1. Bewust f nbewust deel je persnsgegevens met ns. Alkmaarse Shtkan Karate-d Jhan Bult (hierna: de vereniging ) respecteert juw privacy en vindt het belangrijk m zrgvuldig met de persnsgegevens van haar leden m te gaan. Om die reden heeft de vereniging dit privacy beleid vr je uiteengezet he wij met juw persnsgegevens mgaan en welke rechten je hebt. Omdat je als lid van de vereniging persnsgegevens aan ns drgeeft, heb je vlgens de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) de vereniging testemming gegeven gegevens ver ju vast te leggen. Dit is van tepassing p alle persnsgegevens die de vereniging verwerkt van haar leden. Als je lid wrdt van de vereniging, een dnatie det f m een andere reden persnsgegevens aan de vereniging verstrekt, geef je uitdrukkelijk testemming m je persnsgegevens in lijn met dit te laten verwerken. Wij adviseren je m het dr te lezen en te bewaren vr je eigen administratie. 2. Verantwrdelijke Alkmaarse Shtkan Karate-d Jhan Bult, gevestigd aan Daalmeerpad 37, 1827GA, Alkmaar, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Kphandel nder nummer 37109957, is verantwrdelijk vr de verwerking van persnsgegevens zals weergegeven in dit privacy beleid. De functinaris ledenbeheer is bereikbaar via e-mail: inf@askjhanbult.nl. 3. Persnsgegevens die wij verwerken In het kader van juw lidmaatschap wrden de vlgende persnsgegevens dr de vereniging verwerkt: Vr- en achternaam Geslacht Gebrtedatum Adresgegevens Telefnnummer E-mailadres Bankrekeningnummer Graduatie Beeldmateriaal (ft en vide) Indien het lid nder de 18 jaar is verwerken wij k de vlgende gegevens van uders vr zver hiervr al niet benemd: Telefnnummer E-mailadres Pagina 1 van 5
4. Bijzndere en/f gevelige persnsgegevens die wij verwerken De vereniging verwerkt de vlgende bijzndere en/f gevelige persnsgegevens van ju: Medische gegevens (vr zver dr ju zelf pgegeven) Gegevens van persnen jnger dan 16 jaar 5. Met welk del wij persnsgegevens verwerken De vereniging verwerkt juw persnsgegevens vr de vlgende delen: Uitvering van de vereenkmst Cntact ver het lidmaatschap en de eventuele pzegging daarvan Het afhandelen van juw betaling van het lidmaatschapsgeld en bestellingen Verzenden van nze (digitale) nieuwsbrief en/f reclameflder Je te kunnen bellen f e-mailen als dit ndig is m nze dienstverlening uit te kunnen veren Je te infrmeren ver wijzigingen van nze diensten en prducten Beeldmateriaal kan gebruikt wrden vr p de website, p een flyer en p scial media 6. Met welk del wij bijzndere en/f gevelige persnsgegevens verwerken De vereniging verwerkt juw bijzndere en/f gevelige persnsgegevens vr de vlgende delen: Vr je eigen veiligheid en gezndheid is het belangrijk dat wij de daarvr alleen ndzakelijke medische gegevens kennen (bijvrbeeld suikerziekte, epilepsie, faalangst, allergieën, etc.) Indien je zich als minderjarige wenst in te schrijven dien je hierte expliciete testemming van juw uder f verzrger te verleggen. De gegevens van minderjarige wrden verwerkt met het del zals benemd in hfdstuk 5. 7. Wie bewerken juw gegevens en waarm De gegevens van leden zijn alleen tegankelijk vr de drie bestuursleden van de vereniging, dit zijn de vrzitter, de penningmeester en de secretaris. De penningmeester beheert het ledenbestand en is verantwrdelijk vr de inning van cntributiegelden. De secretaris gebruikt juw gegevens m cntact met de leden te hebben, vr bijvrbeeld de nieuwsbrief. Daarnaast zijn juw gegevens alleen beschikbaar bij de drie hfdtrainers. Dit is ndzakelijk vr.a. de aanwezigheidsregistratie. 8. Delen van persnsgegevens met derden De vereniging verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit strikt ndig is vr de uitvering van nze vereenkmst met ju f m te vlden aan een wettelijke verplichting. Vr de verwerking van de persnsgegevens maakt de vereniging gebruik van diensten van derden, zgenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersvereenkmst. Onlinebekhudprgramma (vanaf 1 januari 2019) Del van dit prgramma: ledenadministratie, bekhuding en autmatische incass s Naam prgramma: e-bekhuden.nl Naam bedrijf: e-bekhuden.nl Pagina 2 van 5
Link naar beveiliging gegevens: LINK Link naar hun privacy beleid: LINK He zijn de gegevens beschermd: vlgens e-bekhuden.nl: Inlggen en werken met e-bekhuden.nl kan alleen binnen een beveiligde mgeving. Deze zgenemde https-beveiliging wrdt wereldwijd gebruikt dr banken, verheden en andere veiligheidsdiensten. Uw gegevens wrden versleuteld met behulp van SSL, de internatinale standaard vr beveiligde gegevensuitwisseling. Deze beveiliging garandeert dat de gegevens die u invert tijdens het transprt, van uw pc naar nze server en andersm, niet zichtbaar zijn vr derden. Daarnaast zrgen andere beveiligingsmaatregelen en firewalls dat uw gegevens beveiligd zijn tegen elektrnische inbraken van buitenaf. Verder is het accunt beveiligd met een sterk wachtwrd en alleen bekend bij penningmeester en secretaris. Wie hebben er tegang tt de gegevens: Penningmeester en Secretaris Drpbx Del van dit prgramma: delen van alle vereniging gerelateerde bestanden met verige bestuursleden en trainers. Tt 1 januari 2019 zit hier de ledenadministratie k in, hierna wrdt de ledenadministratie ver gezet naar het hiervr genemde prgramma. In Drpbx staan wel bestanden die persnsgegevens van leden bevatten, zals puntentelling van de ternien, inschrijffrmulieren, uitschrijffrmulieren, etc. Naam prgramma: Drpbx Naam bedrijf: Drpbx Link naar hun privacy beleid: LINK He zijn de gegevens beschermd vlgens Drpbx: Beveiliging. We (Drpbx) beschikken ver een team dat zich speciaal bezighudt met het beschermen van je gegevens en het testen p kwetsbaarheden. We werken bvendien cntinu aan nieuwe functies vr het beveiligen van je gegevens, in aanvulling p vrzieningen als tweestapsverificatie, versleuteling van bestanden in rust en meldingen wanneer nieuwe apparaten en apps wrden gekppeld aan je accunt. We gebruiken technlgieën vr het autmatisch detecteren van beledigend gedrag en beledigende cntent die nze Services, ju f andere gebruikers schade zuden kunnen tebrengen. Verder is het accunt beveiligd met een sterk wachtwrd en alleen bekend bij persnen die recht hebben p tegang tt de Drpbxmappen. MijnDmein.nl Del: MijnDmein beheert de nline dmeinen van de vereniging, nl.: askjhanbult.nl en alkmaarkarate.nl. Deze dmeinen wrden gebruikt vr de website en e- mailadressen. Naam bedrijf: MijnDmein Link naar hun privacy beleid: LINK He zijn de gegevens beschermd: E-mail: e-mail is vlgens de gebruikelijke methdes beveiligd Website: Op de website staan persnsgegevens van leden zals ft s, vide s en namen van leden. De website is penbaar en daarm is extra beveiliging niet mgelijk. Er wrdt geprbeerd m p de website z veel mgelijk met alleen vrnamen te werken. Wij zullen juw persnsgegevens naast de hiervr genemde partijen niet delen met derden, k niet met andere leden, uders, spnsrs en assistent-trainers van de vereniging. Pagina 3 van 5
9. He lang we persnsgegevens bewaren De vereniging bewaart je persnsgegevens niet langer dan strikt ndig is m de delen te realiseren waarvr je gegevens wrden verzameld. Dat betekent dat we je persnsgegevens bewaren ttdat je je uitschrijft. Op het uitschrijffrmulier kan je zelf aangeven f wij en welke cntactinfrmatie en vr helang mgen bewaren m in de tekmst ng met je in cntact te kunnen kmen. Bij vrkeur wrden je naam, telefnnummer en e-mailadres tt uiterlijk een jaar na aflp van de vereenkmst gebruikt m je te vragen naar je ervaringen met de vereniging en je te infrmeren ver de ntwikkelingen van de vereniging. Vr het verwerken van je uitschrijving huden wij maximaal 4 weken aan. Aansluitend aan de verlpen bewaartermijn wrden de persnsgegevens vernietigd. 10. Geautmatiseerde besluitvrming De vereniging neemt niet p basis van geautmatiseerde verwerkingen besluiten ver zaken die (aanzienlijke) gevlgen kunnen hebben vr persnen. Het gaat hier m besluiten die wrden genmen dr cmputerprgramma's f -systemen, znder dat daar een mens (bijvrbeeld een medewerker van de vereniging) tussen zit. 11. Ckies, f vergelijkbare technieken, die wij gebruiken De vereniging gebruikt p de website alleen technische en functinele ckies. En analytische ckies die geen inbreuk maken p je privacy. Een ckie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezek aan deze website wrdt pgeslagen p juw cmputer, tablet f smartphne. De ckies die wij gebruiken zijn ndzakelijk vr de technische werking van de website en juw gebruiksgemak. Ze zrgen ervr dat de website naar behren werkt en nthuden bijvrbeeld juw vrkeursinstellingen. Ok kunnen wij hiermee nze website ptimaliseren. Vr het plaatsen van bepaalde ckies met u eerst testemming geven, vrdat deze ckies mgen wrden gebruikt. Deze testemming is niet ndig indien en vr zver het technisch ndzakelijke (functinele) ckies en analytische ckies betreft, in de zin van de tepasselijke wetgeving, zals artikel 11.7a lid 3 Telecmmunicatiewet en de eprivacy Verrdening. Je kunt je afmelden vr ckies dr je internetbrwser z in te stellen dat deze geen ckies meer pslaat. Daarnaast kun je k alle infrmatie die eerder is pgeslagen via de instellingen van je brwser verwijderen. Meer infrmatie mtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van ckies kunt u vinden in de Help-functie van uw brwser. 12. Gegevens inzien, aanpassen f verwijderen Je hebt het recht m je persnsgegevens in te zien, te crrigeren f te verwijderen. Daarnaast heb je het recht m je eventuele testemming vr de gegevensverwerking in te trekken f bezwaar te maken tegen de verwerking van juw persnsgegevens dr de vereniging en heb je het recht p gegevensverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ns een verzek kan indienen m de persnsgegevens die wij van ju beschikken in een cmputerbestand naar ju f een ander, dr ju genemde vereniging, te sturen. Je kunt een verzek tt inzage, crrectie, verwijdering, gegevensverdraging van je persnsgegevens f verzek tt intrekking van je testemming f bezwaar p de verwerking van juw persnsgegevens sturen naar inf@askjhanbult.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzek tt inzage dr ju is gedaan, vragen wij ju een kpie van je identiteitsbewijs met het verzek mee te sturen. Maak in deze kpie je pasft, MRZ (machine readable zne, de strk met nummers nderaan het pasprt), pasprtnummer en Pagina 4 van 5
Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren z snel mgelijk, maar binnen vier weken, p juw verzek. 13. He wij persnsgegevens beveiligen De vereniging neemt de bescherming van juw gegevens serieus en neemt passende maatregelen m misbruik, verlies, nbevegde tegang, ngewenste penbaarmaking en ngerlfde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat juw gegevens tch niet ged beveiligd zijn f er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan z snel mgelijk cntact met ns p via inf@askjhanbult.nl. De vereniging heeft de vlgende maatregelen genmen m juw persnsgegevens te beveiligen: De belangrijkste vrmen van gegevensverwerking zijn drmiddel van de prgramma s / bedrijven benemd in hfdstuk 8. In dit hfdstuk staat k benemd he de beveiliging geregeld is. De bestuursleden maken gebruiken van mderne cmputers vrzien van de juiste beveiligingsprgramma s en zrgen ervr dat het besturingssysteem, andere prgramma s en met name het beveiligingsprgramma (virusprgramma) up-t-date wrden gehuden. 14. Wijzigingen De Vereniging past haar privacy beleid van tijd tt tijd aan m deze up-t-date te huden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ns privacy beleid wrden pgenmen. De Vereniging raadt u dan k aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan den u per e-mail en via de websites te infrmeren. 15. Klacht ver de verwerking van uw Persnsgegevens Natuurlijk helpen wij je k graag verder als je een klacht hebt ver de verwerking van juw persnsgegevens. Op grnd van de AVG heb je bvendien het recht m een klacht in te dienen bij de Autriteit Persnsgegevens ver nze verwerkingen van juw persnsgegevens. Je kan hiervr cntact pnemen met de Autriteit Persnsgegevens. 16. Vragen f pmerkingen Als er naar aanleiding van dit privacy beleid ng vragen f pmerkingen zijn, neem dan cntact met ns p via inf@askjhanbult.nl. Pagina 5 van 5