeenteraad de taken van het dagelijks werkgeverschap uitoefent. De werkgeverscommissie die op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie) wordt ingesteld en uitsluitend uit raadsleden bestaat, kan namens de gemeenteraad het dagelijkse werkgeverschap uitoefenen. Met uitzondering van bevoegdheden die zich naar de aard daartegen verzetten (zoals benoeming, schorsing en ontslag), kunnen alle werkgeverstaken en -besluiten aan de werkgeverscommissie worden overgedragen. 1
Instructie voor de griffier Het is het prerogatief van de gemeenteraad om te bepalen op welke wijze het terzijde staan van 107a lid 1 Gemeentewet 1 nader ingevuld moet worden. Om er voor te zorgen, dat de raad zich uitdrukkelijk buigt over de positie van de raadsgriffier is in 107a lid 2 Gemeentewet 2 imperatief (dwingend) voorgeschreven dat de gemeenteraad een ambtsinstructie voor de griffier vaststelt. In deze ambtsinstruc tie kunnen de taken en werkzaamheden van de griffier nader worden bepaald. Relatie met Programmabegroting/beleid NVT Motivatie / alternatieven Een alternatief zou kunnen zijn het niet in stellen van een werkgeverscommissie. Dit is echter gezien met name de bijzondere positie die de raadsgriffier en het door de raad benoemde griffiepersoneel binnen de gemeentelijke organisatie inneemt niet wenselijk. Het niet besluiten tot het vaststellen van en ambtsinstructie is niet toegestaan gezien de imperatieve bepaling van artikel 107a lid 2 Gemeentewet. Financiën NVT Aanpak / uitvoering De verordening en verdere aanhangige stukken worden op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt. Wedde, 28 maart 2018 De agendacommissie van de raad van de gemeente Westerwolde, Raadsgriffier drs. P.D. Nap CMC Burgemeester mr. L.J. Klaassen 1 De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2 De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. 2
No.. De raad van de gemeente Westerwolde; op voorstel van de agendacommissie d.d. 28 maart 2018, no. Z/18/070865/D-200642, afdeling griffie; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; b e s l u i t : Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Westerwolde. Artikel 1 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie 1. Er is een werkgeverscommissie. 2. Aan de onder 1 genoemde commissie worden de bevoegdheden gedelegeerd die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e van de Gemeentewet, met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107, 107a, tweede lid, 107d, eerste lid en 107e, eerste lid van de Gemeentewet. 3. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd. 4. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. 5. De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel mandateren aan de griffier. Artikel 2 Samenstelling werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden van de raad, bij voorkeur afkomstig uit de coalitie en de oppositie. 2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. De werkgeverscommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt: a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd; b. indien het lid aftreedt als lid van de raad; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen. 4. De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om als adviseur in de vergadering van de werkgeverscommissie aanwezig te zijn en kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen. Artikel 3 Taken voorzitter De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: 1. Het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie. 2. Het leiden van de vergaderingen. 3. Het doen naleven van deze verordening. 4. Het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie. 5. Het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. 3
Artikel 4 Ondersteuning van de commissie De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde en draagt zorg voor het secretariaat. Artikel 5 Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden, zoals bedoeld in artikel 2. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel 6 Verslaglegging De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld. Artikel 7 Beslotenheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd. 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. Artikel 8 Vergaderfrequentie De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel 9 Verantwoording De werkgeverscommissie informeert de raad met inachtneming van het bepaalde in artikel 7 jaarlijks over haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter. Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 mei 2018. De raad voornoemd, raadsgriffier voorzitter 4
Artikelsgewijze toelichting Toelichting Verordening werkgeverscommissie Algemeen De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor zijn organisatie. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat hij voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een commissie instelt waaraan hij deze taak delegeert. Gelet op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet ligt de instelling van een bestuurscommissie het meest voor de hand. Daarin voorziet deze verordening. De delegatie ziet alleen op het nemen van personele besluiten. Het vaststellen van rechtspositieregelingen leent zich uit de aard van de bevoegdheid niet voor delegatie en is derhalve wettelijk niet toegestaan. De arbeidsvoorwaardenregeling wordt wel door de werkgeverscommissie vastgesteld. Artikelsgewijs Artikel 1 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie: In artikel 1 wordt verwoord dat de werkgeverscommissie alle bij het werkgeverschap horende tak en en bevoegdheden vervult. Naast het nemen van personele besluiten, buigt deze commissie zich bijvoorbeeld ook over het te voeren HRMbeleid, integriteitsbeleid (o.a. gedragscode, ambtseed, vertrouwenspersoon) en bereidt zij de voorstellen aan de raad voor die voortvloeien uit het werkgeverschap. Andere voorbeelden die horen tot de werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie. Artikel 2 Samenstelling werkgeverscommissie: Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester (en de wethouders) geen lid kan (kunnen) zijn van de werkgeverscommissie. Dit is volledig in de lijn met het feit dat de raad het bevoegde gezag is van de griffie. De burgemeester is hiervan geen lid. Overigens is de burgemeester wel lid van het college en stuurt hij dus rechtstreeks de secretaris aan, maar niet de griffier. De griffier is niet aan hem ondergeschikt. De burgemeester is echter wel technisch voorzitter van de raad en zal in die hoedanigheid vaak een beroep doen op de griffier. In dat kader kan het zinvol zijn om de burgemeester in voorkomende gevallen uit te nodigen in de vergaderingen van de werkgeverscommissie als informant. Artikelen 3, 4, 5 en 6 Taken voorzitter, ondersteuning van de commissie, besluitvorming en verslaglegging: De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich. Artikel 7 Beslotenheid van vergaderingen: Wanneer in vergaderingen van de werkgeverscommissie personele aangelegenheden aan bod komen en hetgeen hier wordt besproken niet bedoeld is om aan derden kenbaar te maken, ligt het voor de hand dat hierover in beslotenheid wordt vergaderd. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn in beginsel wel openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel ervan geheimhouding moet worden gelegd. Stukken worden niet actief gepubliceerd, maar zijn door derden dus wel opvraagbaar. De werkgeverscommissie is op grond van artikel 7, tweede lid van deze verordening en in lijn met artikel 86 van de Gemeentewet, bevoegd de geheimhouding op te heffen. Vanzelfsprekend kunnen raadsleden wel inzage krijgen in de geheime stukken etc., aangezien de raad het oorspronkelijk bevoegde orgaan is. Artikel 8 Vergaderfrequentie: De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Artikelen 9, 10 en 11 Onvoorziene omstandigheden, Inwerkingtreding en Citeertitel: De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich. 5
No. De raad van de gemeente Westerwolde; op voorstel van de Agendacommissie d.d. 28 maart 2018, no. Z/18/070865/D-200642, afdeling Griffie; gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; B E S L U I T : vast te stellen de volgende: Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Westerwolde Artikel 1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel 2 Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads - en commissievergaderingen. Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter 1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffier kan de voorzitter(s) van de raadscommissie(s) terzijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergadering (en) van de raadscommissie(s). Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel 5 Ondersteuning agendacommissie 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. Indien de agendacommissie aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Westerwolde en de fractieondersteuning. Artikel 8 (Organisatie griffie) 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De raadsadviseur en griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel 9 (Verhindering en vervanging) Bij verhindering wordt de griffier vervangen door de raadsadviseur (plaatsvervangend griffier). 6
Artikel 10 Slotbepaling 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 mei 2018. raadsgriffier voorzitter 7
Artikelsgewijze toelichting op de Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Westerwolde Artikel 1. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is ook het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2. De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door de Agendacommissie. De griffie neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Artikel 3 en 4. De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. In een "driehoeksoverleg" tussen burgemeester, griffier en secretaris kunnen werkzaamheden op elkaar worden afgestemd. De burgemeester heeft daarbij een coördinerende verantwoordelijkheid (deze coördinerende verantwoordelijkheid is vloeit voort uit de coördinerende bevoegdheid die de burgemeester heeft als bestuursorgaan ex artikel 170 lid 1 sub a Gemeentewet). De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, en draagt zorg voor het verslag en overige (administratieve) ondersteuning. In artikel 4 staat geformuleerd, dat de griffier tijdens de raadcommissie aanwezig kan zijn. Derhalve zal het kunnen gebeuren, dat de plaatsvervangend griffier (raadsadviseur) bij de commissie aanwezig is om de commissievoorzitter te ondersteunen. Dit is geheel conform de Gemeentewet. Immers in artikel 107b Gemeentewet straat geformuleerd, dat de griffier tijdens de vergadering van de raad aanwezig is. Dit is een imperatieve bepaling (gebod). In deze instructie wordt geheel cf. artikel 107 a lid 2 aangegeven hoe de griffier de door de raad ingestelde commissie(s) bijstaat. Artikel 5. Voor de ondersteuning van de agendacommissie als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Artikel 6. Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijk e ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Artikel 7. De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 8. De raadsadviseur valt onder het gezag van de griffier. In de gemeente Westerwolde functioneert de raadsadviseur als plv. griffier en valt deze organisatorisch onder de raadsgriffie. Artikel 9 en 10. Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting. 8