Beleidsnotitie Stichting Unie Van Vrijwilligers Afdeling Goeree-Overflakkee Datum: 17 november 2015 Status: vastgesteld door het bestuur Versie: 6.1 Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 1 van 13
Inhoudsopgave 1. Inleiding en verantwoording 3 2. Visie op het vrijwilligerswerk 4 3. De UVV als organisatie 5 3.1. De organisatiestructuur 5 3.2. Rechten en plichten van projectmedewerkers 6 3.3. Verantwoordelijkheden bestuur en projectleiders 7 4. Werving en selectie van projectmedewerkers 8 4.1. Werving 8 4.2. Selectie 8 4.3 Procedure aanmelding, kennismaking en intake 9 4.4. Introductie en proefperiode 10 5. Begeleiding, ondersteuning en overleg 11 6. Jaarvergadering / contactbijeenkomst 11 7. Motiveren en waarderen van projectmedewerkers 11 8. Problemen in het functioneren 12 9. Beëindiging van het vrijwilligerswerk 12 10. Klachten 12 11. Vergoedingen en verzekering 13 11.1. Vergoedingen 13 11.2. VNG-vrijwilligersverzekering 13 11.3. Rijden per auto 13 12. Wijzigingsprocedure 13 Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 2 van 13
1. Inleiding en verantwoording De Stichting Unie van Vrijwilligers, afdeling Goeree-Overflakkee, hierna te noemen de UVV is een onderdeel van de landelijke organisatie UVV. Zij heeft als missie: Het veraangenamen van het leven van kwetsbare mensen door middel van intramurale en extramurale activiteiten met flexibiliteit, kwaliteit en betrouwbaarheid als voornaamste kenmerken. De UVV wil haar cliënten een aantrekkelijk aanbod van activiteiten en diensten bieden. Voor dit aanbod van activiteiten en diensten is de inzet van vrijwilligers nodig, waardoor werving en behoud van vrijwilligers onontbeerlijk zijn. Binnen de UVV Goeree-Overflakkee zijn ongeveer 300 vrijwilligers structureel actief op de diverse locaties. De Stichting UVV afdeling Goeree-Overflakkee wordt vertegenwoordigd door het bestuur. In de Statuten en het Huishoudelijk reglement ligt vast hoe de stichting functioneert. Deze beleidsnotitie laat zien hoe het bestuur de doelstelling realiseert en biedt informatie aan alle UVV-vrijwilligers en de opdrachtgevers van de UVV. Het vastleggen van het UVV-beleid is noodzakelijk om helderheid te creëren voor de eigen organisatie en voor alle externe relaties. Deze beleidsnotitie geeft aan hoe het bestuur, de (vervangende) projectleiders invulling geven aan het werven, selecteren en behouden van projectmedewerkers. Ook geeft deze notitie aan wat de UVV haar projectmedewerkers biedt en wat zij van hen verwacht. Verder komt aan bod hoe de UVV vrijwilligers werft, inzet, begeleidt, waardeert en bij het beleid betrekt. Het bestuur vindt een goede kwaliteit van het vrijwilligerswerk van de UVV van groot belang. Om de kwaliteit te toetsen, wil het bestuur de Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) gebruiken. Het bestuur streeft naar het behalen van het NOV-keurmerk. Beleid vereist ook onderhoud: voor het verbeteren van vrijwilligerswerk is het nodig dat het beleid regelmatig wordt geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Wanneer (eenduidigheid over) het beleid ontbreekt, wordt het moeilijk om verbetering te realiseren. Het vastleggen, ofwel borgen, van beleid is daarom een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk. Jaarlijks worden verbetervoorstellen van mensen zowel binnen als buiten de organisatie besproken in het bestuur en in een geactualiseerde versie van deze notitie verwerkt. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 3 van 13
2. Visie op het vrijwilligerswerk In dit hoofdstuk wordt de visie van de UVV op het vrijwilligerswerk benoemd en staan de kernpunten voor het beleid geformuleerd. Definitie vrijwilliger: Een vrijwilliger is iemand die vanuit een sociale betrokkenheid en interesse, op zinvolle en aangename wijze een deel van zijn/haar vrije tijd wil besteden ten behoeve van anderen, zonder hiervoor enige geldelijke honorering te ontvangen. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Kernpunten: Vrijwilligerswerk draagt bij aan de kwaliteit van leven van cliënten en de dienstverlening van instellingen waar de UVV werkzaam is. Vrijwilligerswerk is een aanvulling. Daar waar de werkzaamheden elkaar overlappen, zullen de beroepskrachten de werkzaamheden overnemen van de vrijwilligers. De vrijwilligers kunnen nooit ingezet worden om de beroepskrachten te vervangen. Vrijwilligerswerk neemt een eigen plaats in naast de werkzaamheden van de beroepskrachten. Vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden vanuit de visie van de UVV en onderschrijven de waarden: kwaliteit, respect, betrouwbaarheid en flexibiliteit. Vrijwilligers kunnen vele vormen van begeleiding bieden: van individuele aandacht tot activiteiten voor een groep cliënten. De kracht van de vrijwilliger is gelegen in het verhogen van de welzijnsbeleving van de cliënt. Bij het inzetten van een vrijwilliger wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met zijn/haar persoonlijke voorkeur. De vrijwilligers werken weliswaar op vrijwillige basis, maar er kan geen sprake zijn van vrijblijvendheid (afspraak is afspraak). De UVV houdt er rekening mee dat de competenties van vrijwilligers uiteenlopen, evenals hun motieven om vrijwilligerswerk te doen. Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier; het werk moet daarom niet alleen zinvol, maar ook prettig zijn. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 4 van 13
3. De UVV als organisatie Dit hoofdstuk geeft inzicht in de organisatiestructuur, de plaats van de verschillende vrijwilligers in de organisatie met hun rechten en plichten en de verantwoordelijkheden van het bestuur en projectleiding voor het beleid van de UVV. 3.1 Organisatiestructuur De Stichting UVV wordt vertegenwoordigd door het bestuur; binnen de afdeling Goeree-Overflakkee zijn vijf bestuursleden actief. Het bestuur bepaalt in overleg met de opdrachtgevers welke projecten er worden uitgevoerd en omschrijft deze in de overeenkomst van opdracht. Het bestuur stuurt de verschillende projecten aan door aan elk project een (vervangende) projectleider toe te wijzen. De projectleiders sturen het desbetreffende project aan, waarin de projectmedewerkers actief zijn. Projectmedewerkers zijn de vrijwilligers die het daadwerkelijke uitvoerende vrijwilligerswerk doen. Projectmedewerkers leggen dus verantwoording af aan de projectleider van het project en de projectleiders leggen verantwoording af aan het bestuur. Binnen de stichting UVV afdeling Goeree-Overflakkee zijn dus de volgende vrijwilligers actief: projectmedewerkers; (vervangende) projectleiders (PL); bestuursleden. Bestuur PL PL PL PL Project A Project B Project C Project X Afbeelding 1 Organigram Stichting UVV Afdeling Goeree-Overflakkee Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 5 van 13
3.2 Rechten en plichten van de projectmedewerkers Voor alle projectmedewerkers geldt dat aan hen de volgende mogelijkheden worden geboden: bij de indeling in een project wordt er rekening gehouden met de kwaliteiten en wensen van de projectmedewerker; er vindt begeleiding plaats door de projectleider; er bestaat een duidelijke organisatie van en informatie over het werk, zodat projectmedewerkers weten waar ze aan toe zijn; door middel van cursussen hun kennis en vaardigheden te vergroten; de projectmedewerkers krijgen een (reis)kostenvergoeding; er is een VNG-vrijwilligersverzekering met dekking voor aansprakelijkheid, ongevallen en diefstal persoonlijke eigendommen; ten aanzien van attenties gelden algemene afspraken; de klachtenprocedure medewerkers is van toepassing. Projectmedewerkers verplichten zich: de visie op vrijwilligerswerk van de UVV in acht te nemen; te binden voor minimaal één dagdeel per twee weken, minimaal 24 maal per jaar; voor enkele specifieke projecten kan een lagere tijdsbesteding gelden; bij verhindering te zorgen voor vervanging; deel te nemen aan werkbesprekingen; tot het nemen van de verantwoordelijkheid voor de taak die zij op zich nemen; de afgesproken taak zo goed mogelijk te verrichten; te houden aan gemaakte afspraken; te werken volgens vastgestelde procedures in de instelling, in samenspraak met medewerkers van de instelling, de projectleider en andere projectmedewerkers; geen giften of geschenken aan te nemen van cliënten of derden; geen taken uit te voeren die zijn voorbehouden aan beroepskrachten; tot het op correcte wijze vertegenwoordigen van de organisatie en het zorgvuldig omgaan met interne informatie; tot het geheim houden van vertrouwelijke informatie en het respecteren van de privacy van de betrokkenen; tot het accepteren van begeleiding; tijdig bij de projectleider aandacht te vragen voor (dreigende) problemen; te houden aan hygiënevoorschriften van de instelling. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 6 van 13
3.3 Verantwoordelijkheden bestuur en projectleiders De verantwoordelijkheden van het bestuur en de projectleiders zijn als volgt verdeeld. Verantwoordelijkheden bestuur Vaststellen van het beleid; Uitvoering geven aan het vastgestelde beleid; Jaarlijks evalueren van het beleid en de eventuele bijstellingen verwerken in de relevante documenten; Overzicht houden over het aantal uitgevoerde projecten; Bewaken van de kwaliteit van de uitgevoerde vrijwilligersactiviteiten in projecten, onder andere door het houden van een periodiek evaluatiegesprek met de projectleiders; Uitvoeren van de Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld van de NOV; Opstellen van de begroting en de jaarrekening; Werving en selectie van nieuwe projectmedewerkers; Uitvoering geven aan vergoedingsregelingen. Verantwoordelijkheden projectleiders Uitvoeren van het beleid; Verzorgen van de introductie van nieuwe projectmedewerkers; Begeleiden van projectmedewerkers; Verzorgen van periodieke evaluatie met bestaande projectmedewerkers; Begeleiden van het vertrek van projectmedewerkers. De taken en verantwoordelijkheden van de projectmedewerkers, de (vervangende) projectleiders en het bestuur zijn opgenomen in de taakomschrijvingen die evenals deze notitie periodiek geactualiseerd worden. De relatie tussen de UVV en de instellingen waar vrijwilligersactiviteiten worden uitgevoerd, is vastgelegd in overeenkomsten van opdracht. Gelet hierop worden instellingen als opdrachtgever beschouwd. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 7 van 13
4. Werving en selectie van projectmedewerkers 4.1 Werving De vrijwilligers worden aangemeld via: advertenties; de instellingen; mond tot mond reclame: foldermateriaal; website. Het is van belang dat potentiële projectmedewerkers een goed beeld krijgen van de visie en het werk van de UVV. Daarom wordt bij de werving helder uitgedragen wat de UVV van projectmedewerkers verlangt, zodat geïnteresseerden daardoor geïnspireerd zullen kunnen worden. In de werving wordt daarom benadrukt dat de UVV het volgende biedt: Gelegenheid iets te betekenen voor anderen; Contact te hebben met andere vrijwilligers; Reiskostenvergoeding; VNG-Vrijwilligersverzekering met dekking voor aansprakelijkheid, ongevallen en schade aan persoonlijke eigendommen; Mogelijkheid tot deelname aan themabijeenkomsten; Deelnemen aan de jaarvergadering en aan de contactbijeenkomst. 4.2 Selectie Een heldere selectieprocedure is van belang voor zowel de UVV als potentiële projectmedewerker. Aan projectmedewerkers worden de volgende voorwaarden gesteld: affiniteit hebben met ouderen en andere kwetsbare mensen; cliëntvriendelijke uitstraling hebben; goede communicatieve vaardigheden bezitten in relatie tot de doelgroep; respectvol en tactvol kunnen omgaan met anderen; goed kunnen luisteren, geduld hebben; zowel in teamverband als zelfstandig kunnen werken; bereid zijn deel te nemen aan de werkbespreking; loyaal zijn aan de UVV, de instelling waar men werkzaam is en collegavrijwilligers. het verkrijgen van een Verklaring omtrent Gedrag (indien verplicht); respecteren van geheimhouding door middel van de ondertekening van een verklaring. Daarnaast kunnen voor enkele bijzondere taken specifieke bekwaamheden van projectmedewerkers gevraagd (bijvoorbeeld het besturen van rolstoelen). Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 8 van 13
4.3 Procedure aanmelding, kennismaking en intake Aanmelding De geïnteresseerde vrijwilliger meldt zich telefonisch of via email aan bij een bestuurslid of via de website (www.uvvgoeree-overflakkee.nl). Bij aanmelding via de betreffende projectleider geeft deze de aanmelding door aan het bestuur. Kennismakingsgesprek Binnen een maand zal er, zo nodig, een kennismakingsgesprek plaatsvinden met twee bestuursleden. In dit gesprek komen aan de orde: de doelstelling van de UVV, de verwachtingen, wensen, mogelijkheden en motieven van de vrijwilliger, de rechten en plichten en de algemene bekwaamheden of voorwaarden. Tevens wordt de voorkeur van de toekomstige vrijwilliger voor een project besproken. Wanneer iemand direct geplaatst kan worden, worden hierover afspraken gemaakt. Wanneer iemand niet direct geplaatst kan worden, kunnen er andere mogelijkheden aangeboden worden en/of wordt iemand op de wachtlijst geplaatst van het gewenste project; voorafgaande aan een mogelijke plaatsing neemt de projectleider contact op. Intakegesprek Wanneer de vrijwilliger geplaatst kan worden, maakt de projectleider een afspraak voor een intakegesprek. Hierbij is het verantwoordelijke bestuurslid aanwezig. Onderdelen van het intakegesprek zijn: Kennismaken met elkaar; Doornemen van alle onderdelen van de taakomschrijving; De minimale beschikbaarheid van een dagdeel per twee weken, minimaal 24 maal per jaar; De leeftijdsgrens (indien van toepassing); De VNG-vrijwilligersverzekering; (Reis)kostenvergoedingen; De deelname aan werkbespreking; Bereidheid om zo nodig een cursus te volgen; Het dragen van een naambadge (waar verplicht); Het aannemen van een correcte houding; Het dragen van correcte kleding; Het met het oog op hygiëne en veiligheid niet-dragen van sieraden (waar verplicht); De geheimhouding (zo nodig door het ondertekenen van een afzonderlijke verklaring); De werkwijze bij verhindering; Informatie over de e-mailnieuwsbrief en de website; Identificatieplicht en beschikbaarstelling van het burgerservicenummer (BSN) voor medewerkers in het ziekenhuis; Invullen van het inschrijfformulier en ondertekening van de vrijwilligersovereenkomst; Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 9 van 13
Vervolgafspraken (datum einde proeftijd). 4.4 Introductie en proefperiode Wanneer de vrijwilliger voldoet aan de algemene bekwaamheden en instemt met de bovengenoemde aandachtspunten, wordt de vrijwilligersovereenkomst doorgenomen, ingevuld en getekend. Hierbij wordt een proefperiode van drie maanden aangegaan. De nieuwe projectmedewerker wordt voor een bepaalde periode door een ervaren projectmedewerker ingewerkt en begeleid. Binnen deze periode informeert de projectleider na zes weken bij de projectmedewerker of de werkzaamheden duidelijk zijn en/of er bijstelling nodig is. Bij goed functioneren wordt de vrijwilligersovereenkomst automatisch definitief. Wanneer de nieuwe projectmedewerker besluit na de proefperiode te stoppen, wordt gehandeld conform het gestelde in hoofdstuk 9 Beëindiging van het vrijwilligerswerk. Wanneer de UVV niet tevreden is over het functioneren van de nieuwe projectmedewerker wordt gehandeld conform het gestelde in hoofdstuk 8 Problemen bij het functioneren. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 10 van 13
5. Begeleiding, ondersteuning en overleg De projectleider heeft, als eerste aanspreekpunt, een belangrijke taak bij de begeleiding van medewerkers. Dat geldt zeker voor net begonnen medewerkers. Daarom besteedt de projectleider aandacht aan de volgende vragen: De taakuitvoering: hoe verloopt het werk? Is het teveel, te moeilijk of te weinig? De sfeer: voelt de projectmedewerker zich thuis en gewaardeerd in de organisatie? Hoe ervaart de projectmedewerker het werk en de samenwerking met collega's? In de verschillende projecten vindt regelmatig een werkbespreking plaats. Hierbij worden de werkzaamheden en wensen en ideeën van projectmedewerkers besproken. Zo nodig verstrekt de projectleider tussentijds aan projectmedewerkers informatie, die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 6. Jaarvergadering/Contactbijeenkomst In het voorjaar wordt de jaarvergadering gehouden, waarin het jaarverslag wordt besproken. Jubilarissen worden gehuldigd en de nieuwe projectmedewerkers worden voorgesteld. Er wordt aandacht besteed aan een actueel onderwerp. Met het oog op de informatie-uitwisseling en bespreking van projectoverstijgende aangelegenheden wordt de aanwezigheid van projectmedewerkers zeer op prijs gesteld. In het najaar is er de contactbijeenkomst, waarin de ontmoeting met alle projectmedewerkers centraal staat. 7. Motiveren en waarderen van projectmedewerkers Omdat de UVV wil dat projectmedewerkers hun vrijwilligerswerk zinvol en prettig vinden, is het van belang projectmedewerkers te blijven motiveren en waarderen. Bovendien dragen tevreden projectmedewerkers bij aan een goed imago. Persoonlijke aandacht is daarin heel belangrijk. Zo is het van groot belang dat er wordt meegeleefd in lief en leed (jubilea, ziekte of overlijden). In die omstandigheden heeft de projectleider de taak om contact te hebben met de projectmedewerker of zijn/haar familie. Tevens is er ook waardering vanuit de instellingen (kerstpakket, etentje, etc.) Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 11 van 13
8. Problemen in het functioneren Indien de projectleider van mening is dat een bepaalde projectmedewerker niet goed functioneert, wordt dit besproken met de betreffende projectmedewerker. Indien verbetering in functioneren niet haalbaar blijkt, informeert de projectleider het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het project. De projectleider zal (desgewenst met het bestuurslid) het gesprek aangaan met de projectmedewerker over een gemotiveerde beëindiging van de werkzaamheden. Wanneer een projectmedewerker zonder geldige reden langer dan een half jaar afwezig is, zal de projectleider in overleg met het verantwoordelijk bestuurslid een gesprek aangaan. Na een jaar afwezigheid zal de projectmedewerker worden uitgeschreven. 9. Beëindiging van het vrijwilligerswerk Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor een projectmedewerker niet langer de afgesproken taken kan verrichten. Dit is het geval indien de UVV stopt met een activiteit of project. In deze situatie besteedt de projectleider aandacht aan de herplaatsing van projectmedewerkers in een ander project. De projectleider zorgt voor een goede afsluiting van het project. Een andere reden van beëindiging kan achteruitgaande gezondheid van de projectmedewerker zijn soms in combinatie met het bereiken van een bepaalde leeftijd. In een gesprek tussen projectmedewerker en projectleider wordt dit aan de orde gesteld. Indien gewenst worden andere vormen van vrijwilligerswerk binnen de UVV besproken. Bij beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst wordt een opzegtermijn van één maand in acht genomen. Indien de projectmedewerker zelf aangeeft te willen stoppen met bepaalde werkzaamheden is het zinvol de beweegredenen te achterhalen. Als de oorzaak van het vertrek bij de UVV ligt, wordt getracht deze voor de betreffende projectmedewerker weg te nemen. Goed afscheid nemen is belangrijk. De projectleider vraagt feedback van de projectmedewerker over de uitgevoerde activiteiten en de organisatie van de UVV. De projectleider zal de projectmedewerker bedanken voor de positieve bijdrage en informeert de secretaris en de instelling. 10. Klachten Wanneer een opdrachtgever een klacht heeft, kan deze de klacht volgens de klachtenprocedure Opdrachtgevers kenbaar maken. Elke opdrachtgever beschikt over deze klachtenprocedure. Wanneer een projectmedewerker een klacht heeft, kan deze de klacht volgens de klachtenprocedure medewerkers kenbaar maken. Elke vrijwilliger ontvangt deze klachtenprocedure als bijlage bij de vrijwilligersovereenkomst. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 12 van 13
11. Vergoedingen en verzekering 11.1 Vergoedingen De UVV heeft een vergoedingsregeling voor reiskosten en andere onkosten. Reiskosten worden ingediend via het vastgestelde declaratieformulier. (Vervangende) projectleiders en bestuursleden kunnen via dit declaratieformulier ook andere gemaakte onkosten declareren, zoals kantoorbenodigdheden. Het declaratieformulier is te downloaden via de website of te verkrijgen bij de projectleider. 11.2 VNG-vrijwilligersverzekering De vrijwilliger is via de gemeente verzekerd bij de VNG-Vrijwilligersverzekering van de VNG tegen aansprakelijkheid, ongevallen en schade aan persoonlijke eigendommen. Omdat dit een secundaire verzekering is, betekent dit dat een vrijwilliger altijd eerst via de eigen verzekeraar de schade moet laten afhandelen. Schade wordt dus alleen gedekt voor de VNG-vrijwilligersverzekering als die niet door een andere verzekering wordt gedekt. Voor meer informatie: www.vng.nl -> vrijwilligersverzekering. 11.3 Rijden per auto Soms kan gebruik van de eigen auto tijdens de UVV-werkzaamheden noodzakelijk zijn. Om misverstanden over vergoedingen te voorkomen, is vooroverleg met de projectleider of bestuur noodzakelijk. Het spreekt voor zich dat de auto adequaat verzekerd moet zijn. 12. Wijzigingsprocedure UVV-medewerkers of opdrachtgevers kunnen verbetervoorstellen tot aanpassing van deze beleidsnotitie jaarlijks tot eind september schriftelijk of via e-mail bij de secretaris van het bestuur indienen. Tijdens de bestuursvergadering van oktober worden de beleidsnotitie en de verbetervoorstellen besproken. De beleidsnotitie wordt zo nodig bijgesteld. Tijdens de projectleidersvergadering in januari worden de projectleiders geïnformeerd over de wijzigingen in de beleidsnotitie. De projectleiders informeren op hun beurt de projectmedewerkers over de doorgevoerde wijzigingen. Jaarlijks zal in januari de nieuwe versie van de beleidsnotitie via de website beschikbaar zijn voor UVV-medewerkers. Aan de opdrachtgevers zal, gelijktijdig met de jaarstukken, een actueel exemplaar van deze notitie worden verstrekt. Versie 6.1, 17 november 2015 pag. 13 van 13