VOOR MEENSE SPORTVERENIGINGEN

GEMEENTELIJK ERKENNINGSREGLEMENT VOOR MEENSE SPORTVERENIGINGEN GEMEENTELIJK SUBSIDIEREGLEMENT

WOORD VOORAF Dat we met ons stadsbestuur de kaart van de sporter trekken is duidelijk. We leveren niet alleen inspanningen op het vlak van sportinfrastructuur. We doen er ook alles aan, zodat die infrastructuur door onze inwoners en onze sportverenigingen optimaal kan worden benut. Om het bloeiende sportverenigingsleven op een degelijke manier te ondersteunen en verder te laten floreren, zijn onze stedelijke subsidies jaarlijks een belangrijke bron van inkomsten. Als bevoegde schepen van sport vond ik het dan ook ontzettend belangrijk om ons stedelijk subsidiereglement onder de loep te nemen en daar waar nodig te verfijnen. Samen met de stedelijke sportraad kreeg dit titanenwerkje langzaam maar zeker vorm. Vooral de voorzitter van de sportraad Roland Casier werkte zich uit de naad om ons nieuwe reglement op punt te stellen. Uiteindelijk werd de aangepaste subsidiereglementering in de gemeenteraad van november 2008 goedgekeurd. 2 Het is mijn stelligste overtuiging dat we onze financiële ondersteuning van de sportverenigingen zodanig moeten verpakken, dat die verenigingen niet alleen een geldelijk duwtje in de rug krijgen, maar ook gestimuleerd worden om hun werking continu te optimaliseren. In deze handige brochure komt u alles te weten over het nieuwe GEMEENTELIJK ERKENNINGSREGLEMENT (pag. 3) en het GEMEENTELIJK SUBSIDIEREGLEMENT (pag. 5). Ik wens alle sportverenigingen het allerbeste. Mijn sportiefste groeten Marc PAELINCK Schepen van Sport

GEMEENTELIJK ERKENNINGSREGLEMENT SPORTVERENIGINGEN ERKENNINGVOORWAARDEN VOOR SPORTVERENIGINGEN ARTIKEL 1: ALGEMEEN BESLUIT Om als sportvereniging door het stadsbestuur erkend te worden, moet men voldoen aan onderstaand beschreven voorwaarden. ARTIKEL 2: DEFINITIES Het begrip sport wordt gedefinieerd als activiteiten die individueel of in ploegverband worden beoefend met een competitief of recreatief karakter en waarbij de fysieke inspanning centraal staat. De financiële ondersteuning is er enkel voor door het gemeentebestuur erkende sportverenigingen. Sportverenigingen die bij één van de Vlaamse Regering erkende Vlaamse sportfederaties zijn aangesloten, worden automatisch erkend door het gemeentebestuur. Andere verenigingen kunnen, na advies van de gemeentelijke sportraad, ook als sportvereniging erkend worden. Vanaf 2010 kunnen sportverenigingen aangesloten bij een unitaire sportfederatie niet meer gesubsidiëerd worden via de toegekende beleidssubsidie en de verplichte cofinanciering. Alleen het structureel en actief sportaanbod kunnen ondersteund worden. 3 ARTIKEL 3 De sportverenigingen moeten door de gemeente erkend zijn en dus voldoen aan de hieronder omschreven erkenningsvoorwaarden. Om subsidies te verwerven dient een club minstens één jaar activiteit te kunnen bewijzen. Iedere vereniging welke toelagen ontvangt voor haar sportwerking, moet de sportraad onmiddellijk in kennis stellen van gebeurlijke bestuurswijzigingen, ophouden te bestaan, e.d. De sportverenigingen die stadssubsidie ontvangen, worden gevraagd het stadslogo te vermelden of vermelding te maken van de medewerking van de stad Menen.

Voorwaarden tot erkenning: iedere vereniging die regelmatig sport, lichamelijke opvoeding of openluchtleven in werking beoefent, gekend als vereniging zonder winstoogmerk of feitelijke vereniging, kan gesubsidiëerd worden een kopie van de statuten of het huishoudelijk reglement kan te allen tijde door het stadsbestuur opgevraagd worden; de zetel van de vereniging dient op het grondgebied van de stad te zijn, het autonoom bestuur telt minstens 5 leden, de meerderheid van het bestuur moet de entiteit bewonen alsook 60% van de actieve leden; de sportvereniging heeft een werking in het Nederlands taalgebied, dient het Nederlands te gebruiken bij haar werking en organisatie en alle gegevens en documenten van de sportvereniging dienen in het Nederlands aanwezig te zijn op de zetel; de sportvereniging kan minimum 1 jaar werking bewijzen; 4 de sportvereniging moet ter bescherming van haar leden een verzekeringspolis afsluiten en haar burgerrechtelijke aansprakelijkheid, van haar bestuurders en lesgevers dient gedekt te zijn door een verzekering; de aanvraag tot erkenning wordt door de sportverenigingen op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de sportdienst of het stadsbestuur; een verslag, samen met de bewijsstukken, over de activiteiten gerealiseerd tijdens het vorige werkjaar, dient jaarlijks ingediend te worden op de daartoe beschikbare formulieren; een bewijs kunnen voorleggen dat minstens de helft van de activiteiten plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente of bewijs dat er geen onvoldoende accommodatie aanwezig is op gemeentelijk grondgebied uitgesloten van erkenning zijn alle verenigingen die een verwijzing naar de naam van een andere gemeente van de entiteit in hun naam dragen. De sportverenigingen die tot 2008 erkend waren, dienen geen nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen.

GEMEENTELIJK SUBSIDIEREGLEMENT SPORTVERENIGINGEN Kwaliteitsvolle begeleiding van de leden van de sportvereniging I. ALGEMENE VOORWAARDEN ARTIKEL 1 Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde kredieten worden subsidies uitgekeerd aan sportverenigingen van de entiteit, die door de stad erkend zijn en voldoen aan de erkenningsvoorwaarden, voor de kwaliteitsvolle begeleiding van de leden op basis van de criteria opgenomen in artikel 6. ARTIKEL 2 De subsidiëring van het werkingsjaar wordt steeds bepaald op basis van de in het aanvraagdossier opgenomen gegevens van de sportvereniging m.b.t. het voorgaande werkingsjaar. Dit dossier zal bij het indienen vergezeld zijn van: een officiële ledenlijst, een bewijs van verzekering voor de leden; een bewijs van het bedrag van betaalde huurgelden voor niet-gemeentelijke infrastructuur; facturen voor de aankoop van sportmateriaal (clubkledij en verbruiksmaterialen niet inbegrepen); een gedetailleerd verslag van de activiteiten van het vorige werkingsjaar, waaruit de aanwending van de gemeentelijke toelage kan blijken; diploma s van de sportkaderopleiding, bewijs van deelname aan vormingen en bijscholing; bewijs van de structuur van de club (vzw-bewijs); bewijs van jeugdpolitiek (visie + programma), van medewerking aan de gemeentelijke sportpromotie; kopie van clubbladen van het desbetreffende jaar, vermelding van de url van de website; e.a. bewijsstukken met betrekking tot de aangifte. 5 Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor de gegeven informatie en bewijsstukken te laten opvragen en verifiëren. Indien blijkt dat de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid, komt desbetreffende sportvereniging voor het

betrokken jaar niet meer in aanmerking voor de onder dit besluit gereglementeerde subsidie. ARTIKEL 3 6 De subsidies kan men verkrijgen door te voldoen aan volgende procedure: de aanvraag tot subsidiëring wordt door de sportverenigingen op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de sportdienst het reglement is beschikbaar op de sportdienst en de aanvraagformulieren worden jaarlijks in het 3de kwartaal opgezonden naar de sportverenigingen of beschikbaar gesteld op de site van de stad, eveneens wordt de mogelijkheid tot subsidiëring via de lokale kanalen kenbaar gemaakt de subsidieaanvraag moet worden ingediend voor 15 oktober van het betrokken jaar met laattijdige aanvragen wordt geen rekening gehouden; de verdeling en bekendmaking van de subsidies vindt plaats tussen 1 en 15 november van het betrokken jaar, betwistingen hieromtrent worden tussen 16 en 20 november per aangetekend schrijven ingediend bij het stadsbestuur; de uitbetaling van de subsidie zal gebeuren voor 31 december van het betrokken jaar; ARTIKEL 4 De sportvereniging kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen. ARTIKEL 5 De sportverenigingen aanvaarden verantwoording af te leggen overeenkomstig de Wet van 14 november 1983, die stelt dat de sportvereniging de subsidie moet gebruiken voor het doel waarvoor de subsidie is toegekend. ARTIKEL 6 De basistoelage De forfaitaire basistoelage bedraagt maximum 25% van het totale bedrag voor sub-

sidies zoals voorzien in de begroting van het betrokken jaar. Dit bedrag wordt gelijk verdeeld t.b.v. maximum 125 over alle erkende sportinitiatieven, indien zij aan volgende voorwaarden voldoen: een reguliere werking aantonen; een organogram voorleggen; een begroting kunnen voorleggen. De werkingstoelage De variabele werkingstoelage bedraagt 75% van het totale bedrag voor subsidies, zoals voorzien in de begroting van het betrokken jaar, vermeerderd met het eventuele overschot van de basistoelage. Dit bedrag wordt onderverdeeld in 25% van de werkingstoelage onder reglementering van volgende criteria: Criterium 1 kwalificatiesysteem sportverenigingen 80% van het beschikbare bedrag: de rangschikking wordt opgemaakt via een puntensysteem gebaseerd op criteria. De uiteindelijke bedoeling is dat de sportvereniging niet alles moet doen wat er op vlak van kwaliteit mogelijk is om een goede score te behalen. Het is voornaam dat de sportclub op zijn eigenheid wordt beoordeeld en beloond. De toekenning van deze puntenregeling gebeurt op volgende criteria: 7 de reeksen waaraan de ploegen in kampioenschap deelnemen: nationale reeks 10 p provinciale reeks 5 p het aantal ploegen dat officiëel deelneemt aan competities: per jeugdploeg 10 p per andere ploeg 5 p het aantal sportbeoefenaars dat aangesloten is bij een erkende federatie en actief deelnemen aan de competitie: minder dan 50 leden 5 p tussen 51 en 100 leden 10 p meer dan 101 leden 15 p beschikken over een jeugdafdeling en een volwassenenafdeling, 10 p

de uitstraling die de club buiten de gemeente realiseert o.a. door deelname aan/organisatie van lokale en bovenlokale initiatieven (samen max. 30 p): per lokaal initiatief 5 p per bovenlokaal initiatief 10 p De punten van bovenvermelde criteria worden samengeteld en als volgt toegepast op de verdeling van het bedrag: toegekend aan de eerste 20 sportverenigingen met de meest behaalde punten, 10 p toegekend aan de volgende 20 sportverenigingen met de meeste behaalde punten, 5p toegekend aan de overige verenigingen, 1 p Deze lijst wordt jaarlijks aangepast. 8 Criterium 2: Voor de huur van kwalitatieve niet-gemeentelijke sportinfrastructuur, volle eigendom van de vereniging of in huur van derden niet-gemeentelijk, bij gebrek aan stedelijke sportinfrastructuur 20% van het beschikbare bedrag: minder dan 150 per jaar 2 p 150 tot 300 per jaar 4 p 301 tot 500 per jaar 6 p 501 tot 1.000 per jaar 8 p 1.001 tot 1.500 per jaar 10 p 1.501 tot 2.000 per jaar 12 p meer dan 2.000 per jaar 15 p 75% van de werkingstoelage voor volgende kwalitatieve normen: Dit bedrag wordt verdeeld op basis van een puntensysteem waarin de volgende criteria aan bod komen: de kwaliteitsvolle begeleiding van de leden van de sportverenigingen/kadervorming volgens de voorwaarden opgenomen in art. 10; aanbod en doelgroepen volgens de voorwaarden opgenomen in art. 11; finançiëel beleid van de sportvereniging volgens de voorwaarden opgenomen in art. 13; structuur/management van de vereniging volgens de voorwaarden opgenomen in art. 12.

ARTIKEL 7 Wijzigingen aan dit reglement kunnen worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering hetzij door 1/4 van haar leden, bij ondertekend schrijven gericht aan de voorzitter van de sportraad, hetzij door de beheerraad zelf. Deze wijzigingen dienen goedgekeurd te worden door ten minste 2/3 meerderheid van de aanwezige leden op de Algemene Vergadering alsook door de Gemeenteraad. ARTIKEL 8 Iedere gesubsidiëerde sportvereniging heeft het recht alle nodige documenten in verband met zijn subsidies in te zien. ARTIKEL 9 Voor recreatieve verenigingen aangesloten bij een stedelijke competitie wordt de toelage toegekend aan het competitiebestuur en staat deze in evenredigheid met het aantal Meense ploegen bij aanvang van de competitie. II. VOORWAARDEN MET HET OOG OP DE KWALITEITSVOLLE BE- GELEIDING VAN DE SPORTVERENIGINGEN 9 ARTIKEL 10 Dit artikel tracht bij te dragen tot de kwalitatieve verbetering van de begeleiding van de leden van de sportverenigingen. De subsidie wordt bepaald door de beoordeling van de werking van de sportvereniging op het vlak van de hieronder beschreven doelstelling. De beoordeling gebeurt op basis van een aantal kwaliteitscriteria per doelstelling waaraan de sportvereniging dient te voldoen. De kwaliteitscriteria worden geobjectiveerd door parameters teneinde de beoordeling om te zetten in een subsidiebedrag. Doelstelling: beschikken over een kwaliteitsvol sporttechnisch kader.

De sportvereniging voldoet aan een of meer van volgende kwaliteitscriteria: Kwaliteitscriterium 1: Werken met gediplomeerde trainers: Per gediplomeerd trainer die minstens 40 uren per jaar en op reguliere basis actief is in de sportvereniging: per trainer met VTS-diploma Toptrainer, Trainer A (of gelijkwaardig diploma regent LO of licentiaat LO), 25 p per trainer met VTS-diploma Trainer B, 20 p per trainer met VTS-diploma Initiator, 15 p per trainer met VTS-diploma Bewegingsanimator - VTS-instapniveau, 10 p Dit criterium kan aangepast worden i.g.v. activering van de gemeentelijke impulssubsidie inhoudende de kwaliteitsverhoging van de sportbegeleiding en in het bijzonder de jeugdbegeleiding. 10 Kwaliteitscriterium 2: Volgen en/of organiseren van opleiding en bijscholing: per gevolgde erkende opleiding/bijscholing van trainers tijdens het werkjaar, 10 p per gevolgde erkende opleiding/bijscholing georganiseerd door de sportvereniging zelf en gericht op eigen trainer tijdens het werkjaar, 20 p Kwaliteitscriterium 3: Beschikken over een hoofdtrainer of een hoofdjeugdtrainer die de kwaliteit van het sporttechnisch kader ondersteunt en bewaakt: er worden 25 punten toegekend indien er een hoofdtrainer of een hoofdjeugdtrainer in de sportvereniging aanwezig is. Hierbij is het niet alleen van belang dat er een hoofdtrainer is, maar ook dat hij in zijn functie het trainerskorps kwalitatief ondersteunt. Hierbij dient de club te beschikken over een uitgeschreven inhoudelijke functieomschrijving van hoofdtrainer/hoofdjeugdtrainer, 25 p Kwaliteitscriterium 4: Werken met gespecialiseerde begeleiders voor specifieke doelgroepen: per begeleider met specifieke kwalificaties voor specifieke doelgroepen, 15 p

per gevolgde erkende opleiding/bijscholing voor het begeleiden van specifieke doelgroepen tijdens het kalenderjaar waarop dit reglement betrekking heeft, 15 p Kwaliteitscriterium 5: Erkende actieve scheidsrechters en/of juryleden: per actieve scheidsrechter of jurylid erkend door de sportfederatie aangesloten bij de sportvereniging, 5 p de betrokken sportfederatie bekrachtigt hun rol als scheidsrechter in de periode van het subsidiejaar. III. VOORWAARDEN MET OOG OP AANBOD EN DOELGROEPEN ARTIKEL 11 Dit artikel tracht bij te dragen tot de kwalitatieve verbetering van het aanbod in de sportvereniging en de diversiteit en toegankelijkheid van de doelgroepen. De subsidie wordt bepaald door de beoordeling van de werking van de sportvereniging op het vlak van de hieronder beschreven doelstelling. De beoordeling gebeurt op basis van een aantal kwaliteitscriteria per doelstelling waaraan de sportvereniging dient te voldoen. De kwaliteitscriteria worden geobjectiveerd door parameters teneinde de beoordeling om te zetten in een subsidiebedrag. 11 Doelstelling: een regelmatig en aantrekkelijk activiteitenaanbod op de verschillende niveaus aanbieden. Kwaliteitscriterium 1: De organisatie van tornooien/wedstrijden/kampioenschappen buiten de reguliere competitie: per georganiseerd tornooi/wedstrijd waaraan minstens 8 ploegen of minstens 50 deelnemers aan deelnemen, 10 p (max. 30 p) Kwaliteitscriterium 2: De organisatie van recreatieve ontmoetingen met andere verenigingen/andere deelnemers eigen aan de vereniging

per georganiseerde recreatieve ontmoeting waaraan minstens 50 deelnemers deelnemen, 10 p (max. 30 p) Kwaliteitscriterium 3: Meewerken/deelnemen aan organisaties van lokale en bovenlokale initiatieven: per medewerking van de vereniging aan een activiteit van de sportraad/sportdienst, 10 p per deelname van de vereniging aan bovenlokale initiatieven, sportkampen of stages georganiseerd in eigen entiteit, 10 p voor stedelijke, recreatieve competities : per ploeg uit de gemeente, 5 p Doelstelling: werken rond specifieke doelgroepen met het oog op het vergroten van toegankelijkheid en diversiteit. 12 Kwaliteitscriterium: Drempelverlagende initiatieven voor specifieke doelgroepen hebben: per structureel georganiseerd initiatief naar een bijzondere doelgroep. Bv.: seniorensportnamiddagen, integratie allochtonen in initiatiereeksen of competities, inwoners met een laag inkomen krijgen een reductie op het lidgeld van de sportclub, 10 p IV. VOORWAARDEN MET HET OOG OP DE STRUCTUUR VAN DE SPORTVERENIGING ARTIKEL 12 Dit artikel tracht bij te dragen tot de kwalitatieve verbetering van de structuur van de sportvereniging. De subsidie wordt bepaald door de beoordeling van de werking van de sportvereniging op het vlak van de hieronder beschreven doelstelling. De beoordeling gebeurt op basis van een aantal kwaliteitscriteria per doelstelling, waaraan de sportvereniging dient te voldoen. De kwaliteitscriteria worden geobjectiveerd door parameters, teneinde de beoordeling om te zetten in een subsidiebedrag. Doelstelling: de sportvereniging beschikt over een transparante structuur met duidelijk omschreven functies.

Kwaliteitscriterium 1: Aangesloten zijn bij de gemeentelijke sportraad: indien de sportvereniging aangesloten is bij de gemeentelijke sportraad, 10 p per bijgewoonde vergadering van de sportraad door een vertegenwoordiger van de sportvereniging, 10 p indien een lid deel uitmaakt van het bestuur/werkgroep/commissie, 10 p Kwaliteitscriterium 2: Indien de sportvereniging een VZW is, 15 p Kwaliteitscriterium 3: Indien de sportvereniging een duidelijk communicatiemiddel heeft voor haar leden: voor een eigen clubblad, dat actuele informatie bevat, minimaal 2x per jaar verschijnt en minimaal 4 blz. tekst bevat, 10 p voor een eigen website, die actuele informatie bevat, en regelmatig wordt bijgewerkt, 10 p indien jaarlijks naar haar leden toe een tevredenheidsonderzoek/infovergadering wordt ingericht en aandacht besteedt aan haar nieuwe leden alsook aan geformuleerde klachten, 10 p 13 Doelstelling: de sportvereniging beschikt over een stabiel en deskundig sportkader. Kwaliteitscriterium 1: De bestuurders volgen regelmatig bijscholingen i.f.v. de kwalitatieve werking van de sportvereniging: per gevolgde bijscholing door de bestuurders in het werkingsjaar (max. 30 p), 10 p Kwaliteitscriterium 2: De sportvereniging heeft een structureel samenwerkingsverband met andere sportverenigingen vb. uitwisseling trainers e.a., 10 p

V. VOORWAARDEN MET HET OOG OP HET FINANCIEEL BELEID VAN DE SPORTVERENIGING ARTIKEL 13 Doelstelling: een efficiënt financieel beleid voeren. Kwaliteitscriterium: Voor de aankoop van duurzaam sportmateriaal (clubkledij en verbruiksmaterialen niet inbegrepen) dat de kwaliteit van de sportvereniging verhoogd, of de aankoop van gerelateerd materiaal dat aan de normen van de sportfederatie moet voldoen geval per geval te bekijken: minder dan 500, 4 p van 500 tot 1.000, 6 p van 1.000 tot 1.500, 8 p meer dan 1.501, 10 p 14 ARTIKEL 14 De verdeling van de variabele werkingstoelage, onderverdeeld in kwalitatieve en nietkwalitatieve criteria, gebeurt per onderverdeling als volgt: Vooreerst wordt de waarde in geld van één punt berekend. Dit gebeurt door het bedrag van de werkingstoelage, onderverdeeld in kwalitatieve en niet-kwalitatieve criteria, te delen door de som van het totale aantal punten behaald door de rechthebbende sportverenigingen. Nadien wordt het totale aantal punten vermenigvuldigd met de waarde van 1 punt. Ieder jaar zal er een evaluatie met mogelijke bijsturingen aan bovenstaand reglement gebeuren. DIT REGLEMENT IS VAN TOEPASSING VANAF 2009.

COLOFON: Dit reglement werd opgemaakt door de stedelijke sportraad i.s.m. de sportdienst. MEER INFO: Sportdienst Grote Markt 1 8930 Menen T 056 529 490 sportdienst@menen.be www.menen.be 15 Sportraad Roland Casier Voorzitter roland.casier@skynet.be VERANTWOORDELIJK UITGEVER: Marc Paelinck Schepen van Sport Grote Markt 1 8930 Menen

GEMEENTELIJK ERKENNINGSREGLEMENT GEMEENTELIJK SUBSIDIEREGLEMENT 2008 vormgeving - team communicatie stad Menen