Prezone Midwest dinsdag 25 november 2014
Inhoud 1. Goedkeuring verslag prezoneraad 21 oktober 2014 4 2. Personeelszaken 4 2.1. Feedback overleg vakbond 5 november 2014 4 2.2. Vaststellen selectiereglement en aanwervingsprocedure financieel beheerder 4 2.3. Vergoeding vrijwilligers 5 2.3.1. Uitleg opt out beroeps met berekeningen vergoeding. 5 2.3.2. Voorstel premie onregelmatige prestaties vrijwilligers met berekening (schatting op basis 2012) meerkost. 5 2.3.3. Overleg over punten statuut operationeel personeel te bespreken met de vakbonden. 6 2.4. Rechtpositieregeling administratief personeel 6 3. Financiële zaken 7 3.1. Voorstel verrekening materiaal 7 3.2. Retributiereglement 10 4. Varia 10 4.1. Overzetten overeenkomst, abonnementen en contracten 10 4.2. Maatschappelijke zetel zone Midwest 11 4.3. Aankoop kleine noodstroomgeneratoren in kader van mogelijk stroomuitval of black out 11 4.4. Diverse 11 5. Afspraak volgende prezoneraad 12 Prezone Midwest 25 november 2014 2
Aanwezig Verontschuldigd met kennisgeving Verontschuldigd Francesco Vanderjeugd (dagvoorzitter, Burgemeester Staden), Rita Demaré (burgemeester Hooglede), Ivan Delaere (Burgemeester Pittem), Greet De Roo (Burgemeester Ruiselede), Els De Rammelaere (Burgemeester Tielt), Dirk Verwilst (Burgemeester Meulebeke), Ria Beeusaert Pattyn (Burgemeester Lichtervelde), Jean Marie Bonte (Burgemeester Oostrozebeke), Karlos Callens (Burgemeester Ardooie), Ward Vergote (Burgemeester Moorslede), Hendrik Verkest (Burgemeester Wingene), Donald Withouck (coördinator prezone Midwest), Saskia Verriest (secretaris prezone Midwest). Bert Maertens (Burgemeester Izegem), Kurt Windels (Burgemeester Ingelmunster), Luc Martens (voorzitter, Burgemeester Roeselare). Koenraad Degroote (Burgemeester Dentergem). Aanwezig voor toelichting Prezone Midwest 25 november 2014 3
1. Goedkeuring verslag prezoneraad 21 oktober 2014 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken 2.1. Feedback overleg vakbond 5 november 2014 Documenten in infobundel en in bijlage: Verslag van de bijeenkomst dd. 5 november 2014. Verslag van de bijeenkomst dd. 7 oktober 2014 waarbij de geformuleerde opmerkingen deel uitmaken van het verslag. Aangepast protocol m.b.t. tot de arbeidstijd en selectiereglement van de zonecommandant. Selectiereglement zonecommandant met amendement. Besproken dienstrooster. Voorstel protocol m.b.t. het selectiereglement voor de bijzonder rekenplichtige voor de zone. Voorstel selectiereglement voor bijzonder rekenplichtige voor de zone. Het protocol m.b.t. de arbeidstijd en selectiereglement voor zonecommandant werd aangepast na bijkomend overleg met de vakbond op 5 november. Dit akkoord houdt geen bijkomende financiële verhoging in, in vergelijking met het voorstel dat besproken werd op de prezoneraad van 21 oktober 2014. Dit nieuw akkoord wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de PZR. Het akkoord omvat: De voorgestelde dienstregeling beroepsbrandweerlui. Verhoging van de werkgeversbijdrage per maaltijdcheque van 2 euro. Het voorgestelde stelsel van uurregime wordt behouden tot 2025. Ter compensatie van de 41 uren werkweek, wordt 5 maanden VVP gegarandeerd na 10 jaar. Bespreking prezoneraad Het voorgelegde dienstrooster wordt ingevuld met bestaand personeel. De prezoneraad gaat akkoord met het voorgelegde akkoord bekomen tijdens het overleg met de vakbond. Conclusie De prezoneraad gaat akkoord met de voorgelegde documenten. 2.2. Vaststellen selectiereglement en aanwervingsprocedure financieel beheerder De op de vergadering aanwezige financieel beheerder van Ingelmunster, Tine Dhondt, verlaat de zaal bij de bespreking van dit agendapunt. Tijdens het vakbondsoverleg van 5 november ll. kwam eveneens het selectiereglement voor financieel beheerder aan bod. Men ging hier eveneens mee akkoord. Een protocol wordt opgemaakt dat ter goedkeuring wordt voorgelegd. Wat betreft de bekendmaking van deze vacature is het voorstel om de vacature te publiceren op de website van de zone, de websites van de gemeenten en de financieel beheerders van de zone rechtstreeks op de hoogte te brengen van deze vacature. Prezone Midwest 25 november 2014 4
Tot slot dient de jury voor het examen van bijzondere rekenplichtige te worden samengesteld. Bespreking prezoneraad De prezoneraad gaat akkoord met het selectiereglement en de voorgestelde wijze van bekendmaking van de vacature. De jury wordt als volgt samengesteld: Luc Martens, voorzitter prezoneraad Midwest Francesco Vanderjeugd, ondervoorzitter prezoneraad Midwest Kpt. Cdt. Donald Withouck, coördinator prezone Midwest Katrien Verbrugge, financieel beheerder prezone Midwest Anton Jacobus, secretaris Izegem Saskia Verriest, secretaris prezone (verslag) Voor het selectie examen wordt een datum in december 2014 vastgelegd. Deze datum wordt gecommuniceerd bij de bekendmaking van de vacature. 2.3. Vergoeding vrijwilligers 2.3.1. Uitleg opt out beroeps met berekeningen vergoeding. Uitleg opt out beroeps met berekeningen vergoeding in infobundel en in bijlage bij dit verslag. Toelichting De beroepsmensen presteren momenteel 41 uur per week. Zij mogen vrijwillig kiezen om hier bovenop nog eens 7 uur extra per week te werken. Conform de wetgeving is de vergoeding hiervoor op basis van de gepresteerde uren. Het voorstel is om de werkelijke duur van de prestatie te vergoeden aan 138%. Deze opt out kan volgens de wetgeving worden toegepast voor interventies en wachtdiensten. Het voorstel is om opt out enkel toe te staan voor interventies en opleidingen. Bespreking prezoneraad Vermoedelijk zal de vakbond vragende partij zijn om elk begonnen uur te vergoeden (naar analogie met het statuut van de vrijwilligers die minimum 2 uur betaald krijgen bij een interventie). Een berekening van de kostprijs toont een groot verschil in het principe van betaling van de werkelijk gepresteerde uren (vb. kostprijs loopt voor een interventie van 30 min. van 69 tot 138 euro; voor een interventie van 90 min. van 207 tot 276 euro) Afspraak De prezoneraad gaat akkoord om volgend voorstel te doen aan de vakbonden: Met het voorstel om opt out toe te passen voor interventies en opleidingen. Met het voorstel om de vergoeding toe te kennen op basis van de werkelijk gepresteerde uren. 2.3.2. Voorstel premie onregelmatige prestaties vrijwilligers met berekening (schatting op basis 2012) meerkost. Voorstel premie onregelmatige prestaties vrijwilligers met berekening (schatting op basis 2012) meerkost, in infobundel en in bijlage bij dit verslag. Prezone Midwest 25 november 2014 5
Toelichting De vergoeding voor vrijwilligers is nog niet officieel vastgelegd. In een overleg met de gouverneur en de afgevaardigden van de prezones in West Vlaanderen, werd afgesproken om 25% premie te voorzien voor nachtdienst en zaterdagdienst en 50% voor interventies op zondag. Het voorstel is deze premies te hanteren en voor de wachtdienst een premie van 1% (dus betaling van elk uur aan 101%). Ook hier stelt zich de vraag of de premie betaald zal worden op het afgeronde aantal uren of op de werkelijke duur. In de tabel in bijlage wordt een berekening opgenomen. Op het interzonaal overleg is afgesproken om de premie op de werkelijke duur te betalen. Wanneer de (pre)zone de premies voor de vrijwilligers niet vastlegt, is het risico groot dat vrijwilligers verkiezen om hun huidige statuut te behouden en in 2015 evt. van statuut te veranderen als de voorwaarden vastliggen. Het wordt zeer moeilijk om te registreren en verwerken wie in welk statuut functioneert en onder welke voorwaarden. Bespreking en afspraken prezoneraad Het is aangewezen om het statuut te harmoniseren onder personeelsleden. Volgende week is een volgend overleg met gouverneur en de vier zones in West Vlaanderen gepland. De eindbeslissing van dit overleg wordt afgewacht. Het ministerieel besluit, dat de diploma s vastlegt waarop toeslag mogelijk is, is nog niet gekend. De prezoneraad stelt voor te wachten op de werkelijke invulling van de diplomatoeslagen die aanleiding zullen zijn voor de vergoeding. 2.3.3. Overleg over punten statuut operationeel personeel te bespreken met de vakbonden. Een voorstel van afspraken voor het statuut van operationeel beroepspersoneel, wordt in de infobundel en in bijlage toegevoegd. Dit is te bespreken met de vakbonden. 2.4. Rechtpositieregeling administratief personeel Voorsteltekst in bijlage. Toelichting De huidige administratief medewerkers (3 personeelsleden) die overgaan naar de zone, hebben een aantal voorstellen i.v.m. de rechtspositieregeling. De ontwerptekst in bijlage is gebaseerd op de rechtspositieregeling van de stad Roeselare. Voorstellen/vragen: Beschrijving van de reiskostvergoeding Maaltijdcheques: er is een akkoord dat het operationeel beroepspersoneel maaltijdcheques krijgen van 7 euro voor 41 uur gepresteerd per week. Het administratief personeel werkt 38 uur maar vraagt eveneens een verhoging van de maaltijdcheques naar 7 euro. Verhogen tweede pensioenpijler naar 6%. Verlof voor dwingende redenen: de huidige rechtspositieregeling van Roeselare voorziet 20 dagen onbetaald verlof. De personeelsleden vragen 10 dagen verlof voor dwingende redenen. Arbeidstijd: glijdende uren gevraagd. Prezone Midwest 25 november 2014 6
Bespreking en afspraken prezoneraad Als uitgangspunt wordt de rechtspositieregeling van de stad Roeselare genomen. De reiskostvergoeding zal omschreven worden. Maaltijdcheques: Operationeel en administratief personeel hebben een ander statuut en een ander werkregime (41 uur vs. 38 uur per week). Voorstel prezoneraad is de bestaande 5 euro als uitgangspunt te nemen en eventueel te verhogen tot het gemiddelde van de gemeenten in de zone ( 5,5 per maaltijdcheque). Vraag om tweede pensioenpijler te verhogen naar 6%. Hier past de prezoneraad dezelfde redenering toe als voor de maaltijdcheques: streven naar het gemiddelde van de gemeenten in de zone, dus 1%. Verlof voor dwingende reden: de rechtspositieregeling van de stad Roeselare voorziet reeds in 20 dagen onbetaald verlof. 10 bijkomende dagen voor dwingende redenen, kan de permanentie van de dienstverlening in het gedrang brengen waardoor de aanwerving van bijkomend personeel nodig zou zijn. Afspraak: de 20 dagen onbetaald verlof worden vervangen door 10 dagen verlof voor dwingende reden die welomschreven wordt (zoals bv. zieke kinderen). Glijdende uren: prezoneraad gaat akkoord met de glijdende uren gekoppeld aan een deels verplichte aanwezigheid om de dienstverlening te garanderen. 3. Financiële zaken 3.1. Voorstel verrekening materiaal Documenten in bijlage en in infobundel: Herwerkte tabellen. Tabel verrekening dotatie Izegem. Splitsing investerings en exploitatietoelage. Ondertussen heeft elke gemeenteraad haar goedkeuring gegeven aan de financiële verdeelsleutel en gemeentelijke dotatie aan de zone. De informatie besproken bij dit agendapunt zal nogmaals per e mail worden overgemaakt aan burgemeester, secretaris en financieel beheerder. Bespreking tabellen Op vraag van een aantal gemeenten werd de piste onderzocht om evt. een lening aan te gaan. Na bespreking op de prezoneraad van 30 september 2014, werd meegedeeld dat de raad akkoord kan gaan met volgende afspraken: De prezoneraad wenst als zone niet te lenen. Wel wordt de toelage van de gemeente aan de hulpverleningszone gesplitst in een exploitatie en investeringstoelage. De investeringstoelage wordt begroot op 1 miljoen euro per jaar (rollend materieel). Het klein materieel (500.000 euro) wordt opgenomen in de exploitatietoelage. Ondertussen werden de nodige berekeningen doorgevoerd en kan volgende opsplitsing worden meegeven (tabel eveneens in bijlage): Prezone Midwest 25 november 2014 7
VERDEELSLEUTE L GOEDGEKEURD E DOTATIE 2015 INVESTERINGSTOELAG E EXPLOITATIETOELAG E Ardooie 3,95 284 628,85 39 500,00 245 128,85 Dentergem 2,81 188 540,54 28 100,00 160 440,54 Hooglede 4,27 304 649,05 42 700,00 261 949,05 Ingelmunster 4,27 300 360,59 42 700,00 257 660,59 Izegem 11,47 773 905,63 114 700,00 659 205,63 Lichtervelde 3,3 250 157,36 33 000,00 217 157,36 Meulebeke 4,41 297 846,69 44 100,00 253 746,69 Moorslede 4,04 281 248,44 40 400,00 240 848,44 Oostrozebek e 2,73 183 665,54 27 300,00 156 365,54 Pittem 3,1 209 245,80 31 000,00 178 245,80 Roeselare 34,25 2 918 599,02 342 500,00 2 576 099,02 Ruiselede 2,07 138 531,12 20 700,00 117 831,12 Staden 4,45 315 771,27 44 500,00 271 271,27 Tielt 9,25 621 784,71 92 500,00 529 284,71 Wingene 5,63 386 993,30 56 300,00 330 693,30 100 7 455 927,91 1 000 000,00 6 455 927,91 Het is de eigen keuze van het bestuur om al dan niet te gaan voor deze opsplitsing in exploitatie en investeringstoelage. Aangezien de exploitatietoelage zwaar doorweegt op de autofinancieringsmarge, kan deze splitsing naar een investeringstoelage te overwegen zijn. Een bijkomend aandachtspunt wordt gesignaleerd tijdens de prezoneraad. Elk bestuur heeft een schrijven ontvangen waarbij wordt meegedeeld dat de personenbelasting met 6% zal dalen. Dit kan een negatieve invloed hebben op de autofinancieringsmarge. Voormelde opsplitsing is in dit kader dan zeker te overwegen. De investeringstoelage wordt niet jaarlijks opnieuw in vraag gesteld en maakt onlosmakelijk deel uit van het akkoord over de verdeelsleutel. De waarde van de inbreng van het materieel is opnieuw becijferd voor de aankopen die in 2014 werden uitgevoerd. Deze tabel wordt in bijlage toegevoegd. Deze tabellen zijn dezelfde als deze die u reeds eerder ontvangen had met uitzondering van tabel 7 en tabel 10. Bij berekening van de inbreng van de waarde van het materiaal dienden nog twee verrekeningen te gebeuren: 1. Verrekening van de bijdrage van de stad Izegem in de provinciale omslag de voorbije jaren (analoog aan de verrekening die gebeurde voor Dentergem en Oostrozebeke). 2. In 2014 werd door de gemeenten nog materiaal aangekocht voor de brandweer. Dit werd nu via de dienstchefs geïnventariseerd en verrekend. Vanaf 2015 gebeuren alle aankopen door de zone. Al het materiaal dat niet op de lijst werd geïnventariseerd, gaat om niet over naar de zone. Prezone Midwest 25 november 2014 8
De verrekening van de inbreng van het materiaal (tabel 10 derde laatste kolom totaal inbreng materieel ) dient te gebeuren op de exploitatietoelage. Verrekening via de investeringstoelage kan niet, aangezien sommige gemeenten hierdoor op een negatieve toelage uitkomen. De verrekening van materiaal dient te gebeuren voor de komende 10 jaar. Concreet, tabel 10 (zie ook in bijlage) wordt hieronder overgenomen. Voor gemeenten waar de bijdrage totaal inbreng materieel op negatief staat, betekent dit dat zij deze bijdrage in mindering kunnen brengen van hun exploitatiedotatie en dit gedurende 10 jaar. Dit geldt voor de gemeenten Ardooie, Ingelmunster, Lichtervelde, Meulebeke, Ruiselede, Staden, Tielt en Wingene. De bijdrage totaal inbreng materieel staat voor de gemeenten Dentergem, Hooglede, Izegem, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare op positief. Deze gemeenten dienen deze bijdrage gedurende 10 jaar bij te tellen bij de gemeentelijke exploitatiedotatie. Betalen gemeentelijke dotatie In de wet wordt voorzien dat de gemeentelijke dotatie aan de zone in één keer dient te worden gestort. De prezoneraad gaat akkoord om de gemeentelijke dotatie per kwartaal aan de zone te storten. Andere kosten 1. Communicatiekosten (telefonie en internet) worden door de zone gedragen. 2. Werkingssubsidies aan verenigingen (vb. MUG helikopter, vriendenkring brandweer, instituut voor medische dringende hulpverlening): door de gemeente te dragen. 3. Alle kosten voor gebouwen en onroerende goederen (incl. gas, elektriciteit en water): door gemeente te dragen. Prezone Midwest 25 november 2014 9
4. De zone neemt geen onroerende goederen van de gemeente over en dus ook geen kosten eigen aan de gebouwen/onroerende goederen. Elektriciteit, gas, water, brandstof, verwarming, wassen ramen, onderhoudskosten gebouwen, verzekering gebouw, blijven allemaal ten laste van het gemeentebudget. 5. Kosten voor feest Barbara: door gemeente te dragen eventueel in samenwerking met hun vriendenkring. 6. De erkentelijkheidspremie voor de vrijwilligers wordt overgezet naar de zone. 7. Lidgeld Brandweervereniging Vlaanderen: wordt door de zone gedragen. 3.2. Retributiereglement Voorstel in bijlage. Deze tekst bouwt verder op de ontvangen opmerkingen en bestaande retributiereglementen. Bespreking prezoneraad Bij de opmaak van het budget voor de zone, is de raad akkoord gegaan met een opbrengst van (minimum) 100.000 door het hanteren van het retributiereglement. Burgemeester Maertens stelde per e mail voor om voor preventie 3 soorten tarieven te hanteren. Om starters niet af te schrikken kan een aangepast tarief van 100 ingevoerd worden voor ruimten met een oppervlakte van minder dan 1.000 m². Opmerkingen op deze tekst kunnen doorgestuurd worden tegen 5 december 2014 in voorbereiding van de bespreking op de volgende prezoneraad. Het reglement moet vooral ook duidelijkheid scheppen in taken die wel of niet worden opgenomen. 4. Varia 4.1. Overzetten overeenkomst, abonnementen en contracten Alle huidige contracten en abonnementen die voor de brandweer werden afgesloten, dient het bestuur zelf over te zetten op naam van de zone. Voorbeelden zijn keuringscontracten, bepaalde literatuur en vaktijdschriften, lidgelden, onderhoudscontracten. Elke dienstchef werd gevraagd om voor de eigen gemeente een overzicht op te maken. Elk bestuur wordt gevraagd om deze overeenkomsten en abonnementen zelf over te zetten naar de zone (tenzij uw bestuur van oordeel is dat dit niet langer nodig is en het contract/abonnement kan worden opgezegd). In 2015 zal zone Midwest zelf voor elk contract overeenkomst abonnement lidgeld de afweging maken of dit al dan niet door de zone nog wordt verder gezet. In 2015 kan evt. wel nog worden doorgefactureerd naar de zone maar dit moet zoveel mogelijk vermeden worden. De maatschappelijke zetel van Hulpverleningszone Midwest is: Koning Albert I Laan 4 8800 Roeselare Ondernemingsnummer: 500.929.378 Prezone Midwest 25 november 2014 10
Dit zal ter herinnering per e mail gecommuniceerd worden naar burgemeester, secretaris en financieel beheerder van de gemeenten uit de zone. 4.2. Maatschappelijke zetel zone Midwest De maatschappelijke zetel van Hulpverleningszone Midwest is: Koning Albert I Laan 4 8800 Roeselare Ondernemingsnummer: 500.929.378 4.3. Aankoop kleine noodstroomgeneratoren in kader van mogelijk stroomuitval of black out Burgemeester Vergote stelt de vraag welke besturen een noodstroomgenerator heeft aangekocht en of dit evt. gezamenlijk via de zone kan. Volgende besturen hebben een generator aangekocht: Hooglede: 2 (Hooglede en Gits) Moorslede Lichtervelde Tielt Meulebeke. Afspraak Elke gemeente gebruikt een ander systeem. Het is aangewezen dat elke gemeente dit zelf bekijkt naargelang de noden. 4.4. Diverse Burgemeester Vergote deelt mee, via de gemeente, drie draagbare Astridzenders aan te kopen om in te zetten bij evenementen en noodtoestanden. Deze zullen via Astrid werken. Beheer verloopt via de gemeente. Bij de verbouwing van de kazerne in Ardooie werd voorzien in een trainingszaal en klaslokalen. Op vraag van de burgemeester antwoordt de coördinator dat deze infrastructuur nog steeds zal kunnen gebruikt worden aangezien opleiding zoveel mogelijk in de posten zal gebeuren. Er wordt hiervoor geen vergoeding voorzien aangezien geprobeerd zal worden de opleiding en training evenredig te verdelen over de posten. Het korps van Meulebeke maakt momenteel gebruik van een gemeentearbeider die instaat voor onderhoud van de voertuigen. Gelet op de toekomstige zonale werking, zal dit contract opgezegd worden of wordt dit meer in detail bekeken in vergelijking met de kosten van de uitvoering van de taken die anders door vrijwilligers worden gedaan. De burgemeester is verantwoordelijk voor de veiligheid in de gemeente, aldus burgemeester Pittem. Hoe zal de burgemeester in de toekomst verwittigd worden van interventies op het grondgebied? Er is een mogelijkheid om dit te ondervangen door het versturen van een sms op het moment dat het korps van de gemeente zal opgeroepen worden. Het kan hier dan wel gaan Prezone Midwest 25 november 2014 11
over uitrukken binnen én buiten de gemeente. Er wordt een concreet voorstel uitgewerkt tegen de volgende prezoneraad van 16 december. Momenteel maken de meeste gemeenten uit de zone gebruik van de nood en interventieambtenaar die tewerkgesteld wordt bij politiezone RIHO. De gemeenten Oostrozebeke, Ingelmunster en Wielsbeke maken hiervan geen gebruik. Is het niet logischer om deze aanpak onder te brengen bij de toekomstige zone Midwest? Er wordt in kaart gebracht welke gemeente momenteel beroep doet op de NIP coördinator en tegen welke vergoeding. Voorstel prijsvraag logo voor de zone: de prezoneraad gaat akkoord. 5. Afspraak volgende prezoneraad Dinsdag 16 december 2014 om 7.30 u. 4 december 2014, De secretaris, De voorzitter, Saskia Verriest Luc Martens Prezone Midwest 25 november 2014 12