Notulen ALV 17 november 2009 Door Han Horstink, met hulp van Inge Knoope 1. Welkom door Lambik Swinkels 2. Opening door Bernard Béguin onder het motto: harmonie, daar moet je wel wat voor doen. 3. Verslag BEL-ALV 30 juni 09 is vastgesteld. 4. Presentatie BEL werkgroepen en hun plannen voor 2010 - Gerwin Verschuur - Thermo Bello is bijna op het punt dat het Stichting Administratie Kantoor kan worden opgericht. Dat betekent dat de aandelen gecertificeerd kunnen gaan worden ter waarde van de inleg van de lening. Inleggen kan nog tot 1 december. Straks zijn er 5 verschillende vertegenwoordigers: 3 stemmen voor particuliere bewoners die geld in hebben gestoken, 3 stemmen voor zakelijke gebruikers, 3 voor Greenchoice, 1 voor de BEL en 1 voor een vertegenwoordiger van de directie. Besluit: Johan van Bennekom is (gedurende de komende 3 a 4 jaar) namens de BEL de vertegenwoordiger, unaniem gesteund door de ALV. De positie voor een gekozen vaste vervanger is nog vacant. - Begin 2010 komt het jaarplan van Terra Bella. Voor nu valt er vast te vertellen dat ze graag een symposium wil houden nog in samenhang met het 5 jarig bestaan. Er wordt onderzoek gedaan vanuit de Universiteit van Wageningen naar de meerwaarde van het groenbeheer door bewoners. Daar komen ook publicaties uit voort. In okt/nov 2010 wil Terra Bella daar iets omheen organiseren. Oproep: er worden foto s verzameld van het gezamenlijke groenbeheer tbv een fotoboek. Kijk in je persoonlijke albums en reik ons de mooie plaatjes aan bij Terra Bella. - Van Terra Bella zijn de kaspapieren doorgenomen door kascommissie Cees Steijlen en Jan Nouwens. Dat is voor Terra Bella géén eis maar wel fijn dat het gebeurd is. Besluit: er wordt unaniem décharge verleend aan de penningmeester van Terra Bella. - Mischa ten Kate vertelt namens Topla dat Monique gaat verhuizen en dat er behoefte is aan een nieuw persoon die deel kan nemen aan overleg met de gemeente. Het contact met de gemeente is goed, ook aangaande het nieuwe bestemmingsplan. Het voorontwerp is één dezer weken af. Volgend jaar kunnen individuele bewoners op enig moment gaan reageren. Bouwplannen op korte termijn zijn (1.) een woonhuis op de Lodewijk van Deyselhof (2.) de uitbreiding van de HAVO (3.) de trein begint maart/april (4.) Wittebouw daar is bezwaar tegen ingediend. De BEL draagt niet bij aan de kosten daartoe. Het bestuur verwacht er niets van, gezien andere ervaringen in de wijk. Bovendien willen we de relatie met de gemeente niet op scherp zetten en zijn de oorzaken van wat daar mbt de inspraak is misgegaan, in de voltooid verleden tijd. Overigens stagneert de verkoop van de appartementen van Witte Bouw. (5.) Werfterp Zuid staat op de planning voor komend jaar. - WEI Werkgroep Energie en Installaties. Han Sloots Deze groep is de afgelopen tijd druk bezig geweest met Thermo Bello, maar staat daar nu op afstand van en wil komend jaar zich weer gaan wijden aan eigen zaken. Aan de ene kant willen ze een energieplan ontwikkelen mbt nieuwe energievormen en daar willen ze brainstormbijeenkomsten voor organiseren. Anderzijds willen ze zich weer richten op fouten in installaties, vervangen gasboilers analyse verbruikgegevens, wijkmonitoring.
Er komt een enquête in de wijk daarover. Ook bij deze club zijn nieuwe deelnemers van harte welkom. - Verkeerscommissie: Haike de Visser is vaak samen met Rob Vleeming (Terra Bella) bij de gemeente, is betroken geweest bij het bestemmingsplan. Snelheidshandhaving in de wijk is een issue. En het parkeren buiten de zones. Dat ligt ingewikkeld en vraagt zorgvuldigheid en aandacht. De ontwikkeling Stationsgebied en het vrije kavel aan de Parallelweg Oost gaat in de toekomst aandacht vragen. Arjen Rauwerdink wil zich bij de verkeerscommissie voegen. - Wheels for all Jan Theunissen vertelt dat afgelopen jaar betrekkelijk rustig is verlopen. Er komen in 2010 een of twee nieuwe auto s bij. Opmerking: de informatieverstrekking over Lanxmeer aan bezoekers laat te wensen over. Jan wil graag een souvenierwinkeltje beginnen. - Niek Hazendonk roept mensen op tbv het belevingsonderzoek in het kader van het wetenschappelijk onderzoek dat Terra Bella laat doen: hoe is het om zo te wonen en te leven. Tevens roept hij mensen op die natuurwaarde willen monitoren (serieus observeren van vogels, insecten etc. in samenwerking met Culemborgse Natuur en Vogelwacht (NVWC). - Bernard Béguin meldt dat de werkgroep Bouwgebreken is opgeheven. 5. Verantwoording interim BEL-bestuur. Gerwin geeft een uitgebreide presentatie van het werk van het interim BEL-bestuur. Op basis van het vorig jaar verstrekte mandaat heeft het bestuur tijdens een heidag het voorliggende visiedocument opgesteld. Als hoofddoel ziet het bestuur het scheppen van randvoorwaarden om de wijk levend te houden, volgens de 8 sporen waarin de oorspronkelijke doelen van de wijk zijn samengevat. Op elk spoor zijn doelen geformuleerd en zijn werkgroepen actief. Om de doelen te blijven verzorgen, moeten we denken in termen van een leerproces (leercirkel), als voorbeeld het onderzoeksproject van Terra Bella. De leerprocessen slaan neer in verschillende documenten, maar de essentie ervan verdient het om in een jaarlijkse update van het bewonershandboek (het Collectieve Geheugen) een plek te krijgen. Er zijn verschillende werkgroepen die projecten uitvoeren. Een fondsenwerver is gewenst om beter projectmatig te kunnen werken en om de afstemming tussen projecten onderling te verzorgen. Daarnaast wil het bestuur beschermheren op de acht sporen; Jan Rotmans (Urgenda & hoogleraar Transitiewetenschappen) heeft zich al bereid verklaard. De huidige Bewonersovereenkomst moet worden ge-update en verankerd in het proces van projectontwikkelaars. Een BlijBEL is niet meer nodig naast de aangepaste Bewonersovereenkomst. Voorstel is de BEL-overeenkomst door een mandaatgroep te laten aanpassen en dat te doen vaststellen door een volgende ALV. Een vraag die de mandaatgroep meekrijgt is of huidige alle bewoners die nieuwe Bewonersovereenkomst moeten ondertekenen, of dat de reeds bestaande overeenkomst ook van kracht blijft. Het bestuur wil betere voorlichting aan de bewoners, o.a. door een jaarlijkse Visiedag waarop kan worden besproken hoe het staat met de wijk, waar we heen gaan enz. Het interim bestuur was samengesteld met vertegenwoordigers van de werkgroepen. Deze structuur hoeft niet perse gehandhaafd te worden. Een aantal zelfstandig functionerende organisaties in de wijk, zoals stichting Caetshage en stichting Terra Bella en Energiebedrijf Thermo Bello kunnen zelfstandig naast de BEL aan de sporen verder werken. Dat ontlast het BELbestuur. Wat betreft het secretariaat zitten we met de vraag of dat vrijwilligerswerk moet blijven. Er is in elk geval meer continuïteit wenselijk. Het bestuur hoopt dat bewoners meer taken op zich willen nemen. Een ander voorstel is om een reserve te vormen voor rechtsbijstand. Een verzekering hiervoor heeft als nadeel dat je vaak niet zelf je juridische adviseur kunt kiezen. De vraag wordt gesteld
of 3.000 euro voldoende is. Op een andere vraag wordt geantwoord dat de reserve niet bedoeld is voor rechtsbescherming van bestuursleden (daarvoor kan een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering worden afgesloten) noch voor rechtsbijstand van leden. Gerwin meldt dat in het kader van de communicatie een voorlichterspool wordt gevormd, waar zeker 20 mensen belangstelling voor hebben. Tenslotte geeft hij aan dat het bestuur een goede relatie met de gemeente erg belangrijk vindt. Besluitvorming De voorzitter leidt de vergadering door de beslispunten: c. De ALV gaat akkoord met het Visiedocument. Geen stemmen tegen, 4 blanco, een duidelijke meerderheid voor. d. Na enige discussie wordt besloten het BELbestuur een mandaat te geven voor uitgaven die buiten de begroting vallen tot een maximaal bedrag van 500 euro per gebeurtenis en maximaal 2.000 euro per jaar. Tegenstemmen: 0; Blanco: 1; Voor: grote meerderheid. e. De ALV besluit dat het bestuur voor hogere uitgaven en begrotingen eerst een BEL-ALV moet raadplegen. Tegen: 0; blanco: 1; voor: meerderheid. f. Het voorstel om een reserve voor juridische bijstand te vormen wordt aangehouden tot een volgende ALV, om eerst uit te zoeken wat te doen met de bestuurdersaansprakelijkheid. g. Op een vraag waarom de gemeente bij de aanpassingen van de Bewonersovereenkomst wordt betrokken, antwoordt Lambik dat de huidige Bewonersovereenkomst eist dat de gemeente akkoord gaat met wijzigingen in de overeenkomst. Het voorstel tot instelling van de mandaatgroep wordt goedgekeurd. Tegen: 0; blanco: 0; voor: allen. 6. Bestuurswisseling Carla Pieterse geeft een terugblik. Hoe is dat om een jaar in het bestuur te zitten? We springen in het diepe en spartelen. In de loop van het jaar snapte ik steeds meer en ik bleek het ook nog leuk te vinden. En tijdens de heidag gebeurde het wonder: we kwamen tot een fantastische samenwerking; ineens paste alles in elkaar. Als we even door het jaar lopen, komen we onder andere de volgende gebeurtenissen tegen: Het protest tegen de Witte Bouw. Uiteindelijk heeft het bestuur ervoor gekozen niet mee te gaan in het protest ertegen, ondanks alle begrip ervoor. Het parkeren: ik heb het ervaren als met de handen in het haar zitten. Er is uiteindelijk een goed gesprek geweest met betrokkenen, met goede bereidheid tot luisteren. We hopen dat het goed gaat. De studiedag met de gemeente over het proces van 10 jaar Lanxmeer. Er is gesproken over wat goed maar ook over wat fout is gegaan. We hebben er onder andere uit geleerd dat het belangrijk is alle partijen rond een project meteen bij elkaar te brengen. Feest gevierd met Terra Bella. Wat is de taak van het bestuur? In onze visie: zorgen dat je in werkelijk overleg blijft met de gemeente. Er heeft zich in toenemende mate vertrouwen ontwikkeld. Zelf voel ik me meer betrokken bij het spoor van participatie en voorlichting. Financiën van de BEL Aftredend penningmeester Andre van Leur licht de verslagen 2007, 2008 en 2009 tot 1 november toe. We hebben continu rond 27.000 euro in kas. Er zijn 235 leden in de wijk en 114 erbuiten. Er is een harde kern van wanbetalers. Carla de Jonge stelt voor de nietbetalers buiten de wijk nog een laatste brief te schrijven en dan uit het ledenbestand te halen. Niek Hazendonk bepleit een strengere handhaving. Bernard antwoordt dat per
situatie een afweging wordt gemaakt hoever we moeten gaan. Lambik stelt voor een volgende vergadering hierop terug te komen. Hij geeft het woord aan de kascommissie, bestaande uit Cees Steijlen en Jan Nouwens. Zij hebben het verslag over 2008 en 2009 tot november gecontroleerd. Het is goed opgesteld; alle saldo s kloppen. Wel hebben zij enkele adviezen voor verbetering gegeven: voeg de dubbele ledenadministratie samen; ga werken met automatische incasso voor de contributies; schrijf de bestuursleden in bij de Kamer van Koophandel; de hofrekening van het Nesciohof op het adres van de BEL geeft verwarring; Maak ook een balans op. Verder is geconstateerd dat de lening aan de Werkgroep Bouwgebreken van 5.000 euro is afgeschreven i.v.m. de bedrijfsbeëindiging van Bouwbedrijf Kingma; daar valt niets meer te halen. De commissie concludeert dat André goed werk heeft verricht. André vult aan dat in 2006 ook 2.000 euro is uitgeleend in verband met bezwaren tegen de BCW-flat. De vergadering verleent de penningmeester decharge. Tegen: 0; blanco: 0; voor: allen. Lambik spreekt namens allen onze geweldige dank uit aan de kascommissie. De huidige kascommissie is bereid ook volgend jaar deze functie te vervullen. Aldus wordt besloten. Kavel Parallelweg Oost Inge Knoope doet verslag. Op 13 oktober is in het bestuurlijk overleg door de gemeente gesteld dat we de optie op de kavel formeel door middel van een brief zouden moeten teruggeven. De vraag is of we daar nog een keuze in hebben want de gemeente stelt zich ook op het standpunt dat de optie bij het verstrijken van de deadline (eind mei) automatisch is verlopen. Jorn vult aan. In mei is een uitgebreid verslag van de verkenning van de mogelijkheden voor de gemeente en het BEL-bestuur gemaakt. Wat ons betreft was de gemeente aan zet om daarop een reactie te geven, maar het gesprek met de gemeente is verstomd. Het BELbestuur heeft een tijdje op de gemeente gewacht en heeft geen duidelijk standpunt over de verkenning ingenomen. Teleurstellend was dat we vanuit de wijk weinig betrokkenheid hebben ervaren bij de verkenning van de mogelijkheden. Daardoor is het de vraag of er in de wijk financieel draagvlak is voor een gemeenschappelijke ruimte voor de wijk. We zijn in gesprek met Kleurrijk Wonen voor 1/3 deel (huurwoningen) en Sophie s Kunstproject is ook nog steeds geïnteresseerd. Er is een extra economische drager nodig voor een haalbare ontwikkeling want sinds de presentatie op 9 december 2008 zijn de Nieuwe School en de Bibliotheek afgevallen. Jan Theunissen pleit ervoor in gesprek te gaan met de Fransche School. De vergadering besluit om de optie pas terug te geven als het gesprek tussen de gemeente en de ontwikkelingswerkgroep goed is afgerond, en vraagt het bestuur om in gesprek te gaan met de gemeente en de Fransche School over de optie en de ontwikkeling van de kavel. 6. Bestuurswisseling Lambik meldt dat hijzelf, Carla en Gerwin bereid zijn door te gaan als bestuurslid. Jan Nouwens complimenteert het bestuur voor de fantastische inzet. Hij heeft wel een probleem met de dubbelfunctie van Gerwin in het bestuur en in Thermo Bello. Peter Oei vindt de dubbelfunctie niet zo n probleem, omdat Johan van Bennekom de BEL vertegenwoordigt bij Thermo Bello.
Carla geeft aan alleen door te willen in een bestuur met meer dan 3 leden. Jan Theunissen stelt voor de vraag om te draaien: laten we onszelf de vraag stellen wie willen we graag als bestuurder? Hij wil daarin een initiatief nemen in overleg met het bestuur. De vergadering besluit unaniem dat het drie kandidaten doorgaan als bestuur (niet als interimbestuur), en dat er snel gezocht wordt naar nieuwe kandidaten. 7. Rondvraag Rudi Oortwijn: Ik beheer de website. Buurjongen Bas Kil wil de site onder handen nemen. Dus hét moment na te denken over wat we met de site willen. Gerwin stelt een koppeling met de voorlichtingspool voor. Andre de Jongh geeft aan zich kandidaat te willen stellen als bestuurslid in de Stichting Administratiekantoor van Thermo Bello voor de certificaathouders in categorie A (bewoners die zelf kapitaal hebben gestoken in de BV). Lambik sluit de vergadering.