Notulen Wisselings Algemene Ledenvergadering 17 oktober 2014

Notulen Wisselings Algemene Ledenvergadering 17 oktober 2014 5 10 15 Aanwezig: Clémence Fonville, Stijn Foppen, Frances van Tilborg (bestuur), Bart van Baal, Melissa de Jonge, Ruud Moers, Vincent van Moorselaar, Elsemieke van Poppel (beoogd bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma (Beleids Advies Commissie), Ernst- Jan Griffioen, Maartje Nollen (beoogd Beleids Advies Commissie), Florian Maas, Thomas Rümke, Daan de Vries, Timo van Workum (KasCo), Claudine Maas (beoogd KasCo), Kristan van Baal, Marijke van Dijk, Felix Haan, Jan- Jaap Loos, Tessa Mooijman (beoogd Lustrumcommissie), Cynthia Anderson, Sabine van den Berg, Laura Blok, Laurie Geenen, Annabel van Gestel, Sjeng van Heemst, Rocco van der Mark, Sjoerd Peters, Carlijn Poelstra, Rickbert Tjeenk Willink, Veerle Visch, Annet Vliegenthart. Afwezig: Ludo Bolling, Fleur Gommers (bestuur), Julia van Heukelom (Beleids Advies Commissie). Veel Voorkomende Afkortingen ALV Algemene Ledenvergadering HALV Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering WALV Wisselings Algemene Ledenvergadering MOL Mail onder leden Never Less Erasmus Hockey Vereniging Never Less KasCo Kascommissie Leonidas Rotterdamse Hockey Vereniging Leonidas BAC Beleids Advies Commissie KARL Kaarsen, Activiteiten, Ronselen van gelden, Ledenbinding HBO Hoger Beroepsonderwijs KMT Kennismakingstijd T.o.v. Ten opzichte van KNHB Koninklijke Nederlandse Hockey Bond Erasmus Sport Stichting Erasmus Sport 20 25 1. Opening Vicevoorzitter Dhr. Foppen opent de vergadering om 20.11. 2. Mededelingen Dhr. Foppen wil graag een aantal mededelingen doen. Het eten en drinken staat achterin de zaal. Tijdens de eerste schorsing zal de frituur aangezet worden. Buiten kan er worden gerookt. Na 23.00 uur mag er geen geluidsoverlast meer zijn voor de omwonenden, daarom zal het Never Less lied aan het begin van de vergadering worden gezongen. Dhr. Foppen vraagt of iedereen zich wil intekenen op de lijst bij de ingang. Mej. Piersma vraagt of de kaarsen aan mogen. 1

30 De vergadering wordt om 20.13 geschorst en om 20.16 heropend Dhr. Foppen zet het clublied in. 35 40 45 50 3. Vaststellen agenda Al bij punt 7 op de agenda is het eindverslag van mej. Fonville zodat zij eerder weg kan vanwege persoonlijke omstandigheden. Dhr. Loos wil graag een punt toevoegen over het instellen van een commissie om het spelen in een reguliere competitie te onderzoeken. Dit punt volgt na de installatie van het beoogde bestuur. Punt 22 zal worden: Het invoeren van een commissie om te onderzoeken of Never Less ook reguliere competitie kan spelen. Mej. Piersma wil graag het KARL model via de mededelingen doen. Zodat het KARL model geen apart agendapunt hoeft te zijn. Daarnaast wil mej. Piersma het bij punt 23 graag hebben over de Vrienden van Never Less. Dhr. Van Heemst vraagt of het licht uit mag voor meer sfeer. Veel mensen kunnen nu niks meer zien, de meningen zijn verdeeld. Het licht gaat weer aan. 4. Ingekomen stukken In totaal zijn er drie ingekomen stukken. Twee ingekomen stukken zijn van dhr. Bolling en één van mej. Gommers. Dhr. Bolling heeft een brief geschreven over zijn afwezigheid omdat hij waarschijnlijk eerst wel bij de WALV zou zijn. Dit is toch niet het geval. Dhr. Foppen leest de brief van dhr. Bolling voor. Geachte ALV, Beoogd bestuurders, leden van de BAC, KasCo en beoogd Luco, en lieve bestuursgenoten, 55 60 65 70 75 Graag zou ik aan het begin van deze ALV een klein woordje, weliswaar via een van mijn mede bestuursleden, tot u willen richten. Via een van hen, omdat ik helaas zelf vanavond niet aanwezig kan zijn. Hoewel ik tijdens de afgelopen HALV had aangegeven dat ik er waarschijnlijk wel bij zou kunnen zijn, is helaas gebleken dat het onmogelijk voor mij was om op de ALV aanwezig te zijn. Dit heeft te maken met een combinatie van zowel financiële als planning- technische redenen. Dit betreur ik ten zeerste. Desalniettemin wil ik er vanavond toch voor u zijn als het gaat om het beantwoorden van vragen. Dhr. Foppen zal mijn functie als voorzitter van de vergadering voorzitten en mijn stukken zullen door een van de bestuurders aan u worden voorgelezen. Tevens zal dhr. Foppen toelichten hoe hij graag ziet dat de vragen aan mij gesteld worden en hoe deze vanavond door mij beantwoord zullen worden. Dan rest mij u nog een prettige vergadering te wensen, waarbij rijkelijk vloeiende drank en een buitengewone versnapering, een productieve en effectieve ALV niet in de weg zullen staan. Vanuit Parijs, waar ik deze woorden schreef, en vanuit Pamplona, waar ik op het moment van deze vergadering verblijf, doe ik u de vriendelijke groeten, en kijk ik uit naar het beantwoorden van uw doorgaans diepzinnige vragen. 2

Uw voorzitter, 80 85 90 95 100 105 Ludo Bolling Dhr. Loos wil graag weten hoe de ALV dan vragen kan stellen aan dhr. Bolling. Bij punt 13 zullen de verslagen worden voorgelezen door dhr. Foppen. Na het eindverslag van de BAC zal er een Skype verbinding worden gemaakt met dhr. Bolling en mej. Gommers, iedereen kan dan vragen stellen. 5. K.A.R.L. Model Alle punten van het K.A.R.L. model worden besproken door dhr. Foppen. Mej Piersma geeft nogmaals aan dat zij vindt dat dit geen apart punt op de agenda hoeft te zijn maar het prima bij de mededelingen gezegd kan worden. Mej. Poelstra vindt dat met een apart punt de rest van de leden weten waar we binnen Never Less waarde aan hechten. Mej. Piersma vindt dat we dat niet alleen via het K.A.R.L. model hoeven te doen. De vereniging staat voor veel meer dan alleen het K.A.R.L. m odel. Dhr. Loos geeft aan dat de kern wel in het K.A.R.L. model staat. Mej. Piersma zegt dat hockey niet voorkomt in het model, en vindt het dus niet belangrijk. Dhr. Haan vraagt waarom het niet bij punt 3 kan. Dhr. Foppen zegt dat dit al besproken is en wil graag naar het volgende punt. 6. Goedkeuren Notulen Halfjaarlijkse ALV (07-03- 2014) Het valt Mej. Piersma op dat het verkeerde verslag van dhr. Bolling in de notulen is geplaatst, dit moet worden gewijzigd. Dhr. Heemst zegt dat de pagina op Wikipedia nog niet actief is. De notulen worden goedgekeurd. Mej. Poelstra vraagt of dhr. Foppen iets harder kan hameren. 7. Eindverslag Mej. C.J. Fonville Lieve ALV, lief bestuur en lief beoogd bestuur, 110 115 120 Allereerst wil ik iedereen graag bedanken het feit dat ik nu al mijn verslag mag voorlezen. Ik heb de afgelopen weken veel warmte gevoeld vanuit de vereniging door middel van berichten, kaarten en andere gebaren. Dit heeft mij veel steun gegeven. Ik ben er helaas niet vanaf het begin bij geweest, ik zeg helaas want ik ben gedurende het jaar zeer gehecht geraakt aan mijn bestuur en de bijbehorende taken, dat ik er heel graag al vanaf het begin bij had willen zijn. Maar ook al ben ik er niet vanaf het begin bij geweest, ik heb me wel op mijn plek gevoeld en ik hoop dat de vereniging dit ook zo heeft gevoeld. Ik ben trots op ons vijven op wat we dit jaar samen hebben gedaan en bereikt. Het was niet altijd makkelijk en zo hebben dan ook redelijk wat discussies gehad, binnen of buiten het bestuur om iedereen tevreden te houden gelukkig is het allemaal goed gekomen. En daarom kijk ik zeer tevreden terug naar het afgelopen jaar. 3

125 130 135 140 145 De MOL heb ik jammer genoeg gedurende het jaar niet foutloos kunnen schrijven en ik hoop dat het mijn opvolgster dit jaar wel zal lukken. Dat wordt elke MOL double double checken ;), veel succes hiermee! Nogmaals iedereen heel erg bedankt voor het afgelopen jaar, ik wens het beoogd bestuur dit jaar veel plezier en succes en hoop er snel weer iedere maandagavond bij te zijn. Liefs, Clémence Mej. Piersma vraagt wat mej. Fonville het leukste vond afgelopen jaar. Mej. Fonville antwoordt dat zij het geheel heel leuk vond maar dat het leukste toch het hockeyweekend was. Dit was erg gezellig. Ondanks dat er veel discussie was over het gala vond zij dit toch ook een erg mooi feest. Daarnaast waren de hockeyavonden altijd leuk, ze zat in een leuk team. Dhr. Loos zegt veel respect te hebben voor het feit dat mej. Fonville aanwezig is, hij is haar daar dankbaar voor. Dit jaar zaten er veel fouten in de MOL, hij vraagt of ze nog tips heeft hoe haar opvolgster dit beter kan doen. Mej. Fonville geeft als tip om veel dubbel te checken en misschien andere bestuursleden de MOL te laten controleren. Het kost veel tijd maar je moet dus vooral zelf veel doorlezen. Dhr. Van Heemst zegt dat de MOL in zijn jaar ook altijd door de voorzitter werd gelezen. Mej. Fonville antwoordt dat dat afgelopen jaar ook altijd gebeurde. Dhr. Loontjens vraagt aan mej. Fonville wat haar grootste leerpunt is van het afgelopen jaar. Mej. Fonville antwoordt dat het eerder beginnen met het uitwerken van de notulen belangrijk is. Ook was een groot leerpunt het communiceren, dit is erg belangrijk voor een goede samenwerking. De vergadering wordt om 20.35 geschorst en om 20.44 heropend 150 155 160 165 Dhr. Foppen vraagt de ALV toestemming om mej. Fonville nu al te dechargeren zodat zij de ALV kan verlaten. Er zijn geen bezwaren. Dhr. Foppen dechargeert mej. Fonville een hamerslag. Er volgt een schorsing om mej. Fonville te bedanken voor het afgelopen jaar. De vergadering wordt om 20.45 geschorst en om 20.50 heropend Dhr. De Vries komt naar voren. Hij vertelt mej. Fonville dat hij het moedig vindt dat zij vanavond aanwezig is om persoonlijk haar verslag te doen. Hij wil haar graag persoonlijk bedanken, maar ook namens de vereniging. Namens de vereniging wil hij haar de oud- besturendas aanreiken. Mej. Fonville bedankt iedereen en hoopt iedereen snel weer te zien. Op goedkeuring van de ALV neemt beoogd secretaris mej. Van Poppel het notuleren van de vergadering over van mej. Fonville. Dhr. Van Heemst wijst erop dat mej. Van Poppel niet achter de tafel mag zitten omdat zij officieel nog geen bestuur is. Mej. Van Poppel neemt plaats aan de zijkant van de tafel. 4

170 175 180 185 190 195 200 205 210 8. Naamsverandering Commissaris Hockey Technische Zaken Het huidige bestuur is voor een wijziging van de naam van deze functie. Dhr. Loos zegt dat de naam officieel vastligt in de huishoudelijke reglementen. Mej. Piersma zegt dat dit niet het geval is en dat alleen de naam penningmeester, secretaris en voorzitter vastliggen. Er volgt een stemming: Moet de naam Commissaris Hockey Technische Zaken veranderen? Optie 1: Niet wijzigen 0 stemmen Optie 2: Wel wijzigen 26 stemmen Optie 3: Onthouden van stemming 5 stemmen De stemming beslist dat de naam moet worden gewijzigd. De vraag is nu alleen: waarin? Er komt een nieuwe stemming om de naam te beslissen. Optie 1: Technische commissaris 26 stemmen Optie 2: Commissaris hockey- en technische zaken 4 stemmen Optie 3: Onthouding van stemmen 1 stemmen Dhr. Loos zegt dat de stemming niet klopt. Bij stemronde 1 stemde dhr. Renkema niet en nu stemde hij wel. Dhr. Maas vraagt zich af waarom er niet gekozen wordt voor Commissaris Technische Zaken. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af wanneer de naam in gaat. Dhr. Foppen zegt dat zodra er besloten is de naam gelijk in gebruik wordt genomen. Dhr. Loos vindt de naam van dhr. Maas ook een goede optie. Dhr. De Vries vraagt zich af of het woord hockey uit de naam kan worden gelaten. Hij vindt het belangrijk dat het woord hockey in de naam blijft omdat je veel met hockeyzaken bezig bent. Mej. Nollen stelt voor: Hockey Technische Commissaris. Dhr. Loos vindt dat er te makkelijk gestemd is over deze belangrijke keuze. Mej. Piersma stelt een proefperiode voor tot de HALV om te kijken hoe leden er tegen aan kijken. Dhr. Foppen vraagt waar we nog over discussiëren aangezien er al gestemd is voor Technische Commissaris. Dhr. Rümke vraagt wat de mening van Dhr. B. van Baal zelf is. Dhr. B. van Baal zegt dat hij de naam te lang vindt. Bij een constitutieborrel waar hij aanwezig was waren er andere namen voor de functie die minder lang waren. Dhr. De Vries zegt dat Hockey Technische Zaken ook veel bezig is achter de schermen. Maar de verantwoordelijkheid over de hockeyavond zelf ligt ook grotendeels bij deze functie. Bijvoorbeeld zorgen dat de trainingen en de wedstrijden goed verlopen en de attributen aanwezig zijn. Leden zien de functie alleen op het veld en niet achter de schermen. Daarom is dhr. De Vries van mening dat hockey in de naam moet blijven. Dhr. Loos zegt dat de naam veranderd moet worden omdat je meer bezig bent met technische zaken. Dhr. Foppen wilt door naar het volgende agendapunt aangezien er al gestemd is. Dhr. De Vries vindt dat er te snel gestemd is en dat we opnieuw moeten stemmen. Er wordt opnieuw gestemd over een naamsverandering van de Commissaris Hockey Technische Zaken Optie 1: Wel wijzigen 25 stemmen Optie 2: Niet wijzigen 1 stem Optie 3: Onthouden van stemming 6 stemmen 5

215 220 225 Hierna volgt een stemming over of er wel of niet hockey in de naam van de functie vermeld moet worden. Optie 1: Wel hockey in de naam 6 stemmen Optie 2: Niet hockey in de naam 16 stemmen Optie 3: Onthouden van stemming 12 stemmen Er zal geen hockey in de functienaam worden vermeld. Hierna volgt een stemming over de nieuwe functienaam Optie 1: Technische commissaris 9 stemmen Optie 2: Commissaris Technische Zaken 16 stemmen Optie 3: Onthouden van stemming 11 stemmen De nieuwe functienaam zal zijn Commissaris Technische Zaken. Dhr. Loos zegt dat er bij de volgende ALV een beamer aanwezig moet zijn. 230 235 240 245 250 255 260 9. Presentatie bestuursopdracht 2013-2014 De bestuursopdrachten voor het bestuur 2013-2014 waren: het aanpakken van het scheidsrechtersprobleem. Scheidrechters moeten beter worden, de regels moeten beter gecommuniceerd worden en er moet minder gezeurd worden op de scheidsrechters zodat het leuker wordt om te fluiten. De andere opdracht was een betere vormgeving aan de publiciteit van Never Less. Dit houdt in dat de Facebook pagina wekelijks bijgehouden moet worden, het prikbord bij Erasmus Sport moet opgeknapt worden. Daarnaast zou het ook mooi zijn als er een Wikipedia pagina over Never Less komt. Dhr. Loos zegt dat het tijdens de HALV duidelijk werd dat het moeilijk was aan de bestuursopdracht te voldoen. Hij kwam toen met het idee om daar door middel van een andere activiteit alsnog aan te voldoen. Hij vraagt zich af wat er met dat idee is gedaan. Mej. van Tilborg zegt dat er geen beter idee is bedacht. Wel zegt zij dat er een nieuw scoringsschema is en dat deze is doorgevoerd. Verder is er geen beter idee bedacht. Dhr. Loos vindt dit teleurstellend. Hij heeft het niets voor niets aangekaart tijdens de HALV. Was naar hem toegegaan, hij had genoeg ideeën. Bijvoorbeeld een topscheidsrechter uitnodigen. Dit had uitgezocht kunnen worden. Dhr. Foppen zegt dat het uitnodigen van een topscheidsrechter geen zin had gehad aangezien de scheidsrechterscursussen weinig zijn bezocht door de leden. Mej. Piersma vindt dat het bestuur wel aan dit punt heeft voldaan. Dhr. Loos vindt dat er geen reuring is opgewekt. Een aparte activiteit was veel interessanter geweest voor leden. Dhr. Renkema betwijfelt of het niveau van de scheidsrechters omhoog kan, wel kunnen scheidsrechters actiever meelopen, hier kan wel meer aan gewerkt worden. Uiteindelijke conclusie na discussie: De regels van Never Less duidelijker op de site, dit heeft dhr. B. van Baal al gedaan. Meer bewustwording van de regels onder leden. Kaarten op het veld leggen waar de regels op staan. Beoogd bestuur gaat nadenken wat de beste suggesties zijn om het niveau te verbeteren. Publiciteit Never Less Dhr. Van Heemst vindt dat dit punt goed is aangepakt. Het bestuur heeft haar best gedaan, misschien had het iets beter gekund. De naamsbekendheid zoals op Facebook is goed. Het bord op de universiteit ziet er niet uit. Hier zijn geen foto s meer opgehangen, 6

misschien een idee hier een poster op te hangen. Dhr. Renkema voegt toe dat er veel bekendheid is via social media. 265 270 De vergadering wordt om 22.01 geschorst en om 22.11 heropend 10. Eindverslag penningmeester Dhr. Loos heeft een huishoudelijke mededeling. Het is tijd voor de eerste frituurronde. Dhr. Foppen vraagt of dhr. Loos hiermee aan de slag wil gaan. Mej. Van Tilborg wijst iedereen erop dat nu zij het financieel verslag voor zich hebben, zij graag wil beginnen met het voorlezen van haar verslag. Beste Never Less er, 275 280 285 290 295 300 305 Voor u heeft u het financieel verslag. Graag wil ik eerst beginnen over het afgelopen jaar hoe ik het heb ervaren, wat ik heb geleerd en tenslotte wil ik afsluiten met mijn resultatenrekening en de toelichting hiervan. Afgelopen jaar begon ik als onervaren penningmeester en heb ik gaandeweg mijn draai gevonden. Het was een bewogen jaar mede omdat het bestuur zich niet voldoende had ingelezen in de functie profielen. Wat heeft de penningmeester bereikt: - Een passend incasso contract waardoor alles geïncasseerd kon worden. - Iedereen heeft betaald voor waar hij/zij aan meedeed. - Contact gelegd met de heer Ribberink onze sponsor. Hij staat nu op de VvNL mailingslijst om op de hoogte te blijven van wat er in de vereniging speelt. - Op tijd met de maandelijkse mail naar de Kasco. - Een super diner met de Kasco gehad (2x) haha. - Mijn opvolger naar mijn mening goed ingewerkt. - Ik weet hoe duur een voordeelpak bitterballen is! Wat had anders gemoeten? Er zijn een paar dingen waar ik van denk dit had ik anders moeten doen: - De hockeyfeesten. In het eerste hockeyfeest was geen stelpost opgenomen om iets extra s te doen voor onze leden. Achteraf gezien was hier wel budget voor. - Het gala. Hier had de penningmeester gewoonweg niet zoveel op bij mogen leggen. Wat heeft de penningmeester hier van geleerd voortaan vooraf begroten wat wel en niet financieel mogelijk is. - Eerder dingen regelen. Hier bedoel ik mee dat er nu al een passend incasso contract had moeten zijn voor komend jaar. Er zullen vast wel goede en slechte dingen zijn die ik vergeet te noemen nu, maar mocht u dit graag willen benoemen hoor ik het graag na afloop van mijn verhaal. Al met al ben ik trots op mezelf over de dingen die ik bereikt en geleerd heb dit jaar. Tenslotte wil ik graag de Kasco en de BAC nog hartstikke bedanken voor hun steun en vertrouwen in mij het afgelopen jaar. Toen ik even geen andere opties meer zag was de Kasco er voor mij op financieel gebied en de BAC er voor mij op moreel gebied. 7

310 315 320 325 330 335 340 345 350 Met vriendelijke groet, Frances van Tilborg Er zijn geen vragen naar aanleiding van het verslag van mej. van Tilborg. Inmiddels is er een laptop aangeschaft. Dhr. Ingen Housz heeft een opmerking bij het eigen vermogen. Hier komen twee getallen niet overeen. Dhr. De Vries zegt dat dit bedrag vergroot is omdat het ledenaantal hard groeit, dit is een groter risico. Dhr. Ingen Housz zegt dat er vorig jaar ook een grote groei was en toen was dit ook niet nodig. Mej. van Tilborg zegt dat er dit jaar 3 sportpassen te veel zijn betaald. Een persoon beweerde van te voren hebben afgemeld. De tweede persoon is van de aardbodem verdwenen. En bij de derde persoon is een fout gemaakt. Dhr. Ingen Housz geeft als tip mee aan de volgende penningmeester: een incassobureau langs sturen, iedereen moet gewoon betalen! Mej. Van Tilborg zegt dat het het beste is om alleen sportpassen te bestellen voor mensen die op het teamvormingsetentje waren. Dhr. Loos heeft voor het frituren een bijpassende outfit aangetrokken. Het punt is dat de sportpassen steeds duurder worden. Het risico ligt bij de verenigingen en niet bij Erasmus Sport. Dit gaat ten koste van wel betalende leden. Misschien moet er geprobeerd worden dit risico af te wentelen. Dhr. Moers zegt dat de lijst voor sportpassen tot december kan worden aangepast. Dhr. De Vries denkt dat er misschien strengere eisen moeten worden gesteld aan Erasmus Sport. Dhr. Moers is het eens met dhr. De Vries en zal hierover contact opnemen met andere verenigingen. Dhr. Van Heemst stelt voor de statuten te wijzigen, omdat er een post dotatie statutenwijziging op de begroting staat. Dhr. De Vries legt uit dat deze post niet is om elk jaar een statutenwijziging door te voeren, maar om de kosten van een statutenwijziging over meerdere jaren te spreiden. Dhr. Rümke stelt dat er gekozen is om een bedrag van 100 euro elk jaar opzij te zetten, omdat een statutenwijzing tussen de 500 en de 600 euro kost en hij verwacht dat de vereniging door de sterke groei, ééns in de vijf/zes jaren een statutenwijziging zal door voeren. Dhr. Loos vindt vijf/zes jaar aan de lage kant en stelt eerder voor om 50/60 euro ieder jaar opzij te leggen, om deels te voorkomen dat er een potje binnen Never Less komt met excessief veel geld. Dhr de Vries zegt dat het heel lastig is in te schatten hoe vaak een statutenwijziging doorgevoerd zal worden, hij stelt voor een plafond van 600 euro toe te voegen aan de voorziening statutenwijziging om het punt van Dhr. Loos tegen te gaan. Dhr. Loos is het hiermee eens. Schulden Dhr. Loos zegt dat we deze kunnen laten vrijvallen. Het gaat om een rekening van veldhuur bij HCR van 5 jaar geleden. Deze rekening is nooit betaald en ook nooit gefactureerd. Dhr. Loos vindt dat we dit bedrag moeten laten vrijvallen. Mej. van Tilborg zegt dat ze ook niet wisten wat ze met het bedrag moesten doen. Een mogelijkheid is het bij het eigen vermogen voegen. Mej. Piersma geeft aan dat het uitzoeken wat er met dit bedrag moest gebeuren een actiepunt was op de vorige vergadering. Mej. Van Tilborg zegt dat ze het hier meerdere malen met het bestuur over gehad hebben maar dat zij het niet aan hen vonden om een beslissing te maken over zo n groot bedrag. Dhr. De Vries 8

355 360 365 370 375 380 385 390 395 400 zegt dat het de beste beslissing is om het bedrag toe te voegen aan het eigen vermogen. Zo trek je het bedrag niet voort. Dhr. Ingen Housz ziet een driehoek staan op de balans en geeft aan dat dat meestal een fout betekent. Mej. Van Tilborg verzekert dat dit goed zit. Dhr. De Vries wil nogmaals duidelijk zeggen dat de driehoekjes lege cellen zijn en dat er niks aan de hand is. Dhr. Loos heeft een huishoudelijke mededeling: er klopt iets niet aan de frituur, dit is iets voor het bestuur om over na te denken. Mej. van Tilborg wil graag verder met de resultaten. De opbrengst staat op pagina 4. De Uitleg op pagina 7 en 8. Verdere kosten blz. 5 en 6. Uitleg op blz. 9 en 10. Er waren dus 3 sportpassen teveel. Mej. Piersma wil graag dat de sportpassen in het vervolg sportkaarten worden genoemd. De handfluitjes zijn een hoge kostenpost, handfluitjes zijn echter wel hygiënischer. Dhr. Van Heemst vindt het een slechte zaak dat er winst is gemaakt. Dhr. Renkema vraagt waarvoor we allemaal verzekerd zijn. Mej. Van Tilborg zegt dat we verzekerd zijn voor wat minimaal nodig is volgens Leonidas, anders mogen wij niet op hun velden hockeyen. Dhr. De Vries zegt namens de KasCo tevreden te zijn met het resultaat. Het zijn betere resultaten dan het vorige bestuur. Dhr. Loos heeft wederom een huishoudelijke mededeling: de bitterballen waren te veel ontdooit. Mej. Mooijman gaat naar de avondwinkel voor nieuwe bitterballen. De vergadering wordt om 23.20 geschorst en om 23.37 heropend 11. Eindverslag Kascommissie Dhr. De Vries zegt dat hij verder gaat waar ze tijdens de HALV zijn geëindigd. Er zijn twee afspraken gemaakt: in het vervolg moeten grote financiële beslissingen eerder worden gemeld en niet achteraf. De tweede afspraak was het beter nadenken over het uitgeven van elke euro zodat je dit als penningmeester goed kunt verantwoorden. Volgens de Kascommissie zijn deze afspraken nagekomen. De verstandhouding binnen het bestuur is beter. De penningmeester is ook beter tegen de overige bestuursleden ingegaan. Dhr. De Vries complimenteert Mej. Van Tilborg. Dhr. Maas zegt dat er iedere maand goed contact was en dat zij goed werden ingelicht door de penningmeester. Het contact en de samenwerking was goed. Dhr. Rümke zegt dat het eten goed heeft gesmaakt. Dhr. Van Workum zegt dat zulk lekker eten de Kasco niet heeft omgekocht. De conclusie is dat er een betere samenwerking is ontstaan. Het komende jaar zijn er twee penningmeesters, namelijk van het bestuur en van de Lustrumcommissie, hopelijk kan de goede samenwerking blijven tussen de penningmeester(s) en de Kasco. Dhr. Van Heemst vraagt of er ook nog een uitje is geweest. Dhr. Van Workum heeft de organisatie voor een eventueel uitje op zich genomen maar dit is helaas niet gelukt. Wel is er de laatste keer lang vergaderd. Dhr. Van Heemst is van mening dat er dit jaar aan het begin van het jaar een uitje moet komen. Er is niet geworsteld en ze hebben elkaar niet met olie ingesmeerd. De Kasco is het eens met het idee van dhr. Van Heemst. Dhr. 9

405 410 415 420 425 430 435 440 445 Loos vraagt wat iedereen heeft geleerd. Dhr. Rümke, dhr. De Vries en dhr. Van Workum hebben door de jaren heen veel ervaring opgedaan met betrekking tot de boekhouding. Je moet goed de mailtjes lezen en opletten bij vergaderingen. Dhr. Loos geeft aan dat de Kasco ooit kleiner is geweest, hoe ziet de Kasco dit voor volgend jaar. Dhr. De Vries zegt dat hij er graag iemand bij heeft komend jaar. Met een extra persoon kunnen er meer taken verdeeld worden en het is ook verstandig met het oog op de toekomst van de Kasco. Dhr. Maas zegt dat er komend jaar drie personen van de Kasco zullen stoppen. Met een extra lid kun je de kennis alvast beter verdelen. Mej. Vliegenthart vraagt of de laptop al geregeld is. Mej. Van Tilborg zegt dat alles geregeld is behalve Microsoft Word. Dhr. Moers krijgt de laptop vanavond en kan daar gemakkelijk mee aan de slag. Dhr. Moers vraagt aan de Kasco of zij achteraf nog dingen anders hadden gedaan. Dhr. Rümke zegt dat de eerste half jaar het contact beter kon. Daar voegt hij aan toe dat het eten komend jaar beter mag aangezien er twee penningmeesters zijn. Dhr. Van Workum geeft daarbij aan dat de meetings ook wat vaker en beter mogen om miscommunicatie te voorkomen. De Kasco zal dhr. Moers komend jaar meer achter de broek zitten. 12. Decharge Kascommissie 2013-2014 Dhr. Foppen dankt iedereen van de Kascommissie. Dhr. De Vries, dhr. Van Workum, dhr. Rümke en dhr. Maas worden gedechargeerd. Mej. Van Tilborg heeft nog een cadeautje voor de Kasco, namelijk een spel. Dhr. Loos ziet graag dat het spel in het bezit blijft van de Kasco. Dhr. De Vries krijgt hier de verantwoordelijkheid over. Mej. Piersma ziet graag een verslag over wie het beste in het spel is tijdens de HALV. 13. Eindverslag bestuur 2013-2014 1. Commissaris PR & Activiteiten Mej. F. Gommers (in afwezigheid) Mej. Van Tilborg leest het verslag voor, daarna kunnen er vragen gesteld worden. Geachte ALV, Beoogd bestuurders, leden van de BAC, KasCo en beoogd Luco, en lieve bestuursgenoten, Het is alweer een jaar geleden dat ik zelf achter die tafel stond als beoogd bestuur, zenuwachtig om twee functies te moeten vervullen. We hadden de Eurekaweek al achter de rug wat een groot succes was met veel nieuwe leden. Ook de open avonden en het teamvormingsetentje met een erg hoge opkomst waren al voorbij. Het waren drukke maanden, die eerste maanden, maar gelukkig kwam Mej. Fonville na een aantal weken de secretaris functie van me overnemen. Ondertussen zijn we al weer een jaar verder waarin er veel leuke activiteiten waren georganiseerd. Om te beginnen natuurlijk het teamvormingsetentje zoals hiervoor al genoemd. Maar ook het eerste hockeyfeest had een veel hogere opkomst dan verwacht. Met thema s als Het Wilde Westen en Proud to be Goud. Het hockeytoernooi in Tilburg was ook een groot succes. Andere leuke activiteiten waren de hockeyclinic, de eindejaarsbbq en natuurlijk de maandelijkse borrels, eerst in Villa Kakelbont maar daarna zeker niet minder gezellig in Divoza. 10

450 455 460 465 470 475 480 485 490 Maar niet alles kan goed georganiseerd worden, er moet ruimte overblijven voor het beoogd bestuur voor verbetering. Een verbeterpunt voor Mej. De Jonge als beoogd Commissaris PR en activiteiten is dan ook het gala. Veel positieve reacties waren er met betrekking tot deze activiteit. Helaas ook een groep met negativiteit door een andere interpretatie van de adviezen die me een jaar geleden gegeven waren. Ik heb er daarentegen het volste vertrouwen in dat mijn opvolger dit jaar voor een prachtig gala kan gaan zorgen. Voor mij was het hoogtepunt van de activiteiten het ledenweekend. Van tevoren had het voor veel stress gezorgd maar na vele uren werk was het een zeer geslaagd weekend. Ook ben ik dit jaar bezig geweest met sponsoring. Vooral in het begin van het jaar was het erg druk om naast de functie als Commissaris PR en Activiteiten ook Secretaris te zijn. Hierdoor was er mede door de druk van het ledenweekend en daarna het gala weinig tijd over om actief naar sponsoren te zoeken. Toch heb ik geprobeerd voor het begin van 2014 zoveel mogelijk bedrijven te benaderen die we konden bedenken die eventueel geïnteresseerd zouden kunnen zijn doordat ze ook een link met studenten en net afgestudeerden hebben. Helaas zonder veel succes. In de tweede helft van het jaar was hier wat meer tijd voor en daardoor ook meer bedrijven kunnen benaderen, echter plant het grootste deel van de bedrijven hun sponsoring voor het begin van het nieuwe kalenderjaar. Wel hebben Mej. Van Tilborg en ik het contact met Interim Resources kunnen herstellen en verbeteren. Nadat Masq failliet was gegaan zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe sponsor voor hockeyspullen voor lage prijzen en zijn we mede dankzij Mej. Van Poppel bij Jawa Sport gekomen. Ik ben erg blij dat ik het afgelopen jaar deze bestuurservaring op heb kunnen doen en ik heb er zeker veel van geleerd. Niet alles ging altijd helemaal zoals het gepland was, maar over het algemeen is alles uiteindelijk toch goed gekomen. Het beoogd bestuur wil ik dan ook heel veel plezier en succes wensen het komende jaar. In januari kom ik zeker weer terug om te kijken hoe het gaat en de laatste activiteiten van de andere kant te kunnen bekijken! Als laatste wil ik mijn lieve bestuursgenootjes nog bedanken voor het leuke jaar! Liefs Fleur Er kunnen korte vragen worden gesteld, deze zullen later via een Skype verbinding gesteld worden aan mej. Gommers. Dhr. Loos heeft een paar vragen voor mej. Gommers: heeft mej. Gommers haar relatie met de voorzitter positief of negatief ervaren? Hoe zat het met het hockeyfeest waar minder aanmeldingen waren? Wat heeft mej. Gommers hieraan gedaan? Mej. Van Tilborg reageert dat het feest tijdens Global Beats was. Dhr. Loos zegt dat de voorzitter en mej. Gommers ook graag naar Global Beats gingen. Dhr. Foppen meldt dat mej. Gommers niet naar Global Beats is geweest. Mej. Vliegenthart vraagt waarom er uiteindelijk toch gekozen is voor De Vrienden Live als locatie voor het feest. Tijdens de HALV was besloten dat een andere locatie beter was. Mej. Van Tilborg geeft aan dat het de bedoeling was dat we de achterste ruimte kregen en later naar voren gingen. Mej. Vliegenthart vraagt waarom er niet gekozen is voor de Get Back bijvoorbeeld. Dhr. Foppen zegt dat zij als bestuur die locatie niet leuk vonden. Dhr. Van Heemst vraagt waarom mej. Gommers het toernooi toch een succes vond als er minder aanmeldingen waren. Dhr. De Vries wil graag weten van mej. Gommers of zij het 11

495 500 505 510 515 520 525 530 535 organiseren van de activiteiten achteraf anders had aangepakt. Er is te weinig gekeken naar verschillende locaties waardoor het voor de leden tegen is gevallen. Zou zij het nu anders doen of niet? Dhr. De Vries wijst ook op de borrellocatie. Noodgedwongen is er snel een nieuwe locatie gevonden wat goed is, maar de vereniging is er wel op achteruit gegaan. Wij betalen nu veel meer dan andere verenigingen. Ook zit er geen sponsoring vast aan het contract. Is het beoogde bestuur hierover geïnformeerd? Mej. De Jonge geeft aan dat het beoogd bestuur momenteel bezig is met een nieuw contract inclusief sponsoring en betere prijzen. Dhr. Van Workum zegt dat het kritiekpunt voor mej. Gommers bij de sponsoring ligt. Dit zijn verbeterpunten voor het beoogd bestuur. 2. Commissaris Hockey Technische Zaken Dhr. S.E. Foppen Beste leden, Voor u ligt het eindverslag over de Hockey Technische Zaken binnen onze vereniging. In dit verslag krijgt u een inzicht in de actuele ballenstand, de bezoekers van onze website en andere dingen die in het belang kunnen zijn wat hockey betreft. Mochten zaken niet duidelijk zijn of heeft u vragen of opmerkingen? Dan hoor ik dit graag van u en doe ik mijn best deze zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden. Stijn Foppen Commissaris Hockey Technische Zaken 2013-2014 Ballenstand Tijdens de laatste Algemene Leden Vergadering is gebleken dat de actuele ballenstand destijds 258 ballen betrof. De huidige actuele ballenstand is 260. Dit komt doordat er weer nieuwe ballen zijn bijgekocht, deze zijn op de begroting van ons bestuursjaar gezet. Er waren een hoop ballen kwijtgeraakt. Mijn verklaring hiervoor is de lange afwezigheid van de hekken aan de zijkant van veld 4 en de gaten achter de doelen van veld 5 en 6. Wij hebben elke avond met minimaal twee bestuursleden de velden nagelopen dus daar ligt het probleem niet. Fluitjes Onze vereniging is sinds deze maart in het bezit van vier handfluitjes. Deze zijn tijdens de open avond in maart uitvoerig getest. Deze hebben wij aangeschaft na de tip van Dhr. de Vries. De reden voor het aanschaffen is het verbeteren van de hygiëne binnen onze vereniging. Wij hadden als bestuur onze twijfels of deze buiten op het veld goed hoorbaar zijn. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat de fluitjes te weinig geluid produceren om op het veld te kunnen gebruiken. De handfluitjes kunnen wel heel goed gebruikt worden tijdens de zaalcompetitie. Dit geven we dus als tip mee voor het nieuwe bestuur. Sticks Zoals eerder verteld tijdens de Halfjaarlijkse ALV zijn na de open avonden in september 30 sticks van nieuwe grips voorzien met "overgebleven" grips van vorig jaar. Verder hebben wij in maart voor een voordelige prijs 12 nieuwe kunststof sticks gekocht. Na het ontvangen van deze nieuwe sticks hebben wij een aantal ernstig beschadigde houten sticks weggegooid. Veldcompetitie Wij hebben tijdens de voorjaarscompetitie het sportiviteitklassement voortgezet. Aan het bestaande systeem hebben wij als bestuur na bespreking op de Halfjaarlijkse ALV richtlijnen toegevoegd. Hiermee hebben wij geprobeerd het klassement eerlijker te maken. 12

540 545 550 555 560 565 570 575 580 Tijdens de najaarscompetitie konden niet alle teams elke maandag 3 wedstrijden spelen. Dit was tijdens de voorjaarscompetitie wel mogelijk. Hierdoor waren de wedstrijden wel om pas om 23.10 klaar maar wij, als bestuur, denken dat de leden hier geen bezwaar tegen hadden. We maken komend jaar weer gebruik van veld 4 op Leonidas, omdat onze vereniging nog verder is gegroeid is dit veld nog harder nodig. We zijn mede hiervoor weer met de directeur van Erasmus Sport om de tafel gaan zitten. Alle drie de velden worden nu rechtstreeks betaald door Erasmus Sport. Verder hebben we weer een scheidsrechterscursus gegeven aan het begin van de voorjaarscompetitie. Dit wordt besproken bij de presentatie van de bestuursopdracht. Host Zoals verteld tijdens de Halfjaarlijkse ALV zijn wij sinds december van host veranderd voor de website. We zaten eerst bij mijndomein. Zij zijn heel goedkoop maar wij waren niet te spreken over de stabiliteit. Er zitten bij mijndomein heel veel sites op een server. Sommige van deze websites hadden hun beveiliging niet op orde. Als hun site dan werd gehackt dan ging onze website ook uit de lucht. Dit is in een halfjaar tijd twee keer gebeurd. Een keer was aan het begin van het jaar, wanneer de site belangrijk was voor inschrijvingen. We hebben daarom besloten om over te stappen naar LetUsLook. Zij leveren buiten het hosten ook services. Zij zorgen er dus voor dat onze website altijd in de lucht is en we kunnen ook bij hun terecht met vragen. Mej. Piersma zegt dat het haar deugd doet een ballentelling te zien. Toch vindt zij dat er weinig tellingen zijn. Misschien kan de opvolger van dhr. Foppen dit vaker doen. Dhr. Loos zegt dat er ook veel ballen nog zijn ingekocht en dat dit niet is te zien op de grafiek. Dhr. Foppen zegt dat dit klopt, er moesten veel ballen worden bijgekocht omdat er geen hekken rondom veld 4 stonden waardoor er veel ballen zijn kwijtgeraakt. Dhr. Loos vraagt hoe de opvolger van dhr. Foppen dit beter kan doen. Dhr. Foppen zegt dat zijn opvolger de ballen beter en vaker kan tellen. Zo weet je hoeveel je er kwijt bent. Dhr. Renkema zegt dat er twaalf nieuwe sticks zijn gekocht en dat dringend verzocht is aan de leden om een stick te kopen. Dhr. Foppen zegt dat er vorig jaar een inschatting is gemaakt en dat er daarom twaalf nieuwe sticks zijn gekocht. Mej. De Jonge reageert dat er veel beginners zijn dit jaar en dat het lastig is voor elke beginner om een stick te hebben. We verwachten zeker niet dat iedereen een stick gaat aanschaffen. Dhr. Foppen zegt ook dat er meer materiaal gedeclareerd kan worden. Dhr. Haan wilt graag terug naar de ballen. Deze zijn aangeschaft voor rond de 2 euro per bal. Mej. Van Poppel vertelt dat er tijdens de eerste open avond werd geconstateerd dat er een groot ballen te kort was. Er is toen besloten snel nieuwe in te slaan. Dhr. Haan vraagt of de ballen voor een marktconforme prijs zijn gekocht en of er niet wat aan de prijs te doen was. Mej. Van Poppel zegt dat de ballen voor een marktconforme prijs zijn gekocht en dat er niks aan de prijs gedaan kon worden. Dhr. van Workum: "het interesseert me geen bal, ik heb er de ballen verstand van, ik vind het een stom onderwerp laten we wat inhoud geven aan het verslag. Het sportiviteitsklassement heeft maar een zinnetje." Dhr. Foppen zegt dat dit tijdens de HALV al is besproken. Dhr. Van Workum zegt toch graag nog wat te zien van deze punten omdat hij dit toch erg belangrijk vindt ook voor de opvolger. Mej. Piersma vraagt of er is nagedacht om zaalsticks aan te schaffen. Dhr. Foppen antwoordt dat dit niet is gedaan omdat er dit jaar bij Erasmus Sport nieuwe zaalsticks zijn aangeschaft. Erasmus Sport wil dit zelf aanvullen. 13

585 590 595 600 605 610 De samenwerking met Erasmus Sport verloopt stroef. De contactpersoon is een lastige vent. Er is een brief gestuurd over de periode in de zaal. Er is daarna wel iets verbeterd. Er is veel ruimte gebrek bij Erasmus Sport. Misschien komt er ruimte vrij bij het Korps Mariniers. Dhr. Van Workum vraagt naar de foto s op de website. Wordt er toestemming aan de leden gevraagd als zij op een foto staan? Dhr. Haan wil graag dat de EHBO kisten worden aangevuld. De laatste keer dat hij zich had opengehaald waren er alleen pleisters. Dhr. B. van Baal is het eens met dhr. Haan dat de EHBO kisten moeten worden aangevuld. Hij zal hier zorg voor dragen. Dhr. Loos zegt dat de website uit de lucht was het weekend voor de Eurekaweek. Dhr. B. van Baal zegt dat hier gelijk over gebeld is met de beheerder van de website. Van zaterdagavond tot zondagavond waren we uit de lucht vanwege een update. Dhr. Loos vraagt of er gemeld is dat dit een uiterst onnuttig moment was voor ons, dus krijgen we korting? Dhr. B. van Baal zegt dat dit niet zijn beslissing is. Dhr. Foppen zegt dat we afspraken kunnen maken dat dit in het vervolg van tevoren wordt gemeld. Dhr. Loos vraagt hoe het, met het oog op de toekomst, zit met veld 4? Dhr. B. van Baal is over de trainingen in onderhandeling. Dhr. Van Moorselaar zegt dat ze in onderhandeling zijn om een heel veld erbij te krijgen voor de training. Dhr. Renkema wil weten hoe dhr. Foppen alles heeft ervaren. Onder andere het maken van de verslagen, wedstrijdschema s en achter de scheidsrechters aan. Dhr. Foppen antwoordt dat hij meestal klaar stond en snel achter de scheidrechters aan ging. Dhr. Renkema vraagt of hij nog tips heeft. Dhr. Foppen zegt dat blijven communiceren heel belangrijk is. Mej. Piersma wil weten wat dhr. Foppen heeft ervaren als het hoogtepunt en waar dhr. Foppen het meeste van heeft geleerd. Dhr. Foppen heeft het meest geleerd van de onderhandelingen met Erasmus Sport en dat vond hij ook de grootste uitdaging. Ook het bezoeken van locaties en het onderhandelen met locaties vond hij een hoogtepunt en heeft hij veel van geleerd. 3. Voorzitter Dhr. L.R. Bolling (in afwezigheid) 615 620 625 630 Geachte ALV, Beoogd bestuurders, leden van de BAC, KasCo en beoogd Luco, en lieve bestuursgenoten, Het zit er bijna op. Een jaar lang voorzitterschap van Erasmus Hockeyvereniging Never Less. Ik ben blij dat, voor het moment daar is, ik nog een aantal woorden tot u, gewaardeerde leden, kan richten. Want u vormt de kern van de vereniging. Ik wil u nu dan ook bedanken voor uw aanwezigheid. Aan het begin van het bestuursjaar 2013-2014 heb ik een aantal doelen opgesteld, en die heb ik tevens in mijn beleidsrede aangekondigd. Gedurende het jaar heb ik, samen met mijn bestuursgenoten, geprobeerd om deze doelen, zover mogelijk, te bereiken. Dit is niet altijd helemaal gelukt of mogelijk gebleken, maar ik kan u verzekeren dat wij zeker met vastberadenheid altijd hebben geprobeerd zover mogelijk te komen. Laat me beginnen met het eerste doel dat ik toen genoemd heb: het structureel faciliteren van de groei die Never Less doormaakt. Dit blijkt een lastig doel om te realiseren: waar de krapte vooral zat, in de zaalcapaciteit, bleek weinig ruimte voor uitbreiding. Toch zijn onze 14

635 640 645 650 655 660 665 670 675 inspanningen niet voor niets geweest: Erasmus Sport is nu echt op de hoogte van onze zaalnood en wij hebben duidelijk gekregen waarom er geen extra capaciteit is. Daarnaast hebben we op het veld nu de vaste afspraak met Erasmus Sport en stichting Sportland (beheerder van de velden van Leonidas) dat wij ook het derde veld tot onze beschikking hebben en dat dit door Erasmus Sport bekostigd zal worden. Mocht er in de toekomst meer materiaal nodig zijn zoals hockeysticks of trainingshulpmiddelen, dan zal Erasmus Sport daarvoor de lasten dragen. Wij kunnen dus toch zeker met trots zeggen, dat we dit doel zo ver mogelijk bereikt hebben. De groei van de vereniging brengt meer met zich mee dan alleen capaciteitsnoden. Ook ledenbinding benoemde ik tot een van de doelstellingen van het afgelopen jaar. Dit is misschien wel een van de lastigste doelen om te bereiken. Mogelijk hebben we hier niet het juiste beleid op gevoerd. Wij hebben gekeken naar activiteiten die contacten tussen de verschillende teams moesten opleveren. Zo zijn er zoals elk jaar verschillende niet team- gebonden activiteiten georganiseerd, zoals de bierestafette, het ledenweekend, borrels, het gala en de feesten. Door ons hier volledig op te richten zijn deze evenementen over het algemeen successen geworden met ongeëvenaarde aantallen deelnemers. Echter, na de winterstop merkten we weer een dip in het aantal aanwezige leden op de maandagavond. Blijkbaar moet ergens anders de focus op worden gelegd om leden te binden aan de vereniging. Na twee jaar lidmaatschap bij de vereniging, denk ik te weten waar die focus gelegd moet worden. De echte kern van de vereniging is niet de vereniging zelf, maar zijn de teams. Dat is waar de essentiële binding echt ontstaat. Als derde doel had ik gesteld de samenwerking met Erasmus Sport beter vorm te geven. De nadruk lag vooral op het serieus genomen worden als vereniging. Vol goede moed zijn dhr. Foppen en ik aan deze doelstelling begonnen door middel van een gesprek met de directeur van Erasmus Sport. Door het jaar heen kregen wij minder en minder het gevoel dat hier iets te bereiken viel. Wij voelden ons zeker niet serieus genomen. Wij bleken als vereniging niet de enige te zijn die hier last van hadden. Door middel van gesprekken met nagenoeg alle Erasmus Sportverenigingen, inclusief Skadi, Antibarbari en Passing Shot, besloten wij samen op te trekken tegen de arrogante behandeling door Erasmus Sport die wij op dat moment gezamenlijk ervoeren. Uit naam van 17 Erasmus sportverenigingen hebben dhr. Veerman (oud president van Skadi) en ik toen een brief geschreven aan Erasmus Sport met een aantal punten van kritiek op het door Erasmus Sport gevoerde beleid. Dit resulteerde in een powerplay door Erasmus Sport waardoor verschillende verenigingen meenden getroffen te worden. Zo kenden wij dhr. De Ruijter. Echter heeft dit wel een gesprek met hen opgeleverd over onze kritiekpunten. Wij hebben meer openheid van zake gekregen over waarom en hoe Erasmus Sport zaken behandelt. Daarnaast is er ook een duidelijk signaal afgegeven, wat wij onder andere bij latere onderhandelingen goed konden gebruiken. Ik moedig het nieuwe bestuur dan ook zeker aan om in het komende jaar de contacten met de andere verenigingen hoog in het vaandel te houden. Samen staan de verenigingen sterker en dat is ontzettend belangrijk. Mijn laatste doel was misschien wel de belangrijkste: dat we er een gezellig jaar van zouden maken, waarbij, en ik citeer: elk lid zich op zijn plaats voelt binnen de vereniging en dat we dit jaar op de eindejaarsbarbecue als één grote vereniging van gezellige hockeyers kunnen afsluiten. Ik heb, onder andere met het oog op de niet geringe omvang 15

680 685 690 695 700 705 710 715 720 van de voosboom, het gevoel dat we kunnen stellen dat dat zeker gelukt is. Maar even zonder dollen: ik heb een ontzettend leuk jaar achter de rug, waarbij ik vele leuke Never Lessers heb ontmoet, heb mogen genieten van een prachtig dreamteam van bestuursleden en zelfs een hele lieve vriendin heb overgehouden. Ik wil alle leden bedanken voor hun vertrouwen en de mooie momenten van het afgelopen jaar. In het bijzonder wil ik graag mijn mede bestuursleden bedanken: dhr. Foppen, mej. Gommers, mej. Van Tilborgh en mej. Fonville. Ik hoop u allen in januari weer bij Never Less te treffen! Dhr. Ingen Housz vraagt hoe het kan dat dhr. Bolling op dit moment in Spanje zit terwijl hij de intentie had hier bij aanwezig te zijn. Dhr. Loos zegt dat dhr. Bolling heeft bijgedragen aan de ledenbinding, dit is te zien aan de voosboom. Heeft hij hier met opzet aan bijgedragen? Is dit een advies voor de volgende voorzitter? Er wordt in zijn verslag veel verteld over wij, dhr. Bolling heeft het veel over het bestuur en wij, heeft hij zijn eigen doelen ook behaald? Dhr. Haan wil graag nog een toevoeging geven aan dhr. Ingen Housz met als voornaamste informatiebron Facebook. Dhr. Bolling heeft wel de trein gepakt naar Nederland vorig weekend. Dit komt slecht over op de leden. Waarom kan hij hier niet bij zijn? Waar liggen zijn prioriteiten? Mej. Vliegenthart zegt dat het haar opvalt dat tijdens de WALV maar de helft van het bestuur aanwezig is. Misschien is het een idee om de WALV op een ander moment te doen, zodat er meer leden van het bestuur bij kunnen zijn. Dhr. De Vries zegt dat hier als eerder over gediscussieerd is. We hebben het nu over het verslag van Dhr. Bolling. Dhr. Bolling is er niet op het moment. Zijn prioriteiten liggen duidelijk niet bij Never Less, heeft hij de rest van zijn leven wel op orde? Dhr. Bolling is wel in Nederland geweest, was het niet mogelijk op dat moment een WALV te houden? Binnenkort komt hij weer naar Nederland en op dit moment zit hij in Spanje. Waarom is hij nu niet hier? Dhr. Haan kaart de bestuursjaren nog even aan. Waarom wordt er voor gekozen in oktober te wisselen. Dhr. Rümke en mej. Piersma zeggen dat dit komt door het boekjaar. Dhr. Rümke geeft aan dat er per boekjaar een bestuur is. Dhr. Loos geeft aan dat er binnen Europa altijd een mogelijkheid is voor het bestuur om bij een ALV aanwezig te zijn. Dhr. Bolling had elk vervoersmiddel kunnen gebruiken om hierbij aanwezig te zijn. Je hebt een bepaalde verplichting als voorzitter. Hoe ziet dhr. Bolling dit voor de komende jaren als bestuursleden op exchange zijn. Moeten of kunnen we hier iets aan doen? Mej. Piersma wil graag weten hoe dhr. Bolling het bestuursjaar vond. De notulen zijn ook niet goed nagekeken door hem. Dit was eerder ook al zo, wat is zijn uitleg hiervoor? Ook zijn de aanwezigen benieuwd of dhr. Bolling onderscheid heeft gemaakt tussen de bestuursleden aangezien een daarvan zijn vriendin was. Wat vonden de overige bestuursleden van dhr. Bolling? Dhr. Foppen zegt dat hij de samenwerking als prettig heeft ervaren. Hij kon het ook op persoonlijk vlak goed vinden met dhr. Bolling. Dhr. Bolling is wel erg standvastig maar dat is ook wel belangrijk als voorzitter. Mej. Vliegenthart vraagt of er wel discussie mogelijk was. Dhr. Foppen zegt van wel en dat dit ook veel heeft opgeleverd. Mej. Van Tilborg zegt dat ze het moeilijk heeft gehad, de commissies zijn hier ook van op de hoogte. De wil van dhr. Bolling was wet. Zo heeft zij het ervaren. Het was dan al snel 4 tegen 1. Sinds de HALV is het wel beter gegaan. Mej. Vliegenthart constateert dat het bestuur de eerste helft dus geen eenheid was. Mej. Van Tilborg zegt dat ze met iedereen goed overweg kon alleen botste 16

725 730 735 740 745 750 755 760 765 770 het vaak met dhr. Bolling. Na contact met de Kasco en BAC was dit beter. Dhr. Haan vraagt aan mej. Van Tilborg of ze de situatie tot de HALV zou beschrijven als zijnde werkende of juist niet? Het antwoord is een duidelijke nee. Ook wil dhr. Haan weten wat dhr. Bolling vindt van de inwerkperiode van zijn opvolger. Dhr. Renkema vraagt hoe we tot een oplossing komen voor bestuursleden die op exchange gaan Dhr. Rümke zegt dat je een flexibel boekjaar aan kan vragen. Dhr. Van Workum geeft aan dat het meer gaat om de intentie. Studie staat boven het verenigingsjaar maar je kan wel wat moeite laten zien. Dat is hier nagelaten. Misschien moet er bij het kiezen van bestuursleden meer gekeken worden naar de intenties. Dhr. Loos wil het nog wel even hebben over de intentie van dhr. Bolling. Hij vraagt aan de gebroeders Van Baal hoelang het reizen is naar hun ouders in Leeuwarden. Drieënhalfuur uur zegt dhr. B. van Baal. De afstand Parijs Rotterdam is korter. De gebroeders Van Baal zijn er wel en dhr. Bolling niet. Dhr. Loos geeft aan dat veel oud- leden op- of aanmerkingen hadden over het gala en zaken daarna. Dhr. Bolling is hier enigszins laconiek mee omgegaan volgens dhr. Loos. Zou hij dit in de toekomst hetzelfde aanpakken of zou hij misschien aan de meer ervaren mensen advies vragen? Als laatste wil dhr. Renkema nog graag vragen of dhr. Bolling het teambelang belangrijker vindt dan het verenigingsbelang? De vergadering wordt om 01.25 geschorst en om 01.44 heropend Er is een Skype verbinding met dhr. Bolling en mej. Gommers gestart Mej. Gommers heeft de reacties op haar verslag gelezen. Ze wil graag ingaan op de vraag of het aan te raden is een relatie te hebben met de voorzitter. Ze wil het komende bestuur mededelen dat het niet handig is maar dat het wel kan. Of zij activiteiten anders zou doen: ja je leert veel en krijgt ook veel tips gedurende het jaar. Verder hebben dhr. Foppen en mej. Van Tilborg goed beschreven hoe het afgelopen jaar is verlopen. Dhr. Loos vraagt wat er niet werkt aan een relatie binnen het bestuur. Mej. Gommers zegt dat ze er een leuke vriend aan over heeft gehouden maar dat ze er geen belang bij heeft gehad binnen het bestuur. Dhr. Bolling haakt in en zegt dat er binnen een bestuur altijd discussies en meningsverschillen zijn. Er moet geen schijn zijn van belangenverstrengeling binnen het bestuur zijn als je een relatie hebt. Op dat vlak is het niet handig, maar dit is goed opgelost en het gevoel van belangenverstrengeling is er dan ook niet geweest binnen het bestuur. Dhr. van Workum wil weten wat mej. Gommers over de sponsoring heeft geleerd en wat ze haar opvolger er van mee wil geven. Mej. Gommers heeft geleerd en wil meegeven dat je goed op tijd moet beginnen aan het begin van een boekjaar. Kijk goed naar bedrijven en zorg dat je vroeg begint anders is het geld al vergeven. Er wordt terug gekomen op de afwezigheid van de twee en met name de afwezigheid van dhr. Bolling. De reden dat dhr. Bolling er niet bij kan zijn is dat het planningtechnisch niet beter uitkwam. Er is ook gekeken naar andere data dat hij er wel bij kon zijn maar dan konden andere bestuursleden er niet bij zijn. Daarom is besloten op deze manier deel te nemen aan de WALV. Ook is het ontzettend duur zo vaak heen en weer te reizen en zijn andere tripjes waren al gepland voor de WALV. Dhr. Loos geeft aan dat dhr. Bolling nu bij mej. Gommers in Spanje is. Ze hadden ook met zijn tweeën naar Rotterdam kunnen komen, we hebben net een mooie Markthal geopend met allemaal Spaanse hapjes. Dhr. Bolling zegt dat ze deze trip naar Spanje al eerder hadden gepland. Daarna is pas de WALV gepland. Dhr. Haan wil weten waarom 17

775 780 785 790 795 800 805 810 815 er gekozen is voor de dag waarop dhr. Bolling niet aanwezig kon zijn. Waarom is er niet gekozen voor de dag dat andere bestuursleden niet aanwezig konden zijn? Door de financiën en planning was dit niet mogelijk volgens dhr. Bolling. Tickets vanuit Parijs naar Nederland zijn last minute heel duur. Dhr. Haan constateert dat dhr. Bolling persoonlijke redenen belangrijker vindt dan clubredenen. Dhr. Bolling reageert dat hij geacht word zo n ticket te betalen terwijl hij weinig financiële middelen heeft. Hij vindt het een flauwe vraag, waar hij weinig mee kan. Dhr. Haan reageert: "Kan ik weinig mee? Je moet hier aanwezig zijn. Dit had je een jaar van tevoren al kunnen weten." Volgens hem is dhr. Bolling nalatig geweest. Dhr. Bolling antwoordt dat dhr. Haan wist dat hij op exchange ging en toch heeft u mij geïnstalleerd als voorzitter. Dhr. Bolling heeft er niet bij stilgestaan dat het allemaal zo duur zou zijn. Dhr. Haan vraagt zich af of hij, nadat hij dit heeft gezegd, zijn levensprioriteiten op orde heeft. Dhr. Loos vraagt of het beoogde bestuur alvast een rompertje kan bestellen als u uw levensplanning op orde heeft. Dhr. Bolling zegt dat dhr. Loos deze alvast kan bestellen! Mej. Piersma vraagt naar het niet goed nakijken van de notulen. Volgens haar verzaakt dhr. Bolling in zijn voorzitterschap. Dhr. Bolling reageert dat hij heeft gevraagd aan mej. Fonville of zij hulp nodig had en dat was volgens haar niet nodig. Mej. Piersma reageert dat al had hij maar snel naar de notulen gekeken, dan had hij de kladstukken al kunnen zien. U moet hier als voorzitter op toe zien. De inwerkperiode van de beoogd voorzitter dhr. Van Moorselaar. Dhr. Bolling geeft aan dat hij hier het liefst langer mee bezig was geweest, voornamelijk tijdens de Eurekaweek en de open avonden. Wel heeft hij dhr. Van Moorselaar gevraagd of hij nog vragen had en of alles goed was gegaan. Dhr. Bolling: Ik kan mijzelf niet opsplitsen in twee personen. Dhr. Van Moorselaar geeft aan dat het klopt wat dhr. Bolling zegt. Het is wel verre van ideaal dat dhr. Bolling in Parijs zit, dit heeft niet bijgedragen aan een ideale overgang volgens dhr. Van Moorselaar. Dhr. Van Moorselaar bevestigt dat dhr. Bolling meerdere malen heeft gevraagd of het goed ging. Dhr. Renkema komt terug op de vraag over teambelang of verenigingsbelang. Dhr. Bolling vindt dat het een het ander niet hoeft uit te sluiten. De focus moet op de teams zelf worden gelegd. Dhr. Loos komt terug op de afstand die de gebroeders Van Baal moeten afleggen naar hun ouders. Hij wil weten wat dhr. Bolling hier van vindt. Daarnaast is er vaak advies gegeven en zijn er op- en aanmerkingen geweest, bijvoorbeeld rondom het gala. Dit advies is vaak in de wind geslagen. Hoe kijkt dhr. Bolling hier nu op terug? Zou hij dit anders aanpakken of zou hij dezelfde lijn doortrekken? Dhr. Bolling weet niet wat hij met de opmerking over de gebroeders Van Baal moet. De gebroeders Van Baal wonen niet bij hun ouders. Hij ziet geen verband met zijn situatie. Daarnaast is er volgens dhr. Bolling geen advies in de wind geslagen. Wel waren er op een bepaald moment geen andere mogelijkheden meer. Dhr. Bolling zegt dat het van groot belang is om goed naar de leden te luisteren. Dhr. Loos vraagt of dhr. Bolling in een baan hetzelfde zou omgaan met adviezen. Dhr. Bolling zegt dat het belangrijk is adviezen mee te nemen, maar dat het ook zeker belangrijk is zelf te beredeneren waarom je dingen doet. Dhr. Loos adviseert dhr. Bolling dit in de toekomst toch anders te doen. Dhr. Van Workum vraagt aan dhr. Bolling wat hij persoonlijk heeft geleerd van zijn ervaringen. Dhr. Bolling zegt dat hij veel heeft geleerd. Van hoe een vereniging in elkaar zit tot hoe je omgaat met mensen. Ook heeft hij veel praktische dingen geleerd. De situatie en onenigheden met mej. Van Tilborg noemt dhr. Bolling als voorbeeld waarvan hij veel heeft geleerd en dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een prettige relatie tussen 18

820 825 830 835 840 845 850 de twee. Dhr. Van Workum wil graag weten wat dhr. Bolling daar precies van heeft geleerd. Dhr. Bolling heeft geleerd zich meer in te leven in anderen om op die manier beter bij de ander stil te kunnen staan en beter met elkaar om te kunnen gaan. Dhr. Renkema begint over het toernooi. Het zou leuker zijn als er 60 mensen meegingen in plaats van 30. Dit viel dit jaar nogal tegen. Hoe kan het beoogd bestuur dit verbeteren? Dhr. Bolling zegt dat het mooi zou zijn als dit zou lukken. Dit jaar was de datum slecht gekozen. Als er een betere datum beschikbaar is zouden er mogelijk meer mensen mee gaan. Dhr. Loos vraagt hoe dhr. Bolling zijn functioneren binnen het bestuur zelf vond. Wat heeft hij er aan bijgedragen en wat is zijn gevoel hoe het is verlopen? Hoe voelt dhr. Bolling zich nu, nu hier twee bestuursleden zitten? Dhr. Bolling heeft een goed gevoel overgehouden aan het jaar. Er zijn geen hele ernstige dingen gebeurt. Dhr. Loos vindt dat dhr. Bolling hier makkelijk mee weg komt. Wat heeft dhr. Bolling bereikt? Wat is zijn gevoel tegenover de twee bestuursleden nu. Zij hebben het nu zwaar. Wat vindt dhr. Bolling hiervan? Dhr. Bolling vindt dit een vervelende situatie en hij heeft hier geen goed gevoel over. Wel heeft het gehele bestuur het hier over gehad en is besloten dat dit de beste oplossing was. Verder zegt dhr. Bolling dat hij heeft bereikt dat het bestuur meer als eenheid kon optreden. Zo stonden ze sterker met elkaar. Dit heeft een positieve bijdrage geleverd aan het bestuur. Dhr. Foppen zegt dat er niet helemaal antwoord is gegeven op alle vragen maar wil graag door. Dhr. Loos vraagt aan dhr. Foppen hoe hij de samenwerking vond en wat hij ervan vindt dat er twee bestuursgenoten in Spanje zitten. Dhr. Foppen reageert dat hij, over het jaar heen, de samenwerking goed vond. Hoe dhr. Bolling nu doet, en hoe hij om gaat met deze situatie is hij het helemaal niet mee eens. Dhr. Van Workum vraagt wat er nu gaat gebeuren. Mej. Van Tilborg zegt dat de ALV antwoorden wil van dhr. Bolling, maar dat zij die niet krijgt. Zij heeft samen met dhr. Foppen alles moeten doen en regelen. Desondanks worden zij nog op de vingers getikt door dhr. Bolling. Dhr. Haan zegt dat hij respect heeft voor de twee bestuursleden die er nu wel zijn. Het is jammer dat de vragen voor de twee afwezigen via hun moeten. Iedereen vindt dit heel vervelend. Dhr. Foppen begrijpt het gevoel van mej. Van Tilborg over dat dhr. Bolling s wil wet was. Het tweede half jaar ging dit al beter omdat hier meer tegenin gegaan werd. De verstandhoudingen waren ook beter. Wel vindt hij het vervelend dat mej. Van Tilborg deze gevoelens heeft. Ook was hij het niet altijd eens met haar. De vergadering wordt om 02.36 geschorst en om 02.46 heropend 855 860 14. Eindverslag Beleids Advies Commissie 2013-2014 Beste ALV, beste bestuur, Graag zou ik, ook namens de heer Loontjens, de heer Ingen Housz, mejuffrouw Hoobroeckx en mejuffrouw Van Heukelom het eindverslag van de BAC willen presenteren. In dit eindverslag zullen wij allereerst een terugblik op het afgelopen hockeyjaar werpen, waarbij we in het bijzonder focussen op het functioneren van de vereniging en het bestuur. Hierop volgend zullen we het functioneren van de BAC en de samenwerking tussen de BAC en het bestuur bespreken Graag zouden we eerst willen terugblikken op het afgelopen hockeyjaar. Gezien we tijdens de Halfjaarlijkse ALV al een reflectie op het eerste halfjaar hebben gepresenteerd, zullen 19

865 870 875 880 885 890 895 900 905 910 we in ons eindverslag wat sneller door het eerste deel van het hockeyjaar gaan, om vervolgens de tweede helft in iets meer detail te behandelen. Het zal jullie ongetwijfeld niet verrassen dat ook dit hockeyjaar begon met de Eurekaweek. Het enthousiasme van het bestuur tijdens deze week heeft de vereniging wederom een flinke hoeveelheid leden opgeleverd, afgelopen jaar resulterend in maar liefst 10 teams. De groei van Never Less heeft echter ook voor enkele organisatorische uitdagingen gezorgd voor het bestuur. Zo was een derde veld noodzakelijk, was de beschikbaarheid van de zaal beperkt en is ook diverse malen de toegenomen druk op de taken van het bestuur ter sprake gekomen. Ondanks de drukte zijn de eerste activiteiten van het jaar goed verlopen. De open avonden waren gezellig druk en ook het teamvormingsetentje bij Café Beurs was weer een succes. Voor het schema was het even puzzelen, maar gelukkig heeft het derde veld een goede uitkomst gegeven. Hierdoor konden leden meer hockeyen, wat uiteindelijk toch het belangrijkste onderdeel van EHV Never Less is. Na de start van de competitie kwam het ledenweekend. Een weekend waar veel leden mee zijn gegaan en welke doorgaans als erg geslaagd is ervaren. Ondanks dat het bestuur het zeer druk had, is het allemaal goed verlopen. De promotiekwaliteiten van het bestuur bleken eens te meer bij het eerste hockeyfeest. Blijkbaar was het bestuur zelf ook enigszins overdonderd door de massale inschrijvingen. Gevolg was namelijk dat de locatie erg klein was, ondanks de prima sfeer. Hierna wordt meestal Sinterklaas gevierd. Het bestuur heeft ervoor gekozen om dit zeer klein te vieren, we spreken derhalve onze hoop uit dat het feest dit jaar wat uitgebreider aan bod komt. Begin december startte de zaalcompetitie. Na veel puzzelen is er dit jaar voor het eerst gekozen om er twee verschillende competities van te maken. In onze ogen is dit een goede oplossing geweest gezien het aantal uren dat de zaal beschikbaar was. Het blijft wel jammer dat Erasmus Sport ons zo weinig uren heeft gegund en dat de leden daarom maar zeer weinig hebben kunnen hockeyen in de wintermaanden. We weten dat het bestuur door het hele jaar heen zijn beste beentje voor heeft gezet bij Erasmus Sport. Hopelijk werpt dit zijn vruchten af voor komende jaren. Tijdens de winter was er ook het jaarlijkse gala. Het gala werd dit jaar volgens een ander concept opgezet dan gebruikelijk en dit is gemengd ontvangen. Gezien het gala al zeer uitgebreid behandeld is op de HALV treden we hierover nu niet in verdere details. In de winter kwam ook het nieuws dat Villa Kakelbont helaas moest sluiten wegens een ingetrokken vergunning. Het bestuur heeft derhalve hals over de kop een nieuwe borrellocatie moeten zoeken en is uiteindelijk bij Divoza uitgekomen. Wij vonden dat het bestuur hier in het korte tijdsbestek zeer adequaat op heeft gereageerd. Wel willen we het beoogd bestuur adviseren om een betere deal met Divoza of een andere kroeg te maken. Divoza is een prima locatie, maar de sponsorinkomsten zijn wel teruggelopen en de bierprijs is omhoog gegaan. In maart trad het veldseizoen weer aan. Niet elk team kon altijd met genoeg man elke wedstrijd spelen, maar dit is een fenomeen wat ieder jaar weer optreed. De sfeer was in ieder geval uitstekend op de velden. De leden zagen elkaar weer en de maandagen werden pas in de kleine uurtjes afgesloten. Dan het tweede hockeyfeest in de Vrienden Live. Helaas was er geen grote opkomst, maar wel een goede sfeer. Sfeerhoreca blijft aantrekkelijk qua locatie, maar soms laat de communicatie van hun kant wat te wensen over. 20