Page 1 sur 5 Home ROTARY PROGRAMMA YEP/SEP BELGIË/LUXEMBURG D 1620 - D 1630 - D 2170 Reisreglement voor de YEP/SEP INBOUNDS BASISPRINCIPES 1. Geen reizen tijdens schoolperiode (de examenperiode inbegrepen) zonder de toestemming van de YEO én van de gastouders én van de school; 2. De verplichting om de gastouders op de hoogte te houden van alle verplaatsingen: juist adres, telefoon (vaste lijn), gedetailleerd programma...; 3. Het afgesproken uur om terug te zijn eerbiedigen, tenzij tijdige verwittiging van elke wijziging waarvoor voorafgaandelijk toestemming gevraagd werd. In geval van herhaalde inbreuken op deze regel zullen het aantal reizen verminderd, eventueel zelfs verboden worden en de districtsverantwoordelijke zal hiervan op de hoogte gesteld worden; 4. Steeds bereikbaar zijn (contactpunt, GSM-nr enz...); 5. De Rotary gastclub en voornamelijk de YEO blijft ALTIJD en in alle omstandigheden verantwoordelijk voor de student YEP/SEP. DIVERSE MOGELIJKHEDEN 1. Reizen MET erkende begeleider(s) "Erkende begeleider" = gastouders, rotariër, school, door Rotary aanvaarde volwassene, Rotex. a. In België/Luxemburg met of zonder overnachting Geen toestemming vereist behalve deze welke eventueel gevraagd wordt door de organisator. In geval van overnachting dienen de coördinaten aan de YEO van de gastclub geleverd te worden. b. In het buitenland zonder overnachting Geschreven toestemming (mail, fax, brief) van de natuurlijke ouders aan de YEO te overhandigen.
Page 2 sur 5 Uitzondering hierop wordt gemaakt voor reizen binnen een straal van 50 km rond de domicilie (hiervoor dient de toestemming niet voorgelegd te worden bev.: Luik/Aken, Doornik/Lille, Hasselt/Maastricht, Antwerpen/Breda enz.. c. In het buitenland met overnachting (meer dan één dag) Geschreven toestemming (mail, fax, brief) van de natuurlijke ouders aan de YEO te overhandigen. Alhoewel dit niet strikt noodzakelijk is voor reizen met de gastouders en de school, is deze toestemming sterk aanbevolen ten einde alle eventuele problemen te vermijden. Alle inlichtingen aan de YEO van de gastclub en het district leveren. 2. Reizen ZONDER erkende begeleider(s) a. In België/Luxemburg - alleen of met meerderen a. 1. Maximum één dag (zonder overnachting): mondelinge toestemming van de gastouders. a. 2. Meerdere dagen (met overnachting): mondelinge toestemming van de gastouders; alle inlichtingen aan de YEO verstrekken. In geval van meerdere deelnemers: de lijst van de deelnemers en van hun respectievelijke gastclub verstrekken aan de YEO's om de coördinatie en controle uit te voeren in overleg met de gastouders om alle misbruiken te voorkomen. b. In het buitenland - alleen of met twee - DIT REISTYPE IS NIET TOEGESTAAN Uitzondering: in geval van gerechtvaardigde redenen (een familielid bezoeken...) en op uitdrukkelijk verzoek van de natuurlijke ouders (schriftelijk bewijs). De YEO en de gastouders moeten er zich van vergewissen dat het reizen "heen en weer" in alle veiligheid geschiedt (vervoer en ontvangst van de student aan de stations/luchthavens van vertrek en aankomst) en dat de student zeker gehuisvest wordt door een gezin dat gekend en aanvaard is door de natuurlijke ouders en/of de gastclub. Nagaan of de student ter bestemming goed aangekomen is en nadien goed teruggekeerd is.
Page 3 sur 5 - Geschreven vraag + toestemming (gecertificeerde mail, fax, brief) van de natuurlijke ouders; - Toestemming van de gastouders; - Beslissing van de YEO, die de student SEP op elk ogenblik moet kunnen contacteren op zijn verblijfplaats; - Mededeling door de YEO aan de districtsverantwoordelijke. c. In het buitenland - met meerdere studenten (minimum drie) c. 1. ZONDER overnachting (maximum één dag bijvoorbeeld: Parijs, Londen, Amsterdam enz. heen en weer) - schriftelijk de juiste bestemming, het doel, de uurregeling van de reis en de lijst van de deelnemers afleveren aan de gastclub; - de schriftelijke toestemming (gecertificeerde mail, fax, brief) van de natuurlijke ouders; - de toestemming van de gastouders; - de beslissing van de YEO (in het gegeven geval de coördinatie van meerdere YEO's); - de mededeling aan de districtsverantwoordelijke door de YEO(s). c. 2. MET overnachting (meer dan één dag) Dit type reizen vereist ALTIJD een dossier (specifiek formulier: Travel Request Form) in te dienen bij de gastclub ten minste 14 dagen voor het vertrek. De beslissing wordt genomen door de districtsverantwoordelijke. Vaak zal een inter-districtcoördinatie noodzakelijk zijn.
Page 4 sur 5 - opgave van de gedetailleerde reisroute en de lijst van de deelnemers met hun gastclubs, data, etapes, volledige adressen van de overnachtingsplaatsen, activiteiten en verplaatsingsmiddelen (afleveren van kopie van ticket en kopie van paspoort); GEEN AUTOSTOP. - geschreven toestemming (gecertificeerde mail, fax, brief) van de natuurlijke ouders met opgave van de data (heen en weer) en de bestemmingen; - geschreven toestemming van de gastouders; - waarborg dat er tenminste één door de districtsverantwoordelijke te erkennen volwassene ter plaatse kan bereikt worden die de veiligheid en de goede afloop van het verblijf garandeert. De voorkeur zal gegeven worden aan een lid van de gastclub (dit criterium is optioneel en hangt af van de aard van de reis); - gemotiveerd advies (gunstig of ongunstig) van de YEO van de gastclub; - BESLISSING van de districtsverantwoordelijke - het dossier moet aan hem ter beslissing door de YEO overgemaakt worden ten minste 8 dagen voor de vertrekdatum; - gedurende de reis dient er minimum alle twee dagen contact opgenomen te worden met de gastouders en/of YEO. Bemerkingen: 1. Minderjarige studenten zijn wettelijk verplicht een schriftelijke en gewettigde ouderlijke toestemming voor te leggen om in het buitenland zonder hun ouders te reizen. De gemeentelijke administraties, gelast met de wettiging van de handtekening erkennen de geldigheid van de door de gastouders gegeven toestemming voor zover de student opgenomen is in de gezinssamenstelling (dit geschiedt bij de aflevering van de Identiteitskaart voor Buitenlandse Resident). Voor alle reizen buiten België moet de student niet alleen de CIRE met zich hebben maar ook zijn/haar paspoort and zelfs in sommige gevallen een visa volgens zijn:haar nationaliteit en het bezochte land. 2. Een gecertificeerde E-mail dient duidelijk het E-mailadres van de ouders te
Page 5 sur 5 vermelden en hun telefoonnummer ten einde dit te kunnen controleren in geval van twijfel.